Trong phát triển nhanh, vai trò của Scrum Master là làm người hỗ trợ giữa nhóm và ban lãnh đạo, đồng thời làm việc với nhóm để đảm bảo thành công chung.
Vai trò của một Scrum Master là một thách thức không thể phủ nhận. Vai trò này bao gồm việc điều hướng sự phức tạp của các khung Agile và đôi khi phải đối mặt với áp lực mà ngay cả những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm cũng cảm thấy khó khăn.
Nếu bạn tò mò muốn tìm hiểu thêm về vai trò của một Scrum Master và một ngày làm việc điển hình của Scrum Master, hãy tiếp tục đọc. Bạn sẽ tìm hiểu về những thách thức, trở ngại trong tổ chức và giá trị kinh doanh của Scrum Master.
Scrum Master là gì?
Scrum Master không chỉ là người quản lý dự án; họ là những người hỗ trợ khung Agile, đảm bảo rằng nhóm Scrum tuân thủ các nguyên tắc của nó. Họ loại bỏ các trở ngại và rào cản, thúc đẩy sự hợp tác và cho phép cải tiến liên tục.
Họ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một nhóm tự tổ chức và đa chức năng, mang lại các sản phẩm chất lượng cao một cách hiệu quả. Trọng tâm chính của Scrum master là đóng vai trò cầu nối giữa lãnh đạo, thành viên nhóm và chủ sở hữu sản phẩm để tạo ra các nhóm làm việc hiệu quả cao.
Vai trò của họ bao gồm phát triển hướng dẫn Scrum, đảm bảo tổ chức hiểu rõ lý thuyết và thực hiện các phương pháp hay nhất.
Mặc dù mỗi Scrum Master có phong cách lãnh đạo khác nhau, nhưng các kỹ năng quan trọng giúp họ quản lý các nhóm tốt nhất là các kỹ năng mềm để huấn luyện và cố vấn cho các thành viên trong nhóm, thúc đẩy trách nhiệm và điều chỉnh hoặc thay đổi các quy trình để giúp nhóm thành công.
Vai trò và trách nhiệm của một Scrum Master
Tạo điều kiện thuận lợi cho các sự kiện Scrum
Scrum Master đảm bảo tiêu chuẩn hóa quy trình của tất cả các sự kiện Scrum. Điều này bao gồm tổ chức và thực hiện hiệu quả Sprint Planning, stand-up hàng ngày, Sprint Review và Sprint Retrospective.
Loại bỏ các rào cản
Xác định và loại bỏ các trở ngại cản trở tiến độ của nhóm là trách nhiệm chính. Điều này bao gồm giải quyết các vấn đề liên quan đến quy trình, giao tiếp hoặc các yếu tố bên ngoài.
Huấn luyện và hướng dẫn
Hướng dẫn nhóm áp dụng các nguyên tắc và giá trị Agile. Scrum Master đóng vai trò huấn luyện viên, thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và tự quản lý.
Bảo vệ nhóm
Bảo vệ nhóm khỏi sự can thiệp và phiền nhiễu từ bên ngoài giúp họ tập trung vào việc mang lại giá trị cao nhất trong mỗi sprint.
Khuyến khích sự hợp tác
Khuyến khích giao tiếp cởi mở và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và các vai trò Scrum khác là rất quan trọng cho sự thành công của dự án.
Gặp gỡ riêng với nhóm và các bên liên quan
Thường xuyên kiểm tra từng thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Các cuộc hội thoại riêng với từng thành viên trong nhóm sẽ giúp bạn hiểu và đồng bộ hóa nguyện vọng của họ với mục tiêu của tổ chức.
Hãy thường xuyên trao đổi với các bên liên quan để cập nhật tiến độ của nhóm và đảm bảo mọi người đều thống nhất về các mục tiêu và mục đích chính.
Quản lý sự kém hiệu quả của nhóm
Nếu nhóm của bạn không hoạt động và làm việc hiệu quả, bạn, với tư cách là Scrum Master, phải giải quyết các vấn đề. Là một phần của quản lý quy trình scrum, bạn phải hiểu các vấn đề từ mọi góc độ và đưa ra giải pháp.
Khung làm việc Scrum là gì?
Khung Scrum thể hiện một cách tiếp cận có tổ chức tốt đối với phương pháp quản lý dự án Agile. Khung này bao gồm các thành phần khóa sau:
- Sprint là các chu kỳ lặp lại được xác định trước, có thời gian cố định từ hai đến bốn tuần. Trong một sprint, nhóm phát triển sẽ đặt mục tiêu sprint và tập trung vào việc hoàn thành các công việc đã được lên kế hoạch trước
- Chủ sở hữu sản phẩm sở hữu Product Backlog. Product Backlog là danh sách ưu tiên bao gồm tất cả các tính năng, cải tiến và sửa lỗi cần thiết cho sản phẩm
- Sprint Backlog là một phần của product backlog và bao gồm các mục công việc cụ thể được chọn cho một sprint cụ thể
- Các sản phẩm của Scrum bao gồm biểu đồ burndown và bảng công việc, được sử dụng để theo dõi tiến độ của Scrum và hiển thị công việc cho cả nhóm và các bên liên quan
- Sự kiện Scrum là các sự kiện có cấu trúc trong khuôn khổ Scrum. Nó bao gồm lập kế hoạch sprint, họp hàng ngày, đánh giá sprint, tổng kết sprint và lập kế hoạch cho sprint tiếp theo. Một khuôn khổ để hợp tác trong nhóm và đảm bảo cách tiếp cận có hệ thống đối với quản lý dự án
Một ngày làm việc của một Scrum Master
Một Scrum Master bắt đầu một ngày làm việc bằng cách điều phối các thành viên từ các nhóm khác nhau để họ đồng bộ, tập trung và có động lực để mang lại kết quả cho dự án. Họ chịu trách nhiệm xác định và báo cáo bất kỳ trở ngại nào và đảm bảo trách nhiệm về thời hạn.
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một ngày làm việc điển hình của một Scrum Master.
Thói quen buổi sáng
- Kiểm tra các kênh liên lạc: Scrum Master bắt đầu ngày làm việc bằng cách xem email, tin nhắn và cập nhật để nắm bắt thông tin quan trọng và những thay đổi liên quan đến các dự án mà nhóm của bạn đang thực hiện
- Chuẩn bị cho cuộc họp Scrum hàng ngày: Vai trò của Scrum Master là đảm bảo rằng nhóm đã chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp hàng ngày, xem xét chương trình làm việc, chuẩn bị kế hoạch công việc hàng ngày và giải quyết bất kỳ vấn đề nào mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải
- Cuộc họp hàng ngày: Scrum Master điều hành phiên họp hàng ngày, khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ tiến độ công việc, nêu ra các trở ngại hoặc thách thức và liệt kê các công việc đã lên kế hoạch. Cuộc họp này đảm bảo rằng toàn bộ nhóm đều có chung quan điểm và tạo ra môi trường minh bạch và hợp tác
Thói quen buổi trưa
- Giải quyết các trở ngại bằng cách tạo điều kiện thảo luận: Trong quá trình tiến độ công việc trong ngày, Scrum Master tạo điều kiện thảo luận giữa các thành viên trong nhóm và các bộ phận khác để giải quyết các trở ngại được nêu ra trong cuộc họp đứng và tìm ra giải pháp hoặc báo cáo vấn đề lên cấp trên khi cần thiết. Scrum Master đóng vai trò như một lá chắn, bảo vệ các thành viên trong nhóm dự án khỏi mọi sự gián đoạn từ bên ngoài hoặc các công việc được giao có mức độ ưu tiên thấp hơn
- Kiểm tra buổi chiều: Để tìm hiểu động lực của nhóm và cập nhật trạng thái, Scrum Master gặp gỡ từng thành viên để hiểu mối quan tâm của họ, cung cấp hướng dẫn khi cần thiết và đảm bảo nhóm duy trì động lực và sự tham gia. Scrum Master có thể tham gia các phiên họp riêng, cung cấp hỗ trợ cá nhân hóa dựa trên nhu cầu của từng thành viên hoặc các nhóm khác
- Cải thiện công việc tồn đọng: Scrum Master dẫn dắt và tổ chức một buổi tổng kết để tạo ra môi trường học tập và ổn định. Họ làm việc chặt chẽ với chủ sở hữu sản phẩm để cải thiện công việc tồn đọng, đảm bảo rằng nó phù hợp với các ưu tiên của tổ chức và các bên liên quan trong kinh doanh
- Cơ hội tối ưu hóa: Các Scrum Master giỏi nhất tin tưởng vào sự cải tiến liên tục bằng cách xác định các vấn đề và lập chiến lược cải tiến. Họ tổ chức các hội thảo để giúp nhóm hiểu và thực hiện các phương pháp Agile, xác định các lĩnh vực cần phát triển, hướng dẫn nhóm chấp nhận thay đổi và thích ứng với các yêu cầu ngày càng phát triển
- Scrum of Scrums: Nếu làm việc trong một dự án lớn với nhiều nhóm Scrum, Scrum Master tham gia vào Scrum of Scrums với tư cách là trưởng nhóm để thảo luận về các mối phụ thuộc giữa các nhóm và giải quyết các trở ngại giữa các nhóm
Những suy ngẫm cuối ngày
Khi ngày làm việc sắp kết thúc, Scrum Master sẽ nhìn lại những điểm nổi bật và điểm yếu trong ngày: những việc đã làm tốt và những việc cần cải thiện. Họ chuẩn bị cho những thách thức của ngày hôm sau, điều chỉnh chiến lược và hoàn thiện phương pháp tiếp cận.
Tài liệu và cập nhật Các công cụ Agile ghi lại tiến độ của nhóm.
Một ngày trong cuộc sống của một Scrum Master giống như một biên đạo múa, người điều phối các động tác, huấn luyện các thành viên và đảm bảo buổi biểu diễn đạt yêu cầu. Công việc này không chỉ dừng lại ở các phương pháp và công cụ, mà còn liên quan nhiều hơn đến việc tạo ra văn hóa nguyên tắc linh hoạt để xây dựng một nhóm có khả năng thích ứng cao và đầy động lực.
Scrum Master khác với quản lý dự án như thế nào?
Quản lý dự án là đối tác phi kỹ thuật của Scrum Master. Mục tiêu chính của Scrum Master và quản lý dự án là hoàn thành các công việc, dự án và sprint.
Một quản lý dự án truyền thống làm việc theo phương pháp Waterfall theo cấp bậc từ trên xuống.
Scrum Master không phải là một nhà lãnh đạo theo nghĩa truyền thống, mà giống như một người hỗ trợ ở cùng cấp độ với các thành viên khác trong nhóm và là một nhân tố thay đổi tham gia vào việc giải quyết các vấn đề như các mục tồn đọng trong dự án.
Làm thế nào họ có thể giải quyết các thách thức trong quy trình làm việc thông qua cải tiến quy trình?
Tuy nhiên, lý tưởng nhất là một người có thể đảm nhiệm cả hai vai trò để quản lý dự án agile thành công (nhưng điều này rất hiếm).
Cả quản lý dự án và Scrum master chuyên nghiệp đều động viên, hướng dẫn và cố vấn cho nhóm của mình trong việc hoàn thành công việc, nhưng phương pháp để đạt được điều đó có thể khác nhau.
Các nhà quản lý dự án thiết lập các cột mốc dự án, cung cấp báo cáo tiến độ của nhóm và tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp, thường từ vị trí kiểm soát.
Mặt khác, Scrum Master, với tư cách là một nhà lãnh đạo phục vụ, làm việc để tinh chỉnh và hợp lý hóa các quy trình của nhóm, đóng vai trò là cộng tác viên hoặc thành viên nhóm thay vì thực hiện quyền kiểm soát toàn diện.
Các nhóm Scrum thành công là những nhóm tự tổ chức và phản ứng kém với sự quản lý vi mô.
Những thách thức phổ biến khi làm Scrum Master
Vai trò của một Scrum Master có thể vô cùng thách thức và áp lực của vị trí này có thể vượt quá mọi kỳ vọng. Đôi khi, ngay cả những Scrum Master giàu kinh nghiệm nhất cũng gặp khó khăn.
Ở đây, chúng tôi trả lời hai câu hỏi quan trọng:
- Những thách thức mà Scrum Master phải đối mặt là gì?
- Làm thế nào để vượt qua sự kháng cự?
Thiếu nhận thức về Agile và đào tạo về định dạng
Agile được tạo ra như một phương pháp phát triển nhanh chóng, rẻ tiền và thiết thực để xuất xưởng sản phẩm. Tuy nhiên, bạn sẽ chỉ nhận được lợi ích khi nhóm đã thành thạo phương pháp Agile.
Bạn có trách nhiệm giáo dục đồng nghiệp về các giá trị và lý do cơ bản để tuân theo khung Agile và đào tạo chính thức cho nhóm để đảm bảo họ có cùng quan điểm.
Phương pháp khắc phục
Tận dụng kỹ năng huấn luyện của bạn để giúp nhóm tăng tốc và đào tạo họ về khung Agile.
Vấn đề về thời gian
Time-boxing có nghĩa là xác định giới hạn thời lượng tối đa cho các hoạt động và sự kiện như cuộc họp hàng ngày. Scrum Master phải hạn chế các hoạt động time-boxing. Nếu không có sự can thiệp, sự chậm trễ quá mức sẽ dẫn đến gián đoạn quy trình làm việc và sự thất vọng trong các thành viên nhóm.
Phương pháp khắc phục
Scrum Master nên truyền đạt chương trình cuộc họp và kết quả mong đợi, đồng thời giải thích tầm quan trọng của time-boxing cho mọi người.
Không thích ứng với vai trò thay đổi
Khi tổ chức chuyển đổi sang Scrum và Agile, các bên liên quan và nhân viên có phản đối là điều tự nhiên. Ví dụ, các nhà quản lý có thể lo sợ mất quyền hạn và quyền kiểm soát, trong khi các thành viên trong nhóm có thể cần sự giúp đỡ để bước vào các quy trình do nhóm điều khiển.
Phương pháp khắc phục
Các Scrum Master có kinh nghiệm sẽ đồng ý rằng Agile là về kinh doanh và công nghệ. Trong khi bạn thiết lập các quy trình mới trong phiên đầu tiên, hãy chú ý đến việc sử dụng các công cụ để quản lý công việc và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Công việc của quản trị viên
Bạn thường xuyên tổ chức cuộc họp với các nhóm khác nhau, lên lịch sự kiện và theo dõi tiến độ như thế nào? Thật là lãng phí thời gian!
Lý tưởng nhất là nhóm nên quản lý các hoạt động giải quyết vấn đề này, trong khi Scrum Master thúc đẩy nhóm bắt đầu công việc. Bạn sẽ bị phân tâm khỏi các trách nhiệm cốt lõi khi dành thời gian cho các hoạt động quản trị viên.
Phương pháp khắc phục
Hãy trở thành người hỗ trợ và phân công nhiệm vụ quản trị viên cho các quản lý dự án hoặc các nhà phân tích kinh doanh cấp dưới.
Quản lý các nhóm làm việc từ xa và phân phối
Đến giờ, bạn chắc hẳn đã biết những thách thức của công việc từ xa. Chênh lệch múi giờ, brainstorming, thách thức trong giao tiếp và giữ mọi người đồng nhất với nhau có thể là thử thách ngay cả với những Scrum Master giàu kinh nghiệm nhất.
Phương pháp khắc phục
Sử dụng các công cụ quản lý công việc và quản lý dự án như ClickUp để tận dụng tối đa nhóm làm việc từ xa và phân phối của bạn. Giữ kết nối với nhóm của bạn, theo dõi công việc và tiến độ, đồng thời quản lý quy trình làm việc trong cùng một công cụ để đảm bảo mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung.
Các công cụ và kỹ thuật được Scrum Master sử dụng cho các công việc hàng ngày
Một trong những khía cạnh quan trọng của vai trò Scrum Master là sử dụng hiệu quả các công cụ để hợp lý hóa quy trình và tăng cường sự hợp tác.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án nhanh nhẹn với các tính năng được thiết kế riêng từ Hướng dẫn Scrum.
Với sự trợ giúp của tính năng Sprint của ClickUp, bạn có thể tiết kiệm thời gian, hợp tác suôn sẻ với nhóm của mình và đạt được tất cả các mục tiêu.
Các tính năng chính của ClickUp mà các nhóm agile yêu thích và sử dụng rộng rãi trong các sprint hàng ngày của họ là:
Quản lý sprint
Tính năng Quản lý Sprint toàn diện cho phép áp dụng Scrum để theo dõi hiệu suất của nhóm. Với hình ảnh trực quan rõ ràng về tiến độ sprint, các nhóm có thể nhanh chóng điều chỉnh và hoàn thiện phương pháp của mình.
Chế độ xem Bảng
Tạo bảng Scrum bằng chế độ xem Bảng của ClickUp, trình bày trực quan các nhiệm vụ, câu chuyện của người dùng và tiến độ để hiểu rõ hơn và lập kế hoạch tốt hơn trong quá trình thực hiện Sprint.
Kéo và thả các công việc trong bảng của bạn, sắp xếp chúng theo trạng thái, mức độ ưu tiên và người được giao, đồng thời xem tất cả các quy trình công việc của bạn ở một nơi.
Chế độ xem biểu mẫu
Sử dụng Chế độ xem biểu mẫu của ClickUp để quản lý các bài nộp/gửi theo dõi lỗi để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Ghi lại phản hồi, tùy chỉnh chế độ xem biểu mẫu và kết nối với các nhiệm vụ có thể theo dõi để hành động nhanh chóng.
Chế độ xem lịch
Scrum Master sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để đặt ngày đáo hạn và nhắc nhở, đồng thời duy trì một lịch trình có tổ chức cho các buổi tổng kết.
Quản lý dòng thời gian, chia sẻ công khai với nhóm và các bên liên quan, mã hóa màu sắc cho các nhiệm vụ và đồng bộ Lịch Google với ClickUp.
Mẫu Scrum sẵn sàng sử dụng
ClickUp cung cấp các mẫu Scrum sẵn sàng sử dụng phù hợp với các nguyên tắc Agile, bao gồm bảng Kanban miễn phí. Các mẫu này bao gồm mọi thứ từ quản lý công việc tồn đọng đến lập kế hoạch sprint, cho phép các nhóm bắt đầu hành trình Agile của mình. Chúng bao gồm:
Mẫu quản lý Scrum Agile của ClickUp
Các nhóm Agile Scrum của bạn phải chuẩn hóa việc phân phối phần mềm bằng phương pháp Agile Scrum. Điều này bao gồm sắp xếp công việc tồn đọng, lập kế hoạch sprint, đánh giá sprint và tổng kết.
Sử dụng Mẫu quản lý Agile Scrum của ClickUp để giúp các nhà phát triển và nhóm phát triển phần mềm, QA, tự động hóa kiểm tra và kiểm tra của bạn hợp tác tốt hơn.
Mẫu miễn phí cho phép bạn:
- Theo dõi công việc
- Tối ưu hóa các sprint và kế hoạch lộ trình bằng hình ảnh trực quan có thể hành động
- Giảm thiểu lỗi và hoàn thành dự án nhanh hơn
- Giảm chi phí và nâng cao hiệu quả
Mẫu kế hoạch sprint Scrum của ClickUp
Quản lý sprint và nhiệm vụ có thể là một công việc khó khăn khi bạn mới bắt đầu sự nghiệp của mình với tư cách là một Scrum Master. Sử dụng Mẫu lập kế hoạch Scrum Sprint thân thiện với người mới bắt đầu của ClickUp để theo dõi và quản lý các sprint của bạn, đồng thời đạt được các mục tiêu sprint cho các dự án agile.
Sử dụng mẫu kế hoạch sprint để:
- Xác định và đặt mục tiêu sprint
- Lập kế hoạch sprint với nhóm của bạn, theo dõi tiến độ và xác định các rủi ro tiềm ẩn
- Ghi chép các sprint để tham khảo trong tương lai
Bắt đầu từ những kiến thức cơ bản trong hành trình trở thành Scrum Master
Vai trò của một Scrum Master rất đa dạng và đòi hỏi một bộ kỹ năng độc đáo để đối phó với những thách thức trong quản lý dự án Agile. Một ngày trong cuộc sống của một Scrum Master bao gồm giao tiếp liên tục, hợp tác và không ngừng theo đuổi sự cải tiến.
Bạn cần có kỹ năng mềm, kiến thức và sự hiểu biết xuất sắc để vượt qua tất cả những thách thức và đạt được mục tiêu của mình, và những kỹ năng này chỉ có thể có được qua kinh nghiệm, đào tạo và chứng chỉ.
Các công cụ như ClickUp để quản lý dự án scrum giúp Scrum Master trở nên hiệu quả hơn. Scrum Master có thể tổ chức công việc, xác định rủi ro tiềm ẩn và giao tiếp với các thành viên trong nhóm qua ClickUp.
Cuối cùng, ClickUp có mọi thứ bạn cần để quản lý các mục tiêu của nhóm Agile, bảng Scrum, các mục tồn đọng của sản phẩm và báo cáo cho các bên liên quan.
Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.