Quản lý dự án là một công việc khó khăn và phức tạp, liên quan đến nhiều bên liên quan và dòng thời gian khác nhau. Mặc dù bạn đã nỗ lực hết sức, mọi việc không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch.
Điều này đặc biệt đúng với các dự án phức tạp, sáng tạo hoặc cần phản hồi để thành công. Đây là lúc quy trình lặp đi lặp lại, hay cải tiến liên tục, phát huy tác dụng.
Khi tuân theo quy trình lặp đi lặp lại, các dự án sẽ được sửa đổi thường xuyên để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được cải tiến liên tục. Bằng cách đó, chúng ta có thể đảm bảo rằng sản phẩm luôn phù hợp với yêu cầu của người dùng cuối.
Quy trình lặp là gì?
Quá trình lặp đi lặp lại bao gồm việc tạo, xem xét và cập nhật một sản phẩm hoặc sáng kiến theo chu kỳ dựa trên phản hồi. Bạn có thể lặp lại quá trình phát triển lặp đi lặp lại này cho đến khi bạn (và khách hàng cuối cùng của bạn) hài lòng với kết quả cuối cùng.
Quá trình lặp đi lặp lại đặc biệt phù hợp với các lĩnh vực như nghiên cứu, phát triển sản phẩm và thiết kế vì các dự án này dài hạn, phức tạp và đòi hỏi phản hồi và tính linh hoạt. Các nhóm Agile sử dụng phương pháp này để hoàn thành dự án.
Đây là lý do tại sao hầu hết các nhóm kỹ thuật tuân theo khung phương pháp luận agile, hợp tác với khách hàng ngay từ đầu và dựa trên phản hồi của khách hàng để cập nhật trong tương lai.
Quy trình lặp lại so với quy trình không lặp lại
Trong quy trình lặp đi lặp lại, phiên bản trước của dự án được sửa đổi định kỳ để phù hợp với các yêu cầu và phản hồi thay đổi. Trong quy trình không lặp đi lặp lại (hoặc phương pháp thác nước), các dự án được thực hiện theo tuyến tính, từ điểm A đến điểm Z trong các giai đoạn riêng biệt.
Một điểm khác biệt quan trọng khác là trong quy trình lặp đi lặp lại, việc đánh giá được thực hiện sau mỗi chu kỳ, giúp dễ dàng điều chỉnh sản phẩm trong quá trình phát triển. Tuy nhiên, trong quy trình không lặp đi lặp lại, sản phẩm cuối cùng chỉ có thể được đánh giá sau khi dự án hoàn thành.
Quy trình không lặp lại hoạt động hiệu quả nhất khi bạn có các yêu cầu ổn định, kết quả được xác định rõ ràng và tuân theo lịch trình. Ví dụ: nếu bạn đang viết một cuốn tiểu thuyết, bạn sẽ tiến độ theo đường thẳng từ phác thảo đến xây dựng nhân vật đến bản thảo cuối cùng. Chỉ phiên bản cuối cùng, đã được chỉnh sửa của cuốn tiểu thuyết mới được phát hành cho công chúng và đánh giá thành công.
Ngược lại, quy trình lặp lại phù hợp với các dự án cần tính linh hoạt và lặp lại liên tục. Ví dụ: bạn có thể ra mắt phiên bản alpha của ứng dụng, mời những người dùng đầu tiên thử nghiệm và sử dụng phản hồi của họ để sửa đổi các tính năng hoặc thêm các bản cập nhật mới.
Đây là một quá trình liên tục, trong đó mỗi lần lặp lại mới của ứng dụng là một sự cải tiến so với lần trước. Không có kết thúc xác định; bạn có thể lặp lại chu kỳ này bao nhiêu lần tùy thích.
Quy trình lặp lại so với quy trình tăng dần
Các quy trình lặp đi lặp lại và tăng dần là các phương pháp quản lý dự án có liên quan nhưng khác nhau. Mặc dù cả hai đều có tính năng cải tiến liên tục, nhưng đó cũng là điểm tương đồng duy nhất giữa chúng.
Trong mô hình quy trình lặp đi lặp lại, một dự án được sửa đổi hoàn toàn, với giải pháp hoàn chỉnh trải qua các lần sửa đổi theo chu kỳ. Một ví dụ là ClickUp phát hành phiên bản 3.0 của ứng dụng, trong đó toàn bộ ứng dụng được cải tiến.
Trong quy trình tăng dần, một dự án được chia thành nhiều phân đoạn, mỗi phân đoạn được phát hành lần lượt. Ví dụ: *ClickUp phát hành các bản cập nhật AI mới vài tháng một lần, mỗi bản cập nhật bổ sung vào giải pháp cuối cùng.
Quá trình lặp đi lặp lại hoạt động như thế nào?
Hãy tìm hiểu sâu hơn về cách các nhóm trong các trường và ngành khác nhau sử dụng quy trình lặp lại để đưa dự án qua các giai đoạn khác nhau.
Kỹ thuật
Hầu hết các kỹ sư bắt đầu dự án của họ với một bản thiết kế, tiếp theo là một nguyên mẫu, một sản phẩm thử nghiệm và nhiều lần lặp lại trước khi đạt được sản phẩm cuối cùng.
Phát triển web
Cho dù là ứng dụng, trang web hay trò chơi, tất cả đều sẽ trải qua nhiều chu kỳ phát triển (đôi khi trong suốt vòng đời của nó) để cung cấp sản phẩm mới nhất cho khách hàng.
Thiết kế trải nghiệm người dùng (UX)
Các nhà thiết kế UX thường sử dụng quy trình lặp đi lặp lại để cải thiện giao diện và trải nghiệm người dùng. Họ tạo ra các mẫu thiết kế, chạy các bài kiểm tra khả năng sử dụng để thu thập phản hồi và tinh chỉnh thiết kế trong các lần lặp lại liên tiếp.
Nghiên cứu
Các nhà khoa học cũng tuân theo quy trình thiết kế lặp đi lặp lại. Nghiên cứu thường đòi hỏi phải thực hiện nhiều lần thử nghiệm và nhiều chu kỳ thử nghiệm và phân tích để đạt được tiến độ.
Marketing
Mặc dù các chiến dịch tiếp thị có thể không phải là ví dụ đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn về quy trình lặp đi lặp lại, nhưng chúng có thể hưởng lợi từ việc sử dụng phương pháp lặp đi lặp lại. Các nhà tiếp thị có thể thử nghiệm các kênh và chiến lược khác nhau, phân tích kết quả và điều chỉnh phương pháp của họ dựa trên phản hồi và dữ liệu hiệu suất.
Quá trình lặp đi lặp lại mang lại giá trị cho nhiều ngành công nghiệp, bao gồm bán hàng, sự kiện, giáo dục và thậm chí cả chăm sóc sức khỏe, bằng cách giúp họ đánh giá và chuẩn hóa các quy trình và công việc để đạt được hiệu quả cao hơn.
Ưu điểm của quy trình lặp lại trong quản lý dự án
Cho đến nay, chúng ta đã thấy quá trình lặp đi lặp lại mang lại lợi ích cho các nhóm như thế nào bằng cách cung cấp cho họ một vòng phản hồi liên tục trong suốt vòng đời của dự án. Tuy nhiên, đó không phải là lợi thế duy nhất.
Dưới đây là một số cách khác mà các mô hình quản lý dự án lặp đi lặp lại, như agile hoặc lean, mang lại lợi ích cho các nhà quản lý dự án:
- Khả năng thích ứng: Bằng cách sử dụng phương pháp thử và sai, phát triển lặp đi lặp lại cho phép các dự án dễ dàng thích ứng với các yêu cầu mới hoặc thách thức không lường trước được trong mỗi chu kỳ
- Vòng phản hồi nhất quán: Quá trình lặp lại thiết lập một vòng phản hồi thường xuyên với khách hàng. Điều này đảm bảo rằng sản phẩm đang phát triển phù hợp với mong đợi của người dùng
- Hiệu quả về chi phí: Vì quy trình lặp đi lặp lại giải quyết các vấn đề sớm trong chu kỳ phát triển, nên dễ dàng điều chỉnh hướng đi và giảm tác động của các lỗi tiềm ẩn. Ngoài ra, cũng dễ dàng chuyển sang hướng khác nếu phạm vi dự án thay đổi
- Tốc độ: Phát triển lặp đi lặp lại giúp các nhóm cung cấp các bản sửa đổi sản phẩm trong các chu kỳ ngắn hơn. Cấu trúc phát hành nhanh chóng này cải thiện thời gian đưa sản phẩm ra thị trường, cho phép đạt được các cột mốc dự án và lợi ích nhanh hơn
- Hợp tác tốt hơn: Các quy trình lặp đi lặp lại như agile scrum khuyến khích hợp tác trong từng bước bằng cách giao cho các thành viên dự án vai trò rõ ràng và khuyến khích giao tiếp trong mỗi chu kỳ đánh giá
- Tăng hiệu quả: Vì các quy trình lặp đi lặp lại không tuyến tính, bạn có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Ví dụ: trong quá trình phát hành tính năng, bạn có thể thiết kế giao diện người dùng, viết mã và hoàn thiện vị trí sản phẩm song song, vì đây là những công việc liên quan đến nhau và không phụ thuộc lẫn nhau
Những lợi thế này làm cho phương pháp lặp đi lặp lại đặc biệt phù hợp với các dự án có yêu cầu thay đổi và đòi hỏi tính linh hoạt và khả năng phản ứng cao.
Thách thức liên quan đến quy trình lặp lại
Mặc dù quy trình lặp đi lặp lại mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó cũng đi kèm với những thách thức. Một số nhược điểm tiềm ẩn của việc sử dụng phương pháp lặp đi lặp lại trong quản lý dự án của bạn bao gồm:
- Phạm vi mở rộng: Khi quá trình phát triển lặp đi lặp lại liên tục diễn ra, các dự án có thể thay đổi so với phạm vi ban đầu, dẫn đến sản phẩm cuối cùng trông rất khác so với hình ảnh ban đầu
- Độ phức tạp: Quản lý nhiều lần lặp lại có thể làm tăng độ phức tạp và gây khó khăn cho việc theo dõi phản hồi và cập nhật
- Vấn đề chất lượng: Tập trung vào các chu kỳ lặp lại nhanh có thể ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể của sản phẩm. Cần có các quy trình xác nhận phù hợp cho mỗi chu kỳ ra mắt để đảm bảo chất lượng
- Dòng thời gian mơ hồ: Các quy trình trong mô hình lặp đi lặp lại có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với quy trình tuyến tính, vì bạn có thể phải lặp lại chu kỳ phát triển cho đến khi đạt được kết quả thỏa đáng
- Khó đo lường: Do các dự án liên tục được sửa đổi dựa trên phản hồi mới, các ưu tiên có thể thay đổi và việc thiết lập các chỉ số cố định để theo dõi các cột mốc trở thành một thách thức
Tuy nhiên, bạn có thể giải quyết hầu hết những thách thức này bằng cách đặt mục tiêu rõ ràng cho dự án, sử dụng các công cụ quản lý dự án như sprint và kanban, đồng thời thiết lập các kênh truyền thông rõ ràng với tất cả các bên liên quan.
Các bước để thực hiện quy trình phát triển lặp đi lặp lại
Hầu hết các quy trình phát triển lặp đi lặp lại đều tuân theo khung năm bước: lập kế hoạch, thiết kế, triển khai, kiểm tra và đánh giá.
Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách kết hợp các bước này vào dự án của mình và cách các công cụ phần mềm quản lý công việc như ClickUp Agile Project Management giúp quá trình chuyển đổi sang quy trình agile trở nên dễ dàng hơn.
1. Lập kế hoạch
Giống như bất kỳ quy trình kinh doanh nào, một dự án lặp đi lặp lại cũng bắt đầu bằng một kế hoạch. Điều này bao gồm tạo tầm nhìn dự án, chia nhỏ dự án lớn thành các công việc có thể thực hiện được, chỉ định DRI (người chịu trách nhiệm trực tiếp), phân bổ ngân sách, v.v. Bạn cũng có thể sử dụng giai đoạn này để tạo kế hoạch "xem xét" — một mẫu để đánh giá giải pháp cuối cùng của bạn.
ClickUp giúp ích như thế nào
Các nhóm có thể sử dụng các tính năng quản lý dự án nhanh nhẹn của ClickUp như bảng scrum, biểu đồ Gantt ClickUp, kanban và hơn thế nữa để lập kế hoạch và theo dõi các dự án của họ.
Chạy Sprint ClickUp của bạn.
Sử dụng ClickUp để tạo các chu kỳ sprint hàng tuần, phân bổ điểm cho từng nhiệm vụ và thậm chí tự động chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang sprint mới. Sử dụng các báo cáo như biểu đồ burnout, luồng tích lũy và chỉ số tốc độ để xác định các phụ thuộc và đánh giá khối lượng công việc của nhóm.
Thiết lập Mục tiêu ClickUp .
Đặt mục tiêu có thể đo lường được cho mỗi chu kỳ hoặc lần lặp lại để ngăn chặn sự mở rộng phạm vi và đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng. Theo dõi tiến độ của bạn với ClickUp trên nhiều mục tiêu bằng cách sử dụng các mục tiêu số, tiền tệ và thậm chí là đúng/sai.
2. Thiết kế
Bây giờ bạn đã hoàn thành kế hoạch, bước tiếp theo là đưa ý tưởng của bạn ra giấy. Điều này có nghĩa là thiết kế UI/UX hoặc nguyên mẫu cho nhóm sản phẩm và kỹ thuật. Đối với nhóm tiếp thị, điều này có nghĩa là phác thảo chi tiết chiến dịch, cài đặt ngân sách, v.v.
ClickUp giúp ích như thế nào
Từ quản lý tài liệu đến brainstorming ý tưởng và cộng tác trong thời gian thực, các giải pháp Quản lý sản phẩm của ClickUp cho phép bạn thực hiện tất cả từ một nơi.
Quản lý tài liệu của bạn
Soạn thảo tài liệu của bạn trong ClickUp Docs để các thành viên khác trong nhóm có thể dễ dàng truy cập. Bạn có thể sắp xếp chúng thành các trang lồng nhau, đặt cấp quyền truy cập và thậm chí liên kết chúng với các công việc hoặc công việc con cụ thể trong dự án của bạn.
Ngoài ra, các công cụ cộng tác thời gian thực trong ClickUp Docs giúp bạn và nhóm của bạn dễ dàng chỉnh sửa tài liệu và trao đổi phản hồi.
Động não với Bảng trắng
Sử dụng Bảng trắng ClickUp để trực quan hóa các thiết kế của bạn và cộng tác với nhóm của bạn. Bạn có thể vẽ tự do, thêm hình dạng và hình ảnh, đồng thời liên kết với các tài liệu, nhiệm vụ và dự án khác trong không gian làm việc của bạn để kết nối mọi thứ.
3. Triển khai
Đây là nơi bạn thực hiện công việc thực tế — xây dựng sản phẩm, viết mã ứng dụng hoặc tạo chiến dịch tiếp thị. Đây cũng là thời điểm để nhận phản hồi từ các bên liên quan nội bộ.
ClickUp giúp ích như thế nào
Vì quá trình lặp đi lặp lại là phi tuyến tính, nhiều thành viên sẽ làm việc trên các nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc. Do đó, việc theo dõi mọi thứ có thể trở nên phức tạp. Sử dụng các giải pháp quản lý dự án của ClickUp để theo dõi tất cả các phần đang thay đổi.
Hình dung tiến độ công việc với bảng Kanban ClickUp .
Sử dụng chế độ xem Kanban trong ClickUp để xem các nhiệm vụ của bạn dưới dạng thẻ nhỏ. Trình chỉnh sửa kéo và thả giúp bạn dễ dàng di chuyển thẻ nhiệm vụ sang các trạng thái khác. Nó cũng giúp bạn dễ dàng lọc các nhiệm vụ để có cái nhìn tổng quan về tiến độ của chúng và xác định các mục hành động.
4. Kiểm tra
Đã đến lúc kiểm soát chất lượng — kiểm tra giải pháp của bạn để phát hiện các vấn đề và điểm yếu, đồng thời đảm bảo không có trục trặc. Đây cũng là giai đoạn bạn có thể nhận được phản hồi ban đầu từ một số ít người dùng bên ngoài. Tùy thuộc vào loại dự án, phản hồi này có thể đến từ các cuộc khảo sát, nhóm tập trung hoặc người thử nghiệm beta.
ClickUp giúp ích như thế nào
Đây là giai đoạn "phản hồi" không chính thức, nơi các thành viên trong nhóm đưa ra các đề xuất. Sử dụng ClickUp và các công cụ tích hợp của nó để theo dõi phản hồi này, chia sẻ với các bên liên quan và chuyển sang các công cụ của bên thứ ba.
Thông báo cho những người có liên quan bằng thẻ và email
Bất cứ khi nào bạn nhận được phản hồi quan trọng từ người dùng, bạn có thể thêm nó dưới dạng nhận xét cho một nhiệm vụ và gắn thẻ những người có liên quan để thông báo cho họ. Nếu họ không thuộc không gian làm việc ClickUp của bạn, hãy gửi email trực tiếp cho họ từ chế độ xem nhiệm vụ kèm theo tất cả các chi tiết liên quan.
Đồng bộ hóa lỗi với các công cụ phát triển
Bất cứ khi nào bạn phát hiện vấn đề hoặc lỗi, hãy tạo báo cáo lỗi và đồng bộ hóa với các công cụ như Gitlab, Github và BitBucket để nó trở thành một phần của quy trình triển khai của bạn.
5. Kiểm tra và đánh giá
Đã đến lúc xem xét tất cả các phản hồi và đánh giá xem quá trình lặp lại này có thỏa đáng hay không. Nếu có, hãy đóng dự án của bạn. Nếu không, hãy tiếp tục công việc dự án dựa trên những kinh nghiệm hiện tại của bạn.
ClickUp giúp ích như thế nào
Trong giai đoạn này, ClickUp giúp các nhóm tóm tắt những bài học kinh nghiệm và lập kế hoạch cho các bước tiếp theo.
Tạo bản tóm tắt với ClickUp AI
ClickUp AI giúp người dùng tóm tắt nội dung nhanh chóng — nhiệm vụ, tài liệu hoặc toàn bộ dự án. Điều này giúp dễ dàng tạo bản tóm tắt phản hồi chung (nếu mục tiêu là lập kế hoạch cho một lần lặp lại mới) hoặc tóm tắt mục tiêu và tiến độ dự án (nếu bạn muốn đóng dự án).
Lập kế hoạch tiến độ với bản đồ tư duy
Sử dụng bản đồ tư duy để vạch ra các bước tiếp theo của bạn — cho dù đó là phân tích chi tiết cuối cùng để phân tích phản hồi của người dùng hay quy trình làm việc cho chu kỳ lặp lại tiếp theo của bạn. Tính năng Bản đồ Tư duy của ClickUp giúp bạn dễ dàng thiết kế quy trình làm việc, tạo kết nối và thậm chí chuyển đổi các nút thành nhiệm vụ từ trong bản đồ tư duy.
Thực hiện các quy trình lặp đi lặp lại của bạn với ClickUp
Quá trình lặp đi lặp lại là một cách tuyệt vời để tạo ra kết quả chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của người dùng cuối. Cải tiến liên tục với phản hồi và lặp đi lặp lại theo chu kỳ sẽ giúp sản phẩm hoặc chiến dịch của bạn tốt hơn và có tác động mạnh mẽ hơn.
Mặc dù quy trình lặp đi lặp lại cũng đi kèm với những thách thức, nhưng các công cụ quản lý dự án như ClickUp sẽ giúp bạn thiết lập các quy trình nhanh hơn và hiệu quả hơn để xây dựng các quy trình lớn hơn và tốt hơn.
ClickUp có các công cụ agile và scrum tích hợp sẵn để giúp các doanh nghiệp triển khai quy trình lặp lại hiệu quả và tùy chỉnh theo yêu cầu riêng của mình. Đăng ký dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và trải nghiệm quy trình lặp lại liền mạch.