Từ lý thuyết hỗn loạn đến phân tích tiếp thị, bản năng con người trong việc tìm kiếm ý nghĩa thường phụ thuộc vào mối quan hệ nhân quả. Cho mọi trải nghiệm, chúng ta muốn biết nguyên nhân. Cho mọi hành động, chúng ta muốn dự đoán hậu quả hoặc tác động.
Điều này đặc biệt phổ biến trong thế giới kinh doanh, nơi tất cả công việc là một chuỗi các công việc liên kết với nhau, có nghĩa là khi một công việc gặp trục trặc, mọi thứ sẽ sụp đổ như một bộ bài.
Để ngăn chặn điều này, các nhà lãnh đạo kinh doanh và quản lý dự án sử dụng một công cụ gọi là sơ đồ nhân quả, bản đồ các yếu tố kích hoạt và nguyên nhân của các sự kiện cụ thể.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng sơ đồ nguyên nhân - kết quả trong tổ chức của bạn để giải quyết các vấn đề phức tạp.
Sơ đồ nguyên nhân - kết quả là gì?
Sơ đồ nhân quả là một biểu diễn trực quan về các nguyên nhân tiềm ẩn của bất kỳ sự kiện nào. Sơ đồ này đưa ra giả thuyết rằng mỗi nguyên nhân (ví dụ: sai lệch, khuyết điểm hoặc lỗi) là nguồn gốc của sự biến động trong kết quả cuối cùng.
Nói một cách đơn giản, nếu bạn thêm hai cốc đường vào cà phê thay vì hai thìa theo khuyến nghị (lỗi), bạn sẽ có một thức uống quá ngọt! Nếu bạn thêm quá nhiều sữa (sự sai lệch), cà phê sẽ quá loãng.
Được thiết kế bởi nhà lý thuyết tổ chức nổi tiếng Kaoru Ishikawa vào những năm 1920, sơ đồ nguyên nhân - kết quả (còn gọi là sơ đồ xương cá hoặc sơ đồ Ishikawa) là công cụ mạnh mẽ cho tư duy hệ thống. Chúng giúp hiểu và quản lý các quy trình công nghiệp phức tạp một cách hiệu quả.
Tầm quan trọng của sơ đồ nguyên nhân - kết quả
Về cơ bản, sơ đồ nhân quả tốt giúp loại bỏ những yếu tố không cần thiết. Nó xác định rõ các yếu tố góp phần, loại bỏ tất cả những yếu tố khác. Đây có thể là một công cụ giải quyết vấn đề tuyệt vời trong các ngành công nghiệp.
Trong kinh doanh, đặc biệt là trong phát triển sản phẩm, các nhóm sử dụng sơ đồ xương cá để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của một sự kiện bất ngờ.
Ví dụ: nếu xảy ra sự cố ngừng hoạt động ngoài kế hoạch, nhóm IT Ops có thể sử dụng sơ đồ xương cá để hiểu tất cả các yếu tố góp phần gây ra sự cố trước khi xác định nguyên nhân thực sự.
Trong quản lý dự án, sơ đồ xương cá thường được sử dụng trong lập kế hoạch nguồn lực. Các nhà quản lý dự án mô phỏng các phiên bản kết quả mong đợi dựa trên sự kết hợp của các yếu tố nhân quả, chẳng hạn như con người, quy trình và công nghệ.
Trong kiểm soát chất lượng, theo ý định của Ishikawa, các nhóm sắp xếp các yếu tố góp phần, chẳng hạn như các phép đo, vật liệu, con người, quy trình, máy móc, v.v. để xác định nguyên nhân gây ra sản phẩm bị lỗi.
Trong tất cả các ngành công nghiệp, lợi ích của sơ đồ nguyên nhân - kết quả là không thể phủ nhận.
- Sự rõ ràng: Hiểu các yếu tố giao nhau khác nhau gây ra lỗi hoặc sự kiện
- Tốc độ: Đẩy nhanh quá trình giải quyết vấn đề dựa trên bản đồ toàn diện của tất cả các yếu tố liên quan trong quy trình
- Hiệu quả: Khả năng mô phỏng kết quả tiềm năng của những thay đổi được thực hiện đối với quy trình và điều chỉnh cho phù hợp
- Hiệu quả: Xác định nguyên nhân và triệu chứng để hiểu rõ vấn đề thực sự đang diễn ra
Hãy xem cách thức hoạt động của nó trong thực tế.
Các thành phần của sơ đồ nguyên nhân - kết quả
Mặc dù cực kỳ đơn giản, sơ đồ nhân quả bao gồm một số thành phần, chẳng hạn như:
Bảng: Sơ đồ nguyên nhân - kết quả được trình bày thành hai phần. Bên trái là tất cả các nguyên nhân tiềm ẩn hoặc yếu tố góp phần, chẳng hạn như nguyên liệu, lao động, môi trường, v.v. Bên phải là kết quả hoặc vấn đề.
Trục trung tâm: Trục trung tâm kết nối hai bên, đi từ trái sang phải, sau đó kết nối với các yếu tố chính và phụ góp phần.
Nguyên nhân chính: Mỗi yếu tố góp phần thường có một nguyên nhân chính. Ví dụ, chất lượng vật liệu thấp có thể là nguyên nhân chính của lỗi, được hiển thị trong sơ đồ như vậy.
Nguyên nhân thứ cấp: Cũng có thể có nguyên nhân thứ cấp dẫn đến lỗi, làm trầm trọng thêm nguyên nhân chính. Ví dụ: việc lưu trữ nguyên liệu kém chất lượng trong kho ẩm ướt có thể ảnh hưởng đến sản lượng.
Tùy thuộc vào cấu trúc của tổ chức và quy trình, bạn có thể có bất kỳ số lượng yếu tố góp phần nào, được hiển thị dưới dạng xương cá.
Bây giờ bạn đã biết mỗi hình dạng trong sơ đồ đại diện cho điều gì, hãy bắt tay vào tạo một sơ đồ.
Cách tạo sơ đồ nguyên nhân - kết quả
Tạo sơ đồ nhân quả cũng là một cách để hiểu chi tiết từng quá trình. Vì vậy, hãy chú ý và khám phá từng bước.
1. Xác định tác động
Sơ đồ nhân quả tốt nhất nên được vẽ từ bên phải. Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, hãy xác định hiệu quả, lỗi, vấn đề hoặc vấn đề. Định nghĩa hiệu quả một cách cụ thể và dễ hiểu cho mọi bên liên quan.
Ví dụ, thay vì nói "Chất lượng đã giảm", bạn có thể định nghĩa hiệu quả là "Số lỗi trong mã sản xuất đã tăng 20% trong ba tháng qua"
Dưới đây là một số mẫu vấn đề để bạn tham khảo.
Bây giờ, vẽ đường trục chính mỏng với mũi tên chỉ vào kết quả.
2. Xác định các yếu tố góp phần
Hãy nhớ rằng có thể có bất kỳ số lượng yếu tố nào ảnh hưởng đến kết quả theo cách này hay cách khác. Tốt nhất là liệt kê tất cả các yếu tố đó trong sơ đồ của bạn. Để xác định các loại yếu tố chính này, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào sau đây.
Động não: Tập hợp nhóm của bạn lại để đưa ra ý tưởng trên bảng. Hỏi các thành viên trong nhóm những câu hỏi liên quan đến việc họ làm, cách họ làm và lý do tại sao.
Ví dụ: bạn có thể mời các nhà phân tích kinh doanh, nhà phát triển và người kiểm tra tham gia cuộc họp để tìm hiểu lý do tại sao số lượng lỗi tăng lên.
ClickUp Whiteboards là một cách tuyệt vời để thêm ghi chú dán, văn bản, nhận xét và hơn thế nữa.
Nếu bạn mới làm quen với cộng tác ảo hoặc sử dụng sơ đồ Ishikawa, hãy thử Mẫu sơ đồ nhân quả của ClickUp. Mẫu bảng trắng có thể tùy chỉnh hoàn toàn, thân thiện với người mới bắt đầu này giúp lập bản đồ các mối quan hệ nhân quả và xác định nguyên nhân gốc rễ một cách hiệu quả.
Nếu bạn mới bắt đầu, bạn cũng có thể vẽ sơ đồ xương cá trong Excel.
Lập bản đồ quy trình: Thực hiện từng bước để lập bản đồ toàn bộ quy trình dẫn đến kết quả. Ví dụ, trong trường hợp lỗi phần mềm, quy trình này có thể bao gồm các bước như:
- Mã hóa
- Xem xét mã
- Kiểm tra
- Đang theo dõi lỗi
- Triển khai sản xuất
Bài đọc bổ sung: Sử dụng bất kỳ mẫu sơ đồ nào để đẩy nhanh bước này.
Sử dụng khung: Là một công cụ rất phổ biến, có một số khung và mẫu hỗ trợ sơ đồ nhân quả.
Ví dụ, trong sản xuất, năm yếu tố M — nhân lực, vật liệu, phương pháp, máy móc và đo lường — được xác định là các yếu tố góp phần.
Tương tự, bạn có thể tìm một sơ đồ phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình. Đặt các yếu tố góp phần vào các hình chữ nhật riêng biệt ở phía bên trái. Vẽ các mũi tên kết nối đến trục chính ở giữa.
3. Xác định các nguyên nhân chính
Dưới mỗi yếu tố góp phần, liệt kê các nguyên nhân chính. Ví dụ, các nguyên nhân có thể dẫn đến sự gia tăng lỗi phần mềm có thể như sau.
- Mã hóa: Lỗi lập trình, lỗi logic
- Xem xét mã: Khoảng cách quy trình, hạn chế về thời gian đối với các nhà phát triển cấp cao
- Kiểm thử: Kiểm thử không đầy đủ, các trường hợp kiểm thử chưa hoàn chỉnh
- Theo dõi lỗi: Theo dõi thủ công, mô tả lỗi không đầy đủ
Vẽ các kết nối từ mỗi nguyên nhân chính đến trục chính để biểu thị mối quan hệ nhân quả.
4. Xác định các nguyên nhân thứ cấp (nếu có)
Đôi khi, có thể có lý do khiến bất kỳ nguyên nhân chính nào xảy ra.
Ví dụ, có thể xảy ra sự gia tăng lỗi lập trình do thiếu các tiêu chuẩn toàn tổ chức về viết mã chất lượng cao.
Ngoài lĩnh vực kỹ thuật, lỗi logic có thể xảy ra do tuyển dụng ứng viên không phù hợp hoặc thiếu kinh nghiệm.
Vẽ các kết nối từ nguồn thứ cấp đến nguồn chính để hiển thị các mối quan hệ mở rộng. Sau khi hoàn thành, sơ đồ của bạn sẽ trông giống như sau.
5. Xác minh độ chính xác và tính hợp lệ
Sau khi đã vẽ xong toàn bộ sơ đồ nguyên nhân - kết quả, đã đến lúc kiểm tra lại toàn bộ. Đảm bảo rằng:
- Mỗi nguyên nhân đều theo một chuỗi logic dẫn đến kết quả
- Mỗi bước phù hợp với khung hoạt động của hiệu ứng bạn đang nghiên cứu
- Bất kỳ nguyên nhân thứ ba hoặc thứ tư nào cũng được tích hợp chính xác
- Tất cả các yếu tố góp phần đã được phân tích chi tiết, bao quát tất cả các nguyên nhân liên quan
Đó là những kiến thức cơ bản. Với một số mẹo và thủ thuật, bạn có thể tận dụng tối đa sơ đồ nguyên nhân - kết quả. Dưới đây là cách thực hiện.
Mẹo để tạo sơ đồ nguyên nhân - kết quả hiệu quả
Khi một hiệu ứng rõ ràng, như một tách cà phê ngọt đến đau răng, nguyên nhân rất dễ vạch ra trên bản đồ. Tuy nhiên, các vấn đề kinh doanh hiếm khi rõ ràng. Một điều có vẻ hiển nhiên, như một lỗi trong mã, có thể có nhiều nguyên nhân. Để vẽ và sử dụng sơ đồ nhân quả hiệu quả, hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau đây.
Sử dụng nó như một khung tham chiếu (không phải là bằng chứng)
Sơ đồ nguyên nhân - kết quả không phải là bằng chứng về một vấn đề. Nó chỉ là một công cụ giúp bạn phát triển một giả thuyết. Nó thể hiện tất cả các yếu tố có thể gây ra vấn đề. Cách sử dụng tốt nhất của sơ đồ xương cá là sử dụng nó như một khung làm việc để điều tra nguyên nhân gốc rễ thực sự của vấn đề.
⚡️Lưu trữ mẫu: Mẫu sơ đồ xương cá
Đảm bảo tính toàn diện (không phức tạp)
Sơ đồ nhân quả tốt phải cung cấp cho người điều tra danh sách công việc toàn diện cần xem xét. Do đó, hãy đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào vì cho rằng nó không quan trọng hoặc không liên quan đến kết quả.
Tuy nhiên, trong khi thực hiện việc này, hãy cẩn thận không thêm quá nhiều yếu tố không liên quan. Điều này có thể làm cho sơ đồ trở nên phức tạp và khó hiểu.
Chấp nhận sự lặp lại (không phải sự trùng lặp)
Cùng một nguyên nhân chính hoặc phụ có thể thuộc hai yếu tố góp phần. Trong ví dụ về lỗi phần mềm, thiếu kỹ năng có thể là nguyên nhân chính trong cả mã hóa và thử nghiệm. Hãy thêm cả hai vì chúng là hai yếu tố riêng biệt.
Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn không lặp lại những điều không cần thiết. Ví dụ, thiếu kỹ năng và thiếu kinh nghiệm có thể có nghĩa giống nhau trong bối cảnh này và không cần phải lặp lại.
Sử dụng một cách chủ động (không chỉ phản ứng)
Thông thường, các nhóm sử dụng sơ đồ nhân quả để truy tìm nguồn gốc của vấn đề. Nhưng đó không phải là cách duy nhất. Bạn cũng có thể sử dụng nó để mô phỏng các vấn đề tiềm ẩn của một lựa chọn mà bạn đưa ra.
Ví dụ, trong mã hóa, giả sử lỗi lập trình là nguyên nhân chính. Bạn có thể đưa ra giả thuyết rằng sự thay đổi trong ngôn ngữ lập trình có thể ảnh hưởng đến kết quả. Dựa trên giả thuyết này, bạn có thể mô phỏng mức độ giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định phù hợp.
Hãy sử dụng một số ví dụ để minh họa điều đó.
Ví dụ về sơ đồ nhân quả
Sơ đồ nhân quả là một hình ảnh trực quan đơn giản về mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả. Bạn có thể chọn bản đồ này dưới bất kỳ biểu mẫu nào phù hợp nhất với công việc của mình. Dưới đây là một số ví dụ về sơ đồ để bạn tham khảo.
Phân tích quy trình
Hãy bắt đầu với một trong những ví dụ đơn giản nhất về sơ đồ quy trình công việc. Sơ đồ này của TIBCO xem xét toàn bộ quy trình cấp nguồn cho đèn để xác định các nguyên nhân có thể gây ra sự cố.
Quản lý chất lượng
Ví dụ tiếp theo được trích từ cuốn sách Guide to Quality Control (Hướng dẫn kiểm soát chất lượng) của người tạo ra sơ đồ này, Kauro Ishikawa. Sơ đồ này minh họa tất cả những gì cần thiết để nấu được "cơm ngon"
Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Như tên gọi, sơ đồ xương cá kết nối các nguyên nhân có thể xảy ra bằng cách sử dụng xương cá. Trong ví dụ này từ hướng dẫn nghiên cứu Six Sigma, sơ đồ nhân quả được sử dụng để điều tra nguyên nhân của các khiếu nại về dịch vụ do đường kính con dấu không chính xác.
⚡️Trung tâm mẫu: Các mẫu phân tích nguyên nhân gốc khác để lựa chọn.
Kiểm soát vấn đề
Trong quản lý dự án, khi gặp vấn đề, sơ đồ xương cá là một công cụ chẩn đoán tuyệt vời. Dưới đây là cách thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng mẫu.
Mẫu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ của ClickUp là một khung công tác cấp trung cấp, có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn phân tích dữ liệu, xác định cốt lõi của vấn đề và tìm ra các giải pháp hiệu quả và bền vững.
Cho dù bạn đang truy tìm nguồn gốc của lỗi phần mềm hay xác định các vấn đề trong dây chuyền lắp ráp, mẫu này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề dễ dàng hơn.
Phân tích hành vi và dự đoán
Hình ảnh này từ một nghiên cứu cho thấy tất cả các nguyên nhân và nguyên nhân phụ tiềm ẩn dẫn đến các vấn đề về độ tin cậy của hệ thống. Nó sử dụng sơ đồ xương cá để tạo ra một công cụ cho các kỹ sư độ tin cậy mô hình hóa, phân tích và dự đoán hành vi của các hệ thống công nghiệp.
Quản lý thông tin
Sơ đồ nhân quả này tóm tắt tất cả các rào cản ngăn cản các tổ chức quản lý dữ liệu như một tài sản kinh doanh. Sơ đồ này dựa trên ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và lãnh đạo doanh nghiệp ở Úc, Nam Phi và Hoa Kỳ để khơi gợi các cuộc hội thoại về quản lý thông tin hiệu quả.
Sơ đồ xương cá có thể tùy chỉnh
Nếu bạn đang lập bản đồ cho một quy trình phức tạp như thế này, Mẫu sơ đồ xương cá ClickUp là một điểm khởi đầu tuyệt vời. Mẫu cấp trung cấp này giúp phân loại tất cả các nguyên nhân thành môi trường, máy móc, con người, vật liệu và phương pháp để xác định kết nối giữa vấn đề và các yếu tố ảnh hưởng đến nó.
Các nguyên nhân và hậu quả có mối liên hệ chặt chẽ với nhau
Khác với phong cách truyền thống dạng xương cá, sơ đồ này giúp minh họa cách tác động của một quy trình có thể trở thành nguyên nhân của quy trình tiếp theo. Đây là công cụ hữu ích trong bộ công cụ quản lý chất lượng để trực quan hóa các nguyên nhân và tác động liên quan của bất kỳ quy trình nào.
Như bạn có thể thấy từ các ví dụ trên, không có một cách duy nhất để tạo sơ đồ nhân quả. Có một số công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ cho các nhu cầu khác nhau của bạn. Tuy nhiên, có những sai lầm bạn có thể tránh được.
Những lỗi thường gặp cần tránh
Khi được sử dụng đúng cách, sơ đồ nguyên nhân - kết quả là một công cụ mạnh mẽ. Tuy nhiên, khi sử dụng sai, nó có thể gây ra những tác động tiêu cực. Dưới đây là một số sai lầm cần tránh khi tạo và sử dụng sơ đồ xương cá.
Vội vàng đưa ra quyết định
Một sơ đồ nhân quả tốt cần phải kỹ lưỡng và toàn diện. Thông thường, các nhóm vẽ một sơ đồ cơ bản và vội vàng sử dụng nó để ra quyết định, điều này ảnh hưởng đến tính hữu ích của sơ đồ.
Vẽ sơ đồ cẩn thận và đầy đủ. Nghiên cứu kỹ lưỡng toàn bộ quy trình và đảm bảo bạn đã xem xét mọi thứ. Khi hoàn thành, kiểm tra lại một lần nữa.
Xác định vấn đề không chính xác
Sơ đồ nhân quả chỉ hữu ích khi nó chính xác. Đôi khi, các nhóm mắc lỗi vô ý khi thêm các nguyên nhân không chính xác hoặc không liên quan vào sơ đồ. Họ cũng có thể tạo ra các mối quan hệ nhân quả không chính xác.
Nhận hỗ trợ từ chuyên gia trong khi vẽ sơ đồ. Xem lại sơ đồ với nhiều chuyên gia trong lĩnh vực để đảm bảo tính chính xác.
Nhầm lẫn giữa nguyên nhân tiềm ẩn và dữ liệu
Sơ đồ Ishikawa chỉ đơn thuần là hình ảnh hóa mọi nguyên nhân có thể dẫn đến một kết quả/sự kiện. Nó không nhất thiết cung cấp dữ liệu về yếu tố nào là nguyên nhân của sự kiện.
Sử dụng sơ đồ nguyên nhân - kết quả để xây dựng các giả thuyết. Sau đó, kiểm tra độc lập tính logic của giả thuyết và từng mối quan hệ nguyên nhân - kết quả trước khi đưa ra kết luận.
Giữ sơ đồ tĩnh
Sơ đồ Ishikawa chỉ chính xác tại thời điểm tạo/lập. Các quy trình phát triển và thay đổi theo thời gian. Giữ sơ đồ này không thay đổi sẽ bỏ sót những thay đổi gần đây, khiến nó không hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề.
Cập nhật sơ đồ nguyên nhân - kết quả định kỳ. Trước khi sử dụng nó cho bất kỳ phân tích nguyên nhân gốc rễ nào, hãy đảm bảo rằng nó đã được cập nhật.
Tạo hiệu ứng tích cực với ClickUp
Các quy trình kinh doanh hiện đại rất phức tạp và thường không thể nhìn thấy được. Hãy lấy phần mềm làm ví dụ. Ngày nay, các nhóm chia nhỏ phần mềm lớn thành các tính năng nhỏ và triển khai chúng như các đơn vị độc lập nhưng liên kết với nhau. Điều này có nghĩa là nếu một tính năng bị trục trặc, nguyên nhân có thể là do vô số tính năng khác mà nó kết nối với.
Trong những trường hợp như vậy, sơ đồ nhân quả tốt có thể là một công cụ trực quan mạnh mẽ để truy tìm vấn đề và giải pháp. Nó giúp hiểu rõ bối cảnh của vấn đề. Kết quả là, bạn cũng có thể mô hình hóa và mô phỏng các giải pháp để xem liệu chúng có dẫn đến hậu quả không mong muốn hay không.
Cho dù bạn đang vẽ một sơ đồ kiến trúc phức tạp theo định dạng nhân quả hay chỉ đơn giản là lập bản đồ quy trình, ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để quản lý nó. Bảng trắng ClickUp là một cách linh hoạt, có thể tùy chỉnh và lặp lại để quản lý nhân quả. Giải quyết vấn đề hiệu quả. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.