Bạn có bao giờ cảm thấy tổ chức của mình như một mớ quy trình rối ren, dường như có cuộc sống riêng của chúng? Bạn không đơn độc. Cảm giác như đang giậm chân tại chỗ có thể rất frustrating. Hoặc tệ hơn, thử nghiệm các hệ thống và quy trình mới mà không thấy hiệu quả.
Đôi khi, cách đơn giản nhất để thực hiện thay đổi trong kinh doanh là bắt đầu từ những việc cơ bản nhất: tạo và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh mà bạn có thể phát triển dựa trên đó.
Cải tiến quy trình kinh doanh không chỉ là con số và bảng tính. Đó là việc tạo ra trải nghiệm yên bình, thỏa mãn không chỉ cho bạn mà cho tất cả mọi người trong tổ chức của bạn.
Vì vậy, nếu bạn đã sẵn sàng để xem cách đưa công ty của mình lên một tầm cao mới về hiệu quả và sự thuận tiện, hãy tiếp tục đọc để nâng cao kỹ năng quản lý quy trình kinh doanh của mình!
Cải tiến quy trình kinh doanh là gì?
Cải tiến quy trình kinh doanh, hay BPI, nghe có vẻ dễ hiểu. Tuy nhiên, nó phức tạp và tinh tế hơn một chút so với ấn tượng ban đầu. Cải tiến quy trình kinh doanh là một phương pháp có hệ thống để tối ưu hóa quy trình và quản lý công việc hiện tại của một tổ chức.
Nó nhằm giúp tổ chức nhìn thấy những gì có thể cải thiện và đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả hơn. 🌻
Hãy nghĩ về tổ chức của bạn như một dàn nhạc. Có phần dây, phần kèn gỗ, phần kèn đồng, phần bộ gõ, v.v. Tất cả đều cần phải chơi hài hòa để tạo ra âm thanh đẹp. Thử nghiệm cải tiến quy trình kinh doanh giống như đảm bảo mọi phần đều được luyện tập kỹ lưỡng và sẵn sàng lên sân khấu.
Một sai sót nhỏ trong bất kỳ phần nào cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể, dù là ít hay nhiều.
Với việc lập bản đồ và cải tiến quy trình kinh doanh, bạn có thể phát hiện các vấn đề trước khi chúng có cơ hội làm ảnh hưởng đến hiệu suất trong khi tinh chỉnh để loại bỏ sự kém hiệu quả, cải thiện sự hài lòng của nhân viên và khách hàng, đồng thời hợp lý hóa toàn bộ quy trình của tổ chức để đạt được kết quả tốt hơn.
Tại sao Cải tiến quy trình kinh doanh lại quan trọng?
Phần lớn lý do tại sao cải tiến quy trình kinh doanh là điều cần thiết trùng lặp với mục tiêu của hầu hết các tổ chức, chẳng hạn như:
- Hiệu quả chi phí: Làm thế nào để bạn có thể tận dụng tối đa giá trị của các công cụ và tài nguyên của mình? Hãy nghĩ về điều này như là làm nhiều hơn với ít hơn, mà không ảnh hưởng đến chất lượng, chẳng hạn như loại bỏ các công việc tốn thời gian, lặp đi lặp lại bằng các công cụ tự động hóa và cải tiến liên tục phù hợp 🛠
- Cải thiện chất lượng: Tìm cách cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ có thể đồng nghĩa với việc nâng cao toàn bộ trải nghiệm của khách hàng khi tương tác với tổ chức của bạn, cho dù đó là một mục chất lượng cao hay việc tiếp nhận khách hàng mới
- Sự hài lòng của khách hàng: Trải nghiệm khách hàng tốt hơn, cho dù thông qua thời gian vận chuyển và giao hàng nhanh hơn, sản phẩm chất lượng cao hơn hay dịch vụ khách hàng tốt hơn, tất cả đều có thể dẫn đến tăng lợi nhuận
- Sự hài lòng của nhân viên: Cải thiện các quy trình hiện có và thực hiện các thay đổi có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho các thành viên trong nhóm. Điều này có thể giảm bớt sự thất vọng, mang lại sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống, cải thiện giao tiếp và tăng năng suất
- Duy trì khả năng cạnh tranh: BPI có thể giúp bạn thích ứng với những thay đổi trên thị trường. Môi trường kinh doanh linh hoạt hơn cho phép bạn nhìn thấy vị trí của công ty mình trong thời gian thực, từ đó bạn có thể phản ứng khi sở thích của khách hàng thay đổi, trở nên hiệu quả hơn và điều chỉnh khi cần thiết
- Khả năng mở rộng: Cải tiến liên tục có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển và xử lý sự phức tạp ngày càng tăng mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc doanh thu. Khi các quy trình hiện tại của bạn được tối ưu hóa nhất có thể, tổ chức của bạn có thể duy trì chất lượng và hiệu quả trên toàn bộ bảng, tối ưu hóa tài nguyên, giảm thiểu lỗi và thu hút đầu tư 🙌
- Giảm thiểu rủi ro: Tái cấu trúc quy trình có thể giúp bạn xác định các điểm yếu và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các tắc nghẽn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn, cho dù đó là việc ra mắt sản phẩm mới hay tiếp nhận khách hàng mới. Bạn cũng có thể thấy những nơi mà tự động hóa quy trình có thể loại bỏ lỗi của con người, giảm thiểu các vấn đề pháp lý và tiền phạt, đồng thời thiết lập các kế hoạch dự phòng cho các tình huống "điều gì sẽ xảy ra nếu"
- Tăng năng suất và hiệu quả: BPI có thể giúp bạn phát triển các chiến lược quản lý dự án hiệu quả hơn và xác định nơi triển khai các quy trình như tự động hóa quy trình làm việc, giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Nó cũng có thể hỗ trợ phân bổ nguồn lực tốt hơn, tiết kiệm thời gian để sử dụng cho các hoạt động chiến lược hơn như brainstorming các sáng kiến cải tiến và đổi mới
Hãy nhớ rằng, tất cả các khía cạnh này đều nằm trong phạm vi của việc tối ưu hóa và cải tiến quy trình liên tục. Quyết định dựa trên dữ liệu giúp dễ dàng điều chỉnh các hoạt động trong tổ chức của bạn khi cần thiết.
Lợi ích và thách thức của Cải tiến quy trình kinh doanh
Giống như hầu hết mọi thứ, cải tiến quy trình kinh doanh cũng có hai mặt. Mặc dù có những lợi ích rõ ràng, nhưng cũng có một số thách thức đi kèm với việc làm những việc khác biệt.
Lợi ích của Cải tiến quy trình kinh doanh
Khám phá một cách tiếp cận mới để quản lý quy trình có thể tạo ra sự khác biệt trong việc tăng hiệu quả kinh doanh và tìm ra các giải pháp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các vấn đề và điểm nghẽn, như chúng ta đã thảo luận trước đó.
Tạo ra sự linh hoạt trong tổ chức để có thể thích ứng và thay đổi theo thị trường khi cần thiết là điều vô cùng quý giá, cũng như tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và nhân viên. Dữ liệu và số liệu mang lại cho bạn lợi thế và cho phép bạn đưa ra các quyết định sáng suốt và có cơ sở, từ đó thúc đẩy sự đổi mới và khả năng mở rộng.
Tất cả những lợi ích này là kết quả tiềm năng của việc cải tiến quy trình kinh doanh. ✨
Những thách thức trong việc cải tiến quy trình kinh doanh
Mặc dù triển vọng có thể rất tươi sáng với việc cải tiến quy trình kinh doanh, nhưng vẫn cần xem xét một số thách thức tiềm ẩn:
- Chi phí ban đầu: Cho dù tổ chức của bạn đầu tư vào phần mềm mới và các công cụ cải tiến quy trình kinh doanh hay thuê một chuyên gia tư vấn, giai đoạn đầu của quá trình cải tiến quy trình kinh doanh có thể tốn kém
- Kháng cự đối với thay đổi: Luôn có khả năng các thành viên trong nhóm và các bên liên quan sẽ không chấp nhận những thay đổi về hiệu quả quy trình, và nếu không có sự đồng thuận của họ, bất kỳ thay đổi mới nào được triển khai cũng có thể bị cản trở
- Độ phức tạp: Các hệ thống và quy trình phức tạp có thể cần đến chuyên gia hoặc tư vấn bên ngoài nếu nhóm của bạn cần có kỹ năng để thực hiện các thay đổi
- Duy trì cải tiến quy trình mới: Sau khi thực hiện các thay đổi quy trình, hãy xem xét những gì cần thiết để hỗ trợ và duy trì những thay đổi đó trong ngắn hạn và dài hạn
- Thách thức kỹ thuật: Phần mềm mới luôn đi kèm với những thách thức mới, cho dù đó là quá trình học tập của các thành viên trong nhóm hay các lỗ hổng tiềm ẩn về an ninh mạng và bảo mật
- Biến động thị trường: Một hệ thống mới được triển khai có thể hoàn toàn phù hợp với tổ chức của bạn hiện nay, nhưng có thể cần điều chỉnh và thay đổi vào ngày mai. Luôn cảnh giác sẽ giúp bạn ứng phó với những thay đổi bên trong tổ chức và bên ngoài thị trường kinh doanh
7 Kỹ thuật cải tiến quy trình kinh doanh hiệu quả nhất
Bạn có thể chọn từ một số phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh để hợp lý hóa tổ chức của mình. Thay vì dành thời gian và nguồn lực để giải quyết các vấn đề phát sinh, bạn có thể ngăn chặn chúng ngay từ đầu bằng cách áp dụng kỹ thuật phù hợp với doanh nghiệp của mình. 📚
Vì vậy, nếu bạn đã sẵn sàng chuyển từ giải quyết vấn đề phản ứng sang cải tiến chủ động, hãy tham khảo danh sách bảy kỹ thuật hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng trong tổ chức của mình.
1. Quản lý chất lượng toàn diện
Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là một phương pháp toàn diện và chi tiết để cải tiến quy trình kinh doanh, tập trung vào việc nâng cao chất lượng hàng hóa và dịch vụ. Phương pháp này đạt được mục tiêu thông qua việc liên tục cải tiến dựa trên phản hồi và truyền tải ý thức về chất lượng vào mọi khía cạnh của tổ chức.
Một khía cạnh quan trọng khác của TQM là sự tham gia toàn diện của nhân viên ở mọi cấp độ trong tổ chức. Từ nhân viên cấp thấp nhất đến cấp quản lý và lãnh đạo, tất cả cùng hợp tác để tạo ra trải nghiệm chất lượng với mục tiêu cuối cùng là sự hài lòng của khách hàng.
Bằng cách cải thiện quy trình, các điểm yếu, sự kém hiệu quả và các điểm tắc nghẽn có thể được xác định, từ đó tổ chức có thể loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa hoạt động của mình.
Tìm hiểu cách sử dụng ClickUp để phân chia thời gian. Lập kế hoạch, giám sát và quản lý sức chứa công việc, đặt khung thời gian rõ ràng cho các dự án và xem mọi nhiệm vụ mà các thành viên nhóm đang thực hiện với chế độ xem Bảng điều khiển.
TQM cũng sử dụng các công cụ như Six Sigma và sản xuất tinh gọn (sẽ giới thiệu thêm về các công cụ này trong thời gian tới).
2. Kaizen
Là một triết lý kinh doanh của Nhật Bản về cải tiến liên tục, khác với quản lý chất lượng toàn diện, Kaizen ít nhấn mạnh vào chất lượng mà tập trung hơn vào thay đổi và cải tiến liên tục thông qua việc loại bỏ lãng phí và tinh chỉnh các quy trình.
Hãy coi Kaizen như một phương pháp xem xét những thay đổi nhỏ có thể thực hiện ngay bây giờ để mang lại tác động lớn nhất sau này. 👀
Kaizen có lẽ nổi tiếng nhất nhờ mối liên hệ với Toyota, nơi nó đã tạo ra một văn hóa tự phản ánh sâu sắc, không chỉ là một phương pháp cụ thể mà còn là một cách sống và làm việc.
3. Six Sigma
Được phát triển bởi kỹ sư Bill Smith tại Motorola vào những năm 1980, Six Sigma là một kỹ thuật cải tiến quy trình kinh doanh tập trung vào việc cải thiện chất lượng bằng cách loại bỏ các nguyên nhân gây ra lỗi và giảm thiểu sự biến động. Thông qua sự kết hợp giữa các phương pháp quản lý và thống kê, khung Six Sigma giúp các thành viên trong nhóm của một tổ chức trở thành chuyên gia về phương pháp này.
Sử dụng thuật ngữ từ võ thuật, các chuyên gia này được gọi là "đai xanh", "đai đen" và "đai đen bậc thầy"
4. Lean Sản xuất
Một chiến lược quy trình kinh doanh khác liên quan đến Toyota, sản xuất tinh gọn (còn được gọi là lean) là một phương pháp nhằm đạt được hiệu quả tối đa trong khi giảm thiểu lãng phí, tất cả mà không ảnh hưởng đến năng suất.
Mục tiêu cuối cùng là sự hài lòng của khách hàng.
Bằng cách xác định giá trị, có thể thực hiện các điều chỉnh phù hợp, như loại bỏ các bước lãng phí cản trở giá trị này và tạo ra luồng cần thiết để thực hiện hiệu quả.
Sử dụng tính năng Bản đồ Tư duy của ClickUp có thể giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức ý tưởng, dự án và công việc của mình. Dễ dàng vạch ra quy trình làm việc và kết nối các ý tưởng giúp bạn và tổ chức của bạn hoạt động hiệu quả nhất có thể.
5. Lý thuyết về các yếu tố hạn chế
Phương pháp lý thuyết về các ràng buộc là một kỹ thuật cải tiến quy trình kinh doanh tập trung vào việc tìm ra điểm nghẽn hoặc ràng buộc trong một tổ chức và tối đa hóa hiệu quả của điểm yếu đó. Vì vậy, cho dù có vấn đề trong dây chuyền sản xuất hay công cụ phần mềm không hiệu quả, tổ chức vẫn có thể thích ứng để đạt được hiệu quả tối đa.
Khi một tổ chức đã xác định và khắc phục được một hạn chế, bất kỳ yếu tố nào cản trở hiệu quả sẽ không còn là yếu tố giới hạn nữa.
6. Agile
Tương tự như các kỹ thuật cải tiến quy trình kinh doanh khác trong danh sách của chúng tôi, phương pháp học tập và phương pháp luận linh hoạt nhấn mạnh việc thực hiện những thay đổi nhỏ hơn, tăng dần thay vì cải tổ hoàn toàn hệ thống.
Mỗi thay đổi được coi là một "sprint", và vào cuối mỗi sprint, tác động của thay đổi sẽ được đánh giá. Vì mọi thứ được đánh giá ở mỗi bước, nên tổ chức có thể dễ dàng điều chỉnh và tái cấu trúc ngay lập tức.
Một yếu tố khác của agile là làm việc với các thành viên trong nhóm trên toàn tổ chức và xem xét cách các quan điểm khác nhau có thể giúp tìm ra giải pháp hiệu quả nhất cho những vấn đề mà tổ chức đang gặp phải. Nếu bạn thiên về phương pháp agile, hãy thử các tính năng dành cho nhóm agile của ClickUp.
Dễ dàng quản lý lộ trình sản phẩm, công việc tồn đọng, sprint, thiết kế UX và hơn thế nữa với nền tảng tất cả trong một này.
7. Kanban
Kanban, một phương pháp khác có nguồn gốc từ Nhật Bản, là một cách hiệu quả để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh bằng cách giúp dễ dàng hình dung quy trình làm việc, cải thiện quy trình từng bước và phát hiện các điểm nghẽn trong tổ chức.
Giống như sơ đồ, phương pháp Kanban giúp dễ dàng nhìn thấy vị trí của tổ chức trong thời gian thực và cách tổ chức di chuyển qua quá trình cải tiến. Bằng cách giới hạn số lượng công việc liên quan đến việc cải tiến một quy trình kinh doanh cụ thể, các thành viên trong nhóm tập trung hoàn thành các công việc liên quan đến mục tiêu đó trước khi chuyển sang công việc mới, từ đó tạo ra hiệu quả cao hơn trong tổ chức. 🌻
Và vì Kanban hoạt động trên hệ thống kéo, các công việc mới liên quan đến tối ưu hóa chỉ được tạo ra khi có nhu cầu, khiến nó trở thành phương pháp BPI phù hợp với yêu cầu của tổ chức.
Hãy thử bố cục Kanban với chế độ xem Bảng của ClickUp, cùng với hơn 15 chế độ xem khác, để giúp bạn tùy chỉnh mọi thứ cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức và trực quan hóa quy trình làm việc cũng như cải tiến quy trình theo cách của bạn.
5 Mẫu giúp bạn cải thiện quy trình kinh doanh
Có rất nhiều phần mềm tài liệu hóa quy trình để giúp cải thiện quy trình kinh doanh của tổ chức bạn. ClickUp là một công cụ đặc biệt linh hoạt cho mọi thứ, từ phân tích SWOT đến quản lý dự án, theo dõi thói quen và cải thiện quy trình kinh doanh.
Tạo dòng thời gian rõ ràng, mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ tự động với tính năng Mục tiêu của ClickUp. Hơn nữa, Tự động hóa của ClickUp giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại một cách dễ dàng.
Và với các mẫu được thiết kế hoàn hảo để cải tiến quy trình kinh doanh, bạn có thể phát triển chiến lược và thực hiện tất cả chỉ với một công cụ. Dưới đây là năm mẫu mà bạn và tổ chức của bạn có thể sử dụng để cấu trúc các cải tiến quy trình kinh doanh của tổ chức.
1. Mẫu đánh giá hiệu suất ClickUp
Đánh giá hiệu suất là một khía cạnh thiết yếu trong việc hỗ trợ các thành viên trong nhóm bằng cách giúp họ nhận được phản hồi có giá trị, cho dù là đưa ra quan điểm về các lĩnh vực cần cải thiện hay ghi nhận những nhân viên vượt quá mong đợi.
Tuy nhiên, việc tổ chức và tổng hợp các đánh giá hiệu suất có thể khá rườm rà. Với Mẫu Đánh giá Hiệu suất của ClickUp, bạn có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất của nhân viên theo thời gian và đảm bảo các thành viên trong nhóm đạt được mục tiêu và chỉ tiêu với các Trường Tùy chỉnh và trạng thái phù hợp với tổ chức của bạn.
2. Mẫu kiểm tra và cải tiến quy trình ClickUp
Đánh giá hiệu quả của các quy trình hiện tại bằng Mẫu kiểm tra và cải tiến quy trình của ClickUp giúp bạn thấy được công việc mà tổ chức của mình đang thực hiện. Từ đó, bạn có thể xác định những quy trình kinh doanh nào có thể được cải thiện và có các bước tiếp theo rõ ràng để thực hiện những thay đổi phù hợp vào thời điểm thích hợp.
Bằng cách thường xuyên kiểm tra tình trạng các quy trình kinh doanh, bạn có thể dễ dàng phát hiện các lĩnh vực cần điều chỉnh sớm và thường xuyên, đồng thời duy trì chất lượng của các quy trình mới được triển khai theo thời gian.
3. Mẫu FMEA Lean Six Sigma của ClickUp Process
Một lựa chọn khác để nhanh chóng xác định các lỗ hổng trong quy trình và có được sự rõ ràng cần thiết để giải quyết chúng một cách hiệu quả là Mẫu FMEA Lean Six Sigma của ClickUp. Mẫu toàn diện này giúp dễ dàng làm rõ các lĩnh vực cần cải tiến liên tục trong các quy trình kinh doanh, đồng thời tạo ra kế hoạch hành động phù hợp với nhóm để thực hiện các thay đổi cần thiết.
Bằng cách cải thiện các quy trình mới và hiện có để đảm bảo an toàn và hiệu quả, tổ chức có thể dễ dàng giảm thiểu sự không hài lòng của khách hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm.
4. Mẫu ClickUp DMAIC
DMAIC là viết tắt của Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analysis (Phân tích), Improve (Cải tiến) và Control (Kiểm soát), giúp hỗ trợ quá trình cải tiến quy trình.
Mẫu DMAIC của ClickUp xác định phạm vi dự án với các mục tiêu rõ ràng và dễ hiểu. Đo lường các chỉ số hiệu suất chính so với mục tiêu, xác định nguyên nhân gốc rễ và cải thiện trực tiếp các hoạt động quản lý quy trình kinh doanh của bạn. Bạn thậm chí có thể theo dõi kết quả đang diễn ra.
Hiệu quả là yếu tố quan trọng nhất trong các quy trình cải tiến kinh doanh và mẫu này sẽ giúp bạn đạt được điều đó. Nhanh chóng xác định và sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu kinh doanh của tổ chức, phát triển phương pháp tiếp cận có hệ thống để tăng hiệu quả, thu thập thông tin chi tiết để đưa ra quyết định sáng suốt và dựa trên dữ liệu, đồng thời xem kết quả có thể đo lường được theo thời gian.
5. Mẫu ClickUp Kanban
Mẫu Kanban phù hợp sẽ tạo ra sự cân bằng lý tưởng giữa cấu trúc và tính linh hoạt. Với Mẫu Kanban của ClickUp, bạn có thể làm chính xác điều đó.
Dễ dàng chia nhỏ các dự án thành các phần dễ quản lý và thiết lập nhóm của bạn để đạt được thành công, đồng thời tạo các kênh giao tiếp rõ ràng để mọi người có thể cùng nhau tiến về một mục tiêu. Với giao tiếp được cải thiện, khả năng hiển thị về sức chứa và tiến độ của nhóm được tăng cường, cùng với việc sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn, bạn sẽ có công thức để thành công trong việc triển khai các quy trình cải tiến kinh doanh mới.
Nâng cao công cụ của bạn cho việc cải tiến quy trình liên tục
Cải tiến quy trình kinh doanh có thể là yếu tố quan trọng giúp tổ chức của bạn tìm ra con đường phát triển bền vững trong khi vẫn duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Khả năng liên tục tối ưu hóa quy trình và thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh có tác động trực tiếp đến hiệu quả chi phí. Cải thiện quy trình kinh doanh cho phép tổ chức cung cấp giá trị tốt hơn cho khách hàng, đồng thời hoạt động hiệu quả và hợp lý nhất có thể. 🙌
Sẵn sàng bắt đầu cải tiến quy trình kinh doanh? ClickUp có mọi thứ bạn cần. Nền tảng tất cả trong một của chúng tôi đơn giản hóa công việc của bạn bằng cách cung cấp cho nhóm của bạn một không gian để brainstorm ý tưởng, theo dõi mục tiêu, tổ chức nhiệm vụ, tạo tài liệu và giao tiếp với nhau trong thời gian thực.
Với hơn 1.000 tích hợp, bạn có thể tập trung tất cả các công cụ khác giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả. Một quy trình làm việc tốt hơn, dễ dàng hơn có thể bắt đầu ngay hôm nay khi bạn đăng ký ClickUp — Miễn phí vĩnh viễn.