7 Nguyên tắc Lean giúp phát triển phần mềm của bạn

Bạn muốn tìm hiểu về bảy nguyên tắc Lean? Và cách áp dụng chúng một cách thực tế?

Bạn đã đến đúng nơi.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích từng nguyên tắc một cách đơn giản và hướng dẫn bạn cách áp dụng chúng vào quy trình phát triển phần mềm của mình.

Hãy bắt đầu.

Một số thông tin cơ bản về Lean và Sản xuất tinh gọn

Sản xuất tinh gọn được Toyota khởi xướng vào những năm 1970. Mục tiêu chính của sản xuất tinh gọn là giảm thiểu lãng phí. Thay vì sử dụng công nhân như những bánh răng trong dây chuyền sản xuất, Hệ thống sản xuất tinh gọn của Toyota tập trung vào việc loại bỏ mọi loại lãng phí trong quá trình sản xuất ô tô.

Sau khi nghiên cứu và đánh giá các quy trình của mình, họ đã phát hiện ra ba loại lãng phí sau:

Muda: Đây là những thứ thừa thãi, vô dụng và không mang lại giá trị gia tăng. Một số thứ không mang lại giá trị gia tăng nhưng lại rất cần thiết, chẳng hạn như thử nghiệm sản phẩm. Một số quy trình khác có thể rất hay nhưng không mang lại giá trị cuối cùng cho khách hàng.

Mura: Các phương pháp và kỹ thuật tinh gọn nên phân bổ công việc đồng đều giữa các bên và không ai phải chờ đợi hoặc làm việc quá tải. Kho hàng, tài nguyên và sản phẩm phải có số lượng phù hợp , được tạo ra bởi số lượng nhân viên phù hợp vào thời điểm phù hợp. *

Muri: Điều này đề cập đến một nhân viên bị quá tải công việc. Mọi thành viên trong nhóm nên xử lý khối lượng công việc có kích thước tương tự nhau và cũng có thời gian để nạp lại năng lượng. Quy trình công việc nên được quản lý để tính đến điều này.

Nói rằng phương pháp phát triển này đã mang lại hiệu quả và cải thiện kết quả kinh doanh là còn quá ít. Kinh doanh của họ phát triển mạnh mẽ và tất cả các đối thủ cạnh tranh của Toyota đều áp dụng phương pháp tinh gọn tương tự.

Những nguyên tắc và phương pháp này sau đó được phát triển cho lĩnh vực phát triển phần mềm. Tom và Mary Poppendieck đã viết một hướng dẫn chi tiết về việc áp dụng các phương pháp và nguyên tắc Lean vào phương pháp luận phát triển phần mềm.

Họ hiểu rằng mục tiêu cuối cùng của tinh gọn là không ngừng theo đuổi giá trị hơn tất cả mọi thứ khác. Điều này mang lại giá trị cho công ty của bạn và giá trị cho khách hàng của bạn. Họ tin rằng cách tiếp cận này trong phát triển phần mềm sẽ tối đa hóa giá trị cho cả hai bên.

Bonus: Công cụ phát triển phần mềm

Bảy nguyên tắc Lean

Mặc dù bảy khái niệm tinh gọn này thường được liên kết với phát triển Agile và Scrum, chúng cũng có liên quan đến quản lý dự án Lean.

Học sự khác biệt giữa Agile và Lean.

Trên thực tế, các khái niệm tinh gọn này có giá trị đối với bất kỳ phương pháp dự án nào bạn đang sử dụng. Cho dù là Waterfall, PRINCE2, GTD – bất kỳ tổ chức nào cũng có thể bắt đầu học hỏi từ bảy khái niệm tinh gọn hướng dẫn này.

Hãy xem xét kỹ hơn từng nguyên tắc:

1. Loại bỏ lãng phí

Sản xuất tinh gọn nhấn mạnh việc loại bỏ bất cứ thứ gì không mang lại giá trị cho sản phẩm hoàn chỉnh. Loại bỏ các hoạt động và quy trình lãng phí này nên là ưu tiên hàng đầu trong danh sách việc cần làm của bạn trong quản lý tinh gọn.

Hệ thống sản xuất tinh gọn Toyota ban đầu đã xác định các loại lãng phí phổ biến sau:

Phần thưởng: Phần mềm lập kế hoạch sản xuất!

Áp dụng vào phát triển phần mềm Lean

Đối với các nhóm sản xuất, phần mềm và tiếp thị, việc loại bỏ lãng phí thường trông quá dễ dàng trên bề mặt. Điều đó có thể có nghĩa là có ít vòng phản hồi hơn và ít công việc nhỏ hơn để hoàn thành một dự án. Cải thiện quản lý quy trình làm việc như vậy có thể giúp công ty bạn tiết kiệm hàng triệu đô la mỗi năm.

Để làm được điều này, bạn nên chuẩn bị trước các quy trình làm việc. Trong cuốn sách 10x Marketing Formula, Garrett Moon cho rằng các quy trình làm việc được chuẩn bị trước là chìa khóa để tăng tốc độ phát triển phần mềm và chu kỳ sống của phần mềm lên gấp 10 lần.

"Khi việc phê duyệt là một phần của quy trình, nó sẽ trở thành kẻ thù của việc hoàn thành công việc nhanh chóng. Một khi bạn chuyển công việc lên cấp trên, việc phê duyệt sẽ mất rất nhiều thời gian. Và bạn sẽ bị chôn vùi trong những chỉnh sửa nhỏ, chiếm 10% công việc vì mọi người tham gia vào quá trình làm bánh đều muốn đảm bảo dấu vân tay của họ hiển thị rõ ràng", Moon nói.

Nếu các vòng phản hồi này chủ yếu gây ra lãng phí thay vì cải thiện chu trình phát triển phần mềm của bạn, hãy xem xét loại bỏ chúng. Điều này cũng áp dụng cho bất kỳ tính năng sản phẩm nào bạn muốn thêm vào. Nếu khách hàng của bạn không thực sự hưởng lợi từ sản phẩm này, hãy ngừng phát triển nó.

Cách ClickUp giúp loại bỏ lãng phí: Quản lý đường dẫn quan trọng và tài nguyên

ClickUp là phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất thế giới. Được sử dụng bởi các công ty lớn và các nhóm khởi nghiệp trên toàn thế giới , nó có mọi thứ bạn cần để quản lý dự án của mình một cách hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng mạnh mẽ của nó để giúp bạn áp dụng các nguyên tắc tinh gọn:

Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn loại bỏ lãng phí:

Đường dẫn quan trọng của dự án là một tính năng giúp bạn xác định các công việc quan trọng nhất để hoàn thành dự án. Nó cho phép bạn chỉ tập trung vào các công việc không thể thiếu này trong khi bỏ qua các công việc không quan trọng.

Đó là lý do tại sao nó là thành phần khóa của bất kỳ chiến lược loại bỏ lãng phí nào. Tính năng quản lý trực quan này giúp bạn cắt giảm dự án của mình xuống những phần quan trọng nhất – loại bỏ bất kỳ công việc thừa, không liên quan trong quá trình thực hiện.

ClickUp được tích hợp sẵn Biểu đồ Gantt có thể tự động tính toán đường dẫn quan trọng của dự án. Với Biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn sẽ có quyền truy cập vào các tính năng quản lý trực quan hàng đầu. Điều này giúp bạn theo kịp lịch trình sản xuất và thực hiện thay đổi nhanh chóng để loại bỏ mọi hoạt động lãng phí.

ClickUp cũng đi kèm với bản đồ tư duy tích hợp để giúp nhóm của bạn lên ý tưởng hiệu quả. Bạn có thể lập kế hoạch chi tiết phạm vi dự án với các bản đồ tư duy này – loại bỏ mọi hoạt động lãng phí trong quá trình thực hiện.

Quản lý tài nguyên hiệu quả là cốt lõi của tất cả các quy trình tinh gọn. Bạn phải đảm bảo rằng tài nguyên của mình luôn được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Với chế độ xem Box của ClickUp , bạn có thể thực hiện việc này ngay từ bảng điều khiển.

Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng Chế độ xem Box để xem mỗi thành viên trong nhóm có gì:

Đây là một cách dễ dàng để đánh giá khối lượng công việc của nhóm và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng tài năng của họ một cách hiệu quả.

2. Xây dựng chất lượng từ đầu

Phương pháp Lean hướng đến việc phát triển chất lượng một cách có kiểm soát và kỷ luật.

Tại sao?

Khi bạn cố gắng nâng cao chất lượng sản phẩm mà không có bất kỳ cấu trúc nào, bạn có thể tạo ra rất nhiều lãng phí. Ví dụ, kiểm tra quá mức và ghi nhật ký quá mức là những sản phẩm phụ phổ biến của một chu trình phát triển phần mềm nghiêm ngặt mà không mang lại giá trị cho sản phẩm cuối cùng.

Áp dụng vào phát triển phần mềm Lean

Áp dụng phương pháp phát triển này vào vòng đời phát triển phần mềm của bạn không khó. Một số phương pháp phát triển phần mềm Lean thay thế cho việc xây dựng chất lượng là:

ClickUp giúp phát triển chất lượng như thế nào: Tự động hóa quản trị

Một chủ đề chung cho "Xây dựng chất lượng" là tự động hóa các quy trình ngay từ đầu. Sau khi các quy trình hoặc công việc của bạn đã được kiểm tra và xác minh, hãy thử tự động hóa chúng ngay lập tức.

Trong ClickUp, bạn có thể tự động hóa các công việc của mình nhanh hơn bằng cách sử dụng các mẫu, danh sách kiểm tra và ước lượng thời gian để giúp các quy trình của bạn chạy nhanh hơn nữa.

3. Tạo ra kiến thức

Phương pháp tinh gọn nhấn mạnh việc tạo tài liệu cho từng giai đoạn của quy trình. Kiến thức này sẽ cực kỳ hữu ích trong việc đào tạo các nhóm trong tương lai để thực hiện các công việc này một cách hiệu quả. Đây cũng là một cách tốt để nhóm phản ánh về những việc họ đang làm và cải thiện bất kỳ hoạt động nào chưa đạt hiệu quả.

Áp dụng vào quy trình phát triển phần mềm

Tạo kiến thức có thể bao gồm lưu trữ thông tin của bạn trong một công cụ wiki hoặc kho lưu trữ mã như GitHub hoặc GitLab. Với những công cụ này, nhóm của bạn có thể nhanh chóng lưu trữ những phát hiện của mình và cho các nhà phát triển khác đang làm việc trong các dự án tương tự truy cập.

Cách ClickUp giúp tạo ra kiến thức: Tài liệu

ClickUp Docs là một công cụ wiki mạnh mẽ cho các tài liệu của công ty bạn. Bạn có thể lưu trữ các tài liệu dự án quan trọng cùng với không gian dự án của chúng để đảm bảo rằng chúng dễ dàng truy cập. Bạn thậm chí có thể lồng các trang trong các tài liệu này để phân loại thông tin của bạn đơn giản hơn.

Dưới đây là một số tính năng hữu ích khác của Tài liệu ClickUp:

4. Hoãn cam kết

Hoãn cam kết nhấn mạnh việc giữ cho kế hoạch và yêu cầu của dự án đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi không lường trước được. Hãy để tất cả các quyết định không thể thay đổi đến phút chót – khi mọi thứ khác đã được xác định rõ ràng. Điều này cho phép bạn thử nghiệm nhiều kịch bản trước khi lựa chọn kịch bản phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Áp dụng vào quy trình phát triển phần mềm

Sử dụng phương pháp Sprint lấy cảm hứng từ Agile để phát triển sản phẩm là một cách tốt để giải quyết vấn đề này. Chúng rất hiệu quả vì cho phép các nhóm:

ClickUp giúp ích như thế nào: Cài đặt Sprint

Để thiết lập Sprint trong ClickUp, hãy thiết lập các Danh sách riêng lẻ trong Dự án. Mỗi Danh sách sẽ đại diện cho một sprint riêng lẻ với một Danh sách bổ sung có tiêu đề "Backlog. " Đây là nơi bạn có thể liệt kê các tính năng và yêu cầu mới. Danh sách cũng có tính năng ngày bắt đầu và ngày kết thúc để ghi lại tất cả các công việc của nhóm trong danh sách đó. Truy cập vào đây để biết thêm về cách sử dụng Sprint trong ClickUp.

5. Giao hàng nhanh chóng

Hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả là mục tiêu hàng đầu của tất cả các hoạt động tinh gọn. Tuy nhiên, thời gian hoàn thành phần mềm nhanh chóng này phải bền vững trong dài hạn để thực sự hiệu quả.

Hầu hết các công ty phần mềm đều trở thành nạn nhân của một trong những tình huống lãng phí thời gian, làm giảm hiệu quả trong quá trình phát triển sản phẩm:

Áp dụng vào quy trình phát triển phần mềm

Để các hoạt động phát triển sản phẩm của bạn tiến độ suôn sẻ, các nhà phát triển phần mềm của bạn cần tuân theo ba bước lập trình cực đoan sau:

Bước 1: Xây dựng một giải pháp đơn giản, dễ hiểu.

Bước 2: Cung cấp cho khách hàng của bạn.

Bước 3: Sử dụng thông tin chi tiết về khách hàng để thực hiện bất kỳ thay đổi và cải tiến nào một cách dần dần.

Nếu các nhà phát triển phần mềm của bạn tuân theo tất cả các bước này, họ sẽ không gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động phù hợp và hoàn thành công việc nhanh chóng.

ClickUp giúp giao hàng nhanh chóng như thế nào: Ưu tiên

Các hoạt động của nhóm bạn có thể đi đúng hướng với các ưu tiên của ClickUp. Bạn có thể dễ dàng thêm các ưu tiên vào từng nhiệm vụ để nhóm của bạn biết nhiệm vụ nào là quan trọng. Tất cả các ưu tiên của ClickUp đều có mã màu tiêu chuẩn:

Vì mã màu này là tiêu chuẩn cho tất cả các không gian dự án của bạn, nhóm của bạn sẽ luôn có thể dễ dàng xác định các công việc quan trọng nhất. Họ thậm chí có thể lọc công việc theo mức độ ưu tiên để thực hiện các công việc quan trọng nhất trước tiên.

6. Tôn trọng con người

Thật không may, nguyên tắc này thường bị bỏ qua để phù hợp với tâm lý "chiến thắng bằng mọi giá" mà yêu cầu "Giao hàng nhanh" có thể tạo ra.

Phát triển tinh gọn nhấn mạnh việc đối xử với mỗi thành viên trong nhóm bằng sự tôn trọng và đồng cảm. Nguyên tắc này cần được mở rộng đến tất cả các khía cạnh của các tương tác trong tổ chức của bạn –

Mỗi quy trình phát triển tinh gọn này cần được hướng dẫn bằng những cuộc hội thoại tôn trọng, chủ động, khuyến khích hỗ trợ và cạnh tranh lành mạnh.

Áp dụng vào phương pháp phát triển phần mềm

Poppendiecks tin rằng quy trình phát triển tinh gọn cho quản trị CNTT là phong cách quản lý tinh gọn phù hợp và hiệu quả nhất. Bạn phải động viên và hỗ trợ các nhóm phát triển của mình – không phải cố gắng kiểm soát họ.

Quản lý tinh gọn khuyến khích họ bày tỏ mối quan tâm và giải quyết vấn đề trong môi trường làm việc cởi mở, hỗ trợ mà bạn đã tạo ra.

Cách ClickUp giúp duy trì sự tôn trọng: Bình luận và hồ sơ được chỉ định

Cách hiệu quả nhất để đảm bảo sự tôn trọng giữa các kỹ sư phần mềm là có các kênh giao tiếp hiệu quả. Chúng giúp giảm xung đột và tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm thoải mái bày tỏ ý kiến với nhau.

Mỗi dự án ClickUp đều có phần bình luận mạnh mẽ để giúp nhóm của bạn thảo luận về những khác biệt và hợp tác hiệu quả. Họ có thể chia sẻ phản hồi bằng văn bản, hình ảnh, tệp và video để truyền đạt ý kiến của mình một cách dễ dàng. Đây là nền tảng hoàn hảo để nhóm của bạn bắt đầu tôn trọng lẫn nhau trong khi thể hiện bản thân.

Để giúp thúc đẩy giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả giữa các kỹ sư phần mềm của bạn, ClickUp còn cung cấp tính năng bình luận được chỉ định:

Bất cứ khi nào bạn cần giao một công việc cho một thành viên trong nhóm, chỉ cần gắn thẻ họ trong một bình luận và giao công việc đó cho họ. Họ sẽ ngay lập tức nhận được thông báo về việc này để không bỏ sót. Bây giờ công việc đó đã có trong danh sách công việc của họ, họ có thể bắt đầu thực hiện và đánh dấu là đã hoàn thành khi hoàn tất.

Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải có quá nhiều phản hồi vì người quản lý dự án có thể dễ dàng kiểm tra xem công việc đã được giải quyết hay chưa. Điều này cũng có thể giúp bạn tuân thủ khái niệm "loại bỏ lãng phí" của phương pháp phát triển tinh gọn.

Hồ sơ của ClickUp cung cấp cho các nhà quản lý dự án cái nhìn tổng quan về:

Đây là cách hoàn hảo để các quản lý dự án theo dõi công việc của từng nhân viên. Kết hợp với chế độ xem Box (như đã giải thích ở trên), bạn có thể duy trì sự phân phối công việc công bằng.

Điều này đảm bảo rằng bạn không làm việc quá sức nhân viên và gây ra tình trạng kiệt sức hoặc bất mãn. Điều này cực kỳ quan trọng trong bối cảnh tôn trọng.

7. Tối ưu hóa toàn bộ

Các cuốn sách như The Lean Startup nhấn mạnh tầm nhìn tổng thể khi làm việc với phương pháp Lean. Chủ sở hữu sản phẩm và cổ đông phải đánh giá tổng thể công ty khởi nghiệp và các quy trình của mình trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào.

Những điều có vẻ không thực tế khi nhìn từ góc độ hẹp có thể là nền tảng cho các quy trình lớn hơn, năng suất cao hơn. Bạn có thể tự mình xác định các kết nối này và thử tối ưu hóa toàn bộ quy trình thay vì từng thành phần riêng lẻ.

Áp dụng vào phương pháp phát triển phần mềm

Các nhóm đa chức năng là một giải pháp tốt để tối ưu hóa toàn bộ hệ thống. Vì mọi thành viên trong nhóm đều có thể xử lý các yêu cầu từ đầu đến cuối, nên sẽ có nhiều ý kiến khác nhau về các vấn đề được nêu ra. Điều này giúp bạn suy nghĩ về nhu cầu của khách hàng từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó giúp mục tiêu của nhóm khó bị thay đổi hơn.

ClickUp giúp ích như thế nào: Nhiều chế độ xem

Những sáng tạo thành công nhất xuất hiện khi bạn thu thập ý kiến từ những người thuộc các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như bộ phận bán hàng và hỗ trợ.

Để giúp công ty của bạn vận hành thành công các nhóm đa chức năng như vậy, ClickUp cung cấp nhiều chế độ xem. Mỗi nhóm của bạn, cho dù là phát triển phần mềm, tiếp thị hay hỗ trợ, sẽ tìm thấy chế độ xem phù hợp với nhu cầu và sở thích của họ.

Vì ClickUp thích ứng với nhu cầu của từng bộ phận, bạn sẽ không cần sử dụng nhiều công cụ để đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Điều này giúp dễ dàng hợp nhất công việc và giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung.

Dưới đây là tổng quan về từng chế độ xem giúp quản lý trực quan trở nên dễ dàng hơn:

Chế độ xem Bảng

Chế độ xem này rất phù hợp cho các nhóm SCRUM đã quen với Bảng Kanban. Nó cho phép họ dễ dàng di chuyển công việc và thực hiện thay đổi ngay lập tức.

Xem dạng danh sách

Chế độ xem Danh sách giúp nhóm của bạn xem các công việc và nhiệm vụ của họ trong một danh sách theo phong cách GTD (getting-things-done). Họ sẽ dễ dàng kiểm tra các công việc và công việc con của dự án khi tiến hành.

Chế độ xem Box

Chế độ xem Box đặc biệt hữu ích cho việc tối ưu hóa toàn bộ hệ thống vì nó cung cấp cho ban lãnh đạo cấp cao cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động trong tổ chức của bạn. Vì các công việc được sắp xếp theo người được giao, bạn có thể dễ dàng quản lý công việc của tất cả các kỹ sư phần mềm và đảm bảo phân phối công việc và nhiệm vụ một cách công bằng.

Chế độ Me

Chế độ Me Mode chỉ hiển thị các dự án được giao cho bạn. Điều này giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ và công việc của mình.

Sự khác biệt giữa Agile và phương pháp phát triển Lean

Phương pháp phát triển Lean và Agile rất giống nhau. Trên thực tế, nhiều quy trình công việc Agile bao gồm một số nguyên tắc Lean. Ví dụ, mang lại kết quả nhanh chóng là nguyên tắc cốt lõi của hầu hết các nhóm Agile.

Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt rõ rệt giữa hai phương pháp phát triển này. Thứ nhất, Agile ưu tiên mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Mặt khác, phương pháp phát triển Lean nhấn mạnh việc xem xét nhóm và tổ chức của bạn như một thể thống nhất.

Tuyên ngôn Agile nêu rõ mục tiêu của một nhóm phát triển là vượt qua các vấn đề và tạo ra một sản phẩm cuối cùng khả thi. Mặc dù đó cũng là mục tiêu trong phát triển Lean, nhưng triết lý Lean nhấn mạnh tầm quan trọng của quá trình hơn là sản phẩm cuối cùng.

Mặc dù hai phương pháp này khác nhau ở một số khía cạnh, nhưng mỗi nguyên tắc này đều có thể gia tăng giá trị cho quy trình công việc của bạn. Loại bỏ lãng phí (phương pháp lean six sigma ) và sự gắn kết nhóm (phương pháp Agile) là những đặc điểm tích cực mà bất kỳ dự án nào cũng có thể hưởng lợi. Để tận dụng tối đa những đặc điểm này, hãy sử dụng các nguyên tắc từ mỗi phương pháp để định hình quy trình công việc riêng của công ty bạn nhằm hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Kết luận

Bảy nguyên tắc tinh gọn là một kế hoạch tuyệt vời để tối ưu hóa quy trình công việc của bạn. Nếu bạn tuân thủ chúng một cách nghiêm túc, bạn sẽ có được các quy trình hợp lý hóa, đảm bảo hiệu quả và năng suất.

Trong khi chờ đợi, tại sao bạn không đăng ký ClickUp và sử dụng các tính năng hữu ích của nó để thích ứng với phương pháp tinh gọn ngay hôm nay?