Sơ đồ luồng tích lũy là gì và cách đọc sơ đồ này?

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải điều tra quy trình làm việc của nhóm, bạn không phải là người duy nhất. Các điểm nghẽn và sự chậm trễ không tự báo trước, nhưng chúng vẫn gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

Sơ đồ luồng tích lũy (CFD) có thể thay đổi mọi thứ. Nó cung cấp cho bạn một bản phân tích rõ ràng, trực quan về nơi các công việc đang chồng chất và công việc đang tiến triển như thế nào mà không cần phỏng đoán.

Bạn tò mò muốn biết biểu đồ đơn giản nhưng mạnh mẽ này có thể giúp dự án rõ ràng hơn như thế nào? Hãy cùng khám phá lý do tại sao CFD là công cụ không thể thiếu trong quản lý quy trình làm việc.

Hiểu về sơ đồ luồng tích lũy

Sơ đồ luồng tích lũy (CFD) cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng về cách công việc di chuyển trong quy trình của bạn. Nó hiển thị số lượng công việc trong 'Cần làm', 'Đang tiến hành' và 'Đã hoàn thành'. Đây là một cách đơn giản, hiệu quả để theo dõi tiến độ, phát hiện các điểm nghẽn và giữ cho dự án của bạn chạy trơn tru.

Quan sát sự thay đổi của các lớp này theo thời gian sẽ cho thấy câu chuyện về quy trình làm việc của bạn. Nếu dải "Đang tiến hành" tiếp tục mở rộng, đó có thể là dấu hiệu cho thấy nhóm của bạn đang xử lý nhiều việc hơn mức cần thiết. Mặt khác, dải "Đã hoàn thành" tăng đều đặn là tín hiệu đáng mừng cho thấy các công việc đang được hoàn thành với tốc độ ổn định và nhất quán.

Các thành phần khóa của sơ đồ luồng tích lũy

Mỗi phần của CFD kể một câu chuyện cụ thể về tiến độ dự án của bạn, giúp bạn xác định các công việc diễn ra suôn sẻ và các trở ngại để tạo ra một quy trình ổn định. Hãy tìm hiểu sâu hơn về từng yếu tố và lý do tại sao chúng lại quan trọng khi theo dõi tiến độ dự án:

Thời gian (Trục X)

Trục ngang biểu thị thời gian, thường là ngày, tuần hoặc sprint. Đây là nơi bạn có thể theo dõi diễn biến theo thời gian. Hãy chú ý đến trục này, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy các xu hướng, phát hiện các mẫu và thậm chí có thể dự đoán những gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Các mục công việc (trục Y)

Trục dọc theo dõi số lượng tích lũy của các mục công việc, như công việc hoặc phiếu yêu cầu. Vì là tích lũy, biểu đồ chỉ tăng khi có công việc mới được nhập vào hệ thống, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về công việc đang tích lũy theo thời gian.

Trạng thái quy trình làm việc

Mỗi giai đoạn trong quy trình làm việc của bạn, chẳng hạn như 'Backlog' (Công việc tồn đọng), 'In Progress' (Đang tiến hành), 'Testing' (Kiểm tra) hoặc 'Done' (Đã hoàn thành), đều có dải màu riêng. Các dải này xếp chồng lên nhau và chiều rộng của chúng cho biết số lượng công việc đang ở mỗi giai đoạn.

Dải hẹp có nghĩa là có ít công việc hơn trong giai đoạn đó, điều này hợp lý đối với những công việc nhanh chóng, như phân công công việc. Nhưng dải rộng thì sao? Đó là một dấu hiệu cảnh báo — nhiều công việc hơn có thể có nghĩa là công việc bị đình trệ hoặc đang chờ phê duyệt. 🚩

Dòng thông lượng

Đường thông lượng, thường được biểu thị bằng dải màu "Đã hoàn thành", cho thấy tốc độ hoàn thành công việc theo thời gian. Nếu lớp "Đã hoàn thành" liên tục dốc lên, bạn đang ở tình trạng tốt với tiến độ ổn định và quy trình làm việc hiệu quả.

Nhưng nếu biểu đồ phẳng hoặc di chuyển rất chậm, đó là dấu hiệu cho thấy công việc có thể không diễn ra suôn sẻ như mong đợi.

Lợi ích của việc sử dụng CFDs trong việc trực quan hóa dữ liệu và thông tin

CFD cung cấp chế độ xem rõ ràng về quy trình làm việc của bạn, giúp bạn phát hiện vấn đề sớm, duy trì cải tiến quy trình liên tục và có cảm nhận chính xác hơn về thời gian hoàn thành công việc. Và đó mới chỉ là khởi đầu!

Hãy xem CFD giúp quản lý dự án của bạn trơn tru hơn như thế nào:

✅ Quyết định dựa trên dữ liệu: Hỗ trợ quyết định của bạn bằng dữ liệu cụ thể, giúp các cuộc thảo luận trong nhóm tập trung hơn

✅ Dòng thời gian giao hàng chính xác: Theo dõi thông lượng để dự đoán thời gian hoàn thành công việc theo cách dựa trên dữ liệu

✅ Phân phối khối lượng công việc: Cân bằng khối lượng công việc để hoạt động trơn tru hơn bằng cách phân tích xem các nguồn lực có bị quá tải hay chưa được sử dụng hết công suất hay không

✅ Cải thiện khả năng hợp tác: Hợp tác với nhóm của bạn và thống nhất những vấn đề cần chú ý với sự rõ ràng về tình hình hiện tại

✅ Giảm thiểu rủi ro: Phát hiện sớm khi một giai đoạn cụ thể bị chậm lại và thực hiện các biện pháp chủ động để duy trì tiến độ công việc suôn sẻ

Tạo sơ đồ luồng tích lũy

CFD không chỉ là việc tập hợp dữ liệu. Vậy, làm thế nào để tạo CFD mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào? Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện nhanh chóng:

Hướng dẫn từng bước để thiết lập CFD trong Kanban

Dưới đây là cách tạo CFDs để hướng dẫn các hành động trong Kanban:

Bước 1: Theo dõi các mục công việc

Nhập tất cả công việc và công việc con của bạn vào hệ thống quản lý dự án để duy trì sự tổ chức và hiệu quả.

Bằng cách hợp nhất mọi thứ vào một nền tảng, bạn có thể quản lý công việc, theo dõi tiến độ và giao tiếp với nhóm của mình một cách liền mạch. Đảm bảo rằng mỗi công việc có mô tả chi tiết và được phân loại theo quy trình làm việc của bạn, giúp bạn dễ dàng theo dõi các trách nhiệm và thời hạn hơn.

Bước 2: Xác định các giai đoạn quy trình làm việc

Mỗi công việc đều trải qua một số giai đoạn trong chu kỳ của nó. Các giai đoạn của một công việc trong các dự án Agile có thể là cần làm, đang tiến hành, đã hoàn thành, đang thử nghiệm, v.v.

Bước 3: Ghi dữ liệu

Sau khi hoàn tất thiết lập, đã đến lúc ghi dữ liệu thường xuyên.

Ghi lại dữ liệu trên nhiều chỉ số như ngày bắt đầu và kết thúc, ước lượng thời gian, theo dõi thời gian, ưu tiên, trạng thái công việc và nhiều hơn nữa.

Tích hợp CFD với Azure DevOps Server

Đối với các nhóm sử dụng Azure DevOps, việc tích hợp sơ đồ luồng tích lũy rất đơn giản. Nó giúp bạn theo dõi tiến độ dự án và cải thiện hiệu quả một cách dễ dàng.

Hãy tạo biểu đồ CFD đầu tiên của bạn với Azure DevOps:

Bước 1: Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào cổng web Azure. Tiếp theo, chọn dự án mà bạn muốn thêm bảng. Sau đó, nhấp vào Boards (Bảng) và chọn nhóm phù hợp cho bảng.

Bây giờ, bạn cần chọn mức độ công việc tồn đọng cho bảng kanban của mình. Công việc tồn đọng là danh sách các mục mà nhóm sẽ bắt đầu thực hiện. Nó giống như một kho công việc mà nhóm có thể lấy ra để thực hiện theo sức chứa của mình. Chọn mức độ phù hợp nhất với quy trình hoặc phương pháp làm việc của bạn.

Bước 2: Bây giờ, hãy thêm các mục công việc. Chỉ cần nhấp vào Mục mới và nhập tiêu đề. Sau khi hoàn thành, nhấp vào Enter. Tất cả các mục có thể được thêm vào theo cách này. Chúng sẽ được lưu tự động trong hệ thống.

Nếu bạn muốn thêm người dùng để cộng tác với bạn trên bảng này. Chỉ cần sao chép liên kết đến bảng và gửi cho họ.

Bước 3: Sau khi bảng của bạn được tạo và sử dụng trong vài tuần bởi nhóm của bạn, đã đến lúc phân tích Bảng Kanban. Nhấp vào tab Phân tích và nhấp vào Xem báo cáo đầy đủ.

Bạn có thể di chuột qua bảng để xem có bao nhiêu mục công việc đang ở trạng thái nào.

Mẹo cấu hình CFD trên bảng điều khiển kinh doanh

CFD là một công cụ quan trọng để trực quan hóa tiến độ công việc. Khi được cấu hình với bảng điều khiển kinh doanh, CFD trở nên còn mạnh mẽ hơn.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn cấu hình CFDs:

Giải thích sơ đồ luồng tích lũy

Sơ đồ luồng tích lũy (CFD) cung cấp một biểu diễn trực quan về tiến độ của nhóm và quy trình làm việc tổng thể. Mỗi dải trên sơ đồ luồng tích lũy hiển thị một giai đoạn quy trình làm việc khác nhau, chẳng hạn như Việc cần làm, Đang tiến hành hoặc Đã hoàn thành.

Độ dày và độ dốc của các dải này cung cấp thông tin chi tiết về phân phối khối lượng công việc và tốc độ hoàn thành công việc.

Quy trình làm việc hoạt động tốt sẽ cho kết quả là các dải song song trên CFD, cho thấy sự chuyển đổi công việc diễn ra suôn sẻ. Nếu các dải trở nên không đều hoặc một dải dày lên đáng kể, đó là lúc cần phải kiểm tra.

Ví dụ: dải "Việc cần làm" đột ngột mở rộng có thể意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味意味

Độ dốc của dải "Đã hoàn thành" cũng có ý nghĩa tương tự. Độ dốc lên cao cho thấy năng suất cao, trong khi độ dốc bằng phẳng cho thấy sự chậm lại. Các mẫu như thế này giúp bạn dễ dàng dự đoán các vấn đề và điều chỉnh cho phù hợp.

Công cụ biểu đồ luồng tích lũy

Khi tạo CFD, bạn cần một công cụ có các tính năng mạnh mẽ, chẳng hạn như cập nhật thời gian thực, quy trình công việc có thể tùy chỉnh và khả năng báo cáo tích hợp.

Tuy nhiên, mỗi công cụ đều có đặc điểm riêng, vì vậy hãy xem xét các yếu tố sau:

ClickUp là ứng dụng làm việc toàn diện kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.

Phần mềm quản lý dự án ClickUp Agile

Phần mềm quản lý dự án Agile của ClickUp đơn giản hóa quá trình phát triển phần mềm với các tính năng mạnh mẽ như bảng tùy chỉnh, bảng trắng và chế độ xem khối lượng công việc, giúp bạn xác định các điểm nghẽn, tối ưu hóa quy trình làm việc và giữ dự án đi đúng hướng.

Với giải pháp này, các nhóm có thể:

Bảng điều khiển ClickUp

Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể trực quan hóa và phân tích sơ đồ luồng tích lũy (CFD) mà không phải lo lắng về dữ liệu phân tán hoặc theo dõi thủ công. Nó tập hợp tất cả dữ liệu và số liệu dự án vào một nơi, cho bạn chế độ xem rõ ràng, theo thời gian thực về quy trình công việc, trạng thái công việc và sức chứa của nhóm.

Dưới đây là cách nó giúp bạn:

Hơn thế nữa? Có thẻ sprint mà bạn có thể sử dụng để đo lường tiến độ sprint hiện tại của mình.

Thẻ Sprint velocity đo lường công việc hoàn thành của nhóm bạn trong mỗi sprint. Sử dụng thẻ này để đặt mục tiêu sprint thực tế và cải thiện độ chính xác của kế hoạch.

Thẻ Sprint burnup giúp hình dung lượng công việc đã hoàn thành so với tổng công việc đã lên kế hoạch. Các nhóm có thể sử dụng thẻ này để xác định xem họ đang đi đúng hướng để đáp ứng thời hạn hay cần điều chỉnh.

Thẻ Sprint burndown hiển thị công việc đang được hoàn thành trong một sprint. Thẻ này so sánh tiến độ thực tế với tiến độ dự kiến.

Chế độ xem Bảng ClickUp

Chế độ xem Bảng của ClickUp giống như bảng Kanban, lý tưởng để tạo và phân tích CFD. Các nhiệm vụ di chuyển qua các giai đoạn như Việc cần làm, Đang tiến hành và Đã đóng, cung cấp chế độ xem phân phối quy trình làm việc động.

Bảng trắng ClickUp

ClickUp Whiteboards là giải pháp lý tưởng cho các nhóm muốn hợp tác hiệu quả. Với công cụ này, bạn có thể brainstorming ý tưởng giữa các bộ phận và nhóm trên một bảng trắng chung duy nhất. Bạn có thể chia sẻ liên kết để mọi người cùng xem.

Các nhóm có thể lập bản đồ quy trình công việc, phác thảo các công việc phụ thuộc lẫn nhau và lập kế hoạch trực quan cho mọi thứ. Điều này đảm bảo mọi người đều thống nhất trước khi bắt đầu công việc.

Bản đồ Tư duy ClickUp

Bạn có bao giờ cảm thấy ý tưởng của mình rải rác khắp nơi? Bản đồ Tư duy ClickUp cho phép bạn tập hợp chúng lại, lập bản đồ trực quan về quy trình làm việc — như lập kế hoạch ra mắt sản phẩm — để mỗi bước kết nối với các nhiệm vụ, thời hạn và người thực hiện.

Không còn bỏ sót chi tiết, nhóm làm việc bối rối hay danh sách việc cần làm quá nhiều. Giống như biến một cuộc brainstorming lộn xộn thành một kế hoạch hành động rõ ràng, dễ thực hiện mà mọi người đều có thể làm theo

Những thách thức với sơ đồ luồng tích lũy

Mặc dù CFD rất hữu ích trong việc theo dõi quy trình làm việc và xác định các điểm nghẽn, nhưng nếu không được thiết lập chính xác, chúng có thể nhanh chóng trở nên sai lệch.

Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà bạn có thể gặp phải:

🔴 Khó hiểu: CFD có thể quá khó hiểu đối với các nhóm mới. Việc đọc sai các dải chồng chéo có thể dẫn đến kết luận sai.

✅ Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý dự án trực quan sử dụng biểu đồ, bảng và bảng để trình bày dữ liệu và cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng hơn.

🔴 Phân tích nguyên nhân gốc rễ giới hạn: Mặc dù CFD hiển thị các xu hướng như lượng công việc tồn đọng ngày càng tăng, nhưng chúng không giải thích lý do tại sao. Để xác định các vấn đề như thiếu tài nguyên hoặc ưu tiên không phù hợp, cần có công cụ phân tích nâng cao.

✅ Giải pháp: Sử dụng các công cụ quản lý dự án (như ClickUp) để hiểu sâu hơn về các điểm nghẽn, hiệu suất của nhóm và phân bổ nguồn lực.

🔴 Sự lộn xộn trong các dự án lớn: Đối với các nhóm lớn, CFD có thể trở nên quá phức tạp và khó hiểu.

✅ Giải pháp: Chia các dự án phức tạp thành các quy trình làm việc nhỏ hơn hoặc tập trung vào một khung thời gian cụ thể để duy trì sự rõ ràng.

🔴 Phụ thuộc vào dữ liệu chính xác: CFD phụ thuộc vào trạng thái công việc cập nhật. Dữ liệu không chính xác hoặc không nhất quán sẽ làm sai lệch thông tin chi tiết, dẫn đến khả năng quản lý sai lầm.

✅ Giải pháp: Giảm lỗi nhập liệu thủ công và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu thời gian thực bằng cách tự động hóa cập nhật trạng thái dựa trên các kích hoạt hoặc hành động cụ thể.

Tạo sơ đồ luồng tích lũy của bạn với ClickUp

Biểu đồ luồng tích lũy (CFD) không chỉ là một biểu đồ đơn thuần — nó là một công cụ trực quan mạnh mẽ để tối ưu hóa hiệu suất của nhóm. Với thiết lập phù hợp, bạn có thể nhanh chóng xác định các điểm nghẽn, cải thiện quy trình làm việc và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn, một cách nhất quán.

ClickUp tiến thêm một bước nữa bằng cách làm cho việc tạo/lập CFD trở nên đơn giản và hiệu quả. Hàng ngàn nhóm tin tưởng ClickUp để hợp lý hóa quy trình, đáp ứng thời hạn và tăng năng suất tổng thể.

Tại sao lại để sự kém hiệu quả làm chậm bạn lại? Hãy thực hiện bước đầu tiên để quản lý quy trình làm việc liền mạch bằng cách đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.