Hiểu được nguyên nhân thực sự của vấn đề là cách duy nhất để bạn có thể khắc phục nó. Tất nhiên, bạn có thể đối phó với hậu quả trước mắt và vá vấn đề, nhưng bạn chỉ có thể giải quyết vấn đề một cách triệt để khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
Đó là lý thuyết đằng sau phân tích nguyên nhân gốc rễ, và tại sao quy trình này vô cùng quan trọng nếu bạn đang cố gắng khắc phục sự cố.
Việc tự mình phân tích nguyên nhân gốc rễ mỗi lần là rất mệt mỏi và dẫn đến sự không nhất quán. Sử dụng mẫu sẽ giúp bạn nhất quán và tiến bộ nhanh hơn. Hãy theo dõi chúng tôi để tìm hiểu lý do tại sao mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ lại quan trọng và những mẫu nào là tốt nhất để sử dụng trong năm 2024.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là 10 mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ miễn phí:
- Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp
- Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp IT
- Mẫu 5 câu hỏi tại sao của ClickUp
- Mẫu Bảng trắng Nguyên nhân & Hậu quả của ClickUp
- Mẫu kế hoạch hành động cải thiện hiệu suất ClickUp
- Mẫu phân tích thời gian ClickUp
- Mẫu bài học kinh nghiệm của ClickUp
- Mẫu ClickUp 4Ls Retro
- Mẫu tổng kết dự án ClickUp
- Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ trong Excel
Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì?
Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) giúp bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, để bạn có thể tập trung vào việc khắc phục vấn đề thực sự thay vì chỉ giải quyết hậu quả. Quá trình RCA cho phép bạn đi sâu hơn, xem xét tất cả các lựa chọn tiềm năng và xác định vấn đề thực sự.
Sau đó, bạn có thể thực hiện các biện pháp khắc phục để giải quyết vấn đề thực sự, thay vì chỉ giải quyết các triệu chứng.
Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ giúp bạn đẩy nhanh quá trình này. Các mẫu này được tạo bởi các chuyên gia và nhà thực hành dựa trên các phương pháp đã được thử nghiệm và kiểm chứng, vì vậy bạn không cần phải bắt đầu từ đầu.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ trong công cụ báo cáo mà bạn chọn để rút ngắn thời gian giải quyết vấn đề. ⚒️
Phần thưởng: Mẫu kịch bản!
Điều gì tạo nên một mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ tốt?
Có rất nhiều công cụ và phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ khác nhau. Một số người thích biểu đồ Pareto (hoặc biểu đồ thanh) để trực quan hóa các điểm dữ liệu, trong khi những người khác thích sử dụng biểu đồ luồng Six Sigma hoặc sơ đồ Ishikawa (hoặc sơ đồ xương cá) để thể hiện kết quả và nghiên cứu của họ.
Cho dù bạn là người thích hình ảnh hay thích cách tiếp cận dựa trên văn bản, luôn có mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ phù hợp với bạn.
Một mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ tốt sẽ giúp bạn:
- Sử dụng một phương pháp đã được kiểm chứng để xác định nguyên nhân gốc rễ
- Sắp xếp suy nghĩ, dữ liệu và nghiên cứu của bạn
- Đưa ra kết luận về nguyên nhân gốc rễ có thể của một vấn đề
- Tối ưu hóa quy trình phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) của bạn
- Đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCAs) của bạn
Không có phương pháp hoặc mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ nào là tốt nhất. Các nhóm khác nhau sẽ đánh giá cao những cách tiếp cận khác nhau để tìm ra vấn đề cơ bản. Một số mẫu là chung chung và có thể được sử dụng cho các vấn đề khác nhau, trong khi một số mẫu khác thì cụ thể hơn, ví dụ như để giải quyết vấn đề CNTT.
Bí quyết là tìm mẫu phù hợp với nhóm và nhu cầu của bạn.
10 mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ để sử dụng
Hãy khám phá danh sách các mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ hàng đầu của chúng tôi cho năm 2024. Dù bạn thích làm việc như thế nào và loại vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết là gì, bạn sẽ tìm thấy mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ phù hợp với mình tại đây.
1. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp
Khi giải quyết vấn đề, bạn cần có cái nhìn rõ ràng về mọi thứ bạn biết về những yếu tố góp phần dẫn đến kết quả cuối cùng. Đó là lý do tại sao Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp đứng đầu danh sách của chúng tôi.
Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về công việc giải quyết vấn đề đang tiến hành, đồng thời cho phép bạn đi sâu hơn để khám phá các công việc, ghi chú và lý do riêng lẻ. Chế độ xem danh sách giúp bạn xem nhanh các vấn đề đang đến, đang tiến hành hoặc đã được giải quyết, với các cờ ưu tiên cho phép bạn xác định vấn đề quan trọng nhất.
Sử dụng 5 câu hỏi tại sao làm cơ sở để giúp bạn xác định nguyên nhân cơ bản, mẫu này rất dễ sử dụng cho dù bạn là chuyên gia quản lý dự án hay mới làm quen với ý tưởng thực hiện RCA. Các phần được mã hóa bằng màu sắc và trường tùy chỉnh cho phép bạn cá nhân hóa danh sách để phù hợp với nhu cầu của mình. ?
Sử dụng mẫu này để giúp bạn tạo một trung tâm cho tất cả các phân tích nguyên nhân gốc rễ. Với không gian để thêm bộ phận và người được giao nhiệm vụ, mẫu này lý tưởng để sử dụng làm phương pháp giải quyết vấn đề cho toàn công ty.
2. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ của ClickUp IT
Đối với các nhóm làm việc trong lĩnh vực phát triển phần mềm và CNTT, Mẫu Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ CNTT của ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời. Mẫu này được thiết kế dành riêng cho các nhóm phần mềm và có các trường tùy chỉnh giúp bạn khám phá nguyên nhân gốc rễ để khắc phục sự cố hiệu quả.
Mẫu này sử dụng hai phương pháp RCA để giúp bạn phát hiện nguyên nhân cơ bản. Phân tích tại sao-tại sao khuyến khích bạn đi sâu để khám phá nguyên nhân gốc rễ, còn phương pháp 6M giúp bạn phân loại loại vấn đề bạn đang giải quyết.
Trong mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ, có chỗ để chỉ định nhiều vai trò, để bạn có thể xác định người mã hóa, người phân tích và người đánh giá trong quá trình này. Ghi lại ngày xảy ra vấn đề và trạng thái hiện tại. Sau đó, bạn chuyển sang quy trình 5 câu hỏi tại sao, tiếp theo là không gian để đề xuất giải pháp.
Mẫu này là lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm CNTT cần một giải pháp cá nhân hóa hơn để sử dụng cùng với các mẫu báo cáo lỗi của họ. Mặc dù ClickUp có tính tùy biến cao, nhưng mẫu kỹ thuật này có mọi thứ bạn cần ngay từ đầu. ?
3. Mẫu 5 câu hỏi tại sao của ClickUp
Danh sách công việc rất hiệu quả với một số người, nhưng với những người khác, phương pháp trực quan hơn là cách tốt hơn. Nếu đó là bạn, thì Mẫu 5 câu hỏi tại sao của ClickUp có thể là cách lý tưởng để giúp bạn phát hiện ra nguyên nhân gốc rễ. ?
Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ có màu sắc tươi sáng, trực quan này sử dụng phương pháp 5 câu hỏi tại sao để tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề, từ đó bạn có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn. Mẫu và phương pháp này rất đơn giản: hỏi "tại sao?" năm lần, ghi chú vào thẻ và đưa ra kết luận.
Sử dụng mẫu quy trình phân tích nguyên nhân gốc rễ này khi bạn thích phương pháp bảng trắng, đặc biệt nếu bạn đang hợp tác với người khác để giải quyết vấn đề và phân tích nguyên nhân. Mẫu này có vẻ đơn giản, nhưng thường là tất cả những gì bạn cần để tìm ra câu trả lời.
Tặng thêm: Mẫu mô tả vấn đề!
4. Mẫu Bảng trắng Nguyên nhân & Hậu quả của ClickUp
Trước khi xác định được nguyên nhân gốc rễ, trước tiên bạn cần khám phá tất cả các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình thực hiện. Mẫu Bảng trắng Nguyên nhân & Hậu quả của ClickUp cung cấp cho bạn một cách tương tác cao để thực hiện việc này.
Phương pháp sơ đồ nhân quả cho phép bạn khám phá các nguyên nhân tiềm ẩn trong khi vẫn tập trung vào triệu chứng hoặc vấn đề chính. Thêm các ô để đánh dấu các nguyên nhân chính, sau đó thêm vào sơ đồ để xem xét các nguyên nhân có thể xảy ra ở cấp dưới. Sau khi hoàn thành sơ đồ, bạn sẽ có nhiều yếu tố tiềm ẩn cần xem xét và một yếu tố có thể nổi bật là nguyên nhân gốc rễ.
Mẫu phân tích nguyên nhân gốc hiệu quả này là lựa chọn tốt nếu bạn cần một cách để brainstorm các nguyên nhân tiềm ẩn một cách trực quan trong khi vẫn sử dụng kỹ thuật 5 câu hỏi tại sao. Mẫu này có phong cách tương tự như các công cụ lập bản đồ quy trình, vì vậy là lựa chọn tuyệt vời nếu đó là công cụ mà nhóm của bạn đã quen sử dụng.
Định dạng bảng trắng là lý tưởng để giải quyết vấn đề và nhanh chóng ghi chú ý tưởng với những người khác trong thời gian thực hoặc không đồng bộ, sau đó sắp xếp chúng thành một sơ đồ rõ ràng và súc tích hơn. ?
5. Mẫu kế hoạch hành động cải thiện hiệu suất ClickUp
Tìm ra nguyên nhân gốc rễ không phải là một quá trình tức thời. Quá trình này cần thời gian và bao gồm nhiều nhiệm vụ nghiên cứu khác nhau, với thời hạn, độ phức tạp và ngày đáo hạn. Ghi lại tiến độ của bạn trong quá trình thực hiện với sự trợ giúp của Mẫu kế hoạch hành động cải thiện hiệu suất của ClickUp.
Mục tiêu của mẫu này là giúp bạn duy trì sự tổ chức khi thực hiện quy trình 5 câu hỏi tại sao hoặc sau khi bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ. Ghi lại tên chương trình và người quản lý dự án, sau đó xem danh sách các công việc liên quan được giao cho dự án. Thêm người được giao, trạng thái, ngày đáo hạn, mức độ phức tạp của công việc, ngày bắt đầu và bộ phận.
Sử dụng mẫu này để hỗ trợ bạn trong quá trình thực hiện quy trình RCA hoặc như một cách để theo dõi các công việc bạn xác định là kết quả của báo cáo phân tích nguyên nhân gốc rễ. Đây là một cách hữu ích để duy trì sự tổ chức và tập trung vào các công việc và mục tiêu của bạn. ?
6. Mẫu phân tích thời gian ClickUp
Khi bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ, vấn đề sẽ không tự động dừng lại. Bạn cần theo dõi tiến độ theo thời gian để đảm bảo vấn đề đã được giải quyết. Theo dõi các công việc sản xuất khó khăn với Mẫu phân tích thời gian của ClickUp.
Xem nhanh mức năng suất của nhóm và kiểm tra các điểm nghẽn. Xem công việc nào cần thực hiện, đang tiến độ hay đã hoàn thành.
Đánh mã màu cho sản phẩm, bộ phận, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và dây chuyền sản xuất để nhanh chóng theo dõi tiến độ. Ghi lại ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, số lượng công nhân, chi phí công nhân và thời gian ngừng hoạt động. ⌚
Mẫu nguyên nhân gốc lấy cảm hứng từ 5 câu hỏi tại sao là một bổ sung tuyệt vời cho thư viện của bạn nếu các nhóm của bạn thường xuyên làm việc trong lĩnh vực sản xuất và vận chuyển, cho dù là sản phẩm vật lý hay kỹ thuật số. Sử dụng mẫu này cùng với phần mềm quản lý sự cố để theo dõi thời gian nhàn rỗi và hành động chiến lược hơn khi giải quyết các vấn đề.
7. Mẫu bài học kinh nghiệm của ClickUp
Trong môi trường bận rộn, kết thúc một dự án có nghĩa là bạn sẽ ngay lập tức bắt tay vào dự án tiếp theo — và bạn có thể bỏ lỡ cơ hội phát hiện các vấn đề đang diễn ra. Sử dụng Mẫu Bài học kinh nghiệm của ClickUp để xem xét chi tiết dự án của bạn về cả kết quả tích cực và tiêu cực.
Mẫu dạng danh sách này cung cấp cho nhóm dự án và người quản lý kiểm soát dự án của bạn không gian để khám phá các bài học kinh nghiệm thu được trong suốt dự án. Chia sẻ mối quan tâm hoặc điểm nổi bật, đồng thời thêm mô tả chi tiết, người được giao, cờ ưu tiên và ngày đáo hạn. Ghi lại bạn đã xem xét mối quan tâm đó hay chưa và tác động của nó đối với dự án.
Sử dụng Mẫu bài học kinh nghiệm như một phần của quy trình làm việc sau dự án cùng với phân tích 5 lý do để xác định những thách thức tiềm ẩn trong tương lai và chủ động khắc phục chúng. Đây cũng là cơ hội để ăn mừng những thành công trong dự án, để bạn có thể mang những thói quen tích cực đó vào dự án tiếp theo. ?
8. Mẫu ClickUp 4Ls Retro
Một cách hiệu quả khác để đánh giá tiến độ dự án là sử dụng phương pháp tổng kết 4Ls. Sử dụng Mẫu tổng kết 4Ls của ClickUp để khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến trung thực về dự án một cách rõ ràng và súc tích.
Quy trình 4L khuyến khích bạn chia sẻ những điều bạn yêu thích, mong muốn, ghét bỏ và học được về các cột mốc khác nhau và những khoảnh khắc quan trọng của dự án. Mẫu này giúp bạn ghi lại những điều này một cách có tổ chức, kèm theo hướng dẫn hữu ích cho các thành viên trong nhóm về cách sử dụng.
Công cụ tổng kết dự án này là cách lý tưởng để thu thập ý kiến và cảm nhận của từng thành viên trong nhóm dự án của bạn, cùng với phân tích 5 lý do. Phản hồi của họ có thể giúp bạn thu được những thông tin quý giá mà có thể không xuất hiện trong cuộc họp tổng kết truyền thống. ✨
9. Mẫu tổng kết dự án ClickUp
Phân tích dự án là một cách hữu ích để hiểu những gì đã diễn ra tốt và những gì chưa tốt, nhưng thông tin này không phải lúc nào cũng được ghi lại hoặc thực hiện. Mẫu Phân tích dự án của ClickUp cung cấp cho bạn một cách mới để tiếp cận phân tích dự án, với các nhiệm vụ mà bạn có thể phân công và theo dõi tiến độ. ⚒️
Mẫu lấy cảm hứng từ phương pháp 5 câu hỏi tại sao này lấy dự án truyền thống và biến nó trở nên có tổ chức và hấp dẫn nhờ cách tiếp cận theo kiểu bảng đầy màu sắc. Ghi lại những gì đã diễn ra tốt, những gì không, bài học kinh nghiệm, giải pháp thay thế và giải thích rõ ràng trong một không gian duy nhất.
Thêm các công việc và công việc con bên dưới, rồi phân công cho từng cá nhân. Thêm ngày đáo hạn, lĩnh vực liên quan và nhóm chịu trách nhiệm để phản hồi của bạn được sắp xếp gọn gàng và có ý nghĩa.
Sử dụng mẫu này như một cách thú vị hơn để ghi lại suy nghĩ của bạn khi tổ chức một cuộc họp tổng kết dự án. Khuyến khích mọi người đóng góp trực tiếp vào bảng hoặc sử dụng bảng này như một nơi để sắp xếp bất kỳ ý kiến nào được nêu ra trong cuộc họp tổng kết dự án của bạn.
10. Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ trong Excel
ClickUp miễn phí sử dụng và đi kèm với một bộ sưu tập lớn các mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ, nhưng đôi khi nhóm của bạn chưa sẵn sàng để chuyển đổi hoặc bạn được yêu cầu tìm một giải pháp phần mềm cụ thể. Trong trường hợp đó, mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ Excel lấy cảm hứng từ 5 câu hỏi tại sao là lựa chọn tốt nhất mà chúng tôi tìm thấy.
Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ đơn giản cho phép bạn ghi lại vấn đề, nguyên nhân gốc rễ và các giải pháp hiệu quả tiềm năng một cách chi tiết. Có nhiều không gian để thêm mô tả, ưu tiên, biện pháp giảm thiểu và kết quả.
Nếu bạn bị giới hạn trong việc sử dụng Excel, đây là một lựa chọn tốt vì nó cung cấp cho bạn một nơi tập trung để ghi lại nguyên nhân gốc rễ và các giải pháp khả thi cho tất cả các dự án. Định dạng bảng rất hiệu quả nếu bạn thích cách tiếp cận ít trực quan hơn để cải thiện quy trình kinh doanh và chỉ muốn ghi lại thông tin để sau đó sử dụng trong báo cáo phân tích nguyên nhân gốc rễ cho các bên liên quan. ?
Cách thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ
Bây giờ bạn đã có một số mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ để lựa chọn, bạn có thể đang tự hỏi làm thế nào để áp dụng chúng vào thực tế.
Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng bất kỳ mẫu nào ở trên:
- Xác định vấn đề hoặc vấn đề: Nêu rõ vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết và lý do tại sao nó quan trọng.
- Thu thập dữ liệu và thông tin: Thu thập càng nhiều thông tin càng tốt, từ các nguồn và góc độ khác nhau.
- Xác định nguyên nhân trực tiếp: Sử dụng dữ liệu và thông tin của bạn để xác định điều gì đã kích hoạt vấn đề hoặc sự cố.
- Hỏi "tại sao?" năm lần: Sau khi xác định được nguyên nhân trực tiếp, hãy sử dụng kỹ thuật 5 whys để đào sâu hơn và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
- Sử dụng mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ: Chọn một trong các mẫu trên phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và điền vào kết quả phân tích của bạn.
- Brainstorm các giải pháp tiềm năng: Sau khi xác định được nguyên nhân gốc rễ, hãy brainstorm các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề.
- Thực hiện và giám sát các giải pháp: Áp dụng giải pháp đã chọn và theo dõi hiệu quả của giải pháp đó theo thời gian.
Tiết kiệm thời gian với các mẫu phân tích nguyên nhân gốc miễn phí này
Việc hiểu nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề cần có thời gian và thường phải có sự nỗ lực của cả một nhóm điều tra để thực hiện thành công. Sử dụng các ví dụ và mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ này để giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng, đồng thời nhanh chóng tìm ra nguyên nhân cơ bản.
Hầu hết các mẫu được giới thiệu ở đây đều có trong ClickUp — trung tâm năng suất tối ưu cho các nhóm và công ty. Nền tảng của chúng tôi cung cấp cho bạn một nơi tập trung cho các nhiệm vụ, bảng điều khiển, mục tiêu, tài liệu, trò chuyện, bảng trắng và hơn thế nữa. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và tìm ra cách tốt hơn để không chỉ ghi lại RCA mà còn tổ chức toàn bộ công việc của bạn.