Khi kinh doanh của bạn bị đình trệ, những biện pháp nhỏ nhoi sẽ không thể giải quyết vấn đề. Đã đến lúc thay đổi và xem xét lại những "cách làm cũ" để tiếp tục tiến về phía trước.
Hãy tham gia tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR) — một phương pháp mạnh mẽ có thể cách mạng hóa hoạt động của nhóm và đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Mặc dù đầy thách thức và thường vấp phải sự kháng cự, nhưng đây là việc cần làm đối với mọi công ty muốn duy trì vị thế và khả năng cạnh tranh.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày tất cả các kiến thức cơ bản về BPR và cung cấp các mẹo để lập kế hoạch và triển khai thành công. Tiếp tục cuộn xuống để tìm hiểu thêm và đạt được những cải tiến đáng kể!✨
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là gì?
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là việc thiết kế lại cơ bản các quy trình công việc và quy trình kinh doanh trong một tổ chức. BPR nhằm mục đích hợp lý hóa hoạt động, cải thiện kết quả, cắt giảm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng trong các quy trình kinh doanh.
Khái niệm này được Michael Hammer, giáo sư khoa học máy tính tại MIT, đưa ra. Năm 1990, ông đã viết một bài báo nổi tiếng cho tạp chí Harvard Business Review với tiêu đề "Tái cấu trúc công việc: Đừng tự động hóa, hãy xóa bỏ. "
Hammer chỉ trích các nhà quản lý vì sử dụng công nghệ để tự động hóa những công việc vốn dĩ không hiệu quả. Thay vào đó, ông đề xuất họ nên xem xét lại các quy trình kinh doanh và loại bỏ những quy trình không mang lại giá trị gia tăng.
Bài báo này đã tạo ra một xu hướng mà nhiều công ty nhanh chóng áp dụng. Đến năm 1993, 60% các công ty trong danh sách Fortune 500 tuyên bố rằng họ đã bắt đầu thực hiện tái cấu trúc quy trình kinh doanh hoặc có kế hoạch thực hiện việc này.
Tại sao tái cấu trúc quy trình kinh doanh lại quan trọng?
Để kinh doanh thành công, bạn phải thích ứng với những thay đổi liên tục, bắt kịp xu hướng mới nhất và luôn nỗ lực cải tiến. ⬆️
Các quy trình đã hiệu quả trong quá khứ có thể trở nên lỗi thời hoặc bị cản trở bởi những thay đổi nội bộ hoặc bên ngoài. Trong một số trường hợp, chỉ cần điều chỉnh một hoặc hai bước trong quy trình hiện tại là đủ, nhưng đôi khi bạn phải thay đổi toàn diện để đưa mọi thứ trở lại đúng hướng. 🛤️
Tái cấu trúc các quy trình hiện có mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:
- Tăng năng suất
- Sản phẩm và dịch vụ nhanh hơn và chất lượng cao hơn
- Loại bỏ các bước dư thừa, kém hiệu quả hoặc lặp đi lặp lại
- Giảm chi phí sản xuất
- Sự hài lòng của nhân viên và khách hàng
- Tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh không phải là việc dễ dàng. Nó đòi hỏi đầu tư nhiều thời gian, tiền bạc và nỗ lực. Ngay cả khi vậy, không ai có thể đảm bảo thành công của các chiến lược mới trong quy trình kinh doanh mới của bạn.
Tuy nhiên, lợi ích lâu dài của BPR vẫn vượt trội so với chi phí và rủi ro tiềm ẩn.
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh so với cải tiến quy trình kinh doanh
Cải tiến quy trình kinh doanh (BPI) và BPR có cùng mục tiêu: cải thiện quy trình kinh doanh và mang lại thành công trong dài hạn. Tuy nhiên, hai phương pháp này sử dụng các cách tiếp cận khác nhau để đạt được mục tiêu đó.
Cải tiến quy trình là xác định các điểm nghẽn và điều chỉnh các thủ tục trong quá trình thực hiện. Bạn có thể thay đổi một vài quy tắc, bước hoặc công cụ, nhưng các quy trình kinh doanh cốt lõi vẫn giữ nguyên.
Tái cấu trúc quy trình đòi hỏi phải xem xét các quan điểm mới, phá vỡ các quy tắc và đánh giá lại từng bộ phận của quy trình hiện tại và động cơ kinh doanh tổng thể. Điều này có nghĩa là tái cấu trúc quy trình kinh doanh từ đầu. Trong nhiều trường hợp, điều này liên quan đến tự động hóa quy trình kinh doanh.
Dưới đây là một ví dụ. Bạn đang điều hành một dịch vụ giao đồ ăn nhanh nhỏ. Bạn nhận thấy thời gian chờ đợi của khách hàng đang tăng lên do nhu cầu tăng và bạn đang mất khách hàng. Hệ thống quản lý đơn đặt hàng thủ công từng hoạt động hiệu quả giờ đây đang bắt đầu sụp đổ và sự hài lòng của khách hàng đang có xu hướng giảm.
BPI có thể sẽ đề xuất tuyển dụng nhân viên mới hoặc tạm thời chuyển nhân viên từ các bộ phận khác để xử lý đơn đặt hàng khi cần thiết. BPR sẽ đòi hỏi việc triển khai một hệ thống quản lý giao hàng điện tử mới, ít cần sự can thiệp của con người.
Giải pháp trước đây giống như quét bụi dưới thảm, trong khi giải pháp sau ngăn bụi tích tụ ngay từ đầu. 🧹
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh so với quản lý quy trình kinh doanh
Quản lý quy trình là khái niệm rộng hơn trong hai khái niệm trên. Đó là hành động quản lý các yếu tố và hoạt động của quy trình để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Trong khi BPR chỉ xuất hiện đôi khi, BPM diễn ra liên tục.
BPM và BPR có một số yếu tố tương tự. Cả hai đều yêu cầu bạn kiểm tra các quy trình hiện có, xác định và khắc phục các vấn đề. Mục tiêu cũng giống nhau, đó là cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Khi nào nên triển khai chiến lược BPR?
Tốt nhất, bạn nên thực hiện chiến lược BPR càng sớm càng tốt. Bằng cách đó, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc chuẩn bị cho tất cả các công việc và nỗ lực mở rộng quy mô trong tương lai. Kinh doanh của bạn càng lớn, việc tái cấu trúc quy trình sẽ càng tốn kém, khó khăn và mất thời gian.
Trong thực tế, BPR thường được đề cập đến khi công ty đang trì trệ hoặc hoạt động kém hiệu quả, cùng với những nỗ lực BPI không thành công. Trong những trường hợp như vậy, thời điểm thích hợp để triển khai chiến lược BPR là ngay bây giờ.
Nếu bạn đã bỏ lỡ cơ hội lý tưởng, đừng tuyệt vọng. Bạn có thể thực hiện những thay đổi sâu sắc đối với quy trình kinh doanh bất cứ lúc nào bạn thấy phù hợp. Điều này sẽ đòi hỏi nhiều công việc và kế hoạch tỉ mỉ hơn, nhưng kết quả là thành công. Như đã đề cập, những lợi ích lâu dài sẽ khiến nó trở nên xứng đáng.
Bốn bước tái cấu trúc quy trình kinh doanh
Quá trình BPR trông như thế nào tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nói chung, quá trình này bao gồm bốn bước, mà chúng tôi sẽ trình bày trong phần sau.
Lưu ý rằng một công cụ quản lý dự án hiệu quả như ClickUp có thể giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Ngoài việc tập trung dữ liệu, nó còn cung cấp các tính năng khác nhau để lập kế hoạch và thực hiện dự án hiệu quả. Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng, bạn có thể thực hiện các hoạt động phức tạp như BPR từ một nền tảng duy nhất.
Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng Mẫu Kế hoạch Dự án Tái cấu trúc Quy trình Kinh doanh ClickUp được tạo sẵn. Mẫu này được cài đặt sẵn các cột và chế độ xem tùy chỉnh, ví dụ: "chế độ xem" được thiết kế để giúp bạn thực hiện BPR một cách tự tin.
Hơn nữa, dịch vụ này hoàn toàn miễn phí! Bây giờ, hãy quay trở lại bốn bước thiết yếu của quy trình kinh doanh.
Bước 1: Chuẩn bị và nghiên cứu
Một dự án phức tạp như BPR đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người. 🤝
Bạn nên thành lập một nhóm có kỹ năng và động lực để phụ trách dự án tái cấu trúc. Nhóm công việc quy trình kinh doanh của bạn nên bao gồm:
- Chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm sâu rộng về BPR
- Một quản lý cấp cao có quyền ra quyết định trong nhóm hoặc tổ chức
- Một nhân viên giàu kinh nghiệm am hiểu tường tận quy trình
Để tìm ra những gì còn thiếu, bạn nên điều tra sâu về quy trình. Phân tích các hoạt động, người tham gia, công cụ và phương pháp được sử dụng từ đầu đến cuối. Yêu cầu nhân viên và khách hàng của bạn hoàn thành các khảo sát phản hồi ẩn danh và sử dụng Mẫu kế hoạch dự án tái cấu trúc quy trình kinh doanh ClickUp để đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Điều gì đang gây ra nhiều vấn đề nhất?
Tìm kiếm các bước thường xuyên gây ra sự chậm trễ, lỗi và khiếu nại của khách hàng. Đảm bảo ghi chú các bước đã được chứng minh là có lợi.
Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau giúp bạn có được bức tranh thực tế nhất. Với kiến thức này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc tái cấu trúc quy trình và xác định các điểm nghẽn.
Việc thu thập và xử lý dữ liệu trở nên dễ dàng với ClickUp. Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để tạo khảo sát phản hồi hiệu quả, lựa chọn giữa hơn 10 loại trường. Quản lý nhóm BPR của bạn trong chế độ xem Danh sách hoặc Bảng. Thêm chi tiết liên hệ của họ hoặc bất kỳ thông tin liên quan nào khác vào các cột.
Phân công công việc hoặc công việc con và tạo mối quan hệ phụ thuộc để quy trình làm việc hiệu quả hơn. ✔️
Bước 2: Lập bản đồ quy trình
Giờ bạn đã biết những phần nào của quy trình hoạt động hiệu quả và những phần nào không, đã đến lúc thiết kế lại quy trình.
Từng bước, xây dựng quy trình làm việc mới bằng cách sử dụng bản đồ quy trình. Bạn có thể thấy rằng việc trực quan hóa giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy trình phức tạp và cách các hoạt động cụ thể ảnh hưởng lẫn nhau.
Với Bảng trắng của ClickUp, bạn có thể tạo bản đồ quy trình và sơ đồ hấp dẫn để minh họa các bước trong chiến lược BPR của mình.
Sử dụng các hình dạng khác nhau để biểu thị loại hoạt động. Ví dụ: hình thoi thường biểu thị các bước ra quyết định. Thêm mũi tên để chỉ hướng và sự phụ thuộc giữa các công việc. Ngoài hình dạng và mũi tên, bạn có thể thêm hình ảnh, video, thẻ trang web, tài liệu hoặc bản vẽ để truyền đạt ý của mình.
Sau khi hình dung toàn bộ quy trình, hãy xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc nỗ lực BPR của bạn và thêm các bước ở giữa. Bạn có thể biến các nút thành các công việc tương tác, mở khóa các tính năng bổ sung như danh sách kiểm tra, nhận xét và theo dõi thời gian.
Bạn thậm chí có thể chỉ định người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm bằng cách thêm hình chữ nhật vào nền cho từng công việc và sắp xếp các công việc theo trục dọc dựa trên người cần hoàn thành chúng.
Bảng trắng cũng tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác với nhóm chuyên gia BPR của bạn. Bạn có thể cùng nhau làm việc trên bản đồ quy trình trong thời gian thực và chia sẻ ý tưởng qua các ghi chú. 💡
Bước 3: Lập kế hoạch và quản lý công việc
Bước tiếp theo là xác định phạm vi dự án, tức là lập chiến lược triển khai để hiện thực hóa bản đồ quy trình của bạn. Đầu tiên, hãy đặt mục tiêu cuối cùng và giải thích mục tiêu đó phù hợp với mục tiêu của công ty như thế nào.
Tiếp theo, lập danh sách tất cả các bước cần thiết để thực hiện BPR. Xem xét liệu bạn có cần tuyển dụng nhân viên mới, đào tạo nhân viên hiện tại, mua thiết bị mới hoặc nâng cấp thiết bị hiện có hay không.
Hãy cụ thể nhất có thể để tránh hiểu lầm. Đừng quên tính toán chi phí để đảm bảo phân bổ ngân sách chính xác.
Cuối cùng, xác định các thước đo thành công. Làm như vậy sẽ cho phép bạn thấy chính xác quy trình làm việc đã được cải thiện như thế nào nhờ quá trình tái cấu trúc.
Khi bạn đã thiết lập mục tiêu BPR và xác định được những thiếu sót của quy trình hiện tại, việc xác định KPI sẽ trở nên dễ dàng. Bạn cũng nên có một kế hoạch dự phòng trong trường hợp kế hoạch A không thành công.
Bạn có thể thực hiện tất cả những việc này trong ClickUp Docs. Từ các tính năng định dạng nâng cao đến kiểm soát phiên bản, ClickUp có mọi thứ bạn cần để tạo ra các tài liệu thiết thực và hấp dẫn về mặt thị giác.
Hoàn thiện kế hoạch của bạn bằng cách liệt kê và phân công tất cả các nhiệm vụ và công việc con trong ClickUp. Thêm tệp đính kèm, danh sách kiểm tra và thông tin quan trọng để giúp người được giao hoàn thành nhiệm vụ của họ.
Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc để đánh giá sức chứa và tính sẵn sàng của từng cá nhân. Xem và quản lý lịch trình và các cột mốc trong chế độ xem Gantt hoặc Dòng thời gian. ⏱️
Bước 4: Triển khai
Khi đã sẵn sàng, bắt đầu thực hiện kế hoạch tái cấu trúc quy trình ở quy mô nhỏ. Ghi chép và kiểm tra tất cả các hoạt động, đánh giá tiến độ sau mỗi cột mốc. Đồng thời, thiết lập các biện pháp kiểm soát dự án chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ chi phí và tiến độ.
Nếu các chỉ số KPI bạn chọn không cho thấy sự cải thiện đáng kể so với mức cơ bản, hãy quay lại giai đoạn lập kế hoạch và đánh giá lại, sau đó thử lại. Nếu kết quả ủng hộ quy trình mới, hãy áp dụng dần dần trên quy mô lớn hơn.
Sau khi thực hiện, đo lường và thu thập phản hồi từ các bên liên quan.
Trong ClickUp, bạn có thể đặt mục tiêu có thể theo dõi và tự động đo lường tiến độ trong quá trình thực hiện. Nền tảng này cung cấp nhiều cơ hội tự động hóa khác, cả tích hợp sẵn và tùy chỉnh.
Bạn có thể cộng tác với nhóm của mình trong ClickUp ở mọi bước của quá trình tái cấu trúc. Thảo luận các vấn đề trong phần bình luận nhiệm vụ hoặc chế độ xem Trò chuyện. Chỉnh sửa tài liệu và các tệp khác, xem các thay đổi trong thời gian thực và nhận thông báo về chúng.
Nhân viên của bạn cũng có thể theo dõi thời gian trong ứng dụng, giúp thủ tục trả lương trở nên dễ dàng hơn. 💸
Ví dụ về tái cấu trúc quy trình kinh doanh
Một trong những cách hiệu quả nhất để học là thông qua ví dụ, vì vậy hãy cùng khám phá hai câu chuyện thành công nổi tiếng về BPR!
T-Mobile: Viễn thông
Vấn đề: Cho đến năm 2015, bộ phận hỗ trợ khách hàng qua điện thoại của T-Mobile bao gồm các nhân viên phản hồi đầu tiên và nhiều bộ phận chuyên về các loại vấn đề khác nhau. Do đó, việc khắc phục sự cố thường phải chuyển nhiều cuộc gọi. Quá trình này tốn rất nhiều thời gian và khiến khách hàng cảm thấy thất vọng.
Giải pháp: Sau khi phân tích quy trình, T-mobile nhận ra rằng giải pháp hiệu quả nhất là đào tạo nhân viên hỗ trợ khách hàng để xử lý tất cả các cuộc gọi từ đầu đến cuối. Công ty đã thành lập các nhóm chuyên gia đa chức năng để tiến hành đào tạo nhân viên. T-mobile cũng thay đổi phương pháp đánh giá nhân viên, chuyển sang mô hình dựa trên hiệu suất cá nhân và nhóm.
Kết quả: Số lượng cuộc gọi trên mỗi tài khoản giảm 21% và chi phí cho mỗi cuộc gọi giảm. Tỷ lệ giữ chân khách hàng đạt mức cao nhất từ trước đến nay. Tỷ lệ thay đổi nhân viên giảm mạnh. T-mobile đạt được thành công chưa từng có.
Honeywell: Công nghệ và kỹ thuật
Vấn đề: Vào những năm 1990, Honeywell đặt mục tiêu giảm số lượng lỗi trong quy trình xây dựng tại một trong các đơn vị của mình ở Arizona. Cuộc điều tra cho thấy hai vấn đề chính là sự cần thiết phải tăng cường hợp tác giữa các nhóm và sự thiếu quyền quyết định đối với các vấn đề ảnh hưởng đến công việc của họ.
Giải pháp: Honeywell ngừng tất cả các hoạt động và tạo ra một hệ thống sản xuất tích hợp mới với hệ thống kiểm soát chất lượng hoàn chỉnh. Nhân viên được đào tạo. Các nhóm đa kỹ năng được thành lập và được giao nhiệm vụ xử lý sản xuất sản phẩm từ đầu đến cuối. Giống như T-Mobile, công ty đã áp dụng mô hình đánh giá dựa trên chất lượng và hiệu suất.
Kết quả: Quá trình này mất ba năm, nhưng kết quả đã nói lên tất cả. Honeywell đã giảm 70% lỗi, giảm 72% thời gian chu kỳ của các bộ phận và nhiều lợi ích khác đi kèm.
Những thách thức phổ biến trong tái cấu trúc quy trình kinh doanh + Giải pháp
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh thường là một quá trình dài và phức tạp, do đó có thể kéo theo nhiều vấn đề. Chúng tôi sẽ giải quyết một số vấn đề dưới đây:
Thiếu hỗ trợ
Khi một nhà quản lý khởi xướng thay đổi, họ thường vấp phải sự phản đối từ cấp trên. Thuyết phục họ chấp nhận ý tưởng có thể rất khó, ngay cả khi người đề xuất là chuyên gia trong lĩnh vực đó.
Ngoài ra, nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên và chủ sở hữu là một chuyện, nhưng để nhân viên thực hiện chúng lại là một chuyện hoàn toàn khác. 🐟
Ngay cả khi tài chính không phải là vấn đề, việc thay đổi mô hình hiện tại và quen thuộc cũng có thể là một thách thức.
Giải pháp tiềm năng:
- Thu thập càng nhiều bằng chứng càng tốt để chứng minh rằng công ty của bạn sẽ hưởng lợi từ BPR
- Cung cấp các ưu đãi để khuyến khích sự tham gia
- Hãy kiên nhẫn và kiên trì
- Thực hiện các thay đổi một cách dần dần để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn
Chuẩn bị không đầy đủ
Nhiều vấn đề có thể phát sinh trong giai đoạn chuẩn bị.
Ví dụ, nếu nhóm chuyên gia có thành kiến, họ có thể thúc đẩy một chương trình không nhất thiết là tốt nhất cho công ty. Quá nhiều người trong nhóm có thể gây ra sự nhầm lẫn, trong khi không đủ thành viên có thể không theo kịp. Thiếu kiến thức hoặc động lực cũng có thể gây ra vấn đề.
Một trở ngại phổ biến khác là phân tích nguyên nhân không chính xác. Nếu không hiểu rõ nguyên nhân thực sự của sự kém hiệu quả trong một quy trình, bạn có thể sẽ lặp lại những sai lầm đó.
Giải pháp tiềm năng:
- Đừng vội vàng trong quá trình chuẩn bị
- Tập hợp một nhóm chuyên gia đa năng
- Thu thập phản hồi từ nhiều góc độ và khuyến khích tính minh bạch
Hạn chế về nguồn lực
Thiếu nguồn lực có lẽ là vấn đề phổ biến nhất trong BPR và có thể cản trở nghiêm trọng tiến độ thực hiện. Dù là thời gian, tiền bạc hay nhân lực, bạn phải cắt giảm một số chi phí để thực hiện thay đổi.
Điều đó chỉ có thể thực hiện được nếu mọi người cùng tham gia và chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước.
Giải pháp tiềm năng:
- Hiểu rõ về thời gian và nỗ lực cần thiết cho BPR
- Tập trung vào những lợi ích mà quy trình mới mang lại
- Bắt đầu lập kế hoạch đúng thời hạn
- Nâng cao kỹ năng quản lý tổ chức và quản lý thời gian
Thực hiện không nhất quán
Vậy là bạn đã đến giai đoạn triển khai. Chúc mừng! 🎉
Con đường phía trước vẫn còn nhiều thách thức. Bạn cần triển khai quy trình mới một cách nhất quán và bền vững. Nếu áp dụng không đầy đủ hoặc không nhất quán, quy trình sẽ không thành công.
Một điểm khác cần ghi chú là BPR không phải là một sự kiện một lần. Đây là một quá trình cải tiến sâu sắc liên tục. Nếu bạn không đo lường hiệu quả của chiến lược tái cấu trúc quy trình kinh doanh, ai có thể nói rằng nó tốt hơn chiến lược trước đó?
Các chỉ số KPI có thể cho thấy một số phần của phương pháp mới chưa đạt hiệu quả tối ưu và cần được đánh giá lại.
Giải pháp tiềm năng:
- Chấp nhận rằng công việc không kết thúc sau khi quy trình mới được triển khai
- Bắt đầu từ những bước nhỏ và triển khai thay đổi từng bước một
- Kiểm tra và đo lường liên tục
- Giám sát quá trình thích ứng và cung cấp hỗ trợ bổ sung khi cần thiết
Vượt qua giới hạn và đạt đến tầm cao mới về hiệu quả với BPR
Bằng cách thiết kế lại quy trình làm việc một cách cơ bản, bạn có thể hợp lý hóa hoạt động, giảm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng. Mặc dù đầy thách thức, nhưng những lợi ích lâu dài tiềm năng của BPR khiến nó trở thành một nỗ lực đáng giá cho bất kỳ công ty nào muốn giữ vị trí dẫn đầu trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động.
Loại bỏ cái cũ, đón cái mới! Mang đến làn gió mới cho tổ chức của bạn bằng cách áp dụng tái cấu trúc quy trình kinh doanh. 🛫