Bất kể bạn đang quản lý loại dự án nào, có một điều chắc chắn là bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều thông tin và dữ liệu thuộc mọi loại.
Đôi khi, thông tin này có thể khó hiểu hoặc khó giải thích cho người khác chỉ bằng văn bản. Đó là lúc biểu đồ và sơ đồ trở nên hữu ích.
Cả hai đều là chìa khóa cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp lành mạnh nào, nhưng đôi khi, việc nghĩ ra các sơ đồ phù hợp để truyền đạt thông tin định tính một cách tốt nhất là rất khó. Đó là lý do tại sao bạn sẽ thích blog này.
Hãy coi bài viết này là hướng dẫn mới về các sơ đồ hàng đầu mà bạn cần biết cho bất kỳ loại quy trình làm việc nào, bao gồm khi nào sử dụng chúng, ví dụ về sơ đồ, lời chứng thực từ thực tế và các thủ thuật cần thiết để thực hiện chúng nhanh chóng.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Sơ đồ giúp đơn giản hóa ý tưởng, quy trình và công việc nhóm. ClickUp có các mẫu để tạo hình ảnh rõ ràng, hiệu quả cho bất kỳ dự án nào.
- Sơ đồ Bản đồ Tư duy: Sắp xếp ý tưởng và khái niệm theo thứ bậc, giúp dễ dàng hơn trong việc động não và cấu trúc thông tin.
- Sơ đồ phân cấp: Minh họa cấu trúc của một tổ chức hoặc hệ thống, thể hiện mối quan hệ giữa các thực thể khác nhau.
- Sơ đồ ma trận: Hiển thị mối quan hệ giữa hai hoặc nhiều tập hợp các yếu tố, hữu ích cho việc ra quyết định và sắp xếp thứ tự ưu tiên.
- Biểu đồ hình tròn: Thể hiện các quy trình lặp lại hoặc minh họa cách các thành phần khác nhau tương tác trong một hệ thống.
- Biểu đồ Phân tích SWOT: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để lập chiến lược hiệu quả.
- Biểu đồ sơ đồ tổ chức: Lập bản đồ cấu trúc của một tổ chức, nêu chi tiết vai trò và mối quan hệ báo cáo.
- Biểu đồ Gantt: Lập kế hoạch và lên lịch dòng thời gian dự án, theo dõi tiến độ của các công việc và cột mốc.
- Sơ đồ quy trình làm việc: Hình dung các bước trong một quy trình để xác định những điểm không hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động. ClickUp
- Sơ đồ luồng: Mô tả các điểm quyết định và luồng quy trình, giúp hiểu và khắc phục sự cố hệ thống.
- Biểu đồ PERT: Phân tích và trình bày các công việc liên quan đến việc hoàn thành một dự án, tập trung vào thời gian cần thiết.
- Biểu đồ đường: Hiển thị xu hướng theo thời gian, hữu ích cho việc theo dõi và dự báo hiệu suất.
- Biểu đồ cột: So sánh số lượng giữa các danh mục khác nhau, giúp việc giải thích dữ liệu trở nên đơn giản.
- Sơ đồ Venn: Minh họa sự trùng lặp và khác biệt giữa các tập hợp, hữu ích trong phân tích so sánh.
- Sơ đồ cây: Phân chia các danh mục rộng thành các cấp độ chi tiết hơn, hỗ trợ phân loại và tổ chức.
- Sơ đồ UML: Mô hình hóa kiến trúc và thiết kế phần mềm, cung cấp bản thiết kế rõ ràng cho quá trình phát triển.
- Sơ đồ xương cá: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, hỗ trợ phân tích chi tiết và giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Sơ đồ SIPOC: Phác thảo các nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng để hiểu các yếu tố của quy trình.
- Sơ đồ Swimlane: Làm rõ vai trò và trách nhiệm trong các quy trình, tăng cường trách nhiệm giải trình.
- Biểu đồ phân tán: Khám phá mối quan hệ giữa hai biến, hữu ích trong phân tích thống kê.
- Sơ đồ mạng: Vẽ bản đồ các kết nối trong một hệ thống, chẳng hạn như mạng CNTT hoặc cấu trúc xã hội.
ClickUp không chỉ là sơ đồ — nó là công cụ quản lý dự án tất cả trong một của bạn. Lập kế hoạch, cộng tác và duy trì sự tổ chức với các mẫu, cập nhật thời gian thực và tích hợp.
20 loại ví dụ sơ đồ cho nhóm của bạn
Trước khi tiếp tục, hãy làm rõ một điều. Sơ đồ là gì?
Đơn giản, sơ đồ là một cách trực quan để chia sẻ thông tin. Chúng ta có thể sử dụng sơ đồ để giải thích cả dữ liệu định lượng và định tính.
Dữ liệu định tính là bất kỳ thông tin nào không thể biểu thị bằng giá trị số hoặc đếm được. Điều này có thể bao gồm các bước trong quy trình làm việc, thành viên của một tổ chức, hình ảnh, khái niệm, dòng thời gian và nhiều hơn nữa. Các sơ đồ như Bản đồ Tư duy hoặc Biểu đồ Gantt có thể giải thích điều này rõ ràng.
Thông tin số hoặc dữ liệu định lượng được biểu diễn bằng các hình ảnh như cột, biểu đồ đường, biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn, loại biểu đồ mà tôi yêu thích nhất.
Điều quan trọng là phải xác định mục đích của thông tin trước khi quyết định sử dụng một loại sơ đồ cụ thể. Điều này sẽ trở nên rõ ràng hơn khi bạn xem các ví dụ thực tế mà chúng tôi đã chuẩn bị cho bạn!
Vì vậy, không cần chần chừ nữa, đây là các sơ đồ yêu thích của chúng tôi kèm theo ví dụ.
P. S. Các mẫu cực kỳ hữu ích đang chờ bạn.
1. Sơ đồ bản đồ tư duy
Nếu bạn đã từng sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí như ClickUp, bạn có thể đã nghe nói về ví dụ sơ đồ quy trình làm việc phổ biến này. Bản đồ tư duy là một công cụ tuyệt vời để vẽ sơ đồ, lập kế hoạch quy trình làm việc, trực quan hóa dữ liệu, động não về các quy trình mới — và cảm thấy sáng tạo trong khi làm việc!
Các sơ đồ này thường bắt đầu với một ý tưởng chính hoặc mục tiêu cuối cùng để phân nhánh, và sơ đồ của bạn sẽ tự nhiên hình thành từ đó. Chúng rất trực quan, và những sơ đồ tốt nhất còn linh hoạt, có thể tùy chỉnh và hợp tác.
Giống như một mạng lưới hoặc thậm chí là một dòng ý thức, bản đồ tư duy kết nối các ý tưởng (nút) với nhau để truyền đạt một cách trực quan cách một giai đoạn dự án dẫn đến giai đoạn tiếp theo.
Và đó chưa phải là phần hay nhất! Bản đồ Tư duy có thể được cấu trúc hoặc tự do theo ý bạn. Với các tài nguyên như bảng trắng kỹ thuật số, bạn có thể xây dựng Bản đồ Tư duy như bạn vẽ nguệch ngoạc hàng ngày — thêm hình dạng, kết nối, phương tiện và thậm chí đưa cả nhóm vào bản đồ.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ bản đồ tư duy?
Mặc dù đây là sơ đồ phổ biến để lập kế hoạch cho các hàm, quy trình hoặc dự án kinh doanh mới, bản đồ tư duy cũng được sử dụng cho các mục đích khác như bản đồ mạng mô tả các vai trò khác nhau trong công ty, động não các câu trả lời khả thi cho một câu hỏi trung tâm hoặc khám phá các chủ đề phụ của một chủ đề lớn hơn.
Đừng quá bối rối bởi các quy tắc ở đây; Bản đồ Tư duy được thiết kế để tùy chỉnh. Ngoài ra, với sự trợ giúp của một trong nhiều mẫu và tài nguyên Bản đồ Tư duy miễn phí có sẵn, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy cô đơn trong quá trình tạo bản đồ đầu tiên của mình.
Sử dụng bản đồ tư duy để cụ thể hóa kế hoạch hoặc chiến lược cho các công việc trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn, bao gồm:
- Phát triển kinh doanh
- OKRs
- Brainstorming
- Bản trình bày infographic
- Hướng dẫn sử dụng
- Bản đồ lộ trình
- Quản lý thời gian
Và còn nhiều hơn nữa!
Sẵn sàng tạo Bản đồ Tư duy của riêng bạn? Bắt đầu từ đây với mẫu Bản đồ Tư duy Đơn giản của ClickUp và xem quy trình làm việc của bạn trở nên sống động. 💜
2. Sơ đồ phân cấp
Nếu lắng nghe kỹ, bạn gần như có thể nghe thấy tiếng "Ahhhhh" đồng thanh và những cái gật đầu đồng tình từ mọi người dùng ClickUp trên toàn thế giới. Chúng tôi yêu thích sơ đồ phân cấp — đó là nền tảng của nền tảng của chúng tôi!
Giống như búp bê Nga, sơ đồ phân cấp bắt đầu với một chủ đề bao quát tất cả (như toàn bộ tổ chức hoặc một bộ phận lớn) và phân loại mọi thứ dưới chủ đề đó bằng cách chia nhỏ thành các phần tương tự, dễ quản lý hơn.
Chúng ta có thể nói về hệ thống Phân cấp của chúng tôi trong nhiều ngày! Đọc thêm về cách Phân cấp độc đáo của ClickUp có thể giúp bạn tạo ra cơ sở hạ tầng hoàn hảo để mở rộng quy mô kinh doanh.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ phân cấp?
Sơ đồ phân cấp là một cách trực quan để tổ chức mọi thứ, từ tổ chức đến bộ phận, dự án phức tạp và công việc hàng ngày.
Trong khi biểu đồ tổ chức cho thấy mối quan hệ giữa những người trong mỗi vai trò, biểu đồ phân cấp cho thấy cách mỗi công việc hàng ngày hoặc dự án phù hợp với bức tranh tổng thể.
3. Sơ đồ ma trận
Chắc chắn bạn đã từng thấy loại ví dụ sơ đồ này trước đây — thậm chí có thể đã sử dụng một trong số đó để hiểu một tình huống phức tạp hoặc một quyết định quan trọng!
Lý tưởng để phân loại nhiều mục, sơ đồ ma trận bao gồm bốn phần tư trên hai trục. Mỗi phần tư đại diện cho một danh mục khác nhau, trong khi cả hai trục đôi khi đại diện cho hai chủ đề đối lập nhau — tức là mức độ hiệu quả hoặc kém hiệu quả của một thứ, tần suất xuất hiện của một thứ, v.v. Tuy nhiên, các trục không nhất thiết phải đại diện cho bất kỳ thứ gì. Trong một số trường hợp, các trục chỉ đơn giản là ranh giới để phân chia dữ liệu thành bốn khu vực một cách trực quan.
Giống như bản đồ tư duy, mẫu ma trận có thể tùy chỉnh. Thông tin có thể được chia thành các phần tư trong biểu mẫu danh sách hoặc được vẽ tại các điểm cụ thể tương ứng với trục tọa độ.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ ma trận?
Sơ đồ ma trận có thể được sử dụng cho cả mục đích cá nhân và công việc. Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng loại sơ đồ này để:
- Xác định tiềm năng thành công của một dự án mới
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong chiến lược kinh doanh của họ
- Ưu tiên các ý tưởng mới
- So sánh tính cạnh tranh của dự án của họ với các dự án tương tự hiện có
Sử dụng Mẫu Ma trận Truy xuất nguồn gốc của ClickUp để theo dõi tất cả các chi tiết kỹ thuật của doanh nghiệp bạn.
Và chúng tôi đã đề cập đến việc các ví dụ về sơ đồ ma trận có thể tìm thấy trong tất cả các ngành công nghiệp chưa?
Một trong những sơ đồ chính mà tôi luôn sử dụng và ủng hộ là Ma trận phân công trách nhiệm, còn được gọi là RACI (nghĩa là Trách nhiệm, Tài khoản, Tư vấn và Thông báo).
Ma trận RACI là một phần của lĩnh vực quản lý và tương tác với các bên liên quan rộng lớn hơn, cho phép nhóm và quản lý dự án duy trì sự tổ chức. Mục đích của ma trận RACI là đánh giá các bên liên quan và ghi lại vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong một dự án cụ thể.
Ma trận RACI cần phải đơn giản và dễ hiểu; bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng phải có thể xem và hiểu ma trận mà không gặp khó khăn. Người đóng góp chính cho ma trận RACI là quản lý dự án và nhóm dự án, vì cách sử dụng tốt nhất của sơ đồ này là để mỗi thành viên chịu trách nhiệm về công việc của mình đồng thời làm tài liệu tham khảo cho quản lý dự án để phân công công việc cho đúng người.
Một trong những sơ đồ chính mà tôi luôn sử dụng và ủng hộ là Ma trận phân công trách nhiệm, còn được gọi là RACI (nghĩa là Trách nhiệm, Trách nhiệm giải trình, Tư vấn và Thông báo).
Ma trận RACI là một phần của lĩnh vực quản lý và tương tác với các bên liên quan rộng lớn hơn, cho phép nhóm và quản lý dự án duy trì sự tổ chức. Mục đích của ma trận RACI là đánh giá các bên liên quan và ghi lại vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong một dự án cụ thể.
Ma trận RACI cần phải đơn giản và dễ hiểu; bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng phải có thể xem và hiểu ma trận mà không gặp khó khăn. Người đóng góp chính cho ma trận RACI là quản lý dự án và nhóm dự án, vì cách sử dụng tốt nhất của sơ đồ này là để mỗi thành viên chịu trách nhiệm về công việc của mình đồng thời làm tài liệu tham khảo cho quản lý dự án để phân công công việc cho đúng người.
4. Sơ đồ hình tròn
Gần giống như biểu đồ tròn cổ điển, biểu đồ hình tròn cho thấy các yếu tố khác nhau kết hợp với nhau như thế nào để tạo thành một sản phẩm hoặc ý tưởng hoàn chỉnh. Nhưng điểm khác biệt là thay vì truyền tải từng thành phần chiếm bao nhiêu phần của hình tròn (hoặc bánh), các phần của biểu đồ hình tròn được chia đều nhau.
Sơ đồ vòng tròn có thể được tạo bằng cách chia một vòng tròn thành một số loại nhất định hoặc bằng cách sắp xếp một số vòng tròn thành một vòng tròn. 🤯
Bạn có thể tùy chỉnh các ví dụ về sơ đồ vòng tròn bằng màu sắc hoặc hình ảnh liên quan đến từng thành phần. Bạn cũng có thể xếp hạng từng phần của sơ đồ vòng tròn bằng cách sử dụng các vòng tròn đồng tâm để truyền đạt phân cấp hoặc mức độ quan trọng của từng lớp.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ hình tròn?
Loại sơ đồ này rất linh hoạt. Cho dù bạn đang hiển thị các thành phố khác nhau tạo thành một bang hay các giai đoạn cần thiết để hoàn thành một dự án, sơ đồ hình tròn là công cụ hỗ trợ trực quan tuyệt vời để có sẵn trong các cuộc họp với các bên liên quan đến dự án, khi trình bày ý tưởng mới hoặc phân tích một quy trình gồm nhiều bước.
Bonus: Phần mềm quản lý các bên liên quan!
5. Sơ đồ phân tích SWOT
Sơ đồ phân tích SWOT trông rất giống sơ đồ ma trận, và một số nhóm thậm chí có thể sử dụng chúng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, sơ đồ phân tích SWOT có mục tiêu được xác định hẹp hơn.
Nhiều ví dụ sơ đồ trong danh sách này có ranh giới mờ tuyệt vời mà bạn có thể uốn cong và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình, nhưng sơ đồ SWOT không nhất thiết phải như vậy. Ví dụ: bạn có thể điều chỉnh sơ đồ ma trận của mình thành sơ đồ SWOT, nhưng không thể làm ngược lại. Đó là vì ranh giới của sơ đồ này đã được nêu rõ trong tên của nó!
S: Điểm mạnhW: Điểm yếuO: Cơ hộiT: Thách thức
Giống như sơ đồ ma trận, bạn sẽ sử dụng hai trục để tạo bốn góc phần tư, sau đó gắn nhãn cho mỗi góc phần tư để biểu thị bốn lĩnh vực của SWOT.
Sơ đồ phân tích SWOT được sử dụng để xác định vị trí của doanh nghiệp hoặc sản phẩm của bạn so với các yếu tố nội bộ và bên ngoài.
- Điểm mạnh của sản phẩm của bạn là gì?
- Có bất kỳ điểm yếu nội bộ hoặc lý do nào có thể khiến khách hàng không chọn sản phẩm của bạn không?
- Làm thế nào bạn có thể tận dụng các cơ hội bên ngoài để phát triển? Có những lĩnh vực cụ thể nào trong tầm kiểm soát của bạn mà bạn có thể tận dụng như đào tạo, nhân sự hoặc tài nguyên để cải thiện hiệu quả?
- Những yếu tố bên ngoài nào đang đe dọa hiệu suất của sản phẩm của bạn? Ví dụ: các sản phẩm thay thế rẻ hơn, trở ngại, đối thủ cạnh tranh tương tự, v.v.
Sự sáng tạo trong các ví dụ sơ đồ SWOT của bạn đến từ cách bạn tạo bốn góc phần tư, màu sắc, phương tiện, hình ảnh và các chi tiết bạn thêm vào tài nguyên của mình. Đó là vẻ đẹp của sơ đồ này!
Chúng dễ dàng thiết lập trên giấy hoặc bảng trắng kỹ thuật số, giúp bạn có đủ thời gian để điền vào sơ đồ theo ý muốn. 🎨
Khi nào nên sử dụng sơ đồ SWOT?
Bất kể kinh doanh hay sản phẩm của bạn là gì, sơ đồ phân tích SWOT là chìa khóa để xác định những điều như sự phù hợp của sản phẩm với thị trường hoặc chứng minh thành công trong tương lai của bạn.
Biểu đồ phân tích SWOT có thể được sử dụng để xác định và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của một doanh nghiệp.
Phân tích SWOT không phải là một bài tập tĩnh—nó nên được thực hiện định kỳ để đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật.
Trong trường hợp của chúng tôi, bài tập này cực kỳ hữu ích. Nó giúp chúng tôi tập trung nỗ lực vào các lĩnh vực có khả năng dẫn đến thành công cao nhất và phát triển các chiến lược để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Ví dụ, chúng tôi đã cải thiện đáng kể quy trình đào tạo thành viên mới, giúp họ hòa nhập với nhóm nhanh hơn rất nhiều.
Biểu đồ phân tích SWOT có thể được sử dụng để xác định và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của một doanh nghiệp.
Phân tích SWOT không phải là một bài tập tĩnh – nó nên được thực hiện định kỳ để đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật.
Trong trường hợp của chúng tôi, bài tập này cực kỳ hữu ích. Nó giúp chúng tôi tập trung nỗ lực vào các lĩnh vực có khả năng dẫn đến thành công cao nhất và phát triển các chiến lược để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Ví dụ, chúng tôi đã cải thiện đáng kể quy trình đào tạo thành viên mới, giúp họ hòa nhập với nhóm nhanh hơn rất nhiều.
Bạn không cần phải kinh doanh riêng để tận dụng lợi ích của phân tích SWOT, bạn cũng có thể sử dụng chúng để xác định các lĩnh vực thế mạnh và cần cải thiện của bản thân với tư cách là nhà lãnh đạo, freelancer hoặc doanh nhân.
6. Biểu đồ sơ đồ tổ chức
Tương tự như sơ đồ phân cấp, sơ đồ tổ chức phân chia các vai trò và mối quan hệ giữa mọi vị trí trong một tổ chức. Sơ đồ tổ chức có thể được thể hiện từ trên xuống dưới, theo chiều ngang, dưới dạng ma trận tổ chức hoặc bất kỳ cách nào khác mà bạn thấy phù hợp.
Hãy nghĩ về biểu đồ tổ chức của bạn như cây gia đình của công ty — thể hiện chuỗi lệnh luồng qua toàn bộ tổ chức và ai báo cáo trực tiếp cho ai.
Tìm hiểu cách tạo sơ đồ tổ chức trong Google Trang tính!
Khi nào nên sử dụng biểu đồ sơ đồ tổ chức?
Bạn có thể cảm thấy rằng mình đã nắm vững cấu trúc tổ chức của mình, nhưng luôn luôn là một ý tưởng tốt khi có sẵn một biểu đồ tổ chức để làm tài liệu tham khảo cho các thành viên trong nhóm, nhân viên mới, nhà đầu tư tiềm năng và các bên liên quan.
Hơn nữa, điều duy nhất không thay đổi trong cuộc sống là sự thay đổi. Có sẵn biểu đồ tổ chức thường là cách hiệu quả nhất để truyền đạt các cập nhật đến chuỗi lệnh, cách các quyết định ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm và các thay đổi nội bộ.
Hơn nữa, biểu đồ tổ chức được cập nhật và dễ truy cập là một cách tuyệt vời để khuyến khích kết nối nội bộ.
Trao quyền cho nhân viên của bạn hợp tác giữa các bộ phận hoặc tiếp cận những người cố vấn tiềm năng mà họ có thể chưa bao giờ gặp!
Tham khảo các công cụ vẽ sơ đồ UML này!
Là một công ty khởi nghiệp, điều quan trọng là phải thống nhất mọi người trong tổ chức và phân định rõ vai trò trách nhiệm. Chúng tôi có một biểu đồ tổ chức động để thể hiện rõ cơ cấu báo cáo cho tất cả nhân viên trong công ty. Khi mọi người hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và cơ cấu báo cáo của mình, chúng tôi làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, hiểu rõ mong đợi của nhau và đạt được mục tiêu chung trong khi giao tiếp cởi mở và trung thực.
Là một công ty khởi nghiệp, điều quan trọng là phải thống nhất mọi người trong tổ chức và phân định rõ vai trò trách nhiệm. Chúng tôi có một biểu đồ tổ chức động để thể hiện rõ cơ cấu báo cáo cho tất cả nhân viên trong công ty. Khi mọi người hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và cơ cấu báo cáo của mình, chúng tôi sẽ làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, hiểu rõ mong đợi của nhau và đạt được mục tiêu chung trong khi giao tiếp cởi mở và trung thực.
7. Biểu đồ Gantt
Một mục yêu thích khác của ClickUp. 💖
Biểu đồ Gantt thể hiện dòng thời gian của một dự án, được sắp xếp theo chiều ngang trên biểu đồ cột.
Giống như sơ đồ ma trận, biểu đồ Gantt nằm trên hai trục. Trục X liên quan trực tiếp đến dòng thời gian — số ngày, tuần hoặc tháng cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án của bạn. Trục Y chứa từng công việc cần thiết để hoàn thành dự án, mỗi công việc được biểu diễn dưới dạng một thanh trên dòng thời gian của bạn.
Bằng cách kéo dài mỗi thanh (công việc) qua các ngày hoặc tuần cần thiết để hoàn thành chúng, biểu đồ Gantt của bạn sẽ hình thành. Đầu mỗi thanh biểu thị ngày bắt đầu của mỗi công việc và cuối thanh biểu thị thời hạn của công việc đó.
Một phần của vẻ đẹp đằng sau biểu đồ Gantt là lượng thông tin bạn có thể truyền tải trên một màn hình. Tùy thuộc vào phần mềm quản lý dự án bạn đang sử dụng hoặc mẫu bạn đã chọn, biểu đồ Gantt có thể truyền đạt một cách trực quan:
- Mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các công việc
- Cột mốc công việc
- Nhiều dự án cùng một lúc
- Ngày đáo hạn theo kế hoạch và ngày đáo hạn thực tế
- Và còn nhiều hơn nữa 🤯
Nghe có vẻ hay phải không? Biểu đồ Gantt là giấc mơ của mọi nhà quản lý dự án, và chúng tôi có hướng dẫn về biểu đồ Gantt hoàn hảo để bạn tìm hiểu chính xác lý do tại sao bạn cần chúng trong cuộc sống.
Khi nào nên sử dụng biểu đồ Gantt?
Biểu đồ Gantt dễ đọc và dễ thiết lập, lý tưởng cho hầu hết mọi trường hợp sử dụng, bao gồm dự án xây dựng, chiến dịch tiếp thị, giáo dục, công việc hàng ngày, lập kế hoạch sự kiện và hơn thế nữa.
Và với sự trợ giúp của mẫu linh hoạt, việc bắt đầu biểu đồ Gantt của riêng bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế! Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản này của ClickUp là điểm khởi đầu hoàn hảo cho bất kỳ ai muốn thử sức với biểu đồ Gantt.
8. Sơ đồ quy trình làm việc
Vẻ đẹp của dữ liệu định tính là nó có thể được thể hiện theo nhiều cách khác nhau! Bạn có thể đã nhận thấy một số điểm tương đồng giữa các ví dụ sơ đồ khác nhau trong danh sách này hoặc thấy cách sử dụng hai loại sơ đồ để thể hiện cùng một tập hợp thông tin.
Một số ví dụ sơ đồ này hữu ích cho việc lập kế hoạch quy trình làm việc ở một mức độ nhất định, nhưng sơ đồ quy trình làm việc có mục tiêu cuối cùng cụ thể hơn và yêu cầu một số thông tin không thể thay đổi.
Sơ đồ quy trình công việc giúp bạn quản lý thời gian và công việc liên quan đến việc đạt được mục tiêu bằng cách chia nhỏ thành:
- Việc cần làm
- Tiến độ hiện tại
- Những gì đã hoàn thành
Các loại sơ đồ này có thể có nhiều hình dạng và biểu mẫu khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các quy trình hiện có của bạn, nhưng tất cả sẽ tuân theo luồng công việc logic từ đầu đến cuối được đặt trên dòng thời gian để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng.
Một số đặc điểm chung của sơ đồ quy trình làm việc bao gồm các làn bơi để xác định ai chịu trách nhiệm cho công việc nào và các mũi tên hoặc kết nối để hiển thị mối quan hệ giữa các công việc.
Phần thưởng: Ví dụ về biểu đồ RACI & Mẫu biểu đồ RACI!
Khi nào nên sử dụng sơ đồ quy trình làm việc?
Sơ đồ quy trình công việc rất phổ biến trong quản lý dự án, nhưng cũng có thể áp dụng cho hầu hết mọi quy trình cá nhân như ngày làm việc, mục tiêu hàng quý, kế hoạch học tập hoặc thậm chí là huấn luyện chú chó mới của bạn.
Bằng cách vẽ bản đồ rõ ràng từng giai đoạn trong một dự án hoặc mục tiêu, bạn có thể giúp ngăn chặn các tắc nghẽn trước khi chúng xảy ra, cải thiện giao tiếp trong nhóm, tăng hiệu quả và có quyền sở hữu nhiều hơn đối với những việc bạn hoàn thành. Chúng tôi rất thích điều đó.
Phần thưởng: Mẫu sơ đồ mối quan hệ & công cụ sơ đồ mối quan hệ!
Khi quản lý một chương trình huấn luyện nhóm hoặc một nhóm học viên, bạn có thể cảm thấy như tất cả các công việc quản lý, phát triển chương trình giảng dạy, truyền đạt kiến thức và hỗ trợ học viên đều không được tổ chức một cách có hệ thống. Là một nhà tư vấn cho các nhà sáng lập chương trình giáo dục và chứng nhận trực tuyến, tôi nhận thấy rằng việc tạo ra một hệ thống quản lý chương trình gắn kết là điều cần thiết để quản lý giáo dục trực tuyến một cách hiệu quả.
Trong ClickUp, tôi đã tạo một không gian chính trong quy trình làm việc "Group Coaching" với một số thư mục được sắp xếp theo chủ đề cụ thể này. Bằng cách sử dụng chế độ xem lịch cho toàn bộ không gian và sắp xếp danh sách và thư mục theo màu sắc trong ClickUp, tôi có thể xác định các phiên trực tiếp sắp diễn ra, trạng thái của các email và các bài đăng đang được lên lịch hoặc viết cho nhóm cộng đồng. Quy trình làm việc này phù hợp nhất cho các trải nghiệm học tập trực tuyến, nhưng cũng có thể điều chỉnh để phù hợp với các khóa đào tạo giáo dục trực tiếp.
Khi quản lý một chương trình huấn luyện nhóm hoặc một nhóm học viên, bạn có thể cảm thấy như tất cả các công việc quản lý, phát triển chương trình giảng dạy, truyền đạt kiến thức và hỗ trợ học viên đều không được tổ chức một cách có hệ thống. Là một nhà tư vấn cho các nhà sáng lập chương trình giáo dục và chứng nhận trực tuyến, tôi nhận thấy rằng việc tạo ra một hệ thống quản lý chương trình gắn kết là điều cần thiết để quản lý giáo dục trực tuyến một cách hiệu quả.
Trong ClickUp, tôi đã tạo một không gian chính trong quy trình làm việc "Group Coaching" với một số thư mục được sắp xếp theo chủ đề cụ thể này. Bằng cách sử dụng chế độ xem lịch cho toàn bộ không gian và sắp xếp danh sách và thư mục theo màu sắc trong ClickUp, tôi có thể xác định các phiên trực tiếp sắp diễn ra, email nào đang ở trạng thái nào và bài đăng nào đang được lên lịch hoặc viết cho nhóm cộng đồng. Quy trình làm việc này phù hợp nhất cho các trải nghiệm học tập trực tuyến, nhưng cũng có thể điều chỉnh để phù hợp với các khóa đào tạo giáo dục trực tiếp.
9. Sơ đồ luồng công việc
Tương tự như sơ đồ quy trình, sơ đồ luồng (flowchart) minh họa đường đi bạn sẽ thực hiện trong một quy trình cụ thể.
Đầu tiên, xác định điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho sơ đồ của bạn, sau đó sử dụng các hình dạng để biểu thị từng bước trong quy trình của bạn. Kết nối các hình dạng này bằng các đường và mũi tên để biểu thị thứ tự các thao tác.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ luồng?
Mặc dù sơ đồ thường được sử dụng để vẽ bản đồ một chuỗi sự kiện từ đầu đến cuối, bạn cũng có thể thêm các tùy chọn có hoặc không vào các hình dạng để thêm các quy trình bổ sung vào sơ đồ của mình trong trường hợp có thay đổi.
Điều này có thể rất hữu ích trong các vị trí chăm sóc sức khỏe, hỗ trợ khách hàng hoặc giải quyết vấn đề, nơi bạn phải tiếp xúc trực tiếp với bệnh nhân!
Đối với các nhà quản lý dự án, sơ đồ là một điểm khởi đầu tuyệt vời để đánh giá thời gian, nguồn lực và các bước cần thiết để hoàn thành các dự án mới.
10. Biểu đồ PERT
Biểu đồ PERT giống như bản đồ tư duy, chủ yếu tập trung vào các cột mốc dự án tạo nên con đường quan trọng của bạn.
Giống như sơ đồ luồng, biểu đồ PERT kết nối các hình (công việc) bằng mũi tên để truyền tải luồng sự kiện trong một dự án, nhưng được sử dụng nhiều hơn để xác định mối quan hệ giữa các công việc hơn là cung cấp thông tin cập nhật về quá trình của dự án.
Nhưng với phần mềm quản lý dự án phù hợp, bạn có thể phát huy tối đa các ví dụ về sơ đồ này! PERT là viết tắt của Program Evaluation Review Technique (Kỹ thuật đánh giá chương trình), biểu đồ PERT có thể giúp bạn hình dung nhiều con đường để hoàn thành và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng nhất.
Một nhược điểm của biểu đồ PERT là có thể mất nhiều thời gian để thiết lập, chỉnh sửa và cập nhật. May mắn thay, một mẫu trực quan và động như mẫu biểu đồ PERT của ClickUp đã được thiết kế để giải quyết chính xác thách thức này.
Khi nào nên sử dụng biểu đồ PERT?
Biểu đồ PERT là một cái nhìn tổng quan hơn về dự án. Đây là những sơ đồ hữu ích để tham khảo khi lập kế hoạch cho các cột mốc quan trọng của dự án hoặc vạch ra lộ trình quan trọng. Ngoài ra, biểu đồ PERT có thể cho bạn ý tưởng về thời gian thực hiện mỗi công việc, đặc biệt nếu bạn chưa có ước lượng thời gian rõ ràng trong đầu khi bắt đầu dự án.
Bonus: Các lựa chọn thay thế cho Draw.io
Chúng tôi đã sử dụng biểu đồ PERT khi xây dựng ứng dụng web cho doanh nghiệp của mình. Tôi không phải là kỹ sư, nhưng đồng sáng lập của tôi là kỹ sư, vì vậy việc xây dựng một biểu đồ cho thấy luồng của các hệ thống và cách chúng phụ thuộc/độc lập với nhau là rất quan trọng đối với anh ấy.
Điều này cho phép tôi hình dung luồng dữ liệu, hiển thị ứng dụng và dòng thời gian để dữ liệu luân chuyển qua các hệ thống khác nhau của chúng tôi. Sử dụng biểu đồ này, đồng sáng lập của tôi có thể dễ dàng chỉ ra vấn đề hiện đang phát sinh trong ứng dụng của chúng tôi và chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm.
Chúng tôi đã sử dụng biểu đồ PERT khi xây dựng ứng dụng web cho doanh nghiệp của mình. Tôi không phải là kỹ sư, nhưng đồng sáng lập của tôi là kỹ sư, vì vậy việc xây dựng một biểu đồ cho thấy luồng của các hệ thống và cách chúng phụ thuộc/độc lập với nhau là rất quan trọng đối với anh ấy.
Điều này cho phép tôi hình dung luồng dữ liệu, hiển thị ứng dụng và dòng thời gian để dữ liệu luân chuyển qua các hệ thống khác nhau của chúng tôi. Sử dụng biểu đồ này, đồng sáng lập của tôi có thể dễ dàng chỉ ra vấn đề hiện đang phát sinh trong ứng dụng của chúng tôi và chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm.
11. Biểu đồ đường
Biểu đồ đường là một loại biểu đồ hiển thị thông tin dưới dạng một chuỗi các điểm được kết nối bằng các đường thẳng. Biểu đồ này rất phù hợp để hiển thị xu hướng hoặc thay đổi theo thời gian, như theo dõi doanh số hàng tháng hoặc dân số tăng trưởng hàng năm.
Trục x của biểu đồ đường hoặc biểu đồ đường thẳng thường biểu thị thời gian, trong khi trục y biểu thị các giá trị được đo lường. Biểu đồ này dễ đọc và rất hữu ích để nhanh chóng phát hiện các mẫu.
Khi nào nên sử dụng biểu đồ đường?*
- Khi bạn muốn thể hiện xu hướng hoặc sự thay đổi theo thời gian
- Để so sánh nhiều bộ dữ liệu trong cùng một kỳ
- Khi cần xem các điểm dữ liệu được kết nối như thế nào
12. Biểu đồ cột
Biểu đồ cột sử dụng các thanh hình chữ nhật để biểu diễn dữ liệu. Chiều cao hoặc chiều dài của mỗi thanh tương ứng với giá trị mà nó biểu diễn. Đây là cách rõ ràng và đơn giản để so sánh các danh mục hoặc nhóm, như hương vị kem yêu thích hoặc doanh số theo khu vực.
Biểu đồ cột có thể dọc hoặc ngang, tùy thuộc vào loại dữ liệu phù hợp nhất với bạn.
Hiểu dữ liệu của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng với Mẫu biểu đồ thanh xếp chồng của ClickUp.
Khi nào nên sử dụng biểu đồ cột?
- Khi so sánh các danh mục hoặc nhóm khác nhau
- Để hiển thị kết quả khảo sát hoặc xếp hạng
- Khi hiển thị các điểm dữ liệu riêng lẻ, rời rạc
Đọc thêm: Biểu đồ cột và biểu đồ thanh: Khi nào nên sử dụng và sử dụng như thế nào
13. Sơ đồ Venn
Sơ đồ Venn được tạo thành từ các hình tròn chồng lên nhau, mỗi hình tròn đại diện cho một nhóm hoặc danh mục. Phần chồng lên nhau cho thấy những điểm chung giữa các nhóm đó.
Các công cụ như sơ đồ Venn rất hữu ích để trực quan hóa mối quan hệ và điểm giao nhau giữa các tập hợp thông tin khác nhau, chẳng hạn như điểm tương đồng và khác biệt giữa hai cuốn sách.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ Venn?*
- Khi phân tích điểm tương đồng và khác biệt
- Để hiển thị mối quan hệ giữa các nhóm hoặc khái niệm
- Phân tích các chủ đề phức tạp thành các so sánh trực quan đơn giản
Đọc thêm: Mẫu sơ đồ Venn miễn phí
14. Sơ đồ cây
Sơ đồ cây là một cách để tổ chức thông tin một cách trực quan trong một cấu trúc phân nhánh. Để tạo sơ đồ cây, hãy bắt đầu với một ý tưởng trung tâm hoặc gốc và phân nhánh thành các danh mục hoặc tùy chọn nhỏ hơn.
Điều này rất hữu ích cho việc ra quyết định, phân loại hoặc lập bản đồ ý tưởng, như cây gia đình hoặc phân cấp của công ty.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ cây?*
- Khi tổ chức thông tin thành các danh mục hoặc danh mục con
- Phân tích ý tưởng phức tạp từng bước một
- Khi minh họa các quy trình hoặc phân cấp
15. Sơ đồ UML
Sơ đồ UML (Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất) thể hiện trực quan các hệ thống, quy trình hoặc thiết kế phần mềm. Nó bao gồm các loại khác nhau, như sơ đồ lớp cho cấu trúc hoặc sơ đồ trình tự cho quy trình công việc tự động hóa.
Sơ đồ UML chủ yếu được sử dụng trong phát triển và kỹ thuật phần mềm để lập kế hoạch, trực quan hóa và truyền đạt các hệ thống phức tạp.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ UML?*
- Khi thiết kế hoặc tài liệu hóa hệ thống phần mềm
- Để vẽ bản đồ quy trình hoặc quy trình công việc
- Khi truyền đạt chi tiết kỹ thuật rõ ràng cho nhóm
16. Sơ đồ xương cá
Biểu đồ xương cá, còn được gọi là biểu đồ nguyên nhân và kết quả, giúp xác định và tổ chức các nguyên nhân có thể gây ra một vấn đề.
Mỗi "xương" đại diện cho một loại nguyên nhân tiềm ẩn, và các xương nhỏ hơn phân nhánh ra với các chi tiết cụ thể hơn. Điều này rất hữu ích cho việc động não và khắc phục sự cố.
Mẫu Bảng trắng Nguyên nhân và Kết quả của ClickUp cho phép người dùng giải quyết các vấn đề phức tạp một cách tự tin bằng cách chia nhỏ chúng thành các phần có thể quản lý và ưu tiên.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ xương cá?*
- Khi xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề
- Trong các phiên brainstorming để khám phá các giải pháp tiềm năng
- Phân tích quy trình và xác định các khu vực cần cải thiện
17. Sơ đồ SIPOC
Sơ đồ SIPOC (Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng) là một công cụ cấp cao được sử dụng trong cải tiến quy trình để lập bản đồ và hiểu quy trình từ đầu đến cuối.
Điều này giúp làm rõ luồng đầu vào và đầu ra cũng như ai tham gia vào từng bước.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ SIPOC?
- Khi bắt đầu một dự án cải tiến quy trình
- Để cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về quy trình để nhóm thống nhất
- Khi xác định các khu vực cần cải thiện
18. Sơ đồ bơi làn
Sơ đồ swimlane là sơ đồ tổ chức các bước thành các "làn" dựa trên người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho từng bước. Mỗi làn đại diện cho một người, một nhóm hoặc một bộ phận.
Đây là công cụ hoàn hảo để hiển thị quy trình công việc, trách nhiệm và cách các công việc được chuyển giao giữa các nhóm.
Mẫu sơ đồ luồng Swimlane của ClickUp là công cụ hoàn hảo để nhanh chóng tạo và chia sẻ sơ đồ quy trình và luồng với nhóm của bạn.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ swimlane?*
- Khi lập bản đồ quy trình làm việc với nhiều người tham gia
- Để làm rõ vai trò và trách nhiệm trong một quy trình
- Để xác định các điểm không hiệu quả hoặc trùng lặp trong quy trình làm việc
19. Biểu đồ phân tán
Biểu đồ phân tán là biểu đồ với các điểm phân tán trên lưới, thể hiện mối quan hệ giữa hai biến. Mỗi điểm đại diện cho một cặp dữ liệu.
Điều này rất hữu ích để phát hiện xu hướng, mẫu hoặc mối tương quan, chẳng hạn như mối quan hệ giữa số giờ học và điểm thi.
Khi nào nên sử dụng biểu đồ phân tán?*
- Khi khám phá mối quan hệ giữa hai biến
- Để xác định các mẫu, xu hướng hoặc các trường hợp ngoại lệ
- Khi phân tích dữ liệu lớn một cách trực quan
Đọc thêm: Các công cụ trực quan hóa dữ liệu tốt nhất cho dự án
20. Sơ đồ mạng
Sơ đồ mạng là biểu diễn trực quan của các nút (điểm) và kết nối (đường) giữa chúng. Nó được sử dụng để vẽ bản đồ hệ thống, quy trình hoặc mối quan hệ, như mạng máy tính hoặc kết nối xã hội.
Loại sơ đồ này rất hữu ích để hiểu cách các thành phần được kết nối với nhau.
Khi nào nên sử dụng sơ đồ mạng?*
- Khi trực quan hóa kết nối giữa nhiều yếu tố
- Để lập bản đồ các hệ thống như mạng CNTT hoặc quy trình công việc
- Để phân tích mối quan hệ hoặc sự phụ thuộc trong một dự án
10 ví dụ khác về sơ đồ dự án cho các hàm cụ thể
Ngoài các loại ví dụ sơ đồ khác nhau mà chúng tôi đã đề cập ở trên, còn có các loại sơ đồ cụ thể được sử dụng rất thường xuyên cho các hàm cụ thể như quản lý sản phẩm hoặc kinh doanh. Dưới đây là một số ví dụ về các sơ đồ đó.
Ví dụ về sơ đồ sản phẩm
- Sơ đồ cấu trúc sản phẩm: Các sơ đồ này minh họa phân cấp và sắp xếp các thành phần của một sản phẩm. Ví dụ, trong một chiếc ô tô, sơ đồ sẽ hiển thị ô tô là thành phần chính, với các thành phần phụ như động cơ và bánh xe được chi tiết bên dưới. Điều này giúp các nhóm hiểu cách các bộ phận khác nhau tương tác với nhau
- Sơ đồ luồng người dùng: Sơ đồ luồng người dùng vẽ bản đồ hành trình của người dùng trong một sản phẩm, nêu chi tiết các tương tác và điểm quyết định. Chúng đóng vai trò như công cụ hỗ trợ điều hướng cho các nhà quản lý sản phẩm để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng bằng cách trực quan hóa cách người dùng điều hướng trong sản phẩm
- Bản đồ trang web: Bản đồ trang web cung cấp một biểu diễn trực quan về cấu trúc của một trang web, cho thấy các trang khác nhau được kết nối với nhau như thế nào. Điều này đặc biệt hữu ích trong quản lý sản phẩm kỹ thuật số để đảm bảo các đường dẫn điều hướng hợp lý cho người dùng
- Sơ đồ quy trình phát triển sản phẩm: Các sơ đồ này minh họa toàn bộ vòng đời phát triển sản phẩm, từ ý tưởng đến ra mắt. Chúng giúp các nhóm hình dung từng giai đoạn phát triển và đảm bảo tất cả các bước được tính vào tài khoản
Ví dụ về sơ đồ quản lý kinh doanh
- Sơ đồ kiểm toán: Sơ đồ kiểm toán được sử dụng để thể hiện các bước trong quy trình kiểm toán. Chúng giúp lập kế hoạch, thực hiện và ghi chép kiểm toán bằng cách vẽ bản đồ quy trình công việc một cách trực quan. Sử dụng sơ đồ kiểm toán giúp tăng cường giao tiếp giữa các kiểm toán viên và các bên liên quan bằng cách cung cấp một bản trình bày trực quan rõ ràng về quy trình. Chúng cũng giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn hoặc sự kém hiệu quả trong quy trình công việc, cho phép điều chỉnh kịp thời
- Cây quyết định: Cây quyết định là biểu diễn đồ họa của các giải pháp khả thi cho một quyết định dựa trên các điều kiện nhất định. Nó giống như cấu trúc cây, với các nhánh đại diện cho các lựa chọn khác nhau và kết quả khả thi của chúng. Cây quyết định cho phép các nhóm hình dung kết quả tiềm năng, đánh giá rủi ro, sắp xếp tính năng theo mức độ ưu tiên một cách hiệu quả và điều chỉnh các quyết định cho phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể
- Sơ đồ phân tích cây lỗi: Sơ đồ FTA được sử dụng để phân tích nguyên nhân của các lỗi hệ thống hoặc sự kiện không mong muốn. Chúng cung cấp phương pháp tiếp cận từ trên xuống để xác định các lỗi tiềm ẩn trong hệ thống. Các mẫu phân tích cây lỗi giúp các tổ chức sắp xếp thứ tự ưu tiên các rủi ro và thực hiện các biện pháp phòng ngừa hiệu quả
Ví dụ về sơ đồ tiếp thị
- Bản đồ đồng cảm: Bản đồ đồng cảm là công cụ được thiết kế để giúp các nhóm hiểu khách hàng của mình hơn bằng cách trực quan hóa suy nghĩ, cảm xúc và hành vi của họ. Bằng cách sử dụng bản đồ đồng cảm, các nhóm tiếp thị có thể phát triển các chiến lược tập trung vào khách hàng hơn, đảm bảo rằng các chiến dịch quảng cáo sẽ gây được tiếng vang với đối tượng mục tiêu
- Bản đồ phễu: Sơ đồ phễu cho thấy dữ liệu hoặc quy trình thu hẹp dần theo tiến độ. Nó bắt đầu rộng ở trên cùng, đại diện cho một số lượng lớn, và dần thu hẹp xuống dưới, cho thấy số lượng giảm qua các giai đoạn. Trong bán hàng và tiếp thị, sơ đồ này thường được sử dụng để hiển thị tỷ lệ chuyển đổi
- Cây tiếp thị: Đây là các sơ đồ phân cấp phác thảo các thành phần của chiến lược hoặc chiến dịch tiếp thị. Cây tiếp thị giúp hình dung mối quan hệ giữa các yếu tố tiếp thị khác nhau. Cây bắt đầu với một ý tưởng trung tâm (ví dụ: chiến dịch tiếp thị) và phân nhánh thành các thành phần khác nhau, chẳng hạn như đối tượng mục tiêu, kênh, chiến thuật và chỉ số thành công
Tạo sơ đồ bằng ClickUp
Được rồi, đó là rất nhiều sơ đồ — và đến một lúc nào đó, bạn có thể sẽ cần sử dụng tất cả chúng! Nhưng cuối đường hầm công việc bận rộn này có ánh sáng, vì bạn có ClickUp. 😊
ClickUp là nền tảng năng suất tất cả trong một, tối ưu để quản lý dự án, tạo nhiều sơ đồ và làm việc với nhóm mà không cần mở tab khác. Trong danh sách các tính năng có thể tùy chỉnh hoàn toàn và không ngừng phát triển của ClickUp có các công cụ Bản đồ Tư duy, Gantt và Bảng trắng kỹ thuật số tích hợp sẵn — bạn còn mong muốn gì hơn nữa?
Chúng tôi sẽ cho bạn thấy cách chúng hoạt động. 🤓
Chế độ xem Gantt trong ClickUp
ClickUp được thiết kế để tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian cho bạn, bất kể kích thước nhóm hoặc ngành của bạn. Thông thường, bạn phải thực hiện rất nhiều công việc chỉ để tạo biểu đồ Gantt và cập nhật thủ công để đảm bảo biểu đồ vẫn hữu ích cho bạn! Nhưng với ClickUp, điều đó không xảy ra. 👏
Chế độ xem Gantt trong ClickUp được kết nối trực tiếp với quy trình làm việc của bạn và tự động cập nhật để phản ánh mọi tiến độ bạn đạt được.
Dòng thời gian của bạn sẽ tự nhiên hình thành khi bạn thêm công việc, thời hạn và ngày bắt đầu vào dự án.
Bản đồ Tư duy ClickUp
Bản đồ Tư duy ClickUp là công cụ hoàn hảo để tạo sơ đồ mạng phác thảo tiến độ dự án của bạn. Bản đồ Tư duy cũng là công cụ lý tưởng cho sơ đồ tổ chức, biểu đồ dòng chảy, biểu đồ PERT, biểu đồ quy trình làm việc và nhiều hơn nữa — chúng rất linh hoạt!
Lập kế hoạch và tổ chức ý tưởng, nhiệm vụ, quy trình làm việc và hơn thế nữa một cách trực quan với chức năng kéo và thả trực quan của ClickUp. Sau đó, kéo các nhánh để hiển thị mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, hoặc điều chỉnh vị trí của các nút để tổ chức và sắp xếp lại không gian làm việc của bạn.
Và nếu bạn không muốn Bản đồ Tư duy của mình chỉ toàn là công việc, hãy thử chế độ Trống! Các nút sẽ không bị ràng buộc với bất kỳ cấu trúc công việc cụ thể nào, vì vậy bạn có thể thỏa sức sáng tạo theo ý muốn. ❤️🔥
Bảng trắng ClickUp
Phần mềm bảng trắng kỹ thuật số đang rất phổ biến hiện nay, nhưng bạn có biết rằng ClickUp là một trong số ít nền tảng xây dựng tính năng bảng trắng của riêng mình từ đầu? 🍪
Bảng trắng ClickUp cung cấp một khung vẽ vô hạn để vẽ các biểu đồ và sơ đồ bất kỳ loại nào, thậm chí cả Bản đồ Tư duy, ma trận, SWOT, sơ đồ vòng tròn và hầu như mọi thứ khác. Giao diện cảm ứng trực quan trên thiết bị di động và máy tính bảng giúp mọi cử chỉ trở nên tự nhiên.
Chưa kể, ClickUp cung cấp hàng tấn mẫu sơ đồ dành riêng cho Bảng trắng hợp tác để giúp bạn tiết kiệm thời gian và bắt đầu công việc càng sớm càng tốt.
Thêm các hình dạng có thể chuyển đổi trực tiếp thành nhiệm vụ ClickUp và kết nối với quy trình làm việc của bạn, sau đó vẽ các kết nối giữa chúng để dễ dàng hiển thị thứ tự của các nhiệm vụ. Sử dụng AI tích hợp để chuyển đổi văn bản thành hình ảnh ấn tượng trong vài giây.
Bất kể mức độ kinh nghiệm, mô hình quy trình kinh doanh, quy trình hiện tại hay loại sơ đồ mong muốn của bạn là gì, Bảng trắng ClickUp sẽ là công cụ yêu thích mới của bạn.
Và chúng tôi đã đề cập rằng tất cả các tính năng này là hoàn toàn miễn phí chưa?
Bắt đầu làm cho quá trình vẽ sơ đồ của bạn trở nên dễ dàng, trực quan và trực quan hơn với Bản đồ Tư duy, chế độ xem Gantt và Bảng trắng trong ClickUp! 📈
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay.