Tăng lợi nhuận gộp, tối ưu hóa tăng trưởng doanh thu, giảm thời gian giải quyết trung bình cho các yêu cầu hỗ trợ, cải thiện hiệu suất của nhóm tiếp thị — có hàng tá quy trình và mục tiêu chiến lược có thể theo dõi bằng các KPI phù hợp.
Vậy bạn bắt đầu từ đâu? Bạn sẽ cần một bộ KPI tốt, phù hợp với các mục tiêu cụ thể của mình, đồng thời học cách xây dựng thẻ điểm KPI để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đó một cách hiệu quả.
Sẵn sàng bắt đầu chưa? Đọc phần dưới đây để biết hướng dẫn chi tiết về thẻ điểm KPI, cùng các bước để tạo thẻ điểm của riêng bạn.
Bảng điểm KPI là gì?
Hãy bắt đầu với định nghĩa về KPI: Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là các thước đo được sử dụng để định lượng và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu hoặc mục tiêu của bạn. Vậy thẻ điểm KPI là gì?
Hãy nghĩ về nó như bảng điểm mà bạn và bạn bè của bạn có thể sử dụng để theo dõi điểm số của mình trong một buổi tối chơi bowling hoặc khi chơi trò chơi trên bảng. Đây là một biểu diễn trực quan của các KPI, giúp bạn dễ dàng theo dõi và đo lường tiến độ thực hiện các mục tiêu khác nhau. Chúng theo dõi KPI ở cấp độ cá nhân, theo nhóm hoặc bộ phận, hoặc trên toàn công ty.
Lợi ích của việc sử dụng bảng điểm KPI
Hiểu được bảng điểm KPI là một chuyện, nhưng tại sao bạn nên sử dụng chúng? Có rất nhiều lý do:
- Thẻ điểm KPI giúp bạn dễ dàng nhìn thấy các mục tiêu và mục đích, từ đó thúc đẩy sự minh bạch trong toàn công ty
- Chúng giúp tập trung vào việc đạt được các mục tiêu cụ thể, từ đó giúp mọi người có trách nhiệm hơn ✨
- Thẻ điểm KPI là một công cụ đo lường hiệu suất dễ đọc, cho phép bạn theo dõi hiệu suất của cá nhân, nhóm, bộ phận hoặc thậm chí là toàn bộ tổ chức
- Sử dụng thẻ điểm KPI làm cơ sở cho lập kế hoạch chiến lược và dự báo dự án
- Vì thẻ điểm KPI nhấn mạnh vào các mục tiêu cụ thể, chúng giúp mọi người luôn thống nhất với chiến lược tổng thể của bạn
- Trong quá trình theo dõi tiến độ, bạn sẽ nhận thấy một số lĩnh vực không tiến triển tốt như những lĩnh vực khác — và điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về những lĩnh vực cần cải thiện quy trình 🛠️
Các loại bảng điểm KPI khác nhau
Cuối cùng, thẻ điểm KPI có thể có bất kỳ hình thức hoặc biểu mẫu nào hữu ích nhất cho bạn và nhóm của bạn. Cho dù bạn đang đo lường hiệu suất tổng thể hay theo dõi mục tiêu của từng nhân viên, hãy sử dụng biểu đồ, đồ thị và các hình thức trực quan hóa dữ liệu khác để theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.
Một số thẻ điểm KPI hiển thị dữ liệu dưới dạng danh sách và sử dụng mã màu để phân biệt giữa các KPI đang đi đúng hướng và không đi đúng hướng.
Sử dụng mẫu KPI ClickUp để tạo thẻ điểm KPI nhanh chóng và dễ dàng. Mẫu thẻ điểm KPI này cho phép tùy chỉnh trạng thái cho từng nhiệm vụ hoặc mục tiêu, các trường cho phép bạn thêm các thuộc tính khác nhau vào KPI, chế độ xem tùy chỉnh hiển thị KPI của bạn từ các góc độ khác nhau và hơn thế nữa.
Mặc dù có nhiều cách tiếp cận bảng điểm KPI, nhưng có một phương pháp đặc biệt phổ biến—và chúng tôi sẽ đi vào chi tiết về phương pháp đó bên dưới. 👀
Bảng điểm KPI cân bằngKPI Scorecard
Balanced Scorecard (BSC) là thẻ điểm KPI được tạo ra bởi Tiến sĩ David Norton, đồng sáng lập công ty tư vấn Renaissance Solutions, và Tiến sĩ Robert Kaplan, Giáo sư Phát triển Lãnh đạo tại Trường Kinh doanh Harvard.
Loại bảng điểm KPI này tổng hợp các chỉ số KPI đánh giá hiệu quả hoạt động tổng thể của tổ chức từ bốn góc độ khác nhau.
- Góc độ tài chính: Bao gồm các chỉ số đánh giá hiệu quả tài chính của công ty. Tỷ suất lợi nhuận, mục tiêu thu nhập và doanh thu là những ví dụ về KPI tài chính ✨
- Quan điểm của khách hàng hoặc các bên liên quan: Các chỉ số KPI từ quan điểm của khách hàng cung cấp thước đo cho các yếu tố như sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng, điểm số ròng của người giới thiệu, v.v. Đối với các bên liên quan, bạn có thể đo lường mức độ cảm tình, bao gồm mức độ tích cực của họ khi nhìn nhận công ty bạn, mức độ hài lòng của họ và các thước đo khác liên quan đến sự tham gia và thành công của các bên liên quan
- Quy trình nội bộ: Các KPI cho quan điểm này phân tích mức độ hoạt động của công ty và hiệu quả cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Các chỉ số hiệu suất này sẽ đo lường thành công của logistics, quản lý đơn đặt hàng và các quy trình kinh doanh khác
- Học tập và phát triển: Các KPI này đánh giá các yếu tố từ góc độ của nhân viên. Chúng đo lường các yếu tố như đầu tư vào đào tạo, phát triển kỹ năng, văn hóa nơi làm việc, công cụ và tài nguyên công nghệ, cũng như mức độ gắn kết của nhân viên
Tên gọi đã nói lên tất cả: Thẻ điểm cân bằng cho bạn cái nhìn "cân bằng" về hiệu suất hoạt động của công ty từ bốn góc độ khác nhau và quan trọng. Thẻ điểm này cũng cho phép bạn nhanh chóng xác định các vấn đề tiềm ẩn (như sự sụt giảm mức độ gắn kết của nhân viên hoặc tỷ lệ giữ chân khách hàng), giúp bạn dễ dàng tìm ra nguồn gốc của vấn đề và xây dựng chiến lược giải quyết trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
Phần hay nhất? Sử dụng Balanced Scorecard không ngăn cản bạn tạo các thẻ điểm KPI khác. Hãy thoải mái sử dụng phương pháp này để đánh giá hiệu suất của công ty nói chung, đồng thời tạo thẻ điểm cấp bộ phận hoặc cấp nhóm để quản lý dự án dễ dàng hơn và đo lường thành công của chúng.
Cách tạo thẻ điểm KPI để cải thiện hiệu suất dự án
Sẵn sàng bắt đầu tạo thẻ điểm KPI của riêng bạn? Cho dù bạn muốn tạo bản đồ chiến lược tổng thể cho công ty, đánh giá mục tiêu kinh doanh hay theo dõi và cải thiện quy trình dự án, hãy làm theo các bước dưới đây. 🤩
1. Xác định phạm vi
Vì thẻ điểm KPI giám sát mọi thứ, từ mục tiêu tổ chức toàn công ty đến thành công cá nhân, bước đầu tiên là xác định phạm vi của thẻ điểm. Các nhóm bán hàng theo dõi các KPI khác nhau trong khi đạt được mục tiêu của họ, khác với các KPI mà toàn bộ tổ chức có thể sử dụng để theo đuổi mục tiêu kinh doanh.
Chọn giữa thẻ điểm cho toàn bộ công ty, các bộ phận trong công ty và các nhóm làm việc trong các dự án cụ thể, hoặc tạo thẻ điểm ở cấp độ cá nhân để khuyến khích nhân viên đạt được mục tiêu của riêng họ.
2. Vạch ra mục tiêu của bạn
Bạn muốn đạt được điều gì với thẻ điểm KPI? Bạn muốn cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng hay tăng lưu lượng truy cập trang web? Hay là cải thiện các chiến dịch tiếp thị hoặc sự hài lòng của nhân viên?
Chọn bất kỳ mục tiêu nào bạn muốn, nhưng trước khi tạo thẻ điểm KPI, bạn cần phác thảo rõ ràng các mục tiêu đó và chọn các KPI phù hợp để theo dõi trong quá trình thực hiện.
Khi xác định mục tiêu, hãy nghĩ đến khung thời gian. Ví dụ: nếu bạn muốn giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ dịch vụ xuống một tỷ lệ nhất định vào cuối quý tài chính tiếp theo, thì thẻ điểm của bạn sẽ cần phản ánh tiến độ đạt được mục tiêu đó trong kỳ thời gian đã định.
Mẹo: Hãy thử tiêu chí SMART!
Bạn gặp khó khăn trong việc xác định mục tiêu? Một cách để xác định mục tiêu rõ ràng là tuân theo tiêu chí SMART. "SMART" là viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Có liên quan) và Time-bound (Có thời hạn). Sử dụng phương pháp này thay vì tổng quát hóa sẽ giúp mục tiêu của bạn trở nên rõ ràng.
Ví dụ: bạn có thể đặt mục tiêu giảm chi phí thu hút khách hàng (CAC) — nhưng mục tiêu này khá mơ hồ. Hãy tuân theo các tiêu chí SMART để tinh chỉnh mục tiêu đó.
- Cụ thể: Bạn muốn giảm chi phí thu hút khách hàng trên mạng xã hội
- Có thể đo lường: Bạn biết chi phí để thu hút khách hàng trên các kênh xã hội hiện tại là bao nhiêu và bạn sẽ tiếp tục phân tích dữ liệu đó trong quá trình làm việc để giảm chi phí
- Có thể đạt được: Bạn không thể giảm CAC xuống 0, nhưng bạn cần đưa ra một tỷ lệ phần trăm thực tế để làm mục tiêu
- Có liên quan: Hãy nghĩ về lý do tại sao bạn theo đuổi mục tiêu này, ví dụ: vì CAC của bạn đang tăng nhanh hơn các chi phí khác hoặc CAC của một sản phẩm không tương xứng với sản phẩm khác
- Thời hạn: Đặt một ngày thực tế mà bạn dự kiến sẽ đạt được mục tiêu của mình
3. Chọn các chỉ số KPI của bạn
Với mục tiêu đã được vạch ra rõ ràng, bạn đã sẵn sàng chọn KPI, phải không? Đừng vội vàng!
Đầu tiên, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa KPI và chỉ số để tránh vô tình điền bảng điểm bằng chỉ số thay vì KPI. Dưới đây là sự khác biệt cơ bản:
- Chỉ số: Thước đo thành công của bạn
- KPI: Các thước đo định lượng về tiến độ thực hiện mục tiêu của bạn
Hãy lấy ví dụ về chi phí thu hút khách hàng ở trên. CAC thường được sử dụng nhất làm KPI, hay nói cách khác, các doanh nghiệp sử dụng nó để theo dõi tiến độ tối ưu hóa CAC, nhưng nó cũng có chức năng như một chỉ số. So sánh các con số của bạn với điểm chuẩn hoặc tiêu chuẩn ngành. Nếu CAC trung bình trong ngành của bạn là 100 đô la, hãy so sánh CAC của bạn với chỉ số này để xem chi phí của bạn cao hơn hay thấp hơn tiêu chuẩn ngành.
Khi đã rõ về KPI và chỉ số, hãy chọn KPI phù hợp với mục tiêu bạn muốn đạt được. Có hàng tá KPI để lựa chọn, vì vậy hãy dành thời gian và chọn những KPI phù hợp nhất với mục tiêu bạn muốn đạt được.
Mẹo: Ít mà chất!
Bạn có thể tạo bảng điều khiển KPI để theo dõi vài chục KPI liên quan đến mục tiêu của mình, nhưng thường thì cách tiếp cận tốt hơn là giảm thiểu số lượng. Đây là câu hỏi hóc búa "không thể nhìn thấy rừng vì cây". Bạn không muốn bị lạc trong quá nhiều dữ liệu và chắc chắn không muốn dành tất cả thời gian cho phân tích để cập nhật báo cáo KPI.
Bắt đầu với khoảng 10 đến 15 KPI khác nhau và tiếp tục từ đó. Bạn có thể thấy rằng việc loại bỏ một số hoặc thêm một vài KPI sẽ giúp đạt được sự cân bằng phù hợp cho các mục tiêu cụ thể của mình. 🌻
4. Phát triển các mục tiêu cụ thể để đạt được
Đến bây giờ, bạn đã có trong đầu các mục tiêu chiến lược và danh sách các KPI hiệu quả để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đó. Câu hỏi tiếp theo là: Bạn sẽ đạt được mục tiêu của mình vào thời điểm nào?
Nếu bạn đang theo dõi các KPI bán hàng, chẳng hạn như đo lường số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện cuối cùng chuyển đổi thành khách hàng, mục tiêu của bạn có thể là tăng số lượng chuyển đổi. Nhưng tăng bao nhiêu và trong khoảng thời gian nào?
Phát triển mục tiêu có nghĩa là đưa ra những con số cụ thể cần đạt được. Trong trường hợp tỷ lệ chuyển đổi, có thể bạn muốn tăng tỷ lệ chuyển đổi hiện tại từ 10% lên 15% và bạn muốn đạt được con số đó trong vòng ba tháng.
5. Tìm các công cụ phù hợp để theo dõi KPI của bạn
Bây giờ bạn đã xác định mục tiêu, lựa chọn KPI và đặt mục tiêu có thể đạt được, bạn đã gần đạt được mục tiêu rồi. Bước cuối cùng? Chọn một công cụ để giúp bạn theo dõi các KPI đó.
Một số người mặc định sử dụng bảng tính Excel cho việc này — và đây là một lựa chọn khả thi nếu bạn chỉ theo dõi một vài điều cơ bản. Tuy nhiên, bảng tính có thể không cung cấp tất cả các chức năng cần thiết để hiển thị tiến độ đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn một cách chính xác.
Hãy nhớ rằng, thẻ điểm KPI cũng nhằm mục đích tăng tính minh bạch, và bảng tính không dễ chia sẻ như bảng điều khiển KPI mà mọi thành viên trong nhóm của bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào.
Thay vì sử dụng bảng tính, hãy cân nhắc sử dụng nền tảng quản lý dự án. Các nền tảng tốt nhất trong số này cung cấp tất cả các tính năng cần thiết, không chỉ khả năng quản lý nhiều dự án một cách dễ dàng, mà còn cung cấp không gian để bạn theo dõi phân tích, xây dựng bảng điều khiển KPI và hơn thế nữa.
Mẹo: Hãy thử ClickUp!
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ duy nhất để quản lý tất cả, ClickUp là lựa chọn dành cho bạn. Đây là nền tảng quản lý dự án cung cấp cho bạn phạm vi rộng lớn các tính năng và chức năng, bao gồm khả năng lập kế hoạch dự án, theo dõi và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
Và khi nói đến việc theo dõi KPI, đó là lúc ClickUp thực sự tỏa sáng. Thay vì sử dụng các ứng dụng hoặc phần mềm riêng biệt cho thẻ điểm KPI, hãy sử dụng ClickUp Goals để tạo các mục tiêu có thể theo dõi được kết nối với công việc của bạn. Tốt hơn nữa, ClickUp Goals cho phép bạn theo dõi tiến độ bằng nhiều cách khác nhau. Tạo mục tiêu nhiệm vụ, mục tiêu tiền tệ, mục tiêu số lượng và hơn thế nữa, tất cả trong một bảng điều khiển dễ sử dụng giúp cả nhóm của bạn luôn đi đúng hướng. 🙌
Đạt được mục tiêu của bạn với ClickUp
Mục tiêu của bạn là gì? Có thể bạn muốn bắt đầu theo dõi KPI, hoặc có thể bạn cần một nền tảng để theo dõi công việc, cải thiện sự hợp tác hoặc lập kế hoạch dự án hiệu quả hơn.
Tại sao không phải tất cả những điều trên? ClickUp cung cấp cho bạn các tính năng để đáp ứng tất cả các mục tiêu này và hơn thế nữa. Đăng ký miễn phí và bắt đầu khám phá để tìm hiểu tất cả các cách ClickUp giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.