Là một nhà quản lý dự án, làm thế nào để biết tiến độ công việc có đúng theo kế hoạch hay không? Thứ nhất, bằng cách so sánh tiến độ với kế hoạch, và thứ hai, bằng cách so sánh kế hoạch với các điểm chuẩn. Đường cong S là một cách đơn giản, hiệu quả và trực quan để đạt được cả hai mục tiêu này.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết!
Đường cong S trong quản lý dự án là gì?
Đường cong S, như tên gọi, là một đồ thị toán học hình chữ S, biểu diễn các điểm dữ liệu tích lũy theo trục X và Y.
Ví dụ: nếu bạn vẽ thời gian tích lũy cho dự án (hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng) trên trục X và công việc tích lũy bạn đã thực hiện trên trục Y, bạn sẽ nhận được một biểu đồ có hình dạng gần giống chữ S.
Đường cong S có hai điểm uốn. Sự phát triển của một dự án thường chậm trong giai đoạn đầu vì các nhóm đang làm quen với ngành hoặc đang tìm hiểu các yêu cầu.
Những khó khăn ban đầu này được giải quyết tại điểm uốn cong đầu tiên, và dự án tăng tốc, tạo ra một đường dốc lên. Tại điểm uốn cong thứ hai, dự án trưởng thành, tiến độ chững lại.
Đường cong S không phải là thứ được thiết kế hay ép buộc; nó chỉ là sự tiến triển tự nhiên của một dự án. Điều duy nhất bạn có thể ảnh hưởng là vị trí xảy ra các điểm uốn.
Tầm quan trọng của đường cong S trong ra quyết định
Đường cong S là một trong những công cụ đơn giản nhất mà người quản lý dự án có thể sử dụng, mang lại những lợi ích to lớn. Đường cong S trình bày một chế độ xem toàn diện về dự án, trở thành một phần quan trọng trong quá trình ra quyết định. Dưới đây là cách thức hoạt động của đường cong S.
Theo dõi tiến độ với đường cong S
Khi bắt đầu dự án, tất cả các nhà quản lý đều đưa ra dự đoán về thời gian thực hiện dự án, số lượng nhân sự cần thiết, các nguồn lực khác cần thiết, chi phí dự kiến, v.v.
Cách sử dụng phổ biến nhất của đường cong S là vẽ bản đồ các dự báo này với tiến độ hiện tại, đóng vai trò như một báo cáo trạng thái dự án tuyệt vời. Các nhà quản lý dự án có thể hình dung các biến động bằng cách phủ biểu đồ hiệu suất hiện tại lên đường cong dự báo.
Nếu lấy ví dụ về đường cong S của Dự án Đường ống dẫn khí đốt quốc gia ở trên, đường màu cam là dự báo, còn đường màu xanh là tiến độ. Bạn sẽ thấy rằng từ năm 1870 đến năm 1985, hiệu suất vượt dự báo.
Đối với một nhà quản lý dự án, đây có thể là một dấu hiệu tốt, nếu tính đến các chi phí và hậu quả liên quan.
Dự báo nhu cầu dự án
Đường cong S cũng là một cách tuyệt vời để dự báo thời điểm dự án cần nguồn lực hoặc đầu tư tối đa. Ví dụ, trong một dự án phát triển sản phẩm phần mềm, giai đoạn sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP) sẽ không cần nhiều nguồn lực như khi khách hàng chấp nhận MVP và đặt hàng sản phẩm.
Bằng cách lập bản đồ điểm uốn (chấp nhận MVP), các nhà quản lý dự án có thể dự báo khi nào cần thêm thành viên nhóm. Họ cũng có thể dự đoán mức độ linh hoạt cần thiết trong hệ thống trong suốt vòng đời dự án, giúp tạo ra các kế hoạch sao lưu.
Lập kế hoạch kịch bản
Bằng cách thay đổi các đầu vào của đường cong S, bạn có thể lập kế hoạch cho các tình huống có thể xảy ra. Ví dụ: bạn có thể xem chi phí có giảm khi bạn kéo dài thời gian thực hiện dự án hay không. Hoặc bạn có thể tăng kích thước nhóm dự án để di chuyển điểm uốn đầu tiên sang trái.
Bằng cách này, bạn có thể lập kế hoạch và hình dung các khả năng khác nhau, đồng thời dự đoán kết quả một cách hợp lý.
Quản lý luồng tiền
Mọi nhà quản lý đều mong muốn hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách được phân bổ. Tuy nhiên, gần 60% tổ chức vượt quá ngân sách. Điều này xảy ra dần dần và từng chút một, không được chú ý.
Đường cong S có thể ngăn chặn điều này. Các nhà quản lý dự án có thể dự báo dòng tiền bằng cách phủ chi phí kế hoạch lên đường cong S với dòng thời gian giải ngân (sẽ có trong mẫu ngân sách dự án của bạn).
Nếu họ vượt quá ngân sách, họ có thể đàm phán lại ngân sách hoặc giảm phạm vi dự án. Nếu họ dưới ngân sách, họ có thể bổ sung nguồn lực hoặc chứng minh tiết kiệm chi phí.
Các loại đường cong S
Mặc dù đường cong S là thuật ngữ chung chỉ các biểu đồ có hình dạng giống chữ S, không phải tất cả chúng đều giống nhau. Có nhiều loại đường cong S phục vụ các mục đích khác nhau, được cung cấp bởi các công cụ trực quan hóa dữ liệu khác nhau. Dưới đây là một số loại phổ biến nhất.
Đường cong S cơ bản
Đây là kế hoạch/dự báo được lập bởi người quản lý dự án ngay từ đầu. Thông thường, lịch trình dự án này phác thảo nỗ lực, chi phí và trình tự công việc cần thực hiện.
Đường cong này thiết lập đường cơ sở cho tất cả công việc sắp tới, do đó có tên như vậy. Mặc dù đường cong này thường không được sửa đổi, nhưng đôi khi những thay đổi không thể tránh khỏi về phạm vi hoặc lịch trình có thể khiến các nhà quản lý phải thay đổi đường cong S cơ sở.
Đặt mục tiêu đường cong S
Điều này được sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án khi nó diễn ra. Nó vẽ bản đồ các yếu tố dự án khác nhau dựa trên dữ liệu thực tế, thường là theo thời gian thực. Nếu đường cong S mục tiêu giao với đường cong S cơ sở, dự án của bạn đang trong tình trạng tốt — tức là, tiến độ theo kế hoạch.
Bất kỳ sự biến động nào cũng có thể yêu cầu can thiệp, chẳng hạn như phân bổ thêm tài nguyên hoặc tăng đầu tư.
Đường cong chuối
Đường cong chuối là việc vẽ hai đường cong S trên cùng một biểu đồ. Ví dụ, khi lập lịch trình cho một dự án, bạn có thể xem xét ngày bắt đầu/kết thúc sớm và ngày bắt đầu/kết thúc muộn, sau đó vẽ tất cả vào biểu đồ.
Các đường cong S giao nhau sẽ tạo thành hình quả chuối, cho bạn thấy con đường quan trọng và mức độ trôi nổi/trôi nổi miễn phí mà bạn có.
Các trường hợp ứng dụng của đường cong S
Mặc dù bạn có thể tạo đường cong S cho bất kỳ hai tham số có liên quan nào, nhưng đây là những tham số mà các nhà quản lý dự án thấy hữu ích nhất.
- Đường cong S về chi phí so với thời gian: Bản đồ thời gian trên trục ngang và chi phí thực hiện dự án trên trục dọc. Đường cong S này giúp theo dõi chi phí trong suốt vòng đời của dự án
- Đường cong S về doanh số/doanh thu so với thời gian: Bản đồ dữ liệu dự kiến về doanh số theo thời gian. Đường cong S này giúp xác định điểm hòa vốn và ROI tiềm năng
- S-curve so sánh giờ làm việc và thời gian: Lập bản đồ thời gian cần thiết để hoàn thành dự án trong các giai đoạn khác nhau. S-curve này giúp ước lượng và phân bổ nguồn lực
Mặc dù đường cong S rất linh hoạt và hữu ích trong nhiều tình huống, nhưng nó cũng có những giới hạn riêng.
Giới hạn của đường cong S
Hình dạng của đường cong S bản thân nó không phải là điều quan trọng nhất, ngoại trừ việc nó là một tuyên bố sự thật về cách một tình huống tự nhiên phát triển. Khi được vẽ ra, hầu hết các điểm dữ liệu có xu hướng tạo thành hình chữ S.
Theo phần mở rộng, đường cong S không gợi ý những hành động cần thực hiện ngoài những gì mà các nguồn vốn hoặc tài nguyên bổ sung có thể làm được. Điều này giới hạn khả năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
Đường cong S không tính đến các tình huống không lường trước hoặc các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như đại dịch hoặc đối thủ cạnh tranh ra mắt sản phẩm tương tự. Đây là biểu đồ các sự kiện khi mọi thứ vẫn không thay đổi.
Nó cũng không phản ánh sự phát triển năng động của thị trường. Đường cong S có thể bị giới hạn trong việc ra quyết định để cạnh tranh trên thị trường luôn thay đổi.
Những giới hạn này tương tự như bất kỳ công cụ hoặc khung công tác nào được thiết kế cho một mục đích cụ thể. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, đường cong S có thể cực kỳ hữu ích. Dưới đây là cách sử dụng.
Cách tạo biểu đồ S-Curve
Để tạo đường cong S, tất cả những gì bạn cần là dữ liệu. Khi đã có dữ liệu, bạn có thể tạo đường cong S trên bất kỳ bảng tính hoặc phần mềm lập bản đồ tư duy nào.
1. Thu thập dữ liệu
Đối với đường cong S cơ bản trong quản lý dự án, bạn cần dữ liệu về thời gian thực hiện, chi phí liên quan, nguồn lực cần thiết, cơ hội doanh thu, v.v. Thu thập tất cả dữ liệu này theo thang đo tiêu chuẩn.
Nếu bạn chọn đường cong S so với thời gian, bạn cũng có thể muốn bao gồm các cột mốc. Ví dụ: nếu đó là dự án phát triển sản phẩm phần mềm, các cột mốc sẽ là nguyên mẫu, thử nghiệm người dùng, ra mắt MVP, ra mắt beta, v.v. Việc lập bản đồ giúp liên kết các điểm uốn tự nhiên với các cột mốc của dự án. Nếu bạn đã sử dụng phần mềm quản lý dự án trực quan như ClickUp, bạn có thể đã thu thập dữ liệu này theo thời gian.
2. Chọn dữ liệu bạn cần
Trong quá trình quản lý dự án trên ClickUp, bạn có thể sẽ có nhiều loại thông tin khác nhau:
- Công việc
- Các cột mốc
- Dòng thời gian
- Ưu tiên
- Ngày đáo hạn và ngày giao hàng thực tế
- Ước lượng thời gian và thời gian thực tế được theo dõi
- Khối lượng công việc cho từng thành viên trong nhóm
Chọn dữ liệu bạn cần tùy thuộc vào phân tích bạn muốn thực hiện. Đây có thể là dữ liệu tích lũy theo thời gian thực. Bảng trắng ClickUp là một cách tuyệt vời để trực quan hóa quy trình làm việc, kết hợp tất cả các yếu tố này và xem chúng ở một nơi.
3. Vẽ biểu đồ S-Curve của bạn
Sau khi chọn hai điểm dữ liệu mà bạn muốn vẽ đường cong S, bạn đã sẵn sàng để vẽ chúng! Ví dụ: nếu bạn muốn tạo biểu đồ burn up, Bảng điều khiển của ClickUp cho phép bạn tạo chúng tự động.
Sơ đồ luồng tích lũy cũng có thể giúp bạn theo dõi tiến độ thực tế của dự án so với tiến độ dự kiến trên đường cong S. Khi dự án tiến triển, bạn có thể tạo tiện ích cho bất kỳ điểm dữ liệu nào bạn cần. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh nguồn dữ liệu để báo cáo chi tiết hơn nhằm đo lường tiến độ.
4. Hành động ngay với đường cong S của bạn
Khi biểu đồ của bạn đã sẵn sàng, hãy sử dụng Bảng trắng của ClickUp làm không gian làm việc để hiểu thông tin. Thêm hình dạng, biểu đồ, sơ đồ và các yếu tố trực quan khác vào đường cong S của bạn để trình bày bối cảnh hoàn chỉnh.
Mở Bản đồ Tư duy ClickUp để hiểu các kết nối giữa các mục, nhiệm vụ và dự án. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu sơ đồ luồng dữ liệu của chúng tôi để hình dung cách các quyết định của bạn về bất kỳ tham số nào có thể ảnh hưởng đến những người khác.
Tối ưu hóa quy trình làm việc và đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên các biểu đồ và đồ thị dựa trên dữ liệu có sẵn.
Vượt lên đường cong S với ClickUp
Thành công của một nhà quản lý dự án được định nghĩa bằng việc hoàn thành công việc 'đúng thời hạn và trong ngân sách'. Thách thức lớn nhất mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt để đạt được điều này là thiếu hiển thị. Thông thường, họ quá tập trung vào các chi tiết nhỏ mà bỏ qua bức tranh tổng thể, ngay cả khi đó là vô ý.
Công cụ quản lý dự án của ClickUp được thiết kế để ngăn chặn điều đó. Với ClickUp, bạn có thể đi sâu vào chi tiết cụ thể về bất kỳ khía cạnh nào của dự án, chẳng hạn như nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ, danh sách kiểm tra, v.v.
Bạn cũng có thể dễ dàng thu nhỏ và xem toàn bộ bảng điều khiển mỗi ngày, được cập nhật theo thời gian thực.
Đường cong S chỉ là một trong hàng tá biểu đồ và đồ thị mà bạn có thể truy cập trên ClickUp. Bảng Kanban, dòng thời gian, chế độ xem bảng, mục tiêu, theo dõi thời gian và hàng tá tích hợp bên ngoài cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để tiến độ theo kế hoạch.