Ngày nay, một chiếc điện thoại thông minh có sức chứa lưu trữ khổng lồ, điều mà chỉ 20 năm trước đây phải cần nhiều phòng chứa đầy máy tính mới có thể làm được — một sự chuyển đổi không thể xảy ra chỉ trong một sớm một chiều.
Điều này xảy ra nhờ một quy trình lặp đi lặp lại, tập trung vào những thay đổi nhỏ mà bạn có thể tiếp tục thực hiện để phát triển sản phẩm hoặc quy trình của mình. Điều này giúp tạo ra những tiến bộ công nghệ vượt trội khiến cả thế giới phải kinh ngạc.
Ngày nay, bất kỳ tổ chức nào cũng phải tuân theo quy trình cải tiến liên tục. Lịch sử đã chứng kiến nhiều ví dụ về các công ty từng thống trị thị trường nhưng không thể thích ứng khi cạnh tranh gia tăng và cuối cùng trở nên lỗi thời hoặc biến mất. Các tổ chức ngày nay cần phải phát triển cùng với những thay đổi của thị trường nếu không muốn bị lỗi thời.
Bài học ở đây là tích hợp cải tiến liên tục để loại bỏ những điểm yếu và nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc.
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá thế giới của các quy trình cải tiến liên tục, các nguyên tắc cốt lõi của nó và những lợi ích mà chúng có thể mang lại cho mục tiêu kinh doanh của bạn.
Cải tiến liên tục là gì?
Hãy tưởng tượng một vòng lặp tiến độ không bao giờ kết thúc, trong đó mỗi bước tiến là nền tảng cho bước tiếp theo, và mỗi dự án hoàn thành là một bước đệm để đạt được những thành tựu lớn hơn. Đó là bản chất của cải tiến liên tục, một quá trình lặp đi lặp lại từ từ hoàn thiện các quy trình, công việc và thực tiễn hiện có.
Quy trình cải tiến liên tục là một triết lý toàn công ty khuyến khích mọi người luôn tìm kiếm các cách để nâng cao chất lượng, hiệu quả và hiệu suất tổng thể.
Nguồn gốc của cải tiến quy trình có thể bắt nguồn từ Nhật Bản, nơi tiên phong trong khái niệm Kaizen. Đây là một thuật ngữ tiếng Nhật chỉ những nỗ lực cải tiến liên tục, là nền tảng cho triết lý và văn hóa kinh doanh của Nhật Bản.
Có chín nguyên tắc cơ bản của cải tiến quy trình liên tục:
- Xác định cách thức công việc được hoàn thành hiện nay: Để xác định các lĩnh vực cần cải tiến, chúng ta cần đánh giá các quy trình hiện tại của tổ chức. Điều này bao gồm khám phá, ghi chép và số hóa tất cả các quy trình kinh doanh của bạn thành một giải pháp duy nhất
- Hiểu vấn đề của bạn và xác định mục tiêu: Xác định kết quả mong muốn hoặc mục tiêu từ các quy trình của bạn. Điều này giúp bạn hiểu những gì bạn hy vọng cải thiện và xác định phạm vi của các dự án cải tiến
- Kết nối các sáng kiến cải tiến quy trình với mục tiêu của bạn: Sau khi xác định mục tiêu, hãy bắt đầu triển khai các sáng kiến cải tiến quy trình để phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể của bạn, có thể là giảm chi phí, chuyển đổi kỹ thuật số, đạt hiệu quả hoạt động, loại bỏ lãng phí hoặc các mục tiêu khác
- Xác định chủ sở hữu quy trình: Sau khi tạo kế hoạch cải tiến quy trình, hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực (SME) nếu cần. Ngoài ra, hãy xác định chủ sở hữu cho từng quy trình hoặc hoạt động. Điều này giúp mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ đóng góp của mình và nhận trách nhiệm đối với mục tiêu
- Trao quyền cho nhân viên: Trao quyền cho nhóm của bạn để xác định và thực hiện các cải tiến
- Tập trung vào những cải tiến từng bước: Thay vì cố gắng thực hiện một cuộc cải tổ lớn cùng một lúc, hãy thử thực hiện những thay đổi dần dần bằng cách thực hiện những bước nhỏ để đạt được mục tiêu lớn hơn
- Cải tiến quy trình liên tục: Sau khi đạt được mục tiêu ban đầu, hãy sử dụng các nguyên tắc Kaizen để tiếp tục đạt được tiến độ lặp đi lặp lại. Điều này sẽ dần dần giúp bạn chuyển đổi hệ thống và quy trình của mình đến mức mong muốn
- Đo lường, giám sát và lặp lại: Đây là những trụ cột khóa của bất kỳ kế hoạch cải tiến liên tục nào. Bằng cách liên tục đo lường và giám sát tác động của các dự án cải tiến, bạn có thể quản lý hoạt động kinh doanh một cách suôn sẻ và duy trì khả năng cạnh tranh ngay cả trong một thị trường luôn thay đổi
Khung làm việc cho cải tiến liên tục
Bây giờ chúng ta đã hiểu công việc cải tiến quy trình tổng thể hoạt động như thế nào, hãy xem một số khung công việc để cải tiến quy trình:
Phương pháp Lean
Phương pháp Lean tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa giá trị trong từng bước của quy trình sản xuất. Cách tiếp cận này được nhà sản xuất ô tô Nhật Bản Toyota tiên phong áp dụng dưới tên gọi Hệ thống sản xuất Toyota và dần phát triển thành Lean ngày nay.
Trong phương pháp này, quy trình thông thường diễn ra như sau:
- Chỉ định giá trị: Xác định điều thực sự quan trọng đối với khách hàng của bạn và điều gì tạo nên giá trị trong sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Xác định các bước trong chuỗi giá trị: Theo dõi trực quan tất cả các bước liên quan đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, nêu rõ bất kỳ sự lãng phí hoặc thiếu hiệu quả nào
- Tạo luồng công việc: Tối ưu hóa quy trình sản xuất để loại bỏ sự chậm trễ và đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn
- Thiết lập pull: Theo truyền thống, sản xuất thường dựa trên dự báo hoặc ước tính. Lean đảo ngược khái niệm này thành hệ thống 'pull'. Ở đây, sản xuất được kích hoạt bởi nhu cầu thực tế của khách hàng. Điều này có nghĩa là chỉ sản xuất những gì cần thiết và khi cần thiết, tránh tồn kho dư thừa và lãng phí
- Tìm kiếm sự hoàn hảo: Không ngừng nỗ lực cải tiến quy trình, loại bỏ lãng phí và nâng cao giá trị khách hàng thông qua đánh giá và điều chỉnh liên tục
Trong phát triển phần mềm, các nguyên tắc Lean có thể được áp dụng để đơn giản hóa quy trình làm việc, loại bỏ các tính năng không cần thiết và tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên.
Triết lý Six Sigma
Tương tự như phương pháp Lean, phương pháp dựa trên dữ liệu này nhấn mạnh vào việc phòng ngừa lỗi và cải tiến quy trình thông qua phân tích thống kê. Six Sigma có thể được sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh hoặc ngành công nghiệp nào để xác định và tạo ra các hướng cải tiến quy trình.
Phương pháp Six Sigma tuân theo khung cơ bản sau:
- Xác định: Xác định vấn đề và đặt mục tiêu có thể đo lường được. Quy trình nào cần cải tiến? Những nhu cầu hoặc kỳ vọng của khách hàng chưa được đáp ứng? Bạn muốn đạt được kết quả cụ thể nào? Đảm bảo bạn có thể trả lời những câu hỏi này và đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được để đạt được chúng bằng cách cải tiến dự án
- Đo lường: Xác định cách bạn sẽ theo dõi tiến độ và bắt đầu thu thập dữ liệu về hiệu suất hiện tại của quy trình. Dữ liệu này sẽ đóng vai trò là điểm chuẩn để đo lường những cải tiến trong tương lai
- Phân tích: Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để hiểu nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề được xác định trong giai đoạn Xác định. Tại sao các lỗi lại xảy ra? Những yếu tố nào góp phần gây ra sự kém hiệu quả? Đi sâu vào giai đoạn phân tích để xác định các vấn đề cơ bản và các yếu tố có thể gây ra những vấn đề này
- Cải thiện: Đánh giá hiệu quả của các giải pháp đã triển khai. Chúng có đạt được kết quả mong muốn không? Có hậu quả không mong muốn nào không? Dựa trên phân tích của bạn, hãy brainstorm và tìm ra những hướng đi tốt để cải thiện quy trình của bạn
- Kiểm soát: Theo dõi liên tục hiệu suất của quy trình đã được cải tiến bằng các chỉ số đã định. Tìm kiếm các cơ hội để tinh chỉnh và tối ưu hóa quy trình theo thời gian
PDCA (Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động)
PDCA là một phương pháp phổ biến khác để cải tiến quy trình. Còn được gọi là chu kỳ Deming, phương pháp này tuân theo khung sau:
- Kế hoạch: Xác định lĩnh vực cần cải tiến, đặt ra mục tiêu rõ ràng và xây dựng kế hoạch thay đổi
- Việc cần làm: Thực hiện thay đổi trên quy mô nhỏ để kiểm tra hiệu quả
- Kiểm tra: Phân tích kết quả của sự thay đổi và đo lường tác động của nó
- Hành động: Dựa trên phân tích của bạn, hãy chuẩn hóa thay đổi thành công hoặc điều chỉnh và thử lại
Chu kỳ Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động thúc đẩy văn hóa thử nghiệm và lặp lại, cho phép bạn tinh chỉnh phương pháp tiếp cận và liên tục đạt được sự xuất sắc trong hoạt động.
Sự khác biệt giữa cải tiến liên tục và các phương pháp cải tiến truyền thống
Các phương pháp cải tiến truyền thống thường tập trung vào các giải pháp tạm thời hoặc thay đổi lớn. Ngược lại, cải tiến liên tục là một quá trình không ngừng nghỉ của những thay đổi nhỏ, dần dần. Một số điểm khác biệt giữa hai lý thuyết này bao gồm:
| Tính năng | Cải tiến liên tục | Phương pháp cải tiến truyền thống |
| Tập trung | Quá trình liên tục của những cải tiến nhỏ, từng bước | Các giải pháp tạm thời hay cải tổ lớn? |
| Mục tiêu | Cải thiện liên tục hiệu quả, chất lượng và hiệu suất | Giải quyết các vấn đề cụ thể hoặc sự kém hiệu quả |
| Văn hóa | Hợp tác, dựa trên dữ liệu, hướng đến học hỏi | Có thể là một cách tiếp cận phân mảnh, từ trên xuống |
| Tốc độ thay đổi | Chậm mà chắc, lặp đi lặp lại | Có thể nhanh chóng nhưng không bền vững |
| Sử dụng dữ liệu | Dựa trên dữ liệu mạnh mẽ, với đo lường và phân tích liên tục | Có thể giảm sự phụ thuộc vào dữ liệu và chỉ số |
| Sự tham gia của nhân viên | Giúp nhân viên xác định và triển khai các cải tiến | Sự tham gia của nhân viên bị giới hạn |
| Tính linh hoạt | Dễ dàng thích ứng với những thay đổi của hoàn cảnh | Có thể kém linh hoạt và thích ứng hơn |
| Rủi ro | Giảm rủi ro nhờ các thay đổi nhỏ, từng bước | Rủi ro cao hơn do các thay đổi quy mô lớn |
| Ví dụ | Sản xuất tinh gọn, phát triển Agile, Kanban, chu kỳ PDCA | Tổ chức lại một bộ phận, triển khai một phần mềm mới (không có cải tiến liên tục) |
Ví dụ về cải tiến liên tục trong phát triển phần mềm
Bây giờ chúng ta đã hiểu các khái niệm và phương pháp cải tiến quy trình, hãy xem một số ví dụ về cải tiến quy trình có thể được áp dụng trong các quy trình kinh doanh:
Phát triển phần mềm theo phương pháp Lean
Như đã đề cập trước đó, các nguyên tắc Lean là công cụ hữu hiệu để cải tiến liên tục trong phát triển phần mềm. Chúng tập trung vào việc mang lại giá trị tối đa cho khách hàng đồng thời giảm thiểu lãng phí. Chúng nhấn mạnh phương pháp hợp tác và lặp đi lặp lại, chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và ưu tiên các tính năng mang lại giá trị cao nhất cho người dùng cuối.
Một ví dụ tuyệt vời về phát triển phần mềm Lean là phương pháp MoSCoW, phân chia các hàm quan trọng thành:
- Những điều cần có
- Những điều cần có
- Có thể đã
- Không có
Cách tiếp cận này giúp ưu tiên các hoạt động dựa trên các danh mục trên — tạo ra một quy trình cải tiến liên tục mượt mà.
Phát triển phần mềm linh hoạt
Một trong những nền tảng quan trọng của cải tiến liên tục trong phát triển phần mềm và quản lý vận hành là phương pháp Agile. Agile là một phương pháp linh hoạt và lặp đi lặp lại, ưu tiên hợp tác, phản hồi nhanh chóng và thích ứng liên tục.
Nó chia nhỏ các dự án thành các "sprint" dễ quản lý với các mục tiêu được xác định rõ ràng. Các nhóm làm việc hợp tác trong các chu kỳ ngắn, liên tục cải tiến sản phẩm dựa trên phản hồi của người dùng và thử nghiệm liên tục. Điều này cho phép điều chỉnh hướng đi nhanh hơn và đảm bảo sản phẩm cuối cùng vẫn phù hợp và tập trung vào người dùng.
Scrum
Scrum, một khung Agile phổ biến, cung cấp một cấu trúc cụ thể cho phát triển lặp đi lặp lại và cải tiến liên tục. Nó áp dụng phương pháp thời gian giới hạn, với các dự án được chia thành các sprint ngắn (thường là 1-4 tuần) để tập trung công việc.
Mỗi sprint có một mục tiêu xác định và nhóm làm việc hợp tác để đạt được mục tiêu đó. Scrum nhấn mạnh các vai trò như Chủ sở hữu sản phẩm (người ưu tiên các tính năng), Nhóm phát triển (người xây dựng sản phẩm) và Scrum Master (người điều phối quy trình).
Kanban
Phát triển Kanban cung cấp một khung Agile khác phát triển mạnh mẽ dựa trên các nguyên tắc cải tiến liên tục. Nó sử dụng hệ thống quản lý quy trình công việc trực quan, thường là bảng Kanban với các cột đại diện cho các giai đoạn phát triển khác nhau (ví dụ: Việc cần làm, Đang tiến hành, Đã hoàn thành). Các công việc được thể hiện bằng các thẻ di chuyển trên bảng theo tiến độ công việc. Kanban tập trung vào việc giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) để tránh tắc nghẽn và đảm bảo quy trình công việc diễn ra suôn sẻ.
Phát triển lặp đi lặp lại và từng bước
Phát triển lặp đi lặp lại và tăng dần bao gồm việc chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Mỗi lần lặp lại tập trung vào việc cung cấp một sự cải tiến chức năng của sản phẩm, thu thập phản hồi của người dùng và kết hợp phản hồi đó vào các lần lặp lại tiếp theo. Điều này cho phép cải tiến liên tục và đảm bảo sản phẩm cuối cùng phù hợp với nhu cầu của người dùng.
Phát triển lặp đi lặp lại và tăng dần là phổ biến nhất trong phát triển sản phẩm. Lần lặp đầu tiên là sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP), bao gồm các chức năng cốt lõi. Sản phẩm này được phát hành, sau đó các bản cập nhật tăng dần được thêm vào sản phẩm này sau khi thu thập phản hồi của người dùng và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nỗ lực phát triển.
Vai trò của đảm bảo chất lượng và kiểm tra khả năng sử dụng trong cải tiến liên tục
Mặc dù các phương pháp phát triển như Agile và Scrum cung cấp một khung cho cải tiến liên tục, nhưng điều quan trọng là phải có các cơ chế để đảm bảo chất lượng trong suốt quá trình. Đây là lúc đảm bảo chất lượng (QA) và kiểm tra khả năng sử dụng phát huy tác dụng:
- Đảm bảo chất lượng (QA): Các chuyên gia QA đóng vai trò như một lưới an toàn, kiểm tra kỹ lưỡng phần mềm để phát hiện lỗi, điểm nghẽn hiệu suất và lỗ hổng bảo mật. Bằng cách xác định và giải quyết vấn đề sớm, QA đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn các lỗi xuất hiện ở các giai đoạn phát triển sau, tiết kiệm thời gian và nguồn lực
- Kiểm tra khả năng sử dụng: Kiểm tra khả năng sử dụng bao gồm quan sát người dùng thực tế tương tác với phần mềm và xác định bất kỳ vấn đề nào về khả năng sử dụng hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. Bằng cách hiểu cách người dùng tương tác với sản phẩm, các nhóm có thể liên tục cải tiến giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng, đảm bảo sản phẩm cuối cùng hoạt động tốt, trực quan và thân thiện với người dùng
Kiểm tra chất lượng và khả năng sử dụng cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết quý giá để thúc đẩy cải tiến liên tục. Bằng cách xác định sớm và thường xuyên các lỗi, vấn đề về hiệu suất và khả năng sử dụng, các nhóm có thể liên tục lặp lại và tinh chỉnh phần mềm, dẫn đến sản phẩm chất lượng cao hơn và thân thiện hơn với người dùng.
Thách thức trong cải tiến liên tục
Vì cải tiến quy trình tập trung vào sự thay đổi liên tục, nó có thể gặp phải nhiều rào cản. Một số thách thức phổ biến nhất bao gồm:
Sự kháng cự đối với thay đổi
Nhiều tổ chức có các quy trình hiện tại được tạo ra sau nhiều lần dùng thử và mắc lỗi. Các quy trình này sử dụng các khung công tác và công nghệ hiện có để hoàn thành công việc, khiến chúng không dễ thay thế. Ví dụ, nhiều ngân hàng truyền thống sử dụng cơ sở hạ tầng máy tính lớn cũ có xu hướng chống lại việc số hóa các quy trình ngân hàng vì điều này có thể gây ra nhiều gián đoạn. Các nhóm hiện tại phải được nâng cao kỹ năng và đào tạo để làm việc với các công nghệ mới này, và những thay đổi này có thể gây ra gián đoạn đáng kể cho toàn bộ quy trình ngân hàng.
Tắc nghẽn trong sản xuất
Trong hầu hết các tổ chức, các quy trình sản xuất đều phụ thuộc lẫn nhau. Vì vậy, nếu một công việc bị trì hoãn hoặc bị kẹt, nó sẽ cản trở tiến độ chung của mọi công việc phụ thuộc vào việc hoàn thành thành công công việc trước đó. Đây là một điểm nghẽn và gây ra những thách thức đáng kể trong chu kỳ cải tiến liên tục.
Bạn có thể sử dụng chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp để hiểu mối quan hệ giữa các hoạt động và lập bản đồ các mối phụ thuộc. Nó giúp bạn hình dung các mối phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, hiển thị rõ ràng cách các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau để hoàn thành. Điều này giúp xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn và lập kế hoạch phù hợp.
Thiếu hiển thị
Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một dự án cải tiến phức tạp mà không có chế độ xem rõ ràng về tiến độ, phân bổ nguồn lực hoặc các dữ liệu quan trọng khác. Đây là thực tế khi hiển thị bị giới hạn. Thiếu hiển thị có thể dẫn đến:
- Quyết định sai lầm: Nếu không nắm bắt được tiến độ dự án theo thời gian thực, các nhà lãnh đạo có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin lỗi thời, dẫn đến hiệu quả công việc thấp và bỏ lỡ cơ hội
- Quản lý tài nguyên không hiệu quả: Việc sử dụng tài nguyên không rõ ràng có thể khiến một số thành viên trong nhóm phải làm việc quá sức trong khi những thành viên khác lại không được sử dụng hết khả năng. Điều này tạo ra khối lượng công việc không cân bằng và cản trở hiệu quả tổng thể
- Cơ hội bị bỏ lỡ: Khả năng hiển thị bị giới hạn khiến việc xác định các trở ngại hoặc lĩnh vực cần cải tiến sớm trở nên khó khăn. Khi các vấn đề trở nên rõ ràng, chúng có thể phát triển thành các vấn đề lớn hơn
Thiếu rõ ràng
Một vấn đề khác có thể làm tê liệt quy trình là sự thiếu rõ ràng về vai trò của từng cá nhân, mục tiêu của nhóm và các ưu tiên. Điều này có thể dẫn đến một số vấn đề:
- Nhân viên thiếu gắn kết: Kỳ vọng và mục tiêu không rõ ràng khiến nhân viên cảm thấy lạc lõng và không chắc chắn về đóng góp của công việc mình đối với mục tiêu chung. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu gắn kết và thiếu quyền sở hữu trong quá trình cải tiến
- Sự trùng lặp nỗ lực: Nếu vai trò và trách nhiệm không được xác định rõ ràng, các cá nhân có thể vô tình trùng lặp công việc hoặc bỏ sót công việc. Điều này làm lãng phí thời gian và nguồn lực quý giá
- Ưu tiên không phù hợp: Khi mọi người có cách hiểu riêng về các ưu tiên, các nỗ lực có thể mâu thuẫn nhau, cản trở tiến độ đạt được mục tiêu chung
Bằng cách thông báo mục tiêu và tạo ra các kênh giao tiếp cởi mở, bạn có thể thu thập phản hồi phù hợp và giải quyết mọi thắc mắc còn tồn đọng có thể phá hỏng toàn bộ dự án.
Thách thức trong quản lý kho
Quá trình cải tiến diễn ra suôn sẻ phụ thuộc vào việc có sẵn các nguồn lực cần thiết. Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến một số vấn đề:
- Hết nguyên liệu thiết yếu có thể làm chậm tiến độ và gián đoạn các sáng kiến cải tiến của bạn
- Việc chờ đợi nguồn cung cấp đến có thể làm chậm trễ đáng kể các nỗ lực cải tiến
- Lưu trữ quá nhiều có thể làm tiêu tốn tài nguyên quý giá và tạo thêm gánh nặng về lưu trữ và quản lý
Giải pháp: Sử dụng các công cụ để theo dõi, quản lý và tối ưu hóa mức tồn kho.
Với ClickUp, bạn có thể tùy chỉnh và theo dõi mức tồn kho, tạo trường tùy chỉnh cho số lượng, điểm đặt hàng lại và các thông tin liên quan khác. Công cụ này cũng bao gồm các mẫu sẵn sàng sử dụng, chẳng hạn như Mẫu Quản lý Tồn kho, để giúp bạn dự trữ, đặt hàng lại, theo dõi trạng thái đơn đặt hàng, quản lý nhà cung cấp và chi phí, v.v. Mẫu nâng cao giúp bạn:
- Theo dõi mức tồn kho, tình trạng hàng tồn kho, chuyển động hàng tồn kho và chi phí
- Sắp xếp thông tin sản phẩm như giá cả và hình ảnh
- Phân tích xu hướng tồn kho và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về việc bổ sung hàng tồn kho và các yêu cầu khác
Các tổ chức có thể tận dụng các chu kỳ cải tiến lặp đi lặp lại và đào tạo thực tế để có được các nguồn lực cần thiết cho quá trình cải tiến. Điều này cho phép tổ chức mở rộng quy mô hoặc thích ứng với nhu cầu ngày càng phát triển của tư duy cải tiến liên tục.
Áp dụng cải tiến liên tục trong tổ chức
Cải tiến liên tục không chỉ là về phương pháp và công cụ. Cần có nỗ lực kết hợp để nuôi dưỡng văn hóa chấp nhận học hỏi liên tục và triển khai quy trình làm việc tự động hóa. Dưới đây là cách tạo môi trường để cải tiến liên tục phát triển mạnh mẽ:
- Tập trung vào quản lý thay đổi liên tục: Đầu tư vào các chương trình đào tạo nhân viên và phương pháp học tập để trang bị cho nhóm của bạn các kỹ năng và kiến thức cần thiết để xác định và thực hiện các cải tiến
- Nâng cao hiệu quả bằng cách cải thiện quá trình giữ chân và đào tạo nhân viên mới: Một nhóm ổn định, giàu kinh nghiệm là yếu tố cần thiết để cải tiến liên tục. Bằng cách hợp lý hóa các quy trình đào tạo nhân viên mới, bạn sẽ nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục ngay từ đầu. Điều này giúp nhân viên mới hiểu được tầm quan trọng của cải tiến liên tục và biến nó thành một phần của văn hóa công ty. Điều này cũng có thể giúp giữ chân nhân viên, vì một khi nhân viên đã hoàn toàn hòa nhập, văn hóa tổ chức tích cực với các quy trình rõ ràng sẽ giúp giữ chân nhân viên lâu hơn
- Thu thập phản hồi để cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Cải tiến quy trình không chỉ là cải thiện các quy trình nội bộ mà còn là nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Tích cực tìm kiếm phản hồi của khách hàng thông qua các cuộc khảo sát và phỏng vấn người dùng để thu thập thông tin chi tiết có thể hành động về cách cải thiện sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình kinh doanh của bạn. Bạn có thể sử dụng chế độ xem Biểu mẫu ClickUp để dễ dàng thu thập phản hồi, sắp xếp và biến chúng thành các mục tiêu có thể hành động. Điều này cũng khuyến khích nhóm của bạn bày tỏ mối quan tâm và biến phản hồi của họ thành các nhiệm vụ để quản lý hiệu quả hơn
- Nâng cao trải nghiệm người dùng: Ưu tiên trải nghiệm người dùng trong suốt quá trình phát triển. Đặc biệt nếu bạn có nền tảng kỹ thuật số, bạn cần đảm bảo rằng các giải pháp kỹ thuật số của mình được xây dựng dựa trên nhu cầu của khách hàng
- Quản lý nhà cung cấp: Đánh giá liên tục các nhà cung cấp của bạn và xác định cơ hội để cải thiện giá cả hoặc chất lượng dịch vụ
- Đánh giá và cập nhật hiệu suất: Giám sát và theo dõi các quy trình của bạn để xác định các lĩnh vực cần cải thiện, thu thập thông tin chi tiết có giá trị về hiệu quả tổng thể và nâng cao hiệu suất làm việc. Để làm được điều này, bạn có thể tận dụng ClickUp Brain, một trợ lý AI tích hợp có thể giúp bạn phân tích dữ liệu và tự động hóa các nhiệm vụ. Điều này cho phép bạn tự động hóa các mục hành động và công việc con, thậm chí lấy các chi tiết phù hợp từ tài liệu, dự án và wiki của công ty
Sử dụng các chiến lược này, bạn có thể trao quyền cho nhóm của mình để triển khai các phương pháp cải tiến liên tục trong quy trình kinh doanh của bạn. ClickUp, một phần mềm quản lý dự án và quy trình tất cả trong một, trang bị cho bạn một kho tính năng mạnh mẽ được thiết kế để biến cải tiến liên tục thành một nỗ lực trực quan và hợp tác.
Nền tảng độc đáo này cho phép bạn tập hợp tất cả dữ liệu của mình vào một nơi, giúp bạn thu thập thông tin cần thiết, chuẩn bị kế hoạch và điều chỉnh hoặc hoàn thiện phương pháp của mình. Điều này mang đến cho bạn sự linh hoạt và nhanh nhạy cần thiết để học hỏi, lặp lại và liên tục đạt được thành công lâu dài.
ClickUp giúp bạn hình dung hành trình cải tiến của mình, cho phép bạn:
- Theo dõi tiến độ với Bảng điều khiển ClickUp, trung tâm điều khiển nhiệm vụ có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Điều này cho phép bạn có được bản tóm tắt thời gian thực về các chỉ số chính, tiến độ của các sáng kiến cải tiến và các điểm nghẽn tiềm ẩn
- Cộng tác với các nhóm của bạn để xây dựng ý tưởng mới và tổ chức các phiên brainstorming hiệu quả với Bảng trắng ClickUp. Bạn có thể sử dụng ghi chú dán, bản đồ tư duy và các yếu tố trực quan khác để ghi lại ý tưởng và sắp xếp chúng thành một kế hoạch thống nhất
- Tạo mục tiêu có thể theo dõi bằng ClickUp Goals để đạt được mục tiêu của bạn với dòng thời gian rõ ràng và mục tiêu có thể đo lường, đồng thời phân công các mục hành động cho các nhóm của bạn
- Tận dụng các mẫu và khung cải tiến quy trình sẵn sàng sử dụng để tiến hành các cuộc tổng kết dự án hiệu quả, một nền tảng của cải tiến liên tục. Mẫu Tổng kết Dự án ClickUp hướng dẫn nhóm của bạn qua quá trình tổng kết, cho phép bạn xác định các lĩnh vực cần cải tiến, đưa ra các giải pháp và xác định các mục hành động cho các lần lặp lại trong tương lai
Áp dụng quy trình cải tiến liên tục cho tổ chức của bạn với ClickUp
Cải tiến liên tục là một nỗ lực không ngừng để đạt đến sự hoàn hảo. Bằng cách áp dụng phương pháp này và thực hiện các chiến lược nêu trên, bạn có thể trao quyền cho nhóm của mình để đạt được kết quả đáng kể.
Bằng cách kết hợp các tính năng của ClickUp với các chiến lược này, bạn có thể thay đổi cách tiếp cận để cải tiến liên tục. Sẵn sàng thực hiện bước đầu tiên hướng tới cải tiến liên tục?
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và triển khai cải tiến liên tục một cách hiệu quả trong nhóm của bạn!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Cải tiến liên tục trong môi trường làm việc là gì?
Cải tiến liên tục là văn hóa công ty tập trung vào việc liên tục hoàn thiện các quy trình, công việc và thực tiễn để đạt được kết quả tốt hơn và xây dựng các giải pháp sáng tạo. Nó bao gồm các chiến lược và phương pháp khuyến khích tất cả nhân viên xác định những điểm không hiệu quả và tìm cách cải thiện hiệu quả, chất lượng và hiệu suất tổng thể.
2. Ví dụ về phát triển liên tục tại nơi làm việc là gì?
Có rất nhiều ví dụ về cải tiến liên tục trong các bộ phận khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về phát triển phần mềm:
- Áp dụng phương pháp Agile như Scrum hoặc Kanban để chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và lặp lại dựa trên phản hồi
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại với tính năng tự động hóa ClickUp để giải phóng thời gian của nhà phát triển cho những công việc chiến lược hơn
- Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa quy trình làm việc, xác định các điểm nghẽn và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực
- Tiến hành kiểm tra mã thường xuyên để xác định và sửa lỗi sớm trong quá trình phát triển
- Khuyến khích nhân viên phản hồi thông qua khảo sát hoặc hộp ý kiến để thu thập ý tưởng cải tiến
3. Làm thế nào để cải thiện quá trình cải tiến liên tục của tôi?
Để cải thiện các quy trình cải tiến liên tục trong tổ chức của bạn, bạn có thể thực hiện những việc sau:
- Đặt mục tiêu và mục đích rõ ràng để định hướng và tập trung cho các nỗ lực cải tiến.
- Theo dõi và đo lường kết quả để đánh giá hiệu quả của những thay đổi đã thực hiện
- Thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng và mối quan tâm
- Đầu tư vào đào tạo và phát triển để trang bị cho nhân viên những kỹ năng và kiến thức cần thiết để nhận diện và triển khai các cải tiến
- Sử dụng các công cụ lập bản đồ quy trình như ClickUp để brainstorm ý tưởng, xây dựng bản đồ tầm nhìn, tạo nhiệm vụ từ ghi chú và theo dõi mục tiêu một cách hiệu quả