Chúng ta đều quen thuộc với việc sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu theo thời gian. Quản lý của bạn có thể theo dõi KPI của bạn hoặc bạn có thể chịu trách nhiệm cài đặt KPI cho nhóm của mình.
Tuy nhiên, tất cả dữ liệu này có ích gì nếu bạn không làm gì với nó?
Đó là lúc báo cáo KPI phát huy tác dụng. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đi vào chi tiết về báo cáo KPI là gì, tại sao nó quan trọng, bạn nên theo dõi những chỉ số nào và hơn thế nữa. Hãy cùng bắt đầu và khám phá tất cả những gì cần biết về việc xây dựng và quản lý báo cáo KPI. 🙌
Báo cáo KPI là gì?
Báo cáo KPI là một tệp vật lý hoặc kỹ thuật số tổng hợp dữ liệu hiệu suất của tất cả các KPI mà bạn đang theo dõi. Về cơ bản, đây là nơi tất cả dữ liệu KPI của bạn được hợp nhất — thường là trong bảng điều khiển KPI — để bạn dễ dàng hiểu dữ liệu và đánh giá các chỉ số hiệu suất chính.
Báo cáo KPI thường rất trực quan, vì vậy bạn và các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng giải thích dữ liệu để xác định xu hướng hoặc thách thức trong các mục tiêu kinh doanh.
Nhiều nhóm sử dụng bảng điều khiển KPI làm giao diện trực quan để theo dõi KPI, với các báo cáo đằng sau cung cấp dữ liệu và thông tin bổ sung.
Tại sao việc theo dõi và báo cáo KPI lại quan trọng?
Báo cáo KPI giúp bạn hiểu được hiệu suất của mình so với tất cả các KPI quan trọng nhất tại một nơi. Điều đó thôi đã đủ làm cho báo cáo KPI trở nên có giá trị, nhưng đầu tư vào cách bạn theo dõi các chỉ số hiệu suất chính sẽ mang lại cho bạn những lợi ích bổ sung.
Các báo cáo KPI tốt nhất giúp bạn:
- Theo dõi trực quan các chỉ số quan trọng nhất của bạn (một lần nữa, thường từ bảng điều khiển KPI trực quan)
- Theo dõi dữ liệu lịch sử và đặt điểm chuẩn và mục tiêu cho tương lai
- Tùy chỉnh và xác định các chỉ số, xu hướng và mẫu báo cáo KPI
- Xác định các điểm nghẽn, vấn đề và hạn chế của dự án
- Chứng minh giá trị hoặc tiến độ của bạn cho các bên liên quan
- Truy cập thông tin chi tiết và dữ liệu hiệu suất để đưa ra quyết định kinh doanh
Báo cáo KPI không chỉ là một lựa chọn tốt hơn để trực quan hóa dữ liệu — chúng còn hướng dẫn bạn đạt được mục tiêu, theo dõi tiến độ và chứng minh thành công của bạn cho đến thời điểm hiện tại. 🏆
Chỉ số (Metrics) và KPI: Điểm khác biệt là gì?
Mặc dù KPI và chỉ số kinh doanh có vẻ giống nhau, nhưng có một điểm khác biệt quan trọng. Dưới đây là cách phân biệt KPI và chỉ số kinh doanh:
- Nếu một chỉ số theo dõi hiệu suất của bạn so với mục tiêu kinh doanh chính, thì đó là chỉ số hiệu suất chính
- Nếu một chỉ số theo dõi hiệu suất của bạn đối với bất kỳ mục tiêu kinh doanh (cốt lõi/không cốt lõi) nào, thì đó là chỉ số kinh doanh
Hãy coi KPI là một tập hợp các chỉ số kinh doanh chỉ tập trung vào những điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ: chỉ số hiệu suất chính trong nhóm bán hàng có thể là tổng doanh số. Đây là dữ liệu mà toàn bộ nhóm có thể đo lường và theo dõi theo thời gian. Ngoài ra, những dữ liệu này còn ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác trong hoạt động của bạn, chẳng hạn như KPI tiếp thị.
Một chỉ số kinh doanh liên quan là tỷ lệ doanh thu, là yếu tố bị ảnh hưởng bởi số lượng hoặc khối lượng bán hàng, nhưng có phạm vi ảnh hưởng rộng hơn nhiều. ✅
Các chỉ số bạn có thể muốn đưa vào báo cáo KPI
Mặc dù KPI và chỉ số khác nhau, nhưng cả hai đều có vị trí riêng trong bảng điều khiển KPI. Khi báo cáo tiến độ so với từng KPI, bạn nên trực quan hóa chúng so với các chỉ số kinh doanh tổng thể — những con số xác định mức độ thành công của bạn so với mục tiêu.
Một số công ty coi các chỉ số chỉ là những điểm nổi bật tổng quát, trong khi những công ty khác sử dụng các chỉ số và KPI một cách linh hoạt hơn. Các chỉ số KPI quan trọng đối với bạn phụ thuộc vào ngành và vai trò của bạn, nhưng các chỉ số phổ biến trong báo cáo KPI bao gồm:
- Doanh thu tổng
- Giữ chân khách hàng
- Sự hài lòng của khách hàng
- Thị phần
- Sự hài lòng của nhân viên
- Chi phí thu hút khách hàng
- Giá trị trọn đời của khách hàng
- Lợi nhuận trên vốn đầu tư
- Tỷ lệ churn
- Lợi nhuận ròng trên doanh thu
- Tăng trưởng doanh thu
- Tỷ lệ chuyển đổi
- Luồng tiền
Xem xét các chỉ số kinh doanh và ví dụ KPI nào phù hợp nhất với vai trò và trách nhiệm của bạn, sau đó đưa chúng vào quy trình báo cáo KPI của bạn. Việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về mối liên hệ giữa các KPI riêng lẻ với thành công trên quy mô lớn hơn.
3 Loại Báo cáo KPI Phổ Biến Cần Biết
Hầu hết các báo cáo KPI kinh doanh đều rất toàn diện và có khả năng xử lý tất cả các loại dữ liệu hiệu suất.
Tuy nhiên, vẫn có ba loại báo cáo riêng biệt mà bạn sử dụng cho các mục đích khác nhau:
1. Báo cáo hoạt động
Báo cáo hoạt động tập trung vào hiệu suất thực tế của bạn trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Các điểm dữ liệu trong báo cáo hoạt động được theo dõi thường xuyên để đánh giá hiệu suất thực tế của bạn trong các hoạt động hàng ngày, lặp đi lặp lại và các mục tiêu kinh doanh. 💰
Ví dụ về báo cáo hoạt động bao gồm:
- Doanh số (hàng tháng, quý hoặc hàng năm)
- Luồng tiền
- Khách hàng nợ hoặc nhà cung cấp
Việc theo dõi các chỉ số và KPI này thường xuyên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất và tạo cơ hội điều chỉnh dựa trên các trở ngại, thách thức hoặc cơ hội tiềm ẩn. Các nhóm theo dõi doanh số hoặc luồng tiền mặt thường xuyên sẽ có cơ hội hành động nhanh hơn, dẫn đến ít vấn đề hơn và tăng trưởng hơn.
2. Báo cáo phân tích
Các báo cáo này tập trung vào việc cung cấp cho bạn những thông tin phân tích chi tiết về hiệu suất của các chỉ số khóa. Chúng thường nêu bật các xu hướng chỉ số hiệu suất cho thấy bạn đang đi đúng hướng hay không. 🌻
Ví dụ về báo cáo phân tích bao gồm:
- Tăng trưởng doanh số theo năm hoặc theo quý
- Tỷ lệ giữ chân khách hàng
- Điểm số hài lòng của khách hàng
Báo cáo phân tích là một điểm chuẩn hữu ích để đánh giá vị trí hiện tại, quá trình phát triển và tương lai của doanh nghiệp. Sử dụng các báo cáo này để phản ánh những công việc đã thực hiện hiệu quả và xác định các lĩnh vực cần thay đổi hoặc cải thiện trước khi chúng trở thành vấn đề trong tương lai.
3. Báo cáo chiến lược
Báo cáo chiến lược tập trung vào việc cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về trạng thái hiện tại của chiến lược kinh doanh, tình hình kinh doanh và hướng đi của công ty. Những người ra quyết định sử dụng các báo cáo này để có được những thông tin hữu ích cho sự phát triển trong tương lai. 📈
Ví dụ về báo cáo chiến lược bao gồm:
- Tỷ lệ phần trăm doanh số từ một sản phẩm, chiến dịch tiếp thị hoặc khu vực cụ thể
- Thị phần theo thời gian
- Các dự án sắp tới
Các báo cáo chiến lược này cung cấp cho nhà quản lý và các bên liên quan dữ liệu quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt nhất. Việc phát hiện sự gia tăng đột biến trong xu hướng từ một chiến dịch marketing giúp bạn ưu tiên ngân sách và điều chỉnh các chiến dịch khác để đạt hiệu quả tối đa.
Theo dõi danh sách dự án sắp tới giúp bạn tự tin rằng quy trình làm việc của mình ổn định hoặc tạo động lực để ký kết các hợp đồng mới.
Cách tạo báo cáo KPI đáng tin cậy và sâu sắc
Bạn đã hiểu các chỉ số kinh doanh tổng thể và KPI tổng thể của mình. Hy vọng rằng bạn có thể thấy giá trị của bảng điều khiển hoặc báo cáo KPI để thực sự khai thác các điểm dữ liệu có giá trị.
Bây giờ, hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách xây dựng báo cáo KPI của riêng bạn để lập kế hoạch, xây dựng và chia sẻ các chỉ số của bạn tốt hơn với sự trợ giúp của phần mềm KPI.
1. Xác định mục tiêu của bạn
Quyết định mục tiêu bạn muốn đạt được với báo cáo KPI. Xác nhận mục tiêu của báo cáo, cách sử dụng, đối tượng chính và cách chia sẻ báo cáo.
Các tiêu chí này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về các mục tiêu chiến lược của mình, mà còn cung cấp thông tin hữu ích cho cách bạn tiếp cận thiết kế và chức năng của báo cáo. 🎯
2. Quyết định KPI cụ thể cần theo dõi
Có hàng trăm ví dụ báo cáo KPI mà bạn có thể theo dõi, nhưng bạn không cần phải bao quát tất cả. Hãy quyết định KPI nào là có giá trị nhất theo mục tiêu của bạn và chuẩn bị dữ liệu để sẵn sàng hiển thị.
Kiểm tra hồ sơ nội bộ để xem bạn đã theo dõi KPI này chưa hoặc bạn cần thiết lập một hệ thống mới. Xem xét nguồn dữ liệu có chính xác không, ai chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu và các bước bạn cần thực hiện trước khi sử dụng dữ liệu trong báo cáo.
KPI không phải lúc nào cũng liên quan đến giá trị tiền tệ hoặc số lượng sản xuất. Một số KPI mà bạn có thể muốn xem xét xoay quanh việc quản lý thời gian.
Đó là lý do tại sao tính năng thời gian lăn của ClickUp trong Bảng điều khiển là một lựa chọn tuyệt vời để theo dõi các công việc trên nhiều Không gian khác nhau và trong một khung thời gian cụ thể.
3. Chọn cách hiển thị KPI của bạn
KPI thô thường ở dạng số hoặc câu và không dễ hiểu ngay từ cái nhìn đầu tiên. Để báo cáo KPI của bạn hữu ích, bạn cần sử dụng trực quan hóa dữ liệu để truyền đạt hiệu suất kinh doanh của bạn một cách có ý nghĩa hơn.
Quyết định cách tốt nhất để trình bày dữ liệu của bạn, sau đó thiết kế biểu đồ, đồ thị và sơ đồ bằng công cụ trực quan hóa dữ liệu. Giữ cho bản trình bày của bạn đơn giản.
Mục tiêu là truyền đạt thông tin chi tiết và xu hướng một cách nhanh chóng. Các bên liên quan và nhà quản lý luôn có thể đi sâu hơn vào các ví dụ báo cáo KPI của bạn nếu muốn tìm hiểu thêm chi tiết. 📊
4. Sử dụng phần mềm để xây dựng báo cáo KPI
Tạo báo cáo KPI thủ công rất tốn thời gian và có thể dẫn đến lỗi. Có một cách tốt hơn để xây dựng và theo dõi báo cáo KPI của bạn, đó là sử dụng ClickUp Goals.
ClickUp Goals giới thiệu một cách mới để nhóm của bạn theo dõi các mục tiêu và kết quả chính (OKR) cũng như các mục tiêu. Nền tảng trực quan cao của chúng tôi giúp các thành viên trong nhóm của bạn luôn đi đúng hướng nhờ các mục tiêu rõ ràng, dòng thời gian thân thiện với người dùng và tính năng tự động theo dõi tiến độ.
Thêm mục tiêu, chỉ tiêu hoặc KPI của riêng bạn và tùy chỉnh chúng hoàn toàn. Theo dõi tiến độ bằng các chỉ tiêu số, tiền tệ, đúng/sai hoặc công việc. Trực quan hóa dữ liệu này trong bảng điều khiển báo cáo KPI trực quan cao, cho phép bạn xem tiến độ của mình so với nhiều KPI cùng một lúc.
Việc tạo báo cáo KPI của riêng bạn rất dễ dàng với ClickUp Goals, nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng hơn, chúng tôi có thể giúp bạn. Mẫu KPI của ClickUp được thiết lập sẵn và có mọi thứ bạn cần để theo dõi các chỉ số và KPI của mình — tất cả những gì bạn cần làm là thêm chúng vào mẫu.
5. Chia sẻ báo cáo KPI của bạn
Với báo cáo KPI đã được xây dựng và sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu chia sẻ báo cáo này với các bên liên quan, các nhà lãnh đạo ra quyết định, thành viên nhóm và bất kỳ ai quan tâm đến tiến độ của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng ClickUp để báo cáo KPI, bạn có thể dễ dàng chia sẻ báo cáo của mình với bất kỳ ai vào bất kỳ lúc nào. Sự hợp tác và giao tiếp sẽ luôn cải thiện quy trình của bạn để bạn có chiến lược báo cáo KPI thành công nhất.
Sử dụng các tùy chọn bảo mật và chia sẻ để tùy chỉnh ai có quyền truy cập vào mục tiêu nào, đồng thời gắn thẻ các thành viên trong nhóm để họ có thể theo dõi ảnh hưởng của từng cá nhân đối với các mục tiêu và chỉ tiêu cụ thể. 💬
9 ví dụ và mẫu báo cáo KPI để đơn giản hóa quy trình
Bạn có thể xây dựng báo cáo KPI dựa trên bất kỳ chỉ số hoặc KPI nào trong bất kỳ nhóm nào, cho dù đó là bán hàng, hoạt động, nhân sự hay tiếp thị. Lấy cảm hứng từ các ví dụ báo cáo KPI này để khám phá cách mới để theo dõi và trình bày dữ liệu của bạn bằng phần mềm báo cáo KPI và ứng dụng theo dõi mục tiêu yêu thích của chúng tôi, ClickUp.
1. Mẫu bảng trắng thẻ điểm cân bằng ClickUp
Mẫu Balanced Scorecard của ClickUp là một trong những cách trực quan nhất để theo dõi dữ liệu và xem tiến độ của một số KPI, bao gồm KPI hoạt động, KPI tiếp thị và KPI tài chính.
Mời các thành viên trong nhóm phân tích dữ liệu, hiểu nhu cầu của khách hàng, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ KPI khác nhau với mẫu thẻ điểm cân bằng hợp tác này.
2. Mẫu OKR và mục tiêu của công ty ClickUp
Mọi công ty đều có OKR, mục tiêu và mục tiêu mà họ muốn theo dõi. Mẫu OKR và mục tiêu của công ty từ ClickUp cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để thực hiện điều đó trong phần mềm OKR tốt nhất hiện nay.
Mẫu cài đặt mục tiêu này cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu cụ thể và điều chỉnh các thành viên trong nhóm theo cùng một mục tiêu.
3. Mẫu dự án học tập và phát triển ClickUp
Đối với nhiều tổ chức, việc theo dõi quá trình học tập và phát triển của nhân viên đã trở thành một KPI quan trọng. Sử dụng Mẫu dự án học tập và phát triển của ClickUp để đặt mục tiêu cho dự án học tập tiếp theo của bạn, sau đó theo dõi tiến độ KPI trong suốt quá trình để bạn có thể báo cáo tác động của dự án một cách hiệu quả hơn.
4. Mẫu báo cáo trạng thái kinh doanh hàng tháng của ClickUp
Nếu bạn phải cung cấp báo cáo cập nhật hàng tháng hoặc báo cáo trạng thái dự án cho nhóm hoặc bộ phận của mình, Mẫu báo cáo trạng thái kinh doanh hàng tháng của ClickUp là một ví dụ báo cáo KPI hiệu quả cho bạn.
Báo cáo kiểu ghi nhớ này cho phép bạn theo dõi và trực quan hóa các chỉ số hiệu suất, đồng thời thêm tóm tắt và bối cảnh bên cạnh chúng dưới dạng báo cáo.
5. Mẫu khung OKR ClickUp
Việc theo dõi OKR trong toàn bộ công ty có thể trở nên quá sức nếu bạn không có một hệ thống hoạt động hiệu quả. Sử dụng Mẫu Khung OKR của ClickUp để giới thiệu một quy trình mạnh mẽ hơn, cho phép bạn đặt mục tiêu SMART và theo dõi tiến độ của chúng trong thời gian thực.
6. Mẫu báo cáo kinh doanh hàng quý của ClickUp
Kiểm tra tiến độ hàng quý đã trở thành một thói quen hữu ích cho hầu hết các tổ chức. Sử dụng Mẫu đánh giá kinh doanh hàng quý của ClickUp để hợp lý hóa quy trình và trình bày tiến độ KPI của bạn một cách trực quan hơn.
7. Mẫu bảng điều khiển KPI bán hàng của ClickUp
KPI bán hàng là yếu tố bắt buộc đối với bất kỳ nhóm bán hàng hiệu quả nào. Sử dụng Mẫu KPI bán hàng của ClickUp để thúc đẩy nhóm của bạn đạt được các mục tiêu chung, với thiết kế cho phép mọi người xem KPI có giá trị nhất và tiến độ hiện tại.
8. Mẫu bảng điều khiển KPI ClickUp Warehouse
Giống như nhóm bán hàng, nhóm kho hàng cũng bị thúc đẩy mạnh mẽ bởi KPI. Mẫu KPI kho hàng của ClickUp được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu của nhóm kho hàng với tính năng theo dõi KPI, trực quan hóa dữ liệu thời gian thực và thông tin chi tiết về hoạt động quan trọng.
9. Mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần của ClickUp
Nếu bạn đang báo cáo về các chỉ số thay đổi hàng ngày, báo cáo hàng tuần cho nhóm của bạn là một cách tuyệt vời để mọi người luôn được cập nhật thông tin và có động lực để đạt được các mục tiêu chung. Sử dụng Mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần của ClickUp để thông báo tiến độ hàng tuần, từ đó bạn có thể theo dõi tiến độ và nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý.
Dễ dàng báo cáo KPI hơn với ClickUp
Sử dụng KPI là một trong những cách dễ nhất để theo dõi các mục tiêu và mục tiêu kinh doanh quan trọng của bạn. Nhưng hãy nhớ rằng, lựa chọn KPI chỉ là một phần của quá trình: Bạn cũng cần một cách để theo dõi chúng.
Không có cách nào dễ dàng hơn để thực hiện việc đó bằng một công cụ báo cáo kinh doanh tiên tiến như ClickUp. Nền tảng tất cả trong một của chúng tôi có mọi thứ bạn cần để theo dõi tiến độ KPI và đo lường hiệu suất.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và trải nghiệm cách tiếp cận báo cáo KPI tốt hơn. ✨