Trong quản lý chuỗi cung ứng, việc giao hàng "đúng hạn, đầy đủ" là rất quan trọng. Trong sản xuất hiện đại, "sản xuất đúng thời điểm" được ưa chuộng hơn. Ngành truyền thông cũng đặt ngày xuất bản trước vài tháng, thậm chí vài năm cho các dự án.
Thời hạn là một trong những điều đầu tiên mà các nhà lãnh đạo quyết định trong kinh doanh. Sau đó, các nhóm làm việc ngược lại từ ngày đó để lập kế hoạch hoàn thành. Trong thuật ngữ quản lý dự án, đây được gọi là lịch trình làm việc ngược. Bài đăng trên blog này xem xét chi tiết lịch trình làm việc ngược và tập trung vào cách tạo lịch trình cho dự án của bạn.
Lịch làm việc ngược là gì?
Lịch trình làm việc ngược là một công cụ lập kế hoạch dự án trong đó các nhà quản lý đặt mục tiêu và cột mốc theo thứ tự ngược lại, bắt đầu từ thời hạn cuối cùng. Giống như bất kỳ lịch trình dự án nào, bạn sẽ lập bản đồ tất cả các công việc, xác định nguồn lực và ước lượng thời gian/nỗ lực. Sau đó, không giống như các phương pháp khác, bạn sẽ bắt đầu theo dõi mục tiêu với cột mốc cuối cùng và lập lịch trình ngược lại.
Giả sử nhóm nghiên cứu của bạn phải nộp báo cáo trước ngày 31 tháng 12. Viết báo cáo sẽ bao gồm các bước sau: xem xét tài liệu, thực hiện khảo sát, phân tích phản hồi, viết báo cáo, trực quan hóa biểu đồ và cuối cùng là hiệu đính trước khi nộp. Lịch trình làm việc ngược của bạn sẽ như sau.
| Cột mốc | Nỗ lực tính theo ngày | Hạn chót |
| Bài nộp/gửi | – | 31 tháng 12 |
| Kiểm tra | 3 | Ngày 28 tháng 12 |
| Hình dung | 2 | Ngày 26 tháng 12 |
| Viết | 5 | Ngày 21 tháng 12 |
| Phân tích | 5 | Ngày 16 tháng 12 |
| Khảo sát | 7 | Ngày 9 tháng 12 |
| Tổng quan về tài liệu | 3 | Ngày 6 tháng 12 |
Theo lịch làm việc ngược này, bạn phải bắt đầu công việc trước ngày 6 tháng 12. Tuy nhiên, bạn phải điều chỉnh lịch trình dự án cho phù hợp nếu có ngày lễ hoặc các trường hợp khẩn cấp khác.
Tại sao lịch làm việc ngược lại quan trọng?
Lịch trình làm việc ngược khuyến khích bạn bắt đầu với mục tiêu cuối cùng. Nó giúp tập trung vào kết quả cuối cùng, lên lịch công việc hiệu quả và hợp lý hóa quá trình sản xuất. Dưới đây là cách thực hiện.
Đảm bảo tính khả thi: Các nhà quản lý sử dụng lịch trình công việc ngược để đánh giá xem họ có thể hoàn thành dự án trước thời hạn hay không. Ví dụ, trong ví dụ trên, nếu thời hạn là ít hơn 25 ngày kể từ hôm nay, thì không thể hoàn thành dự án trước thời hạn. Bạn có thể yêu cầu gia hạn thời hạn hoặc tìm kiếm thêm nguồn lực với thông tin này.
Điều chỉnh thành viên nhóm: Lịch trình làm việc ngược sẽ hiển thị rõ ràng sự phụ thuộc giữa các công việc và thành viên nhóm. Điều này thúc đẩy sự hợp tác tốt hơn, tập hợp nhóm hướng tới thời hạn cuối cùng.
Đàm phán phạm vi: Nếu thời hạn dự án không thể thương lượng, bạn có thể đàm phán với nhà tài trợ dự án hoặc khách hàng để giảm phạm vi dự án. Ưu tiên công việc dựa trên những thay đổi đã thỏa thuận và hoàn thành các công việc quan trọng để đảm bảo mang lại kết quả chất lượng cao.
Lập lịch tài nguyên: Với các thời hạn cố định, bạn có thể chọn tài nguyên một cách hiệu quả. Ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm đang phải hoàn thành một công việc khác trước thời hạn, bạn sẽ không muốn đưa công việc đó vào lịch của họ. Hoặc, nếu một thành viên đang làm một công việc không quan trọng, bạn có thể giao lại công việc đó cho người khác và đưa họ vào lịch của bạn. Hơn nữa, điều này còn giúp các thành viên trong nhóm thấy được các ngày quan trọng để lên kế hoạch nghỉ phép phù hợp.
Cách tạo lịch làm việc ngược?
Tìm hiểu những kiến thức cơ bản trước khi tạo lịch trình làm việc ngược: phạm vi dự án, nguồn lực cần thiết và thời hạn cuối cùng.
1. Phác thảo phạm vi dự án
Giống như bất kỳ lịch trình dự án nào, bạn cần hiểu các yêu cầu. Một số câu hỏi bạn cần tự hỏi mình như sau.
- Mục tiêu của dự án là gì? Ví dụ: Phát triển một ứng dụng di động để thu thập thông tin nhà cung cấp cho quá trình nhập môn
- Kết quả đầu ra được định nghĩa như thế nào? Ví dụ: Bạn phải thu thập các trường tên, số điện thoại di động và ID email, sau đó tự động lưu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu quản lý nhà cung cấp
- Ai cần phê duyệt? Ví dụ: Nhà tài trợ dự án và nhà phân tích chất lượng
- Ứng dụng này hoạt động trên nền tảng nào? Ví dụ: Android và iOS
- Hạn chót cuối cùng là khi nào?
Dựa trên bản chất của dự án, hãy hiểu bất kỳ chi tiết và kỳ vọng nào khác có thể áp dụng trước khi tạo lịch trình làm việc ngược. Nếu quá phức tạp, hãy chia nhỏ thành các giai đoạn dự án để quản lý dễ dàng hơn.
Sau đó, chia nhỏ thành các công việc. Phân loại các công việc theo mức độ ưu tiên để bạn có thể loại bỏ những công việc có mức độ ưu tiên thấp trong trường hợp không thể hoàn thành toàn bộ công việc trong thời hạn. Cuối cùng, ước tính chính xác nỗ lực cho từng công việc trong lịch trình làm việc ngược.
2. Xác định các nguồn lực cần thiết
Như đã nêu ở trên, một ứng dụng di động đơn giản sẽ cần một nhà viết UX, nhà thiết kế, nhà phát triển Android, nhà phát triển iOS, nhà phân tích chất lượng và quản lý dự án. Khi phân tích sâu hơn, bạn sẽ nhận ra rằng bạn không cần tất cả các nguồn lực cho toàn bộ dự án. Vì vậy, hãy ước tính số giờ bạn cần cho từng công việc để tối đa hóa việc sử dụng nguồn lực.
3. Chọn công cụ lập lịch làm việc ngược
Lịch trình công việc ngược đòi hỏi sự lập kế hoạch sáng tạo. Bạn phải làm việc ngược lại từ một thời hạn cụ thể, sắp xếp các nhiệm vụ và các phụ thuộc để phù hợp với lịch trình đã định trước. Các nhà quản lý dự án cần một công cụ thân thiện với người dùng, dễ sử dụng để quản lý mọi thứ. Công cụ quản lý dự án ClickUp cung cấp các tính năng có thể giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng trên nhiều dự án.
- Nhiệm vụ, công việc con và danh sách kiểm tra ClickUp để phân chia dự án của bạn theo cấp bậc
- Bản đồ Tư duy ClickUp để trực quan hóa quy trình làm việc của dự án
- Hồ sơ người dùng để phân công công việc và cộng tác trong bối cảnh của từng công việc
- Chế độ xem lịch để xem toàn bộ chu kỳ của dự án
- Tính năng kéo và thả đơn giản để lập kế hoạch kịch bản
4. Tạo lịch trình làm việc ngược bắt đầu từ ngày giao hàng
Mở công cụ lập lịch của bạn và bắt đầu từ cuối.
- Đầu tiên, lên lịch công việc cuối cùng vào ngày giao hàng, tức là hạn chót
- Sau đó, đặt ngày đáo hạn cho từng công việc ngược lại từ ngày giao hàng đến ngày bắt đầu. Trong Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể thêm ngày bắt đầu và ngày đáo hạn cho từng công việc và công việc phụ để lên lịch chính xác
- Chỉ định người dùng cho các nhiệm vụ. Sử dụng ClickUp để chỉ định nhiều người dùng cho một nhiệm vụ. Thêm người xem, những người có thể xem nhận xét và các chi tiết khác
- Kết nối các công việc phụ thuộc và gắn thẻ nếu cần
5. Kiểm tra và hoàn thiện lịch làm việc ngược
Bây giờ bạn đã lên lịch chi tiết, đã đến lúc lùi lại một bước và đảm bảo mọi thứ hoạt động nhịp nhàng. ClickUp cung cấp ba chế độ xem giúp việc lập lịch công việc trở nên vô cùng đơn giản.
Chế độ xem lịch ClickUp
Xem dự án của bạn trên lịch theo ngày, tuần hoặc tháng với tính năng quản lý công việc bằng cách kéo và thả. Tránh phân công công việc vào các ngày nghỉ hàng tuần. Kiểm tra xem bạn có phân công nhiều công việc trùng nhau hoặc nhiều công việc cho cùng một người trong cùng một ngày hay không. Đồng bộ hóa lịch Google hoặc bất kỳ công cụ lập lịch hiện đại nào khác mà bạn có thể đang sử dụng để xác nhận tình trạng sẵn sàng cập nhật.
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp
Biểu đồ Gantt hiển thị tiến độ dự án theo dòng thời gian, thường dưới dạng biểu đồ cột. Biểu đồ Gantt đơn giản sẽ trông như thế này.
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp giúp đơn giản hóa ngay cả những dự án phức tạp nhất. Bạn có thể
- Hình dung dòng thời gian và cột mốc của dự án
- Thêm các phụ thuộc bằng cách chọn hai công việc và vẽ một đường giữa chúng
- Lên lịch lại các công việc riêng lẻ và nhóm một cách trực quan bằng cách kéo và thả công việc
- Khối các công việc phụ thuộc vào các công việc chưa hoàn thành, ngăn các thành viên trong nhóm vô tình bắt đầu công việc đó
Hơn nữa, mỗi khi bạn thay đổi chi tiết công việc trên biểu đồ Gantt, thông báo sẽ được gửi đến tất cả người dùng trong công việc đó, đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin. Dưới đây là một số mẫu biểu đồ Gantt cho dự án để bạn bắt đầu.
Chế độ xem khối lượng công việc ClickUp
Khi bạn thiết lập tất cả các chi tiết, chế độ xem khối lượng công việc, tức là chế độ xem sức chứa của nhóm, sẽ hiển thị chính xác. Tuy nhiên, bạn có thể xác định xem có ai bị quá tải công việc, có lịch trình khi họ không rảnh hay được giao công việc vượt quá sức chứa của họ hay không.
Cuối cùng, sử dụng Chế độ xem ClickUp Box để hoàn thành công việc còn dang dở.
Mẹo và chiến lược cho lịch làm việc ngược
Sau khi đã nắm vững các kiến thức cơ bản, hãy cùng tìm hiểu một số chiến lược và mẹo thực tiễn để giúp bạn tối ưu hóa lịch làm việc ngược.
Đồng bộ lịch nghỉ lễ và nghỉ phép của bạn
Tránh căng thẳng không cần thiết bằng cách đồng bộ lịch nghỉ lễ của tổ chức trực tiếp với ClickUp. Ngoài ra, khuyến khích các thành viên trong nhóm đồng bộ lịch Google của họ với ClickUp.
Thêm ngày bắt đầu và ngày đáo hạn cho tất cả các công việc
Để xem tiến độ dự án trên biểu đồ Gantt, hãy thêm ngày bắt đầu dự án và ngày đáo hạn vào tất cả các công việc và mô phỏng kết quả hoàn thành dự án thành công.
Thêm ước lượng thời gian
Ước lượng thời gian cần thiết cho tất cả các công việc để dự đoán khối lượng công việc trước, từ đó bạn có thể lập kế hoạch dự phòng nếu có việc gì đó mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
Xác định các điều kiện tiên quyết và thu thập chúng trước khi bắt đầu
Xem xét các kết quả dự án của bạn một cách nghiêm túc và xác định các điều kiện tiên quyết. Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng một ứng dụng di động, bạn sẽ cần môi trường sandbox, hướng dẫn về thương hiệu, quyền truy cập vào tài khoản nhà phát triển iOS và hơn thế nữa.
Hãy chọn sự linh hoạt, không phải sự hoàn hảo
Không có lịch trình lý tưởng. Các thành viên trong nhóm bị ốm, chuyến bay bị trì hoãn, môi trường phát triển đám mây bị ngừng hoạt động, v.v. là những điều có thể xảy ra. Vì vậy, hãy tạo một kế hoạch sao lưu để giải quyết những trở ngại hợp lý như vậy.
Lập kế hoạch cho thời gian dự phòng
Không bao giờ nên lên lịch công việc đến phút chót. Lịch trình chặt chẽ và cứng nhắc không chỉ kém hiệu quả mà còn gây căng thẳng cao. Vì vậy, hãy dành một khoảng thời gian dự phòng cho việc hoàn thành công việc cuối cùng và các cột mốc quan trọng.
Xây dựng lịch làm việc ngược lại hoàn hảo với ClickUp
Lập lịch làm việc ngược có thể không được ưa chuộng vì nó làm mất tính linh hoạt và khiến chúng ta phải chịu trách nhiệm về việc hoàn thành công việc đúng hạn. Tuy nhiên, các dự án có thời hạn chặt chẽ là điều không thể tránh khỏi, và lịch làm việc ngược là công cụ tốt nhất để giải quyết chúng.
Công cụ quản lý dự án của ClickUp tính đến khả năng xảy ra sự cố trong quá trình thực hiện dự án. Tận dụng hơn 15 chế độ xem để quản lý các chi tiết và có cái nhìn toàn diện chỉ bằng một nút bấm. Tùy chỉnh tất cả các khía cạnh của lịch trình, bao gồm nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ, danh sách kiểm tra, trạng thái, thẻ, v.v. Bắt đầu lập lịch trình làm việc miễn phí — đăng ký ClickUp ngay hôm nay.