Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), hiệu suất tổng thể của văn phòng quản lý dự án là một trong 10 yếu tố khóa để dự án thành công. Nếu không có nó, bạn sẽ dễ gặp vấn đề với việc điều chỉnh mục tiêu, sử dụng tài nguyên và trách nhiệm giải trình.
May mắn thay, bạn có thể tạo ra một khung quản trị PMO được tùy chỉnh với hướng dẫn hữu ích này. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các bước của quản trị PMO, lý do tại sao bạn cần triển khai nó và những lợi ích mà bạn có thể mong đợi từ một khung quản trị hiệu quả. 👀
Bạn sẽ tìm hiểu về các thành phần khác nhau của kế hoạch quản trị và vai trò của PMO trong tổ chức. Ngoài ra, chúng tôi sẽ cung cấp kế hoạch năm bước có thể tùy chỉnh để thiết lập cấu trúc quản trị dự án hiệu quả cho công ty của bạn.
Khung quản trị PMO là gì?
Quản trị văn phòng quản lý dự án (PMO) là khung quy trình và thực tiễn xác định cách thức ra quyết định, hướng dẫn cách xử lý dự án và đánh giá thành công của dự án. Khung này đảm bảo tất cả các dự án, chính sách và quy trình đều đáp ứng mục tiêu, đạo đức và nguyên tắc quản lý dự án của tổ chức. 🙌
Quản trị dự án đặt nền tảng cho:
- Quy trình ra quyết định
- Phân bổ tài nguyên
- Quản lý rủi ro
- Trách nhiệm có cấu trúc
Tùy thuộc vào cấu trúc của công ty, quản trị dự án có thể do người quản lý dự án, thành viên hội đồng quản trị hoặc nhiều nhân viên cấp cao dẫn dắt. Trong các tổ chức lớn, cấu trúc quản trị có thể bao gồm nhiều bước kiểm tra và cân bằng từ các cấp cao trong các bộ phận.
Quản trị dự án là một thành phần quan trọng của quản lý dự án. Nó thiết lập các chính sách và quy trình rõ ràng để đảm bảo trách nhiệm giải trình của những người ra quyết định. Nó cũng xây dựng tính minh bạch, giảm khả năng xảy ra lỗi có thể làm dự án bị trật bánh và triển khai tiêu chuẩn hóa các phương pháp hay nhất từ các quản lý dự án của bạn.
Hiểu về PMO và vai trò của nó trong tổ chức
PMO là bộ phận tạo ra và giám sát các tiêu chuẩn cho tất cả các dự án do công ty thực hiện. Nó khác với quản lý dự án, vốn giám sát các công việc hàng ngày góp phần đạt được kết quả cụ thể. Quản trị PMO là một khung quy tắc và quy định lớn hơn, được thiết kế để quản lý tất cả các khía cạnh của dự án.
Vai trò của PMO là chuẩn hóa các quy trình liên quan đến dự án để đảm bảo chúng phù hợp với giá trị và mục tiêu của công ty cũng như tuân thủ các quy định pháp luật. PMO thường có một đề xuất giá trị tóm tắt giá trị mà công ty mang lại cho khách hàng.
Dưới đây là một số ví dụ về giá trị đề xuất của PMO:
- Airbnb: "Airbnb tồn tại để tạo ra một thế giới nơi mọi người đều có thể thuộc về bất kỳ nơi nào, cung cấp những chuyến du lịch lành mạnh, địa phương, chân thực, đa dạng, hòa nhập và bền vững. "
- Slack: "Slack giúp tiết kiệm thời gian bằng cách xóa bỏ các rào cản trong giao tiếp và hệ thống"
- ClickUp: "Một ứng dụng thay thế tất cả"
Trong khi các quy trình quản lý PMO truyền thống chỉ tập trung vào việc đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quản trị, PMO hiện đại có tính chiến lược hơn, được gọi là PMO chiến lược hoặc PMO doanh nghiệp (EPMO). PMO chiến lược không chỉ là tuân thủ, mà còn là tạo sự thống nhất, thúc đẩy sự linh hoạt và sử dụng công nghệ để thúc đẩy sự đổi mới. 💡
Thay vì chỉ tập trung vào việc thực hiện dự án và quản lý kế hoạch, PMO chiến lược điều chỉnh quản trị theo kỳ vọng của các bên liên quan và mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn, đồng thời lưu ý đến giá trị đề xuất.
Trong quá khứ, một nhà lãnh đạo trong PMO sẽ đánh giá xem các hoạt động dự án có đáp ứng quy tắc quản trị hay không. Trong PMO hiện đại, nhà lãnh đạo giờ đây chọn các dự án và mục tiêu chiến lược đáp ứng các mục tiêu rộng lớn hơn của công ty.
PMO hiện đại cũng ít cứng nhắc hơn về mặt cấu trúc so với trước đây. Các khung ngày càng áp dụng các phương pháp linh hoạt để đảm bảo các dự án và trưởng nhóm có thể điều chỉnh và thích ứng dễ dàng hơn mà không làm gián đoạn các quy trình quản trị. ⚖️
Kết quả là các khung có tính tập trung liên chức năng, hợp tác và cấu trúc ra quyết định linh hoạt hơn.
5 thành phần của quản trị dự án
Quản trị dự án bao gồm nhiều thành phần, không chỉ là danh sách các quy tắc cần tuân thủ. Hãy cùng tìm hiểu các thành phần khác nhau của quản trị dự án, bao gồm mô hình, quản lý rủi ro và quy trình kiểm soát. 🏊
1. Mô hình quản trị
Mô hình hoặc khung quản trị phải tính đến con người, cấu trúc và thông tin tại công ty của bạn. Đây sẽ là nền tảng cho các quy tắc dự án, vì vậy phương pháp tiếp cận phải phù hợp với nhu cầu kinh doanh và dự án cụ thể của bạn.
Bắt đầu bằng việc nghiên cứu và phân tích các dự án của bạn để xem xét mức độ nghiêm ngặt của mô hình quản trị. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh các dự án có tính bảo mật cao, mô hình quản trị của bạn phải nghiêm ngặt hơn. Đối với một công ty khởi nghiệp kinh doanh các sản phẩm sáng tạo đòi hỏi sự thay đổi nhanh chóng, mô hình quản trị của bạn có thể cần linh hoạt hoặc dễ thích ứng hơn.
Tối thiểu, mô hình quản trị của bạn nên bao gồm:
- Xem xét phạm vi của các dự án
- Thiết lập các hướng dẫn cho dòng thời gian của dự án
- Giải quyết sự phức tạp của các dự án và chu kỳ dự án khác nhau
- Đánh giá rủi ro và xây dựng cơ cấu để giảm thiểu rủi ro
- Thu thập ý kiến đóng góp từ các bên liên quan
Hãy nhớ rằng các mô hình quản trị cũng phải phù hợp với mục tiêu và giá trị của công ty bạn. Ví dụ, khung quản trị mà một công viên giải trí sử dụng sẽ rất khác so với khung quản trị mà một công ty thuế sử dụng.
Tại sao? Bởi vì sứ mệnh và giá trị của các cơ quan này khác nhau. Trong khi công viên giải trí có thể tập trung vào an toàn của du khách, công ty thuế sẽ tập trung vào tuân thủ quy định. 🎡
Có một số mô hình quản trị dự án khác nhau mà bạn có thể xem xét, bao gồm:
- Mô hình ban cố vấn: Một khung trong đó một nhóm các chuyên gia trong ngành đóng vai trò là ban cố vấn để giúp CEO hoặc các lãnh đạo cấp cao khác đưa ra quyết định ở các giai đoạn khác nhau của dự án. Ví dụ phổ biến về các ngành sử dụng mô hình này bao gồm sở cứu hỏa, khu học chánh và các tổ chức phi lợi nhuận
- Mục tiêu kiểm soát đối với thông tin và công nghệ liên quan (COBIT): Được phát triển bởi ISACA, COBIT là mô hình quản trị tập trung vào CNTT, chú trọng vào các quy định, tuân thủ và bảo vệ dữ liệu 🔐
- Mô hình nhóm quản lý: Phổ biến ở các công ty vừa và nhỏ, mô hình này thành lập các bộ phận hoặc ủy ban chỉ đạo với các nhà lãnh đạo hợp tác để đặt nền tảng cho việc quản trị. Mô hình này được thiết kế để sử dụng chuyên môn của mỗi người để ra quyết định nhanh hơn và chia sẻ trách nhiệm quản trị giữa các bộ phận
2. Trách nhiệm và nghĩa vụ
Quản trị PMO thiết lập vai trò và trách nhiệm cho tất cả các thành viên trong nhóm dự án. Điều này đảm bảo trách nhiệm giải trình tốt hơn và xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm ra quyết định ở mỗi giai đoạn của vòng đời quản lý dự án. ✅
Bằng cách cài đặt các tiêu chuẩn quản trị từ sớm, các quản lý dự án có thể xây dựng quy trình làm việc tốt hơn và tránh các điểm nghẽn. Điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn về ai đang xử lý công việc gì trong dự án. Đồng thời, việc thiết lập các cấp quyền hạn tạo ra một hệ thống phân cấp trách nhiệm rõ ràng và giúp dễ dàng cấp quyền truy cập và quyền sử dụng tài nguyên trong suốt dự án.
3. Sự tham gia của các bên liên quan
Một mô hình quản trị tốt sẽ thu hút tất cả các bên liên quan đến dự án tham gia vào quá trình này. Khi nói đến quản lý dự án, các bên liên quan phổ biến bao gồm những người làm việc trong dự án và các nhà tài trợ hoặc nhà đầu tư dự án. Trong quản trị, các bên liên quan là một nhóm lớn hơn bao gồm bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi dự án và các mục tiêu của dự án.
Khi tạo mô hình quản trị, hãy bắt đầu bằng việc xác định tất cả các bên liên quan tiềm năng. Tiếp theo, khung của bạn nên tạo ra các kế hoạch truyền thông để cập nhật cho tất cả các bên liên quan, các giao thức để quản lý kỳ vọng và các hướng dẫn về ai có quyền ra quyết định.
4. Quản lý rủi ro và vấn đề
Tất cả các dự án đều có rủi ro tiềm ẩn và khung quản trị của bạn nên cố gắng giảm thiểu những rủi ro này trước khi chúng làm dự án bị trật bánh. Khi xây dựng khung quản trị PMO, hãy tạo một hệ thống để xác định, phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các rủi ro hoặc vấn đề. Giữ cấu trúc đủ linh hoạt để giải quyết các loại vấn đề khác nhau, nhưng đủ rõ ràng để hướng dẫn mọi người trong dự án thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro.
5. Quản lý dự án quy trình kiểm soát
Bạn không thể xây dựng một khung quản trị và coi như đã hoàn thành nhiệm vụ. Một kế hoạch hiệu quả phải được theo dõi và xem xét thường xuyên. Bạn cần thường xuyên so sánh kết quả và nỗ lực với mô hình quản trị cơ bản của mình. Đánh giá bất kỳ lĩnh vực nào không tuân thủ các quy trình và xác định xem đó là do hướng dẫn không rõ ràng hay cần thay đổi cấu trúc. 👨🏽💻
Trong quá trình đánh giá, hãy đảm bảo thu thập phản hồi từ các nhà ra quyết định và các bên liên quan theo kế hoạch quản trị. Với việc đánh giá thường xuyên, bạn có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh mô hình quản trị để phù hợp với nhu cầu của công ty.
Cách sử dụng khung quản trị PMO
Dưới đây là cách tạo và sử dụng hiệu quả khung quản trị dự án. Chỉ với năm bước, bạn có thể tạo mô hình phù hợp với nhu cầu và giá trị cụ thể của công ty. 🏆
- Xác định các bên liên quan: Tạo danh sách tất cả những người sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án, bao gồm các thành viên trong nhóm và các bên bên ngoài như nhà cung cấp và nhà phân phối
- Thiết lập mục tiêu: Xác định và sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu kinh doanh, sứ mệnh công ty, điều lệ dự án và giá trị dự án
- Thiết kế và triển khai cấu trúc quản trị: Tạo một cấu trúc minh bạch nêu rõ vai trò, kỳ vọng và trách nhiệm của tất cả các bên liên quan. Đối với các tổ chức lớn hơn, việc này sẽ phức tạp và có thể bao gồm việc chia nhỏ thành các bảng, công ty con hoặc đánh giá bộ phận khác nhau. Nêu rõ cách thức ra quyết định, ai chịu trách nhiệm và cách thức giám sát các quy trình quản trị này
- Xác định và giám sát tiến độ: Giải thích việc tuân thủ khung quản trị PMO trông như thế nào và giám sát tiến độ thường xuyên từ khi bắt đầu dự án đến khi hoàn thành
- Xem xét và giải quyết mọi sự không nhất quán: Quản trị là một dự án liên tục. Thiết lập hệ thống xem xét và rà soát lại thường xuyên để đảm bảo tuân thủ và cập nhật các thực tiễn nhằm giải quyết mọi thiếu sót trong khung quản lý hiện có
Các bước này nên được xem như hướng dẫn, không phải là hướng dẫn cứng nhắc. Các công ty có cấu trúc PMO phức tạp sẽ cần nhiều bước hơn và có thể cần chia các bước này thành các phân đoạn dễ quản lý hơn.
Hãy nhớ điều chỉnh khung quản trị cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và xem xét lại mô hình, đặc biệt là trong giai đoạn đầu, để thực hiện các thay đổi trong quá trình triển khai.
Lợi ích của Quản trị PMO & Xu hướng tương lai
Rõ ràng, việc tạo ra quản trị PMO giúp tổ chức của bạn tuân thủ các quy tắc tuân thủ, nhưng nó cũng mang lại giá trị theo những cách mà bạn không ngờ tới. Trên thực tế, dành thời gian để thiết lập các quy tắc và hướng dẫn này sẽ mang lại lợi ích khi nói đến khả năng thích ứng, lựa chọn dự án và ra quyết định. ⚒️
Dưới đây là một số lợi ích của một khung quản trị hiệu quả:
- Tập trung hơn vào dự án: Với các quy trình rõ ràng hơn, đề xuất giá trị và cơ quan quản lý, các nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng lựa chọn các dự án đóng góp nhiều nhất cho kết quả kinh doanh của công ty
- Kỳ vọng và trách nhiệm rõ ràng hơn: Với các quy tắc hướng dẫn kỳ vọng và quyền hạn, tất cả thành viên trong nhóm đều biết ai chịu trách nhiệm về việc gì. Điều đó có nghĩa là họ có quyền sở hữu vai trò của mình hơn và ít xảy ra hiểu lầm hơn
- Cải thiện quản lý rủi ro: Quản trị PMO tạo ra một cấu trúc ra quyết định giúp các trưởng nhóm dễ dàng đánh giá và phòng ngừa rủi ro. Biết ai là người chịu trách nhiệm ra quyết định cũng giúp việc báo cáo lên cấp trên trở nên dễ dàng hơn — các thành viên trong nhóm biết phải báo cáo cho ai để có thể nhanh chóng hành động
- Khả năng thích ứng nhanh hơn: Với các hướng dẫn sáng tạo, các nhà lãnh đạo có thể dễ dàng điều chỉnh và thay đổi dự án, đồng thời cập nhật các cấu trúc quản trị để phản ánh những thay đổi này
Nhờ sự chuyển đổi kỹ thuật số, các quy trình truyền thống của công ty đang thay đổi với tốc độ chóng mặt, và quản trị PMO cũng không ngoại lệ. Với sự ra đời của công việc từ xa, trí tuệ nhân tạo và tự động hóa, PMO phải thích ứng và xây dựng các cấu trúc để thích ứng với những thay đổi này.
Dưới đây là một số xu hướng tương lai của quản trị PMO:
- Áp dụng chuyển đổi kỹ thuật số và tự động hóa: AI và các thuật toán học máy cung cấp phân tích dự đoán về rủi ro tiềm ẩn và sự chậm trễ của dự án. Nhờ tăng tốc độ phân tích này, nhân viên PMO có thể xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro và dự án toàn diện hơn, đồng thời hợp lý hóa việc quản lý danh mục đầu tư dự án trong một nửa thời gian
- Hướng tới việc ra quyết định dựa trên dữ liệu : Dữ liệu là vua và là động lực đằng sau các quyết định trong hầu hết các cài đặt kinh doanh hàng ngày. Dữ liệu cũng ngày càng trở thành một thành phần quan trọng của các khung PMO. Thay vì chỉ định một người ra quyết định, các mô hình PMO đi sâu hơn vào cách thức ra quyết định, các chỉ số nào nên ảnh hưởng đến quyết định và các quy trình giám sát nào cần được tuân thủ để đảm bảo hiệu suất dự án 🎯
- Tập trung vào đổi mới và cải tiến liên tục: Theo truyền thống, quản trị PMO là một quá trình một lần. Ngày nay, nó không ngừng phát triển với các nhà lãnh đạo PMO học hỏi từ những thành công và thất bại. Các bản cập nhật liên tục thúc đẩy đổi mới và cải tiến các thực tiễn tiêu chuẩn
- Áp dụng phương pháp quản lý dự án linh hoạt: Với sự thay đổi là một lực lượng không ngừng, các nhà lãnh đạo PMO đang áp dụng các phương pháp linh hoạt để cho phép các dự án xoay chuyển và điều chỉnh trọng tâm khi môi trường thay đổi — mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án
Cài đặt một khung quản trị PMO hiệu quả
Sẵn sàng thiết lập khung quản trị PMO? Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các bước thực tế để tạo kế hoạch quản trị PMO hiệu quả. Mỗi bước đều được hỗ trợ bởi các nguyên tắc cơ bản và thực tiễn tốt nhất để bạn có thể điều chỉnh từng bước cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.
1. Phân tích tổ chức hiện tại của bạn
Trước khi xây dựng khung quản trị PMO hiệu quả, bạn phải xem xét cách các dự án hiện đang được thực hiện trong doanh nghiệp của mình. Hãy nghĩ về loại dự án mà bạn tập trung vào và liệu chúng có khung nào hiện tại hay không. Hãy tự hỏi mình xem bạn có kế hoạch quản lý tài nguyên dự án hay không và liệu có bất kỳ hướng dẫn nào về phân bổ tài nguyên hay không. 💰
Các yếu tố khác cần xem xét bao gồm:
- Bạn xử lý các thay đổi trong dự án như thế nào?
- Làm thế nào để chọn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án?
- Các dự án thường được hoàn thành đúng thời hạn và điều gì sẽ xảy ra nếu không?
- Các thành viên nhóm và trưởng dự án có các chỉ số hiệu suất chính (KPI) hoặc các thước đo khác để đánh giá hiệu suất dự án không?
Khi đã xác định được các quy trình hiện có, bạn có thể tái cấu trúc hoặc xây dựng các quy trình mới để làm cơ sở cho kế hoạch quản trị của mình.
2. Xác định mục đích và cấu trúc của PMO
PMO của bạn cần có mục đích, cho dù đó là tạo ra những thông tin tư vấn để đáp ứng các yêu cầu quy định hay xây dựng các quy trình để thực hiện dự án đúng thời hạn và ngân sách. Xác định rõ mục đích của PMO, sau đó xây dựng một cấu trúc cơ bản để đạt được các mục tiêu đó.
Nếu bạn cần PMO cho mục đích chiến lược, bạn sẽ cần một cấu trúc phác thảo các quy trình công việc và các bước ra quyết định dẫn đến một mục tiêu cụ thể. Nếu bạn cần PMO tư vấn, cấu trúc của bạn có thể bao gồm một bảng hoặc ủy ban tư vấn như một phần của cấu trúc. Hãy nhớ rằng bạn có thể có nhiều kế hoạch PMO cho các mục tiêu khác nhau hoặc ở các cấp độ khác nhau nếu tổ chức của bạn lớn hoặc phức tạp.
Sử dụng một công cụ như ClickUp Goals để xác định rõ mục tiêu, bố trí quy trình làm việc và nêu bật các cột mốc để đạt được kết quả mong muốn. Với các công cụ động não tích hợp và các mục tiêu có thể đo lường, bạn có thể dễ dàng xác định và theo dõi tiến độ của khung PMO.
3. Tuyển dụng đúng người
Khung quản trị PMO chỉ hiệu quả khi nhân sự của nó hiệu quả. Bạn có thể chọn sử dụng nhân sự hiện có trong công ty hoặc tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài tổ chức để đảm nhận các vị trí khóa trong PMO. 🤝
Dù bạn quyết định cấu trúc nó như thế nào, hãy xem xét các kỹ năng cần thiết để khung của bạn thành công. Đây có thể là các kỹ năng mềm như ngoại giao hoặc ra quyết định, hoặc có thể là các kỹ năng cứng như chứng chỉ từ các cơ quan quản lý.
4. Xác định rõ các nguyên tắc tốt nhất
Quản trị PMO là một quá trình quản lý thay đổi, do đó, giao tiếp rõ ràng và kỳ vọng là chìa khóa để thành công. Xác định các phương pháp và thực tiễn tốt nhất mà bạn mong muốn tất cả những người tham gia sử dụng. Các thực tiễn tốt nhất này nên bao gồm mọi thứ, từ lập ngân sách và sử dụng tài nguyên đến quản lý rủi ro và quy trình đảm bảo chất lượng.
Giúp tất cả các nhóm và cá nhân dễ dàng tìm thấy các phương pháp hay nhất này và triển khai chúng ở mọi giai đoạn của dự án. Bạn càng rõ ràng và giúp mọi người dễ dàng tuân theo các hướng dẫn này, dự án của bạn càng có nhiều khả năng thành công.
5. Thực hiện và giám sát kế hoạch quản trị PMO
Với tất cả các nền tảng đã được chuẩn bị, đã đến lúc triển khai và giám sát khung quản trị PMO của bạn. Sử dụng một công cụ như phần mềm Quản lý dự án của ClickUp để giám sát quy trình làm việc, theo dõi tiến độ và xem chi tiết trong suốt vòng đời dự án. 📈
Tạo hệ thống quản lý dự án tùy chỉnh để xác định quy trình, trách nhiệm và thủ tục. Thêm trường tùy chỉnh, phụ thuộc và ưu tiên, đồng thời tận dụng chế độ xem đã lọc để đi sâu vào thông tin quan trọng nhất. Sử dụng nó để quản lý tất cả các yếu tố của quản trị PMO, từ cài đặt mục tiêu đến tạo và chia sẻ thông tin thông qua ClickUp Docs.
Sử dụng nhiều chế độ xem ClickUp để xem các dự án và công việc dưới dạng danh sách, bảng hoặc bảng điều khiển. Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh quy trình nhờ các công cụ AI và tự động hóa tích hợp sẵn giúp đơn giản hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, khả năng tùy chỉnh cao giúp bạn có thể thay đổi hướng đi khi cần thiết mà không ảnh hưởng đáng kể đến dòng thời gian thực hiện dự án. ⏳
ClickUp cũng cung cấp hơn 1.000 mẫu, giúp bạn dễ dàng tạo hướng dẫn PMO và quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP). Sử dụng các mẫu quản lý dự án để thiết lập các mục tiêu và quy trình liên kết với kế hoạch quản trị PMO của bạn.
6. Rà soát và cập nhật khi cần thiết
Quản trị PMO không phải là một dự án một lần. Xây dựng và lên lịch thường xuyên các bước đánh giá để xem xét lại các quy trình và thủ tục của bạn. Tạo một hệ thống để báo cáo các vấn đề và chuyển chúng lên người có thẩm quyền để có thể nhanh chóng thực hiện các thay đổi. 🚨
Hãy nhớ rằng yêu cầu của PMO có thể thay đổi khi tổ chức phát triển hoặc chuyển sang các ngành mới. Hãy linh hoạt và chủ động trong việc tái cấu trúc hoặc tạo ra các PMO mới khi cần thiết.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Vẫn muốn tìm hiểu thêm về khung quản trị PMO? Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất và câu trả lời của chúng tôi.
1. Khung quản trị PMO là gì?
Khung PMO là một bộ quy tắc và quy định quy định cách các nhóm quản lý và cá nhân phải xử lý tất cả các khía cạnh của quy trình dự án. Khung này thường bao gồm việc điều chỉnh các quy tắc quản trị cho phù hợp với sứ mệnh và giá trị của công ty. Khung chính xác sẽ khác nhau giữa các công ty và được điều chỉnh cho phù hợp với mức độ phức tạp và nhu cầu của doanh nghiệp.
2. Làm thế nào để thiết lập quản trị PMO?
Để thiết lập quản trị PMO, bạn phải phân tích tổ chức hiện tại, xác định mục tiêu và các bên liên quan, đồng thời xác định phạm vi của mô hình quản trị. Với thông tin này, bạn sẽ lựa chọn đúng người, xây dựng quy trình ra quyết định và thiết lập các phương pháp và thực tiễn quản trị tốt nhất. Sau khi quản trị PMO được tạo, bạn sẽ muốn xem lại thường xuyên và cập nhật khi cần thiết.
3. Ba trụ cột của quản trị dự án là gì?
Ba trụ cột của quản trị dự án bao gồm cấu trúc, con người và thông tin. Cấu trúc bao gồm tất cả các quy trình ra quyết định, quy trình công việc và các mối phụ thuộc cùng với giải thích rõ ràng về tất cả các thủ tục mà thành viên nhóm cần tuân theo. Trụ cột con người đại diện cho việc quản lý tuyển dụng đúng người cho từng công việc. Trụ cột thông tin bao gồm các kế hoạch truyền thông giúp cập nhật thông tin và rõ ràng về kỳ vọng cho các cuộc thảo luận khi vấn đề dự án phát sinh.
Triển khai khung PMO hiệu quả để dự án thành công hơn
Một khung PMO hiệu quả có thể giúp các dự án của bạn thành công hơn. Từ quy trình làm việc tốt hơn đến lời khuyên từ các cá nhân có kỹ năng cao, PMO là một cách để đảm bảo tất cả các dự án của bạn mang lại nhiều giá trị hơn cho công ty.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu quản lý khung PMO của bạn. Sử dụng nó để đặt nền tảng cho khung của bạn với các mục tiêu và mục đích được xác định rõ ràng. Ngoài ra, hợp lý hóa quá trình ra quyết định với các công việc phân công trách nhiệm và nghĩa vụ trong toàn tổ chức. Từ chia sẻ tài liệu đến lập kế hoạch cho các quy trình trơn tru hơn, ClickUp giúp quản trị PMO trở nên dễ dàng. ✨