Bạn có biết rằng một công ty khởi nghiệp nhỏ của Na Uy sắp ra mắt quy trình phát hiện hư hỏng xe nhanh nhất trong lịch sử vào thời điểm bài viết này được xuất bản?
Trung bình, quá trình này mất 15 phút để hoàn thành, nhưng nhờ công nghệ AI và tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA), Wenn đã giảm được số thời gian này xuống còn 6 giây, tức là giảm 99,33% so với tiêu chuẩn hiện tại của ngành.
Mặc dù điều này có vẻ như chỉ xuất hiện trong phim khoa học viễn tưởng, nhưng những sự gián đoạn như vậy đang trở nên phổ biến nhờ tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA).
Tuy nhiên, mối quan hệ giữa tự động hóa và quy trình kinh doanh không phải lúc nào cũng rõ ràng, và một trong những cách tốt nhất để hiểu rõ mối quan hệ này là xem các ví dụ, và đó chính là những gì chúng ta sẽ làm trong bài viết này. Bạn sẽ thấy các ví dụ thực tế về tự động hóa quy trình kinh doanh được hỗ trợ bởi các công cụ quản lý quy trình kinh doanh mà bất kỳ ai cũng có thể triển khai trong vài phút.
Bây giờ, hãy định nghĩa tự động hóa quy trình kinh doanh để tất cả chúng ta có cùng hiểu biết trước khi đi sâu vào các ví dụ!
Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?
Nói chung, tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) đề cập đến việc sử dụng công nghệ để tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh nhằm tăng hiệu quả hoạt động, giảm lỗi và chi phí do con người gây ra, đồng thời cải thiện năng suất tổng thể.
Nói chung, mục tiêu chính của BPA là hiệu quả. ⚡️
BPA là một nỗ lực có kế hoạch, cấp cao nhằm tự động hóa nhiều công việc thủ công trong một quy trình để cải thiện năng suất và hiệu quả. Đó là kim chỉ nam của mọi chiến lược BPA, động lực chính đằng sau mọi nỗ lực tự động hóa các quy trình trong một doanh nghiệp.
Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp tổ chức như thế nào?
Bằng cách cải thiện hiệu quả của các quy trình kinh doanh, BPA giúp tăng năng suất, giảm chi phí và cho phép mọi người tập trung vào các hoạt động có giá trị cao đòi hỏi chuyên môn và sáng tạo của con người.
Điều này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Giảm chi phí vận hành
- Giảm sự phụ thuộc vào nguồn nhân lực tốn kém
- Khả năng mở rộng quy trình
- Giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công
- Dịch vụ khách hàng tốt hơn
- Hoạt động kinh doanh được hợp lý hóa
- Và nhiều hơn nữa
Ngoài những lợi ích hữu hình và có thể đo lường được, BPA còn có thể cải thiện sự hài lòng của nhân viên bằng cách loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại nhất khỏi tay họ và để lại cho họ những trách nhiệm đòi hỏi tư duy phản biện, sáng tạo và kỹ năng giải quyết vấn đề.
Nhìn chung, lợi ích của BPA rất rõ ràng: Giúp các tổ chức đạt được hiệu quả, độ chính xác và tính nhất quán cao hơn trong hoạt động, đồng thời giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng và nhân viên.
MẸO CHUYÊN NGHIỆPBản đồ quy trình là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện các quy trình công việc và kinh doanh hiệu quả. Sử dụng các công cụ lập bản đồ quy trình đáng tin cậy và có chức năng cao cùng Mẫu biểu đồ luồng quy trình của ClickUp để tạo biểu diễn trực quan cho các quy trình của bạn. Tạo biểu đồ chi tiết trước khi thiết lập tự động hóa có thể giúp đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và không có lỗi.
BPA có liên quan đến các giải pháp phần mềm không?
Câu trả lời là có. Tự động hóa quy trình kinh doanh chủ yếu được thực hiện bằng các sản phẩm phần mềm chuyên dụng và/hoặc mã tùy chỉnh, thường là sự kết hợp của cả hai, nhưng không phải luôn luôn như vậy.
Phần mềm BPA có thể bao gồm nhiều công nghệ khác nhau, bao gồm mã, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), tự động hóa quy trình làm việc dựa trên đám mây, học máy, trí tuệ nhân tạo và xử lý ngôn ngữ tự nhiên.
Ngoài ra, có thể sử dụng nhiều công cụ để tự động hóa các quy trình kinh doanh cùng một lúc. Ví dụ: một công ty có thể sử dụng các công cụ RPA để tự động hóa các quy trình liên quan đến các ứng dụng cũ hoặc tự lưu trữ, sau đó sử dụng một bộ công cụ khác để tự động hóa các quy trình và luồng công việc liên quan đến các ứng dụng dựa trên đám mây hoặc API nội bộ.
Các công cụ và phần mềm cho phép các công ty tự động hóa quy trình kinh doanh bao gồm ClickUp và Make, đặc biệt nếu ứng dụng của bạn dựa trên đám mây, nhưng cũng có các phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh khác mà bạn có thể xem xét tùy thuộc vào nhu cầu, ứng dụng bạn sử dụng và quy trình hiện có.
MẸO CHUYÊN NGHIỆPTích hợp ClickUp và Make có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tự động hóa mọi quy trình giữa ClickUp và các ứng dụng công việc khác mà không cần kỹ năng kỹ thuật. Khi sử dụng ClickUp làm phần mềm BPA và kết nối với Make, bạn sẽ có thể thiết kế, xây dựng và tự động hóa các quy trình công việc từ đơn giản đến phức tạp để hợp lý hóa công việc của mình. Chỉ cần đặt kích hoạt và điều kiện để tự động hóa hàng trăm hành động và sử dụng các mẫu có sẵn để giúp bạn bắt đầu ngay lập tức.
Những loại quy trình nào thuộc phạm vi của BPA?
Điều quan trọng cần ghi chú là BPA bao gồm nhiều hoạt động, từ nhập dữ liệu thủ công hàng ngày đến tự động hóa toàn bộ quy trình, công việc và nhiệm vụ. Sự khác biệt giữa chúng nằm ở mức độ phức tạp, số lượng công việc hoặc bước và công việc con liên quan.
Ví dụ, chiến lược BPA của bạn có thể hình dung việc tự động hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng ứng viên hoặc quá trình nhập việc của nhân viên. Quy trình đó cũng sẽ bao gồm các công việc và quy trình làm việc cụ thể. Một ví dụ về quy trình làm việc trong quy trình đó là điều phối quá trình phỏng vấn ứng viên và lên lịch các phiên đào tạo.
Và trong quy trình đó, các công việc cụ thể cũng có thể được tự động hóa, chẳng hạn như tạo cuộc họp Zoom, gửi lời mời tham dự cuộc họp qua email, lưu trữ bản ghi cuộc họp để phân tích thêm, v.v. Tự động hóa quy trình kỹ thuật số sẽ đơn giản hóa và hợp lý hóa tất cả các công việc, quy trình và quy trình này.
Những quy trình kinh doanh nào cần được tự động hóa?
Số lượng quy trình kinh doanh có thể tự động hóa có thể lên đến hàng nghìn. Trên thực tế, hầu hết các quy trình kinh doanh đều có thể tự động hóa, toàn bộ hoặc một phần, bất kể lĩnh vực hay bộ phận.
Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể tự động hóa các quy trình như tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới và chấm dứt hợp đồng. Bộ phận tiếp thị có thể tự động hóa hầu hết mọi quy trình thủ công, từ nghiên cứu từ khóa và sản xuất nội dung đến chiến dịch quảng cáo và quản lý mạng xã hội. Tất nhiên, bộ phận CNTT là một lĩnh vực khác có thể hợp lý hóa các quy trình bằng tự động hóa, bao gồm theo dõi lỗi, giám sát, phát triển ứng dụng, quản lý cơ sở dữ liệu và các quy trình thủ công khác.
Không có giới hạn nào cho những việc bạn có thể làm với các công cụ và nền tảng phù hợp, và đó là những gì chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn tiếp theo: các ví dụ về tự động hóa BPA mà bạn có thể triển khai ngay lập tức với tích hợp Make và ClickUp.
Để giúp bạn quyết định xem có nên tự động hóa một quy trình hay không, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Quá trình này có tốn thời gian cho nhóm của bạn không?
- Công việc của bạn có liên quan đến các công việc lặp đi lặp lại hoặc nhập dữ liệu thủ công không?
- Việc này có liên quan đến nhiều bước và nhiều bên trong tổ chức của bạn không?
- Lỗi của con người có phải là một yếu tố trong quy trình này không?
Nếu bạn trả lời "có" cho bất kỳ câu hỏi nào sau đây, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy BPA có thể giúp cải thiện hiệu quả và độ chính xác của quy trình đó.
MẸO CHUYÊN NGHIỆPTìm hiểu cách xây dựng tự động hóa trong ClickUp và xem 10 ví dụ về tự động hóa để giúp bạn tạo quy trình làm việc tự động, tăng năng suất và tận dụng các mẫu để tiết kiệm thời gian.
15 ví dụ thực tế về tự động hóa quy trình kinh doanh
Ví dụ 1: Tài liệu hóa quy trình kinh doanh
Ý tưởng tự động hóa: Quy trình xem xét tài liệu
Xem xét tài liệu là một công việc có thể tìm thấy trong nhiều quy trình tại hầu hết các tổ chức.
Từ hợp đồng và thỏa thuận cấp độ dịch vụ đến bài đăng trên blog và thông cáo báo chí, các công ty dành vô số thời gian để đảm bảo rằng các tài liệu được xem xét trước khi hoàn thành mục đích của chúng. Và mặc dù phần xem xét có thể nhạy cảm, tất cả các bước liên quan đến nó có thể dễ dàng tự động hóa bằng các công cụ như Make.
Mẫu này bao gồm Google Drive, ClickUp, Make và Slack, cho phép bạn tự động hóa toàn bộ quy trình xem xét tài liệu bằng cách "theo dõi" các tài liệu Google Docs mới trong thư mục Google Drive.
Khi tệp được tải lên Google Drive, Make sẽ tạo và chỉ định một nhiệm vụ trong ClickUp, đồng thời gửi tệp đó qua Slack đến người được chỉ định để xem xét.
Kết quả là một quy trình xem xét tài liệu nhanh chóng, cung cấp tài liệu cho người xem xét và tạo ra các bản sao giấy cần thiết, tất cả đều không cần sự can thiệp của con người.
Phần thưởng: Tái cấu trúc quy trình kinh doanh!
Ví dụ 2: Bán hàng
Ý tưởng tự động hóa: Kích hoạt các công việc để nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng mới
Các cơ hội Salesforce thường kích hoạt một loạt các công việc liên quan, đóng vai trò quan trọng trong việc chốt một giao dịch tiềm năng. Các công việc này có thể là bất cứ điều gì, từ gửi tài liệu kèm theo thông tin bổ sung đến chỉ định chuyên gia, và thường thì việc thiết lập các công việc này đòi hỏi hành động thủ công từ người đã tạo cơ hội Salesforce ban đầu.
Điều này còn xa lý tưởng, vì nó tiêu tốn tài nguyên và dễ xảy ra lỗi (thường là do ai đó quên giao công việc cần thiết). Tuy nhiên, điều này cũng có thể tránh được và dễ tự động hóa.
Mẫu này, bao gồm ClickUp, Make, Salesforce, Slack và Flow Control, cực kỳ hữu ích cho việc đó, vì nó cho phép bạn tự động hóa quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng — kích hoạt bất kỳ nhiệm vụ nào bạn có thể tưởng tượng sau khi cơ hội được tạo trong Salesforce.
Hãy tưởng tượng một trường hợp sử dụng đơn giản: Bạn có một cuốn sách điện tử để tạo khách hàng tiềm năng và cung cấp miễn phí cho những người cung cấp thông tin liên lạc của họ.
Khi có khách hàng tiềm năng mới, bạn tạo cơ hội Salesforce và cần nuôi dưỡng khách hàng qua email và nhắm mục tiêu lại bằng Quảng cáo Facebook.
Với mẫu trên, bạn có thể kích hoạt các công việc này (và hơn thế nữa) tự động mỗi lần.
Ví dụ 3: Phân tích web
Ý tưởng tự động hóa: Theo dõi và tổng hợp dữ liệu hiệu suất web
Giống như việc xem xét tài liệu, theo dõi hiệu suất trang web là việc hầu hết, nếu không phải tất cả, các công ty phải làm liên tục.
Tuy nhiên, có một vấn đề: Google Analytics không phải là một ứng dụng nhanh như chớp, và việc đăng nhập hàng ngày để lấy dữ liệu là một sự lãng phí thời gian rất lớn.
Nhưng một lần nữa, bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình và bắt đầu nhận dữ liệu thay vì tìm kiếm nó.
Ngoài việc tổng hợp dữ liệu phân tích trên bảng tính, Make có thể giao nhiệm vụ xem xét dữ liệu cho bất kỳ ai bằng cách tạo nhiệm vụ trên ClickUp – bằng cách này, không có sự kiện quan trọng nào bị bỏ sót.
Ví dụ 4: Tiếp thị người ảnh hưởng
Ý tưởng tự động hóa: Tạo công việc tiếp cận người có ảnh hưởng
Quá trình thủ công để tiếp cận những người có ảnh hưởng, theo dõi phản hồi của họ và theo dõi có thể rất tốn thời gian. Tự động hóa quá trình này có thể giúp nhóm của bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực.
Ví dụ 5: Hỗ trợ khách hàng
Ý tưởng tự động hóa: Tự động trả lời các yêu cầu hỗ trợ khách hàng
Tự động hóa phản hồi ban đầu đối với các truy vấn của khách hàng có thể đảm bảo xác nhận nhanh chóng và cũng có thể phân loại các vấn đề dựa trên bản chất của chúng để giải quyết hiệu quả.
Ví dụ 6: Quản lý dự án
Ý tưởng tự động hóa: Phân công vai trò và trách nhiệm
Việc tự động phân công vai trò và phân công công việc trong một dự án có thể nâng cao năng suất bằng cách loại bỏ việc phân công thủ công và đang theo dõi trách nhiệm.
Tìm hiểu cách tự động hóa các quy trình với phần mềm quản lý dự án miễn phí!
Ví dụ 7: Kế toán
Ý tưởng tự động hóa: Tự động hóa việc tạo hóa đơn
Việc tạo hóa đơn cho các dịch vụ đã hoàn thành hoặc sản phẩm đã giao có thể được tự động hóa, giảm thiểu lỗi thủ công và đảm bảo gửi hóa đơn kịp thời.
Tự động hóa các quy trình như kế toán không chỉ loại bỏ rủi ro lỗi do con người gây ra mà còn đảm bảo quản lý hồ sơ tài chính chính xác và kịp thời, góp phần ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
Ví dụ 8: Đảm bảo chất lượng
Ý tưởng tự động hóa: Kiểm tra tự động kích hoạt
Tự động hóa việc kích hoạt kiểm tra chất lượng và thử nghiệm sau mỗi lần cập nhật hoặc thay đổi giúp duy trì chất lượng sản phẩm một cách nhất quán.
Khám phá các công cụ kiểm thử QA!
Ví dụ 9: Nhân sự
Ý tưởng tự động hóa: Tự động thu thập phản hồi của nhân viên
Một hệ thống tự động để thu thập và phân tích phản hồi của nhân viên có thể giúp bộ phận Nhân sự hiểu rõ cảm xúc của nhân viên một cách hiệu quả và kịp thời.
Tìm hiểu cách tự động hóa các quy trình nhân sự với phần mềm nhân sự!
Ví dụ 10: Tiếp thị
Ý tưởng tự động hóa: Lập lịch nội dung
Tự động hóa việc lên lịch nội dung cho các nền tảng khác nhau có thể giúp các nhóm tiếp thị đảm bảo sự hiện diện và tương tác nhất quán của thương hiệu trên các kênh khác nhau.
Hãy xem các mẫu lịch nội dung này để bắt đầu tự động hóa lịch trình nội dung của nhóm bạn.
Ví dụ 11: CNTT
Ý tưởng tự động hóa: Báo cáo tự động tạo
Tự động hóa việc tạo và gửi báo cáo CNTT có thể tiết kiệm đáng kể thời gian đồng thời đảm bảo việc giám sát và báo cáo thường xuyên về cơ sở hạ tầng CNTT.
Ví dụ 12: Hoạt động
Ý tưởng tự động hóa: Quản lý hàng tồn kho
Tự động hóa quản lý hàng tồn kho có thể giúp theo dõi mức hàng tồn kho, kích hoạt đặt hàng lại khi cần thiết và giảm khả năng hết hàng hoặc tồn kho quá mức.
Ví dụ 13: Logistics
Ý tưởng tự động hóa: Tối ưu hóa tuyến đường tự động
Tự động hóa việc lập kế hoạch và tối ưu hóa các tuyến giao hàng có thể giúp các công ty logistics giảm thời gian và chi phí nhiên liệu đồng thời tăng hiệu quả. Ví dụ 14: Tương tác với khách hàng
Ví dụ 14: Tương tác với khách hàng
Ý tưởng tự động hóa: Nội dung được cá nhân hóa tự động tạo ra
Tự động hóa việc cá nhân hóa giao tiếp với khách hàng có thể đảm bảo trải nghiệm phù hợp hơn cho khách hàng, tăng mức độ tương tác và lòng trung thành.
Ví dụ 15: Tài chính
Ý tưởng tự động hóa: Báo cáo tài chính tự động
Tự động hóa việc tạo/lập báo cáo tài chính có thể tiết kiệm đáng kể thời gian cho các nhóm tài chính đồng thời giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi trong báo cáo tài chính.
Cách sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh
Có hai cách dễ dàng để bắt đầu tự động hóa các quy trình ClickUp.
Lựa chọn đầu tiên là sử dụng ClickUp Automation, một loạt các giải pháp gốc do ClickUp cung cấp.
Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều giá trị trong sản phẩm này nếu bạn tin tưởng ClickUp để vận hành và theo dõi các quy trình kinh doanh cốt lõi.
Lựa chọn thứ hai là sử dụng một nền tảng tự động hóa như Make, cho phép bạn thiết kế, xây dựng và tự động hóa mọi thứ trong một nền tảng trực quan.
Nếu bạn có một ứng dụng đám mây đang phát triển và muốn mở rộng chiến lược tự động hóa, bạn sẽ tìm thấy trong Tạo một giải pháp độc đáo có khả năng xử lý bất kỳ loại quy trình nào.
Tối ưu hóa quy trình làm việc với tự động hóa quy trình kinh doanh
Một trong những điều thú vị nhất về tự động hóa là, theo báo cáo State of SaaSOps 2023, 7 trong 10 doanh nghiệp đã tự động hóa ít nhất một quy trình khóa và 4 trong 10 doanh nghiệp đã có vai trò chuyên trách về tự động hóa.
Điều này nói lên rất nhiều về tự động hóa quy trình kinh doanh: Nó không chỉ là một khả năng, như một điều có thể xảy ra hoặc không.
Thay vào đó, đây là điều đã được triển khai tại các công ty hàng đầu trên thế giới.
Với thực tế này và sự thân thiện của các công cụ tự động hóa hiện nay, chỉ là vấn đề thời gian trước khi mọi công ty bắt đầu loại bỏ các công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại, chuyển sang các hoạt động mang lại hiệu quả để thúc đẩy kinh doanh và giảm rủi ro do lỗi của con người.
Và cách tốt nhất để bắt đầu những nỗ lực đó là sử dụng cùng hai phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh mạnh mẽ: ClickUp và Make. Với những công cụ này, bạn sẽ có thể dễ dàng tạo ra các quy trình kinh doanh tự động với sự can thiệp và nỗ lực tối thiểu của con người.
Đã đến lúc tăng tốc kinh doanh của bạn. Bắt đầu chuyển đổi kỹ thuật số với phần mềm BPA ngay hôm nay — tự động hóa các quy trình thủ công để làm việc nhanh hơn và thông minh hơn bao giờ hết. ⚡️
Tác giả khách mời:
Martin Etchegaray là Giám đốc nội dung và Trình chỉnh sửa cao cấp tại Make. Anh thích đọc và viết về lịch sử, khoa học và công nghệ.