Hãy bắt đầu với một con số ấn tượng, nhé? ?
Thị trường Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) được dự đoán sẽ đạt 14,4 tỷ đô la Mỹ vào năm 2025. Rõ ràng là ngày càng có nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm BPM để tăng hiệu quả và ra quyết định tốt hơn.
Các doanh nghiệp tiên phong sử dụng nhiều công cụ khác nhau để tăng doanh thu, đơn giản hóa hoạt động và chung quy là khiến nơi làm việc của họ vận hành trơn tru như một cỗ máy sinh lời hiệu quả.
Từ phần mềm quản lý dự án và phần mềm lập kế hoạch sự kiện đến phần mềm quản lý công việc, bạn có vô số lựa chọn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào thế giới quản lý quy trình kinh doanh, khám phá sáu công cụ BPM tốt nhất, các tính năng khóa của chúng và cách bạn có thể tìm thấy phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh phù hợp nhất cho tổ chức độc đáo của mình.
Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng định nghĩa chính xác BPM là gì.
Quản lý quy trình kinh doanh là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh là việc tạo ra, phân tích, giám sát và chuyển đổi các quy trình kinh doanh cốt lõi. Tóm lại, BPM xác định các cơ hội, thành công và vấn đề của doanh nghiệp thông qua việc giám sát liên tục các quy trình.
Các quy trình kinh doanh giúp công ty phát triển theo hướng đúng đắn và cho phép các nhóm thực hiện công việc và theo dõi tiến độ hiệu quả hơn.
Các ứng dụng này rất đa dạng và khác nhau giữa các công ty, nhưng một số ví dụ phổ biến về cách sử dụng BPM hiệu quả là:
- Đào tạo nhân viên mới: BPM có thể tự động hóa một phần quá trình đào tạo, giảm thời gian hoàn thành các tài liệu. Nó cũng giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ hơn do các quy trình và chính sách của tổ chức được ghi chép rõ ràng, dẫn đến việc bàn giao công việc dễ dàng hơn.
- Tiếp thị nội dung: Phần mềm BPM có thể giúp công ty phát triển quy trình làm việc hiệu quả, dễ theo dõi cho tiếp thị nội dung, bao gồm viết, chỉnh sửa, tối ưu hóa và xuất bản. Phần mềm này cũng có thể giúp quản lý nội dung hiện có, lên lịch và tạo/lập nội dung mới để công ty đạt được mục tiêu tiếp thị.
- Đơn đặt hàng: Quản lý quy trình có thể giúp hợp lý hóa việc tạo/lập và xử lý đơn đặt hàng. Chúng mang lại sự minh bạch và trách nhiệm giải trình để giảm thiểu lỗi và đảm bảo tuân thủ thời hạn.
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về quản lý quy trình kinh doanh? Bài viết thông tin về BPM này giải thích chi tiết về BPM, cũng như các giai đoạn liên quan đến BPM.
Có bao nhiêu loại BPM?
Có ba loại quản lý quy trình kinh doanh chính:
1. BPM lấy con người làm trung tâm
Như tên gọi, loại BPM này được sử dụng cho các quy trình do con người thực hiện và thường yêu cầu sự phê duyệt của nhân viên. BPM tập trung vào con người bao gồm theo dõi và thông báo đơn giản trong bảng điều khiển trực quan.
2. BPM tập trung vào tài liệu
BPM tập trung vào tài liệu là khi tài liệu là cốt lõi của quy trình. Loại BPM này cho phép thực hiện các quy trình như định dạng, xác minh, quản lý dự án, quản lý tài liệu và nhận chữ ký tài liệu.
3. BPM tập trung vào tích hợp
BPM tập trung vào tích hợp được sử dụng giữa các hệ thống phần mềm hiện có, chẳng hạn như hệ thống CRM và ERP. Thông thường, loại BPM này được sử dụng với sự can thiệp tối thiểu của con người, vì các hệ thống này có quyền truy cập API để giúp các quy trình chạy nhanh hơn.
Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh là gì?
Phần mềm BPM phân tích, giám sát và chuyển đổi các quy trình kinh doanh.
Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh thường có các tính năng cung cấp tự động hóa quy trình làm việc, báo cáo nâng cao, công cụ cộng tác và khả năng tích hợp.
Phần mềm BPM được sử dụng để làm gì?
Các doanh nghiệp sử dụng công cụ BPM để:
- Đánh giá và phân tích các quy trình tổng thể
- Điều chỉnh các hàm kinh doanh phù hợp với nhu cầu của khách hàng
- Giám sát và đo lường tài nguyên kinh doanh
- Tối ưu hóa quy trình kinh doanh
- Kiểm tra chi phí để đảm bảo các hoạt động hàng ngày và quy trình quan trọng diễn ra hiệu quả về chi phí
Muốn xem ví dụ? Tất nhiên!
Sử dụng hệ thống BPM có thể cảnh báo bạn rằng các công việc lặp đi lặp lại đang gây ra quá nhiều công việc thủ công cho nhân viên của bạn. Hoặc có thể các tài liệu đề xuất của doanh nghiệp không giúp đóng giao dịch bán hàng đủ nhanh, ngay cả khi đã sử dụng các mẫu email marketing.
Khi vấn đề đã được xác định, doanh nghiệp có thể tập trung vào công việc cho đến khi vấn đề được giải quyết hoàn toàn.
Điều gì làm nên một công cụ BPM tốt?
Khi chọn công cụ BPM, bạn cần lưu ý một số tính năng quan trọng sau:
- Có thể tùy chỉnh: Một BPM hiệu quả phải dễ dàng tùy chỉnh để bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh luôn thay đổi của mình
- Tích hợp: BPM của bạn cần tích hợp với tất cả các phần mềm hiện có mà công ty bạn đang sử dụng. Đảm bảo chọn một phần mềm cung cấp phạm vi tích hợp rộng
- Dễ sử dụng: Bạn không muốn liên tục phụ thuộc vào nhóm IT để thay đổi và tạo/lập quy trình làm việc mới. Hãy tìm kiếm phần mềm cung cấp các mẫu và tính năng kéo-thả, không yêu cầu kiến thức về mã hóa
- Công cụ báo cáo: Để đo lường hiệu quả của quản lý quy trình, bạn cần có khả năng báo cáo hiệu quả
- Cộng tác: Giống như các doanh nghiệp lớn chọn hệ thống điện thoại IP để duy trì kết nối khi di chuyển, hệ thống quản lý quy trình kinh doanh của bạn cũng nên có các tùy chọn kết nối Desktop, iOS và Android để dễ dàng cộng tác
- Hỗ trợ: Khi đầu tư vào một công cụ BPM, hãy đảm bảo rằng công cụ đó đi kèm với dịch vụ hỗ trợ toàn diện để bạn có thể giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả
Còn rất nhiều tính năng khác để khám phá, điều quan trọng là xác định nhu cầu của công ty bạn và những gì bạn muốn đạt được với công cụ BPM.
6 phần mềm quản lý quy trình kinh doanh tốt nhất
1. ClickUp
Hãy bắt đầu tổng hợp các phần mềm quản lý quy trình kinh doanh tốt nhất với ClickUp — một công cụ quản lý dự án tất cả trong một được xây dựng cho các nhóm có kích thước khác nhau trong các ngành công nghiệp.
Nó cung cấp một nền tảng hoàn toàn có thể tùy chỉnh, mang đến cho các nhóm và bất kỳ doanh nghiệp nào những công cụ tiên tiến và sự linh hoạt cần thiết để tạo ra các quy trình làm việc hiệu quả nhất, phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh và dự án của họ, cũng như sở thích về quy trình làm việc của họ.
Đối với việc tạo ra các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh hiệu quả, các công cụ của ClickUp có thể giúp các doanh nghiệp:
- Tự động hóa quy trình công việc: Tối ưu hóa quy trình và giảm công việc thủ công với tự động hóa được định sẵn và tùy chỉnh
- Hỗ trợ hợp tác nhóm: Tăng cường giao tiếp và hợp tác trong nhóm với tính năng trò chuyện tích hợp, Bảng trắng ClickUp để lập kế hoạch quy trình, Tài liệu ClickUp để lưu trữ kiến thức và SOP, và nhiều hơn nữa
- Truy cập báo cáo thời gian thực: Tạo Bảng điều khiển tùy chỉnh để bạn có thể xem hoạt động và tổng quan cấp cao về công việc của mình trong nháy mắt
Hơn hết, ClickUp còn cung cấp các mẫu sẵn có và có thể tùy chỉnh. Truy cập thư viện mẫu cho tất cả các trường hợp sử dụng, bao gồm Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp để giúp bạn lập kế hoạch và thực hiện các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh hiệu quả.
Các tính năng chính
- 15+ chế độ xem tùy chỉnh: Chọn từ 15 cách để xem công việc của bạn (Gantt, Bảng, chế độ xem Box và hơn thế nữa)
- Bảng trắng kỹ thuật số: Lập bản đồ chiến lược và quy trình của bạn trong ClickUp Whiteboards và kết nối chúng với công việc của bạn
- Tài liệu cộng tác: Tạo cơ sở kiến thức, wiki, SOP và hơn thế nữa, đồng thời chia sẻ chúng với nhóm của bạn
- Trường Tùy chỉnh và Trạng thái Tùy chỉnh: Thêm bao nhiêu Trường Tùy chỉnh tùy theo nhu cầu để cung cấp cho nhóm và các bên liên quan của bạn bối cảnh cần thiết để cùng nhau thống nhất và tạo Trạng thái Tùy chỉnh để giúp theo dõi tiến độ
- Bảng điều khiển tùy chỉnh: Chọn từ hơn 50 tiện ích và xây dựng bảng điều khiển lý tưởng để nhận báo cáo và phân tích công việc của bạn theo thời gian thực
- Tự động hóa quy trình làm việc: Tự động hóa tùy chỉnh để hợp lý hóa quy trình làm việc và duy trì tính nhất quán của các quy trình
- Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Kết nối ClickUp với hơn 1.000 công cụ công việc
- Ứng dụng di động: Mang ClickUp theo bên mình và truy cập từ mọi nơi
Ưu điểm
- Chức năng kéo và thả
- Kế hoạch miễn phí giàu tính năng
- Nền tảng hoàn toàn có thể tùy chỉnh
- Công cụ hợp tác
- Báo cáo thời gian thực
Giới hạn
- Độ khó học do số lượng tính năng có sẵn
- Chưa có chế độ xem bảng trong ứng dụng di động
Giá cả
- Miễn phí vĩnh viễn: Gói miễn phí giàu tính năng
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét của khách hàng
- G2: 4.7 trên 5 (hơn 2.000 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.519+ đánh giá)
2. Process Street
Process Street giúp các doanh nghiệp cải thiện quản lý dự án và xử lý các dự án nhỏ với nhiều người dùng kinh doanh.
Phần mềm BPM của họ bao gồm việc tạo tài liệu quy trình bằng các phím tắt đơn giản thông qua giao diện kéo và thả.
Sử dụng hệ thống quản lý quy trình kinh doanh này để tạo quy trình công việc, thực hiện các quy trình và phân phối chúng cho các nhóm rộng hơn của bạn.
Các tính năng chính
- Giao diện không cần mã
- Logic điều kiện
- Phê duyệt đơn đối tượng/kỳ/phiên bản, nhiều giai đoạn và tuần tự
- Phân công công việc
- Hơn 3.000 tích hợp
- Hỗ trợ qua email và trò chuyện
Ưu điểm
- Nhiều mẫu
- Dễ dàng ghi lại và theo dõi các quy trình
- Bảng điều khiển tổng quan để theo dõi hoạt động thời gian thực
- Danh sách kiểm tra đơn giản và có thể tùy chỉnh
Giới hạn
- Chỉnh sửa mẫu là việc khó khăn đối với người dùng không có kiến thức kỹ thuật
- Không có công cụ báo cáo nâng cao
- Lập trình điều kiện phức tạp
Giá cả
- Startup: $100/tháng
- Pro: $415/tháng
- Enterprise: 1.660 USD/tháng
Đánh giá và nhận xét của khách hàng
- G2: 4.6/5 (344+ đánh giá)
- Capterra: 4.7 (571+ đánh giá)
3. Kissflow
Là một giải pháp phần mềm quản lý quy trình kinh doanh, Kissflow phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi kích thước. Phần mềm quản lý quy trình công việc này hỗ trợ BPM và giám sát hiệu suất bằng cách tiêu chuẩn hóa các quy trình và tự động hóa thông báo, phân công nhiệm vụ và chuyển cấp.
Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh dựa trên đám mây của Kissflow giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa và đơn giản hóa quy trình làm việc cũng như tự động hóa các quy trình. Cho đến nay, mọi thứ vẫn rất tốt. Là một nền tảng, do các công cụ mã thấp, hệ thống này kém linh hoạt hơn trong việc giải quyết các tình huống và quy trình làm việc phức tạp hơn.
Các tính năng chính
- Thiết kế quy trình trực quan để tái cấu trúc quy trình kinh doanh liền mạch
- Định tuyến động
- Biểu mẫu quy trình công việc không cần mã
- Chia sẻ tài liệu và hợp tác xã hội
- Quản lý cam kết dịch vụ (SLA)
Ưu điểm
- Tạo quy trình công việc mà không cần mã hóa
- Cung cấp báo cáo quy trình tùy chỉnh
- Chỉ định người dùng cho bất kỳ bước nào trong quy trình kinh doanh
- Kết nối quy trình làm việc với các công cụ của bên thứ ba
Giới hạn
- Khó khăn khi hướng dẫn người dùng không có kiến thức kỹ thuật
- Kế hoạch giá cao
- Không thể chỉ định công việc cho nhiều người dùng
Giá cả
- Doanh nghiệp nhỏ: 15 USD/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: 20 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét của khách hàng
- G2: 4.5 trên 5 (501+ đánh giá)
- Capterra: 3.9/5 (36+ đánh giá)
Khám phá các lựa chọn thay thế cho Kissflow!
4. Smartsheet
Smartsheet cung cấp công cụ BPM dựa trên bảng tính để giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch, quản lý và theo dõi các dự án. ?
Giống như bạn triển khai hệ thống VoIP cho doanh nghiệp nhỏ để cải thiện sự hợp tác trong kinh doanh, Smartsheet cũng là một công cụ xuất sắc trong lĩnh vực hợp tác.
Bảng điều khiển, bảng tính và báo cáo đều tích hợp liền mạch. Smartsheet là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhân viên am hiểu công nghệ, có thể dễ dàng nắm bắt các công thức cần thiết để điều hướng bảng tính.
Các tính năng chính
- Tự động hóa quy trình công việc
- Quản lý yêu cầu an toàn
- Chữ ký điện tử cho tài liệu
- Khóa mã hóa do khách hàng quản lý
- Nhật ký hoạt động
Ưu điểm
- Quy trình làm việc đơn giản và tự động hóa để thay thế các quy trình thủ công và lặp đi lặp lại
- Các cấp quyền truy cập khác nhau để xem, chỉnh sửa và quản lý công việc
- Mẫu bảng tính cho các vấn đề kinh doanh phổ biến
- Chế độ xem Gantt về các cột mốc và sự phụ thuộc của dự án
Giới hạn
- Không có hàm theo dõi thời gian tích hợp sẵn
- Bảng tính không phải là phương pháp quản lý quy trình kinh doanh trực quan
Giá cả
- Pro: 7 USD/người dùng/tháng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 25 USD/người dùng/tháng, thanh toán hàng năm
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét của khách hàng
- G2: 4.4 trên 5 (9.201 đánh giá)
- Capterra: 4.2 (2.658+ đánh giá)
5. Appian
Appian là một nền tảng phát triển phần mềm có chức năng tự động hóa toàn diện và mã hóa thấp cho doanh nghiệp để tạo ra các công cụ BPM. Appian là một giải pháp tuyệt vời làm môi trường phát triển cho các ứng dụng phần mềm doanh nghiệp.
Mặc dù Appian không phải là một giải pháp quản lý quy trình kinh doanh điển hình, nhưng nền tảng phát triển ứng dụng này được thiết kế chủ yếu cho các nhà phát triển để tự động hóa các quy trình kinh doanh nhằm quản lý hiệu suất cao nhất.
Các tính năng chính
- Tự động hóa quy trình bằng robot
- Xử lý tài liệu thông minh
- Tạo/lập quy trình công việc trực quan
- Báo cáo động
- Tối ưu hóa liên tục
Ưu điểm
- Tạo quy trình nhanh chóng với công cụ xây dựng quy trình kéo và thả
- Tích hợp dữ liệu từ các dịch vụ đám mây, RDBMS hoặc hệ thống cũ
- Truy cập quy trình công việc và các quy trình khóa từ mọi địa điểm
- Nền tảng tự động hóa mã thấp để cải tiến quy trình
Giới hạn
- Tùy chỉnh giới hạn
- Kiến thức mã hóa cần thiết
- Không thể gán nhận xét cho thành viên cụ thể trong nhóm
Giá cả
- Miễn phí
- Ứng dụng: Liên hệ để biết giá
- Nền tảng: Liên hệ để biết giá
- Không giới hạn: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét của khách hàng
- G2: 4.5 trên 5 (274+ đánh giá)
- Capterra: 4.2 trên 5 (72+ đánh giá)
6. Signavio
Signavio là giải pháp BPM cung cấp nhiều công cụ để chuyển đổi và tự động hóa các quy trình kinh doanh. Là một nền tảng có thể cấu hình và mạnh mẽ, Signavio có thể tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và cung cấp phân tích nhanh chóng và kỹ lưỡng.
Với tính năng mô hình hóa quy trình kéo và thả nâng cao và giám sát hiệu suất dựa trên phân tích quy trình, Signavio là một lựa chọn mạnh mẽ cho việc cải thiện quy trình.
Các tính năng chính
- Xử lý mô hình hợp tác
- Kết nối với ứng dụng SAP ERP hiện có hoặc phần mềm SAP S/4HANA
- Tự động hóa quy trình bằng robot
- Công cụ tự động hóa được tạo sẵn
- Trung tâm hợp tác quy trình
Ưu điểm
- Bản đồ dữ liệu dễ dàng
- Mẫu báo cáo chuyên nghiệp
- Tích hợp kết nối đơn giản
Giới hạn
- Không có tính năng Workflow
- Giới hạn của các hàm báo cáo
- Không thể đáp ứng các quy trình kinh doanh phức tạp
Giá cả
- dùng thử miễn phí trong 30 ngày
- Yêu cầu báo giá
Đánh giá và nhận xét của khách hàng
- G2: 4.5 trên 5 (16+ đánh giá)
- Capterra: 4.5 trên 5 (24+ đánh giá)
Tải về phần mềm quản lý quy trình kinh doanh có thể làm tất cả mọi việc
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và dễ dàng triển khai BPM, ClickUp có tất cả các tính năng và chức năng mà bạn có thể mong đợi.
Từ quản lý quy trình làm việc và công cụ hợp tác để tự động hóa các quy trình khóa, ClickUp là đối tác phần mềm của bạn để cải tiến kinh doanh liên tục.
Dùng thử ClickUp miễn phí để xem nó sẽ giúp hiệu quả kinh doanh của bạn tăng vọt như thế nào!
Tác giả khách mời:
John Allen là Giám đốc SEO tại 8×8 với hơn 14 năm kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng trong việc xây dựng và tối ưu hóa các chương trình tiếp thị kỹ thuật số trên SEM, SEO, phương tiện truyền thông trả phí, di động, mạng xã hội và email, với mục tiêu thu hút khách hàng mới và tăng doanh thu.