Quản lý hàng tồn kho là yếu tố thiết yếu để bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể dẫn đầu trong cuộc cạnh tranh. Cho dù bạn đang điều hành một cửa hàng nhỏ hay quản lý một hoạt động sản xuất quy mô lớn, quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả và chính xác sẽ giúp giảm chi phí sản xuất và rủi ro.
Với các công cụ theo dõi phù hợp, như mẫu kho hàng, bạn có thể làm nhiều việc hơn là chỉ cập nhật số lượng hàng tồn kho. Nhân viên của bạn sẽ có thông tin chi tiết về dữ liệu cần thiết để mở rộng kinh doanh và nâng cao năng suất! ⚡️
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ khám phá tất cả các cách mà các mẫu kho hàng của ClickUp, Excel và Google Trang tính có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình quản lý kho hàng, bất kể bạn thuộc ngành nào.
Hãy bắt đầu ngay!
Mẫu kho hàng là gì?
Mẫu kho là tài liệu hoặc bảng tính được định dạng sẵn để sắp xếp danh sách chi tiết các mục để theo dõi hàng tồn kho, lập ngân sách và kiểm toán. Mẫu này thường chứa các cột cho tên mục, mã số, mô tả, địa điểm lưu trữ, số lượng, tổng số và giá cả.
Các mẫu kho hàng rất linh hoạt và có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bất kỳ doanh nghiệp nào trong bất kỳ ngành nào. Từ một doanh nghiệp nhỏ đến một tập đoàn bán lẻ đa quốc gia, việc theo dõi kho hàng là một phần thiết yếu cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào vì những lý do quan trọng, bao gồm:
- Cải thiện độ chính xác: Với hồ sơ hàng tồn kho cập nhật và chính xác, khả năng xảy ra lỗi do con người gây ra tốn kém chi phí sẽ giảm thiểu
- Tiết kiệm chi phí: Hàng tồn kho được di chuyển nhanh hơn, dẫn đến tiết kiệm chi phí nhờ giảm chi phí nhân công và chi phí chung
- Giảm rủi ro tồn kho các mục lỗi thời: Các doanh nghiệp có thể tránh đặt hàng các mặt hàng không mong muốn hoặc lỗi thời
- Giảm lãng phí sản phẩm: Theo dõi đúng cách giúp doanh nghiệp đặt hàng đúng số lượng hàng tồn kho cần thiết hoặc đặt hàng vào thời điểm thích hợp khi lượng hàng tồn kho hiện tại thấp hơn dự kiến
- Chuỗi cung ứng được tối ưu hóa: Dự báo nhu cầu và dữ liệu hàng tồn kho giúp cải thiện giao tiếp trong nhóm và giao hàng
- Chiến lược kiểm kê hàng tồn kho theo mùa tinh tế: Các doanh nghiệp có dữ liệu nhất quán để xây dựng chiến lược hiệu quả nhằm quản lý nhu cầu theo mùa bằng cách theo dõi xu hướng bán hàng trong các kỳ cao điểm
Phần thưởng: Mẫu bảng tính
Điều gì tạo nên một mẫu kho hàng tốt?
Một mẫu kho hàng tốt sẽ ghi lại các sản phẩm, biểu mẫu đơn đặt hàng, lô hàng và dữ liệu khách hàng để giúp giảm chi phí nhân công và tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng.
Mẫu kho hàng của bạn tạo ra khung cho hệ thống theo dõi hàng tồn kho của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng là tìm được mẫu phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn mà vẫn dễ sử dụng cho toàn bộ nhóm. 🧑💻
Có một số đặc điểm khóa cần lưu ý về một mẫu kho hàng tốt:
1. Thiết kế trực quan để lưu trữ dữ liệu kho hàng
Chọn một mẫu có nhiều bố cục và tính năng tùy chỉnh để tìm thông tin phù hợp khi bạn cần sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tính linh hoạt trong việc thêm các trường mới vào khung của bạn mà không phải xây dựng lại từ đầu khi danh mục đầu tư sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn phát triển là một lợi thế! 📈
2. Tương thích phần mềm
Khi các hệ thống ngày càng kết nối và trở nên cần thiết cho sự phát triển, các mẫu kho cần có khả năng tích hợp với các nền tảng khác, chẳng hạn như hệ thống bán hàng, kế toán và quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM).
3. Bảo mật từ đầu đến cuối
Điều này bao gồm cài đặt quyền truy cập cho quản trị viên để xem và thực hiện các hành động nhất định, cũng như theo dõi kiểm tra để theo dõi ai đã truy cập hoặc sửa đổi các mục cụ thể trong kho. Tất cả các tính năng này kết hợp với nhau để tạo ra một mẫu kho vừa đáng tin cậy vừa an toàn! 🔐
Chúng tôi đã chọn ra các mẫu bản đồ hàng tồn kho hàng đầu trong ClickUp, Sheets và Excel để cung cấp cho bạn các công cụ quản lý tất cả các hoạt động hàng tồn kho, từ tìm nguồn cung ứng đến giao hàng!
10 mẫu bảng tính hàng tồn kho miễn phí
1. Mẫu báo cáo hàng tồn kho ClickUp
Mẫu báo cáo hàng tồn kho ClickUp là công cụ hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn theo dõi hoạt động mua hàng của mình theo thời gian. Việc lưu trữ dữ liệu an toàn ở định dạng tài liệu giúp dễ dàng bao gồm tất cả thông tin cần thiết, chẳng hạn như thông số kỹ thuật sản phẩm, giá cả, đánh giá và xếp hạng, mang đến cho khách hàng bức tranh toàn cảnh về thị trường để giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt. 🌐
Việc có một khung công tác phù hợp sẽ giúp các doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu về thói quen mua hàng của khách hàng, từ đó đưa ra những lựa chọn hiệu quả nhất với nỗ lực và thời gian tối thiểu. Với thông tin chi tiết này, các công ty có thể hiểu rõ hơn về mô hình mua hàng của khách hàng và tối đa hóa lợi tức đầu tư!
2. Mẫu ClickUp Inventory
Mở đầu danh sách các mẫu quản lý kho của chúng tôi là Mẫu kho của ClickUp — sự thay thế tốt nhất cho bảng kiểm soát kho hàng!
Mẫu kho hàng của chúng tôi được trang bị các công cụ giúp bạn tạo và lưu trữ các chế độ xem phù hợp, cho phép truy cập nhanh chóng vào dữ liệu bạn cần nhất! Để giúp bạn bắt đầu quá trình này, chúng tôi đã bao gồm năm chế độ xem được tạo sẵn:
- Chế độ xem Danh sách hàng tồn kho: Sắp xếp các chi tiết hàng tồn kho quan trọng nhất của từng mục bằng Trường Tùy chỉnh của ClickUp
- Theo trạng thái thanh toán Xem dạng danh sách: Nhóm hàng tồn kho dựa trên trạng thái cụ thể để thực hiện hành động (Đã thanh toán đầy đủ, Thanh toán một phần hoặc Chưa thanh toán)
- Theo nhà cung cấp Xem dạng danh sách: Hợp nhất các nỗ lực mua sắm với chế độ xem minh bạch về các nhà cung cấp hiện tại
- Chế độ xem Bản đồ địa điểm nhà cung cấp: Quản lý quy trình công việc và nhu cầu lưu trữ theo địa điểm trên Bản đồ
- Chế độ xem biểu mẫu đơn đặt hàng: Gửi biểu mẫu ClickUp để nhận đơn đặt hàng và tự động hóa việc tạo/lập nhiệm vụ
Theo dõi nguyên vật liệu nhập kho, mức tồn kho hiện tại và các mục hết hàng. Ngoài ra, tận hưởng quy trình làm việc hiệu quả với tính năng Trường công thức đơn giản để dễ dàng thực hiện các phép tính giữa các trường số, ngày và thời gian trên một mục.
Khám phá thêm mẫu kế hoạch tài nguyên !
3. Mẫu quản lý hàng tồn kho ClickUp
Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hay một tổ chức lớn với nhiều bộ phận, Mẫu quản lý hàng tồn kho của ClickUp là tài nguyên hoàn hảo để hiển thị các hoạt động hàng ngày. Đặt nhiệm vụ định kỳ, điều chỉnh mức hàng tồn kho dựa trên dữ liệu bán hàng hoặc xem lại dữ liệu lịch sử để dự báo xu hướng! 📈
Và việc tìm kiếm một mục hàng tồn kho trong ClickUp cũng rất dễ dàng. Dễ dàng tạo các tìm kiếm và bộ lọc đã lưu dựa trên bất kỳ tiêu chí nào, bao gồm các mặt hàng theo mùa, đặc biệt hàng tuần và sản phẩm thanh lý, để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy sản phẩm phù hợp mọi lúc.
📮ClickUp Insight: Nhân viên tri thức gửi trung bình 25 tin nhắn mỗi ngày để tìm kiếm thông tin và bối cảnh. Điều này cho thấy một lượng thời gian đáng kể bị lãng phí để cuộn, tìm kiếm và giải mã các cuộc hội thoại rời rạc trong email và trò chuyện. 😱
Giá như bạn có một nền tảng thông minh kết nối các công việc, dự án, trò chuyện và email (cùng với AI!) ở một nơi. Nhưng bạn có rồi: Hãy thử ClickUp!
Bạn có thể dễ dàng theo dõi các cập nhật về tình trạng sẵn có, giá cả và xu hướng hiện tại để luôn nắm bắt nhu cầu và đảm bảo không bao giờ hết hàng.
4. Mẫu đơn đặt hàng và kho hàng ClickUp
Mẫu báo cáo hàng tồn kho là công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp để quản lý hàng tồn kho, theo dõi đơn đặt hàng và sắp xếp mức hàng tồn kho và sản phẩm. Mẫu này cung cấp tổng quan toàn diện về mức hàng tồn kho hiện tại, cũng như chi tiết về các lô hàng đến và đi.
Mẫu Đơn đặt hàng & Kho hàng của ClickUp là một hệ thống toàn diện để giám sát việc đặt hàng và nhận hàng hóa, dịch vụ và vật liệu trong một doanh nghiệp nhằm hỗ trợ tất cả các bộ phận. Nó bao gồm các thông tin cần thiết về đơn đặt hàng: Tên nhà cung cấp, ngày mua hàng và ngày giao hàng. Điều này giúp dễ dàng xác định bất kỳ điểm nghẽn tiềm ẩn nào trong quy trình mua hàng và có thể giúp duy trì mức tồn kho ổn định hơn! 🌱
5. Mẫu kho văn phòng ClickUp
Với Mẫu kho văn phòng ClickUp, bạn có thể dễ dàng cập nhật dữ liệu kho văn phòng từ nhiều địa điểm cùng một lúc, rất phù hợp cho các quản trị viên cần quản lý kho từ một địa điểm trung tâm.
Mẫu kho hàng này cũng giúp các doanh nghiệp theo dõi ngân sách kho hàng và tổng chi tiêu theo danh mục. Có thể dễ dàng theo dõi chi tiêu ngân sách cho từng mục trong kho hàng, cũng như tổng chi tiêu. Bằng cách xác định sự khác biệt giữa ngân sách thực tế và ngân sách kế hoạch, bạn có thể cải thiện việc quản lý ngân sách.
Nó cũng theo dõi ngày mua hàng và mục hàng tồn kho nào được mua với giá bao nhiêu. Ban quản lý có thể sử dụng thông tin này để tối ưu hóa ngân sách cho các lần mua hàng trong tương lai dựa trên xu hướng chi tiêu! 💰
6. Mẫu quản lý hàng tồn kho văn phòng ClickUp
Một kệ tủ văn phòng chứa đầy những chiếc kim bấm và băng dính không sử dụng? Hãy thử Mẫu Quản lý hàng tồn kho văn phòng của ClickUp để giúp bạn tiết kiệm chi phí!
Để bắt đầu, hãy lập danh sách các vật tư: Vật tư văn phòng chung như sổ ghi chép và bút, cũng như các mục chuyên dụng hơn như phần cứng máy tính cho nhóm thiết kế và sáng tạo. Mẫu này đi kèm với các Trường Tùy chỉnh được tạo sẵn, để bạn có thể bắt đầu thêm chi tiết cho từng mục.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh để thêm và quản lý Trường Tùy chỉnh trong ClickUp:
Và với các tùy chọn chia sẻ của ClickUp, bạn có toàn quyền kiểm soát ai có thể xem gì và họ có những quyền truy cập nào. Gán quyền truy cập để đảm bảo rằng những người phù hợp (điều phối viên nhóm hoặc trưởng bộ phận) có quyền truy cập vào các mục phù hợp. Giữ cho nhóm của bạn có thể nhìn thấy, để họ biết rõ tình hình tồn kho, ngăn chặn việc sử dụng sai bằng cách cài đặt giới hạn truy cập và cảm thấy an toàn khi biết rằng chỉ những người phù hợp mới có thể xem những gì họ cần!
7. Mẫu kho hàng CNTT ClickUp
Các nhóm CNTT hỗ trợ mọi bộ phận trong một tổ chức. Tài sản kho của họ bao gồm phần cứng, phần mềm, giấy phép và các mục khác ở nhiều địa điểm. Với Mẫu kho CNTT của ClickUp, các chuyên gia CNTT có thể sử dụng bảng Kanban để nhanh chóng theo dõi và ghi lại các thông tin quan trọng như chi phí, chi tiết bảo hành, địa điểm, số model và thông tin liên hệ của nhà cung cấp. 👤
ClickUp có hàng trăm tùy chọn tùy chỉnh, vì vậy các chuyên gia CNTT có thể điều chỉnh Không gian Làm việc của họ để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức. Giao diện thân thiện với người dùng cho phép truy cập và cập nhật thông tin nhanh chóng, cũng như dễ dàng chia sẻ tài nguyên với những người khác.
8. Mẫu kho hàng nhà hàng ClickUp
Quản lý hàng tồn kho trong nhà hàng là điều cần thiết để thành công và làm hài lòng khách hàng. Việc theo dõi và bổ sung nguồn cung cấp một cách nhất quán giúp tránh hư hỏng hoặc đặt hàng quá nhiều. Bằng cách đảm bảo có đủ các mục thực đơn mong muốn, nhà hàng có thể làm hài lòng khách hàng đồng thời tránh lãng phí và tổn thất. Với việc quản lý hàng tồn kho phù hợp, khách hàng sẽ luôn hài lòng với sự phong phú của các lựa chọn có sẵn. 🤩
Mẫu Danh mục hàng tồn kho nhà hàng của ClickUp được thiết kế để đơn giản hóa việc theo dõi hàng tồn kho, giúp các nhà quản lý nhà hàng bận rộn không còn phải lo lắng về việc quản lý hàng tồn kho phức tạp. Mẫu này giúp người dùng sắp xếp, quản lý và theo dõi hàng tồn kho nhà hàng một cách dễ dàng. Mẫu này đi kèm với sáu chế độ xem Danh sách, Bảng và Bảng đã được tạo sẵn để thu thập dữ liệu hàng tồn kho theo nhiều cách khác nhau:
- Theo dõi hàng tồn kho: Chế độ xem danh sách tất cả các mục được nhóm theo trạng thái
- Tiêu thụ hàng tuần: Chế độ xem danh sách từng mục được nhóm theo trạng thái
- Phân bổ hàng tuần: Chế độ xem danh sách từng mục được nhóm theo trạng thái
- Mục cần đặt hàng lại: Chế độ xem bảng tất cả các mục cần đặt hàng lại
- Hết hàng: Chế độ xem bảng tất cả các mục hết hàng
- Lưu trữ mục: Chế độ xem Bảng của tất cả các mục được nhóm theo địa điểm lưu trữ
9. Mẫu bảng tính Excel cho kho hàng
Cơ sở dữ liệu hàng tồn kho trong Excel giúp các doanh nghiệp duy trì sự tổ chức và kiểm soát đơn đặt hàng bằng cách cung cấp bản ghi chi tiết về các mục. Mẫu hàng tồn kho Excel này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi những gì đã đặt hàng, số lượng còn lại của mỗi mục và thời điểm cần đặt hàng trong tương lai.
Bằng cách sử dụng phần mềm bảng tính như Excel, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tính toán mức tồn kho hiện tại và thời điểm cần đặt hàng lại các mục bằng công thức tính toán. Phần mềm này cũng cho phép họ thêm ghi chú vào từng mục nếu có bất kỳ lo ngại hoặc thắc mắc cụ thể nào.
10. Mẫu danh sách hàng tồn kho Google Trang tính
Google Trang tính có thể được sử dụng để tạo mẫu danh sách kiểm tra hàng tồn kho cho phép các doanh nghiệp giám sát và theo dõi mức tồn kho của mình. Mẫu danh sách kiểm tra hàng tồn kho này có thể cung cấp tổng quan về mọi mục trong kho, số lượng hiện tại và thời điểm doanh nghiệp nên đặt hàng thêm.
Các thành viên nhân viên có thể sử dụng mẫu kho hàng Google Trang tính này để giúp họ sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục kho hàng đang hoạt động, xem mức tồn kho, xác định thời điểm tối ưu để bổ sung hàng và đáp ứng nhu cầu bất ngờ về các mục kho hàng bổ sung.
Đơn giản hóa quy trình làm việc quản lý hàng tồn kho với ClickUp
ClickUp là giải pháp di động tập trung để tối ưu hóa năng suất của nhóm nhằm lập kế hoạch sản xuất tốt hơn. Với khả năng dễ dàng theo dõi mức tồn kho và thực hiện các thay đổi về thực hiện ngay lập tức, ClickUp giúp các doanh nghiệp luôn kiểm soát tốt việc quản lý hàng tồn kho! 📦
Tận dụng các công cụ theo dõi hàng tồn kho trong ClickUp với tài khoản miễn phí!