Với các nhóm làm việc ở nhiều khu vực địa lý và các chuyên gia được trang bị để làm việc từ xa ở mọi nơi, bạn có thể tưởng tượng một nơi làm việc hiện đại mà không có nền tảng gọi video hội nghị như Zoom không?
Khi công việc ngày càng phát triển, Zoom trở nên quan trọng như máy pha cà phê. Do đó, biết cách cư xử trong các cuộc họp này, tức là nghi thức ảo, cũng rất quan trọng.
Việc nắm vững các quy tắc ứng xử trong cuộc họp Zoom không chỉ là vấn đề lịch sự. Đó là việc tạo ra một trải nghiệm giao tiếp chuyên nghiệp, năng suất và cuối cùng là thành công hơn cho tất cả mọi người tham gia.
Các phương pháp hay nhất như đúng giờ và giao tiếp bằng mắt là một phần của nghi thức họp phổ biến, dù là ảo hay thực tế. Tuy nhiên, nền tảng hội nghị truyền hình cũng yêu cầu chúng ta biết một số quy tắc bất thành văn khác.
Quy tắc ứng xử trong cuộc họp Zoom là gì?
Quy tắc ứng xử trong cuộc họp Zoom là một bộ hướng dẫn về cách cư xử phù hợp trong các cuộc gọi video. Nó bao gồm mọi thứ, từ trang phục và nền phía sau đến cách bạn giao tiếp.
Việc nắm vững các nguyên tắc này sẽ tạo ra môi trường tích cực và năng suất, tối đa hóa lợi ích của các cuộc họp ảo. ⭐
Hãy coi các quy tắc ứng xử trên Zoom như những quy tắc bất thành văn giúp tạo ra một môi trường tôn trọng, tập trung, nơi mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và ý tưởng được luồng tự do. Đồng thời, hãy tận dụng tối đa các tính năng độc đáo của nền tảng này.
Tầm quan trọng của nghi thức trong cuộc họp Zoom
Quy tắc ứng xử trong cuộc họp Zoom là rất quan trọng để đảm bảo sự tương tác hiệu quả và tôn trọng. Nó giảm thiểu sự phân tâm, thúc đẩy việc lắng nghe tích cực và đảm bảo giao tiếp rõ ràng, súc tích. Kết quả là, bạn có thể mong đợi sự hiểu biết và hợp tác tốt hơn trong nhóm.
Dưới đây là một số lợi ích của việc tuân thủ các quy tắc ứng xử trên Zoom:
- Tăng năng suất: Khi mọi người tuân thủ các quy tắc ứng xử đã thiết lập, cuộc họp sẽ diễn ra suôn sẻ hơn và cho phép các cuộc thảo luận tập trung hơn. Điều này dẫn đến việc ra quyết định nhanh hơn và sử dụng thời gian hiệu quả hơn 📈
- Cải thiện tính chuyên nghiệp: Chú ý đến trang phục và nền sau, tham gia tích cực vào cuộc gọi sẽ giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp. Tuân thủ các quy tắc ứng xử trên Zoom cũng thể hiện sự tôn trọng đối với những người tham gia cuộc họp khác
- Động lực nhóm tích cực: Giao tiếp tôn trọng và hành vi cẩn trọng trong các cuộc họp ảo giúp xây dựng lòng tin và tinh thần đồng đội trong nhóm, ngay cả khi các thành viên cách nhau hàng ngàn dặm
- Giảm căng thẳng: Khi mọi người tuân thủ các nguyên tắc đã thiết lập, lo lắng xung quanh các tương tác ảo sẽ giảm bớt, tạo ra môi trường họp thoải mái và ít căng thẳng hơn cho tất cả mọi người
Về vấn đề đó, hãy cùng xem những việc cần tránh trong cuộc gọi Zoom.
Những lỗi thường gặp trong nghi thức cuộc họp Zoom
Dưới đây là một số lỗi thường gặp cần tránh trong cuộc họp ảo:
1. Làm nhiều việc cùng lúc
Kiểm tra email, duyệt mạng xã hội hoặc làm các công việc khác trong cuộc họp là hành vi thiếu tôn trọng và không hiệu quả. Hãy tập trung hoàn toàn vào cuộc hội thoại.
2. Bỏ qua nền
Nền lộn xộn hoặc gây mất tập trung có thể làm mất tập trung cuộc hội thoại. Chọn một nền sạch sẽ, trung tính hoặc sử dụng nền ảo nếu cần. Nếu không thể, bạn có thể làm mờ nền.
3. Thống trị các cuộc thảo luận
Nói đè lên người khác, chiếm dụng thời gian nói hoặc ngắt lời liên tục có thể cản trở sự tham gia và tạo ra môi trường không thân thiện. Hãy thực hành lắng nghe tích cực và cho phép người khác phát biểu.
4. Ăn uống trước camera
Mặc dù có vẻ vô hại, nhưng tiếng nhai và nuốt có thể gây mất tập trung và khó chịu. Tránh ăn trong khi gọi video.
5. Không ăn mặc phù hợp
Trang phục không chuyên nghiệp khiến bạn trông cẩu thả, bất kể tính chất của cuộc họp là gì. Hãy ăn mặc chuyên nghiệp khi tham gia các cuộc gọi công việc, ngay cả khi bạn đang làm việc tại nhà.
6. Không duy trì ánh mắt
Hãy tưởng tượng bạn đang có một cuộc hội thoại trực tiếp với ai đó mà không nhìn vào mắt họ. Không thể, phải không? Tuy nhiên, chúng ta thường quên việc này trong các cuộc họp ảo và dành nhiều thời gian hơn để nhìn vào hình ảnh của mình hoặc hướng chung của màn hình. Hoặc tệ hơn nữa là tắt camera.
Mẹo về nghi thức trong cuộc họp Zoom để thúc đẩy giao tiếp hiệu quả
Sau khi đã đề cập đến những điểm cần lưu ý, dưới đây là một số mẹo hữu ích để bạn có thể tham gia các cuộc gọi Zoom một cách hiệu quả và duyên dáng:
Chuẩn bị như một chuyên gia
Chuẩn bị trước cuộc họp giúp bạn tự tin và không căng thẳng trong cuộc họp. Giống như khi bạn chuẩn bị cho một bài thuyết trình truyền thống hoặc cuộc thảo luận trên bảng, hãy làm theo danh sách kiểm tra chuyên nghiệp như một phần của nghi thức họp Zoom. Điều này còn quan trọng hơn đối với người tổ chức cuộc họp.
- Hãy chú ý đến múi giờ của bạn: Lên lịch cuộc họp vào thời gian thuận tiện cho tất cả người tham dự
- Đặt chương trình và chia sẻ tài liệu: Nếu bạn là người tổ chức, hãy đảm bảo thông báo chương trình cuộc họp trước. Tất cả những người được mời phải hiểu những gì sẽ diễn ra và vai trò của họ trong cuộc họp. Việc chỉ gửi lời mời đến những người có liên quan cũng quan trọng không kém. Mời những đồng nghiệp không cần tham gia hoặc đưa ra quyết định có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. Nếu bạn được mời tham gia cuộc họp Zoom, hãy đọc kỹ chương trình và đặt câu hỏi để làm rõ mọi thắc mắc trước cuộc họp.
- Kiểm tra thiết bị của bạn: Kiểm tra lại thiết bị và kết nối internet của bạn trước khi tham gia cuộc họp để tránh sự cố kỹ thuật. Mặc dù điều này rất quan trọng đối với người tổ chức cuộc họp, nhưng mọi người tham gia cũng phải kiểm tra micrô và camera của mình để tránh gây xao lãng và chậm trễ
- Tìm một nơi yên tĩnh: Tiếng ồn xung quanh có thể gây khó chịu và làm mất tập trung. Chọn một địa điểm yên tĩnh, không bị gián đoạn để đảm bảo bạn và đồng nghiệp có thể tập trung vào cuộc thảo luận
- Đến sớm: Đặt ra giai điệu bằng cách đăng nhập vài phút trước thời gian dự kiến
- Hãy ngắn gọn hoặc lên lịch nghỉ giải lao: Các cuộc họp Zoom hiếm khi kéo dài quá 45-60 phút. Nếu bạn cần lên lịch một cuộc họp dài, hãy lên kế hoạch nghỉ giải lao ngắn giữa chừng để người tham gia không cảm thấy mệt mỏi.
Mẹo bổ sung: Tạo danh sách kiểm tra mà bạn có thể sử dụng trong toàn nhóm và lưu chúng dưới dạng mẫu với ClickUp Checklists
Giới thiệu
Với tư cách là người tổ chức, bạn có nhiệm vụ giới thiệu bản thân và tất cả mọi người khi bắt đầu cuộc họp. Việc này giúp tránh những khoảng lặng khó xử và sự nhầm lẫn kéo dài.
Hoặc bạn có thể khuyến khích các thành viên tự giới thiệu bản thân.
- Giữ camera bật: Là người chủ trì, bạn phải bật camera và tắt chế độ tắt tiếng micrô khi cuộc gọi bắt đầu. Bạn là người dẫn dắt cuộc họp, vì vậy sẽ rất bất lịch sự nếu mọi người phải nhìn chằm chằm vào một ô hình chữ nhật trống trên màn hình máy tính. Nếu bạn là người được mời, bạn có thể tắt camera nếu những người tham dự khác cũng tắt camera.
- Cài đặt môi trường của bạn với nền Zoom: Nếu bạn tham gia cuộc gọi từ nhà, quán cà phê hoặc môi trường không phải văn phòng, tốt nhất bạn nên cài đặt nền ảo chuyên nghiệp hoặc trung tính hơn. Điều này giúp loại bỏ các yếu tố gây xao lãng từ chuyển động hoặc người xung quanh bạn.
Trở thành một người tham gia có ý thức
Cất điện thoại đi, đóng các tab không cần thiết và tham gia tích cực vào cuộc hội thoại. Thể hiện sự quan tâm qua nét mặt và ngôn ngữ cơ thể, ngay cả khi bạn không xuất hiện trước camera.
- Nói rõ ràng và súc tích: Phát âm rõ ràng, tránh sử dụng từ thừa như "um" và "uh", và giữ cho đóng góp của bạn ngắn gọn và liên quan đến chủ đề đang thảo luận
- Tắt mic khi không nói: Điều này giúp loại bỏ tiếng ồn xung quanh và ngăn chặn sự gián đoạn âm thanh không mong muốn, đảm bảo luồng cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ
- Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể: Giữ tư thế thẳng, tránh cử động quá nhiều và duy trì ánh mắt với camera (hoặc tên người nói). Gật đầu, mỉm cười và duy trì ánh mắt (với camera) thể hiện sự lắng nghe tích cực và sự tham gia
- Khám phá các tính năng như phản ứng và trò chuyện: Các nút phản ứng cung cấp cho bạn một phương pháp chấp nhận được để bày tỏ ý kiến hoặc đặt câu hỏi trong khi người khác đang nói. Ví dụ: bạn có thể "giơ tay" để người nói biết tạm dừng và nhường lời cho bạn. Hoặc bạn có thể ghi nhận thành tích hoặc chúc mừng bằng cách sử dụng phản ứng "vỗ tay" hoặc "trái tim". Tương tự, tính năng trò chuyện là một cách tuyệt vời để chia sẻ liên kết và ý tưởng mà không làm gián đoạn luồng cuộc họp.
- Tuân thủ quy tắc chia sẻ màn hình: Chia sẻ màn hình là một công cụ hữu ích, nhưng hãy cẩn thận với những gì hiển thị trên màn hình. Đóng các tab không cần thiết và tránh hiển thị các tệp cá nhân gây mất tập trung
- Tuân thủ quy tắc ghi hình màn hình: Nếu bạn cần ghi lại cuộc họp để tham khảo sau này, hãy luôn xin quyền truy cập và đưa ra lý do hợp lệ. Tất cả người tham gia phải biết rằng cuộc họp đang được ghi lại và mục đích của việc ghi lại
Mẹo bổ sung: Đừng đánh giá thấp sức mạnh của nụ cười! Mặc dù bạn đang ở trước camera, nhưng một nụ cười chân thành có thể truyền tải sự ấm áp, sự tham gia và năng lượng tích cực, tạo ra bầu không khí cho cuộc họp thú vị và năng suất hơn.
Tối đa hóa tiềm năng của cuộc họp với các nâng cấp công nghệ
Khám phá các tính năng và tích hợp khác nhau của Zoom, từ thăm dò ý kiến và phòng họp nhỏ đến chia sẻ màn hình. Tìm các công cụ giúp cải thiện cuộc họp của bạn đồng thời đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng ClickUp như một công cụ lập kế hoạch lịch họp toàn diện.
Chế độ xem lịch ClickUp
Hiển thị tất cả các cuộc họp, công việc và thời hạn của nhóm bạn ở một nơi với Chế độ xem Lịch ClickUp. Không cần chuyển đổi giữa các nền tảng hoặc mất dấu các ngày quan trọng. Bạn có thể dễ dàng lọc theo nhóm, dự án hoặc cá nhân để tập trung vào những gì có liên quan.
Cuộc họp ClickUp
ClickUp Meetings vượt xa hội nghị video cơ bản bằng cách tích hợp liền mạch với nền tảng quản lý dự án ClickUp.
Các tính năng của nó bao gồm
- Lập lịch tập trung: Để mời người tham dự cuộc họp và quản lý RSVP trong ClickUp
- Nhắc nhở tự động: Để nhận thông báo kịp thời và giúp mọi người tuân thủ lịch trình
- Ghi chú cuộc họp và mục hành động: Để ghi lại các điểm chính và chỉ định công việc tiếp theo trực tiếp trong cuộc gọi
Bảng trắng ClickUp
ClickUp cung cấp tính năng bảng trắng tích hợp giúp biến cuộc gọi Zoom của bạn thành một không gian làm việc hợp tác. Đưa ra ý tưởng, phác thảo sơ đồ hoặc tạo dòng thời gian trong thời gian thực, nâng cao giao tiếp trực quan và sự tham gia.
Nhiệm vụ ClickUp
Sử dụng tính năng này để chuyển đổi các mục hành động thành công việc có thể thực hiện được trong nền tảng. Điều này giúp hợp lý hóa giao tiếp, thúc đẩy trách nhiệm và giữ cho mọi người đồng nhất ngay cả sau khi cuộc họp kết thúc.
Kết thúc với ghi chú tích cực
Kết thúc tốt đẹp không chỉ là đánh dấu vào ô. Hãy thể hiện cá tính hoặc sự hài hước (tùy thuộc vào tính chất của cuộc họp) để để lại ấn tượng lâu dài.
Một câu nói ngắn gọn như "Tôi mong chờ những thành quả tiếp theo của chúng ta" hoặc một câu chuyện cười được chia sẻ có thể khơi dậy sự mong đợi cho các cuộc họp Zoom trong tương lai.
- Người chủ trì rời khỏi cuộc họp cuối cùng: Cho phép người tham dự rời khỏi cuộc họp theo ý muốn và nói lời chào trước khi ngắt kết nối. Phương pháp hay nhất ở đây là người chủ trì nên ngắt kết nối sau khi tất cả mọi người đã rời khỏi cuộc họp
- Tóm tắt các điểm chính và mục hành động: Tóm tắt ngắn gọn cuộc thảo luận, nêu bật các điểm chính và chỉ định các mục hành động rõ ràng kèm theo thời hạn để đảm bảo mọi người đều ra về với ý thức về mục đích và trách nhiệm
- Dành không gian cho câu hỏi: Trước khi chính thức kết thúc cuộc họp, hãy dành vài phút cho các câu hỏi hoặc làm rõ cuối cùng. Điều này đảm bảo mọi người đều được giải đáp thắc mắc và rời cuộc họp với ấn tượng tích cực
- Nêu bật thành tích: Nếu cuộc họp đạt được tiến độ hoặc đột phá, hãy dành một chút thời gian để ghi nhận nỗ lực tập thể và ăn mừng thành công. Điều này sẽ củng cố tinh thần đồng đội tích cực và thúc đẩy sự hợp tác hơn nữa
- Bày tỏ lòng biết ơn: Cảm ơn đồng nghiệp của bạn vì sự tham gia và thời gian của họ. Điều này sẽ tạo ra cảm giác được đánh giá cao và khuyến khích sự tham gia tích cực trong các cuộc họp trong tương lai
Mẹo bổ sung:
- Nếu có thể, hãy tận dụng đà của cuộc họp hiện tại để lên lịch sơ bộ cho cuộc họp tiếp theo. Điều này giúp tiết kiệm thời gian trong tương lai và thể hiện sự chủ động trong quản lý dự án
- Sử dụng ClickUp Notes để ghi lại các điểm chính và mục hành động trong thời gian thực, cho phép mọi người tham khảo nhanh chóng sau cuộc họp
- Phân công nhiệm vụ trực tiếp trong ClickUp, cài đặt thời hạn và chỉ định người phụ trách cụ thể để theo dõi
- Suy ngẫm về hiệu suất của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn có nói quá nhanh không? Nền phía sau bạn có gây mất tập trung không? Sử dụng những hiểu biết này để cải thiện sự hiện diện ảo của bạn trong các cuộc họp trong tương lai
Vượt ra ngoài cuộc gọi
Quy tắc ứng xử trong cuộc họp Zoom vẫn áp dụng sau khi cuộc họp kết thúc. Điều quan trọng là phải gửi bản tóm tắt cuộc họp và các mục hành động ngay sau khi kết thúc cuộc gọi. Ngoài ra, bạn nên khuyến khích người tham gia chia sẻ ý kiến và đề xuất của họ cho các cuộc họp trong tương lai. ✏️
Mẹo bổ sung: Ghi lại các phương pháp hay nhất và quy tắc cho các cuộc họp Zoom. Chia sẻ chúng dưới dạng hướng dẫn trong tổ chức của bạn để mọi người đều hiểu rõ về các cuộc hội nghị video trong tương lai.
Dẫn đầu bằng ví dụ: Nghi thức trong cuộc họp Zoom
Khi nơi làm việc phát triển, Zoom đã trở thành phòng khách, phòng hội nghị và thậm chí là nơi tổ chức giờ giải lao của chúng ta. Và các quy tắc ứng xử hiệu quả trên Zoom là điều cần thiết cho cả hai bên.
Bằng cách có trách nhiệm với bản thân và đối xử tôn trọng với người khác, bạn có thể góp phần tạo ra một môi trường ảo hiệu quả hơn, hấp dẫn hơn và cuối cùng là thành công hơn cho tất cả mọi người.
Bằng cách áp dụng các mẹo Zoom này và tận dụng sức mạnh của ClickUp, bạn sẽ sẵn sàng tham gia các cuộc họp Zoom một cách tự tin và chuyên nghiệp. 🎉 Hãy mang đến cho các cuộc họp Zoom của bạn lợi thế ClickUp ngay hôm nay!