Làm thế nào để có tổ chức hơn trong công việc? Mẹo và thủ thuật thực tế

Một ngày làm việc đã trôi qua, bạn đã làm việc như một nhà vô địch, nhưng bạn vẫn chưa hoàn thành tất cả công việc của mình. Mức độ căng thẳng của bạn đang tăng cao, công việc cứ chồng chất, bạn cảm thấy như mình sắp bùng nổ.

Bạn tự hỏi: "Làm thế nào mà mọi người khác có thể xử lý công việc của họ một cách dễ dàng như vậy? Có phải Jim và Dwight, hai đồng nghiệp của tôi, thông minh hơn tôi?" Không, họ không thông minh hơn bạn. Khóa học thành công trong công việc của họ nằm ở khả năng tổ chức tốt. 💡

Có lẽ bạn đang nghĩ, 'Tôi biết điều đó, nhưng tôi không thể làm được. ' Bạn có thể làm được. Tổ chức không phải là điều bẩm sinh, bạn có thể phát triển nó qua thực hành.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp 15 mẹo thiết thực để bạn trở nên có tổ chức hơn trong công việc và đạt được nhiều thành quả hơn trong thời gian ngắn hơn.

Sự thiếu tổ chức trong công việc ảnh hưởng đến nhóm của bạn như thế nào?

Tổ chức công việc kém làm giảm năng suất và tăng căng thẳng. Đôi khi, bạn mất kiểm soát khối lượng công việc, bỏ lỡ thời hạn và cơ hội phát triển, và cảm thấy kiệt sức. Điều này tất nhiên làm tăng mức độ căng thẳng của bạn, và bạn sẽ bị mắc kẹt trong một vòng luẩn quẩn không có lối thoát.

Mọi thứ trở nên tồi tệ hơn khi bạn làm việc trong một nhóm. Sự thiếu tổ chức của một thành viên có thể dẫn đến giao tiếp kém, phân bổ nguồn lực không công bằng hoặc không hiệu quả, tinh thần làm việc thấp, không hoàn thành công việc đúng hạn, khách hàng không hài lòng và thậm chí là xung đột.

Khi bạn là thành viên của một nhóm, bạn là một bánh răng trong bánh xe — nếu một bộ phận bị hỏng, bánh xe sẽ không thể chuyển động. Bằng cách cải thiện kỹ năng tổ chức, bạn giữ cho cỗ máy nhóm hoạt động trơn tru và tiến tới mục tiêu của mình. ⚙️

Lợi ích của việc có tổ chức trong công việc

Tổ chức công việc tốt giúp giảm căng thẳng, nâng cao năng suất và hiệu quả, hoàn thành công việc đúng hạn. Theo thời gian, kỹ năng tổ chức tốt có thể giúp bạn thăng tiến và có cơ hội phát triển, đồng thời giúp bạn tạo dựng danh tiếng là một thành viên tận tụy với thói quen làm việc tuyệt vời.

Nếu bạn là thành viên của một nhóm, đồng nghiệp sẽ nhận ra bạn là người đáng tin cậy và không ngại làm việc cùng bạn trong các dự án. Ngoài ra, bạn sẽ không gặp khó khăn trong giao tiếp với đồng nghiệp và hoàn thành công việc đúng hạn, đảm bảo dự án không bị chậm trễ.

15 kỹ thuật thực tế để trở nên có tổ chức hơn trong công việc

Chúng tôi đã tổng hợp 15 mẹo và chiến lược tổ chức để nâng cao kỹ năng của bạn, giúp bạn đạt được các mục tiêu liên quan đến công việc.

1. Tập trung công việc của bạn với nền tảng quản lý tài liệu

Việc chuyển đổi giữa các ứng dụng và nền tảng để tìm kiếm thông tin cần thiết có thể khiến bạn mệt mỏi và mất tập trung. Nâng cao kỹ năng tổ chức của bạn bằng cách tập trung công việc của bạn với ClickUp Docs.

Tính năng nổi bật này là trung tâm quản lý tài liệu — cho phép bạn tạo, quản lý, chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu liên quan đến công việc.

Sổ tay nhân viên, thông tin dự án, tài liệu kỹ thuật, hợp đồng, báo cáo lương, hóa đơn hoặc hồ sơ chi phí — đảm bảo tất cả được an toàn và bảo mật trong ClickUp Docs. Làm việc với nhóm của bạn để hoàn thiện các tài liệu hiện có và tạo tài liệu mới với khả năng tùy chỉnh tối đa.

Giữ mọi thứ gọn gàng trong một nơi duy nhất có thể giảm stress và đảm bảo bạn không lãng phí thời gian tìm kiếm các tệp quan trọng.

2. Chia khối lượng công việc thành các công việc nhỏ

Giả sử bạn là một nhà báo và phải hoàn thành một bài báo dài vào cuối tuần. Thay vì hoảng loạn về số lượng từ bạn cần viết, hãy chia khối lượng công việc thành các công việc nhỏ hơn.

Giả sử bạn có 9.000 từ phải viết trong năm ngày. Bài viết có 30 tiêu đề phụ, nghĩa là bạn có thể hoàn thành sáu tiêu đề mỗi ngày. Hoặc, bạn có thể đặt mục tiêu số từ hàng ngày. Việc đạt được những mục tiêu hàng ngày sẽ giúp bạn đi đúng hướng và theo dõi tiến độ của mình.

Nhiệm vụ ClickUp có thể giúp bạn tổ chức và quản lý khối lượng công việc mà không cảm thấy quá tải. Tính năng này phù hợp cho những người làm việc độc lập và trong nhóm. Thêm người được giao, đặt ưu tiên, chia công việc thành các công việc con, theo dõi và quản lý thời gian, thêm chi tiết bằng Trường Tùy chỉnh và tham gia vào quá trình tổ chức. 🚂

3. Tổ chức ngày của bạn trong bảng Kanban

Bảng Kanban là một công cụ quản lý dự án Agile, nhưng nó có liên quan gì đến tổ chức? Nếu sử dụng đúng cách, bảng này có thể giúp hình dung quy trình làm việc và cải thiện kỹ năng quản lý công việc của bạn.

Chia công việc của bạn thành các công việc và nhóm chúng theo trạng thái hoặc tiêu chí khác tùy chọn. Ví dụ: bạn có thể tạo ba danh mục:

Sắp xếp các công việc của bạn vào danh mục tương ứng và di chuyển chúng khi bạn hoàn thành để duy trì sự tập trung và theo dõi khối lượng công việc của mình.

Bảng Kanban ClickUp cung cấp giao diện kéo và thả và rất nhiều tùy chọn tùy chỉnh, vì vậy bạn sẽ không thể sai lầm khi sử dụng chúng. Ngoài ra, chúng hỗ trợ sự hợp tác trong nhóm và phù hợp với các dự án phức tạp hơn.

4. Hoàn thiện cách sắp xếp bàn làm việc của bạn

Nghiên cứu cho thấy rằng sự bừa bộn có thể gây ra căng thẳng, dẫn đến sự thiếu tổ chức, trì hoãn và hỗn loạn. Hơn nữa, một bàn làm việc bừa bộn có thể là dấu hiệu cảnh báo đối với đồng nghiệp của bạn — họ có thể coi bạn là người thiếu tổ chức và không quan tâm.

Dọn dẹp bàn làm việc sẽ không giải quyết được gốc rễ của vấn đề. Nhưng đó chắc chắn là bước đầu tiên để trở lại đúng hướng. Nhiều người cho biết họ cảm thấy năng suất hơn khi dọn dẹp bàn làm việc. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên — khi bạn có một môi trường làm việc gọn gàng, bạn có thể di chuyển dễ dàng, ít bị phân tâm và cảm thấy bớt áp lực hơn. Điều này cũng áp dụng cho các thiết bị kỹ thuật số của bạn. Loại bỏ các tệp tin lộn xộn trên máy tính và ứng dụng di động để tạo không gian cho thông tin có giá trị cao.

Loại bỏ các giấy tờ không cần thiết, sắp xếp tài liệu của bạn vào các ngăn có nhãn, sử dụng hộp lưu trữ và biến mình thành một cỗ máy năng suất. 🤖

5. Hình dung quy trình làm việc bằng bản đồ tư duy

Nếu bạn là người thích hình ảnh, hãy thử nâng cao kỹ năng tổ chức bằng bản đồ tư duy — các sơ đồ phác thảo ý tưởng, suy nghĩ và quy trình làm việc của bạn.

Bạn có thể viết kế hoạch của mình ra giấy hoặc sử dụng một tùy chọn nâng cao như Bản đồ Tư duy ClickUp. Ngoài việc cho phép bạn vẽ bản đồ quy trình của mình một cách trực quan, tính năng này còn cho phép bạn kết nối các nhiệm vụ, tạo mối quan hệ phụ thuộc và mời các thành viên trong nhóm đóng góp. Điều này đảm bảo bạn luôn nắm rõ các nhiệm vụ hiện tại và trong tương lai!

Nếu bạn không muốn hoặc không biết cách tạo bản đồ tư duy từ đầu, hãy sử dụng một trong các mẫu bản đồ tư duy của ClickUp.

6. Nâng cao sự tập trung với phương pháp Pomodoro

Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian thường bao gồm làm việc trong 25 phút và nghỉ 5 phút, sau đó nghỉ dài hơn (thường là 15 phút) sau bốn khoảng thời gian làm việc.

Kỹ thuật này có thể giúp giảm thiểu sự phân tâm, tăng cường sự tập trung, duy trì động lực và giảm bớt mệt mỏi tinh thần.

Tùy thuộc vào công việc và mức độ tập trung của bạn, bạn có thể điều chỉnh thời gian nghỉ giữa các khoảng thời gian. Ví dụ, bạn có thể làm việc trong 30 phút và nghỉ 7 phút nếu thấy cách này hiệu quả hơn với mình.

Mặc dù Pomodoro đã chứng minh tính hữu ích đối với nhiều người, nhưng không phải ai cũng thích phương pháp này. Nếu phương pháp này không hiệu quả với bạn, đừng ép buộc bản thân — còn rất nhiều lựa chọn khác để cải thiện khả năng tổ chức.

7. Sử dụng ứng dụng theo dõi mục tiêu

Đạt được mục tiêu mang lại sự hài lòng và động lực. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tổ chức, bạn có thể sử dụng các ứng dụng theo dõi mục tiêu. Chúng cho phép bạn chia nhỏ ngày làm việc thành các mục tiêu nhỏ hơn và gạch bỏ chúng khỏi danh sách công việc khi hoàn thành.

Các tính năng như nhắc nhở và theo dõi thời gian giúp bạn không lạc khỏi con đường đã vạch ra. Sử dụng các ứng dụng có biểu đồ tiến độ để theo dõi kết quả và xem bạn đã tiến bộ như thế nào theo thời gian.

Điểm tốt của các ứng dụng này, so với việc viết mục tiêu của bạn ra giấy, là tính linh hoạt. Bạn có thể nhanh chóng thay đổi các cột mốc của mình khi đạt được tiến độ và nỗ lực cải thiện liên tục.

8. Học cách ưu tiên công việc

Nguồn gốc của các vấn đề tổ chức của bạn có thể nằm ở việc sắp xếp thứ tự ưu tiên kém. Sự thật là, không phải mọi việc bạn làm đều có tầm quan trọng như nhau. Cố gắng làm tất cả mọi việc cùng một lúc sẽ dẫn đến thiếu tập trung và lãng phí năng lượng và thời gian cho những công việc không cần phải hoàn thành ngay lập tức.

ClickUp và hơn 15 chế độ xem có thể giúp bạn xếp hạng các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên. Bạn bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả các nhiệm vụ của mình. Sau đó, bạn:

Bạn có thể đặt thời hạn, xác định nỗ lực cần thiết để hoàn thành công việc hoặc thêm tiêu chí khác để giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả. Thỉnh thoảng, hãy quay lại danh sách công việc của bạn và sắp xếp lại nếu cần.

9. Đừng ngần ngại giao việc cho người khác

Cố gắng hoàn thành mọi việc một mình và từ chối sự giúp đỡ của đồng nghiệp thể hiện sự tận tụy, nhưng điều đó có thể nhanh chóng làm bạn kiệt sức. Nếu bạn làm việc trong một nhóm, đừng ngại phân công công việc cho đồng nghiệp — chia sẻ khối lượng công việc sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống và công việc, đồng thời đảm bảo bạn có đủ thời gian để sắp xếp công việc hàng ngày mà không cảm thấy quá tải hoặc căng thẳng.

Việc phân công công việc có thể khó khăn hơn nếu bạn làm việc từ xa. May mắn thay, các công cụ như ClickUp cho phép bạn và nhóm của bạn làm việc như một thể và giao tiếp rõ ràng ngay cả khi không ở cùng một địa điểm.

10. Tạo danh sách công việc cần làm

Danh sách việc cần làm là nền tảng của sự tổ chức tốt. Cho dù bạn đang lập danh sách mua sắm hay tóm tắt lịch trình công việc, việc lập danh sách việc cần làm có thể giúp bạn hoàn thành công việc trong ngày một cách suôn sẻ.

Bạn có thể làm theo cách truyền thống — lấy bút và giấy và ghi lại các công việc của mình để tập trung và có tổ chức. Hoặc, bạn có thể sử dụng mẫu ClickUp với các phần được tạo sẵn để quản lý quy trình làm việc của mình. Dù bạn chọn cách nào, bạn cũng nên sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên và đặt thời hạn hoàn thành để tránh trì hoãn.

11. Giảm thiểu sự phân tâm

Những yếu tố gây xao lãng là kẻ thù lớn nhất của bạn — điện thoại, TV, môi trường lộn xộn và mạng xã hội liên tục làm bạn mất tập trung vào công việc.

Nếu muốn tập trung, bạn phải loại bỏ mọi yếu tố gây xao lãng. Tất nhiên, điều này không có nghĩa là vứt bỏ các thiết bị của bạn. Thay vào đó, hãy đặt điện thoại ở chế độ DND (không làm phiền), tắt TV và tạm dừng thông báo trên mạng xã hội. Dọn dẹp bàn làm việc và không gian xung quanh để đảm bảo không có gì làm bạn mất tập trung.

12. Sử dụng lịch để theo dõi công việc của bạn

Nếu bạn muốn cải thiện khả năng tổ chức của mình, bạn cần bắt đầu suy nghĩ trước và ghi chép mọi việc vào lịch có thể là con đường dẫn bạn đến thành công. Bạn có cuộc họp quan trọng trong hai tuần nữa? Hãy ghi lại để không quên. Ghi chép mọi việc, từ những công việc nhỏ đến những dự án và sự kiện lớn.

Bạn cũng có thể thêm các mục cá nhân và phân công công việc trên lịch. Bằng cách đó, bạn sẽ tránh được sự trùng lặp và nhầm lẫn, đồng thời có cái nhìn rõ ràng về thời gian rảnh và khối lượng công việc của mình.

Chế độ xem Lịch ClickUp có thể giúp bạn lập kế hoạch và quản lý dòng thời gian và lịch trình, mã hóa màu sắc cho các mục nhập để dễ dàng điều hướng và đặt ưu tiên.

13. Dành thời gian nghỉ ngơi đều đặn

Bạn không phải là máy móc và không thể làm việc liên tục — nghỉ ngơi thường xuyên là một phần quan trọng của một ngày làm việc lành mạnh. Trong giờ nghỉ, bạn có thời gian để giải tỏa căng thẳng, tập trung lại và nghỉ ngơi. Ngoài ra, bạn có thể vươn vai và hít thở không khí trong lành.

Khi bạn không nghỉ ngơi, sự tập trung của bạn chắc chắn sẽ giảm sút vào một lúc nào đó. Bạn sẽ cảm thấy quá tải và kiệt sức, do đó hiệu suất làm việc sẽ giảm sút. Công việc của bạn sẽ chồng chất, bạn sẽ mất kiểm soát các ưu tiên và khối lượng công việc, dẫn đến sự lộn xộn.

Nghỉ giải lao có vẻ như là một sự lãng phí thời gian, nhưng thực ra nó giúp tăng năng suất của bạn. Hãy lên lịch nghỉ giải lao một cách khôn ngoan và hoàn thành công việc của bạn một cách xuất sắc.

14. Hãy thử phân chia thời gian thành các khối

Việc lập lịch trình chi tiết có giúp bạn có trách nhiệm và tổ chức hơn không? Bạn có thể thử kỹ thuật phân chia thời gian — một kỹ thuật năng suất dựa trên việc chia ngày của bạn thành các khoảng thời gian dành riêng cho các công việc khác nhau. Danh sách công việc kết hợp lịch này có thể giảm thiểu lãng phí thời gian và giúp bạn tập trung vào mục tiêu của mình.

Xây dựng lịch trình của bạn từ đầu hoặc sử dụng một trong các mẫu phân chia thời gian của ClickUp. Lập danh sách tất cả các công việc liên quan đến công việc và cá nhân, thêm phạm vi thời gian và tận hưởng cảm giác thành công khi bạn tuân thủ lịch trình của mình.

15. Tạo thói quen hàng ngày

Giờ làm việc linh hoạt và làm việc từ xa cho bạn tự do làm việc khi bạn cảm thấy năng suất cao nhất. Điều này không có nghĩa là bạn lười biếng và trì hoãn công việc đến phút chót.

Nhiều người thấy việc tạo thói quen rất hữu ích. Nghiên cứu cho thấy hành vi có thể trở thành thói quen khi được thực hiện liên tục. Điều này có nghĩa là nếu bạn bắt đầu làm việc lúc 9 giờ sáng mỗi ngày, cuối cùng nó sẽ trở thành thói quen miễn là bạn tuân thủ lịch trình.

Tạo một thói quen không chỉ tập trung vào công việc. Đi dạo trước khi bắt đầu ngày làm việc, lên lịch nghỉ ngơi và thưởng cho bản thân vì đã tuân thủ kế hoạch bằng cách xem tập mới của bộ phim truyền hình mà bạn đã thêm vào danh sách công việc! 📺

3 mẫu để giữ công việc có tổ chức

Các mẫu có sẵn các phần có thể giúp bạn sắp xếp công việc, lập kế hoạch cho ngày của mình và duy trì sự tập trung. Hãy xem ba mẫu ClickUp này để trở thành một chuyên gia tổ chức! 🧙

1. Mẫu kế hoạch công việc đơn giản của ClickUp

Bạn cần hình dung các nhiệm vụ và dòng thời gian của mình? Mẫu Kế hoạch công việc đơn giản của ClickUp cung cấp nền tảng để tạo lịch trình chi tiết, sắp xếp khối lượng công việc và hợp tác với nhóm của bạn.

Mẫu này cung cấp hai chế độ xem: Kế hoạch dự án và Gantt dự án.

Chế độ xem Kế hoạch dự án là nơi bạn liệt kê tất cả các công việc và cung cấp thông tin về chúng bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh. Theo mặc định, bạn sẽ thấy Người được giao, Ngày bắt đầu và Ngày đáo hạn, Ưu tiên, Giai đoạn dự án, Tiến độ dự án và Nhận xét. Bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết nhất có thể và giữ cho mọi người luôn cập nhật.

Chế độ xem Dự án Gantt hiển thị công việc từ chế độ xem trước đó trong biểu đồ Gantt. Chế độ này giúp bạn hiểu dòng thời gian và ngăn chặn sự trùng lặp, từ đó tăng cường tổ chức trên toàn bảng.

2. Mẫu danh sách việc cần làm đơn giản của ClickUp

Tổ chức và quản lý quy trình công việc không phức tạp khi bạn sử dụng các công cụ phù hợp. Mẫu ClickUp Simple To-Dos là lựa chọn hoàn hảo cho bất kỳ ai muốn tạo bản tóm tắt công việc dễ theo dõi.

Với mẫu này, bạn có hai chế độ xem Danh sách và một chế độ xem Bảng. Chế độ xem đầu tiên, chung hơn, là Tất cả công việc, nơi bạn sẽ nhập nhiệm vụ của mình và của nhóm. Bạn có thể thêm:

Chế độ xem tự động phân loại các công việc theo trạng thái (Cần làm, Đang tiến hành, Bị chặn hoặc Hoàn thành) để dễ dàng điều hướng hơn.

Để sắp xếp các nhiệm vụ thêm, chế độ xem Công việc ưu tiên sẽ lọc ra các công việc khẩn cấp mà bạn đã đánh dấu là ưu tiên cao. Chế độ này giúp bạn loại bỏ những công việc không quan trọng và tập trung vào những công việc cần được xử lý ngay lập tức.

Chế độ xem Bảng trạng thái là bảng Kanban biến các nhiệm vụ của bạn thành các thẻ được nhóm theo trạng thái. Sử dụng giao diện kéo và thả của ClickUp để di chuyển các thẻ và sắp xếp công việc của bạn.

3. Mẫu Lịch trình hàng ngày ClickUp

Một trong những việc hiệu quả nhất bạn có thể làm để nâng cao kỹ năng tổ chức là lập kế hoạch chi tiết cho các nhiệm vụ của mình. Bằng cách đó, bạn sẽ luôn có trách nhiệm, kiểm soát tối đa một ngày của mình và giảm thiểu rủi ro bỏ sót công việc. Mẫu Lập kế hoạch hàng ngày ClickUp là một giải pháp đơn giản cho các vấn đề tổ chức của bạn.

Theo mặc định, mẫu tập trung vào các mục tiêu cá nhân của bạn. Chế độ xem Tất cả nhiệm vụ hiển thị các nhiệm vụ được nhóm thành hai danh mục: Theo dõi thói quen và Nhiệm vụ cá nhân. Tuy nhiên, vì các mẫu ClickUp nổi tiếng về khả năng tùy chỉnh, bạn có thể thay đổi chế độ này để hiển thị cả các nhiệm vụ quá hạn.

Sử dụng Trường Tùy chỉnh (như Trạng thái, Người được giao, Ngày đáo hạn và Ưu tiên) để cung cấp chi tiết về công việc của bạn và quản lý quy trình làm việc một cách tự tin.

Chế độ xem Bảng hiển thị các công việc của bạn trên bảng Kanban, trong khi chế độ xem Lịch giúp bạn lập kế hoạch dòng thời gian và lịch trình.

Giữ công việc của bạn có tổ chức với ClickUp

Sự thiếu tổ chức có thể cản trở bạn tỏa sáng như ngôi sao mà bạn vốn có. ⭐

Dù nguyên nhân khiến bạn thiếu tổ chức là gì, ClickUp có thể giúp bạn. Các mẫu, tích hợp với hơn 1.000 ứng dụng, hơn 15 chế độ xem, tùy chọn lập bản đồ quy trình và công cụ quản lý thời gian của ClickUp có thể giúp bạn đi đúng hướng và trở thành chuyên gia tổ chức.

Hãy dùng thử phiên bản miễn phí của ClickUp và tìm hiểu lý do tại sao thế giới lại phát cuồng vì nền tảng thân thiện với người dùng này!