Dù là vi phạm an ninh mạng hay gián đoạn hoạt động, sự cố ngừng hoạt động và hỏng hóc hệ thống có thể gây ra tác động tài chính đáng kể đối với công ty của bạn.
Theo Khảo sát về độ tin cậy của hệ điều hành máy chủ và phần cứng máy chủ toàn cầu, một doanh nghiệp điển hình phải đối mặt với 15 sự cố ngừng hoạt động không dự kiến mỗi năm và 91% trong số đó dẫn đến chi phí ngừng hoạt động vượt quá 300.000 đô la mỗi giờ.
Lỗi hệ thống có thể gây ra hậu quả thậm chí còn đắt giá hơn, đặc biệt là khi liên quan đến sức khỏe và an toàn. Vào năm 2023, tàu ngầm Titan đã phát nổ trong Đại Tây Dương, khiến 5 người thiệt mạng và dẫn đến vụ kiện trị giá 50 triệu đô la chống lại OceanGate.
Đây là lúc các quy trình đánh giá rủi ro mạnh mẽ phát huy tác dụng, giúp bạn xác định, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Chúng ta sẽ xem xét một khung như vậy ở đây, đó là phân tích cây lỗi. Trong phân tích cây lỗi, bạn bắt đầu với nguyên nhân gốc rễ (sự kiện hàng đầu) và làm việc ngược lại để tìm ra các vấn đề nhỏ hơn (sự kiện cơ bản) dẫn đến nó.
Hãy xem các mẫu phân tích cây lỗi miễn phí dưới đây và khám phá cách chúng giúp bạn xác định và quản lý các rủi ro quan trọng, bất kể mức độ phức tạp của ngành hoặc hệ thống của bạn.
Mẫu phân tích cây lỗi là gì?
Mẫu phân tích cây lỗi (FTA) là một khung cấu trúc cho phép các kỹ sư an toàn và độ tin cậy thể hiện trực quan các chế độ lỗi của hệ thống và nguyên nhân góp phần gây ra lỗi bằng cách sử dụng kỹ thuật logic suy diễn từ trên xuống.
Mặc dù cấu trúc và nội dung cụ thể của sơ đồ cây lỗi có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống được phân tích, nhưng đây là một số yếu tố cốt lõi:
- Xác định lỗi cấp cao nhất: Đây là sự kiện hoặc chế độ lỗi không mong muốn mà bạn muốn phân tích. Đây là điểm khởi đầu của cây lỗi
- Nguyên nhân cấp 1: Đây là những nguyên nhân trực tiếp có thể dẫn đến sự cố cấp cao nhất
- Lỗi cấp hai: Đây là các yếu tố góp phần gây ra các nguyên nhân cấp một
- Lỗi cấp 3: Đây là những nguyên nhân có thể dẫn đến lỗi cấp 2
Bạn có thể tiếp tục thêm các cấp lỗi nếu cần để nắm bắt sự phức tạp của hệ thống. Mục tiêu là phân tích sự cố hệ thống cấp cao nhất thành các nguyên nhân gốc rễ.
Mẫu phân tích cây lỗi có thể giúp bạn hiểu các chế độ lỗi tiềm ẩn và các yếu tố góp phần gây ra lỗi trong hệ thống của bạn.
Điều gì tạo nên một mẫu phân tích cây lỗi tốt?
Hiệu quả của việc đánh giá rủi ro của bạn liên quan trực tiếp đến chất lượng mẫu FTA của bạn. Đó là lý do tại sao việc chọn một mẫu giúp phân tích suy luận trơn tru là rất quan trọng. Sơ đồ phân tích cây lỗi phải cho phép kết nối rõ ràng giữa các lỗi tiềm ẩn và giúp bạn xác định nguyên nhân cơ bản của chúng.
Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi chọn mẫu:
- Cấu trúc logic: Các chế độ lỗi và nguyên nhân của chúng phải được sắp xếp theo trình tự logic trong sơ đồ cây lỗi để bạn có thể dễ dàng nhìn thấy mối quan hệ nhân quả giữa các thành phần
- Tính linh hoạt: Mẫu cây lỗi phải có thể thích ứng với các hệ thống, mức độ chi tiết và độ phức tạp khác nhau
- Khả năng truy xuất nguồn gốc: Cần cung cấp một cây phân cấp rõ ràng từ trên xuống dưới để theo dõi các chế độ lỗi trở về nguyên nhân gốc ban đầu
- Xếp hạng rủi ro: Tìm các mẫu cây lỗi có tùy chọn tích hợp để xếp hạng rủi ro dựa trên khả năng xảy ra và hậu quả của chúng
- Khả năng sử dụng: Kiểm tra xem mẫu của bạn có dễ hiểu không để ngay cả những người có kinh nghiệm hạn chế về FTA cũng có thể nắm được phân tích
- Hấp dẫn về mặt thị giác: Tìm mẫu có tùy chọn đồ họa và nhãn để bạn có thể truyền tải thông điệp của mình một cách dễ dàng
Cuối cùng, hãy nhớ xem lại mẫu FTA của bạn định kỳ để đảm bảo nó được cập nhật phản ánh những thay đổi trong hệ thống hoặc quy trình.
7 mẫu phân tích cây lỗi miễn phí
Bây giờ là phần thú vị. Chúng tôi đã tổng hợp danh sách bảy mẫu FTA miễn phí để giúp bạn chẩn đoán rủi ro trong hệ thống và quy trình của mình. Sử dụng chúng để bảo vệ tài sản và tuân thủ các yêu cầu về an toàn và độ tin cậy của ngành.
1. Mẫu phân tích lỗi ClickUp
Mẫu phân tích cây lỗi của ClickUp tuân thủ chặt chẽ khung phân tích cây lỗi chính thức. Điều này làm cho nó hoàn hảo cho các kỹ sư an toàn, chuyên gia độ tin cậy và nhà thiết kế làm việc với các máy móc và hệ thống phức tạp.
Được xây dựng trên Bảng trắng của ClickUp, bạn có một khung vẽ vô hạn để thêm bao nhiêu cấp độ cần thiết cho phân tích của mình. Ngoài ra, các tùy chọn vẽ sơ đồ và minh họa của Bảng trắng giúp mọi người dễ dàng tạo ra các phân tích cây lỗi trực quan và dễ hiểu.
Mẫu này có sơ đồ phân tích cây lỗi bao gồm sáu thành phần:
- Lỗi cấp hệ thống (hoặc nguyên nhân gốc rễ) được biểu thị bằng hình vuông màu xanh dương
- Các lỗi cấp 1 được biểu diễn bằng các hình vuông màu cam trong sơ đồ
- Lỗi cấp hai được biểu diễn bằng hình vuông màu vàng
- Các ô cấp ba được hiển thị bằng màu xám
Mẫu này cũng đi kèm với hai loại kết nối: hình tam giác màu xanh lá cây để biểu thị OR (HOẶC) và hình tròn màu xanh lá cây để biểu thị AND (VÀ). Các hình dạng được mã hóa bằng màu sắc này có thể liên kết nguyên nhân với kết quả và tạo báo cáo phân tích cây lỗi theo thứ bậc.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thêm các biện pháp giảm thiểu rủi ro dưới dạng nhiệm vụ vào Dự án ClickUp trực tiếp từ mẫu để đảm bảo chúng được thực hiện hiệu quả.
2. Mẫu quản lý rủi ro ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu đánh giá rủi ro hướng đến hành động hơn, thì Mẫu quản lý rủi ro ClickUp là lựa chọn phù hợp với bạn. Tại đây, bạn tiếp cận quản lý rủi ro và phân tích cây lỗi như bạn thực hiện với bất kỳ dự án nào — từng bước một và có hệ thống.
Mẫu này gồm hai phần:
- Một kế hoạch quản lý rủi ro mô tả cách tổ chức của bạn đánh giá và giảm thiểu rủi ro, cùng với những người có liên quan
- Một dự án quản lý rủi ro nơi bạn có thể thêm từng rủi ro dưới dạng công việc cùng với các chi tiết khác như: Mức độ rủi ro và tác động Xác suất xảy ra Các lĩnh vực bị ảnh hưởng Cách giảm thiểu rủi ro DRI (chỉ mục rủi ro thảm họa) để quản lý rủi ro
- Mức độ rủi ro và tác động
- Xác suất xảy ra
- Các lĩnh vực ảnh hưởng
- Cách giảm thiểu rủi ro
- DRI (chỉ mục rủi ro thảm họa) để quản lý rủi ro
- Mức độ rủi ro và tác động
- Xác suất xảy ra
- Các lĩnh vực ảnh hưởng
- Cách giảm thiểu rủi ro
- DRI (chỉ mục rủi ro thảm họa) để quản lý rủi ro
Bản chất đơn giản của mẫu này, cùng với các thành phần quản lý rủi ro từ đầu đến cuối, khiến nó trở thành lựa chọn hoàn hảo cho các công ty khởi nghiệp và nhóm nhỏ cần một mẫu đơn giản, hợp lý để đánh giá và giảm thiểu rủi ro.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu này, hãy sử dụng chế độ xem Bảng và nhóm các rủi ro theo mức độ ưu tiên để hình dung mức độ nghiêm trọng của chúng và tập trung vào các rủi ro có tác động lớn trước tiên.
3. Mẫu bảng trắng đánh giá rủi ro ClickUp
Bạn đang tìm kiếm một mẫu đơn giản, hấp dẫn về mặt thị giác để đánh giá rủi ro? Vậy hãy xem Mẫu bảng trắng đánh giá rủi ro của ClickUp.
Không giống như mẫu trước, đây không phải là sơ đồ. Thay vào đó, đây là sự kết hợp giữa lưới và biểu đồ cho phép bạn liệt kê các rủi ro và phân loại chúng dựa trên mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra.
Mẫu này rất phù hợp để xác định rủi ro và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Cách thức hoạt động của mẫu như sau:
- Bắt đầu bằng cách tạo một biểu đồ, trong đó trục dọc biểu thị xác suất xảy ra rủi ro, và trục ngang biểu thị mức độ nghiêm trọng
- Sau đó, sử dụng các ghi chú dán màu để sắp xếp các rủi ro trong biểu đồ tùy theo mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra
Đó là tất cả. Giờ đây, bạn đã có một hệ thống đơn giản để ưu tiên các rủi ro – từ những rủi ro có khả năng xảy ra cao và nghiêm trọng đến những rủi ro có khả năng xảy ra thấp và ít nghiêm trọng.
Đọc thêm: Xác định rủi ro trong quản lý dự án: Chiến lược và ví dụ hữu ích
4. Mẫu bảng trắng phân tích rủi ro ClickUp
Mẫu Bảng trắng Phân tích Rủi ro ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời khác cho các nhóm nhỏ muốn có mẫu bảng trắng để hiển thị rõ ràng hơn.
Giống như mẫu trước, bạn có thể sắp xếp các rủi ro trong biểu đồ, với trục dọc biểu thị xác suất rủi ro và trục ngang biểu thị mức độ nghiêm trọng của rủi ro. Nhưng ở đây, biểu đồ đã có nền màu để biểu thị mức độ ưu tiên.
Tất cả những việc bạn cần làm là đặt các rủi ro dưới dạng ghi chú dán bằng cách đánh giá mức độ nghiêm trọng và xác suất của chúng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng mẫu này kết hợp với Mẫu phân tích cây lỗi ClickUp. Trong mẫu trước, bạn có thể theo dõi nguyên nhân và kết quả, thực hiện phân tích suy luận, sau đó sử dụng những gì đã học để phân tích tác động của rủi ro khi thiết lập mẫu này.
5. Mẫu bảng trắng nguyên nhân và kết quả của ClickUp
Là một biến thể hiện đại của khung phân tích cây lỗi truyền thống, Mẫu Bảng trắng Nguyên nhân và Kết quả của ClickUp cung cấp một khung phân cấp để truy tìm các kết quả trở về nguyên nhân của chúng.
Mẫu này có hai yếu tố: hình dạng và đường kết nối. Bạn thêm chi tiết rủi ro vào các hình dạng và sử dụng các đường kết nối để liên kết nguyên nhân với kết quả.
Không giống như phân tích cây lỗi truyền thống, mẫu này tránh sự phức tạp của các điều kiện AND/OR, thay vào đó tập trung vào cấu trúc phân nhánh để khám phá các thành phần khác nhau của một rủi ro cụ thể. Điều này làm cho nó trở nên lý tưởng cho các rủi ro trừu tượng, nơi tồn tại nhiều nguyên nhân và hậu quả tiềm ẩn, nhưng các điều kiện cơ bản ít cụ thể hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để có chế độ xem toàn diện hơn về từng rủi ro, hãy nhúng tài liệu ClickUp. Điều này cho phép nhóm của bạn truy cập thông tin chi tiết về tác động của rủi ro và chiến lược giảm thiểu rủi ro, ngay cả khi sơ đồ có không gian giới hạn.
6. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp
Bạn thường phải đối mặt với tình huống "đánh chuột" trong quá trình gỡ lỗi hoặc quản lý rủi ro vì nguyên nhân gốc rễ vẫn chưa được giải quyết.
Đây là nơi Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp có thể giúp bạn.
Mẫu này cung cấp hai góc nhìn: danh sách ưu tiên nhóm các rủi ro theo mức độ nghiêm trọng và danh sách đầy đủ hiển thị tất cả các rủi ro đã phát hiện.
Công việc này được thực hiện như sau: bất cứ khi nào một rủi ro xuất hiện trong đánh giá của bạn, bạn không dừng lại ở rủi ro đó mà sử dụng câu hỏi "tại sao" để phân tích nguyên nhân gây ra rủi ro đó. Sau đó, lặp lại quy trình này để tìm ra nguyên nhân thứ hai, thứ ba, v.v. cho đến khi bạn hiểu được nguyên nhân gốc rễ của rủi ro.
ClickUp đã giúp nhóm của chúng tôi có các ưu tiên rõ ràng và minh bạch, xác định các cơ hội để hỗ trợ lẫn nhau, đồng thời giúp chúng tôi xác định và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình làm việc. Kể từ khi sử dụng ClickUp, năng suất của nhóm chúng tôi đã tăng lên đáng kể nhờ giảm số lượng cuộc họp và email qua lại không cần thiết.
ClickUp đã giúp nhóm của chúng tôi có các ưu tiên rõ ràng và minh bạch, xác định các cơ hội để hỗ trợ lẫn nhau, đồng thời giúp chúng tôi xác định và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình làm việc. Kể từ khi sử dụng ClickUp, năng suất của nhóm chúng tôi đã tăng lên đáng kể nhờ giảm số lượng cuộc họp và email qua lại không cần thiết.
Đọc thêm: 10 công cụ trực quan hóa dữ liệu tốt nhất cho các dự án năm 2024
7. Mẫu phân tích cây lỗi Microsoft Powerpoint của Powerslides
Nhiều cuộc họp xoay quanh các bản trình chiếu. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu chuyên nghiệp để tạo bản trình bày cho sơ đồ cây lỗi, Mẫu phân tích cây lỗi Microsoft PowerPoint của Powerslides là một lựa chọn tuyệt vời.
Mẫu này cung cấp một phạm vi các trang chiếu có thể tùy chỉnh để giúp bạn trình bày phân tích cây lỗi của mình. Mẫu này có thiết kế đẹp mắt và chuyên nghiệp với hai màu sắc. Tùy chỉnh các trang chiếu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn và dễ dàng áp dụng các yếu tố vào các bản trình bày khác.
Mẫu này lý tưởng cho các trưởng nhóm thực hiện sprint hàng tuần với các nhóm phát triển. Nó cung cấp một khung cấu trúc để phân tích các lỗi tiềm ẩn và xác định nguyên nhân gốc rễ.
Tuy nhiên, hãy cân nhắc sử dụng mẫu cây lỗi chi tiết hơn để phân tích sâu hơn. Điều này đảm bảo bạn có báo cáo đầy đủ và định dạng trình bày dễ hiểu.
Cũng nên đọc: 10 mẫu và ví dụ hay nhất về bài học kinh nghiệm trong Excel & ClickUp
Xác định và giải quyết rủi ro tiềm ẩn nhanh hơn với ClickUp
Đánh giá và giảm thiểu rủi ro là một nhiệm vụ quan trọng, và việc có một hệ thống an toàn đáng tin cậy có thể giúp bạn đối phó với các tình huống phức tạp, đặc biệt là khi có nhiều bên liên quan hoặc thay đổi trong ủy ban đánh giá rủi ro.
Đó là lý do tại sao việc thiết lập mẫu phân tích cây lỗi hoặc quy trình quản lý rủi ro, ghi chép chiến lược và kết quả của bạn, đồng thời thiết lập các kênh hợp tác hiệu quả để thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan là rất quan trọng.
Một công cụ quản lý công việc linh hoạt như ClickUp trở nên vô giá ở đây. Nó cung cấp các công cụ tích hợp cho mọi thứ, từ giao tiếp nội bộ và theo dõi dự án đến bảng trắng và quản lý tài liệu.
Nó cũng cung cấp các mẫu quản lý rủi ro miễn phí để tăng tốc công việc và khuyến khích người dùng tiếp cận đánh giá rủi ro theo cách khác.
Đăng ký ClickUp miễn phí và thiết lập hệ thống quản lý rủi ro an toàn cho toàn tổ chức.