Việc xây dựng một hệ thống sản xuất nội dung hoàn hảo thường giống như một cuộc chiến khó khăn giữa các xu hướng, chiến lược mới và tất nhiên, thách thức lâu đời về việc cung cấp chất lượng hơn số lượng.
Nhưng làm thế nào để thực hiện cả hai việc này?
Việc mở rộng quy mô sản xuất nội dung mà không ảnh hưởng đến chất lượng có vẻ như là điều không thể với nguồn lực hiện tại của bạn. Thực tế, bạn không thể xây dựng và duy trì một cỗ máy phát triển hữu cơ với tốc độ cao mà không đầu tư vào một cái gì đó.
Ngân sách là vấn đề khó khăn. Hầu hết các nhà quản lý nội dung đã quen với việc làm việc với những khoản ngân sách tiếp thị tổng thể còn sót lại, đặc biệt là khi so sánh với PPC và quảng cáo kỹ thuật số. Tuy nhiên, giá trị của nội dung hữu cơ vẫn cao trong khi không gian quảng cáo ngày càng đắt đỏ. Điều này đã ảnh hưởng đến một số nhóm tiếp thị, khiến họ phân bổ lại ngân sách PPC cho các sáng kiến nội dung lớn hơn.
Không khó để hiểu lý do tại sao. Báo cáo tình hình tiếp thị nội dung năm 2023 của Semrush cho thấy hơn một phần tư số người được hỏi chi dưới 1.000 đô la mỗi tháng cho tiếp thị nội dung, với phần lớn chi dưới 5.000 đô la. So sánh con số này với thực tế rằng 39% doanh nghiệp trên toàn cầu chi từ $50,000 đến $500,000 mỗi tháng cho quảng cáo tìm kiếm, và rõ ràng tại sao một số tổ chức đang tái phân bổ ngân sách giữa quảng cáo trả phí và nội dung organic.
Dù bạn có ít hay nhiều, các nhà quản lý nội dung phải tiết kiệm ngân sách. Đó là lý do tại sao việc triển khai quy trình làm việc vững chắc, đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả để mở rộng quy mô sản xuất nội dung là rất quan trọng. Và đó chính xác là những gì nhóm nội dung của chúng tôi đã làm tại ClickUp.
Kết quả cuối cùng là một quy trình làm việc tùy chỉnh được xây dựng hoàn toàn trong ClickUp mà nhóm tiếp thị nội dung của chúng tôi đã sử dụng để mở rộng quy mô sản xuất hàng tháng của chúng tôi hơn 500% trong vòng chưa đầy một năm.
Chúng tôi không ở đây để giữ bí mật về quy trình mở rộng quy mô của mình. Trên thực tế, chúng tôi đã không ngừng nghiên cứu, thử nghiệm và tối ưu hóa quy trình mở rộng nội dung này thành một mẫu ClickUp có thể sử dụng được — để bạn không phải mất thời gian quý báu để tự xây dựng mẫu của riêng mình.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ bạn cần biết về mở rộng quy mô sản xuất nội dung và cách sử dụng mẫu tùy chỉnh của chúng tôi (được thiết kế bởi các nhà văn) để bắt đầu quá trình của bạn.
Mở rộng quy mô sản xuất nội dung là gì?
Mở rộng quy mô sản xuất nội dung là quá trình tăng số lượng blog, hướng dẫn và các tài sản kỹ thuật số khác một cách nhanh chóng và hiệu quả để tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn khi công ty của bạn phát triển. Quá trình này dựa trên ý tưởng rằng nhiều nội dung hơn sẽ mang lại nhiều lưu lượng truy cập tự nhiên hơn và cuối cùng là nhiều kinh doanh hơn.
Mặc dù đây không phải là một ý tưởng mới, nhưng sự phát triển nhanh chóng và không ngừng của các công cụ AI đã đẩy việc mở rộng quy mô sản xuất nội dung lên hàng đầu trong các phương pháp tiếp thị hiệu quả. Tuy nhiên, nội dung do AI tạo ra có thể làm mờ ranh giới giữa tầm quan trọng của nhiều nội dung và nội dung đáng tin cậy.
Ngay cả Google cũng luôn giữ quan điểm "sản xuất nội dung nguyên bản, chất lượng cao, đặt con người lên hàng đầu", bất kể nội dung đó được tạo ra bằng AI hay không.
AI không phải là để thay thế việc sản xuất nội dung. Thay vào đó, nó nên hoạt động như một trợ lý viết lách để giúp bạn thể hiện ý tưởng của mình nhanh hơn. Ngoài ra, ngày càng dễ dàng phát hiện ra những nội dung được tạo ra bởi AI mà không qua chỉnh sửa của con người, điều này có nghĩa là tầm quan trọng của nội dung chất lượng cao vẫn mạnh mẽ như bao giờ hết, ngay cả khi bạn đang xuất bản nội dung blog hàng loạt.
AI không phải là để thay thế việc sản xuất nội dung. Thay vào đó, nó nên hoạt động như một trợ lý viết lách để giúp bạn truyền tải ý tưởng của mình nhanh hơn. Ngoài ra, ngày càng dễ dàng phát hiện ra những nội dung được tạo ra bởi AI mà không qua chỉnh sửa của con người, điều này có nghĩa là tầm quan trọng của nội dung chất lượng cao vẫn mạnh mẽ như trước, ngay cả khi bạn xuất bản nội dung blog hàng loạt.
Người làm tiếp thị nội dung có trách nhiệm sản xuất nội dung có giá trị và đáng tin cậy, đặc biệt là khi mở rộng quy mô. Tuy nhiên, AI tạo nội dung vẫn có thể là một phần của quy trình của bạn. Trên thực tế, 88% nhà tiếp thị đã sử dụng AI như một công cụ trong chiến lược nội dung của họ, nhưng không phải là động lực chính.
Tại sao mở rộng quy mô nội dung lại quan trọng?
Mở rộng quy mô sản xuất nội dung là chiến lược tối ưu để tăng cường lưu lượng truy cập tự nhiên, hiển thị, nhận thức, khách hàng tiềm năng và doanh thu. Chiến lược này tạo ra một kho nội dung hữu ích có thể mở rộng, tái sử dụng và sử dụng để xây dựng thương hiệu của bạn thành một nguồn thông tin đáng tin cậy.
Trên thực tế, các doanh nghiệp xuất bản bốn bài blog trở lên mỗi tuần thu được lượng truy cập gấp ba lần rưỡi so với những doanh nghiệp xuất bản ít hơn. Vậy, tại sao mở rộng quy mô nội dung lại quan trọng đến vậy? ⬇️
- Mở rộng quy mô sản xuất mang lại nhiều cơ hội hơn để thể hiện chiều sâu của sản phẩm bằng các tài sản bao gồm phạm vi từ khóa rộng hơn
- Các ấn phẩm có lượng nội dung lớn thường được các công cụ tìm kiếm đánh giá cao và xếp hạng trên trang đầu tiên của kết quả tìm kiếm
- Các nhóm tiếp thị và mạng xã hội có thể khuếch đại nội dung của bạn trên nhiều kênh khác nhau để tiếp cận đối tượng mục tiêu rộng hơn
- Nhắm mục tiêu khách hàng ở mọi giai đoạn của chu kỳ bán hàng giúp hành trình của họ trong kênh bán hàng trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Sản xuất nội dung thành công và có thể mở rộng quy mô phụ thuộc vào việc làm cho quy trình làm việc của bạn dễ dàng lặp lại hơn. Trên thực tế, nhiều bước trong quy trình làm việc của bạn vẫn giống nhau cho dù bạn viết 10 bài blog mỗi tháng hay 100 bài. Chỉ đơn giản là thêm nhiều thời hạn cho các nhà văn của bạn sẽ không giải quyết được vấn đề. ✂️
Thật không may, việc này gần như không thể thực hiện được bằng bảng tính Excel hoặc bảng Kanban đơn giản. Bạn cần một công cụ quản lý công việc tập trung và mạnh mẽ để kết nối các nhóm, cung cấp chế độ xem tổng quan về quá trình sản xuất và xử lý số lượng lớn công việc và công việc con đi kèm với việc sản xuất nội dung hàng loạt.
Tìm kiếm công cụ phù hợp là một thách thức không nhỏ, vì vậy chúng tôi đã tự mình thiết kế một mẫu có thể tùy chỉnh để quản lý sản xuất nội dung của bạn khi bạn mở rộng quy mô và phát triển.
Cách ClickUp mở rộng quy mô sản xuất nội dung — Sử dụng ClickUp
Sau nhiều lần dùng thử và mắc lỗi trong quá trình mở rộng quy mô quy trình của riêng mình, chúng tôi đã biến việc này thành một khoa học. Chúng tôi đã điều chỉnh quy trình làm việc, duy trì sự linh hoạt và hoàn toàn thay đổi cách tiếp cận để hỗ trợ nhiều nội dung hơn cùng một lúc.
Và chúng tôi đã thực hiện tất cả trong ClickUp. 🏆
Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét các quy trình và nhóm khác bị ảnh hưởng bởi chiến lược nội dung và quy trình làm việc của bạn. Chiến lược SEO, tạo/lập bản tóm tắt blog, yêu cầu thiết kế và lịch truyền thông xã hội đều bị ảnh hưởng trực tiếp bởi việc mở rộng quy mô nội dung.
Để duy trì tính minh bạch và thống nhất trong nhóm ngay từ đầu, tốt nhất bạn nên:
- Cập nhật hướng dẫn phong cách và SOP để đảm bảo tính nhất quán và tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình chỉnh sửa khi số lượng bản nháp bạn phải xem xét tăng lên đáng kể
- Tìm cách nhóm các loại nội dung và chủ đề tương tự cho từng phân khúc đối tượng hoặc nhân vật người dùng của bạn
- Duyệt qua tất cả nội dung hiện có trong danh mục của bạn để xác định những nội dung dễ tiếp cận và quyết định xem nội dung đó có thể được làm mới, tái sử dụng hoặc tối ưu hóa hay không
- Hãy giữ mọi thứ đơn giản! Bất kể bạn thêm bao nhiêu nhà văn hoặc nguồn lực bên ngoài vào, quy trình sản xuất nội dung có khả năng mở rộng nhất phải dễ dàng nhân rộng. Hãy để tự động hóa xử lý công việc bận rộn để nhóm có thể tập trung vào việc tạo/lập nội dung, thay vì học một công cụ mới
Tìm được sự cân bằng giữa chất lượng và số lượng là một trong những thách thức lớn nhất mà các nhóm phải đối mặt khi tăng cường nỗ lực tiếp thị nội dung. Chúng tôi cũng cảm nhận được điều đó, nhưng chúng tôi đã gói gọn giải pháp của mình vào một tài sản tùy chỉnh cho các nhóm khác đang tạo nội dung và bắt đầu hành trình tương tự — Mẫu mở rộng quy mô sản xuất nội dung ClickUp.
Mẫu này được thiết kế đặc biệt cho các nhà văn và trình chỉnh sửa trong lĩnh vực mở rộng quy mô nội dung. Trong tài liệu miễn phí này, chúng tôi đã phản ánh quy trình nội bộ của mình đến từng chi tiết nhỏ nhất để giúp bạn sao chép chiến lược mở rộng quy mô mà chúng tôi đã xây dựng (và vẫn sử dụng cho đến ngày nay).
Truy cập các chế độ xem chính xác, Trường Tùy chỉnh, chi tiết công việc và Tự động hóa được tạo sẵn đã tạo ra sự khác biệt cho chúng tôi, sau đó sửa đổi bất kỳ khía cạnh nào của mẫu cấp thư mục này để tạo ra một quy trình hoàn toàn tùy chỉnh phù hợp với tình huống riêng của bạn.
Điều quan trọng không chỉ là bạn làm gì mà còn là bạn làm như thế nào. Chúng tôi ở đây để phân tích chi tiết cách sử dụng mẫu này để mở rộng quy mô nội dung của bạn. Mặc dù sản xuất blog là ví dụ chính về nội dung, nhưng khung mẫu linh hoạt này có thể được tùy chỉnh cho bất kỳ loại nội dung nào.
Hãy làm theo để mở rộng quy mô sản xuất nội dung trong tám bước đơn giản. ⚡️
MẸO CHUYÊN NGHIỆP Hãy coi blog này như hướng dẫn khởi động cá nhân của bạn. Để đạt kết quả tốt nhất, hãy tải xuống mẫu, thêm vào Không gian Làm việc của bạn và thực hiện từng bước cùng chúng tôi trong một cửa sổ khác.
Bước 1: Tạo danh sách nội dung cần thực hiện
Mở rộng quy mô bất kỳ loại nội dung nào cũng là vấn đề của việc đi trước cung và cầu. Đảm bảo nhóm của bạn sẵn sàng bắt tay vào công việc với một kho từ khóa và chủ đề được nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi lập kế hoạch cho quy trình của bạn.
Danh sách nội dung tồn đọng là nơi lưu trữ tất cả nội dung mới và hiện có. Đây là nơi các chủ đề blog sẵn sàng được các nhà văn lựa chọn.
Dữ liệu nội dung tồn đọng so với cơ sở dữ liệu nội dung
Mỗi giai đoạn của quy trình nội dung đều bị ảnh hưởng bởi "sức khỏe" của danh sách công việc tồn đọng. Đây là nơi mọi người tìm đến để lập kế hoạch cho các quy trình làm việc trong tương lai. Đây cũng là nơi bắt đầu cơ sở dữ liệu blog của bạn, với điểm khác biệt chính là danh sách công việc tồn đọng là những việc cần làm.
Đây có vẻ là bước đầu tiên không cần thiết, nhưng việc có một nơi riêng biệt để hình dung quy trình tạo/lập nội dung trong tương lai của bạn so với hiện tại là điều cần thiết để quá trình mở rộng quy mô diễn ra suôn sẻ.
Hãy nghĩ về điều này: nếu mục tiêu của bạn là xuất bản 50 bài blog mỗi tháng, hãy lên kế hoạch chuẩn bị sẵn số lượng bản tóm tắt blog đó trong danh sách công việc tồn đọng trước tháng tiếp theo (ví dụ: chuẩn bị sẵn bản tóm tắt blog cho tháng 10 vào tháng 9).
Mỗi bài đăng trên blog trong danh sách công việc tồn đọng của bạn cuối cùng sẽ được đưa vào cơ sở dữ liệu sau khi được giao cho người viết, nhận được thời hạn và tham gia vào quy trình nội dung. Tuy nhiên, với tùy chọn quản lý nội dung trong quá khứ, hiện tại và tương lai trong các danh sách riêng biệt, bạn có thể hình dung đầy đủ các giai đoạn khác nhau của quy trình mà không cảm thấy quá tải.
Một tin vui nữa là vì công việc tồn đọng tập trung hơn vào các từ khóa mục tiêu, chủ đề blog và bản tóm tắt blog, bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian cho các chi tiết khác.
OK, bây giờ chúng ta hãy đi vào phần quan trọng nhất—xây dựng danh sách công việc. 🪵
Đã đến lúc từ bỏ các bảng tính của bạn
Hãy lắng nghe — các công việc tồn đọng có thể được lập trong bảng tính và hầu hết các nhà quản lý nội dung vẫn sử dụng phương pháp này. Tuy nhiên, một danh sách công việc tồn đọng có chủ đích và được tổ chức tốt trong một nền tảng tập trung sẽ giúp giảm đáng kể thời gian lãng phí cho việc chuyển đổi nền tảng hoặc tìm kiếm thông tin liên lạc trong email của bạn.
Từ chia sẻ và quyền truy cập đến liên kết blog với các công việc trên các nền tảng khác, việc quản lý nội dung trong bảng tính là một thách thức. Đó là cách tôi bắt đầu với tiếp thị nội dung, nhưng tôi nhanh chóng nhận ra sức mạnh của một nền tảng cộng tác có thể tùy chỉnh để xây dựng quy trình làm việc nội dung mà mọi người đều có thể sử dụng.
Từ chia sẻ và quyền truy cập đến liên kết blog với công việc trên các nền tảng khác, quản lý nội dung trong bảng tính là một thách thức. Đó là cách tôi bắt đầu với tiếp thị nội dung, nhưng tôi nhanh chóng nhận ra sức mạnh của một nền tảng cộng tác có thể tùy chỉnh để xây dựng quy trình làm việc nội dung mà mọi người đều có thể sử dụng.
Hãy tin chúng tôi, không dễ để xây dựng một cơ sở dữ liệu kết nối trực tiếp với quy trình nội dung và lịch xuất bản của bạn từ một bảng tính duy nhất. Nhưng tại sao phải tốn thêm thời gian và nỗ lực để thiết lập công việc tồn đọng của bạn từ đầu?
Khối lượng công việc của bạn đã đủ bận rộn rồi — hãy tiết kiệm thời gian và để mẫu sẵn sàng của chúng tôi xử lý công việc nặng nhọc cho bạn. 🏋🏻♀️
Sau khi áp dụng mẫu này vào Không gian làm việc, bạn sẽ thấy các chế độ xem khác nhau được ghim ở đầu màn hình và được liệt kê bên dưới Thư mục Mở rộng quy mô sản xuất nội dung trên thanh bên.
Để bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu của bạn bằng chế độ xem Danh sáchBacklog, hãy chuyển đến Danh sách Bài đăng trên blog (Đang tiến hành), sau đó chọn Backlog.
Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa tên công việc hiện có để phù hợp với chủ đề blog của mình hoặc tạo công việc hoàn toàn mới cho từng từ khóa. Dù chọn cách nào, bạn cũng đã đi trước một bước rồi. 🎉
Danh sách công việc tồn đọng được tạo sẵn của chúng tôi được thiết kế để mang lại tốc độ và sự tiện lợi tối đa. Không cần thoát khỏi chế độ xem hiện tại hoặc mở công việc blog, bạn có thể truy cập các bản tóm tắt blog do nhóm SEO của bạn thêm vào và thậm chí cả URL trực tiếp để cập nhật các bài đăng blog sắp tới.
Các trường này — và nhiều trường khác — sẽ tự động hiển thị khi bạn xem danh sách công việc tồn đọng và sẽ luôn hiển thị cùng với công việc blog được chỉ định trong từng bước của quy trình làm việc. Khi một người viết sẵn sàng nhận công việc blog từ danh sách công việc tồn đọng, công việc đó sẽ chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình mở rộng quy mô của bạn. ➡️
Bước 2: Làm việc từ cơ sở dữ liệu theo trạng thái công việc
Khi một chủ đề đã sẵn sàng để được xử lý, hãy kết nối nó với một công việc có thể thực hiện được. Đây là lúc các công việc blog của bạn được thêm vào cơ sở dữ liệu nội dung, địa điểm tập trung cho tất cả nội dung hiện đang được sản xuất. Thêm công việc blog vào cơ sở dữ liệu là cách bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi tiến độ của chúng trong toàn bộ quy trình làm việc.
Sử dụng mẫu tùy chỉnh của chúng tôi, việc thay đổi trạng thái công việc blog từ Cần làm hoặc Tóm tắt sẵn sàng sẽ tự động chuyển công việc đó vào cơ sở dữ liệu có sẵn của chúng tôi có tiêu đề Tất cả bài viết đang tiến độ. Tự động hóa này giúp quá trình thiết lập diễn ra suôn sẻ hơn, đặc biệt là khi các công việc blog của bạn thu thập các chi tiết quan trọng khác.
Càng thêm nhiều chi tiết rõ ràng ở giai đoạn này, kết quả sẽ càng tốt.
Việc nắm bắt thông tin này trong một chế độ xem duy nhất thực sự giúp cơ sở dữ liệu của bạn dễ quản lý và rất cần thiết để cung cấp các bản cập nhật nhanh hơn. Bạn sẽ nhận thấy cơ sở dữ liệu của mình hiệu quả hơn nhiều sau khi đã phân công công việc blog cho từng cá nhân, cập nhật trạng thái và thiết lập dòng thời gian.
Các mục này sẽ tự động hiển thị trong Danh sách công việc trong cơ sở dữ liệu của bạn cùng với các cột bổ sung để cài đặt Nguồn tác giả, Loại nội dung và xem trước Bình luận mới nhất trong công việc blog — nhưng chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về điều này ở phần sau.
Đặt tên cho các công việc giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng
Ở giai đoạn này, chúng tôi khuyên bạn nên thêm loại nội dung hoặc danh mục làm tiền tố cho tên công việc blog của bạn. Vì vậy, nếu bạn đang viết một bài blog về 50 việc cần làm hiệu quả nhất tại nơi làm việc, tên công việc sẽ là "Blog SEO: Những việc cần làm hiệu quả tại nơi làm việc. "
Hoặc nếu bạn thường tạo chiến dịch xoay quanh một loại nội dung duy nhất, bạn có thể đổi tên công việc để phù hợp với loại nội dung bạn đang tạo, ví dụ: "Video: Những việc cần làm để tăng năng suất tại nơi làm việc"
Điều này có vẻ quá mức cần thiết, nhưng mức độ tổ chức và minh bạch này rất quan trọng để mọi người có thể lọc và nhóm công việc của mình ở bất kỳ sức chứa nào. Ngoài ra, nếu bạn đang mở rộng quy mô nhiều loại nội dung cho đối tượng mục tiêu hoặc tạo các chủ đề trụ cột, việc tùy chỉnh tiền tố công việc và Trường Tùy chỉnh Loại nội dung sẽ giúp cơ sở dữ liệu được cấu trúc một cách hiệu quả.
Bước 3: Tùy chỉnh chi tiết công việc để đạt hiệu quả tối đa
Vẻ đẹp của khung công việc có thể mở rộng này nằm ở tính linh hoạt của nó — và để tăng sản lượng lên gấp 10 lần, bạn phải linh hoạt. Mọi khía cạnh của những gì chúng tôi đã thảo luận đều có thể được sửa đổi, đặc biệt nếu bạn làm theo mẫu của chúng tôi.
Bạn không muốn tách công việc tồn đọng khỏi cơ sở dữ liệu? Hãy xóa Bộ lọc ở đầu chế độ xem để xem trạng thái của mọi công việc trong Thư mục của bạn. Hoặc nếu tên Danh sách khác phù hợp hơn với cách dùng từ của công ty bạn, hãy thay đổi tên đó!
Đó là điều kỳ diệu của mẫu này, nó được thiết kế để hỗ trợ các quy trình của bạn. Cài đặt mặc định là những gì đã hiệu quả cho nhóm tiếp thị nội dung blog của chúng tôi. 🫱🏼🫲🏾
Phân tích các công việc cơ bản của blog
Các trường hiển thị trong các cột của cơ sở dữ liệu nội dung và công việc tồn đọng của bạn cũng có thể được tìm thấy trong mỗi công việc blog. Mở chế độ xem Công việc để xem tên công việc, trạng thái, người được giao và ngày đáo hạn.
Khi cuộn xuống, bạn sẽ thấy các Trường Tùy chỉnh được tự động bao gồm trong mẫu mở rộng nội dung của chúng tôi. Dưới đây là tóm tắt nhanh về các trường này và cách chúng tôi sử dụng chúng:
- Loại nội dung: Vì mẫu này được xây dựng bởi nhóm blog của chúng tôi, mỗi loại nội dung giống với các lĩnh vực trọng tâm chung của chúng tôi. Mỗi loại nội dung có thể chỉnh sửa để phù hợp với phong cách của bạn, cho dù đó là mô tả chủ đề blog, loại phương tiện truyền thông hay bộ phận của bạn
- Ngày xuất bản mục tiêu: Ngày xuất bản mục tiêu khác với ngày đáo hạn và ngày xuất bản thực tế vì có thể xảy ra sự cố. Đặt mục tiêu ngày xuất bản giúp nhóm lập kế hoạch nội dung tốt hơn và điều chỉnh nếu cần thiết
- Nguồn tác giả: Để theo dõi các tác giả khác nhau — nội bộ, bên ngoài hoặc cả hai — hãy sử dụng nguồn tác giả để biết và nhanh chóng sắp xếp theo ai được giao nội dung nào. Việc tách nguồn tác giả khỏi người được giao công việc đặc biệt hữu ích nếu bạn đang sử dụng một cơ quan có nhóm tác giả riêng gồm nhiều người
- URL tóm tắt blog: Thêm liên kết đến tóm tắt blog của bạn để dễ dàng truy cập và chỉnh sửa nhanh chóng
- URL bản nháp: Tránh phải cuộn qua các bình luận về công việc hoặc hộp thư đến email của bạn. Truy cập bản nháp ngay từ công việc blog
- URL blog trực tiếp: Thêm liên kết trực tiếp vào công việc blog của bạn để thuận tiện, tổ chức tốt hơn và tăng tốc độ khi xuất tất cả URL blog của bạn
- Ngày xuất bản: Ngày xuất bản rất quan trọng để ghi lại và theo dõi thời điểm nội dung được đăng tải. Phân tích tỷ lệ xuất bản giúp bạn xác định liệu bạn có đạt được mục tiêu ban đầu hay không và điều chỉnh cho phù hợp với các mục tiêu trong tương lai
Khi bạn điền chi tiết công việc blog, mỗi công việc sẽ tự động được cập nhật trong mọi Danh sách và chế độ xem để hiển thị trạng thái chính xác nhất. Giống như một tập dữ liệu gọn gàng, việc thêm các chi tiết này trong quá trình làm việc sẽ giúp bạn dễ dàng tự động hóa, sắp xếp, lọc và trình bày từng bước công việc.
Các tính năng cập nhật tự động, trực quan hóa và kết nối giữa mọi Danh sách và chế độ xem trong ClickUp đã đóng vai trò rất lớn trong khả năng mở rộng và duy trì quy trình tạo/lập nội dung của chúng tôi. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn thích làm việc với một phần mềm quản lý công việc khác, hãy tìm cách sao chép các trường tùy chỉnh tương tự.
Bước 4: Phân công nội dung
Việc cần làm còn lại là giao nội dung cho các nhà văn, xuất bản trên blog của bạn và voila — bạn đã hoàn thành! Gần như vậy. 🫣
Việc phân công bài viết trở nên khó khăn hơn đáng kể khi bạn phải xử lý rất nhiều nội dung. Đối với các nhóm mong muốn sản xuất lượng nội dung chất lượng gấp 10 hoặc thậm chí 20 lần so với trước đây, việc tìm ra nhịp độ phù hợp sẽ cần một chút thử nghiệm.
Cập nhật các quy trình tiêu chuẩn (SOP) và luôn giữ chúng sẵn sàng sử dụng mọi lúc
Trước khi bắt đầu phân công công việc viết blog, hãy hỗ trợ các nhà văn của bạn bằng tất cả các tài nguyên họ cần để tuân thủ chính xác quy trình của bạn. Đặc biệt nếu bạn làm việc với các freelancer hoặc công ty quảng cáo lần đầu tiên, bạn không muốn để xảy ra bất kỳ sai sót nào liên quan đến giọng điệu thương hiệu, yêu cầu định dạng hoặc kiến thức về sản phẩm.
Có thể hữu ích khi cập nhật và liên kết đến các tài liệu quy trình quan trọng trong mô tả mỗi công việc, để SOP và hướng dẫn phong cách của bạn được hiển thị ở vị trí trung tâm. May mắn thay, bạn có thể tự động hóa việc này và tránh phải thêm liên kết vào từng công việc. Đối với các quy trình chi tiết hơn, hãy cân nhắc chia sẻ video ghi lại từng bước trên màn hình của bạn.
Ghi chép từng bước trong quy trình tạo/lập nội dung là cách chắc chắn để tiết kiệm thời gian trong quá trình mở rộng quy mô. Và bạn sẽ thấy tác động của những tài nguyên này phản ánh trong chất lượng của từng bản nháp mà bạn xem xét.
Điều chỉnh tốc độ phù hợp với bạn
Đối với nhịp độ phân phối nội dung, tốt nhất là bạn nên phân bổ công việc của mình.
Thực hiện mục tiêu nội dung hàng tháng của bạn từng tuần một. Phân công nội dung theo đợt để các nhà văn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên khối lượng công việc của mình một cách tốt hơn mà không cảm thấy bị quá tải bởi số lượng công việc trước mắt. Điều này cũng giúp duy trì lịch đăng bài nhất quán và tránh cho bạn phải ngồi xử lý một đống nội dung vào cuối tháng.
Một điểm quan trọng khác cần nhớ là các nhà văn của bạn sẽ bắt đầu soạn thảo nội dung cho tháng tiếp theo vài tuần trước khi tháng đó bắt đầu.
Một số nhà văn làm việc hiệu quả nhất khi nội dung được lên kế hoạch khoảng sáu tuần trước khi xuất bản. Cài đặt ngày xuất bản mục tiêu trước trong lịch nội dung sẽ giúp các nhà văn luôn hoàn thành công việc đúng hạn với ít trục trặc hơn và không ảnh hưởng đến chất lượng nội dung.
Bước 5: Xây dựng chế độ xem hàng tháng
Mặc dù danh sách bài viết tồn đọng và cơ sở dữ liệu là yếu tố thiết yếu cho nỗ lực mở rộng quy mô nội dung, nhưng số lượt xem hàng tháng là chỉ số được các nhà văn của chúng tôi sử dụng rộng rãi nhất.
Nếu bạn đang sử dụng mẫu mở rộng quy mô nội dung của chúng tôi, bạn sẽ thấy các chế độ xem này ngay khi mở Thư mục, có tiêu đề Tháng này, Tháng trước và Tháng tới. Các chế độ xem Bảng này là cách mà trình chỉnh sửa dễ dàng quản lý khối lượng công việc của nhóm.
Chế độ xem này được nhóm theo Trường Tùy chỉnh Nguồn tác giả để nhanh chóng xem tổng số blog mà mỗi tác giả hoặc nhóm tác giả phải hoàn thành trong tháng. Tuy nhiên, chế độ xem này có thể được tùy chỉnh để truyền tải bất kỳ khía cạnh quan trọng nào khác trong quy trình làm việc của bạn.
Nếu nhóm của bạn thấy hợp lý hơn khi trực quan hóa nội dung hàng tháng theo danh mục, chủ đề chính hoặc người được giao nhiệm vụ, bạn có thể thực hiện những thay đổi đó chỉ trong vài giây. Phần hay nhất khi đạt đến bước này là công việc cần thiết để xây dựng chế độ xem hàng tháng đã hoàn thành!
Nếu bạn đã xây dựng kỹ lưỡng danh sách công việc tồn đọng, cập nhật cơ sở dữ liệu nội dung và điền thông tin công việc khóa, chế độ xem hàng tháng sẽ tự động hiển thị. Tất cả những gì bạn cần làm là đổi tên từng chế độ xem để phù hợp với ngày hiện tại để dễ sử dụng và rõ ràng hơn.
Trong những tháng tới, chỉ cần sao chép một chế độ xem khác để lưu giữ công việc bạn đã hoàn thành trong quá khứ và tiếp tục theo dõi nội dung mới trong tương lai. Trên thực tế, nhóm blog của chúng tôi họp hàng tuần để thảo luận về chế độ xem Bảng hàng tháng để mọi người có thể cập nhật thông tin mới nhất tại một nơi.
Có thể bạn đã có một cuộc họp tương tự để xem xét các điểm nghẽn với nhóm của mình và xác định dòng thời gian thực tế — tài nguyên này chỉ giúp bạn làm điều đó dễ dàng hơn. Hãy linh hoạt để mở rộng quy mô một cách đáng kể.
Và kể từ khi chúng tôi áp dụng chế độ xem Bảng hàng tháng cho các cuộc họp hàng tuần, nhóm của chúng tôi đã có thể điều chỉnh kịp thời.
Bước 6: Yêu cầu người viết bình luận khi bản nháp đầu tiên đã sẵn sàng
Mở rộng quy trình sản xuất nội dung không phải là công việc của một người — nó đòi hỏi sự giao tiếp hiệu quả và cập nhật thường xuyên để đảm bảo các nhân tố quan trọng luôn nắm được tiến độ chung của nhóm.
Đây là nơi chúng tôi dựa vào một số tính năng tốt nhất của ClickUp. 🥇
Để duy trì tiến độ công việc, chúng tôi sử dụng các bình luận được chỉ định để nhanh chóng đề cập và phân công các mục hành động trực tiếp cho người đánh giá. Vì cơ sở dữ liệu blog và chế độ xem hàng tháng đều hiển thị bình luận mới nhất cho mỗi nhiệm vụ blog, nên việc duy trì hiển thị bằng cách sử dụng bình luận trong ClickUp là rất quan trọng. Tuy nhiên, với rất nhiều cộng tác viên trao đổi qua lại, các bình luận có thể chồng chất và khó sàng lọc.
Điều này mở ra cơ hội cho nhóm của chúng tôi sử dụng ClickUp AI và tính năng tóm tắt chủ đề bình luận. Hàm AI này ngay lập tức tạo ra bản tóm tắt có dấu đầu dòng cho các chủ đề bình luận dài, ghi chú và cập nhật từ bất kỳ nhiệm vụ nào để bạn có thể đi thẳng vào vấn đề cần làm và người cần thực hiện.
Việc tích hợp phần mềm hợp tác khác vào quy trình này cho các bản cập nhật quan trọng chỉ khiến các bản nháp dễ bị bỏ sót—và bạn không muốn lạc hướng chỉ vì một vài sai sót nhỏ trong giao tiếp.
Trong khi các biên tập viên quản lý dành phần lớn thời gian làm việc với các Danh sách và chế độ xem khác nhau, các nhà văn nội dung thì tập trung vào công việc viết. ✍🏻
Khi tạo nội dung, các blog của chúng tôi trải qua nhiều vòng chỉnh sửa và đánh giá. Để tuân theo quy trình chính xác của chúng tôi trong Mẫu mở rộng quy mô sản xuất nội dung, hãy yêu cầu người viết thêm liên kết bản nháp của họ vào Trường tùy chỉnh URL bản nháp. Sau đó, người viết sẽ đăng bình luận trong công việc blog và gắn thẻ người đánh giá.
Vui lòng thêm lại liên kết bản nháp trong phần bình luận để người đánh giá của bạn dễ dàng tham khảo. 💜
Để giữ cho chế độ xem và Danh sách của bạn luôn cập nhật, hãy cập nhật ngay trạng thái công việc thành Đang xem xét. Sau khi người xem xét đã đọc bản nháp và đưa ra đề xuất, họ sẽ trả lời người viết và cập nhật trạng thái công việc thành Cần cập nhật.
Từ đó, người viết sẽ thực hiện tất cả các chỉnh sửa cần thiết, bổ sung các phần còn thiếu và chuẩn bị bản nháp để trình duyệt cuối cùng.
MẸO CHUYÊN NGHIỆP Viết ra quy trình này và thêm vào mô tả công việc của bạn để mọi người đều tuân thủ chiến lược và kênh truyền thông đã thỏa thuận.
Bước 7: Định dạng nội dung trong CMS của bạn
Bản nháp có thể đã hoàn thành, nhưng công việc viết blog chưa hoàn tất cho đến khi nội dung được đăng lên trang web của bạn. Giai đoạn cuối có thể hơi tẻ nhạt với việc định dạng và chỉnh sửa web, nhưng bạn đã gần đạt được mục tiêu rồi.
Thay vì để trình chỉnh sửa quản lý định dạng và chuẩn bị nội dung đến, hãy trao quyền đó cho các nhà văn. 🤗
Sau khi nội dung đã được xem xét và cập nhật để giải quyết mọi ý kiến còn tồn đọng, hãy thêm nội dung đó vào hệ thống quản lý nội dung của bạn ngay lập tức. Ở giai đoạn này, điều quan trọng là duy trì đà sản xuất để bạn có thể định dạng và lý tưởng nhất là xuất bản nội dung trong cùng một ngày.
Người viết sẽ thêm hình ảnh nổi bật, bất kỳ liên kết quan trọng nào, định dạng phù hợp và hoàn thiện trước khi chia sẻ liên kết bản nháp CMS với trình chỉnh sửa để xem xét lần cuối. Khi người viết hoàn thành việc định dạng bản nháp trong CMS, bản nháp đó thực tế đã sẵn sàng.
Để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả, hãy làm theo quy trình bình luận giống như trong vòng chỉnh sửa đầu tiên (bước sáu), sau đó cập nhật trạng thái công việc từ Cần cập nhật thành Xem xét cuối cùng.
Nếu bạn đang sử dụng ClickUp, hãy tập hợp tất cả các cuộc thảo luận liên quan đến đánh giá vào một chủ đề bình luận trực tiếp trong nhiệm vụ. Đừng quên chỉ định hoặc @đề cập đến trình chỉnh sửa chính xác. 🤓
Bước 8: Xem lại, xuất bản và đánh dấu là đã hoàn thành
Bạn đã đến giai đoạn cuối cùng của quá trình tạo/lập quy trình sản xuất nội dung có thể mở rộng — tất cả những gì còn lại là một bước cuối cùng để đảm bảo mọi thứ hoàn hảo.
Trình chỉnh sửa nên thực hiện bất kỳ chỉnh sửa cuối cùng nào cho blog trực tiếp trong CMS và khi đã sẵn sàng, cập nhật trạng thái công việc thành Sẵn sàng và trả lời trong chủ đề bình luận để cho người viết biết rằng bài viết đã sẵn sàng để xuất bản.
Khi bạn đã thay đổi trạng thái công việc blog từ Sẵn sàng thành Đã xuất bản, công việc đó sẽ tự động xóa khỏi cơ sở dữ liệu nội dung của bạn và chuyển đến Danh sách Đã xuất bản. Bằng cách này, bạn có thể giám sát khối lượng công việc đang hoạt động của nhóm đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu chung.
Trong Danh sách Đã xuất bản, bạn sẽ thấy một chế độ xem Lịch riêng biệt cho tất cả các bài đăng đã xuất bản. Từ lịch nội dung này, bạn có thể dễ dàng hình dung số lượng blog được xuất bản mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng để đảm bảo bạn duy trì lịch đăng bài ổn định.
Nếu bạn nhận thấy phần lớn nội dung của bạn được đăng cùng một lúc hoặc vào những tuần cuối cùng của tháng, bạn có thể chủ động thay đổi quy trình làm việc để có lịch đăng bài nhất quán hơn.
Hãy tin chúng tôi, nhóm của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều này. Không ai muốn làm việc muộn vào ngày thứ Sáu cuối cùng trong tuần. 🍸
Duy trì nội dung ở quy mô lớn trong ClickUp
Ngay cả sau khi blog của bạn được xuất bản, nó không bao giờ thực sự biến mất. Để giữ cho nội dung chất lượng trên blog của bạn luôn được cập nhật, hữu ích và phù hợp, điều quan trọng là phải xem lại nội dung đó theo thời gian để cập nhật hoặc tái sử dụng thường xuyên.
Theo dõi từng bài blog được gửi đến bàn làm việc của bạn là một nhiệm vụ khó khăn sau khi mở rộng chiến lược tiếp thị nội dung. Nhưng nếu bạn sử dụng một công cụ như mẫu Tăng quy mô sản xuất nội dung tùy chỉnh của chúng tôi cùng với một hệ thống quản lý công việc mạnh mẽ như ClickUp, bạn sẽ dễ dàng duy trì nội dung chất lượng cao trên quy mô lớn, ngay cả trong một thời gian dài.
Dựa trên kinh nghiệm thực tế, tám bước này rất hiệu quả.
Kết hợp chiến lược tiếp thị nội dung này với mẫu mở rộng nội dung đã được chứng minh của chúng tôi đã thay đổi hoàn toàn cách thức mở rộng nội dung của nhóm chúng tôi, và chúng tôi biết rằng nó cũng có thể làm điều tương tự cho nhóm của bạn.
Truy cập tài nguyên miễn phí được nêu bật trong blog này, Thư viện mẫu phong phú, hàng tấn tính năng quản lý công việc linh hoạt, hơn 1.000 tích hợp và hơn thế nữa khi bạn đăng ký ClickUp ngay hôm nay. 🏆