Trong một nhóm làm việc hiệu quả, mọi người đều biết rõ trách nhiệm của mình, việc cần làm và mối liên hệ giữa công việc của họ với mục tiêu của tổ chức.
Các nhóm này, làm việc như một đơn vị và liên tục đạt được mục tiêu, có một thói quen chung: họ theo dõi và biết số liệu của mình mọi lúc.
Bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường.
Bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường.
Do đó, bước đầu tiên để cải thiện hiệu suất là đo lường. Điều này đưa chúng ta đến khái niệm KPI hoặc Chỉ số hiệu suất chính. KPI giúp định lượng liên tục hiệu suất của cá nhân, nhóm và toàn bộ tổ chức.
Tuy nhiên, cài đặt KPI chỉ là bước đầu tiên.
Bạn cũng phải theo dõi tiến độ thường xuyên để đảm bảo bạn và nhóm của bạn có thể đạt được mục tiêu. Đó là lúc bảng điều khiển KPI phát huy tác dụng! 📈
Bảng điều khiển KPI là gì?
Bảng điều khiển KPI thể hiện trực quan các KPI (Chỉ số hiệu suất chính) của bạn, cung cấp cho bạn chế độ xem chi tiết về nhiều KPI tại một nơi. Sử dụng biểu đồ, bảng, thanh tiến độ, v.v., bảng điều khiển KPI giúp bạn nhanh chóng xem vị trí của bạn hoặc nhóm của bạn so với các mục tiêu cụ thể. Bạn có thể đánh giá ngay lập tức mức độ gần đạt được các điểm chuẩn.
Bảng điều khiển KPI giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ về hiệu suất của tổ chức tại mọi thời điểm. Điều này giúp xác định các vấn đề và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết.
Dưới đây là cách bảng điều khiển KPI giúp ích cho kinh doanh:
- Hình ảnh hóa dữ liệu để dễ hiểu: Bảng điều khiển KPI tập hợp dữ liệu phức tạp từ nhiều nguồn khác nhau vào một chế độ xem ngắn gọn. Điều này giúp theo dõi hiệu suất và dễ dàng xác định xu hướng hơn
- Theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu cụ thể: Sử dụng các chỉ số định lượng, bảng điều khiển giúp các nhóm hiểu được hiệu suất của họ so với mục tiêu. Ví dụ: nhóm tiếp thị có thể theo dõi các KPI như lưu lượng truy cập trang web, tỷ lệ cuộc hội thoại, chi phí thu hút khách hàng (CAC), v.v. để hiểu hiệu suất của họ
- Giúp ra quyết định: Bảng điều khiển KPI có thể tiết lộ những thông tin chi tiết giúp bạn và nhóm của bạn ra quyết định tốt hơn. Ví dụ: trong một tuần khi lượng khách hàng tiềm năng trên trang web giảm, bảng điều khiển KPI tiếp thị có thể cho bạn biết liệu điều này có liên quan đến sự sụt giảm lưu lượng truy cập hay không
- Cải thiện giao tiếp và sự phối hợp giữa các bộ phận: Bảng điều khiển KPI giúp các nhóm có cùng chế độ xem minh bạch về mục tiêu và tiến độ thực hiện. Điều này giúp các bộ phận khác nhau phối hợp với nhau để đạt được các mục tiêu chung
Bảng điều khiển KPI hiện đại tổng hợp nhiều KPI trong một chế độ xem, giúp tiết kiệm thời gian mà bạn phải dành để phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn.
Chế độ xem được chia sẻ giúp các nhóm phân tích hiệu suất một cách hợp tác và tận dụng dữ liệu và số liệu để định lượng tiến độ.
Bạn chưa quen với KPI? Hãy xem video của chúng tôi để hiểu rõ về KPI một lần và mãi mãi!
Các yếu tố của bảng điều khiển KPI
Bảng điều khiển KPI không chỉ là một công cụ theo dõi: nó cung cấp một bản tóm tắt về các thời hạn sắp đến và các công việc cần được xử lý khẩn cấp, cùng với người phụ trách tương ứng. Mức độ rõ ràng và trách nhiệm này giúp đưa ra các quyết định sáng suốt và điều chỉnh kịp thời, để bạn có thể duy trì đà tiến tới mục tiêu.
Bảng điều khiển KPI được thiết kế tốt thường có các yếu tố sau:
Chỉ số chính
Bảng điều khiển KPI sẽ hiển thị các chỉ số quan trọng nhất liên quan đến nhóm và tổ chức. Mỗi chỉ số thường cụ thể, có thể định lượng và đo lường được. Ví dụ: các chỉ số chính cho nhóm quản lý sản phẩm có thể bao gồm tỷ lệ áp dụng tính năng, NPS (Net Promoter Score), tỷ lệ giữ chân người dùng, điểm hài lòng của khách hàng (CSAT), v.v.
Trực quan hóa dữ liệu
Biểu đồ tròn và danh sách số đơn giản có thể không đủ để theo dõi tiến độ của bạn một cách chính xác. Thay vào đó, bạn nên tìm một bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành cung cấp thông tin chi tiết toàn diện thông qua các yếu tố trực quan. Các yếu tố như biểu đồ, đồng hồ đo, nhiệt kế và thanh tiến độ giúp theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.
Bảng điều khiển KPI hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ, đồ thị, thẻ điểm, v.v., giúp các nhóm dễ dàng nắm bắt và phân tích dữ liệu nhanh chóng, từ đó quyết định các bước tiếp theo.
Cập nhật theo thời gian thực
Bạn muốn có một bảng điều khiển với dữ liệu mới nhất và đáng tin cậy nhất, để có thể đưa ra quyết định sáng suốt và hành động kịp thời. Tốt nhất, bảng điều khiển KPI của bạn nên có thể cập nhật dữ liệu tự động theo thời gian thực hoặc theo tần suất thường xuyên. Điều này đảm bảo rằng thông tin bạn đang xem luôn mới nhất và đáng tin cậy.
Mặc dù nhiều nhóm vẫn tạo bảng điều khiển KPI trong Excel, nhưng một nhược điểm đáng kể là chúng không được cập nhật tự động. Các công cụ hiện đại có thể làm việc này tốt hơn bằng cách tích hợp với các nguồn dữ liệu của bạn.
Tính năng lọc và xem chi tiết
Các bảng điều khiển nâng cao hơn cung cấp cho bạn các bộ lọc và tùy chọn phân tích chi tiết để xem các chỉ số cụ thể một cách chi tiết hơn. Ví dụ: Bảng điều khiển ClickUp có bộ lọc và công tắc chuyển đổi để giúp bạn tìm thấy thông tin cần thiết.
Cột mốc và dòng thời gian
Việc cài đặt các cột mốc là rất quan trọng đối với trưởng nhóm để duy trì tinh thần của nhóm, đặc biệt là đối với các mục tiêu dài hạn. Chúng đóng vai trò như những điểm kiểm tra mang lại sự khích lệ thông qua các dấu hiệu tiến độ rõ ràng.
Mặt khác, dòng thời gian cung cấp cho bạn và toàn bộ nhóm một lộ trình rõ ràng để đạt được mục tiêu, giúp bạn duy trì động lực và tập trung. Bảng điều khiển KPI của bạn nên có thể kết hợp những yếu tố này cùng với các chỉ số hiệu suất.
Tùy chỉnh
Bảng điều khiển KPI chỉ thực sự hữu ích khi người dùng có thể cá nhân hóa chế độ xem bảng điều khiển của họ. Ví dụ: một trưởng phòng kinh doanh có thể chỉ muốn xem KPI bán hàng tổng thể và thêm bộ lọc theo nhóm. Mặt khác, trưởng bộ phận có thể muốn xem KPI hiệu suất chi tiết của nhóm và cá nhân trong một bố cục cụ thể.
Bảng điều khiển của bạn nên có thể tùy chỉnh để bạn không phải tạo nhiều bảng điều khiển KPI phù hợp với yêu cầu riêng của từng nhóm. Bạn cũng có thể tạo mẫu bảng điều khiển chung có thể được sử dụng lại nhiều lần theo yêu cầu.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh cao, với hơn 50 tiện ích để tạo chế độ xem dữ liệu ưa thích của bạn.
Thông báo
Một số công cụ báo cáo KPI cho phép bạn thiết lập cảnh báo và thông báo cho các sự kiện cụ thể cần can thiệp hoặc hành động nhanh chóng. Ví dụ: bạn có thể thiết lập cảnh báo khi lưu lượng truy cập trang web của bạn giảm hơn 10% trong một tuần.
Giao diện thân thiện với người dùng
Bảng điều khiển KPI là công cụ dành cho tất cả mọi người trong tổ chức, không chỉ những người am hiểu công nghệ. Thiết kế của bảng điều khiển phải trực quan và thân thiện với người dùng, cho phép dễ dàng điều hướng. Tất cả các thông tin quan trọng phải dễ dàng truy cập để các thành viên trong nhóm không phải tìm kiếm nhiều để tìm dữ liệu kinh doanh quan trọng. Ngoài ra, việc thiết kế bảng điều khiển thân thiện với thiết bị di động giúp tăng tính tiện dụng vì các nhóm có thể theo dõi các cập nhật quan trọng mọi lúc, mọi nơi.
Là một nhà phân tích kinh doanh, tính năng bảng điều khiển của ClickUp đã giúp tôi dễ dàng hơn rất nhiều trong việc trình bày dữ liệu một cách đẹp mắt và có mục đích. Tính năng so sánh có thể tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu một cách đầy đủ và dễ hiểu
Là một nhà phân tích kinh doanh, tính năng bảng điều khiển của ClickUp đã giúp tôi dễ dàng hơn rất nhiều trong việc trình bày dữ liệu một cách đẹp mắt và có mục đích. Tính năng so sánh có thể tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu một cách đầy đủ và dễ hiểu
Giờ chúng ta đã biết bảng điều khiển KPI hiệu quả bao gồm những gì, hãy cùng trả lời câu hỏi khiến nhiều người bối rối: sự khác biệt giữa OKR và KPI.
Sự khác biệt giữa KPI và OKR
Mặc dù KPI và OKR đều được sử dụng để đo lường và theo dõi hiệu suất, nhưng mục đích và tính năng của chúng khác nhau. KPI đo lường hiệu suất của bạn so với các chỉ số cụ thể, trong khi OKR thiết lập tầm nhìn và chiến lược để đạt được mục tiêu của bạn. Dưới đây là so sánh nhanh giữa hai khái niệm này:
| Aspect | KPI | OKR |
|---|---|---|
| Mục đích | Để đo lường và theo dõi hiệu suất một cách liên tục | Để xác định và theo dõi các mục tiêu và kết quả có thể đo lường được |
| Thời gian áp dụng | Liên tục | Thường được thực hiện hàng quý hoặc hàng năm |
| Tập trung | Theo dõi hiệu suất của cá nhân hoặc nhóm so với các mục tiêu đã định trước | Điều chỉnh và thúc đẩy các cá nhân hoặc nhóm hướng tới việc đạt được các mục tiêu cụ thể |
| Những chỉ số mà họ đo lường | Dữ liệu định lượng | Kết quả khóa có thể định lượng được liên kết với các mục tiêu |
| Cấu trúc | Cung cấp thông tin chi tiết và bao gồm các chỉ số cá nhân | Đưa ra các hướng dẫn và thúc đẩy tiến độ thực hiện mục tiêu |
| Tính linh hoạt | Tĩnh trong suốt thời lượng trừ khi có thay đổi về mục tiêu | Được cập nhật và điều chỉnh khi cần thiết |
| Ví dụ | Lưu lượng truy cập websiteSố lượng khách hàng tiềm năng hàng thángDoanh thu bán hàngSố giao dịch hàng ngàyĐiểm hài lòng của khách hàng (CSAT)Chi phí thu hút khách hàng (CAC | Tăng lưu lượng truy cập trang web lên 50% Tăng khách hàng tiềm năng đến từ các kênh nội bộ lên 20% Tăng doanh thu lên 25% Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi lên 18% Cải thiện điểm CSAT lên 10% Giảm CAC xuống 15% |
Các loại bảng điều khiển KPI khác nhau
Bảng điều khiển KPI khác nhau về thiết kế và chức năng để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng vai trò, từ CEO đến quản lý, trưởng nhóm và từng cá nhân trong tổ chức.
Hiểu rõ các tính năng và mục đích riêng biệt của từng loại sẽ giúp bạn triển khai khung KPI phù hợp nhất một cách hiệu quả.
Bảng điều khiển KPI chiến lược
Các giám đốc điều hành và quản lý cấp cao trong tổ chức cần có cái nhìn tổng quan cấp cao về hiệu suất của công ty so với các mục tiêu đã đặt ra. Bảng điều khiển KPI chiến lược cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ của tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn. Bảng điều khiển này bao gồm chế độ xem tổng quan về tình hình kinh doanh và dữ liệu toàn công ty về hiệu suất tài chính, sự hài lòng của khách hàng, v.v.
Loại bảng điều khiển KPI dành cho giám đốc điều hành này cung cấp:
- Hình ảnh hóa mục tiêu chiến lược: Thể hiện các mục tiêu chính của tổ chức và sự phù hợp của chúng với chiến lược tổng thể
- Theo dõi kết quả trên toàn tổ chức: Cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất của các bộ phận khác nhau và cách họ đóng góp vào mục tiêu của công ty
- Hỗ trợ ra quyết định: Bao gồm các thông tin chi tiết và dự báo có thể hành động để hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược và phân bổ nguồn lực
- Thông tin chi tiết về hiệu suất theo thời gian thực: Cho phép CEO và các giám đốc điều hành theo dõi tình trạng tổ chức và tiến độ thực hiện mục tiêu
Bảng điều khiển KPI phân tích
Bảng điều khiển KPI phân tích chi tiết hơn bảng điều khiển chiến lược và cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết để giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định. Chúng thường bao gồm dữ liệu lịch sử và các tính năng như bộ lọc và chế độ xem để phân tích sâu hơn. Các nhà phân tích và nhà khoa học dữ liệu trong tổ chức của bạn sẽ sử dụng bảng điều khiển này hàng ngày. Đây là những bảng điều khiển KPI tốt nhất để sử dụng cho kế hoạch và chiến lược dài hạn.
Một số tổ chức sử dụng bảng điều khiển phân tích làm nguồn dữ liệu chính để thu thập thông tin chi tiết, với các phân tích khác nhau cho các nhóm hoặc hàm cụ thể.
Bảng điều khiển KPI hoạt động
Loại bảng điều khiển KPI được sử dụng phổ biến nhất là bảng điều khiển hoạt động. Bảng điều khiển này cung cấp bản tóm tắt thường xuyên về hoạt động kinh doanh của bạn tại một thời điểm nhất định. Các bảng điều khiển này thường không có các tính năng phụ như nhiều chế độ xem và thanh tiến độ; thay vào đó, chúng tập trung vào hiệu suất hoặc điều kiện hiện tại. Bảng điều khiển KPI hoạt động cũng có bố cục đơn giản hơn, dễ sử dụng.
Loại bảng điều khiển KPI này thường được sử dụng bởi trưởng nhóm và quản lý cấp trung; các tính năng phổ biến của nó bao gồm:
- KPI dành riêng cho nhóm: Chi tiết mục tiêu của nhóm và đang theo dõi tiến độ so với các chỉ số này
- Công cụ hợp tác và điều chỉnh: Đảm bảo các mục tiêu của nhóm phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức và tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm
- Quản lý hiệu suất: Giúp đánh giá hiệu suất của nhóm, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và ghi nhận thành tích
- Đang theo dõi cột mốc: Nêu bật những thành tựu quan trọng và thời hạn sắp tới để giữ cho nhóm luôn có động lực và đi đúng hướng
Ví dụ về loại bảng điều khiển này bao gồm theo dõi hiệu suất bán hàng hàng ngày, báo cáo tham dự của nhóm, theo dõi thời gian phản hồi hỗ trợ khách hàng, bảng điều khiển mức tồn kho, bảng điều khiển KPI bán hàng của công ty, v.v. Các nhóm khác nhau trong tổ chức (bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng, v.v.) cũng có thể tạo bảng điều khiển hoạt động để theo dõi các KPI chức năng.
Bảng điều khiển KPI chiến thuật
Các cá nhân đóng góp phải hiểu công việc của họ ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu của tổ chức. Bảng điều khiển của họ mang tính chiến thuật hơn và tập trung vào những điều sau:
- Mục tiêu và chỉ số cá nhân: Hiển thị mục tiêu của từng cá nhân và tiến độ thực hiện mục tiêu đó
- Quản lý công việc: Tích hợp danh sách công việc và chỉ báo tiến độ để giúp từng cá nhân quản lý khối lượng công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả
- Phản hồi và phát triển: Cung cấp các cách để nhận phản hồi và theo dõi sự phát triển và trưởng thành cá nhân trong tổ chức
- Hiển thị sự thống nhất: Hiển thị mức độ thống nhất giữa các mục tiêu của họ với mục tiêu của nhóm và tổ chức để tạo ra cảm giác đóng góp và thuộc về tập thể
Bảng điều khiển KPI quản lý dự án
Các nhà quản lý dự án thường có một bảng điều khiển riêng cho từng dự án của họ. Bảng điều khiển KPI quản lý dự án này có thể hiển thị tiến độ dự án và liệu hiệu suất tổng thể có đạt được kỳ vọng hay không.
Bảng điều khiển này sẽ bao gồm các KPI liên quan đến:
- Phân bổ và sử dụng tài nguyên
- Theo dõi thời gian
- Trạng thái hoàn thành công việc
- Sử dụng ngân sách
- Dòng thời gian dự án
Nó giúp các nhà quản lý dự án luôn nắm bắt tình hình dự án và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết để đưa các KPI cụ thể trở lại đúng hướng.
Một số tổ chức cũng tạo bảng điều khiển KPI tùy chỉnh cho các nhóm hoặc sáng kiến cụ thể. Các bảng điều khiển này tổng hợp và hiển thị dữ liệu phù hợp nhất cho từng trường hợp.
Mỗi loại bảng điều khiển KPI đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức, bất kể vai trò của họ, đều phù hợp với các mục tiêu chiến lược. Bằng cách cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết có liên quan cho nhân viên ở mọi cấp độ, bảng điều khiển KPI tạo điều kiện cho việc ra quyết định hiệu quả, nâng cao quản lý hiệu suất và thúc đẩy văn hóa minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Đọc thêm: Các loại thẻ điểm KPI để theo dõi dự án của bạn
Cách tạo bảng điều khiển KPI
Bây giờ, hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn cách tạo bảng điều khiển KPI cho bản thân hoặc nhóm của bạn. Hãy làm theo!
Mặc dù bạn vẫn có thể tạo bảng điều khiển theo cách cũ trong bảng Excel, nhưng một giải pháp bảng điều khiển hiện đại sẽ đơn giản hóa việc quản lý hàng ngày. Trong số tất cả các tùy chọn có sẵn, ClickUp nổi bật là một giải pháp quản lý dự án toàn diện giúp đơn giản hóa việc theo dõi mục tiêu và tiến độ.
1. Xác định mục tiêu của bạn
Trước khi xây dựng bảng điều khiển KPI, bạn phải quyết định mục tiêu của mình. Khi cài đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng chúng phải có thể giúp bạn tiến tới các mục tiêu dài hạn.
Cách tốt nhất để đặt mục tiêu phù hợp là tuân theo khung SMART: đặt mục tiêu Smart (thông minh), Measurable (có thể đo lường), Achievable (có thể đạt được), Realistic (thực tế) và Time-bound (có thời hạn). Nếu bạn chưa từng làm việc này trước đây hoặc muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng Mẫu mục tiêu thông minh của ClickUp để quyết định mục tiêu của mình một cách hiệu quả.
Mẫu có thể tùy chỉnh này giúp bạn chia nhỏ các mục tiêu phức tạp thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ đạt được hơn. Nó giúp bạn xác định các mục tiêu Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn.
Chế độ xem Bảng tính mục tiêu SMART sẽ cung cấp cho bạn một không gian để brainstorming và lưu trữ tất cả ý tưởng của bạn, trong khi Chế độ xem Mục tiêu công ty giúp bạn theo dõi tất cả các mục tiêu mà nhóm của bạn đang thực hiện.
Khi bạn đã xác định được các mục tiêu phù hợp nhất để theo dõi trong bảng điều khiển KPI, hãy tạo chúng trong ClickUp.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đang cài đặt mục tiêu cho nhóm? Hãy mời các thành viên tham gia vào quá trình cài đặt mục tiêu để nhận được sự ủng hộ sớm. Bảng trắng và sơ đồ tư duy của ClickUp giúp việc hợp tác ý tưởng và động não trở nên dễ dàng.
ClickUp Goals cho phép bạn tạo và theo dõi mục tiêu và KPI của mình một cách trực quan và dễ hiểu.
Với ClickUp Goals, bạn có thể:
- Sử dụng các yếu tố như thanh tiến độ, biểu đồ tròn và nhiệt kế để hiển thị mục tiêu và chỉ số của bạn
- Liên kết các mục tiêu của bạn với các công việc, công việc con và danh sách kiểm tra, đồng thời theo dõi trạng thái của từng mục tiêu
- Chia sẻ mục tiêu của bạn với nhóm và các bên liên quan, đồng thời xem tiến độ và sự thống nhất của họ
- Tùy chỉnh bảng điều khiển KPI bằng cách sử dụng các trường tùy chỉnh, nhiều chế độ xem và tích hợp
- Thêm tính năng nhắc nhở và phản hồi để cập nhật thường xuyên và đánh giá bảng điều khiển KPI của bạn
Đọc thêm: Cách đặt mục tiêu cho nhóm một cách hiệu quả
2. Xác định các chỉ số phù hợp
Bây giờ bạn đã đặt mục tiêu, hãy quyết định các chỉ số sẽ giúp bạn đo lường tiến độ đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
Ví dụ: mục tiêu của bạn có thể là tăng doanh thu lên một tỷ lệ nhất định. Trong trường hợp đó, bạn muốn theo dõi các chỉ số liên quan đến khách hàng tiềm năng, chuyển đổi, giá trị đơn đặt hàng trung bình, tỷ suất lợi nhuận, v.v.
Bạn có thể tạo bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp để theo dõi các chỉ số này. Bảng điều khiển cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, vì vậy bạn không bao giờ phải lo lắng về mức độ liên quan của thông tin. Hơn nữa, bạn có thể theo dõi nhiều chỉ số trong một bảng điều khiển, giúp việc phân tích trở nên dễ dàng hơn nhiều.
3. Đặt mục tiêu
Đối với mỗi chỉ số bạn đã xác định trước đó, hãy quyết định các mục tiêu cụ thể (và thực tế!) mà bạn sẽ hướng tới. Ví dụ: đối với chỉ số chuyển đổi, bạn có thể đặt mục tiêu là 10% so với số chuyển đổi hiện tại.
Mục tiêu giúp bạn đo lường tiến độ đạt được mục tiêu tại bất kỳ thời điểm nào và giữ bạn đi đúng hướng.
ClickUp Goals cho phép bạn đặt năm loại mục tiêu cho mỗi mục tiêu:
- Số: Phạm vi số mà bạn có thể theo dõi sự tăng hoặc giảm từ
- Đúng/Sai: Một chỉ số nhị phân để xác định liệu một mục tiêu đã được đạt được hay chưa
- Phần trăm: Giá trị phần trăm được sử dụng cho các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành, v.v
- Tiền tệ: Giá trị tiền tệ mà bạn có thể theo dõi sự tăng hoặc giảm
- Công việc: Khi bạn chỉ muốn theo dõi việc hoàn thành một công việc, công việc con hoặc danh sách công việc
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể sử dụng Cột mốc ClickUp để đánh dấu và theo dõi các nhiệm vụ quan trọng trong dự án của mình.
Dưới đây là ví dụ về cách bạn thiết lập mục tiêu trong bảng điều khiển cho KPI của nhóm hỗ trợ khách hàng.
Bạn có thể muốn theo dõi các chỉ số như:
- Số trường hợp được xử lý
- Điểm CSAT trung bình
- Thời gian phản hồi trung bình
- Số lần chuyển cấp
Để xem các chỉ số này trong bảng điều khiển KPI, bạn sẽ thêm tiện ích Số để đo lường các trường hợp đã xử lý và các trường hợp được chuyển lên cấp trên liên tục. Tương tự, bạn sẽ thêm tiện ích Theo dõi thời gian để theo dõi thời gian phản hồi của bộ phận hỗ trợ khách hàng và tiện ích Tiến độ để theo dõi các chỉ số tương tác của người dùng như CSAT.
4. Tích hợp các nguồn dữ liệu của bạn
Sử dụng Tích hợp của ClickUp để tự động hóa việc thu thập dữ liệu khi có thể, chẳng hạn như liên kết phần mềm hỗ trợ khách hàng để theo dõi thời gian phản hồi tự động. ClickUp hỗ trợ tích hợp gốc với các ứng dụng khác nhau, chẳng hạn như Slack, Everhour, Front và Hubspot, đồng thời cho phép bạn kết nối qua Zapier với hàng trăm ứng dụng khác. Bạn cũng có thể xây dựng các tích hợp tùy chỉnh bằng API ClickUp.
Ngoài ra, bảng điều khiển có thể tích hợp dữ liệu từ các tính năng khác của ClickUp (chẳng hạn như Nhiệm vụ ClickUp và Mục tiêu ClickUp), cho phép bạn theo dõi các cập nhật một cách nhất quán.
5. Xây dựng và tùy chỉnh bảng điều khiển của bạn
Khi bạn hoàn thiện bố cục bảng điều khiển, hãy đảm bảo nó hấp dẫn về mặt thị giác và thân thiện với người dùng. Điều này sẽ đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm có thể điều hướng dễ dàng. Đừng ngần ngại thử các bố cục khác nhau để tìm ra sự kết hợp hiệu quả nhất giữa tính thẩm mỹ và chức năng. Bạn cũng có thể thử các mẫu bảng điều khiển khác nhau cho đến khi tìm được mẫu phù hợp nhất với mình.
ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh bảng điều khiển theo ý muốn. Ngoài hơn 50 tiện ích để lựa chọn, đây là một số tính năng khác của ClickUp giúp bạn thực hiện việc này một cách cực kỳ đơn giản:
- Trường Tùy chỉnh: Sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để theo dõi các chỉ số cụ thể liên quan đến KPI của bạn, chẳng hạn như 'phản hồi của người dùng đã được thực hiện' với hộp kiểm hoặc 'giải quyết trường hợp trong ngày' với tỷ lệ phần trăm
- Trạng thái tùy chỉnh: Tạo trạng thái nhiệm vụ độc đáo của riêng bạn (và mã hóa màu sắc) với Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh của ClickUp. Đổi tên hoặc thậm chí xóa chúng khi quy trình làm việc của bạn phát triển.
6. Theo dõi các chỉ số
Bây giờ bạn đã đặt mục tiêu, đã đến lúc theo dõi các chỉ số đã chọn. Phần mềm KPI như ClickUp sẽ tự động thực hiện việc này cho bạn, giữ cho dữ liệu trên bảng điều khiển luôn được cập nhật.
Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ liên quan đến từng mục tiêu để quản lý hiệu quả. Giao diện kéo và thả trực quan giúp đơn giản hóa việc quản lý nhiệm vụ, cung cấp nhiều chế độ xem để có cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc.
Ngoài chế độ xem Bảng điều khiển, ClickUp Views còn cho phép bạn trực quan hóa và nghiên cứu dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: chế độ xem Danh sách (rất phù hợp để phân tích chi tiết từng nhiệm vụ), Dòng thời gian (nếu bạn muốn xem các nhiệm vụ theo ngày và thời lượng), chế độ xem Khối lượng công việc, biểu đồ Gantt, v.v.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể tạo một nhiệm vụ trong ClickUp để nhắc nhở bạn theo dõi các chỉ số KPI thường xuyên.
Hoặc tốt hơn nữa, hãy tự động hóa công việc này bằng cách thuê ngoài ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp trong ClickUp. Bạn có thể sử dụng nó để phân tích dữ liệu để theo dõi các chỉ số, lên lịch và gửi báo cáo tiến độ tự động.
Bạn có thể đặt câu hỏi cho ClickUp Brain và nó sẽ tìm kiếm mọi bảng điều khiển trong Không gian Làm việc của bạn để tự động và nhanh chóng tạo ra những thông tin chi tiết mà bạn cần.
Hãy đảm bảo rằng tất cả các thành viên có liên quan trong nhóm đều có quyền truy cập vào bảng điều khiển KPI. Chia sẻ bảng điều khiển giúp tăng tính minh bạch và giữ cho mọi người thống nhất về các mục tiêu của tổ chức và vai trò của họ trong việc đạt được các mục tiêu đó.
Lo lắng về bảo mật? Đừng lo lắng, bạn có thể cài đặt quyền truy cập của người dùng để hạn chế quyền truy cập bảng điều khiển chỉ cho những người được ủy quyền.
7. Phân tích kết quả
Sau khi theo dõi các chỉ số của bạn trong một thời gian, hãy phân tích dữ liệu để xem liệu bạn có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không. Nếu không, bạn có thể nhanh chóng đưa ra quyết định về các bước tiếp theo.
ClickUp cho phép bạn nhanh chóng chuyển từ tổng quan rộng sang thông tin chi tiết bằng cách sử dụng các bộ lọc và tính năng phân tích sâu trong bảng điều khiển.
Biểu đồ Gantt trong ClickUp là một cách tuyệt vời khác để có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ và chỉ số của dự án và xem bạn cần bắt kịp ở đâu. Bạn có thể sử dụng chức năng kéo và thả để điều chỉnh dòng thời gian khi cần thiết. Chúng cũng giúp bạn xác định bất kỳ sự phụ thuộc nào của nhiệm vụ đang cản trở bạn và tìm thời gian trống có thể sử dụng được.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đặt câu hỏi cho ClickUp Brain, và nó sẽ tìm kiếm trên mọi Bảng điều khiển trong Không gian Làm việc của bạn để mang đến câu trả lời ngay lập tức. Bây giờ, hãy nghĩ về cách bạn sẽ sử dụng thời gian tiết kiệm được 🙌
8. Đánh giá tiến độ
Cùng với việc theo dõi và phân tích các chỉ số riêng lẻ, việc dừng lại thường xuyên và đánh giá tình hình chung cũng rất quan trọng. Những lần kiểm tra này giúp bạn xem các cột mốc đã đạt được và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đặt lịch đánh giá hàng tuần hoặc hai tuần một lần bằng Lịch của ClickUp để đánh giá tiến độ KPI và điều chỉnh công việc và chiến lược khi cần thiết.
Chế độ xem Bảng của ClickUp nhóm các nhiệm vụ theo trạng thái để giúp bạn nhanh chóng theo dõi tiến độ và thực hiện điều chỉnh. Bản chất trực quan của bảng Kanban giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các mục tiêu, để bạn có thể chuyển trọng tâm và nguồn lực sang những nơi cần thiết nhất.
Sau khi đánh giá, bạn có thể quyết định điều chỉnh mục tiêu hoặc dòng thời gian hoặc thậm chí thay đổi chiến lược. Do môi trường công việc của chúng ta có xu hướng rất năng động, những đánh giá như vậy giúp các nhóm theo kịp những thay đổi và duy trì sự linh hoạt.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khi sử dụng bảng điều khiển KPI, hãy thu thập phản hồi từ nhóm của bạn về hiệu quả và khả năng sử dụng của bảng điều khiển. Liên tục tìm cách cải thiện bảng điều khiển KPI của tổ chức.
Việc đánh giá định kỳ đảm bảo bảng điều khiển tiếp tục đáp ứng nhu cầu của bạn và giúp bạn ăn mừng thành tích để nâng cao tinh thần.
Sử dụng mẫu KPI của ClickUp
Vậy, đây là quá trình tạo bảng điều khiển tóm tắt. Nếu bạn không muốn mất thời gian tạo bảng điều khiển của riêng mình, bạn cũng có thể sử dụng Mẫu KPI ClickUp để nhanh chóng thiết lập và theo dõi các chỉ số thành công cho bạn và nhóm của bạn.
Mẫu bảng điều khiển KPI này giúp bạn:
- Hiểu rõ tiến độ của nhóm trong việc đạt được các mục tiêu
- Đảm bảo các nhóm và cá nhân thống nhất về các mục tiêu
- Theo dõi hiệu suất theo thời gian bằng hình ảnh dễ đọc
Sau khi nhập mẫu bảng điều khiển KPI, hãy dành thời gian tùy chỉnh mẫu để phù hợp với các mục tiêu cụ thể và kết quả chính của tổ chức bạn. Bạn có thể sử dụng trạng thái tùy chỉnh (Hoàn thành, Chậm tiến độ, Đúng tiến độ, Chưa bắt đầu và Có rủi ro) và trường tùy chỉnh (Tiến độ, Bộ phận, Giá trị mục tiêu, Giá trị thực tế, KPI, v.v.) để cập nhật theo ý muốn. Nó cũng giúp bạn theo dõi KPI tốt hơn với tính năng theo dõi thời gian, thẻ và tự động hóa tích hợp sẵn.
Trong khi các nhà lãnh đạo có thể sử dụng Chế độ xem tóm tắt để có cái nhìn tổng quan về tất cả các KPI và xu hướng của chúng, các trưởng bộ phận có thể theo dõi tiến độ của từng bộ phận bằng Chế độ xem OKR của bộ phận. Ngoài ra, Chế độ xem tiến độ có thể hiển thị đánh giá chi tiết về từng KPI, trong khi Chế độ xem dòng thời gian rất hữu ích để theo dõi các cột mốc và thời hạn.
Ví dụ về bảng điều khiển KPI
Hãy xem nhanh một vài ví dụ về bảng điều khiển KPI để biết cách sử dụng chúng cho các chỉ số và hàm khác nhau.
Bảng điều khiển chiến dịch tiếp thị ClickUp
Với Bảng điều khiển chiến dịch tiếp thị ClickUp, các nhóm có thể xem tổng quan về các sáng kiến tiếp thị chính của mình chỉ trong một lần.
Hãy xem xét trường hợp của một chiến dịch tiếp thị trên mạng xã hội trong đó bạn đã xác định các mục tiêu như tăng phạm vi tiếp cận, mức độ tương tác và số lượng người theo dõi.
Để theo dõi hiệu suất của chiến dịch, bạn có thể xây dựng bảng điều khiển KPI tiếp thị để theo dõi các chỉ số như:
- Số lượt hiển thị theo tuần và tháng
- Số lượt thích theo tuần và tháng
- Lượt thích và chia sẻ theo kênh
- Số lượng người theo dõi theo tuần, v.v.
Bảng điều khiển tổng quan về bán hàng của ClickUp
Bạn có thể tạo và tùy chỉnh Bảng điều khiển tổng quan bán hàng trong ClickUp để giúp nhóm bán hàng theo dõi các chỉ số khóa của doanh nghiệp.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng các tiện ích khác nhau để tạo biểu đồ trực quan về:
- Doanh thu tổng và doanh thu ròng theo tháng
- Tăng trưởng doanh số theo khu vực
- Dữ liệu bán hàng theo kênh
- Tỷ lệ hoàn thành theo tháng
- Tỷ lệ chuyển đổi tổng thể
- Doanh số theo danh mục hoặc loại sản phẩm, v.v.
Việc theo dõi các chỉ số quan trọng này giúp các giám đốc bán hàng luôn nắm rõ số liệu bán hàng, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và giữ mọi người thống nhất về hướng đi trong tương lai.
Với ClickUp, mỗi nhân viên bán hàng có bảng điều khiển tùy chỉnh riêng. Họ có thể xem rất nhiều thông tin quan trọng về tiến độ dự án của khách hàng và tác động đến doanh thu mà trước đây họ không thể thấy được.
Với ClickUp, mỗi nhân viên bán hàng có bảng điều khiển tùy chỉnh riêng. Họ có thể xem rất nhiều thông tin quan trọng về tiến độ dự án của khách hàng và tác động đến doanh thu mà trước đây họ không thể thấy được.
Bảng điều khiển năng suất cá nhân ClickUp
Bảng điều khiển không chỉ dùng để theo dõi tiến độ của nhóm. Bạn cũng có thể sử dụng bảng điều khiển KPI để đo lường hiệu suất của bản thân.
Tạo bảng điều khiển của bạn Bảng điều khiển năng suất cá nhân ClickUp theo cách của bạn — thêm các tiện ích và dữ liệu quan trọng nhất đối với bạn. Ví dụ: một nhân viên hỗ trợ khách hàng có thể muốn theo dõi các chỉ số cụ thể như:
- Tổng số trường hợp được giao cho họ
- Các công việc hiện đang mở với họ
- Các công việc đã đóng trong tuần
- Thời gian xử lý trung bình cho mỗi công việc
- Đánh giá phản hồi của khách hàng
Đây là một cách tuyệt vời để bất kỳ cá nhân nào cũng có thể xem họ đã sử dụng thời gian của mình vào việc gì và liệu điều đó có phù hợp với mục tiêu của họ hay không. Nếu không, họ có thể nhanh chóng điều chỉnh hướng đi, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và trở lại đúng hướng.
Cách sử dụng bảng điều khiển KPI để làm việc thông minh hơn
Việc triển khai bảng điều khiển KPI theo dõi các chỉ số chính có thể nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức. Bằng cách tận dụng bảng điều khiển KPI một cách chiến lược, các nhóm có thể làm việc thông minh hơn, đảm bảo mọi nỗ lực đều đóng góp trực tiếp vào mục tiêu của tổ chức.
Dưới đây là những lợi ích quan trọng nhất của việc sử dụng bảng điều khiển KPI một cách hiệu quả:
1. Tăng cường truyền thông về các mục tiêu chiến lược
Các mục tiêu của tổ chức và nhóm thường đòi hỏi sự phối hợp giữa các nhóm khác nhau. Nếu không có nền tảng thống nhất để trình bày mục tiêu và chỉ số hiệu suất, bạn sẽ có nguy cơ xảy ra hiểu lầm và hình thành các silo dữ liệu.
Bảng điều khiển KPI làm rõ thành tích của cá nhân và nhóm cũng như tiến độ đạt được mục tiêu theo định dạng dễ hiểu. Khả năng hiển thị này giúp các thành viên trong nhóm của bạn thấy được đóng góp của mình đối với mục tiêu chung của tổ chức; bối cảnh này thúc đẩy họ và nâng cao hiệu suất.
Hơn nữa, nhiều nền tảng bảng điều khiển bao gồm các công cụ cộng tác, giảm thiểu nhu cầu sử dụng các ứng dụng năng suất bên ngoài và đơn giản hóa công việc hàng ngày của bạn.
2. Theo dõi hoạt động một cách dễ dàng
Phần mềm bảng điều khiển thông minh với tính năng theo dõi công việc theo thời gian thực giúp các cuộc họp cập nhật hàng tuần trở thành dĩ vãng.
Các bảng điều khiển như ClickUp cập nhật theo thời gian thực để hiển thị mức độ hoàn thành công việc tại bất kỳ thời điểm nào. Không còn phải theo dõi công việc trên hàng tá bảng tính hoặc chờ các nhóm khác gửi dữ liệu để tổng hợp thành một chế độ xem duy nhất!
Để sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả nhất, hãy chọn một giải pháp bảng điều khiển phù hợp với quy trình làm việc hiện tại của bạn. Điều này có thể có nghĩa là chọn một ứng dụng tương thích, tích hợp với các nguồn dữ liệu chính của bạn hoặc chọn một nền tảng toàn diện cung cấp báo cáo KPI chi tiết, trực quan hóa dữ liệu và quy trình làm việc tự động.
3. Tạo cơ hội áp dụng gamification
Ngoài phân tích dữ liệu, bảng điều khiển KPI còn có thể đưa các yếu tố thú vị vào quy trình làm việc, thu hút nhân viên của bạn thông qua trò chơi hóa.
Một cuộc khảo sát của TalentLMS chỉ ra rằng trò chơi hóa có thể tăng năng suất và sự hài lòng tại nơi làm việc một cách đáng kể, với 89% nhân viên cảm thấy năng suất hơn và 88% cảm thấy hạnh phúc hơn.
Bảng điều khiển KPI có thể giúp bạn thiết lập hệ thống phần thưởng dựa trên việc đạt được các cột mốc và mục tiêu kinh doanh cụ thể. Bạn cũng có thể kết hợp hệ thống điểm, bảng xếp hạng và các yếu tố cạnh tranh khác để tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh, miễn là điều đó không làm ảnh hưởng đến sự hợp tác.
4. Thúc đẩy tinh thần đồng đội và trách nhiệm giải trình
Bảng điều khiển KPI giải quyết các thách thức phổ biến trong công việc nhóm, chẳng hạn như công việc không rõ ràng, tắc nghẽn trong giao tiếp và thiếu hiển thị về các mục tiêu chung của tổ chức.
Bằng cách hiển thị KPI cùng với các mục tiêu liên quan, bảng điều khiển làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân, giảm bớt sự nhầm lẫn và nhanh chóng xác định những điểm không hiệu quả. Bảng điều khiển cũng đảm bảo tính minh bạch và xây dựng lòng tin trong tổ chức của bạn.
Ngoài ra, khi các thành viên trong nhóm có thể xem công việc của nhau, điều này sẽ khuyến khích chia sẻ kiến thức và hỗ trợ lẫn nhau, từ đó nâng cao tinh thần làm việc nhóm và trách nhiệm cá nhân.
Xây dựng bảng điều khiển KPI hàng đầu với ClickUp
KPI giúp các nhóm làm rõ và tập trung vào các mục tiêu và hiệu suất hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Chúng cũng giúp các cá nhân thấy được nỗ lực của họ tác động như thế nào đến nhóm. Ngược lại, chúng cũng nêu bật các sáng kiến và hành động không hỗ trợ mục tiêu của công ty và cần được giảm bớt mức độ ưu tiên.
Tuy nhiên, KPI hiệu quả cho một nhóm hoặc thậm chí một tổ chức có thể không phù hợp với nhóm hoặc tổ chức khác. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên xác định các ưu tiên và lựa chọn KPI phù hợp để đo lường tiến độ.
Việc tận dụng phần mềm KPI được thiết kế tốt có thể đơn giản hóa quá trình này, loại bỏ phần lớn việc phỏng đoán và đẩy nhanh tiến độ thực hiện mục tiêu.
ClickUp là một trong những giải pháp thân thiện với người dùng và tiết kiệm chi phí nhất để tạo bảng điều khiển KPI chất lượng cao. Nó nâng cấp khả năng báo cáo của bạn với dữ liệu thời gian thực bất cứ khi nào cần thiết, để bạn có thể ngừng theo đuổi dữ liệu và tập trung vào công việc chiến lược.
Đăng ký ClickUp để dùng thử Bảng điều khiển ngay hôm nay!