Hướng dẫn về quản trị nội dung: Quản trị nội dung là gì và cách triển khai

Khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ, bạn thường không gặp khó khăn trong việc quản lý nội dung — bạn có khối lượng công việc ổn định, có thể chỉ có một vài nhân viên và ít thủ tục phức tạp để chuẩn bị và xuất bản nội dung.

Mọi thứ bắt đầu trở nên phức tạp hơn khi bạn mở rộng quy mô kinh doanh. Bạn bắt đầu băn khoăn về quy trình phê duyệt phù hợp, phân phối khối lượng công việc, xuất bản, hướng dẫn thương hiệu và nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến thành công của nội dung. Các chiến lược bạn sử dụng khi kinh doanh còn nhỏ không còn phù hợp nữa — bạn đã vượt qua chúng. Đã đến lúc bạn cần một đôi giày lớn hơn để thoải mái bước tiếp. 🚶

Điều này được gọi là quản trị nội dung. Với nó, bạn có thể xác định các quy tắc cho hệ thống quản lý nội dung và đảm bảo tính nhất quán và rõ ràng trên toàn bảng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về các chi tiết cụ thể của quản trị nội dung và đưa ra các bước để tạo và triển khai các quy tắc cũng như tối đa hóa thành công bằng cách sử dụng ClickUp.

Quản trị nội dung là gì?

Quản trị nội dung là một bộ hướng dẫn và quy tắc biên tập điều chỉnh nội dung của bạn. Nó mô tả chi tiết tất cả các hoạt động và quy trình liên quan đến nội dung để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm nội dung của bạn biết cách thực hiện công việc với rủi ro sai sót và mâu thuẫn tối thiểu.

Không có quy tắc hoặc luật lệ cụ thể nào quy định mô hình quản trị nội dung của bạn phải như thế nào. Bạn chịu trách nhiệm tạo/lập và cập nhật mô hình này tùy theo kích thước, lĩnh vực công việc và mục tiêu của công ty.

Ví dụ: quản trị nội dung của bạn có thể tập trung vào phong cách viết cho các bài đăng trên mạng xã hội. Hoặc, nó có thể mô tả các công cụ bạn sử dụng trong quy trình sản xuất nội dung hoặc xác định nhiều khía cạnh của quản lý nội dung.

Dù trọng tâm của bạn là gì, việc thiết lập khung quản trị nội dung có thể cải thiện chất lượng nội dung, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều biết việc cần làm và cuối cùng là nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Quản trị nội dung so với chiến lược nội dung

Mặc dù có một số điểm tương đồng, quản trị nội dung và chiến lược nội dung không giống nhau.

Chiến lược nội dung liên quan đến cách bạn sẽ tận dụng nội dung đã sản xuất để đạt được mục tiêu và đáp ứng ý định tìm kiếm của khách hàng. Khi tạo chiến lược nội dung cho công ty, bạn xác định đối tượng mục tiêu và xác định cách thu hút họ.

Mặt khác, quản trị nội dung tập trung hơn vào bức tranh tổng thể. Quản trị nội dung bao gồm toàn bộ hành trình của nội dung và đảm bảo tính nhất quán trong toàn công ty.

Quản trị nội dung và chiến lược đi đôi với nhau và cần thiết cho một hệ thống quản lý nội dung thành công. ☯️

Lợi ích của quản trị nội dung

Bắt đầu quản trị nội dung có vẻ tốn thời gian và phức tạp. 🚂

Chúng tôi không nói dối — đôi khi, điều này có thể khó khăn, nhưng nỗ lực đó rất xứng đáng vì bạn sẽ được hưởng nhiều lợi ích. Hãy cùng xem những lợi ích quan trọng nhất.

Tính nhất quán của nội dung

Hãy tưởng tượng một nhóm gồm 10 người quản lý nội dung. Mỗi người có phong cách viết, giọng điệu và sở thích riêng về quá trình tạo/lập nội dung. Bây giờ, hãy tưởng tượng tất cả họ đang làm việc trong cùng một chiến dịch truyền thông xã hội. Kết quả là bạn sẽ có một hỗn hợp tuyệt vời của sự hỗn loạn và thiếu nhất quán.

Quản trị nội dung ngăn chặn điều này. Bằng cách xác định các quy tắc tạo/lập nội dung, bạn đảm bảo mọi người đều có hướng dẫn để tuân theo về phong cách, giọng điệu và yêu cầu kỹ thuật. ⭐

Như vậy, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro về sự không nhất quán và đảm bảo công ty của bạn được nhìn nhận là đáng tin cậy và uy tín.

Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm

Các nhóm không có vai trò và trách nhiệm rõ ràng sẽ dễ gặp phải vấn đề mà họ không thể xử lý đúng cách vì không biết ai làm việc gì và làm như thế nào.

Một trong những lĩnh vực mà quản trị nội dung giải quyết là xác định vai trò của mỗi người tham gia vào việc tạo, chỉnh sửa, quản lý và giám sát nội dung. Khi mọi người đều biết trách nhiệm của mình, rủi ro công việc bị bỏ sót hoặc trùng lặp sẽ giảm thiểu.

Do đó, sự hợp tác trong nhóm có thể đạt đến tầm cao mới vì mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình. Quá trình tạo/lập và quản lý nội dung sẽ ít gặp trở ngại và chậm trễ hơn.

Vì việc tạo và triển khai mô hình quản trị nội dung là nỗ lực của cả nhóm, nhân viên của bạn sẽ có thể đóng góp tích cực và đưa ra ý kiến của mình để mô hình hoạt động hiệu quả nhất có thể. Điều này củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm và khiến họ cảm thấy được trân trọng, từ đó thúc đẩy động lực làm việc.

Chất lượng được nâng cao

Quản trị nội dung xác định mọi khía cạnh của quá trình tạo/lập nội dung, từ quy tắc ngữ pháp đến các yêu cầu và sở thích cụ thể của khách hàng. Bằng cách dựa vào các hướng dẫn biên tập và thương hiệu chi tiết này, bạn và nhóm của bạn có thể cung cấp nội dung đẳng cấp, đáp ứng đúng ghi chú của khách hàng.

Quản trị nội dung là tất cả về tính nhất quán. Vì vậy, nếu bạn chơi đúng thẻ và tạo ra một khung quản trị chức năng, bạn sẽ có thể cung cấp nội dung chất lượng cao mọi lúc! 😍

Cải thiện kế hoạch và ra quyết định

Quản trị nội dung thường bao gồm việc xác định các tiêu chí để giám sát và đo lường hiệu suất của nội dung. Bạn sẽ sử dụng thông tin quý giá này làm cơ sở để lập kế hoạch nội dung và đưa ra quyết định đúng đắn trong tương lai, tối đa hóa tính sẵn sàng và tiềm năng của nhóm.

Cách tạo mô hình quản trị nội dung với ClickUp: 5 bước

Có nhiều cách để tạo mô hình quản trị nội dung hiệu quả. Ở đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tận dụng sức mạnh của ClickUp, một nền tảng năng suất tất cả trong một, để tạo quy trình nội dung cho công ty của bạn.

Trước khi đi sâu vào quy trình, chúng ta phải nhắc lại rằng quản trị nội dung không phải là giải pháp phù hợp cho mọi trường hợp. Bạn tạo ra nó phù hợp với các yếu tố như:

Các bước chúng tôi thảo luận dưới đây là hướng dẫn chung mà bạn có thể sử dụng làm cơ sở cho mô hình quản trị nội dung của mình. Điều chỉnh chúng để tạo ra một khung công việc phù hợp với bạn, không cản trở bạn. 💪

Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn

Đây không phải là một bước riêng biệt, nhưng là điểm khởi đầu quý giá cho mô hình quản trị nội dung của bạn. Nếu không xác định mục tiêu, bạn có nguy cơ bỏ lỡ thông tin quan trọng và gây ra sự không nhất quán trong nhóm.

Bạn cần tự hỏi mình tại sao bạn lại tạo ra khung này. Ghi lại câu trả lời của bạn bằng ClickUp Goals, một tính năng độc đáo để cài đặt và theo dõi mục tiêu.

Tạo mục tiêu và sắp xếp các mục tiêu của bạn vào các thư mục dễ điều hướng để theo dõi tiến độ và tập trung thông tin.

Tùy chỉnh người có thể truy cập Mục tiêu của bạn — mời các nhà quản lý nội dung, nhà văn và trình chỉnh sửa của bạn xem và chỉnh sửa mục tiêu để đảm bảo mọi người cùng hướng tới cùng một đích đến.

Bước 2: Xác định vai trò trong nhóm tiếp thị nội dung

Quản lý và tạo nội dung là một công việc tập thể. Ngoài các nhà văn, bạn (có thể) cần trình chỉnh sửa, quản lý SEO, chiến lược gia nội dung, nhà phân tích, nhà thiết kế, người phê duyệt và người tải lên.

Mỗi thành viên trong nhóm là một bánh răng trong bộ máy sản xuất và quản lý nội dung. Nếu một bánh răng bị hỏng, toàn bộ bộ máy sẽ ngừng hoạt động. Để tránh tình huống này, bạn cần xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm. ⚙️

Không có quy tắc nào cho việc này — hãy phát triển một cấu trúc phù hợp nhất với nhóm của bạn và thế mạnh của họ.

Khi xác định vai trò, bạn nên hỏi ý kiến của nhóm. ClickUp có công cụ hoàn hảo cho việc này— Bảng trắng ClickUp. Hãy coi nó như một tấm vải kỹ thuật số nơi bạn và nhóm có thể cùng nhau động não và đưa ra kế hoạch phân chia vai trò lý tưởng.

Bảng trắng có giao diện kéo và thả, vì vậy bạn không cần phải là một thiên tài nghệ thuật để thể hiện ý tưởng của mình. Thêm các thành viên nhóm có liên quan vào Bảng trắng và bắt đầu brainstorming trong thời gian thực! 🧠

Để lại ghi chú và nhận xét, kết nối các ý tưởng của bạn và tạo tổng quan về vai trò của nhóm.

Sau khi xác định trách nhiệm của từng người, đã đến lúc ghi lại bằng văn bản bằng ClickUp Docs, một trình chỉnh sửa văn bản hợp tác cho phép bạn tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và lưu trữ tài liệu.

Bạn có thể tạo một tài liệu riêng cho từng vai trò và xác định trách nhiệm bằng các điểm chính. Nếu muốn, bạn có thể cung cấp thêm thông tin về từng trách nhiệm — điều này sẽ rất hữu ích khi đào tạo nhân viên mới.

Thêm nhóm của bạn vào Tài liệu thích hợp và cho phép họ xem lại bất cứ khi nào cần thiết. Bạn có thể chỉnh sửa Tài liệu khi cần để phản ánh những thay đổi mới nhất.

ClickUp Docs là công cụ lý tưởng cho hợp tác—mỗi người trong tài liệu sẽ có một con trỏ với tên của họ ở trên. Nhờ đó, nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một tài liệu với rủi ro nhầm lẫn tối thiểu. Mọi thứ được cập nhật theo thời gian thực, giúp bạn và nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau một cách liền mạch bất kể địa điểm.

Bước 3: Xác định quy trình công việc nội dung

Bạn đã xác định các bên liên quan, và bây giờ là lúc xác định quy tắc. 🏐

Trong bước này, bạn phác thảo từng giai đoạn mà nội dung của bạn trải qua để được xuất bản. Các giai đoạn này có thể bao gồm ý tưởng, sản xuất nội dung, chỉnh sửa, hoàn thiện, phê duyệt, xuất bản, phân phối, đánh giá, v.v.

Bước này rất quan trọng để tạo dòng thời gian, lập kế hoạch và chiến lược nội dung thực tế, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc sơ suất.

ClickUp có nhiều tùy chọn mà bạn có thể tận dụng để xác định quy trình làm việc nội dung với độ chính xác tối đa:

Ví dụ: bạn có thể sử dụng Trường Tùy chỉnh Tệp để đính kèm tệp vào công việc của mình để tập trung thông tin hoặc Trường Tùy chỉnh Người để gắn thẻ thành viên nhóm cụ thể vào các công việc khác nhau.

Bạn sẽ đánh giá cao Trường Tùy chỉnh Mối quan hệ. Với trường này, bạn có thể tùy chỉnh công việc hoặc hoạt động nào cần hoàn thành trước và đảm bảo thứ tự phù hợp để hỗ trợ quy trình làm việc của mình.

Bước 4: Tạo hướng dẫn và quy trình biên tập

Đây là cốt lõi của mô hình quản trị nội dung của bạn, nơi bạn xác định mọi công việc và hoạt động liên quan đến nội dung trong quy trình làm việc và mô tả chi tiết về chúng

Giả sử mục tiêu của bạn là trở thành một nguồn thông tin uy tín về làm vườn. Bạn sẽ đạt được mục tiêu này bằng cách xuất bản năm bài viết ban đầu về chủ đề này. Bạn sẽ giải thích các quy trình khác nhau và cung cấp hướng dẫn từng bước về kế hoạch, trồng trọt và bảo dưỡng vườn.

Ở giai đoạn này, bạn sẽ xác định:

Bạn cũng sẽ xác định những điểm mà trình chỉnh sửa cần tập trung khi xem xét nội dung và những chỉ số KPI bạn sẽ theo dõi để đánh giá hiệu suất của nội dung.

Sau khi phác thảo mọi quy tắc, hướng dẫn và quy trình liên quan đến quy trình làm việc nội dung, bạn phải ghi chép lại và chia sẻ với các thành viên nhóm có liên quan. Để làm điều này, bạn sẽ sử dụng tùy chọn ClickUp mà chúng tôi đã đề cập trước đó — ClickUp Docs.

Điều chúng tôi chưa đề cập đến là một tính năng bổ sung mà bạn có được trong ClickUp Docs— ClickUp AI. Trợ lý viết bài hỗ trợ bởi AI này giúp bạn brainstorm, chỉnh sửa và định dạng tài liệu của mình. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc mâu thuẫn bằng cách viết toàn bộ SOP, tóm tắt ghi chú cuộc họp và tạo mục hành động.

Điều đáng chú ý với ClickUp Docs là bạn có thể kết nối chúng với các nhiệm vụ. Bằng cách đó, bạn có thể tạo và duy trì luồng thông tin liên tục và đảm bảo các thành viên trong nhóm biết việc cần làm trong các tình huống khác nhau.

Ngoài việc thêm các thành viên nhóm có liên quan vào Tài liệu ClickUp chứa thông tin về quy tắc và thủ tục, bạn cũng nên xem lại chúng. Bạn có thể thực hiện việc này bằng một trong hai cách sau:

Điều này sẽ cho phép bạn hướng dẫn nhóm của mình về mô hình quản trị nội dung và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ.

Cuối cùng, nếu bạn cần hướng dẫn để thiết lập các quy tắc và thủ tục hoặc muốn tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các phím tắt, hãy duyệt qua thư viện phong phú của ClickUp với hơn 1.000 mẫu cho các mục đích khác nhau.

Đừng quên xem các mẫu SOP để bắt đầu xây dựng quy trình quản trị nội dung của bạn. Tất cả các mẫu ClickUp đều có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể điều chỉnh chúng để phù hợp với quy trình làm việc của mình. 🥳

Bước 5: Theo dõi hiệu suất của quy trình quản trị nội dung

Bạn đã tạo mô hình quản trị nội dung và có thể ngồi lại thư giãn. Đừng vội vàng!

Bạn cần theo dõi hiệu suất của mô hình để xem liệu nó có cần nâng cấp hay không. Bảng điều khiển ClickUp là công cụ hoàn hảo cho việc này — sử dụng hơn 50 thẻ để xây dựng trung tâm điều khiển tùy chỉnh và hình dung thành công.

Ngoài việc xem xét dữ liệu, một cách tuyệt vời để kiểm tra xem mô hình quản trị nội dung của bạn có đáp ứng mục đích hay không là trao đổi với nhóm của bạn. Xét cho cùng, họ là những người làm việc theo mô hình và họ có thể cho bạn biết nếu có một số lĩnh vực cần sửa đổi và cải thiện.

ClickUp cung cấp nhiều cách để giao tiếp với nhóm của bạn:

Biểu mẫu ClickUp có thiết kế kéo và thả để bạn có thể tạo Biểu mẫu trong tích tắc. Sử dụng Nhiệm vụ và Trường Tùy chỉnh làm khối xây dựng cho Biểu mẫu của bạn.

Điểm hay nhất của Biểu mẫu ClickUp là bạn có thể biến các phản hồi thành nhiệm vụ! Ví dụ: nếu nhiều thành viên trong nhóm cho biết họ muốn tái cấu trúc vai trò để phù hợp với khối lượng công việc ngày càng tăng và nhân viên mới, bạn có thể biến phản hồi này thành một nhiệm vụ cụ thể. Sau đó, thêm người được giao nhiệm vụ và hướng dẫn họ tìm cách tái cấu trúc vai trò để đảm bảo khối lượng công việc công bằng và tối ưu.

Nắm vững quản trị nội dung với ClickUp

Kiểm soát các mô hình quản trị nội dung của bạn với ClickUp! Bộ tính năng mạnh mẽ của nền tảng này cho phép bạn tạo, quản lý, giám sát và cập nhật các quy tắc và quy trình quản trị nội dung để đảm bảo nội dung phù hợp với mục tiêu của bạn.

Đăng ký ClickUp để thống nhất nhóm của bạn và luôn dẫn đầu trong lĩnh vực nội dung! 🥇