Meri là một người đam mê nội dung và một người mê sách. Tình yêu của cô đối với hình ảnh đầy màu sắc và minh họa tươi sáng thúc đẩy sự sáng tạo để sản xuất ra những bài viết giàu thông tin và hấp dẫn. Khi không làm việc, bạn có thể tìm thấy cô cuộn tròn trên giường với một cuốn sách.
Bạn có nghe thấy không?
Sự im lặng vì nhàm chán trong các cuộc hội nghị Zoom của bạn?
Bạn có nghe thấy sự thiếu gắn kết của các thành viên trong nhóm mình không?
…🦗🦗🦗…
Nếu vậy, có lẽ đã đến lúc bạn nên xem xét lại chiến lược giao tiếp của nhóm ảo. 👀
Với việc làm việc từ xa trở thành tiêu chuẩn mới, các trưởng nhóm cần đưa ra những phương pháp sáng tạo và đổi mới để thiết lập môi trường làm việc hợp tác hơn.
Làm việc từ xa mang đến những thách thức riêng cho cả nhân viên và quản lý, bao gồm rào cản giao tiếp, mệt mỏi trong công việc, khó khăn về công nghệ, v.v.
Một nghiên cứu của Harvard Business Review đã được thực hiện trong thời gian COVID-19 để hiểu những thách thức trong quản lý nhóm ảo. Nghiên cứu cho thấy hầu hết các trưởng nhóm làm việc từ xa đều gặp khó khăn trong việc giao tiếp hiệu quả và xây dựng cầu nối tin tưởng với các nhóm ảo của mình.
Dù muốn hay không, hai yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến năng suất, động lực và hiệu quả làm việc của nhân viên, và hậu quả của việc bỏ qua chúng không chỉ là làm việc kém hiệu quả và mắc sai lầm.
Vậy, điều gì cần thiết để xây dựng lòng tin và hợp tác hiệu quả trong các nhóm ảo, và vai trò của chúng trong hiệu suất làm việc của nhân viên là gì? Hãy cùng tìm hiểu.
Sẵn sàng loại bỏ sự im lặng? 🧨
Làm thế nào để giao tiếp tốt trong nhóm ảo giúp tăng năng suất?
Một số người trong chúng ta đã từng làm việc trong môi trường tiêu cực, nơi đồng nghiệp không đáng tin cậy, thờ ơ và không phản hồi.
Trong những tình huống như vậy, nhân viên có xu hướng kìm hãm năng lượng, kỹ năng, đam mê và động lực của mình vì họ cảm thấy thiếu sự tin tưởng, hỗ trợ và kết nối với nhóm của mình.
Vậy, xây dựng lòng tin có thể giúp ích như thế nào?
1. Tin tưởng hơn = Ít xung đột hơn
Niềm tin là một siêu năng lực giúp giải quyết các vấn đề về hiểu lầm trong các nhóm ảo. 💪
Sự tin tưởng giữa các nhân viên và quản lý giúp giảm thiểu và giải quyết các hiểu lầm một cách hiệu quả hơn.
Chia sẻ tinh thần tin tưởng lẫn nhau để đẩy nhanh quá trình đàm phán cũng như xây dựng mối quan hệ cá nhân thân thiết hơn trong các nhóm ảo. Mặc dù bạn nên giữ thái độ chuyên nghiệp, nhưng hãy nghĩ đến việc xây dựng nền tảng tin tưởng vững chắc theo thời gian để tránh xung đột trong tương lai càng nhiều càng tốt.
Công việc này diễn ra như thế nào? 🤔
Khi mọi người chia sẻ sự tin tưởng lẫn nhau đối với đồng nghiệp và quản lý, họ sẽ cảm thấy an toàn trong môi trường làm việc của mình.
Do đó, họ sẽ cởi mở hơn trong đàm phán, thảo luận và đối thoại lành mạnh với nhóm.
2. Niềm tin tạo ra một không khí "Bạn có một người bạn ở đây!"
Một trong những yếu tố cốt lõi của hiệu suất làm việc tuyệt vời của nhân viên là sự hợp tác hiệu quả hơn trong các nhóm. Đặc biệt với công việc từ xa, nơi giao tiếp trực tiếp ở mức thấp nhất, việc quản lý một nhóm làm việc từ xa hợp tác hiệu quả trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.
Mối quan hệ công việc mờ ám dẫn đến sự hợp tác kém, trong khi mối quan hệ tin cậy có thể dễ dàng xây dựng mối quan hệ đối tác bền chặt hơn giữa nhân viên và lãnh đạo. ✊
Một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy những người làm việc trong môi trường có mức độ tin tưởng cao có năng suất cao hơn 50%. Điều này chứng minh rằng niềm tin là yếu tố quan trọng nhất để xây dựng các nhóm ảo vững mạnh. 🥗
Nói một cách đơn giản, giao tiếp dựa trên niềm tin trong nhóm sẽ thúc đẩy các thành viên hợp sức và đưa ra những ý tưởng sáng tạo hơn.
Xin mời trống rộn ràng…🥁 cho những lời ca ngọt ngào của Randy Man. 🎶
Phần thưởng: Mẫu kế hoạch giao tiếp
3. Giảm căng thẳng và sự cô lập
Ngày nay, hầu hết các công ty đã chuyển sang môi trường làm việc kết hợp và văn hóa làm việc hoàn toàn từ xa — điều mà không phải tất cả nhân viên và ban lãnh đạo đều chuẩn bị sẵn sàng.
Những thách thức mới nổi và vô số rào cản đi kèm với công việc tại nhà có thể gây ra mức độ căng thẳng cao và xu hướng cô lập hoặc làm việc riêng lẻ giữa các nhân viên của bạn.
Mặt khác… 😍
Mối quan hệ cởi mở, minh bạch và đáng tin cậy với các nhóm ảo giúp nhân viên vượt qua áp lực công việc, cảm thấy có động lực hơn để tham gia và giảm bớt tất cả áp lực khi làm việc từ xa.
Bonus 👉 Hãy xem danh sách những câu nói truyền cảm hứng về tinh thần đồng đội này!
7 cách thông minh để cải thiện giao tiếp trong nhóm ảo và củng cố lòng tin
May mắn thay, có một số cách mà các nhà quản lý xuất sắc có thể xây dựng lòng tin và giao tiếp minh bạch trong các nhóm ảo. 🥳
Hãy tham khảo những mẹo thiết thực này để xây dựng các nhóm hợp tác, thống nhất và có quyền tự chủ.
1. Hãy linh hoạt trong giao tiếp với nhóm ảo
Ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang tư duy cởi mở và quan điểm linh hoạt hơn khi nói đến làm việc nhóm. Đặc biệt với các nhóm ảo, nơi mà việc giao tiếp hiệu quả là một chút phức tạp, việc thực hiện sự đơn giản đã trở nên thiết yếu.
Trưởng nhóm ảo cần phải gần gũi và thân thiện để nhân viên cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi, thảo luận về các vấn đề và bày tỏ ý kiến của mình. 🗣️
Giữ một tâm trí cởi mở với những thay đổi sẽ giúp các nhà lãnh đạo duy trì sự linh hoạt và nhanh nhạy trước những thay đổi liên tục. Hơn nữa, văn hóa công ty minh bạch giúp giao tiếp giữa các thành viên hiệu quả hơn.
2. Đặt mục tiêu chung chính xác
Phương pháp làm việc tại nhà chắc chắn đã thay đổi sự cân bằng trong cuộc sống cá nhân và công việc của chúng ta.
Điều này lại khiến việc sắp xếp các ưu tiên trở nên khó khăn.
Đây là lý do tại sao các trưởng nhóm ảo nên rõ ràng xác định mục tiêu của công ty cho từng nhân viên.
Các thành viên đôi khi có thể cảm thấy bị mất kết nối chỉ vì kết quả của việc cách xa nhau về mặt địa lý. Vì vậy, cho dù bạn làm việc cho một công ty SaaS hay một tiệm bánh, với tư cách là người quản lý, công việc của bạn là thiết lập một mục tiêu chung với các mục tiêu rõ ràng.
Khi mọi người đều biết công việc của mình trong ngày/tuần/tháng, thời hạn và các yêu cầu khác, giao tiếp sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, hãy vạch ra các mục tiêu chung để xây dựng nền tảng vững chắc cho các giá trị chung của công ty mà mỗi thành viên có thể đóng góp. Thực hiện điều này một cách đơn giản hơn với tính năng quản lý nhiệm vụ đặc biệt của ClickUp.
3. Hãy nói "Cảm ơn!" với nhóm ảo của bạn
Hãy thừa nhận điều này: Là con người, chúng ta đều mong muốn được nhìn nhận và đánh giá cao. 😌
Khi làm việc với các nhóm ảo, việc đánh giá và ghi nhận thường bị mất đi trong luồng liên tục của các cuộc gọi video, các cuộc thảo luận nhanh và các dự án dài vô tận. Đó là lý do tại sao sử dụng sức mạnh của sự thừa nhận và đánh giá cao chân thành sẽ mang lại cho bạn lợi thế để cải thiện giao tiếp với nhóm ảo của mình.
Theo Glassdoor, 53% nhân viên thừa nhận rằng họ sẽ ở lại công ty lâu hơn nếu cảm thấy được đánh giá cao.
Dưới đây là một số phương pháp sáng tạo để công nhận đóng góp của nhân viên:
- Thực hiện chương trình đánh giá cao nhân viên. Ví dụ, bạn có thể cho điểm cho việc hoàn thành công việc nhỏ nhất hoặc đi làm đúng giờ. Những điểm này sau đó có thể được đổi thành các đặc quyền như thêm thời gian nghỉ phép
- Công nhận thành tích cá nhân để làm nổi bật những nhân viên có năng suất cao. Khi các nhà quản lý nhấn mạnh những thành công nhỏ của các thành viên và cảm ơn họ qua điện thoại cá nhân, họ sẽ cảm thấy mình được trân trọng và tham gia nhiều hơn
- Hãy tôn vinh cả những thất bại của nhân viên bằng cách hỗ trợ họ chấp nhận rủi ro và quyết tâm. Hơn nữa, hãy tận dụng những thất bại để thúc đẩy các thành viên khác thử những điều mới mẻ
- Chia sẻ thành tích của nhóm qua mạng xã hội và các nền tảng khác. Sử dụng các thẻ hashtag đặc biệt trên Instagram (ví dụ: #employeeofthemonth) và bày tỏ lòng biết ơn của bạn trong một bài đăng đơn giản trên Facebook để các thành viên trong nhóm cảm thấy đặc biệt
Các thành viên trong nhóm ảo thường cảm thấy bị tách rời khỏi công ty, vì vậy việc thể hiện sự công nhận sẽ giúp họ gắn kết và có động lực hơn.
4. Cuộc họp 1:1 giúp hình thành giao tiếp tuyệt vời trong nhóm ảo
Một phần của giao tiếp thành công là cách tiếp cận cá nhân đối với các thành viên trong nhóm ảo của bạn.
Tổ chức các cuộc họp thường xuyên là một cách để theo dõi tiến độ công việc và hiệu suất tổng thể của nhân viên, cũng như kiểm tra tình hình của các thành viên trong nhóm ảo.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn xây dựng nền tảng tin tưởng vững chắc và môi trường hợp tác, hãy dành thời gian cho các buổi trao đổi cá nhân. 🤝
Tạo mối quan hệ cá nhân trong khi làm việc tại văn phòng là điều khá dễ dàng. Một câu chào đơn giản như "Xin chào" hoặc một cuộc trò chuyện ngắn trong khi pha cà phê là những cách hữu ích để phá băng.
Ngay cả khi bạn liên lạc với hơn 100 nhân viên văn phòng qua email marketing hoặc tin nhắn văn bản hàng loạt, sự hiện diện thực tế vẫn rất quan trọng.
Mặc dù làm việc từ xa mang đến những thách thức trong giao tiếp giữa các cá nhân, nhưng vẫn có cơ hội kết bạn trong thế giới ảo. 🧑💻
Dưới đây là một số mẹo nhanh để tổ chức các cuộc họp một-một thành công với nhân viên làm việc từ xa:
- Tuân thủ lịch trình lặp lại
- Hỏi về những thách thức mà các thành viên đang gặp phải
- Ghi chú để theo dõi tiến độ
- Đảm bảo giảm tiếng ồn xung quanh và loại bỏ các vấn đề kỹ thuật khác
- Chuẩn bị một số câu hỏi thân thiện
- Hãy là một người lắng nghe tốt
Các trưởng nhóm tổ chức các cuộc họp trực tiếp với từng thành viên có nhiều khả năng giành được sự tin tưởng của họ và cải thiện mối quan hệ thân thiện.
Sự đồng cảm chân thành và trung thực cho thấy bạn tôn trọng và quan tâm đến nhóm ảo của mình như thế nào. Điều này sẽ giúp cải thiện kết nối từ bên trong.
Hơn nữa, bạn nên tạo ra một môi trường thích hợp để trò chuyện và trao đổi quan điểm. Cho dù bạn quyết định sử dụng phần mềm họp hay ứng dụng di động, hãy đảm bảo chọn thời gian thích hợp, loại bỏ tiếng ồn xung quanh và tạo ra bầu không khí thân thiện.
ClickUp sẽ dễ dàng trở thành công cụ yêu thích của bạn để cải thiện tất cả các loại hình giao tiếp trong nhóm. Đặc biệt là đối với các nhóm ảo làm việc từ xa, các công cụ và tính năng có sẵn sẽ giúp tổ chức mọi hoạt động trong công ty của bạn. Từ bản đồ dự án trực quan và giám sát công việc theo thời gian thực đến biểu đồ sprint và danh sách ưu tiên, bạn có thể tạo, hoàn thành và quản lý các nhiệm vụ từ một nơi!
5. Cho phép nhóm ảo của bạn chia sẻ và động não
Trao đổi thông tin là chìa khóa vàng của giao tiếp.
(Một số hiệu ứng âm thanh ở đây, vui lòng… 🙌)
Một trải nghiệm hợp tác như brainstorming sẽ giúp nhóm ảo của bạn cởi mở hơn về những ý tưởng và đề xuất mà họ đang giấu kín, ý kiến về một chủ đề nhất định và giải pháp cho bất kỳ vấn đề hiện tại nào.
Vì việc trao đổi ý tưởng là một nỗ lực hợp tác, nó giúp xây dựng các nhóm mạnh mẽ hơn và các mối quan hệ hiệu quả hơn.
Đặc biệt đối với các trưởng nhóm ảo, việc tổ chức các phiên brainstorming để các thành viên cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao ngay cả những ý tưởng "tồi" của họ là điều rất quan trọng. 🧠
6. Cuộc sống không chỉ có công việc!
Thảo luận về các chủ đề ngoài công việc là cách dễ dàng nhất để xây dựng mối quan hệ tin cậy với nhóm ảo của bạn.
Điều này một lần nữa thể hiện sự minh bạch và cởi mở của công ty đối với nhân viên làm việc từ xa.
Một nghiên cứu của Gallup cho thấy 50% nhân viên rời bỏ công việc vì họ không hài lòng và cảm thấy không kết nối với cấp trên.
Lý do thực sự đằng sau điều này là mọi người chỉ đang tìm kiếm sự tương tác con người chân thành.
Và khi gặp khó khăn, họ chỉ muốn thoát khỏi công việc mệt mỏi, thời hạn dự án và báo cáo dài dằng dặc.
Có một người lãnh đạo mà họ có thể thảo luận về các dự án công việc giống như thảo luận về tình yêu dành cho chó là một điều may mắn tuyệt vời.
7. Đừng quên yếu tố vui vẻ
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, ai cũng thích vui vẻ. 💃
Ngay cả trong công việc. 🤫
Xem xét mức độ căng thẳng mà nhân viên làm việc từ xa phải trải qua, các nhà quản lý cần tạo ra một số thời gian giải trí cho các nhóm ảo. Mặc dù các hoạt động xây dựng nhóm thường được coi là một hoạt động tách biệt khỏi công việc, nhưng chúng giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn.
Có những cách nào để bạn có thể vui vẻ từ xa?
- Chơi trò chơi video và đố vui ảo (chắc chắn có một số thành viên trong nhóm của bạn là game thủ )
- Tham gia các bài kiểm tra trực tuyến như Virtual Happy Hour Trivia
- Giải quyết một trò chơi thoát khỏi phòng trực tuyến
- Tạo ra và giải quyết các tình huống thách thức
- Chơi trò "Hai sự thật và một lời nói dối": trò chơi kinh điển
Và còn nhiều hơn nữa!
Đặc biệt với các nhóm ảo, việc mang lại niềm vui giúp họ kết nối và gắn kết với nhau. Hơn nữa, điều này sẽ giúp các thành viên bị cô lập cảm thấy gần gũi và tin tưởng hơn vào người quản lý.
Kết thúc!
Cải thiện sự tin tưởng và hợp tác với tư cách là trưởng nhóm ảo không phải là điều dễ dàng, nhưng những mẹo đơn giản và thiết thực của chúng tôi sẽ giúp bạn bắt đầu và nâng mối quan hệ công việc lên một tầm cao mới. ↗️
Hãy nhớ: Cuối cùng, tất cả đều phụ thuộc vào sự đánh giá cao, tôn trọng và quan tâm dành cho các nhóm ảo.
Hãy cho chúng tôi biết kinh nghiệm của bạn khi làm việc với hoặc trong một nhóm ảo.
Đánh giá của tôi về ClickUp
Chúng tôi bắt đầu sử dụng ClickUp khi làm việc từ xa trở thành điều bình thường mới. Với rất nhiều công cụ mới phải sử dụng (Zoom, TeamViewer, v.v.), ClickUp đã mang đến một mức độ đơn giản hóa mới. Chúng tôi chủ yếu sử dụng nó để quản lý công việc. Mặc dù nhóm nhỏ, nhưng chúng tôi vẫn cần một công cụ dễ sử dụng. Với ClickUp, chúng tôi không cần phải tìm kiếm nhiệm vụ hay thời hạn. Chúng tôi cũng có thể sử dụng hệ thống mã màu đặc biệt giúp mọi thứ trở nên rõ ràng hơn.
Cá nhân tôi rất thích hộp công việc, nơi bạn có thể di chuyển tất cả các công việc vào các giai đoạn (Đang xử lý, Đã hoàn thành, Chưa xác định, v.v.). Điều này giúp tôi hiểu một cách trực quan vị trí của mình trong quá trình quản lý công việc và vị trí của nhóm. Vì vậy, nếu có bất kỳ việc gì tôi có thể giúp, tôi có thể thấy ngay từ Bảng điều khiển.