KPI và chỉ số: Chúng là gì và cách theo dõi chúng

{"@context":"https://schema. org","@type":"FAQPage","mainEntity":[{"@type":"Question","name":"Chỉ số hiệu suất chính KPI là gì?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Chỉ số hiệu suất chính là một thước đo có thể định lượng cho phép doanh nghiệp của bạn biết mức độ đạt được các mục tiêu kinh doanh chính. "}},{"@type":"Question","name":"Tại sao KPI lại quan trọng?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"KPI giúp bạn đánh giá hiệu suất của công ty bằng cách nêu bật mức độ hoàn thành các mục tiêu kinh doanh cốt lõi của bạn. "}},{"@type":"Question","name":"Chỉ số đo lường là gì?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Chỉ số đo lường là các thước đo có thể định lượng giúp bạn xác định hiệu suất kinh doanh của mình; tuy nhiên, chúng được sử dụng cho mọi khía cạnh của hiệu suất kinh doanh, không giống như KPI. "}},{"@type":"Question","name":"Các chỉ số vẫn đáng được theo dõi vì chúng không theo dõi các mục tiêu chính?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Mặc dù các chỉ số kinh doanh có thể không nhắm đến các mục tiêu kinh doanh chính của bạn, nhưng chúng vẫn rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. "}}]}

Sẵn sàng tìm hiểu về chỉ số KPI?

Bạn đã đến đúng nơi!

Nhưng trước tiên, hãy làm rõ một điều:

Mặc dù cả chỉ số và KPI đều giúp bạn đo lường hiệu suất kinh doanh, chúng không giống nhau.

Hãy nghĩ về nó như sau:

Nếu chỉ số là các chương trình truyền hình, thì chỉ số hiệu suất chính sẽ là các bộ phim sitcom.

Chỉ số KPI về cơ bản là các loại chỉ số giúp bạn theo dõi hiệu suất của công ty so với các mục tiêu khóa.

Nhưng đừng lo lắng.

Chúng tôi không chỉ dừng lại ở đó!

Bài viết này sẽ đi sâu vào tìm hiểu KPI và chỉ số là gì và sự khác biệt giữa chúng. Chúng tôi cũng sẽ nêu rõ cách bạn có thể thiết lập KPI hiệu quả cho doanh nghiệp của mình để đo lường hiệu suất.

Và ai có thể giúp chúng ta tốt hơn gia đình sitcom yêu thích của mọi người – gia đình Simpsons!

Hãy bắt đầu!

Chỉ số hiệu suất chính KPI là gì?

Chỉ số hiệu suất chính là thước đo định lượng cho phép doanh nghiệp của bạn biết mức độ đạt được các mục tiêu kinh doanh chính của mình. Từ khóa ở đây là "chính" vì các chỉ số này chỉ nhắm đến các mục tiêu kinh doanh cốt lõi.

Ngoài ra, hầu hết các KPIs thường có tính cụ thể và đo lường được để bạn có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty.

Ví dụ, nếu Bart muốn trở thành một học sinh giỏi hơn, một KPI tốt sẽ là "số lần bị phạt" thay vì một thứ mơ hồ như "số lần gây rắc rối"

Tại sao?

"Số lần bị giữ lại" cụ thể hơn và dễ đo lường hơn so với "số lần gây rối"!

Muốn có thêm ví dụ cụ thể và ít 'Barty' hơn? Đừng lo, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn nhiều ví dụ về KPI trong một phút nữa!

Tại sao KPIs lại quan trọng?

KPI giúp bạn đánh giá hiệu suất của công ty bằng cách nêu bật mức độ hoàn thành các mục tiêu kinh doanh cốt lõi của bạn.

Vì các chỉ số hiệu suất này nêu bật mức độ bạn đang đạt được các mục tiêu kinh doanh cốt lõi, bạn có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất của tổ chức và nhóm trong việc đạt được các mục tiêu khóa đó.

Theo dõi KPI với phần mềm KPI!

Một số ví dụ phổ biến về KPI là gì?

Giống như OKR, các chỉ số hiệu suất chính giúp các tổ chức theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu và mục tiêu của riêng họ, chúng có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp.

Hãy nhớ rằng, các doanh nghiệp khác nhau có thể sử dụng các chỉ số hiệu suất khác nhau để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu KPI của mình.

Ví dụ, giả sử Smithers chịu trách nhiệm đảm bảo kinh doanh của ông Burns kiếm được nhiều tiền hơn.

Tuy nhiên, Smithers gặp một vấn đề ở đây:

Anh ấy sử dụng gì để theo dõi điều này?

Anh ấy sử dụng chỉ số hiệu suất khóa nào cho việc này?

Anh ấy nên sử dụng các chỉ số như tỷ suất lợi nhuận ròng không?

Hay doanh thu tổng là chỉ số tốt hơn?

Tương tự, các doanh nghiệp khác nhau sẽ chọn các chỉ số hiệu suất chính khác nhau, ngay cả khi họ tập trung vào hiệu suất so với các mục tiêu KPI giống nhau như kiếm nhiều tiền hơn!

Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về KPI cho các loại mục tiêu KPI khác nhau:

A. Ví dụ về KPI bán hàng

Tăng trưởng doanh số: tỷ lệ phần trăm tăng trưởng doanh số trong một kỳ nhất định

Độ dài chu kỳ bán hàng : thời gian trung bình từ khi tiếp xúc ban đầu đến khi nhân viên bán hàng chốt đơn hàng

Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng: tỷ lệ phần trăm khách hàng tiềm năng được chuyển đổi

Chỉ số đo lường trong thương mại điện tử: các chỉ số liên quan đến hoạt động thương mại điện tử của bạn

B. Ví dụ về KPI tiếp thị

Lưu lượng truy cập organic: Lượng truy cập mà trang web của bạn thu hút

Chi phí thu hút khách hàng: tổng chi phí để thu hút một khách hàng

Tỷ lệ mở email: tỷ lệ phần trăm email được mở so với tổng số email được gửi trong các chiến dịch tiếp thị qua email của bạn

KPI trên mạng xã hội: các chỉ số đo lường các tương tác trên mạng xã hội của bạn

C. Ví dụ về KPI tài chính

Luồng tiền miễn phí: số tiền còn lại sau chi phí vốn

Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu: tỷ lệ giữa tổng nợ của công ty so với vốn chủ sở hữu của cổ đông

Chi phí của hàng bán: chi phí sản xuất các sản phẩm mà một doanh nghiệp bán ra

D. Ví dụ về KPI nhân sự

Tỷ lệ luân chuyển nhân viên: tỷ lệ phần trăm nhân viên nghỉ việc so với tổng số nhân viên

Doanh thu trên mỗi nhân viên: doanh thu trung bình mà mỗi nhân viên mang lại

Chi phí tuyển dụng mỗi nhân viên: tổng chi phí để tuyển dụng mỗi nhân viên

E. Ví dụ về KPI SEO

Tỷ lệ thoát trang: Tỷ lệ phần trăm khách truy cập rời khỏi trang web mà không thực hiện bất kỳ hành động nào Ghi chú: Mọi công cụ báo cáo KPI SEO đều đo lường tỷ lệ thoát trang.

Tỷ lệ tương tác: tỷ lệ giữa số phiên tương tác trên một trang web so với tổng số phiên

Số trang mỗi phiên: số trang trung bình mà người dùng truy cập trong một phiên

Chúng ta có thể tiếp tục… nhưng bạn đã hiểu ý rồi!

Nếu bạn muốn có danh sách KPI chi tiết cho doanh nghiệp của mình, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi về các chỉ số kinh doanh quan trọng!

Chỉ số hiệu suất chính và mục tiêu kinh doanh khác nhau như thế nào?

KPI và mục tiêu có thể trông giống nhau, nhưng chúng không giống nhau.

Mục tiêu là phương tiện để đạt được mục tiêu, trong khi KPI được sử dụng để đo lường cách bạn đang thực hiện các mục tiêu và mục đích của mình.

Hãy nghĩ theo cách này:

Metrics là gì?

Bạn có các chỉ số đo lường bao gồm mọi khía cạnh của hiệu suất kinh doanh!

Và vì chỉ số đo lường bao gồm mọi thứ, khi đánh giá chỉ số đo lường và KPI, hãy xem KPI như một tập hợp con siêu tập trung của chỉ số kinh doanh.

Một số ví dụ về chỉ số là gì?

Tất cả các KPI mà chúng tôi liệt kê trước đó đều có thể được sử dụng làm chỉ số đo lường trong kinh doanh của bạn!

Hãy nhớ, sự khác biệt thực sự duy nhất giữa chỉ số (metrics) và KPI là:

Các chỉ số vẫn đáng theo dõi vì chúng không theo dõi các mục tiêu khóa?

Điều đó giống như hỏi Homer xem một chiếc bánh donut đã để ba ngày có còn đáng ăn không – dù nó không còn tươi ngon!

Tất nhiên, chỉ số (metrics) vẫn rất quan trọng!

Mặc dù chỉ số kinh doanh có thể không nhắm đến các mục tiêu kinh doanh khóa của bạn, nhưng chúng vẫn rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ: Giả sử Krusty the Clown muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và một trong những KPI của anh ấy là "số lượng khách hàng tiềm năng".

Nhưng theo thời gian, khi theo dõi KPI, anh nhận thấy lượng khách hàng tiềm năng đang giảm – điều này cho thấy có vấn đề.

Nhưng đó là tất cả. Đó là tất cả những gì các chỉ số KPI của anh ta có thể cho anh ta biết.

Nó có thể nêu bật cách anh ấy đối mặt với một vấn đề khóa – nhưng không phải tại sao nó xảy ra.

Đó là lúc các chỉ số kinh doanh khác phát huy tác dụng.

Hãy nhớ rằng, sự sụt giảm này có thể xảy ra do một số lý do, chẳng hạn như:

Để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này, Krusty có thể sẽ cần đăng nhập vào Google Analytics và xem xét các chỉ số kinh doanh như:

Nhờ đó, chỉ số đo lường hiệu suất (metrics) và chỉ số KPI kết hợp với nhau để cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một cái nhìn chính xác về tình hình hiện tại và những việc cần làm để duy trì hoạt động suôn sẻ!

3 bước để thiết lập và theo dõi chỉ số KPI hiệu quả

Được rồi, rõ ràng là KPI quan trọng đối với kinh doanh như bánh rán đối với Homer.

Nhưng làm thế nào để tạo và theo dõi chúng?

Cuối cùng, những chỉ số này phải là các chỉ số chi tiết, có thể đo lường được, đúng không?

Bạn có thể sẽ cần một chuyên gia để quản lý chúng!

Không.

Xác định KPI cho doanh nghiệp của bạn không phải là điều khó!

Tất cả những việc bạn cần làm là thực hiện các bước đơn giản sau:

Bước 1. Đặt loại KPI phù hợp

Tất cả các KPIs hiệu quả đều bao gồm ba thành phần chung.

Chúng là:

Điều này có giống với quy trình cài đặt mục tiêu SMART không?

Đó chính là lý do!

Tuy nhiên, cài đặt KPI là một quá trình hơi khác.

Nhưng đừng lo lắng.

Tạo ra các KPIs có đầy đủ ba thành phần này là chuyện nhỏ!

Dưới đây là thông tin chi tiết về từng thành phần và lý do tại sao chúng lại quan trọng:

A. Các chỉ số KPI của bạn nên cụ thể

KPI được coi là các chỉ số chính xác về hiệu suất của bạn trong việc theo đuổi các mục tiêu và mục đích nhất định. Và vì chúng được cho là giúp bạn dễ dàng xác định tình hình công việc của mình, nên cần phải được định nghĩa rõ ràng.

Hãy quay lại ví dụ về Bart muốn trở thành một học sinh giỏi hơn, anh ấy có hai lựa chọn để thiết lập chỉ số KPI:

Tùy chọn một rất tốt vì nó rất tập trung.

Bài viết này giúp Bart hiểu rõ những gì anh cần theo dõi để xác định mình đã trở thành một sinh viên giỏi hơn hay chưa.

Vấn đề với tùy chọn hai là nó rất mơ hồ:

Điều gì được coi là vấn đề?

Các hoạt động nào thuộc phạm vi đó?

Vì không có cách nào đơn giản để Bart trả lời những câu hỏi đó, anh ấy sẽ gặp khó khăn trong việc sử dụng nó để xác định liệu mình thực sự đang trở thành một học sinh giỏi hơn!

B. Các chỉ số KPI của bạn phải có thể đo lường được

Hãy nhớ rằng, KPI giúp bạn theo dõi hiệu suất của mình.

Và để theo dõi bất kỳ thứ gì, cần phải có thước đo định lượng kèm theo.

Hãy suy nghĩ về điều đó.

Việc đo lường số lần bạn tham gia vào các cuộc tạm giữ có dễ dàng không? Có.

Bạn có thể dễ dàng đo lường "lượng rắc rối mà bạn gặp phải" không? Không thực sự.

Mỗi KPI bạn cài đặt cần phải có thể đo lường được để bạn dễ dàng theo dõi tiến trình và xác minh xem mọi thứ có đang đi đúng hướng hay không.

C. Các chỉ số KPI của bạn cần phải phù hợp

Đây có lẽ là thành phần quan trọng nhất của bất kỳ KPI tốt nào.

Khi bạn sử dụng KPI để theo dõi hiệu suất của mình, chỉ số KPI phải phù hợp với công việc bạn đang làm.

Ví dụ, "số lần bị phạt" là chỉ số hiệu suất phù hợp cho những người muốn học tập tốt hơn ở trường.

Tuy nhiên, "số lượng kẹo đã ăn" thì không phải là chỉ số!

Tương tự, KPI kinh doanh của bạn cần phải phù hợp với các mục tiêu kinh doanh mà bạn đang theo dõi. Bạn không thể sử dụng chỉ số đo lường tiếp thị để đánh giá các quy trình nhân sự của mình, phải không?

Bước 2: Sử dụng bảng điều khiển KPI phù hợp

Bây giờ bạn đã biết cách cài đặt loại chỉ số phù hợp.

Nhưng đó mới chỉ là một nửa công việc!

Bây giờ, bạn sẽ phải theo dõi chúng để xem hiệu suất của mình như thế nào.

Và mặc dù sử dụng bút và giấy để ghi chú các chỉ số KPI vẫn là một lựa chọn, nhưng đó không phải là lựa chọn phù hợp

Tại sao?

Bởi vì nó không hiệu quả, rủi ro và có thể buộc bạn phải làm việc chăm chỉ hơn mức cần thiết!

Giống như việc thuê Homer làm việc tại một nhà máy điện hạt nhân!

Nếu bạn thực sự muốn theo dõi KPI một cách hiệu quả, bạn sẽ cần một bảng điều khiển KPI chuyên dụng.

May mắn thay, ClickUp có bảng điều khiển KPI hoàn hảo cho bạn!

ClickUp là gì?

ClickUp là công cụ quản lý dự án số 1 thế giới.

Các doanh nghiệp và sinh viên đều thích sử dụng ClickUp làm bảng điều khiển KPI và trung tâm theo dõi mục tiêu của họ!

Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn theo dõi các chỉ số hiệu suất chính:

A. Mục tiêu

Mục tiêu của ClickUp là một trong những cách dễ dàng nhất để theo dõi KPI và tiến độ của bạn.

Thực tế, nó đơn giản đến mức chúng tôi tin rằng thậm chí Barney cũng có thể làm được!

Trong ClickUp, Mục tiêu là các thùng chứa cấp cao được chia thành các Mục tiêu nhỏ hơn. Các Mục tiêu này về cơ bản có chức năng như các mục tiêu kinh doanh và bạn hoàn thành chúng để đạt được mục tiêu chung của mình.

Khi bạn đạt được các mục tiêu, tiến độ mục tiêu tổng thể của bạn sẽ được cập nhật theo thời gian thực!

Điểm hay nhất của ClickUp là bạn có thể tùy chỉnh các chỉ số mà bạn chọn để đo lường các Mục tiêu đó, chẳng hạn như:

Dưới đây là cách toàn bộ quy trình này được thực hiện:

(ví dụ: "Tăng doanh thu công ty thêm $500,000")

(chẳng hạn như "đạt doanh số 250.000 đô la từ bán Shiny Widgets")

(bằng cách sử dụng chỉ số tiền tệ trong Mục tiêu của ClickUp)

Việc sử dụng quy trình công việc này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang điều hành một nhóm làm việc từ xa và cần giao tiếp hiệu quả hơn với các thành viên trong nhóm đang làm việc tại nhà.

B. Bảng điều khiển

Bảng điều khiển của ClickUp là trung tâm điều khiển hoàn hảo để quản lý tất cả các KPI của bạn. Chúng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan cấp cao về tất cả các loại KPI theo cách bạn muốn theo dõi chúng!

Mỗi Bảng điều khiển có thể chứa nhiều Tiện ích Tùy chỉnh – mỗi tiện ích giám sát một chỉ số đã chọn theo phong cách bạn muốn.

Dưới đây là danh sách tất cả các tiện ích bạn có thể truy cập trong ClickUp:

Nguồn: https://docs.clickup.com/en/articles/3625951-custom-widgets

Nhờ đó, bạn có thể theo dõi trực quan tất cả các chỉ số khóa theo cách bạn muốn!

Không quan trọng đó là chỉ số bán hàng, chỉ số tài chính hay chỉ số donut – bạn có thể theo dõi tất cả các loại KPI trong ClickUp!

Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh quyền truy cập của các Bảng điều khiển này. Bằng cách này, bạn có thể chia sẻ các chỉ số hiệu suất KPI của mình với các thành viên khác trong nhóm và các bên liên quan đến dự án!

C. Báo cáo nhóm

KPI không chỉ giới hạn trong các quy trình kinh doanh.

Bạn cũng có thể đánh giá hiệu suất của nhóm mình thông qua báo cáo KPI!

May mắn thay, ClickUp có rất nhiều báo cáo chi tiết để đo lường hiệu suất của nhóm bạn, chẳng hạn như:

Tất cả những điều này đều rất hữu ích trong việc quản lý các thành viên nhóm làm việc từ xa.

Tuy nhiên, giúp bạn theo dõi chỉ số hiệu suất chính KPI không phải là tất cả những gì ClickUp làm!

Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng hữu ích như:

Bước 3: Luôn đánh giá và điều chỉnh KPI cho phù hợp

Vậy là bạn đã tìm được một bộ chỉ số hiệu suất và giờ bạn đã biết cách theo dõi chúng.

Việc đã xong, phải không?

Không hoàn toàn chính xác.

Điều quan trọng là thường xuyên xem xét báo cáo KPI và điều chỉnh các chỉ số KPI cho phù hợp.

Tại sao?

Không phải tất cả các chỉ số hiệu suất của bạn đều thành công.

Đôi khi, bạn có thể chọn một KPI có vẻ phù hợp với mục tiêu của mình, nhưng nó không phản ánh chính xác tiến độ của bạn.

Hãy quay lại ví dụ về Krusty mà chúng tôi đã đề cập trước đó:

Krusty muốn phát triển kinh doanh trực tuyến của mình và sử dụng "số lượng khách hàng tiềm năng" làm KPI. Mặc dù đây là một KPI cụ thể, có thể đo lường và có liên quan, nhưng nó vẫn có thể gây hiểu lầm.

Ví dụ, anh ta có thể nhận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn nhưng tỷ lệ chuyển đổi có thể đang giảm và chi phí thu hút khách hàng có thể đang tăng lên.

Điều này có thể sẽ dẫn đến giảm doanh thu – mặc dù anh ta có nhiều khách hàng tiềm năng hơn!

Đó là lý do tại sao việc thường xuyên xem xét dữ liệu KPI và xác minh rằng nó đang theo dõi tiến độ của bạn một cách chính xác là rất quan trọng.

Ngoài ra, nếu mục tiêu và quy trình kinh doanh của bạn thay đổi, bạn cũng cần thay đổi chỉ số hiệu suất của mình.

Hãy nhớ rằng, mục tiêu của chỉ số hiệu suất chính là theo dõi hiệu suất của bạn so với các mục tiêu cụ thể. Nếu các chỉ số chính của bạn không phù hợp với các mục tiêu đó, chúng sẽ không hữu ích!

Kết luận

Cả chỉ số và KPI đều đóng vai trò rất lớn trong việc giúp bạn đánh giá hiệu suất của công ty. Chúng sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi thứ để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

Tuy nhiên, bạn không thể thiết lập và theo dõi các chỉ số này nếu không có bảng điều khiển KPI hoặc trung tâm trách nhiệm theo dõi mục tiêu phù hợp.

May mắn thay, ClickUp có mọi thứ bạn cần để theo dõi KPI của mình để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Cho dù đó là tùy chỉnh loại chỉ số bạn sử dụng hay biểu đồ trực quan để theo dõi chúng, ClickUp sẽ giúp bạn từng bước một!

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và để nó trở thành người bạn đồng hành KPI không thể tách rời của bạn – giống như Lisa và chiếc saxophone của cô ấy!