30 công cụ tổ chức tốt nhất để giúp bạn ngay lập tức

Các công cụ giúp bạn duy trì sự gọn gàng và trật tự cũng giống như cỏ dại – luôn có những lựa chọn mới xuất hiện mỗi ngày.

Nếu bạn muốn duy trì sự tổ chức, bạn có thể thử một công cụ khác nhau từ Chủ nhật đến Thứ bảy mà vẫn không đạt được mục tiêu của mình.

Một phần của việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật là tư duy của bạn. Bạn phải sử dụng công cụ để công cụ có thể phục vụ bạn.

Ý tôi là gì?

Điều đó có nghĩa là bạn phải thực sự thử dùng, thêm các công việc, ghi chú, kế hoạch và nhắc nhở vào đó để xem nó có hiệu quả không.

Một số người thích tổ chức công việc bằng các ứng dụng kỹ thuật số; những người khác lại thích kết hợp các công cụ analog với các tùy chọn kỹ thuật số.

Tuy nhiên, mục tiêu của bất kỳ công cụ nào, dù là kỹ thuật số hay tương tự, là giúp bạn theo dõi mọi thứ.

Đôi khi mỗi người chúng ta có những sở thích riêng về điều đó.

Khóa là không để bất cứ điều gì bị bỏ sót.

Riêng đối với tôi, tôi sử dụng kết hợp giữa các công cụ kỹ thuật số và truyền thống, và tôi sẽ giới thiệu một số trong số đó dưới đây.

Các công cụ tổ chức kỹ thuật số không thể thiếu

1) Phần mềm quản lý dự án như ClickUp

ClickUp nhận được những đánh giá tích cực như thế nào?

Điều gì khiến nó khác biệt so với tất cả các công cụ năng suất và hệ thống quản lý dự án khác trên thị trường?

Những người khác thích nó như một công cụ quản lý công việc cá nhân hoặc để áp dụng phương pháp Get Things Done.

Bonus: Phần mềm GTD!

Việc triển khai một hệ thống quản lý dự án hàng đầu cũng sẽ giúp bạn lập kế hoạch chiến lược, vì bạn có thể vạch ra mục tiêu, hiểu rõ các nguồn lực và giải thích ước lượng thời gian trong nháy mắt.

Một lý do khác khiến nhiều người dùng yêu thích ClickUp?

ClickUp có lịch phát hành tính năng không có đối thủ trong ngành. Trong một thời gian ngắn, ClickUp đã tích hợp nhiều chế độ xem vào sản phẩm của mình, bao gồm chế độ xem danh sách, chế độ xem bảng và chế độ xem thời gian, giúp việc thêm nhiệm vụ trở nên dễ dàng.

ClickUp liên tục bổ sung các tính năng đặc biệt mà người dùng yêu thích, chẳng hạn như:

ClickUp không ngừng cải tiến trong khi vẫn duy trì các ưu đãi tuyệt vời cho các gói miễn phí vĩnh viễn và cao cấp.

Các tùy chọn khác:

2) Lưu trữ tài liệu trên đám mây như Dropbox

Báo cáo, tài liệu bán hàng hoặc tài liệu tiếp thị mới – tất cả đều có thể được lưu trữ trên Dropbox. Điều tôi thích ở Dropbox là việc chuyển đổi giữa các tệp cá nhân và công việc chỉ với vài cú nhấp chuột.

Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống đôi khi có nghĩa là loại bỏ những điểm mâu thuẫn giữa hai lĩnh vực này, và Dropbox chắc chắn có thể làm được điều đó.

Một lợi ích khác? Người dùng có thể xem lại tài liệu, thêm nhận xét của riêng mình và sau đó trao đổi ý kiến nếu có bất kỳ câu hỏi nào. Đây là một phần của việc quản lý quy trình làm việc thành công.

Dropbox cũng tích hợp thuận tiện ngay trong ClickUp, cho phép bạn liên kết các tài liệu của mình trực tiếp với nhiệm vụ mà nó áp dụng.

Các tùy chọn khác:

3) Ứng dụng ghi chú như Google Keep

Hầu hết các bài đăng sẽ xếp Evernote vào vị trí này, nhưng gần đây tôi đã chuyển sang Google Keep và không hối hận.

Tất nhiên, nó có tính dễ sử dụng đơn giản mà Google nổi tiếng, cùng với kết nối với các công cụ G-suite khác.

Việc sắp xếp ghi chú vào các thư mục trở nên dễ dàng hơn nhiều và trình cắt web có thể giúp bạn lấy URL hoặc ghi chú từ trình duyệt. Đây là những công cụ tốt hơn so với Google Keep, nhưng tính tiện dụng hàng ngày khiến tôi thấy việc chuyển đổi là xứng đáng.

Evernote cũng đã tăng giá trong những năm gần đây và thúc đẩy người dùng chuyển sang Evernote Business. Trước khi quyết định chuyển sang Evernote Business, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét nhiều lựa chọn thay thế và các ứng dụng ghi chú khác.

Các tùy chọn khác:

4) Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh như Process Street

Đây là một thứ nghe có vẻ nhàm chán nhưng lại cực kỳ hữu ích: quản lý quy trình kinh doanh.

Phần mềm thực hiện việc này giúp bạn tự động hóa các công việc như nhập dữ liệu và báo cáo, loại bỏ công việc thủ công. Đó là công việc phải hoàn thành, nhưng mọi người không thực sự thích làm.

Nếu bạn có thể hệ thống hóa nó, thì bạn sẽ có cơ hội cao hơn để thực hiện chính xác, đúng thời hạn và lặp lại. Ngoài ra, phần mềm quản lý quy trình kinh doanh còn giúp ích cho mọi quá trình chuyển đổi, cho dù đó là một nhân viên rời công ty hay cả một nhóm được phân công lại.

Nếu tất cả các quy trình được ghi lại và tự động hóa, công việc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Nó cũng cho phép bạn tính toán các chỉ số kinh doanh quan trọng như Máy tính lợi nhuận và giá bán.

Process Street là một lựa chọn tốt vì nó miễn phí và kết nối với nhiều ứng dụng mà bạn đã sử dụng. Họ thiết lập các mẫu cho bạn, sau đó Process Street có thể lặp lại các mẫu đó bao nhiêu lần tùy thích.

Chúng cũng cung cấp danh sách kiểm tra để bạn có thể theo dõi tiến độ và thực hiện theo. Process Street cũng có các biểu mẫu mà bạn có thể sử dụng nếu cần ghi lại nhiều liên hệ một cách lặp đi lặp lại.

Process Street có giao diện rất quen thuộc, trông giống như một tài liệu trống. Bạn có thể thêm video hoặc hình ảnh để chỉ cho người khác các bước chính xác cần thực hiện để hoàn thành công việc.

Các tùy chọn khác:

5) Quản lý kiến thức như Notion

Nếu bạn tìm kiếm từ khóa "quản lý kiến thức", bạn sẽ nhanh chóng được phân vào hai nhóm khác nhau.

Một trong số đó sẽ dành cho dịch vụ khách hàng và thông tin trợ giúp, còn lại sẽ dành cho kho lưu trữ nội bộ các tài liệu, lịch sử và quy trình của công ty.

Hệ thống quản lý kiến thức là nơi các nhóm có thể lưu trữ các ghi chú cuộc họp quan trọng, tài liệu lưu trữ trong quá khứ hoặc tài liệu của công ty. Hệ thống này có hệ thống phân cấp hơn so với lưu trữ tài liệu trên đám mây.

Khi tôi sử dụng quản lý kiến thức trong quá khứ, chúng tôi thường sử dụng nó cùng với Dropbox hoặc Google Drive. Dropbox và Google Drive dành cho các tài liệu đang được xem xét, và sau khi hoàn thành, chúng tôi chuyển chúng sang hệ thống quản lý kiến thức của mình.

Giống như các hệ thống quản lý kinh doanh, các công cụ này có thể được sử dụng để lưu trữ hồ sơ cho công ty của bạn phát triển.

Notion.so là một công cụ tuyệt vời cho việc này nhờ tính đơn giản của nó. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp, bắt đầu viết hoặc thêm bảng mà không cần suy nghĩ quá nhiều về các menu rắc rối. Bạn có thể ghi lại và lưu trữ thông tin, sau đó sắp xếp lại nếu cần. Ngoài ghi chú cuộc họp, Notion còn cung cấp một số công cụ hữu ích như lịch và danh sách việc cần làm.

Các tùy chọn khác:

6) Ứng dụng tự động hóa công việc như Zapier

Zapier giống như một chuỗi dài kết nối toàn bộ Internet với nhau.

Có thể không phải toàn bộ Internet, nhưng chắc chắn là tất cả các công cụ hợp tác tại nơi làm việc mà bạn sử dụng nhiều nhất. Nó chuyển đổi tất cả các công việc kỹ thuật số nhỏ nhặt (như sao chép từ Google Trang tính) thành các công việc tự động.

Họ đã nghĩ đến tất cả các công việc nhỏ cần hoàn thành giữa các công cụ và xây dựng các cách để chúng hoạt động cùng nhau. Vì họ có hàng ngàn công cụ trong hệ sinh thái của mình, bạn có thể kết hợp các công cụ mà bạn chưa từng tưởng tượng đến.

Hãy lấy ClickUp làm ví dụ. Đúng vậy, ClickUp là một phần của hệ thống Zapier và thậm chí còn được vinh danh là một trong những ứng dụng phát triển nhanh nhất năm 2018!

Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng trang đích Hubspot cho mục đích tiếp thị, bạn có thể thiết lập Zap để tự động chuyển đổi bất kỳ biểu mẫu nộp/gửi nào thành một nhiệm vụ trong ClickUp.

Có thể có nhiều trường hợp sử dụng khác nhau cho điều đó, nhưng thật tuyệt vời khi biết rằng bạn có nó! Điều này sẽ thay đổi hoàn toàn cách làm việc của cả bộ phận marketing của bạn.

Các tùy chọn khác:

7) Công cụ lập bản đồ tư duy như Bubbl.us

Các công cụ lập sơ đồ tư duy rất hữu ích để ghi lại ý tưởng của bạn trên giấy (hoặc trên màn hình). Một trong những công cụ tốt nhất là Bubbl.us. Bạn có thể tạo hình, viết ý tưởng của mình, sau đó xâu chuỗi chúng lại với nhau, điền vào từng vòng tròn khi bạn tiến hành.

Tạo sơ đồ tư duy là một trong những kỹ thuật động não tốt nhất và Bubbl.us là một cách nhanh chóng để thực hiện việc này.

Các tùy chọn khác:

Thêm: Xem hướng dẫn của chúng tôi về cách dọn dẹp kỹ thuật số!

Các công cụ tổ chức analog không thể thiếu

Theo tôi, một trong những điều đã bị mất đi trong văn hóa hiện nay là việc giới thiệu các sản phẩm analog hoặc vật lý cùng với các sản phẩm kỹ thuật số.

Công cụ kỹ thuật số dễ dàng trở nên "phổ biến" hơn, nhưng hai loại công cụ này đã bị so sánh một cách không công bằng. Nhiều người sử dụng sổ kế hoạch hàng ngày, sổ tay và nhật ký cùng với các công cụ kỹ thuật số để hoàn thành công việc của mình.

Mọi người hợp tác với nhau bằng nhiều công cụ và tùy chọn khác nhau, bao gồm cả những công cụ và tùy chọn mà bạn có thể chạm vào. Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một số công cụ năng suất tương tự để giúp bạn duy trì sự tổ chức.

8) Lịch làm việc hàng ngày như Ink + Volt

Sổ kế hoạch Ink + Volt là một trong những mục yêu thích của tôi. Nó chắc chắn, trông đẹp (nhưng không quá công sở) và tập trung rõ ràng vào các mục tiêu – bao gồm hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.

Nó cho tôi cái nhìn tổng quan về cuộc sống của mình – từ các cuộc họp công việc đến các cuộc hẹn cá nhân – và giúp tôi đặt mục tiêu cá nhân và công việc. Đây là sự kết hợp tuyệt vời để đạt được thành công trong cả hai lĩnh vực.

Sổ tay Ink + Volt cũng cung cấp các thách thức hàng tháng để giúp bạn cải thiện chất lượng cuộc sống.

Các tùy chọn khác được đề xuất:

9) Ghi chép như Leuchtturm1917

Sao không có Moleskine? Không, trang trống đã lỗi thời, giờ là thời của chấm. Những người thích ghi chú đang chuyển sang sử dụng ứng dụng này vì nó thực sự giúp kết nối các chấm dễ dàng hơn rất nhiều.

Các chấm giúp người viết phân tách các dòng và ý tưởng một cách tự nhiên. Ngoài ra, việc tạo cột cũng dễ dàng hơn nhiều.

Những chấm tròn này cũng rất tuyệt vời cho trào lưu sổ tay điểm (bullet journaling ).

Các tùy chọn khác:

10) Thẻ chỉ mục và Ghi chú dán

Nếu bạn muốn sử dụng toàn bộ hệ thống tổ chức analog, thì bạn sẽ cần thẻ chỉ mục và ghi chú dán. Chúng sẽ rất hữu ích để viết ghi chú nhanh, nhắc nhở và thậm chí là cài đặt mục tiêu.

Thẻ chỉ mục không dày lắm, nên bạn có thể giữ chúng trong góc trang nhật ký và mang theo bên mình. Ghi chú dán có thể dán bên máy tính và giúp bạn để lại lời nhắc nhở cho người khác.

Một số người thậm chí còn sử dụng thẻ chỉ mục để tạo hệ thống GTD của riêng họ, điều mà... một lần nữa... chúng tôi không nhất thiết khuyên bạn nên làm.

Thẻ chỉ mục và ghi chú dán rất hữu ích cho việc động não và nảy sinh ý tưởng, nhưng tôi không tin tưởng chúng có thể quản lý tất cả các chi tiết dự án của bạn. Cuối cùng, điều đó không an toàn cho ý tưởng của bạn.

Chúng có thể bị vứt đi, rơi vào thùng rác và sau đó bị nhân viên vệ sinh dọn dẹp vào ban đêm. Điều đó thật không hợp lý.

Nhưng nếu tôi định mua thẻ chỉ mục và giấy ghi chú dính, tôi thích loại lớn hơn để có thể viết nhiều hơn.

Tùy chọn:

Kết luận: Công cụ tổ chức nào phù hợp với bạn?

Khi tìm kiếm công cụ tổ chức, bạn cần cân nhắc giữa những gì phù hợp với nhu cầu cá nhân so với những gì có thể áp dụng cho công ty hoặc nơi làm việc của bạn.

Các công cụ tổ chức này có thể giúp bạn trong cả hai trường hợp, chỉ phụ thuộc vào khả năng mở rộng của chúng. Một cuốn nhật ký sẽ giúp bạn tổ chức cuộc sống cá nhân, nhưng sẽ khó chia sẻ với đồng nghiệp (trừ khi bạn chụp ảnh!).

Các công cụ hợp tác hơn như ClickUp có thể giúp bạn lưu giữ các nhiệm vụ, ghi chú và danh sách việc cần làm của riêng mình, đồng thời chia sẻ nhiệm vụ và ý tưởng với các thành viên khác trong nhóm.

Bạn không thể làm việc đó dễ dàng với giấy ghi chú và thẻ chỉ mục.

Nguồn tài nguyên hợp tác khác: