Các quy trình kinh doanh đã hiệu quả khi bạn có ít thành viên trong nhóm hoặc trước khi đạt đến quy mô hiện tại có thể đã trở nên lỗi thời, kém hiệu quả và không hiệu quả.
Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) giúp bạn phân tích và tối ưu hóa các quy trình hiện tại thông qua các phương pháp cải tiến quy trình đã được chứng minh. Điều này có thể bao gồm các cải tiến quy trình kinh doanh như tự động hóa công việc lặp đi lặp lại, loại bỏ các điểm nghẽn, khắc phục các quy trình không hiệu quả hoặc thiết lập lại các mục tiêu xung quanh kết quả kinh doanh.
Hãy cùng xem một số ví dụ về quản lý quy trình kinh doanh và các phương pháp hay nhất giúp cải thiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ chuyển đổi kỹ thuật số.
Quản lý quy trình kinh doanh là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh, hay BPM, là một phương pháp mà các tổ chức đánh giá, mô hình hóa và thiết kế lại các quy trình kinh doanh của mình để đạt được hiệu quả tối đa và tăng trưởng doanh thu.
Quy trình kinh doanh là một chuỗi các công việc hoặc hoạt động mà doanh nghiệp của bạn thực hiện bằng cách phối hợp con người, hệ thống và thông tin để tạo ra kết quả kinh doanh hỗ trợ chiến lược kinh doanh hoặc đạt được các mục tiêu cụ thể.
BPM điều chỉnh các khoản đầu tư CNTT của doanh nghiệp cho phù hợp với chiến lược kinh doanh và giúp chuẩn hóa các hoạt động, cải thiện tính linh hoạt, tăng hiệu quả quy trình làm việc và cải thiện tuân thủ.
Quản lý quy trình kinh doanh khác với quy trình kinh doanh như thế nào?
Quy trình kinh doanh bao gồm các công việc, hoạt động và quy trình làm việc khác nhau giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Nó thúc đẩy các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, bao gồm hỗ trợ khách hàng, sản xuất, mua sắm, quản lý tài chính, v.v.
Quản lý quy trình kinh doanh tối ưu hóa các quy trình kinh doanh này để làm cho chúng hiệu quả hơn. Nó giúp quản lý cả khía cạnh chiến lược và vận hành của các quy trình kinh doanh của bạn.
Hiểu chi tiết về quản lý quy trình kinh doanh
Quản lý quy trình kinh doanh khác với quản lý dự án và công việc như thế nào?
Quản lý công việc tập trung vào việc tổ chức, phân công, sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi các công việc và hoạt động để đảm bảo chúng được hoàn thành đúng thời hạn. Bạn giám sát các công việc hàng ngày góp phần vào các dự án hoặc quy trình lớn hơn.
Quản lý dự án giám sát tất cả các hoạt động trong một dự án từ đầu đến cuối. Điều này bao gồm xác định phạm vi dự án, phân công công việc, lập lịch trình, theo dõi tiến độ và phân bổ nguồn lực.
Đọc thêm: Quản lý dự án và quản lý công việc
BPM tối ưu hóa các quy trình và hoạt động kinh doanh khác nhau để giúp các tổ chức đạt được các mục tiêu lớn hơn như quản lý mối quan hệ khách hàng, mua sắm, tuyển dụng nhân viên, quản lý chuỗi cung ứng và thực hiện đơn đặt hàng.
| Tổng quan | Quản lý công việc | Quản lý dự án | Quản lý quy trình kinh doanh BPM |
| Đó là gì | Bao gồm việc hoàn thành các công việc độc lập và riêng lẻ | Liên quan đến các sự kiện có ngày bắt đầu và ngày kết thúc | Xử lý các chiến lược đang triển khai và quy trình hiện có |
| Tập trung vào | Quản lý khối lượng công việc của nhóm | Giám sát các sự kiện riêng lẻ khi cần thiết | Tối đa hóa hiệu quả của các quy trình kinh doanh hàng ngày |
| Mục tiêu | Quản lý nhóm | Tính minh bạch | Hiệu quả |
Lợi ích của quản lý quy trình kinh doanh:
- Tăng hiệu quả: Tối ưu hóa quy trình giúp giảm thiểu chi phí hoạt động, nâng cao năng suất của nhân viên và loại bỏ sự trùng lặp để tiết kiệm thời gian và nỗ lực
- Ra quyết định tốt hơn: Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh cung cấp cho các bên liên quan những thông tin chi tiết quý giá về hiệu quả hoạt động của các quy trình kinh doanh cụ thể. Phần mềm này giúp họ tối ưu hóa các quy trình trong toàn công ty thông qua việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh bằng phân tích và báo cáo để đưa ra các quyết định sáng suốt
- Tăng tính linh hoạt: Một quy trình có thể thích ứng và mở rộng có thể chịu được các điều kiện tiếp thị thay đổi, nhu cầu khách hàng biến động và sự cạnh tranh
- Trải nghiệm khách hàng tốt hơn: Luôn mang lại giá trị cho khách hàng bằng cách cải thiện hiệu suất quy trình và tự động hóa quy trình làm việc cho tất cả các bộ phận
- Tuân thủ tốt hơn: Tiến hành kiểm tra quy trình thường xuyên để kiểm tra việc tuân thủ các quy định. Điều chỉnh các quy trình kinh doanh cho phù hợp với các tiêu chuẩn tuân thủ của ngành và chính sách nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro, duy trì bảo mật và tránh bị phạt
- Giảm chi phí: Công cụ quản lý quy trình kinh doanh giúp bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và xác định các quy trình có thể cải thiện, giảm lãng phí và tối ưu hóa quy trình kinh doanh để tiết kiệm chi phí nhân công và vật liệu
Các loại quản lý quy trình kinh doanh
1. Quản lý quy trình kinh doanh lấy con người làm trung tâm
BPM lấy con người làm trung tâm xoay quanh sự tham gia của con người, thường là cho các công việc cần phê duyệt.
Một ví dụ về điều này là xem xét dữ liệu và tạo các tài liệu như báo cáo, đề xuất và thỏa thuận với nhà cung cấp.
Bạn có thể sử dụng BPM để tự động hóa các hàm hỗ trợ như phân công công việc và thông báo cho các bên liên quan.
2. Quản lý quy trình kinh doanh tập trung vào tích hợp
Loại quản lý quy trình kinh doanh này không yêu cầu nhiều sự tham gia của con người để cải tiến liên tục.
Các quy trình kinh doanh tập trung vào tích hợp phụ thuộc vào API và các hệ thống tích hợp dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau, chẳng hạn như quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) hoặc quản lý dự án.
3. Quản lý quy trình kinh doanh tập trung vào tài liệu
Loại BPM này tập trung vào các tài liệu cụ thể, chẳng hạn như đề xuất hoặc hợp đồng.
Nó tập trung và chuẩn hóa tất cả các quy trình, từ tạo/lập tài liệu đến phê duyệt và lưu trữ.
Ví dụ, khi một công ty mua một sản phẩm, hợp đồng phải trải qua các bộ phận khác nhau và nhiều vòng phê duyệt để đạt được thỏa thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp.
Mười ví dụ về quản lý quy trình kinh doanh
Hãy xem một số ví dụ về quản lý quy trình kinh doanh có thể liên quan trước khi bạn áp dụng chúng vào thực tế.
1. Quá trình tiếp nhận khách hàng
Dưới đây là cách bạn có thể triển khai vòng đời BPM để hợp lý hóa quy trình làm việc trong quá trình tiếp nhận khách hàng.
Ví dụ: Một ngân hàng muốn tối ưu hóa quy trình tiếp nhận khách hàng mới để tăng hiệu quả, giảm thiểu lỗi và cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể.
Bắt đầu bằng việc xây dựng bản đồ quy trình các bước khác nhau liên quan đến quá trình nhập học. Điều này bao gồm đăng ký tài khoản, xác minh danh tính và thiết lập tài khoản.
Tiếp theo, hãy xem xét những quy trình nào bạn có thể tự động hóa bằng công nghệ BPM.
Ví dụ, các ứng dụng tài khoản trực tuyến có thể được tích hợp với hệ thống CRM ngân hàng để thu thập thông tin khách hàng và tự động bắt đầu quá trình xác minh danh tính.
Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh tập trung có thể lưu trữ các tài liệu của khách hàng dưới dạng kỹ thuật số, giúp dễ dàng truy cập và giảm thiểu thủ tục giấy tờ. BPM tiêu chuẩn hóa các quy trình này và đảm bảo sự chuyển giao suôn sẻ giữa các bộ phận khác nhau tham gia vào quy trình nhập học.
Kết quả: Quá trình tiếp nhận khách hàng nhanh hơn, đồng thời tuân thủ các quy định cần thiết.
Đọc thêm: Dưới đây là 10 mẫu quy trình làm việc yêu thích của chúng tôi, phù hợp với hầu hết mọi nhóm và quy trình
2. Quá trình tiếp nhận nhân viên mới
Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) trong quá trình onboarding nhân viên giúp bạn onboarding nhân viên mới một cách hiệu quả. BPM tối ưu hóa mọi quy trình từ thủ tục giấy tờ đến việc tích hợp vào tổ chức của bạn.
Thiết lập các kích hoạt và phân công công việc bằng các công cụ tự động hóa quy trình công việc hoặc nền tảng BPM để đảm bảo sự chuyển giao suôn sẻ giữa các bộ phận.
Ví dụ: khi bộ phận nhân sự nhận được biểu mẫu và giấy tờ hoàn thành của nhân viên, hệ thống sẽ tự động phân công công việc cho bộ phận CNTT để giúp thiết lập máy tính và quyền truy cập hệ thống cho nhân viên đó.
Kết quả: Quá trình nhập việc nhanh hơn với nỗ lực thủ công tối thiểu, cải thiện các quy trình nhân sự nhập việc.
3. Quản lý tuân thủ
Bạn có thể tiêu chuẩn hóa các quy trình liên quan đến tuân thủ trên toàn tổ chức để đảm bảo tuân thủ các quy định ngành và chính sách nội bộ.
Các công cụ tự động hóa quy trình giúp bạn lập bản đồ các hoạt động tuân thủ và tự động hóa việc kiểm tra tuân thủ, quy trình phê duyệt và xác thực dữ liệu.
Ví dụ: Một công ty dược phẩm phải tuân thủ các quy định của chính phủ và ngành y tế về sản xuất và phân phối thuốc và dược phẩm.
Trong trường hợp này, mỗi khi có quy định mới được ban hành, phần mềm BPM sẽ ngay lập tức kích hoạt quy trình đánh giá để đánh giá các quy trình tuân thủ hiện tại của công ty. Hệ thống sẽ tự động phân công các công việc khác nhau cho các bộ phận có liên quan tham gia vào quy trình quản lý tuân thủ.
Sau khi đánh giá hoàn tất, các kết quả được tổng hợp thành báo cáo và quy trình công việc được tạo ra để thực hiện các thay đổi cần thiết, đồng thời xem xét và phê duyệt chúng.
Điều này cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về các quy trình tuân thủ để đảm bảo rằng mọi bước đều được tuân thủ. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi có công việc quá hạn hoặc khi có sự vi phạm tuân thủ. Hệ thống cũng duy trì bản ghi kiểm tra để theo dõi tất cả các công việc và hoạt động liên quan đến tuân thủ.
Kết quả: Doanh nghiệp của bạn luôn tuân thủ các quy định với ít nỗ lực hơn.
Đọc thêm: 10 phần mềm tài liệu hóa quy trình kinh doanh tốt nhất
4. Quản lý vòng đời sản phẩm
Quản lý quy trình kinh doanh giúp bạn quản lý một cách có hệ thống mọi thứ, từ ý tưởng đến thiết kế, phát triển và phân phối sản phẩm.
Ví dụ: Một công ty phần mềm đang phát triển một phần mềm CRM mới cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Áp dụng BPM để hợp lý hóa quá trình thu thập và quản lý thông tin quan trọng, chẳng hạn như yêu cầu của người dùng và thông số kỹ thuật sản phẩm. Điều này cho phép các nhà quản lý sản phẩm và nhà phát triển dễ dàng truy cập thông tin quan trọng trong quá trình phát triển sản phẩm.
Các công cụ BPM cũng có thể giúp bạn điều phối quá trình triển khai và quản lý giao tiếp với khách hàng cũng như hỗ trợ xử lý yêu cầu.
Kết quả: Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và đảm bảo sản phẩm phù hợp hơn với nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
5. Quản lý dự án
BPM có thể được sử dụng để hợp lý hóa các quy trình từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành một dự án.
Ví dụ: Một công ty tiếp thị đã triển khai BPM để quản lý dự án tốt hơn.
BPM có thể giúp chuẩn hóa việc lập kế hoạch chiến dịch và giao tiếp với khách hàng, tự động hóa việc phân công công việc, quản lý dữ liệu bằng các tài liệu liên quan và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Nó cũng có thể cung cấp cho các bên liên quan chế độ xem 360 độ về tiến độ của các hoạt động khởi động chiến dịch khác nhau.
Kết quả: Tối ưu hóa quy trình làm việc của dự án, tăng cường sự hợp tác và cải thiện chất lượng kết quả dự án.
6. Quản lý hợp đồng
Tự động hóa quy trình trong quản lý hợp đồng cho phép các nhóm tạo và quản lý hợp đồng nhanh hơn,
Ví dụ: Một công ty luật sử dụng tự động hóa quy trình kinh doanh để tạo và quản lý hợp đồng. Các hợp đồng này sau đó được chuyển qua quy trình phê duyệt với nhiều người phê duyệt. Khi một người phê duyệt ký vào tài liệu, tài liệu đó sẽ tự động được gửi đến người phê duyệt được chỉ định ở giai đoạn tiếp theo cho đến khi được tất cả các bên liên quan phê duyệt.
Vì hợp đồng có thời hạn, bạn có thể thiết lập nhắc nhở tự động để gửi thông báo gia hạn cho tất cả mọi người có trong hợp đồng.
Kết quả: Xử lý và gia hạn hợp đồng nhanh hơn.
7. Quản lý rủi ro
Một trong những ví dụ tốt nhất về quản lý quy trình kinh doanh là BPM, đánh giá các quy trình đánh giá rủi ro.
Ví dụ: Một tổ chức tài chính triển khai phần mềm tự động hóa quy trình để quản lý rủi ro liên quan đến việc phê duyệt khoản vay.
Hệ thống này hợp lý hóa quy trình phê duyệt khoản vay bằng cách phân tích dữ liệu khách hàng, điểm tín dụng và tình hình tài chính trước đó để xác định xem người vay có rủi ro tín dụng hay không. Nếu phân tích cho thấy khách hàng có rủi ro cao, đơn đăng ký sẽ được chuyển đến một nhóm khác để xem xét thêm.
Các ứng dụng có rủi ro thấp được xử lý ngay lập tức mà không có bất kỳ trì hoãn nào. Điều này giúp tổ chức tài chính giải ngân khoản vay mà không phải chịu rủi ro về tài sản của mình.
Kết quả: Giảm thiểu lỗi và giúp giảm thiểu rủi ro.
8. Mua sắm và cung ứng
Quản lý quy trình kinh doanh trong mua lại và mua sắm giúp hợp lý hóa việc lựa chọn nhà cung cấp, giao hàng và xử lý hóa đơn.
Ví dụ: Quản lý quy trình kinh doanh giúp một công ty sản xuất tự động hóa việc tạo yêu cầu mua hàng.
Khi hàng tồn kho của bất kỳ sản phẩm nào đạt đến ngưỡng định trước, phần mềm BPM sẽ ngay lập tức kích hoạt yêu cầu mua hàng. Yêu cầu này sẽ được chuyển qua quy trình phê duyệt và được đánh giá dựa trên ngân sách, tính sẵn có của mục và các yếu tố về trình độ của nhà cung cấp.
Khi yêu cầu nhận được sự chấp thuận cuối cùng, đơn đặt hàng sẽ được tạo và gửi điện tử đến nhà cung cấp. Hệ thống BPM sau đó sẽ theo dõi trạng thái đơn đặt hàng và quản lý thông tin liên lạc cho đến khi sản phẩm được bổ sung vào kho.
Kết quả: Quy trình mua sắm tuân thủ và hiệu quả.
9. Quản lý nhà cung cấp
Bạn có thể tạo các quy trình để tự động hóa việc kết nối nhà cung cấp và quản lý hợp đồng.
Ví dụ: Một nhà sản xuất phụ tùng ô tô muốn cải thiện quản lý nhà cung cấp.
Cần công nghệ BPM tích hợp machine learning để thu thập và đánh giá thông tin nhà cung cấp. Thuật toán đánh giá từng nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như tuân thủ, năng lực và lịch sử hiệu quả.
Các đánh giá này sau đó được tổng hợp vào báo cáo và gửi đến các bên liên quan, những người có thể quyết định nhà cung cấp nào sẽ tiếp tục hợp tác.
Sau khi nhà cung cấp được xác định, hệ thống BPM cũng có thể được sử dụng để quản lý hợp đồng, gia hạn và tuân thủ. Bằng cách này, bạn có thể tự động hóa các công việc thủ công như lựa chọn nhà cung cấp và hiển thị trạng thái mối quan hệ với nhà cung cấp, hợp đồng, tuân thủ và thanh toán.
Kết quả: Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.
10. Logistics
Quản lý quy trình kinh doanh trong logistics có thể tối ưu hóa quản lý kho và vận chuyển.
Ví dụ: Một công ty vận chuyển toàn cầu sử dụng các công cụ BPM để cải thiện hiệu quả hoạt động logistics.
Mỗi khi khách hàng đặt hàng, hệ thống BPM sẽ ngay lập tức kích hoạt yêu cầu giao hàng. Yêu cầu này sau đó được giao cho nhà vận chuyển phù hợp nhất dựa trên các yếu tố như dòng thời gian giao hàng, tuyến đường vận chuyển, chi phí và tình trạng sẵn có của phương tiện.
Khi đơn đặt hàng đang được vận chuyển, hệ thống sẽ theo dõi địa điểm của lô hàng và gửi thông tin cập nhật trạng thái cho khách hàng để họ biết đơn hàng của mình đang ở đâu và dự kiến sẽ được giao vào thời gian nào.
Nếu có bất kỳ trở ngại nào, nhà vận chuyển sẽ ngay lập tức nhận được thông báo, cho phép họ thực hiện các biện pháp khắc phục ngay lập tức.
Kết quả: Cải thiện thời gian giao hàng và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Thực tiễn tốt nhất về quản lý quy trình kinh doanh
Phần mềm quản lý dự án ClickUp có nhiều tính năng đa năng giúp bạn tạo quy trình công việc và xây dựng hệ thống quản lý quy trình kinh doanh phù hợp với bạn.
Hãy xem một số ví dụ về quản lý quy trình kinh doanh với ClickUp. Nền tảng này có thể giúp bạn cải thiện BPM bằng quy trình làm việc tự động, hợp tác nhóm, báo cáo thời gian thực, mẫu bản đồ quy trình, trợ lý AI tích hợp và biểu mẫu thu thập phản hồi.
1. Thiết kế
Cách tốt nhất để thiết kế chiến lược BPM cho tổ chức của bạn sẽ phụ thuộc vào các quy trình và mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Phân tích SWOT sẽ giúp bạn hiểu những gì cần thay đổi trong các quy trình kinh doanh hiện tại, xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn và những cải tiến mới cần thiết cho quy trình.
Ngoài ra, hãy thu thập ý kiến từ các bên liên quan về hoạt động hàng ngày và các quy trình kinh doanh mới mà bạn dự định triển khai.
Các tính năng cộng tác của Tài liệu, bao gồm chỉnh sửa thời gian thực, thêm nhận xét và phân công công việc, cũng như định dạng phong phú, giúp các bên liên quan và thành viên trong nhóm của bạn dễ dàng tham gia vào cuộc thảo luận về quản lý quy trình kinh doanh.
Bạn có thể sử dụng Tài liệu để tạo SOP, là kho lưu trữ tập trung tất cả thông tin liên quan đến quy trình cho nhân viên hiện tại và tương lai.
2. Mô hình hóa
Sử dụng bản đồ quy trình ở giai đoạn mô hình hóa để trực quan hóa các quy trình kinh doanh được đề xuất, bao gồm tổng quan về các công việc, hoạt động, luồng và sự kiện khác nhau sẽ đóng góp vào quy trình bạn đang thực hiện.
Tạo mô hình quy trình bằng công cụ BPM hoặc phần mềm quản lý luồng công việc để phân tích luồng hoạt động, các điểm quyết định và các phụ thuộc. Điều này giúp phân tách các quy trình và bước phức tạp trong tự động hóa quy trình, gia tăng giá trị và loại bỏ các hoạt động không hiệu quả.
Tại đây, Mẫu bản đồ quy trình của ClickUp giúp bạn đánh giá các quy trình cần cải thiện, thu thập thông tin chi tiết về các điểm nghẽn và trực quan hóa các quy trình từ đầu đến cuối.
Mẫu này cung cấp tất cả các công cụ bạn cần để:
- Đánh giá cách các quy trình có thể được cải thiện
- Phân tích và xác định các điểm nghẽn hoặc điểm yếu trong hệ thống của bạn
- Hiển thị quy trình một cách nhanh chóng và dễ dàng từ đầu đến cuối
Các nhà phân tích kinh doanh và quản lý dự án rất thích sử dụng mẫu này vì nó đơn giản hóa các quy trình phức tạp thành các sơ đồ dễ hiểu và hiển thị mối quan hệ giữa các bước khác nhau trong một quy trình.
3. Thực thi
Giai đoạn này nhằm mục đích áp dụng tự động hóa để giảm thiểu các công việc lặp đi lặp lại và lỗi thủ công.
Tự động hóa ClickUp hỗ trợ quản lý quy trình kinh doanh bằng cách tự động hóa việc tạo/lập, phân công và cập nhật trạng thái công việc. Nó có thể tự động thay đổi trạng thái công việc khi chúng chuyển qua các giai đoạn khác nhau của quy trình BPM.
Bạn có thể cấu hình tự động hóa để cập nhật trạng thái của một công việc từ "Đang tiến hành" thành "Hoàn thành" khi tất cả các hành động cần thiết đã được hoàn thành.
Tích hợp ClickUp với hơn 1000 ứng dụng đảm bảo luồng dữ liệu không có lỗi giữa phần mềm BPM và hệ thống công nghệ của bạn.
4. Theo dõi
Việc theo dõi hiệu suất của các quy trình kinh doanh thường xuyên là rất quan trọng để xác định các điểm nghẽn và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng các quy trình không bị lệch khỏi kết quả mong đợi.
Để giám sát hiệu suất của các quy trình kinh doanh, xác định các điểm nghẽn và thực hiện các biện pháp khắc phục, bạn cần có bảng điều khiển thời gian thực để hiển thị tiến độ của các công việc khác nhau.
Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn thực hiện việc này bằng dữ liệu thời gian thực về mô hình quy trình kinh doanh và hiệu suất của nó. Có được chế độ xem chi tiết và tổng quan về các hoạt động và quy trình của bạn.
Hãy nhớ xác định các chỉ số khóa và chỉ số hiệu suất để theo dõi hiệu quả hoạt động của các cải tiến quy trình kinh doanh. Bạn có thể theo dõi các chỉ số như thông lượng, chi phí cho mỗi quy trình, NPS và các chỉ số tuân thủ để giúp bạn theo dõi hiệu suất của các quy trình kinh doanh.
5. Tối ưu hóa
Tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các bên liên quan và thành viên nhóm để cập nhật cho mọi người về trạng thái của các quy trình khác nhau trong quy trình làm việc. Bạn có thể xem xét dữ liệu hiệu suất và nhận phản hồi từ các bên liên quan để cải thiện quy trình làm việc BPM của mình. Điều này giúp cải thiện quy trình.
Chế độ xem biểu mẫu của Clickup thu thập phản hồi từ mọi người theo định dạng chuẩn hóa để giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh, đặc biệt là đối với các công việc cần cải tiến liên tục, chẳng hạn như hỗ trợ khách hàng và phát triển sản phẩm.
Mẹo chuyên nghiệp💡: Hãy nhờ ClickUp Brain giúp phân tích phản hồi nhận được và tạo các mục hành động.
Tiếp tục thực hiện các thay đổi lặp đi lặp lại đối với BPM dựa trên nhu cầu thay đổi của tổ chức, phản hồi của các bên liên quan và khách hàng, cũng như phân tích dữ liệu để đảm bảo hiệu quả của BPM.
Quản lý quy trình kinh doanh: Xu hướng tương lai
Nền tảng ít mã hoặc không mã
Cho dù bạn là nhà phân tích kinh doanh hay quản lý dự án, các công cụ quản lý quy trình kinh doanh ít mã và không mã cho phép bạn thiết kế tự động hóa quy trình mà không cần dựa vào nhóm kỹ thuật, tăng tốc chu kỳ phát triển và phản ứng nhanh hơn với điều kiện thị trường thay đổi.
Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (ML)
Khi được tích hợp vào BPM, trí tuệ nhân tạo tự động hóa các công việc như tạo tài liệu và quy trình công việc. Học máy phân tích các tập dữ liệu lớn để cung cấp thông tin chi tiết nhằm tối ưu hóa các quy trình hiện có và mới.
Tập trung vào khách hàng
BPM tập trung vào khách hàng luôn đặt nhu cầu của khách hàng làm trọng tâm và tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Các quy trình như lập bản đồ hành trình của khách hàng, khảo sát khách hàng, thu thập phản hồi và cá nhân hóa sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai các quy trình kinh doanh hiệu quả.
Đọc thêm: Mẫu cải tiến quy trình
Tầm quan trọng và ý nghĩa của BPM đối với kinh doanh hiện đại
Các ví dụ về BPM nêu trên cho thấy cách thức BPM vượt xa việc cải thiện hiệu suất quy trình và giúp doanh nghiệp của bạn trở nên linh hoạt, nhanh nhạy với điều kiện thị trường và kỳ vọng của khách hàng.
Bất kể bạn có kế hoạch triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh ở đâu — bán hàng, quản lý nhà cung cấp, tiếp nhận khách hàng mới hay hậu cần — nó sẽ tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh, thành công và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
ClickUp là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh thân thiện với người mới bắt đầu, giúp bạn tạo các quy trình kinh doanh phức tạp một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Nếu bạn chưa quen với nền tảng BPM, chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký ClickUp miễn phí và dùng thử.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Ví dụ về quản lý quy trình kinh doanh là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh bao gồm nhiều ngành và bộ phận khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về BPM:
BPM có thể hợp lý hóa quá trình tiếp nhận khách hàng mới cho các ngân hàng, tự động hóa xử lý đơn đặt hàng, lập hóa đơn và quản lý hàng tồn kho cho các doanh nghiệp thương mại điện tử, đồng thời tự động hóa các quy trình như thu thập và xác thực thông tin nhân viên trong quá trình tiếp nhận nhân viên mới.