Hướng dẫn dọn dẹp kỹ thuật số để tạo ra một không gian làm việc có năng suất cao

Dọn dẹp không gian làm việc kỹ thuật số có thể là một trải nghiệm thay đổi hoàn toàn… khi bạn có những công cụ và thói quen phù hợp để sắp xếp một cách có chủ đích. Nếu bạn đã trì hoãn việc sắp xếp hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn tệp tin—bạn không phải là người duy nhất!

Công việc xây dựng một hệ thống lưu trữ bền vững và đẹp mắt như trên Pinterest từng khiến tôi cảm thấy như một công việc nhàm chán. Điều đó đã thay đổi sau khi tôi hoàn thành một vài dự án dọn dẹp đơn giản. Giờ đây, tôi cảm thấy được truyền cảm hứng từ không gian làm việc của mình, và đó chính là điều tôi mong muốn dành cho bạn!

Có thể bạn đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu và tự hỏi: “Sạch đến mức nào mới gọi là sạch?” Tôi sẽ hướng dẫn bạn qua 8 dự án dọn dẹp kỹ thuật số dễ thực hiện và cách ClickUp có thể giúp bạn hình thành thói quen tổ chức ngay lập tức. 🌱

Con đường dẫn đến tư duy dọn dẹp kỹ thuật số

Chúng ta có trách nhiệm thường xuyên bước ra khỏi công nghệ để đánh giá lại sức khỏe tinh thần của mình. Thực tế là, tâm lý “lưu lại hoặc hối tiếc” chính là nguyên nhân thúc đẩy thói quen tích trữ dữ liệu kỹ thuật số, và đây chính là kẻ thù cản trở hành trình nâng cao năng suất làm việc của chúng ta.

Để kiểm soát tình trạng lộn xộn trên các thiết bị của mình, trước tiên, chúng ta cần xác định những yếu tố nào đang góp phần gây ra sự lộn xộn đó.

Màn hình máy tính

Ứng dụng công việc

Điện thoại di động/máy tính bảng

Tin vui là, một khi bạn bắt đầu hình thành thói quen sắp xếp, lượng việc cần làm để dọn dẹp sẽ giảm dần theo thời gian! ✨

Vậy thì, bạn sẽ cảm thấy thế nào khi bắt đầu quá trình dọn dẹp các thiết bị của mình? Lúc đầu, bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp:

Tiếp theo là một vài kỷ niệm vui vẻ:

Cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hẳn khi dự án hoàn thành.

Trước khi bắt đầu, điều quan trọng cần ghi chú là bạn không nhất thiết phải tuân thủ hướng dẫn này một cách cứng nhắc để có quy trình dọn dẹp hoàn hảo. Hãy thoải mái sắp xếp theo cách bạn thường làm, nhưng tôi khuyến khích bạn thử nghiệm một chút! 🧠💡

Dưới đây là tám dự án dọn dẹp kỹ thuật số là việc cần làm để bắt đầu hành trình dọn dẹp kỹ thuật số của mình.

8 dự án dọn dẹp kỹ thuật số

1️⃣ Dọn dẹp thư mục Tải xuống

Các tệp PDF tải xuống ngẫu nhiên và ảnh chụp màn hình trùng lặp — chúng phải biến mất! Hãy bắt đầu bằng cách sắp xếp thư mục này thành danh sách công việc và phân loại theo loại tệp để dễ dàng xóa chúng theo nhóm. Điều này giúp tôi nhanh chóng tìm và xóa tất cả các tệp PNG, tệp nén Zip, GIF và thư mục HTML từ các dự án trước đây mà tôi biết mình không còn cần nữa. Sau khi hoàn thành đợt dọn dẹp ban đầu này, hãy chuyển sang phần còn lại cần sự chú ý đặc biệt. 🔎

Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy lựa chọn một tệp (hoặc một nhóm tệp) và nhấn phím cách để xem trước tệp. Sau đó, nhấn phím cách một lần nữa để đóng tệp. Bạn sẽ xử lý các tệp lộn xộn nhanh hơn thay vì phải mở và đóng từng tệp một!

2️⃣ Sắp xếp Google Drive của bạn

Google Drive cũng giống như thư mục Tải xuống vì nó có thể nhanh chóng bị lấp đầy bởi những bản sao của bản sao của bản sao của những tài liệu làm qua loa. Sắp xếp các tệp của bạn theo chế độ xem lưới hoặc xem dạng danh sách và xóa bất cứ thứ gì không còn mục đích sử dụng. 🗑

Mẹo #1: Nâng cấp việc sắp xếp Google Drive của bạn lên một bước mới bằng cách thay đổi trang chủ mặc định từ My Drive sang Ưu tiên. Điều này sẽ giúp bạn bớt cảm thấy choáng ngợp khi mở Google Drive, vì bạn sẽ chỉ nhìn thấy những thứ quan trọng thay vì toàn bộ thư viện của mình.

Ở phía trên cùng của trang Ưu tiên là một thanh cuộn truy cập nhanh các tệp riêng lẻ đã được mở thường xuyên. Phần dưới cùng của trang chính là nơi diễn ra điều kỳ diệu! Bạn có thể tạo Không gian Làm việc để truy cập các tệp quan trọng nhất hoặc đang sử dụng mà không cần di chuyển chúng khỏi địa điểm ban đầu. 📍

Mẹo #2: Nếu bạn hiếm khi sử dụng bảng Đề xuất ở đầu Google Drive, bạn có thể tắt tính năng này bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng > Cài đặt > bỏ chọn Đề xuất.

3️⃣ Gộp các dấu trang và phần mở rộng của trình duyệt

Dấu trang và phần mở rộng nên giúp chúng ta tận dụng tối đa trải nghiệm trực tuyến. Nếu khu vực này trong không gian kỹ thuật số của bạn quá lộn xộn, đây là một số gợi ý để đơn giản hóa:

Mẹo: Không hề phóng đại, phần mở rộng ClickUp cho Chrome thực sự là một bước đột phá. Khi tôi nghiên cứu cho dự án tiếp theo, tôi thường đánh dấu khoảng 8-12 trang web mỗi phiên. Đó là tập hợp các nguồn văn bản, video YouTube và nguồn cảm hứng. Thay vì cài đặt chúng vào một thư mục Chrome rồi quên đi, tôi đánh dấu chúng thông qua phần mở rộng ClickUp cho Chrome! Nó đồng bộ hóa với tài khoản ClickUp của tôi cùng với phần còn lại của công việc, kèm theo một ghi chú ngắn gọn mà tôi dành cho "Bản thân trong tương lai" về mục đích của nó. Nếu bạn chỉ nhớ một điều duy nhất từ hướng dẫn này, hãy nhớ điều này: tải xuống phần mở rộng ClickUp cho Chrome! 🆓

4️⃣ Xóa sạch hộp thư đến

Có thể khẳng định rằng hầu hết mọi người đều có từ ba đến năm tài khoản email:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com hoặc Yahoo! Mail từ thời trẻ 2. Gmail (vì nó không phải là AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com hoặc Yahoo! Mail từ thời trẻ) 3. Tài khoản công việc 4 & 5. Các tài khoản có các phiên bản tên khác nhau của chúng ta

Hãy bắt đầu với một tài khoản email trước tiên — tài khoản cá nhân hoặc tài khoản công việc của bạn — bằng cách phân loại, xóa hoặc lưu trữ các tin nhắn. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, đây là một vài gợi ý:

Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng Gmail, hãy vào thanh Tìm kiếm và nhấp vào biểu tượng Hiển thị tùy chọn tìm kiếm. Tìm tất cả các email có dung lượng lớn hơn 5 MB hoặc 10 MB và xóa hoặc lưu trữ.

Sau khi đã loại bỏ những vật dụng lộn xộn, đã đến lúc sắp xếp lại! Với một vài kỹ thuật, bạn có thể bắt đầu rèn luyện kỹ năng quản lý email và thời gian, từ đó dành thêm thời gian cho các hoạt động khác trong ngày. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Tránh sử dụng cấu trúc thư mục nhiều cấp để lưu trữ email. Cuối cùng, bạn sẽ bắt đầu thêm nhiều thư mục con hơn, điều này sẽ tạo ra sự lộn xộn. Bạn sẽ lãng phí thời gian để điều chỉnh hệ thống của mình mỗi hai tháng một lần để phù hợp với các công việc, dự án và thư từ mới đến. Thay vào đó, hãy sử dụng các danh mục và nhãn cho email và di chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến. Khi bạn cần tìm kiếm một email cụ thể, chỉ cần tìm kiếm theo tên thẻ hoặc danh mục.

2. Xây dựng thói quen xử lý email. Trước khi có ClickUp, một ngày làm việc “bình thường” của tôi là dọn sạch hộp thư đến. Cứ sau vài giờ, tôi lại đi tham dự cuộc họp, nhưng sau đó lại quay trở lại hộp thư đến. Gần cuối ngày, khoảng 3 giờ chiều, tôi mới bắt đầu làm các công việc thực sự, nhưng đến lúc đó, đầu óc tôi đã kiệt sức vì phải xử lý email cả ngày. Điều này không phải ai cũng làm được, nhưng nếu bạn rèn luyện thói quen kiểm tra email vài lần một ngày, bạn có thể dành ra những khối thời gian trong ngày để hoàn thành công việc.

3. Sử dụng các tính năng của nhà cung cấp dịch vụ email để tối ưu hóa năng suất làm việc. Phím tắt, danh mục, thẻ, quy tắc, nhãn, tất cả mọi thứ! Những tính năng này rất đáng để bạn dành nỗ lực tìm hiểu và áp dụng vì chúng giúp bạn tiết kiệm sức lực và thời gian — hai nguồn lực quan trọng mà bạn cần hàng ngày.

Nếu bạn quan tâm đến các mẹo tăng năng suất cho Outlook hoặc Gmail, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới!

5️⃣ Tải ảnh và ảnh chụp màn hình lên đám mây

Tiết kiệm không gian trên thiết bị bằng cách chuyển ảnh sang các dịch vụ lưu trữ đám mây như iCloud hoặc Google Photos. Đối với những bức ảnh bạn muốn giữ lại trên điện thoại, hãy xem lại thư viện ảnh và xóa bỏ các bản sao trùng lặp, hình ảnh meme hài hước, cũng như các ảnh chụp màn hình báo thức vô tình.

Mẹo: Google Photos có tính năng phân loại ảnh và video dung lượng lớn, ảnh mờ, ảnh chụp màn hình và các tệp từ ứng dụng khác để bạn có thể nhanh chóng xem lại và xóa những tệp đó. Nếu bạn sử dụng thiết bị Apple, bạn có thể lọc theo loại phương tiện.

6️⃣ Dọn dẹp các nguồn tin trên mạng xã hội

Mạng xã hội có mang lại giá trị cho cuộc sống của bạn không? Nó có giúp bạn học hỏi, truyền cảm hứng hay khiến bạn cảm thấy kết nối với những người tích cực không? Đây có thể là dự án dọn dẹp quan trọng nhất trong danh sách này vì ai cũng có thể làm được. Có cả một thế giới không có mạng xã hội đang chờ bạn dành thời gian làm những việc cho bản thân hoặc cùng với những người khác.

Nếu việc dọn dẹp đối với bạn có nghĩa là tạm ngưng các tài khoản trong vài tuần hoặc vài tháng, điều đó hoàn toàn tùy thuộc vào bạn! Nhưng nếu điều đó cảm thấy quá cực đoan, việc dọn dẹp đơn giản mỗi tháng một lần sẽ bắt đầu mang lại lợi ích cho sức khỏe tinh thần của bạn:

Nếu bạn quản lý các tài khoản mạng xã hội cho doanh nghiệp của mình, hãy cân nhắc sử dụng hộp thư đến mạng xã hội tích hợp. Với công cụ này, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian thường dành cho việc chuyển đổi giữa các tab, tài khoản và thiết bị, đồng thời tránh bị phân tâm bởi vô số yếu tố gây xao nhãng.

7️⃣ Sắp xếp màn hình chính

Xóa bỏ các ghi chú và ứng dụng không cần thiết, sau đó sắp xếp những gì còn lại. Tùy theo cách bạn muốn sắp xếp ứng dụng, đây là một số gợi ý về cấu trúc:

1. Sắp xếp theo loại thư mục. Nhóm các ứng dụng theo mục đích sử dụng (năng suất, mạng xã hội, công việc, nhiếp ảnh, du lịch)

2. Hãy xem xét cách bạn cầm điện thoại hoặc máy tính bảng. Đặt các ứng dụng bạn cần truy cập nhanh ở các góc màn hình

3. Đánh dấu các ứng dụng bạn sử dụng nhiều nhất hoặc cần thiết nhất. Giới hạn số lượng ứng dụng hiển thị trên các trang màn hình chính mà không cần phải tìm kiếm

8️⃣ Tối ưu hóa công cụ quản lý dự án của bạn

Nếu bạn sử dụng công cụ quản lý dự án cho việc học hoặc công việc, rất có thể bạn đang sở hữu một kho tàng thông tin và ghi chú nằm rải rác khắp mọi ngóc ngách của phần mềm. Điều đó hoàn toàn bình thường! Tất cả chúng ta đều trải qua tình trạng lộn xộn này vì chúng ta luôn chuyển sang những điều mới mẻ và tiếp theo. Chúng ta tự nhủ: “Thôi kệ, để sau hẵng làm. ” 🤷‍♀️

Bắt đầu quá trình dọn dẹp bằng cách làm sạch bảng điều khiển và sắp xếp các công việc đã hoàn thành:

1. Hoàn thành các công việc còn dang dở

2. Lưu trữ thư từ

3. Lưu trữ các tài liệu quan trọng (hóa đơn, bản tóm tắt dự án)

4. Xóa các báo cáo đã lỗi thời

Mẹo: Chìa khóa để thực hiện các dự án thành công (và không gây căng thẳng) là tuân theo một hệ thống linh hoạt và đáng tin cậy. Nếu bạn có một công cụ quản lý dự án hoặc tổ chức công việc toàn diện, hãy tận dụng các tính năng sẵn có để sắp xếp công việc của mình.

Vậy là bạn đã có 8 dự án để thoát khỏi sự bừa bộn rồi!

Sẵn sàng cho việc dọn dẹp và sắp xếp ở cấp độ cao hơn? Hãy làm quen với ClickUp, một không gian làm việc tất cả trong một, có thể tùy chỉnh để đơn giản hóa công việc và hoàn thành nhiều việc hơn. 👋

Cách sử dụng tài khoản ClickUp miễn phí để hình thành thói quen tổ chức ngay lập tức

Không bao giờ là quá sớm để bắt đầu sắp xếp các tệp tin nhằm nâng cao năng suất làm việc! Thay vì chờ đợi cho đến khi mọi thứ trở nên lộn xộn, hãy dành ra một khoảng thời gian cố định mỗi tháng để dọn dẹp các thiết bị của bạn. Đây chính là lúc ClickUp phát huy tác dụng:

1. Đặt một công việc định kỳ hàng tháng trong ClickUp để dọn dẹp không gian làm việc kỹ thuật số của bạn. Hãy cam kết thực hiện lịch dọn dẹp kỹ thuật số mỗi tháng một lần với danh sách kiểm tra để khi đến thời điểm đó, bạn biết chính xác việc cần làm

2. Tiết kiệm không gian trên các thiết bị của bạn bằng cách sử dụng nhắc nhở và công việc trên ClickUp. Di chuyển các ảnh chụp màn hình, ghi chú và tệp tin liên quan đến dự án vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn để không bỏ sót bất kỳ điều gì

3. Truy cập các tính năng chính của ClickUp từ bên ngoài nền tảng trên bất kỳ thiết bị nào. Loại bỏ gánh nặng phải chuyển đổi giữa nhiều hệ thống ứng dụng để duy trì sự gọn gàng và hoàn thành công việc

4. Sử dụng phần mở rộng ClickUp cho Chrome khi bạn đang lướt web. Thật đấy, nó sẽ thay đổi hoàn toàn cách làm việc của bạn!

Nếu bạn mới sử dụng ClickUp, hãy tham khảo bài học dễ hiểu này từ ClickUp University để tự tin tạo công việc dọn dẹp kỹ thuật số của riêng mình! ⬇️

Một suy nghĩ cuối cùng

Có những việc cần làm gì với khoảng thời gian rảnh rỗi trong ngày? Học một kỹ năng mới? Ở bên những người thân yêu? Hay chợp mắt một chút?

Dù câu trả lời của bạn là gì, chúng ta đều có thể đồng ý với một điều chắc chắn: việc hình thành những thói quen tích cực và bền vững giúp chúng ta cảm thấy hứng khởi, năng suất và tự tin. Chúng ta không cần những hệ thống hiện đại nhất hay một thiết lập hoàn hảo về mặt thẩm mỹ chỉ để tạm thời thúc đẩy chúng ta hoàn thành việc cần làm.

Bạn có thể hoàn thành mọi dự án dọn dẹp trong bài viết này mà không cần đến chúng. Hãy làm từ từ và nhớ rằng bằng cách thực hiện công việc này ngay bây giờ, bạn sẽ bớt áp lực hơn theo thời gian. 😌 🖥 📱

Đăng ký nhận bản tin hàng tháng của chúng tôi để nhận thêm nhiều mẹo và xu hướng về cách xây dựng quy trình làm việc hiệu quả nhất trực tiếp vào hộp thư đến của bạn.