Hãy hỏi bất kỳ nhóm phát triển phần mềm nào về cách họ quản lý nhiều kết quả dự án và quy trình phát triển, câu trả lời của họ sẽ chỉ ra phương pháp phát triển Agile.
Phương pháp Agile, hay khung quản lý dự án Agile, tuân theo cách tiếp cận lặp đi lặp lại trong quản lý dự án. Các dự án được chia thành các giai đoạn nhỏ hơn, và mỗi giai đoạn được hoàn thành thông qua cải tiến và hợp tác liên tục, cùng với các giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá khác nhau.
Theo Radix, Agile là một trong những phương pháp quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất trên thế giới hiện nay, và khoảng 61% các công ty sử dụng Agile để phát triển phần mềm.
Nhưng nhóm Agile là gì và làm thế nào để áp dụng phương pháp này vào quá trình quản lý dự án và phát triển phần mềm của bạn?
Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn tất cả thông tin cần thiết. Hãy bắt đầu ngay!
Điều gì tạo nên một nhóm Agile?
'Agile' hiện là từ đồng nghĩa với tốc độ, tính linh hoạt và lấy khách hàng làm trung tâm.
Các nhóm Agile không chỉ là về quy trình và sprint; họ là những cá nhân được trao quyền, chia sẻ tầm nhìn chung và phát triển nhờ học hỏi và thích ứng liên tục. Vì vậy, nhóm Agile bao gồm một nhóm người có các kỹ năng khác nhau (và đa dạng) làm việc cùng nhau trong một chuỗi các giai đoạn để hoàn thành một dự án.
Cấu trúc nhóm Agile thường nhỏ, vì vậy mỗi thành viên trong nhóm được lựa chọn cẩn thận để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu kinh doanh. Điều này cũng có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm có nhiều kỹ năng và phải hợp tác với nhau để hoàn thành các giai đoạn thành công.
Dưới đây là các đặc điểm cốt lõi của cấu trúc nhóm Agile:
- Đa kỹ năng: Mỗi thành viên trong cấu trúc nhóm Agile phải đóng góp vào nhiều lĩnh vực
- Đa chức năng: Mặc dù mỗi thành viên trong nhóm là chuyên gia trong một lĩnh vực, họ cũng có các kỹ năng bổ sung để gia tăng giá trị cho cấu trúc nhóm tổng thể
- Hợp tác: Vì các nhóm Agile làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu duy nhất, họ phải hợp tác, giao tiếp, chia sẻ ý tưởng, đào tạo lẫn nhau, hỗ trợ nhau và làm việc hiệu quả với các nhóm và thành viên khác
- Không phân cấp: Để tạo điều kiện hợp tác suôn sẻ, các nhóm Agile không phân cấp. Cấu trúc nhóm Agile là phẳng, trách nhiệm và nghĩa vụ được chia sẻ bình đẳng
Cấu trúc nhóm truyền thống và Agile
Bây giờ chúng ta đã hiểu cấu trúc nhóm Agile, hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt cơ bản giữa nhóm Agile và nhóm truyền thống.
Nhóm truyền thống
Các nhóm truyền thống thường tuân theo phương pháp thác nước, sử dụng trình tự tuyến tính. Trong phương pháp này, các nhà quản lý lập kế hoạch và tạo ra chiến lược tiến lên, còn nhóm thực hiện kế hoạch này. Động lực của nhóm được xác định dựa trên trách nhiệm, mục tiêu và chuyên môn cụ thể của các thành viên trong nhóm.
Do đó, các nhóm truyền thống thường:
- Thực hiện theo phương pháp quản lý dự án truyền thống và có phân cấp rõ ràng. Có nhân viên, trưởng nhóm, quản lý, giám đốc cấp cao, v.v
- Các công việc được quản lý xác định và giao cho các nhóm, sau đó được phân công cho các thành viên thông qua trưởng nhóm. Vai trò và hoạt động hàng ngày của mỗi người được xác định rõ ràng
- Mô hình truyền thống không có nhiều không gian cho việc chia sẻ kỹ năng và hợp tác liên chức năng vì mỗi thành viên trong nhóm được tuyển dụng dựa trên các kỹ năng cụ thể và sau đó được phân công công việc phù hợp
- Mô hình truyền thống phù hợp với các tổ chức lớn cần phân cấp và quản lý dự án tuyến tính để đạt được kết quả mong muốn. Mô hình này cũng phù hợp với các dự án thường không có nhiều sai lệch so với kế hoạch hoặc các dự án yêu cầu thời gian hoàn thành nghiêm ngặt
Nhóm Agile
Mặt khác, phương pháp Agile bao gồm việc hoàn thành một dự án theo các giai đoạn lặp đi lặp lại. Vì mỗi giai đoạn yêu cầu những người có phạm vi kỹ năng rộng, cấu trúc nhóm khác với phương pháp thác nước truyền thống.
Một nhóm Agile là một nhóm gồm nhiều người có nhiều kỹ năng, có khả năng tự thực hiện từng giai đoạn và dự án.
- Một nhóm Agile thường nhỏ (5-10 thành viên) và bao gồm các thành viên có tất cả các kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án
- Các nhóm Agile có tính hợp tác cao. Vì mỗi giai đoạn trải qua tất cả các bước phát triển trong một thời gian ngắn, nên phải có sự giao tiếp và hợp tác nhóm phù hợp
- Cấu trúc nhóm Agile bao gồm những người có nhiều kỹ năng, có thể làm việc trong môi trường đa chức năng. Kết quả là các thành viên có thể dạy và học hỏi lẫn nhau. Điều này cũng có nghĩa là công việc không được phân công một cách nghiêm ngặt, và các thành viên nhóm Agile có kinh nghiệm có thể chọn công việc theo yêu cầu của dự án và bộ kỹ năng của mình
- Cuối cùng, các nhóm Agile không có cấu trúc phân cấp. Cấu trúc của một nhóm là phẳng, và mọi thành viên đều có trách nhiệm và nghĩa vụ như nhau trong việc thực hiện dự án Agile một cách nhanh chóng
Sự tương phản rõ ràng này nhấn mạnh sự khác biệt cơ bản về triết lý và phương pháp tiếp cận. Trong khi các cấu trúc truyền thống ưu tiên tính dự đoán và kiểm soát, Agile phát triển mạnh mẽ nhờ tính linh hoạt và khả năng thích ứng.
Bằng cách áp dụng các nguyên tắc cốt lõi về tính đa chức năng, phân tích quy trình, tự chủ và phát triển lặp đi lặp lại, các nhóm Agile mở ra một cấp độ mới về khả năng phản hồi, khả năng thích ứng và tập trung vào khách hàng.
Các loại cấu trúc nhóm Agile
Mặc dù cấu trúc nhóm Agile không có vai trò cố định, nhưng một số yêu cầu là chung cho hầu hết các dự án. Do đó, một nhóm Agile điển hình sẽ bao gồm các thành viên sau:
Chuyên gia đa năng
Nhóm Agile tổng hợp là nhóm trong đó mỗi thành viên có phạm vi kỹ năng rộng mà họ giỏi, nhưng thường không phải là chuyên gia trong bất kỳ lĩnh vực nào. Vì mỗi thành viên trong nhóm có nhiều kỹ năng (và các kỹ năng này trùng nhau), họ có thể đạt được mục tiêu của mình thông qua sự hợp tác và làm việc nhóm. Hai thành viên biết về phát triển front-end có thể làm việc cùng nhau và bù đắp những lỗ hổng kiến thức mà mỗi người có thể có.
Cấu trúc này hoạt động hiệu quả với các nhóm nhỏ và có thể không phù hợp với các vai trò (hoặc công việc) quan trọng cần có sự tham gia của các chuyên gia.
Chuyên gia
Chuyên gia là người có kiến thức sâu rộng trong một lĩnh vực cụ thể. Nhóm Agile chuyên gia bao gồm một nhóm các chuyên gia này. Mỗi chuyên gia có một kỹ năng cốt lõi và chịu trách nhiệm về lĩnh vực của mình. Trong phương pháp này, vai trò và trách nhiệm thường được xác định tự động dựa trên chuyên môn của từng thành viên.
Phương pháp này trái ngược với cấu trúc tổng quát và được sử dụng khi các dự án (hoặc công việc) có tính chất quan trọng.
Hybrid
Như bạn có thể đoán, nhóm Agile hỗn hợp là sự kết hợp đa dạng giữa các chuyên gia và chuyên gia tổng hợp. Trong mô hình này, các chuyên gia đảm nhận các công việc phức tạp trong giai đoạn mà họ là chuyên gia, trong khi các chuyên gia tổng hợp lấp đầy các lỗ hổng và giữ cho nhóm gắn kết.
Các nhóm Agile thường là nhóm hỗn hợp. Các thành viên đa năng trong nhóm giúp nhóm linh hoạt và dễ thích ứng (điều này phân biệt phương pháp Agile với các phương pháp khác), còn các chuyên gia đảm bảo kết quả chất lượng.
Song song
Trong ba mô hình đầu tiên, cấu trúc nhóm và kết quả đầu ra giữa các lần lặp lại gần như giống nhau.
Trong cấu trúc song song, các nhóm thay đổi công việc sau mỗi lần lặp lại. Một nhóm làm việc trên hệ thống back-end trong một lần lặp lại có thể làm việc trên phát triển front-end trong lần lặp lại tiếp theo.
Điều này cho phép các lần lặp lại khác nhau diễn ra song song trong khi cho phép các thành viên đóng góp vào các lĩnh vực dự án khác. Các thành viên có thể nâng cao kỹ năng trong quá trình này và mang lại những góc nhìn mới mẻ cho từng lĩnh vực trong lần lặp lại.
Nhóm phụ
Mặc dù Agile không có phân cấp, nhưng bạn có thể thấy một cấu trúc rất giống với phân cấp, được gọi là cấu trúc nhóm phụ.
Trong phương pháp này, nhóm Agile có thể là một phần của một nhóm lớn hơn hoặc nhiều nhóm Agile làm việc cùng nhau. Mỗi nhóm Agile chịu trách nhiệm cho một phần cụ thể của quá trình lặp lại, nhưng giai đoạn chỉ hoàn thành khi tất cả các nhóm đều thành công.
Các nhóm phụ thường được hình thành khi các giai đoạn quá lớn để một nhóm Agile duy nhất có thể xử lý.
Các vai trò và trách nhiệm chính trong một nhóm Agile
Mặc dù nhóm Agile không có cấu trúc phân cấp, nhưng khung Agile đòi hỏi phải có cấu trúc tổ chức.
Sau đây là cấu trúc và vai trò của nhóm Agile được công nhận trong tuyên ngôn Agile:
Chủ sở hữu sản phẩm
Chủ sở hữu sản phẩm chịu trách nhiệm hiểu nhu cầu của các bên liên quan và khách hàng, truyền đạt chúng đến nhóm và đảm bảo chúng được đáp ứng trong suốt vòng đời của dự án Agile.
Để đạt được điều này, chủ sở hữu sản phẩm sẽ thường xuyên gặp gỡ các bên liên quan và nhóm để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng. Họ cũng cung cấp hướng dẫn khi cần thiết, vì họ hiểu rõ nhất nhu cầu của khách hàng.
Trưởng nhóm hoặc Scrum master
Trưởng nhóm (hoặc scrum master trong Scrum) chịu trách nhiệm chính về tất cả các thành viên trong nhóm và kết quả công việc của họ. Họ chọn người, xây dựng nhóm, tạo điều kiện hợp tác, quản lý công việc và quy trình làm việc, điều hành các cuộc họp, v.v.
Trưởng nhóm chịu trách nhiệm đảm bảo nhóm làm việc theo các nguyên tắc được nêu trong tuyên ngôn Agile.
Tùy thuộc vào loại thực tiễn Agile, vai trò này có thể có tên gọi khác nhau. Tuy nhiên, trách nhiệm vẫn giống nhau. Ví dụ, trong các nhóm Agile Scrum, trưởng nhóm được gọi là Scrum Master.
Thành viên nhóm
Điều này bao gồm tất cả các thành viên của nhóm phát triển sản phẩm Agile. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và nhóm, các thành viên có thể là nhà phát triển, nhà thiết kế, người kiểm tra, nhà tiếp thị, nhân viên bán hàng, v.v. Trong lĩnh vực CNTT và phát triển phần mềm (nơi Agile phổ biến nhất), các vai trò điển hình được xác định là:
- Nhà phát triển: Viết mã và xây dựng sản phẩm, chịu trách nhiệm thiết kế sản phẩm và đưa sản phẩm vào cuộc sống
- Nhà thiết kế: Tạo luồng người dùng và xác định tính thẩm mỹ trực quan của sản phẩm
- Người kiểm tra: Kiểm tra sản phẩm để tìm lỗi và các vấn đề khác bằng cách mô phỏng các tình huống. Nhà phát triển và người kiểm tra làm việc cùng nhau để tạo ra một sản phẩm không có lỗi
Tùy thuộc vào cấu trúc đã định, mỗi thành viên trong nhóm có thể là người đa năng, chuyên gia hoặc cả hai. Các thành viên trong nhóm làm việc với trưởng nhóm để hoàn thành các mục tiêu mà chủ sở hữu sản phẩm đặt ra nhằm thỏa mãn các bên liên quan.
Chuyên gia tư vấn/Chuyên gia về chủ đề
Một tính năng khóa của khung Agile là cho phép sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Điều này có nghĩa là dự án có thể thay đổi để đáp ứng nhu cầu và bối cảnh thị trường thay đổi khi nó chuyển qua các lần lặp lại.
Những thay đổi này đòi hỏi những kỹ năng hoặc chuyên môn nhất định mà nhóm Agile không có. Trong những trường hợp như vậy, trưởng nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ từ một chuyên gia hoặc tư vấn. Những người này là các chuyên gia trong một lĩnh vực nhất định và thường làm việc trong thời gian ngắn với nhóm, trong đó họ cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn.
Để quản lý một nhóm chuyên gia agile, các nhóm phát triển có thể sử dụng các biểu mẫu chuyên dụng để ghi lại chi tiết yêu cầu và gửi yêu cầu đến các nhóm chuyên gia.
Các bên liên quan
Các bên liên quan là những bên có quyền lợi chính trong một dự án. Họ bị ảnh hưởng bởi kết quả và cũng ảnh hưởng đến kết quả. Một bên liên quan có thể là khách hàng, nhà đầu tư, hội đồng quản trị, v.v.
Nhu cầu của họ xác định hình thức của dự án và tất cả các chiến lược tiếp theo. Các bên liên quan thường không tham gia vào các hoạt động hàng ngày và thường giao tiếp qua chủ sở hữu sản phẩm.
Xây dựng cấu trúc nhóm Agile hiệu quả
Sau khi hiểu rõ phương pháp Agile, lợi ích của nó và cách thức hoạt động của các nhóm Agile, bạn có thể cân nhắc tự triển khai Agile. Dưới đây là một số bước để xây dựng cấu trúc nhóm Agile hiệu quả mà chúng tôi muốn chia sẻ:
Chọn phương pháp Agile
Có nhiều phương pháp Agile khác nhau như Scrum, Kanban, v.v. Chọn một hoặc nhiều phương pháp trong số này tùy thuộc vào ngành và loại công việc. Phương pháp sẽ ảnh hưởng lớn đến cấu trúc và hoạt động của nhóm.
Xác định trình độ kỹ năng
Bạn sẽ xây dựng một nhóm đa năng hay một nhóm chuyên gia, hay áp dụng phương pháp kết hợp? Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến việc bạn tuyển dụng ai và cấu trúc của nhóm.
Khuyến khích sự linh hoạt
Khả năng thích ứng là điều làm nên sự khác biệt của khung Agile. Hãy thúc đẩy tinh thần thích ứng này trong nhóm. Ngay từ đầu, mỗi thành viên trong nhóm nên biết rằng họ sẽ phải học các kỹ năng mới, làm việc trong các vai trò khác nhau, v.v.
Theo các giai đoạn phát triển nhóm của Tuckman
Nói chung, đây là bốn giai đoạn mà mỗi thành viên trong nhóm Agile phải trải qua:
- Dựa nhiều vào sự hướng dẫn của trưởng nhóm và chủ sở hữu sản phẩm
- Hãy làm quen với vai trò của mình và đảm nhận trách nhiệm một cách trực diện mà không cần hướng dẫn
- Mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm được củng cố và bắt đầu chấp nhận trách nhiệm của nhóm
- Bắt đầu hoạt động với hiệu suất cao nhất và mang lại kết quả tối ưu
Sử dụng công nghệ
Công nghệ có thể đẩy nhanh quá trình chuyển đổi sang Agile của bạn. Các giải pháp phần mềm như ClickUp cung cấp cho chủ sở hữu sản phẩm và trưởng nhóm tất cả các công cụ cần thiết để quản lý nhóm Agile một cách hiệu quả.
Các tính năng như công việc và công việc phụ, bảng trắng và biểu đồ Gantt cho phép các nhóm triển khai khung Agile và cho phép các nhà lãnh đạo theo dõi tiến độ.
Quản lý nhóm Agile với ClickUp
Chủ sở hữu sản phẩm và nhà lãnh đạo có thể quản lý nhóm hiệu quả hơn với các công cụ phù hợp. Phần mềm quản lý dự án ClickUp là một trong những công cụ như vậy.
ClickUp Agile cung cấp cho các nhà quản lý dự án, nhóm Scrum và nhóm phát triển tất cả các chức năng cần thiết để thiết lập và quản lý nhóm Agile và các giai đoạn. Từ quản lý công việc và khối lượng công việc đến phân tích và báo cáo, quản lý mọi thứ từ một nền tảng duy nhất.
Với Sơ đồ tổ chức ClickUp, bạn có thể làm việc hiệu quả trong quản lý nhóm Agile và có một khởi đầu thuận lợi. Thay vì bắt đầu từ đầu, bạn có thể sử dụng các mẫu Agile sẵn sàng sử dụng của chúng tôi để quản lý các nguồn lực riêng lẻ, xác định mối quan hệ và giúp bạn áp dụng môi trường Agile cho các nhóm của mình.
Nếu bạn muốn áp dụng phương pháp Agile cho tổ chức của mình và cho phép phát triển sản phẩm Agile cũng như hợp tác nhóm, hãy đăng ký ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Nhóm Agile hoạt động như thế nào?
Các nhóm Agile bao gồm các cá nhân đa chức năng và tự quản lý được lựa chọn để thực hiện một công việc cụ thể trong một dự án. Những cá nhân này được lựa chọn dựa trên chuyên môn kinh doanh cụ thể của họ và có thể làm việc trong các lĩnh vực kinh doanh tương ứng để giúp đạt được mục tiêu chung.
Nhóm chuyên gia Agile này hợp tác giữa các bộ phận, cho phép nhiều dự án đa chức năng chạy đồng thời với thời gian ngừng hoạt động và chậm trễ tối thiểu.
2. Các vai trò khác nhau trong Agile là gì?
Các vai trò khác nhau trong Agile là các bên liên quan, chủ sở hữu sản phẩm, trưởng nhóm, quản lý dự án Agile và thành viên nhóm.
3. Cấu trúc lý tưởng của một nhóm Agile là gì?
Nhóm Agile lý tưởng nên có cấu trúc phẳng, có nghĩa là tất cả các thành viên trong nhóm có trách nhiệm như nhau và tự do làm việc độc lập. Kích thước của nhóm này nhỏ hoặc gọn gàng, với 3-10 người.
Điều này giúp nhóm chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình và cải thiện giao tiếp nội bộ để nhóm hoạt động trơn tru. Nó cũng giúp các quản lý dự án phân bổ các hoạt động hiệu quả và quản lý nhóm như vậy.
4. Tại sao cấu trúc Agile là cần thiết?
Cấu trúc Agile là một khung để quản lý các nhóm nhỏ tùy thuộc vào các hoạt động của dự án, quy trình công việc và vai trò của nhóm. Điều này rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm biết rõ kết quả công việc và mục tiêu của mình, đồng thời khuyến khích giao tiếp tích cực và minh bạch. Nó giúp các nhóm tin tưởng lẫn nhau, chấp nhận sự thay đổi và phát triển trong một môi trường năng động.
5. Các công cụ phần mềm như ClickUp có thể giúp tổ chức một nhóm Agile như thế nào?
Các công cụ như ClickUp được xây dựng dựa trên khung Agile, giúp các nhà quản lý dự án làm việc trên nhiều dự án mà không gặp rủi ro. Vì nhóm Agile là nhóm tự quản lý, việc theo dõi công việc hàng ngày và mục tiêu có thể là thách thức đối với trưởng nhóm và chủ sở hữu sản phẩm.
Giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ của ClickUp giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường tính minh bạch và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang. Nó sử dụng các yếu tố trực quan để cung cấp chế độ xem rõ ràng về các công việc, phân chia các kết quả cần đạt được và nguồn lực, đồng thời theo dõi tiến độ của các công việc tồn đọng trong dự án. Điều này giúp người quản lý dự án đưa ra quyết định kịp thời và đảm bảo sản phẩm được giao thành công.