Hướng dẫn dọn dẹp kỹ thuật số để tạo không gian làm việc năng suất

Dọn dẹp không gian làm việc kỹ thuật số có thể là một trải nghiệm thay đổi cuộc chơi... khi bạn có các công cụ và thói quen phù hợp để sắp xếp một cách có mục đích. Nếu bạn đã trì hoãn việc sắp xếp hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn tệp tin, bạn không đơn độc!

Công việc xây dựng một hệ thống lưu trữ bền vững, xứng đáng được đăng lên Pinterest đối với tôi giống như một công việc nhàm chán. Điều đó đã thay đổi sau khi tôi hoàn thành một vài dự án dọn dẹp đơn giản. Giờ đây, tôi cảm thấy được truyền cảm hứng từ không gian làm việc của mình, và đó cũng là điều tôi muốn cho bạn!

Bạn có thể đang bối rối không biết bắt đầu từ đâu và tự hỏi: "Sạch là sạch đến mức nào?" Tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện tám dự án dọn dẹp kỹ thuật số dễ thực hiện và cách ClickUp có thể giúp bạn xây dựng thói quen tổ chức ngay lập tức. 🌱

Hành trình đến tư duy gọn gàng trong thế giới số

Chúng ta có trách nhiệm thường xuyên rời xa công nghệ để kiểm tra sức khỏe của mình. Sự thật là, suy nghĩ "lưu lại để phòng hờ" là điều khuyến khích xu hướng tích trữ dữ liệu kỹ thuật số, vốn là kẻ thù của năng suất làm việc.

Để kiểm soát các thiết bị lộn xộn, trước tiên, chúng ta cần xác định những yếu tố gây ra tình trạng này.

Màn hình máy tính

Ứng dụng công việc

Điện thoại di động/Máy tính bảng

Tin tốt là, một khi bạn bắt đầu xây dựng thói quen tổ chức, lượng việc cần làm để dọn dẹp sẽ giảm dần theo thời gian! ✨

Vậy thì, bạn sẽ cảm thấy thế nào khi bắt đầu quá trình dọn dẹp thiết bị của mình? Ban đầu, bạn có thể cảm thấy choáng ngợp:

Kèm theo một vài tiếng cười vui vẻ khi nhớ lại những kỷ niệm xưa:

Cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm khi dự án hoàn thành.

Trước khi bắt đầu, điều quan trọng cần ghi chú là bạn không cần phải làm theo hướng dẫn này một cách máy móc để có được quy trình dọn dẹp hoàn hảo. Hãy tự do sắp xếp theo cách bạn thường làm, nhưng tôi khuyến khích bạn thử nghiệm một chút! 🧠💡

Dưới đây là tám dự án dọn dẹp kỹ thuật số bạn có thể thực hiện để bắt đầu hành trình dọn dẹp kỹ thuật số của mình.

8 dự án dọn dẹp kỹ thuật số

1️⃣ Xóa thư mục Tải xuống

Tải xuống PDF ngẫu nhiên và ảnh chụp màn hình trùng lặp — chúng phải biến mất! Bắt đầu bằng cách sắp xếp thư mục này thành danh sách và sắp xếp theo loại tệp để dễ dàng xóa chúng theo nhóm. Điều này giúp tôi nhanh chóng tìm và xóa tất cả các tệp PNG, Zip Archives, GIF và HTML từ các dự án trước đây mà tôi biết là không còn cần nữa. Sau khi hoàn tất việc dọn dẹp ban đầu, hãy chuyển sang phần còn lại cần chú ý thêm. 🔎

Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy chọn một tệp (hoặc nhóm tệp) và nhấn thanh không gian để xem trước tệp. Sau đó, nhấn thanh không gian một lần nữa để đóng tệp. Bạn sẽ dọn dẹp nhanh hơn thay vì mở và đóng từng tệp riêng lẻ!

2️⃣ Sắp xếp Google Drive của bạn

Google Drive tương tự như thư mục Tải xuống vì nó có thể nhanh chóng chứa đầy các bản sao của các tài liệu không cần thiết. Sắp xếp các tệp của bạn theo chế độ xem dạng lưới hoặc danh sách và xóa bất kỳ thứ gì không còn cần thiết. 🗑

Mẹo #1: Tổ chức Google Drive của bạn một bước nữa bằng cách thay đổi trang chủ mặc định từ My Drive thành Priority. Điều này sẽ giúp bạn cảm thấy bớt choáng ngợp khi nhìn vào toàn bộ thư viện thay vì chỉ những thứ quan trọng khi mở Google Drive.

Ở đầu trang Ưu tiên là một vòng xoay truy cập nhanh các tệp riêng lẻ đã được mở thường xuyên. Phần dưới cùng của trang là nơi điều kỳ diệu thực sự xảy ra! Bạn có thể tạo Không gian Làm việc để truy cập các tệp quan trọng nhất hoặc hoạt động nhiều nhất mà không cần di chuyển chúng khỏi vị trí ban đầu. 📍

Mẹo #2: Nếu bạn hiếm khi sử dụng bảng Đề xuất ở đầu Google Drive, bạn có thể tắt tính năng này bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng > Cài đặt > bỏ chọn Đề xuất.

3️⃣ Hợp nhất dấu trang và phần mở rộng trình duyệt

Đánh dấu trang và phần mở rộng nên giúp chúng ta tận dụng tối đa trải nghiệm trực tuyến. Nếu khu vực này trong không gian kỹ thuật số của bạn quá lộn xộn, đây là một vài gợi ý để đơn giản hóa:

Mẹo: Không quá lời, phần mở rộng ClickUp cho Chrome là một công cụ thay đổi cuộc chơi. Khi tôi nghiên cứu cho dự án tiếp theo, tôi đánh dấu khoảng 8-12 trang web mỗi phiên. Đó là một tập hợp các nguồn văn bản, video YouTube và nguồn cảm hứng. Thay vì cài đặt và quên chúng trong một thư mục Chrome, tôi đánh dấu chúng qua phần mở rộng ClickUp cho Chrome! Nó đồng bộ hóa với tài khoản ClickUp của tôi cùng với phần còn lại của công việc của tôi cùng với một ghi chú nhanh mà tôi đã để lại cho Future Me về mục đích của nó. Nếu bạn chỉ nhớ một điều từ hướng dẫn này, hãy nhớ điều này: tải xuống phần mở rộng ClickUp cho Chrome! 🆓

4️⃣ Làm trống hộp thư đến email

Có thể chắc chắn rằng mỗi người có từ ba đến năm tài khoản email:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com hoặc Yahoo! Mail từ thời trẻ2. Gmail (vì không phải là AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail. com hoặc Yahoo! Mail từ thời trẻ)3. Tài khoản công việc4 & 5. Tài khoản với các phiên bản tên khác nhau của chúng ta

Hãy xử lý một tài khoản email trước tiên — tài khoản cá nhân hoặc công việc của bạn bằng cách sắp xếp, xóa hoặc lưu trữ tin nhắn. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, đây là một vài gợi ý:

Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng Gmail, hãy chuyển đến thanh Tìm kiếm và nhấp vào biểu tượng Hiển thị tùy chọn tìm kiếm. Tìm tất cả các email có dung lượng lớn hơn 5 MB hoặc 10 MB và xóa hoặc lưu trữ.

Sau khi dọn dẹp xong, đã đến lúc sắp xếp! Với một vài kỹ thuật, bạn có thể bắt đầu xây dựng kỹ năng quản lý email và thời gian, đồng thời dành nhiều thời gian hơn cho công việc hàng ngày. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Tránh sử dụng cấu trúc thư mục nhiều cấp để lưu trữ email. Cuối cùng, bạn sẽ bắt đầu thêm nhiều thư mục con hơn, dẫn đến tình trạng lộn xộn hơn. Bạn sẽ mất thời gian điều chỉnh hệ thống mỗi tháng để phù hợp với các công việc, dự án và thư từ mới. Thay vào đó, hãy sử dụng danh mục và nhãn cho email và di chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến. Khi cần tìm kiếm một email cụ thể, chỉ cần tìm kiếm theo thẻ hoặc tên danh mục.

2. Xây dựng thói quen kiểm tra email. Trước khi có ClickUp, một ngày làm việc "bình thường" của tôi là làm trống hộp thư đến. Cứ sau vài giờ, tôi lại đi họp, nhưng sau đó lại quay trở lại hộp thư đến. Gần cuối ngày, khoảng 3 giờ chiều, tôi bắt đầu công việc thực sự, nhưng đến lúc đó, đầu óc tôi đã mệt mỏi vì phải xử lý email cả ngày. Điều này không phải ai cũng làm được, nhưng nếu bạn rèn luyện bản thân chỉ kiểm tra email vài lần mỗi ngày, bạn có thể tạo ra những khoảng thời gian trong ngày để hoàn thành công việc.

3. Sử dụng các tính năng của nhà cung cấp email để tối ưu hóa năng suất của bạn. Phím tắt, danh mục, thẻ, quy tắc, nhãn, tất cả mọi thứ! Các tính năng này rất đáng để bạn nỗ lực học và áp dụng vì chúng giúp bạn tiết kiệm trí óc và thời gian — hai nguồn lực quan trọng mà bạn cần hàng ngày.

Nếu bạn quan tâm đến các mẹo năng suất của Outlook hoặc Gmail, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới!

5️⃣ Tải ảnh và ảnh chụp màn hình lên đám mây

Tiết kiệm không gian trên thiết bị bằng cách chuyển ảnh sang bộ lưu trữ đám mây như iCloud hoặc Google Photos. Đối với những ảnh bạn muốn giữ lại trên điện thoại, hãy xem qua thư viện và xóa các ảnh trùng lặp, ảnh meme hài hước và ảnh chụp màn hình báo thức vô tình.

Mẹo: Google Photos có tính năng phân loại ảnh và video lớn, ảnh mờ, ảnh chụp màn hình và các ứng dụng khác để nhanh chóng xem lại và xóa các tệp đó. Nếu bạn có thiết bị Apple, bạn có thể lọc theo loại phương tiện.

6️⃣ Dọn dẹp các nguồn tin trên mạng xã hội

Mạng xã hội có mang lại giá trị cho cuộc sống của bạn không? Nó có giáo dục, truyền cảm hứng hoặc khiến bạn cảm thấy kết nối với những người tích cực không? Đây có thể là dự án dọn dẹp quan trọng nhất trong danh sách này vì mọi người đều có thể làm được. Có cả một thế giới không có mạng xã hội đang chờ bạn dành thời gian để làm những việc cho bản thân hoặc với những người khác.

Nếu dọn dẹp đối với bạn có nghĩa là vô hiệu hóa các tài khoản của mình trong vài tuần hoặc vài tháng, đó là quyết định hoàn toàn của bạn! Nhưng nếu điều đó cảm thấy quá cực đoan, việc dọn dẹp đơn giản mỗi tháng một lần sẽ bắt đầu mang lại lợi ích cho sức khỏe tinh thần của bạn:

Nếu bạn quản lý tài khoản mạng xã hội cho công việc kinh doanh của mình, hãy cân nhắc sử dụng hộp thư đến mạng xã hội thống nhất. Với công cụ này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian thường dành cho việc chuyển đổi giữa các tab, tài khoản và thiết bị, đồng thời tránh bị phân tâm bởi nhiều yếu tố khác.

7️⃣ Sắp xếp màn hình chính

Xóa tất cả các ghi chú và ứng dụng không có mục đích, sau đó sắp xếp những gì còn lại. Tùy thuộc vào cách bạn muốn sắp xếp các ứng dụng, đây là một số gợi ý về cấu trúc:

1. Sắp xếp theo loại thư mục. Nhóm các ứng dụng theo mục đích sử dụng (năng suất, mạng xã hội, công việc, nhiếp ảnh, du lịch)

2. Hãy xem xét cách bạn cầm điện thoại hoặc máy tính bảng. Đặt các ứng dụng bạn cần truy cập nhanh ở các góc màn hình

3. Đánh dấu các ứng dụng bạn sử dụng nhiều nhất hoặc cần thiết nhất. Giới hạn những gì hiển thị trên các trang màn hình chính mà không cần tìm kiếm

8️⃣ Tối ưu hóa công cụ quản lý dự án của bạn

Nếu bạn sử dụng công cụ quản lý dự án cho học tập hoặc công việc, rất có thể bạn có một kho thông tin và ghi chú quý giá nằm rải rác khắp nơi trong phần mềm. Đừng lo! Tất cả chúng ta đều trải qua tình trạng lộn xộn này vì chúng ta liên tục chuyển sang những thứ mới và tiếp theo. Chúng ta tự nhủ: "Thôi, để sau làm. " 🤷‍♀️

Bắt đầu quá trình dọn dẹp bằng cách xóa bảng điều khiển tại nhà và sắp xếp các công việc đã hoàn thành:

1. Hoàn thành các công việc còn dang dở

2. Lưu trữ thư từ

3. Lưu trữ các tài liệu quan trọng (hóa đơn, bản tóm tắt dự án)

4. Xóa các báo cáo cũ không còn cần thiết

Mẹo: Chìa khóa để dự án thành công (và không căng thẳng) là tuân theo một hệ thống có thể mở rộng và đáng tin cậy. Nếu bạn có một công cụ quản lý dự án hoặc tổ chức công việc toàn diện, hãy tận dụng các tính năng có sẵn và sắp xếp công việc của bạn.

Vậy là bạn đã có 8 dự án để giải phóng không gian lộn xộn!

Sẵn sàng để dọn dẹp và sắp xếp ở cấp độ cao hơn? Hãy làm quen với ClickUp, một không gian làm việc tất cả trong một có thể tùy chỉnh để đơn giản hóa công việc và hoàn thành nhiều việc hơn. 👋

Cách sử dụng tài khoản ClickUp miễn phí để xây dựng thói quen tổ chức ngay lập tức

Không bao giờ là quá sớm để bắt đầu sắp xếp các tệp của bạn để nâng cao năng suất! Thay vì chờ đợi sự lộn xộn chồng chất, hãy dành thời gian mỗi tháng để dọn dẹp các thiết bị của bạn. Đây là nơi ClickUp kết hợp tất cả:

1. Đặt một nhiệm vụ định kỳ hàng tháng trong ClickUp để dọn dẹp không gian làm việc kỹ thuật số của bạn. Cam kết thực hiện lịch dọn dẹp kỹ thuật số mỗi tháng một lần với danh sách kiểm tra để khi đến thời gian, bạn biết chính xác việc cần làm

2. Tiết kiệm không gian trên thiết bị của bạn bằng cách sử dụng tính năng nhắc nhở và nhiệm vụ của ClickUp. Di chuyển ảnh chụp màn hình, ghi chú và tệp tin liên quan đến dự án vào Không gian Làm việc ClickUp để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào

3. Truy cập các tính năng khóa của ClickUp từ bên ngoài nền tảng trên bất kỳ thiết bị nào. Loại bỏ gánh nặng phải chuyển đổi giữa nhiều hệ thống ứng dụng để duy trì sự tổ chức và hoàn thành công việc

4. Sử dụng phần mở rộng ClickUp cho Chrome khi bạn đang duyệt internet. Thật sự, nó sẽ thay đổi cuộc chơi!

Nếu bạn mới sử dụng ClickUp, hãy tham khảo bài học dễ hiểu này từ ClickUp University để tự tin tạo nhiệm vụ dọn dẹp kỹ thuật số của mình! ⬇️

Một suy nghĩ cuối cùng

Bạn có thể làm gì với thời gian rảnh rỗi trong ngày? Học một kỹ năng mới? Ở bên những người thân yêu? Ngủ trưa?

Dù câu trả lời của bạn là gì, chúng ta đều có thể đồng ý về một điều chắc chắn: tạo ra những thói quen tích cực, bền vững sẽ giúp chúng ta cảm thấy hứng khởi, năng suất và tự tin. Chúng ta không cần những hệ thống tiên tiến nhất hay thiết lập hoàn hảo để tạm thời thúc đẩy mình hoàn thành công việc.

Bạn có thể hoàn thành mọi dự án dọn dẹp trong bài viết này mà không cần chúng. Hãy làm từ từ và nhớ rằng bằng cách làm công việc này ngay bây giờ, bạn sẽ bớt bối rối hơn theo thời gian. 😌 🖥 📱

Đăng ký nhận bản tin hàng tháng của chúng tôi để nhận thêm nhiều mẹo và xu hướng về cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả nhất trực tiếp vào hộp thư đến của bạn.