Áp lực đối với việc hoàn thành dự án chưa bao giờ cao đến thế. 🤯
Một đối thủ cạnh tranh tung ra tính năng mới vào thứ Ba, và người dùng của bạn mong đợi tính năng đó xuất hiện trên giao diện người dùng của bạn vào thứ Sáu. Khách hàng lén lút đưa vào những điều chỉnh nhỏ giữa chừng dự án, những điều chỉnh này dần tích tụ theo thời gian, khiến phạm vi dự án bị kéo dài vượt quá giới hạn thực tế.
Các nhóm nội bộ cũng không phải là cố định: Các nhà phát triển chuyển sang các nhóm khác, những người chủ chốt rời đi (và mang theo kiến thức tổ chức), hoặc hợp đồng của một freelancer kết thúc đột ngột.
Trong khi dòng thời gian thực hiện ngày càng rút ngắn, áp lực phải hoàn thành các dự án chất lượng lại ngày càng gia tăng. ⏳
Để quản lý tất cả những điều này, bạn cần một hệ thống nhanh chóng, cho phép bạn thay đổi hướng đi ngay lập tức và giữ cho các thành viên trong nhóm luôn đồng bộ chặt chẽ. Chính vì lý do đó mà các nhóm hiện đại luôn tin tưởng và áp dụng phương pháp quản lý dự án Scrum.
Scrum là gì, và làm thế nào để thực sự sử dụng nó để quản lý các dự án phức tạp? Hãy cùng tìm hiểu!
Quản lý dự án Scrum là gì?
Scrum là một khung làm việc Agile giúp quản lý các dự án phức tạp bằng cách chia chúng thành các phần nhỏ, dễ quản lý.
Thay vì phải vật lộn với toàn bộ dự án trong nhiều tháng liền, các nhóm Scrum làm việc theo các chu kỳ từ 1 đến 4 tuần gọi là sprint, tập trung vào một phần công việc cụ thể.
Vào cuối mỗi sprint, bạn sẽ bàn giao các tính năng đã hoàn thành cho các bên liên quan và sử dụng phản hồi của họ để điều chỉnh các ưu tiên cho sprint tiếp theo.
Phương pháp này giúp bạn điều chỉnh nhanh chóng khi yêu cầu dự án thay đổi, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức của các thành viên trong nhóm và đảm bảo sản phẩm cuối cùng phù hợp với kỳ vọng của khách hàng.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang phát triển một ứng dụng giao đồ ăn. Trong sprint hai tuần đầu tiên, các nhà phát triển xây dựng một giao diện đơn giản cho phép người dùng xem thực đơn của một nhà hàng và đặt đơn đặt hàng. Vào cuối sprint này, các bên liên quan đánh giá tính năng và nhận ra rằng giao diện người dùng (UI) gây nhầm lẫn.
Bạn ngay lập tức ưu tiên sửa chữa giao diện trong sprint tiếp theo, thay vì bám sát kế hoạch ban đầu là tích hợp bản đồ Google.
Tại sao các nhóm lại chọn khung làm việc Scrum
Quản lý dự án truyền thống — thường được gọi là Waterfall — dựa trên một kế hoạch cứng nhắc và tuyến tính. Bạn thu thập tất cả các yêu cầu ngay từ đầu, dành nhiều tháng cho giai đoạn phát triển và chỉ nhìn thấy sản phẩm hoàn thiện vào phút chót.
Đó là một canh bạc đầy rủi ro. Nếu thị trường thay đổi hoặc mục tiêu của các bên liên quan thay đổi giữa chừng, tất cả thời gian và ngân sách sẽ đổ xuống sông xuống biển.
Mặt khác, phương pháp Scrum khuyến khích phát triển theo chu kỳ. Nó chuyển trọng tâm từ việc tuân theo một kế hoạch một cách mù quáng sang việc thực sự mang lại giá trị kinh doanh.
Dưới đây là lý do tại sao quy trình Scrum lại quan trọng đối với nhóm của bạn:
- Phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi: Các chu kỳ ngắn giúp bạn có thể điều chỉnh ngay lập tức để bắt kịp các yêu cầu mới hoặc xu hướng thị trường
- Xếp hạng ưu tiên sản phẩm linh hoạt: Bạn đánh giá lại danh sách công việc (product backlog) vào đầu mỗi sprint. Điều này đảm bảo các nhà phát triển luôn tập trung vào các tính năng có giá trị cao nhất, mang lại tác động lớn nhất
- Phát hành theo từng giai đoạn: Người dùng không phải chờ đợi hàng tháng trời cho một đợt phát hành lớn. Bằng cách phát hành các bản cập nhật chức năng mỗi vài tuần, bạn sẽ đưa các công cụ hữu ích đến tay họ nhanh hơn và thấy được lợi nhuận ngay lập tức
- Cải tiến liên tục: Các bước kiểm tra chất lượng được tích hợp vào mỗi chu kỳ. Việc kiểm thử được thực hiện sớm và thường xuyên, giúp bạn phát hiện các tính năng không đạt yêu cầu trước khi chúng trở thành những thảm họa tốn kém
- Môi trường hợp tác: Sự minh bạch trong công việc theo thời gian thực và vai trò rõ ràng giúp duy trì tinh thần nhóm cao và giao tiếp suôn sẻ
- Sự hài lòng của khách hàng cao hơn: Khi khách hàng thấy tiến độ công việc mỗi hai tuần và nhận ra rằng phản hồi của họ thực sự góp phần định hình sản phẩm, mức độ tin tưởng sẽ tăng vọt
👀 Bạn có biết không? Thuật ngữ “Scrum” có nguồn gốc từ môn bóng bầu dục. Giống như một đội bóng bầu dục tụ lại với nhau để đưa bóng trở lại cuộc chơi, một nhóm Scrum làm việc trong một đội hình chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng để thúc đẩy dự án tiến lên nhờ nỗ lực tập thể.
Các vai trò chính trong Scrum (Và việc cần làm của họ)
Một nhóm Scrum là một nhóm nhỏ, đa chức năng (thường gồm mười người trở xuống). Cùng nhau, họ sở hữu tất cả các kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án — bao gồm chiến lược sản phẩm, thiết kế, phát triển, kiểm thử và triển khai.
Mỗi nhóm Scrum bao gồm ba vai trò cốt lõi, chịu trách nhiệm thúc đẩy tiến độ:
Chủ sở hữu sản phẩm (PO)
Chủ sở hữu sản phẩm chịu trách nhiệm về thành công của dự án từ góc độ kinh doanh. Họ đóng vai trò là cầu nối chính giữa các bên liên quan (như khách hàng hoặc lãnh đạo doanh nghiệp) và nhóm.
Nhiệm vụ chính của họ là quản lý danh sách công việc sản phẩm — quyết định những tính năng nào là quan trọng nhất và xác định thứ tự mà nhóm sẽ phát triển chúng.
Người điều phối Scrum
Hiệu quả của một nhóm Scrum phụ thuộc trực tiếp vào Scrum Master. Mục tiêu của họ là hướng dẫn nhóm và đảm bảo mọi người tuân thủ lý thuyết Scrum, các giá trị Scrum và các nguyên tắc Agile.
Họ giải quyết vấn đề này bằng cách tổ chức các cuộc họp Scrum, hỗ trợ Product Owner quản lý backlog và loại bỏ các rào cản — như việc chậm trễ cấp phép phần mềm hoặc sự phụ thuộc vào nhóm khác — để các nhà phát triển có thể tập trung vào công việc.
Nhóm phát triển
Đây là một nhóm chuyên gia đa chức năng (lập trình viên, nhà thiết kế, kiểm thử viên, biên tập viên). Họ lấy các mục từ danh sách công việc (backlog) và biến chúng thành một phiên bản sản phẩm hoàn chỉnh vào cuối chu kỳ.
Các thành viên trong nhóm Scrum tự tổ chức công việc. Họ tự tìm ra cách biến các yêu cầu của Product Owner (PO) thành một sản phẩm hoạt động mà không cần sự quản lý chi tiết hàng ngày.
⭐ Thêm một điều nữa: Trong Scrum, các sản phẩm (artifacts) là những tài liệu ghi lại công việc của bạn, giúp hiển thị tiến độ dự án. Chúng cung cấp cho mọi người một nguồn thông tin chung đáng tin cậy về những gì cần xây dựng, những gì đang được thực hiện và những gì đã hoàn thành.
Có ba loại tài liệu Scrum:
- Danh sách công việc sản phẩm (Product Backlog): Danh sách việc cần làm chính. Nó bao gồm mọi tính năng, bản sửa lỗi và bản cập nhật cần thiết cho sản phẩm. Miễn là sản phẩm còn tồn tại, danh sách này sẽ không bao giờ thực sự hoàn tất
- Danh sách công việc của Sprint: Danh sách công việc cụ thể cho Sprint hiện tại. Nó bao gồm các công việc mà nhóm đã cam kết hoàn thành ngay lúc này và kế hoạch thực hiện chúng
- Increment: Đây là kết quả công việc thực tế được tạo ra. Nó là tổng hợp của tất cả các công việc đã hoàn thành trong một sprint và đang ở trạng thái có thể sử dụng được
🧠 Thông tin thú vị: Vào tháng 2 năm 2001, 17 “nhà cách mạng tổ chức” đã có cuộc họp tại khu nghỉ dưỡng trượt tuyết Snowbird ở Utah để tìm ra một phương pháp công việc hiệu quả hơn. Họ đã dành ba ngày để trượt tuyết, ăn uống và thảo luận. Kết quả là “Tuyên ngôn Agile”, một tài liệu ưu tiên con người hơn quy trình và đã thay đổi thế giới doanh nghiệp mãi mãi.
Cách triển khai quản lý dự án Scrum (Từng bước)
Quản lý dự án bằng Scrum có nghĩa là tuân theo một chu trình có cấu trúc được thiết kế để đảm bảo việc giao sản phẩm liên tục và cải tiến không ngừng
Dưới đây, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết tất cả các bước để triển khai Scrum thành công.
⭐ Thêm một điều nữa: Hãy theo dõi để xem phần mềm quản lý dự án Agile của ClickUp giúp đơn giản hóa từng bước như thế nào và hỗ trợ bạn xây dựng một tổ chức lấy Scrum làm trung tâm.
Bước 1: Xây dựng và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách công việc sản phẩm
Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu hoặc tầm nhìn tổng thể của sản phẩm. Mọi mục bạn thêm vào danh sách công việc (backlog) đều phải trực tiếp hỗ trợ mục tiêu này.
Để thu thập các mục trong danh sách công việc sản phẩm, hãy thu thập thông tin từ các nguồn chính như:
- Phản hồi của khách hàng: Xác định các tính năng mới và những điểm gây khó khăn thông qua phỏng vấn người dùng, phiếu hỗ trợ và khảo sát
- Yêu cầu từ các bên liên quan: Thu thập các yêu cầu kinh doanh cấp cao từ ban lãnh đạo, bộ phận bán hàng hoặc tiếp thị
- Những chia sẻ từ phía nhóm phát triển: Xác định nợ kỹ thuật, các nâng cấp hạ tầng cần thiết hoặc các cải tiến về kiến trúc
- Phân tích đối thủ cạnh tranh: Theo dõi những thay đổi trong ngành và việc ra mắt các tính năng mới của đối thủ
Tiếp theo, chia các tính năng phức tạp thành các phần nhỏ hơn (còn gọi là user stories). Để đảm bảo kế hoạch của bạn thực tế, hãy ước tính nỗ lực cần thiết cho mỗi user story dựa trên hiệu suất trong quá khứ và đánh giá mức độ phức tạp của nó bằng cách sử dụng story points.
🎥 Tìm hiểu cách bạn có thể sử dụng AI để tạo các câu chuyện người dùng:
Khi danh sách công việc ưu tiên (product backlog) của bạn đã sẵn sàng, hãy xếp hạng chúng từ 1 đến n, trong đó 1 là ưu tiên hàng đầu. Điều này đảm bảo bạn luôn chọn đúng các công việc cho mỗi sprint.
🔔 Lời nhắc nhở thân thiện: Đừng quên sắp xếp lại danh sách công việc (backlog) vào cuối mỗi chu kỳ sprint. Cụ thể, hãy loại bỏ các công việc đã hoàn thành và hạ mức ưu tiên của các mục khi có các công việc mới và quan trọng hơn xuất hiện.
🦄 Cách ClickUp hỗ trợ
Mặc dù Scrum giúp tối ưu hóa quy trình quản lý dự án, việc xây dựng danh sách công việc (product backlog) lại vốn dĩ rất lộn xộn.
Các yêu cầu từ nhiều nhóm và các bên liên quan nhanh chóng chồng chất. Vì ai cũng cho rằng yêu cầu của mình là cấp bách nhất, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên có thể trở nên bất khả thi. 🙄
ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, giải quyết vấn đề này bằng các công cụ tự động hóa và đơn giản hóa mọi khía cạnh của quản lý backlog.
Để bắt đầu, hãy sử dụng ClickUp Forms để thu thập các yêu cầu tính năng. Mỗi lần gửi biểu mẫu sẽ tự động tạo ra một công việc trong danh sách công việc tồn đọng của bạn, với các trường như nguồn, phân khúc khách hàng và lĩnh vực sản phẩm được điền tự động. Điều này giúp quá trình tiếp nhận thông tin diễn ra gọn gàng và có cấu trúc.
Bạn cũng có thể chuyển từng ý tưởng trong backlog thành một nhiệm vụ ClickUp để các nhà phát triển thực hiện. Chia chúng thành các công việc con, thêm mô tả chi tiết, người dùng, người theo dõi, ngày đáo hạn và các Trường Tùy chỉnh để tất cả thông tin liên quan được tập trung tại một nơi.
Gán điểm sprint và ước lượng thời gian cho từng công việc để đánh giá mức độ phức tạp của nó. Bạn có thể tổng hợp điểm từ các công việc con để xem tổng nỗ lực cần thiết cho một tính năng, giúp việc sắp xếp lại danh sách công việc (backlog) trở nên dễ dàng hơn.
Nói về ưu tiên—hãy sử dụng các nhãn ưu tiên ClickUp được mã hóa màu sắc để đánh dấu các tính năng cần được ưu tiên xử lý trước. Ví dụ: Khẩn cấp (đỏ), Cao (cam), Bình thường (xanh dương) hoặc Thấp (xám).
🚀 Lợi thế của ClickUp AI: Tối ưu hóa việc quản lý backlog nhanh chóng và thông minh hơn với ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của nền tảng. Nó trích xuất thông tin chi tiết trực tiếp từ các công việc và dữ liệu lịch sử của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian sắp xếp backlog và dành nhiều thời gian hơn cho việc đưa ra các quyết định chiến lược.
Dưới đây là cách Brain giúp ưu tiên các mục trong backlog:
- Đề xuất mức độ ưu tiên của công việc: Trò chuyện với Brain bằng tiếng Anh thông thường để xác định các tính năng khẩn cấp hoặc quan trọng. Hãy hỏi một câu như: “Đề xuất năm công việc quan trọng nhất từ Danh sách công việc Backlog A,” và Brain sẽ quét các công việc trong backlog, điểm câu chuyện, ước lượng thời gian, v.v., để trả lời
- Xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn: Yêu cầu Brain đánh dấu các rủi ro, chẳng hạn như các mục có ưu tiên cao có ước lượng thời gian dài nhưng không có công việc con hoặc các tính năng có thể nhanh chóng làm cạn kiệt nguồn lực/ngân sách của bạn
- Không bao giờ nhập dữ liệu thủ công: Brain sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) dựa trên ngữ cảnh, được tích hợp sâu vào không gian làm việc của bạn. Nó tự động tham chiếu danh sách công việc tồn đọng, công việc, các đợt sprint trước đây, chuỗi trò chuyện, mục tiêu, tài liệu, v.v., mà bạn không cần tải lên tệp tin hay viết lời nhắc từ đầu. Hoàn hảo cho các buổi chuẩn bị nhanh
Bước 2: Xác định Mục tiêu Sprint
Mục tiêu sprint là một tuyên bố ngắn gọn, súc tích, xác định mục tiêu chính của bạn trong 1–4 tuần tới.
Bài viết này trả lời câu hỏi: “Tại sao chúng ta lại thực hiện sprint này?”
Một mục tiêu hiệu quả thường tuân theo các tiêu chí SMART: cụ thể, đo lường được, khả thi, phù hợp và có thời hạn.
✅ Ví dụ về các mục tiêu sprint hiệu quả:
- Giúp khách hàng hoàn thành giao dịch mua hàng thành công bằng thẻ tín dụng
- Giảm 20% thời gian tải trang chủ của ứng dụng di động
- Tối ưu hóa quy trình đăng ký để người dùng mới có thể tạo hồ sơ đầu tiên trong vòng chưa đầy 2 phút
❌ Ví dụ về các mục tiêu sprint yếu:
- Xử lý danh sách các lỗi tồn đọng
- Nâng cao trải nghiệm người dùng
- Viết ba email, cài đặt trang đích và kiểm tra số liệu phân tích
🦄 Cách ClickUp hỗ trợ
Mọi Scrum Master được chứng nhận đều biết rằng việc xác định các mục tiêu sprint rõ ràng — và thực sự xem xét lại chúng — là khóa cho một quy trình phát triển thành công.
Tuy nhiên, việc quản lý các mục tiêu riêng lẻ trong các công cụ tài liệu truyền thống thực sự rất phiền phức.
ClickUp Docs giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn viết, lưu trữ và cộng tác về các mục tiêu sprint ngay trong không gian làm việc của bạn. Bạn có thể tạo một tài liệu chuyên dụng để lưu trữ tất cả các tuyên bố mục tiêu, cùng với các chi tiết như mục tiêu, kết quả chính, chỉ số thành công và các mục backlog liên quan.
Các thành viên trong nhóm có thể tham gia chỉnh sửa theo thời gian thực để để lại bình luận và hoàn thiện nội dung. Với lịch sử phiên bản, bạn có thể theo dõi mọi thay đổi để xem mục tiêu đã phát triển như thế nào, trong khi các quyền kiểm soát chia sẻ giúp ngăn chặn các chỉnh sửa hoặc ghi đè vô tình.
Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu mục tiêu với các bên liên quan — hoặc thậm chí liên kết trực tiếp với các công việc sprint — để đảm bảo mọi người đều nắm rõ thông tin.
🚀 Lợi thế của ClickUp AI: Bạn đang gặp khó khăn trong việc viết mục tiêu sprint hoàn hảo? Hãy đẩy nhanh tiến độ với Trình soạn thảo AI của ClickUp Brain — tạo ra các tuyên bố mục tiêu từ đầu hoặc chỉnh sửa bản nháp của bạn chỉ trong vài giây.
Ví dụ, hãy dán tuyên bố mục tiêu mơ hồ của bạn vào Brain và yêu cầu nó viết lại với các kết quả dự án có thể đo lường được. Vì Brain có sự hiểu biết sâu sắc về các công việc, nhóm hiện có, nguồn lực và các bối cảnh khác của bạn, nó sẽ viết ra các mục tiêu sprint hiệu quả, phù hợp với điều kiện kinh doanh thực tế của bạn.
Bước 3: Lập kế hoạch sprint dựa trên sức chứa thực tế
Bắt đầu bằng việc đánh giá khả năng làm việc của nhóm cho sprint sắp tới. Trừ đi thời gian không liên quan đến công việc như các cuộc họp hàng ngày, nghỉ phép, các cuộc họp đồng bộ với các bên liên quan và các dự án trùng lặp.
🔔 Lưu ý: Sự kiện lập kế hoạch sprint nên tính đến số giờ công việc thực tế có sẵn, chứ không phải là tuần công việc lý thuyết 40 giờ.
Tiếp theo, hãy xem xét tốc độ (velocity) từ các sprint gần đây để đặt ra một giới hạn phạm vi thực tế. Ví dụ, nếu nhóm của bạn đạt trung bình 30 điểm câu chuyện trong ba sprint gần nhất, hãy đặt mục tiêu là số đó (hoặc thấp hơn một chút). Đừng cố nhồi nhét 50 điểm chỉ vì danh sách công việc (product backlog) trông hấp dẫn.
Cuối cùng, hãy chọn ra các công việc ưu tiên trong danh sách công việc (backlog) phù hợp với mục tiêu sprint và phân công chúng cho nhóm phát triển dựa trên kỹ năng cụ thể và thời gian rảnh rỗi của từng thành viên.
🦄 Cách ClickUp hỗ trợ
Sử dụng phần mềm lập kế hoạch sprint của ClickUp để quản lý các dự án Scrum của bạn một cách dễ dàng.
Đầu tiên, hãy tạo một thư mục ClickUp riêng dành cho sprint mà bạn đang có kế hoạch. Đây sẽ là trung tâm quản lý cho tất cả các mục tiêu, công việc, công việc con và phản hồi trong thời lượng chu kỳ sprint.
Di chuyển các công việc từ danh sách công việc sản phẩm (Product Backlog) vào thư mục này để tạo danh sách công việc sprint (Sprint Backlog). Giao diện kéo và thả của ClickUp giúp bạn dễ dàng sắp xếp các công việc, di chuyển chúng giữa các thư mục/Danh sách công việc và lọc chúng để kiểm soát chi tiết.
Khi phân công công việc, hãy sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc (Workload View) của ClickUp để theo dõi sức chứa theo thời gian thực. Chế độ xem này cung cấp bản đồ nhiệt (heatmap) về khối lượng công việc của từng thành viên trong suốt sprint, giúp xác định ai đang bị sử dụng chưa hết sức chứa, ai đang ở giới hạn và ai đang quá tải.
Bạn cũng có thể sắp xếp các sprint một cách thông minh bằng cách sử dụng tính năng Phụ thuộc (Dependencies) của ClickUp. Ví dụ, liên kết các công việc với các mối quan hệ “Đang chờ” hoặc “Chặn” để chế độ xem Gantt hoặc Bảng hiển thị đường dẫn quan trọng — chẳng hạn như khi thiết kế giao diện người dùng (UI) chặn việc triển khai frontend.
Nhưng bạn có biết điều gì thực sự giúp công việc của nhà quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn không? Scrum, đúng vậy, nhưng còn cả tính năng Tự động hóa Sprint của ClickUp nữa!
Họ sẽ giúp bạn giảm bớt các công việc quản trị viên lặt vặt, nhờ đó bạn không bao giờ phải tự tay phân công công việc, theo dõi tiến độ hay lo lắng về kế hoạch sprint nữa.
Dưới đây là một số tính năng tự động hóa sprint mà bạn có thể thử:
- Tự động tạo sprint tiếp theo khi sprint hiện tại kết thúc
- Chuyển các công việc còn dang dở sang sprint mới và đặt lại trạng thái của chúng
- Đánh dấu sprint là "Đã xong" khi tất cả trạng thái công việc đều chuyển sang "Hoàn thành"
- Lưu trữ các sprint cũ để giữ cho không gian làm việc của bạn gọn gàng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Tự động hóa Sprint cho các công việc dựa trên quy tắc — nhưng kết hợp với ClickUp Super Agent để quản lý những công việc mà quy tắc không thể làm được. Trong khi tự động hóa phản ứng với các yếu tố kích hoạt, Super Agent là những đồng đội AI của bạn, hiểu mục tiêu sprint, phân tích khối lượng công việc và tiến độ, phát hiện rủi ro sớm và đề xuất các bước tiếp theo. Chỉ định một Super Agent để giám sát tình trạng sprint, nhờ đó bạn không chỉ thực hiện nhanh hơn mà còn đưa ra các quyết định thông minh hơn trong mỗi sprint.
Bước 4: Tổ chức các cuộc họp hàng ngày để duy trì luồng tiến độ
Lên lịch các cuộc họp Scrum hàng ngày (hay còn gọi là standup) để thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm và duy trì tiến độ công việc. Đây là một buổi đồng bộ nhanh, kéo dài 15 phút, nhằm kiểm tra tiến độ của nhóm và điều chỉnh kế hoạch cho 24 giờ tiếp theo.
Trong cuộc họp standup, các thành viên trong nhóm thường trả lời ba câu hỏi:
- Tôi đã hoàn thành những việc cần làm kể từ cuộc họp lần trước
- Lịch trình của tôi hôm nay là gì?
- Có rào cản nào cản trở tôi không?
🦄 Cách ClickUp hỗ trợ
Nếu một thành viên trong nhóm bỏ lỡ buổi đồng bộ trực tiếp hoặc nếu một rào cản kỹ thuật cần giải thích chi tiết hơn, hãy sử dụng ClickUp Clips để cung cấp bối cảnh ngay lập tức.
Tính năng chia sẻ màn hình này cho phép bạn ghi lại màn hình và giọng nói, thêm dấu thời gian để dễ dàng điều hướng, và chuyển đổi đoạn video trực tiếp thành một công việc cho người cần khắc phục vấn đề.
Đây là cách nhanh hơn nhiều để báo cáo lỗi hoặc giải thích giải pháp so với việc viết một email dài dòng và khó hiểu.
Bạn cũng có thể khởi tạo một cuộc họp ClickUp SyncUp tức thì để gặp gỡ đồng đội ngay từ ClickUp Trò chuyện. Chia sẻ màn hình, để AI Notetaker ghi lại cuộc gọi cho bạn và nhận được ghi chú cuộc họp tập trung vào hành động, giúp các cuộc thảo luận được chuyển hóa thành công việc thực tế.
Bước 5: Giao sản phẩm tăng dần vào cuối sprint
Vào cuối mỗi sprint, nhóm phải bàn giao một phần tăng trưởng hoặc một phần có thể sử dụng được của dự án.
Ở giai đoạn này, bạn cần ưu tiên “hoàn thành” hơn là “hoàn hảo”. Việc có một tính năng hoạt động đầy đủ sẽ có giá trị hơn nhiều so với năm tính năng chỉ hoàn thành 90%.
Để đảm bảo mọi người đều thống nhất về tiêu chí hoàn thành, hãy xác định tiêu chí hoàn thành trước tiên. Điều này bao gồm các tiêu chí chất lượng mà mỗi công việc phải đáp ứng trước khi được coi là một phần của đợt phát triển.
📌 Ví dụ:
- Tất cả các bài kiểm thử đơn vị phải đạt 95% độ bao phủ mã nguồn
- Ít nhất hai đồng nghiệp phải kiểm tra mã trước khi triển khai chính thức
- Điểm dễ đọc của nội dung nên nằm trong khoảng từ lớp 7 đến lớp 8
Và nếu bạn không muốn phát triển các dự án Scrum từ đầu? Hãy thử Mẫu Quản lý Agile Scrum của ClickUp để triển khai các tính năng hoạt động đầy đủ nhanh hơn.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Theo dõi tiến độ dự án bằng 30 trạng thái khác nhau như Đang mở, Đã hoàn thành, Đang xem xét, Sẵn sàng triển khai, v.v.
- Chuyển đổi giữa sáu chế độ xem tùy chỉnh như Bảng Kanban, Danh sách, Bảng, v.v., để quản lý công việc, sprint và danh sách công việc sản phẩm hiệu quả hơn
- Sử dụng hướng dẫn “Cách bắt đầu” của Scrum để tận dụng tối đa mẫu này
🚀 Ưu điểm của ClickUp AI: Trong ClickUp, mỗi Super Agent được thiết kế cho một chức năng cụ thể. Ví dụ, một Codegen Agent tập trung hoàn toàn vào việc triển khai. Nó hoạt động dựa trên một công việc được định nghĩa rõ ràng, hiểu các tài liệu liên quan và chỉ tập trung vào việc viết mã. Nó không kiểm tra lại kết quả đầu ra của chính mình hoặc quyết định xem sản phẩm đã sẵn sàng để phát hành hay chưa.
Sự tách biệt đó là có chủ đích.
Trong khi Codegen Agent đang triển khai một thay đổi, các agent khác có thể hoạt động song song. Một agent có thể tạo các bài kiểm thử đơn vị và kiểm thử tích hợp. Một agent khác có thể cập nhật tài liệu. Một agent khác có thể phát hiện các rủi ro hoặc trở ngại. Tất cả những hoạt động này diễn ra trong cùng một bối cảnh chia sẻ.
Bước 6: Đánh giá kết quả với các bên liên quan
Buổi đánh giá sprint là một sự kiện Scrum được tổ chức vào cuối mỗi sprint, trong đó nhóm làm việc có cuộc họp với các bên liên quan của dự án để trình diễn kết quả của sprint.
Dưới đây là những gì diễn ra trong buổi đánh giá sprint:
- Chủ sở hữu sản phẩm xem xét mục tiêu sprint và giải thích những mục trong danh sách công việc chưa hoàn thành nào đã được hoàn thành
- Nhóm phát triển trình diễn phần mềm hoặc các tính năng đang hoạt động
- Bạn lấy những nhận xét, phản hồi và ý tưởng mới thu thập được trong buổi demo và biến chúng thành các công việc mới cho chu kỳ tiếp theo
Cách ClickUp hỗ trợ
Thay vì dựa vào những nhận xét bằng lời nói mơ hồ hoặc chuỗi email dài dòng, hãy sử dụng các tính năng kiểm tra và chú thích của ClickUp.
Các bên liên quan có thể để lại phản hồi trực tiếp trên bản cập nhật sản phẩm — dù đó là bản thiết kế demo, video demo hay ảnh chụp màn hình của tính năng mới. Họ có thể đánh dấu vào một khu vực cụ thể và thêm bình luận để giao công việc phản hồi.
Bước 7: Tổ chức buổi đánh giá lại và điều chỉnh
Trong khi cuộc họp đánh giá sprint tập trung vào sản phẩm, cuộc họp tổng kết sprint lại tập trung hoàn toàn vào quy trình. Đây là lúc bạn thu thập ý kiến của nhóm về những yếu tố đã cản trở tiến độ và cách cải thiện việc phát triển tính năng trong sprint tiếp theo.
📌 Ví dụ, nếu bạn gặp khó khăn với việc kiểm thử chậm chạp, bạn sẽ tìm hiểu kỹ để xác định xem nguyên nhân là do thiếu công cụ, không có nhân viên kiểm thử, hay chỉ đơn giản là việc phân công công việc không hợp lý.
🦄 Cách ClickUp hỗ trợ
Tăng cường hiệu quả cho các phiên đánh giá lại (retrospective) của bạn với những thông tin chi tiết về hiệu suất nhóm theo thời gian thực thông qua Bảng điều khiển ClickUp. Chọn từ hơn 20 loại thẻ để trực quan hóa sự gắn kết trong Scrum, kỷ luật quy trình và sức khỏe tổng thể của nhóm.
Các nội dung bao gồm:
- Thẻ tốc độ Sprint giúp đánh giá sự thay đổi về hiệu quả làm việc của nhóm trong 3-7 sprint gần đây
- Biểu đồ tiến độ Sprint (Sprint burndown cards ) thể hiện khối lượng công việc đã hoàn thành trong một Sprint
- Thẻ theo dõi tiến độ sprint để theo dõi sự mở rộng phạm vi
- Thẻ thời gian thực hiện giúp tính toán thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành một công việc
🚀 Lợi thế của ClickUp AI: Thêm Thẻ AI vào bảng điều khiển sprint của bạn để có phân tích tức thì và những thông tin chi tiết sâu sắc hơn, được trình bày bằng ngôn ngữ tự nhiên. Ví dụ, thẻ AI Team StandUp có thể tóm tắt các hoạt động gần đây để làm nổi bật các rào cản lặp lại, trong khi AI Executive Summary cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về tình trạng hoạt động của nhóm.
Các phương pháp hay nhất cho quản lý dự án Scrum
Hãy tuân thủ các thực hành Scrum dưới đây để phù hợp hơn với các phương pháp Agile và cải thiện quy trình phát triển phần mềm:
- Khuyến khích tính tự chủ của nhóm: Trao quyền cho các nhà phát triển để họ tự quyết định cách giải quyết các vấn đề kỹ thuật. Các nhóm tự tổ chức thường sáng tạo hơn, có trách nhiệm hơn và linh hoạt hơn
- Luôn tuân thủ các vai trò trong Scrum: Hãy tuân thủ các vai trò đã được xác định là Product Owner, Scrum Master và Developers. Việc chồng chéo các trách nhiệm này sẽ gây ra sự nhầm lẫn, làm chậm quá trình ra quyết định và làm suy yếu hiệu quả của khung làm việc.
- Hãy để các thành viên trong nhóm làm quen với Scrum: Hãy chuẩn bị tinh thần cho sự sụt giảm tạm thời về năng suất khi nhóm đang làm quen với những thói quen mới. Hãy dành vài sprint để nhóm tìm được nhịp độ làm việc phù hợp
- Áp dụng Scrum ngay từ đầu dự án: Hoàn thành cột mốc hiện tại trước, sau đó tận dụng cơ hội bắt đầu một dự án mới để chuyển sang Scrum
📮 ClickUp Insight: 24% nhân viên cho biết các công việc lặp đi lặp lại cản trở họ thực hiện những công việc có ý nghĩa hơn, và 24% khác cảm thấy kỹ năng của mình không được phát huy hết. Điều đó có nghĩa là gần một nửa lực lượng lao động cảm thấy bị kìm hãm sự sáng tạo và bị đánh giá thấp. 💔
ClickUp giúp chuyển trọng tâm trở lại các công việc có tác động lớn nhờ các trợ lý AI dễ cài đặt, tự động hóa các tác vụ lặp lại dựa trên các điều kiện kích hoạt. Ví dụ, khi một công việc được đánh dấu là hoàn thành, Trợ lý AI của ClickUp có thể tự động phân công bước tiếp theo, gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái dự án, giúp bạn không phải theo dõi thủ công.
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Bảo mật đã giảm thời gian lập báo cáo xuống 50% hoặc hơn nhờ các công cụ báo cáo tùy chỉnh của ClickUp — giúp các nhóm của họ tập trung ít hơn vào việc định dạng và nhiều hơn vào việc dự báo.
Những sai lầm thường gặp khi áp dụng Scrum (và cách tránh chúng)
Dưới đây là bốn sai lầm phổ biến mà các chuyên gia Scrum thường mắc phải, cùng với các giải pháp khắc phục đơn giản:
| Những sai lầm thường gặp khi áp dụng Scrum | Cách tránh điều đó |
| Quản lý vi mô nhóm | Hãy trở thành một nhà lãnh đạo phục vụ. Hãy tin tưởng vào chuyên môn của nhóm và tập trung vào việc loại bỏ các rào cản |
| Bỏ qua các buổi đánh giá sau sprint | Hãy tổ chức một buổi retro vào cuối mỗi sprint, dù bạn có bận rộn đến đâu. Đảm bảo ít nhất một cải tiến được đưa vào sprint tiếp theo |
| Xem các cuộc họp Scrum hàng ngày như một báo cáo trạng thái | Báo cáo tiến độ, nhưng cũng hãy tận dụng thời gian này để thảo luận và sắp xếp công việc cho 24 giờ tiếp theo |
| Quá tải sprint | Luôn phân tích sức chứa và tốc độ làm việc của nhóm trước khi phân công công việc cho một sprint |
Scrum so với Agile so với Kanban so với Scrumban
Nếu bạn mới làm quen với các phương pháp Agile, rất dễ nhầm lẫn giữa bốn thuật ngữ này. Mặc dù chúng đều liên quan đến quản lý dự án, nhưng chúng có sự khác biệt đáng kể:
- Agile: Một triết lý hoặc tư duy coi trọng con người hơn công cụ và tập trung vào việc ứng phó với sự thay đổi thay vì tuân theo một kế hoạch cố định
- Scrum: Một khung làm việc có cấu trúc giúp đưa phương pháp Agile vào các nhóm của bạn. Bạn sẽ thực hiện công việc theo các chu kỳ ngắn (sprint) thay vì cố gắng giải quyết toàn bộ dự án phát triển phần mềm cùng một lúc
- Kanban: Một phương pháp quản lý quy trình làm việc trực quan sử dụng thẻ (giống như ghi chú) để hiển thị công việc cần làm, công việc đang tiến độ và công việc đã hoàn thành
- Scrumban: Một phương pháp kết hợp giữa các cuộc họp và vai trò của Scrum với bảng theo phong cách Kanban để tạo ra luồng liên tục
📚 Đọc thêm: Hiểu rõ sự khác biệt giữa Agile và Scrum
Khi nào Scrum phát huy hiệu quả tốt nhất (và khi nào không)
Scrum giúp cuộc sống — và các dự án — trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, có những lúc nó có thể gây hại nhiều hơn là mang lại lợi ích.
✅ Áp dụng Scrum nếu:
- Bạn đang có công việc trên một dự án phức tạp với các yêu cầu rất không chắc chắn hoặc thay đổi thường xuyên
- Bạn cần có ý kiến đóng góp từ các bên liên quan ngay từ sớm để định hướng cho hành trình dự án của mình
- Bạn đang quản lý một nhóm có 10 thành viên trở xuống
- Các thành viên trong nhóm của bạn có quyền ra quyết định
- Bạn đang quản lý các công việc sáng tạo hoặc đổi mới
❌ Tránh sử dụng Scrum nếu:
- Các quy trình làm việc của bạn lặp đi lặp lại và có thể dự đoán được
- Bạn đang làm việc trong một môi trường phản ứng, nơi bạn không thể lên kế hoạch công việc trước (ví dụ: đội ngũ hỗ trợ)
- Bạn có một nhóm hơn 10 người, phân tán rải rác giữa các bộ phận
- Bạn đang phải đối mặt với phạm vi dự án, dòng thời gian hoặc ngân sách cực kỳ cứng nhắc
- Các thành viên trong nhóm của bạn không được trao quyền để đưa ra quyết định
Tiến lên cùng Scrum với ClickUp
Một bước nhảy vọt—đó chính là giấc mơ, phải không?
Nhưng thành công thực sự lại nằm ở những bước nhỏ, được cân nhắc kỹ lưỡng.
Trong thế giới quản lý dự án Scrum, điều đó có nghĩa là giải quyết từng phần một với sự tập trung toàn bộ và các nguồn lực phù hợp.
Với ClickUp, bạn sẽ có một trung tâm điều hành được thiết kế dành riêng cho mục đích đó.
Xây dựng danh sách công việc sản phẩm (Product Backlog) rõ ràng, quản lý các sự kiện kế hoạch sprint, kiểm tra sức chứa của nhóm chỉ trong nháy mắt, tổ chức các cuộc họp Scrum, giao các giai đoạn phát triển, đánh giá kết quả và thực hiện các buổi tổng kết (Retrospective) một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.
Sẵn sàng trải nghiệm ngay? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Quản lý dự án Scrum là một khung làm việc giúp chia các dự án lớn, phức tạp thành các phần nhỏ hơn để thực hiện nhanh hơn. Thay vì cố gắng hoàn thành mọi thứ cùng một lúc, nhóm làm việc theo các chu kỳ ngắn từ một đến bốn tuần (còn gọi là sprint) để nhanh chóng hoàn thành công việc và thu thập phản hồi.
Agile là triết lý tổng quát hoặc tư duy tập trung vào tính linh hoạt và con người. Scrum là khung làm việc cụ thể, có cấu trúc được sử dụng để áp dụng triết lý Agile đó vào thực tiễn.
Ba vai trò cốt lõi là: Product Owner (quản lý backlog và giá trị kinh doanh), Scrum Master (hướng dẫn nhóm và giải quyết các rào cản), và Đội ngũ Phát triển (những chuyên gia thực sự xây dựng các phiên bản tăng trưởng).
Các sprint thường kéo dài từ một đến bốn tuần. Yếu tố quan trọng là tính nhất quán. Duy trì độ dài chu kỳ ổn định giúp nhóm của bạn tìm được nhịp độ dự đoán được và dễ dàng hơn trong việc ước tính sức chứa cho các sprint trong tương lai.
Bắt đầu với tầm nhìn sản phẩm của bạn, sau đó thu thập các yêu cầu từ khách hàng, các bên liên quan và nhóm phát triển. Phân chia các yêu cầu này thành các câu chuyện người dùng và xếp hạng chúng từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất để bạn luôn ưu tiên xử lý các công việc có giá trị cao trước tiên.
Mục tiêu sprint là một mục tiêu rõ ràng, súc tích, được diễn đạt trong một câu, xác định những gì nhóm hướng đến đạt được vào cuối chu kỳ.
Các nhóm quản lý dự án Scrum sử dụng ước lượng thời gian và điểm câu chuyện để đánh giá khối lượng công việc. Ước lượng thời gian cho biết một công việc sẽ mất bao nhiêu giờ, trong khi điểm câu chuyện là thang điểm được gán cho từng công việc. Điểm càng cao, công việc đó càng phức tạp.
Chắc chắn rồi. Bất kỳ nhóm nào phải đối mặt với các yêu cầu phức tạp và thay đổi liên tục—như marketing, nhân sự hoặc tổ chức sự kiện—đều có thể sử dụng Scrum để hoàn thành công việc nhanh hơn, duy trì sự linh hoạt và cải thiện sự hợp tác trong nhóm thông qua các chu kỳ lặp lại.
Để triển khai Scrum hiệu quả, bạn cần một nền tảng có thể quản lý backlog, sprint và báo cáo. ClickUp là lựa chọn hàng đầu vì nó tích hợp các tính năng Scrum — như quản lý backlog, sự kiện Scrum, bảng điều khiển sprint, tự động hóa và AI tích hợp sẵn — trực tiếp vào không gian làm việc của bạn, mang lại trải nghiệm liền mạch.
Trong Scrum, thành công không nằm ở số lượng công việc hay sprint bạn hoàn thành. Thành công được đo lường bằng chất lượng và tính hoàn thiện của mỗi đợt phát triển, tốc độ làm việc của nhóm, và mức độ hài lòng của các bên liên quan đối với các tính năng được triển khai.