Một logo dự kiến hoàn thành trong năm ngày có thể bị trì hoãn thêm hai tuần nữa chỉ để chờ phản hồi, chỉnh sửa và phê duyệt. Nếu kế hoạch dự án chỉ tính đến giai đoạn sản xuất, các vòng đánh giá này sẽ khiến nhà thiết kế và người yêu cầu dự án làm việc theo những kỳ vọng khác nhau.
Dự án BetterIdeas 2025 cho thấy một ý tưởng thường phải trải qua năm vòng phát triển sáng tạo trước khi được phê duyệt. Chỉ 15% các nhà tiếp thị và 23% các công ty quảng cáo đồng ý rằng bản tóm tắt yêu cầu luôn được sử dụng để đánh giá các ý tưởng. Đối với một nhóm thiết kế, điều này đặt ra một câu hỏi thực tiễn: những người đánh giá sẽ xem xét những yếu tố nào, và ai sẽ quyết định khi nào công việc đáp ứng được bản tóm tắt yêu cầu?
Quản lý dự án thiết kế giúp đưa những quyết định đó vào kế hoạch. Bên cạnh các sản phẩm đầu ra, nhân sự và thời hạn, ngân sách đánh giá ghi lại các vòng đánh giá đề xuất, người chịu trách nhiệm ra quyết định và thời hạn phản hồi. Nó cũng xác định cách xử lý các phát hiện cần thêm công việc, bao gồm các vấn đề về khả năng tiếp cận, tính dễ sử dụng hoặc các vấn đề pháp lý.
Hướng dẫn này bao gồm bảy bước từ giai đoạn tiếp nhận đến bàn giao, một khung làm việc về đánh giá và ngân sách mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp, cùng các ví dụ dành cho các nhóm thiết kế web, thương hiệu, trải nghiệm người dùng (UX), nội thất và các công ty thiết kế.
Tóm tắt: Quản lý dự án thiết kế bao gồm việc điều phối bản yêu cầu, nhân sự, thời hạn, các vòng đánh giá và quá trình bàn giao. Một kế hoạch thực tế cần tính đến nỗ lực dành cho việc sửa đổi và thời gian cần thiết để người đánh giá phản hồi. Hãy thống nhất về số vòng đánh giá, người ra quyết định và thời hạn phản hồi ngay từ buổi khởi động dự án, đồng thời thiết lập quy trình xử lý các yêu cầu mới. Theo dõi riêng biệt nỗ lực thực tế và thời gian chờ đợi để cải thiện độ chính xác của các ước tính trong tương lai.
Quản lý dự án thiết kế là gì?
Quản lý dự án thiết kế điều phối yêu cầu thiết kế từ giai đoạn tiếp nhận cho đến khi được phê duyệt và bàn giao trong phạm vi, tiến độ và ngân sách đã thỏa thuận. Nhóm sẽ sàng lọc các yêu cầu, thống nhất bản tóm tắt yêu cầu, phân công nhà thiết kế, tổ chức các buổi đánh giá và bàn giao công việc đã được phê duyệt.
Lĩnh vực này có nhiều điểm tương đồng với quản lý dự án sáng tạo, vốn cũng có thể bao gồm nội dung văn bản, video và các chiến dịch. Các dự án thiết kế đặt ra những yêu cầu đặc thù liên quan đến ý tưởng, quyết định về mặt hình ảnh, tính thân thiện với người dùng, thông số kỹ thuật và quá trình sản xuất. Sản phẩm đầu ra có thể là hệ thống nhận diện thương hiệu, giao diện người dùng hoặc bộ bản vẽ cho một không gian vật lý.
Các trách nhiệm cơ bản trong quản lý dự án vẫn không thay đổi. Điều thay đổi là cách nhóm xác định và đánh giá thiết kế.
| Kích thước | Trách nhiệm chung trong quản lý dự án | Ứng dụng vào các dự án thiết kế |
| Định nghĩa về "hoàn thành" | Hoàn thành phạm vi công việc đã thỏa thuận và đáp ứng các tiêu chí chấp nhận | Kiểm tra thiết kế dựa trên bản tóm tắt yêu cầu, các yêu cầu áp dụng và thông số kỹ thuật bàn giao |
| Lịch trình | Kế hoạch các mối phụ thuộc, nguồn lực và thời hạn ra quyết định | Bao gồm việc cung cấp nội dung, khám phá ý tưởng thiết kế, thời gian phản hồi đánh giá, các lần sửa đổi và thời gian sản xuất |
| Phản hồi | Thu thập ý kiến đóng góp và giải quyết các yêu cầu mâu thuẫn | Phân biệt các kết quả nghiên cứu về tính thân thiện với người dùng, tính khả thi và yêu cầu thương hiệu với sở thích cá nhân |
| Hồ sơ dự án | Theo dõi kế hoạch, quyết định và cập nhật tiến độ | Kết nối các bản tóm tắt yêu cầu, bản phác thảo, mẫu thử, ý kiến đánh giá, các phiên bản đã được phê duyệt và các tài sản cuối cùng |
| Phê duyệt | Trao cho những người ra quyết định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng | Xác định người phê duyệt cho từng giai đoạn và huy động các chuyên gia liên quan trước khi các quyết định được thông qua |
Trong bài viết trên IBM Design, Tom Roach đưa ra một góc nhìn đối lập hữu ích:
“Tôi không cho rằng quản lý dự án với tư cách là một nhà thiết kế có sự khác biệt cơ bản so với quản lý dự án ở các vai trò khác. ”
“Tôi không cho rằng quản lý dự án với tư cách là một nhà thiết kế có sự khác biệt cơ bản so với quản lý dự án ở các vai trò khác. ”
Bài viết năm 2016 của ông về quản lý dự án dành cho các trưởng nhóm thiết kế nhấn mạnh những trách nhiệm quen thuộc: sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, hiển thị các cam kết và quản lý các bên liên quan.
Các nhóm thiết kế vẫn cần điều chỉnh những phương pháp này cho phù hợp với công việc cụ thể của mình. Việc đánh giá bản phác thảo sơ bộ (wireframe) ban đầu cần tập trung vào những câu hỏi khác so với việc đánh giá bản thiết kế đã sẵn sàng cho sản xuất. Việc xác định rõ những kỳ vọng này giúp người đánh giá đưa ra phản hồi hữu ích và dễ dàng nhận diện khi một yêu cầu làm thay đổi phạm vi công việc đã thỏa thuận.
Tại sao các dự án thiết kế lại bị chậm tiến độ trong giai đoạn đánh giá?
Các dự án thiết kế có thể bị chậm tiến độ trong giai đoạn đánh giá khi phản hồi làm phải xem xét lại các quyết định, đến muộn hoặc đưa ra các yêu cầu không có trong bản tóm tắt dự án. Kế hoạch có thể tính toán thời gian sản xuất mà không dành đủ thời gian cho việc sửa đổi và thời gian phản hồi của người đánh giá.
Các nghiên cứu chỉ ra sự cản trở trong hoạt động trên phạm vi rộng hơn, mặc dù chưa xác định được cụ thể nhóm dành bao nhiêu thời gian cho việc đánh giá. Cuộc khảo sát năm 2025 của Monotype với 1.008 chuyên gia sáng tạo cho thấy 57% nhóm sáng tạo dành hơn một phần tư thời gian cho các công việc không liên quan đến sáng tạo. Trong khi đó, báo cáo năm 2025 của Cella cho thấy chỉ 28% thực hiện các buổi tổng kết dự án định kỳ để đánh giá kết quả và hoàn thiện chiến lược.
Ngân sách đánh giá: Kế hoạch phản hồi giống như cách bạn lập kế hoạch thời gian
Ngân sách đánh giá là thỏa thuận về các vòng phản hồi, được cài đặt ngay từ buổi khởi động dự án. Nó quy định số lượng vòng phản hồi dự kiến, người phê duyệt từng vòng, nội dung phản hồi mong đợi ở mỗi giai đoạn và thời hạn phản hồi.
Phạm vi phản hồi rất quan trọng. Trong bài viết trên IBM Design, Tom Roach kể lại việc trình bày bản phác thảo sơ bộ và nhận được ý kiến về phông chữ. Cách tiếp cận của ông là thông báo cho các bên liên quan về giai đoạn hiện tại của công việc và những góp ý nào là hữu ích. Một bản kế hoạch đánh giá sẽ ghi lại những kỳ vọng này trước buổi đánh giá đầu tiên.
Hãy sử dụng cấu trúc ba giai đoạn sau đây như một đề xuất ban đầu, chứ không phải là tiêu chuẩn tham chiếu. Hãy điều chỉnh nó cho phù hợp với mức độ phức tạp của dự án và các yêu cầu đã thống nhất.
| Round | Tập trung phản hồi vào | Hoãn lại trừ khi điều đó ảnh hưởng đến các yêu cầu đã thỏa thuận | Người phê duyệt |
| 1. Định hướng | Ý tưởng, bố cục, phân cấp và các vấn đề về khả năng sử dụng hoặc tính khả thi ở giai đoạn đầu | Các lựa chọn chi tiết về màu sắc, nội dung và phông chữ | Chủ đầu tư dự án |
| 2. Hoàn thiện | Sự phù hợp với thương hiệu, nội dung văn bản, hình ảnh và kết quả từ các thử nghiệm | Những khái niệm mới thay đổi hướng đi đã được phê duyệt | Trưởng nhóm thương hiệu hoặc sáng tạo |
| 3. Cuối cùng | Các lỗi còn lại, thông số kỹ thuật và xác nhận rằng các bước kiểm tra cần thiết đã được hoàn thành | Những thay đổi về sở thích không liên quan đến tiêu chí chấp nhận | Một người được chỉ định làm người phê duyệt cuối cùng |
Hãy nêu ra các vấn đề về khả năng tiếp cận, pháp lý và tính khả thi ngay khi chúng phát sinh, thay vì chờ đến vòng thảo luận dành riêng cho các vấn đề này.
Có thể cần phải thực hiện một vòng làm việc bổ sung. Hãy ghi lại lý do tại sao cần thực hiện vòng này và ước tính tác động của nó đối với nỗ lực và thời hạn bàn giao. Nếu điều này làm thay đổi bản yêu cầu đã thống nhất, hãy tuân thủ quy trình yêu cầu thay đổi. Việc sửa chữa công việc không đáp ứng yêu cầu hiện có khác với việc bổ sung phạm vi công việc mới và không nên tự động được coi là một khoản phụ phí tính phí.
Việc cần làm của một quản lý dự án thiết kế là gì?
Một nhà quản lý dự án thiết kế giúp tiết kiệm thời gian cho các nhà thiết kế và đảm bảo mọi yêu cầu được xử lý trơn tru từ khi tiếp nhận đến khi hoàn tất. Tiêu đề này có thể thay đổi tùy theo từng tổ chức: nhà sản xuất sáng tạo, trưởng bộ phận vận hành thiết kế, giám đốc studio, hoặc trưởng nhóm thiết kế đảm nhận công việc này bán thời gian.
Hàng ngày, vai trò này bao gồm năm trách nhiệm:
- Phân loại ưu tiên: quyết định yêu cầu nào được đưa vào danh sách chờ và yêu cầu nào bị hoãn lại hoặc hợp nhất chung
- Xác định phạm vi: biến yêu cầu mơ hồ thành bản tóm tắt dự án với các sản phẩm đầu ra, định dạng và thời hạn hoàn thành
- Sức chứa: phân công công việc cho các nhà thiết kế dựa trên kỹ năng và thời gian rảnh, bao gồm cả thời gian kiểm duyệt
- Kiểm soát quá trình đánh giá: thực hiện quy trình đánh giá đã thống nhất, tổng hợp phản hồi và chuyển tiếp các yêu cầu thay đổi phạm vi dự án
- Chuyển giao và lưu trữ: bàn giao các tệp tin cuối cùng ở định dạng phù hợp và lưu trữ chúng ở nơi mà dự án tiếp theo có thể tìm thấy
Vai trò này đòi hỏi phải viết bản tóm tắt yêu cầu rõ ràng, giải thích lý do tại sao một yêu cầu phải chờ đợi, và giữ cho các bên liên quan của dự án được cập nhật thông tin mà không kéo các nhà thiết kế vào các cuộc họp cập nhật trạng thái không cần thiết.
Phương pháp quản lý dự án nào phù hợp với các nhóm thiết kế?
Mô hình kết hợp phù hợp với nhiều nhóm thiết kế: Kanban để xử lý dòng yêu cầu ổn định và kế hoạch theo giai đoạn cho các đợt ra mắt quy mô lớn. Dù bạn chọn phương pháp nào, hãy nêu rõ các vòng đánh giá, người chịu trách nhiệm ra quyết định và thời hạn phản hồi trong kế hoạch.
| Phương pháp | Phù hợp nhất cho | Điểm yếu của nó |
| Kanban | Các hàng đợi yêu cầu liên tục, chẳng hạn như tài sản truyền thông xã hội, băng rôn và tài liệu tiếp thị bán hàng | Đối với các dự án ra mắt có thời hạn cố định, hãy bổ sung các cột mốc cụ thể và đang theo dõi mối quan hệ phụ thuộc bên cạnh bảng Kanban |
| Mô hình thác nước (theo giai đoạn) | Xây dựng nhận diện thương hiệu, thiết kế lại trang web và thi công nội thất với thời hạn ra mắt cố định | Phản hồi chậm trễ có thể buộc phải thực hiện việc sửa chữa tốn kém ở các giai đoạn trước đó |
| Scrum | Các nhóm sản phẩm và trải nghiệm người dùng (UX) triển khai sản phẩm song song với các đợt sprint của đội ngũ kỹ thuật | Công việc phát triển ý tưởng ban đầu có thể cần kéo dài qua nhiều đợt sprint, với mục tiêu rõ ràng cho từng đợt |
| Kết hợp | Các nhóm vừa có danh sách yêu cầu vừa có một vài dự án lớn | Cần có một người để đảm bảo hai hệ thống không bị tách rời nhau |
Hãy chọn phương pháp phù hợp với cách thức công việc được giao. Sau đó, hãy bổ sung một khoản ngân sách dành cho việc đánh giá, bất kể bạn chọn phương pháp nào.
Cách quản lý dự án thiết kế trong 7 bước
Bắt đầu bằng việc tiếp nhận yêu cầu và bản tóm tắt dự án đã được phê duyệt. Sau đó, thống nhất về các đợt đánh giá, kế hoạch sức chứa, thu thập phản hồi, bàn giao tệp tin và đánh giá kết quả. Các bước này tuân theo quy trình thiết kế, với các biện pháp kiểm soát dự án được bổ sung ở từng giai đoạn.
1. Phân loại mọi yêu cầu thông qua một biểu mẫu tiếp nhận duy nhất
Hãy chuyển các yêu cầu qua một biểu mẫu duy nhất, trong đó yêu cầu cung cấp mục tiêu, đối tượng mục tiêu, sản phẩm đầu ra, định dạng, thời hạn và người phê duyệt. Các yêu cầu gửi qua tin nhắn trực tiếp (DM) hoặc email sẽ được chuyển hướng đến biểu mẫu này.
Mẫu biểu mẫu tiếp nhận dự án sẽ cảnh báo các thông tin còn thiếu trước khi nhà thiết kế bắt đầu công việc. Lịch sử yêu cầu của biểu mẫu này cũng cung cấp bằng chứng khi bạn cần đề xuất tăng cường nhân sự. Mẫu biểu mẫu tiếp nhận dự án chung giúp bạn bắt đầu công việc mà không cần phải tạo các trường thông tin từ đầu.
Cạm bẫy: một biểu mẫu có 25 trường thông tin. Người yêu cầu thường bỏ qua hoặc điền thông tin một cách tùy tiện. Hãy chỉ giữ lại những trường thông tin bắt buộc mà nhà thiết kế không thể bắt đầu công việc nếu thiếu chúng.
2. Viết bản tóm tắt để làm cơ sở kiểm tra tiến độ công việc
Chuyển yêu cầu thành bản tóm tắt thiết kế với các mục tiêu và tiêu chí chấp nhận rõ ràng. Câu “Làm cho nó nổi bật” không thể được đánh giá một cách nhất quán. Câu “Có thể đọc được ở độ rộng 320 pixel” cung cấp cho người đánh giá một tiêu chí cụ thể để đánh giá.
Hãy yêu cầu người phê duyệt ký xác nhận bản tóm tắt yêu cầu trước khi bắt đầu sản xuất. Thỏa thuận này sẽ là cơ sở để bạn thảo luận về các phản hồi sau này nếu chúng mâu thuẫn với bản tóm tắt, đồng thời cho phép điều chỉnh bản tóm tắt khi có nghiên cứu hoặc yêu cầu mới chứng minh sự cần thiết của việc thay đổi.
3. Cài đặt ngân sách đánh giá ngay từ buổi khởi động dự án
Thống nhất về số vòng đánh giá đề xuất, người phê duyệt cho từng vòng và phản hồi mong đợi ở mỗi giai đoạn. Ghi rõ thời hạn phản hồi và đưa thỏa thuận này vào bản tóm tắt hoặc kế hoạch dự án, nơi các bên đánh giá có thể xem được.
Xác định số vòng đánh giá dựa trên mức độ phức tạp của dự án và các cột mốc đánh giá. Việc xây dựng nhận diện thương hiệu và thiết kế lại trang web có thể cần các vòng đánh giá riêng biệt tại nhiều cột mốc khác nhau. Nêu rõ các vấn đề về khả năng tiếp cận, pháp lý và tính khả thi ngay khi chúng phát sinh, đồng thời thống nhất về cách thức công việc bổ sung ảnh hưởng đến phạm vi, chi phí và tiến độ.
4. Kế hoạch sức chứa, bao gồm cả thời gian đánh giá
Ước tính số giờ thiết kế, sau đó cộng thêm nỗ lực chỉnh sửa của nhà thiết kế và thời gian phản hồi của người đánh giá. Thời gian phản hồi hai ngày cho mỗi vòng trong ba vòng liên tiếp sẽ làm tăng thêm sáu ngày công việc vào lịch trình, ngay cả khi không có công việc thiết kế nào diễn ra trong thời gian chờ đợi đó.
Theo dõi sức chứa của từng nhà thiết kế, chứ không chỉ tính theo từng nhóm. Chỉ cần một nhà thiết kế cấp cao bị quá tải cũng có thể khiến nhiều dự án bị đình trệ trong khi những người khác phải chờ đợi chỉ đạo.
Ví dụ về ngân sách thiết kế logo: 20 giờ thiết kế + 6 giờ chỉnh sửa + 4 giờ quản lý dự án = 30 giờ. Với mức giá giả định là 100 USD/giờ, cộng thêm 200 USD cho các tài sản có bản quyền, tổng chi phí là 3.200 USD trước thuế và chi phí dự phòng. Hãy theo dõi riêng số ngày dành cho việc chờ phản hồi, tách biệt với nỗ lực làm việc có thể tính phí.
Để tìm hiểu thêm về cách cân đối công việc mới với thời gian sẵn có, video này sẽ đề cập đến các chiến lược lập kế hoạch năng lực:
5. Thực hiện các buổi đánh giá tại một nơi duy nhất, trên các tệp có phiên bản
Thu thập phản hồi trực tiếp trên tệp thiết kế, với các bình luận được gắn trực tiếp vào vị trí liên quan. Phản hồi phân tán qua email, trò chuyện và cuộc gọi có thể dẫn đến các ghi chú mâu thuẫn và sự không chắc chắn về phiên bản hiện tại. Quy trình phê duyệt chuyên dụng giúp tập trung toàn bộ hồ sơ tại một nơi, trong khi mẫu đánh giá thiết kế cung cấp danh sách kiểm tra nhất quán cho mỗi vòng đánh giá.
Đặt tên phiên bản một cách nhất quán, chẳng hạn như v1, v2 và v3, và chỉ dành từ “final” cho phiên bản đã được phê duyệt. Tổng hợp các phản hồi trước khi chuyển đến nhà thiết kế để họ nhận được một danh sách công việc thống nhất cho mỗi vòng thay vì nhiều danh sách mâu thuẫn nhau.
6. Chuyển giao kèm theo thông số kỹ thuật và quy ước tệp tin
Cung cấp các tệp tin cuối cùng ở mọi định dạng mà người yêu cầu cần, kèm theo các thông số kỹ thuật để sử dụng chúng một cách chính xác: giá trị màu sắc, phông chữ, khoảng cách và kích thước xuất file. Đối với các công việc kỹ thuật số, điều này thường bao gồm các thông số kỹ thuật bàn giao cho nhà phát triển. Đối với in ấn, điều này có nghĩa là các tệp tin được chuẩn bị theo yêu cầu của nhà in, bao gồm cả phần tràn (bleed) khi cần thiết.
Hãy thống nhất một lần về cách đặt tên tệp và cấu trúc thư mục, sau đó tái sử dụng chúng. Dự án tiếp theo sẽ bắt đầu nhanh hơn khi các tài nguyên đã được phê duyệt từ quý trước dễ dàng tìm thấy.
7. Tổ chức một buổi tổng kết kéo dài 30 phút
Sau khi bàn giao, hãy xem xét ba số: số vòng thiết kế theo kế hoạch so với thực tế, số giờ làm việc theo kế hoạch so với thực tế, và số ngày phải chờ phản hồi. Hãy tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến mỗi vòng thiết kế bổ sung.
Hãy tìm kiếm những nguyên nhân lặp lại xuyên suốt các dự án. Nếu một bên liên quan liên tục đưa ra yêu cầu muộn, hãy mời họ tham gia vào buổi rà soát bản tóm tắt dự án hoặc một điểm kiểm tra sớm hơn thay vì chờ đến khi có sự phê duyệt cuối cùng.
Ví dụ về quản lý dự án thiết kế theo từng lĩnh vực
Các bước thực hiện là giống nhau trong các lĩnh vực thiết kế, nhưng các phụ thuộc và nhu cầu đánh giá lại khác nhau. Các tình huống này mang tính minh họa, được xây dựng dựa trên các mô hình phổ biến trong từng trường.
Quản lý dự án thiết kế web
Một studio gồm bốn người đang tiến hành thiết kế lại trang web 30 trang cho một công ty kế toán khu vực. Quá trình thiết kế diễn ra đúng tiến độ. Tuy nhiên, nội dung văn bản cho các trang từ phía khách hàng lại được gửi đến muộn ba tuần, và mọi mẫu thiết kế đều cần phải chỉnh sửa lại để phù hợp với lượng văn bản dài hơn so với nội dung tạm thời ban đầu.
Giải pháp là đưa nội dung trở thành một yếu tố phụ thuộc với thời hạn riêng trong kế hoạch và xem xét các bố cục với nội dung thực tế từ vòng thứ hai trở đi. Kiểm tra tính khả dụng trong suốt quá trình thiết kế, sau đó xác nhận lại trước khi bàn giao. Ví dụ, tiêu chí kích thước mục tiêu tối thiểu của WCAG 2.2 thường yêu cầu các mục tiêu con trỏ phải có kích thước ít nhất 24 × 24 pixel CSS, với các trường hợp ngoại lệ bao gồm các liên kết nội tuyến và khoảng cách đủ rộng.
Quản lý dự án thiết kế đồ họa và thương hiệu
Một nhà thiết kế thương hiệu nội bộ thiết kế logo và hệ thống nhận diện thương hiệu cho một dòng sản phẩm mới. Trong ví dụ này, ngân sách đánh giá bao gồm việc phát triển ý tưởng với ba hướng đi, hoàn thiện một hướng đi và các tệp tin cuối cùng. Các tệp tin cuối cùng bao gồm các phiên bản với nhiều màu sắc, một màu và đảo màu ở các định dạng SVG, PNG và PDF.
Vấn đề cấp phép phông chữ cần được kiểm tra riêng. Khảo sát năm 2025 của Monotype cho thấy sự phức tạp trong việc cấp phép phông chữ ảnh hưởng đến 68% các tổ chức được khảo sát, trong khi 42% cho rằng việc kiểm soát phiên bản phông chữ là một thách thức. Hãy xác nhận các mục đích sử dụng được phép và điều khoản chia sẻ trước khi bàn giao, thay vì giả định rằng đối tác có thể nhận và sử dụng các tệp phông chữ.
Quản lý dự án thiết kế trải nghiệm người dùng (UX) và thiết kế sản phẩm
Một nhà thiết kế sản phẩm làm việc trong các đợt sprint kỹ thuật kéo dài hai tuần để phát triển luồng onboarding mới. Trong ví dụ này, nhóm thiết kế thực hiện công việc trước một đợt sprint để các kỹ sư có thời gian xem xét các màn hình và đặt câu hỏi về việc triển khai.
Thảo luận về luồng công việc và bản phác thảo giao diện (wireframe) cùng các quản lý sản phẩm và kỹ sư. Mời các chuyên gia đánh giá thương hiệu tham gia vào buổi đánh giá bản thiết kế chi tiết (high-fidelity), sau đó đối chiếu quá trình bàn giao với hệ thống thiết kế. Nhiệm vụ của người quản lý dự án là đưa nhóm kỹ thuật tham gia từ sớm, khi nhóm có thể đánh giá tính khả thi trước khi commit với các màn hình chi tiết, đồng thời vẫn giữ lại không gian cho các phát hiện sau này.
Quản lý dự án thiết kế nội thất
Một nhà thiết kế nội thất đang quản lý dự án hoàn thiện nội thất cho một quán cà phê với ngày khai trương đã được ấn định. Lịch trình dự án phụ thuộc ít vào thời gian vẽ bản vẽ hơn là vào các quyết định lựa chọn của khách hàng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp đối với đồ nội thất, hệ thống chiếu sáng và vật liệu hoàn thiện. Đối với các studio thiết kế nội thất, việc theo dõi từng lựa chọn như một công việc riêng biệt kèm theo ngày phê duyệt và ngày đơn đặt hàng sẽ giúp hiển thị các mối phụ thuộc này.
Ngân sách thẩm định áp dụng cho các lựa chọn: khách hàng phê duyệt các vật liệu hoàn thiện trước một ngày đã định. Các thay đổi sau khi đơn đặt hàng được phát hành cần phải đánh giá chi phí của nhà cung cấp và tác động đến tiến độ, sau đó phải được phê duyệt theo quy trình thay đổi đơn hàng đã thỏa thuận.
Quản lý dự án tại công ty thiết kế
Một công ty thiết kế với 12 nhân viên đang thực hiện công việc cho 9 khách hàng cùng lúc, mỗi khách hàng có người phê duyệt và quy tắc thương hiệu riêng. Các vòng đánh giá không được lên kế hoạch trước có thể làm giảm lợi nhuận khi nhóm thực hiện công việc vượt quá phạm vi đã thỏa thuận mà không điều chỉnh phí. Hãy nêu rõ các vòng đánh giá được bao gồm và quy trình yêu cầu thay đổi trong bản mô tả công việc. Các vòng đánh giá bổ sung có thể được tính phí nếu nằm ngoài thỏa thuận đó; các chỉnh sửa cần thiết để đáp ứng các yêu cầu hiện có nên được đánh giá riêng biệt. Hướng dẫn của chúng tôi về hiện tượng mở rộng phạm vi (scope creep) đề cập đến việc quản lý những thay đổi này.
Năng lực là rủi ro thứ hai. Công ty cần có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của từng nhà thiết kế trên các dự án khách hàng khác nhau để tránh việc ký hợp đồng mới khiến cùng một nhóm người phải gánh vác quá tải. Một giải pháp cho các công ty sáng tạo là tổ chức công việc theo từng khách hàng và duy trì một chế độ xem năng lực chung cho tất cả các dự án đó.
Những sai lầm thường gặp trong quản lý dự án thiết kế
Sự thất bại trong các dự án thiết kế thường tuân theo những mô hình lặp lại. Mỗi sai lầm này đều có những dấu hiệu cảnh báo mà bạn có thể nhận ra từ sớm.
Bắt đầu sản xuất trước khi bản tóm tắt dự án được phê duyệt
Tình huống cụ thể: Phản hồi ở vòng hai cho biết “đây không phải là điều chúng tôi mong muốn”, nhưng nhóm lại không có bản yêu cầu công việc thống nhất để đối chiếu với kết quả công việc.
Giải pháp: Nhận sự phê duyệt của người có thẩm quyền trước khi bắt đầu sản xuất. Nếu cần nghiên cứu hoặc thiết kế thử nghiệm để xác định yêu cầu dự án, hãy thống nhất phạm vi công việc đó một cách riêng biệt.
Mời tất cả mọi người tham gia vào mọi buổi đánh giá
Tình huống cụ thể: Tám người đánh giá là nhà cung cấp tám bộ ghi chú, và một số ghi chú trong số đó mâu thuẫn với nhau.
Giải pháp: Chỉ định một người chịu trách nhiệm ra quyết định cho mỗi vòng và tổng hợp phản hồi trước khi gửi cho nhà thiết kế. Hãy mời các chuyên gia liên quan tham gia vào giai đoạn thích hợp, đồng thời duy trì một quy trình để báo cáo lên cấp trên về các vấn đề liên quan đến khả năng tiếp cận, pháp lý hoặc tính khả thi.
Xử lý hàng đợi yêu cầu theo nguyên tắc “ai đến trước, phục vụ trước”
Tình huống cụ thể: Một tài sản quan trọng cho đợt ra mắt đang bị che khuất bởi sáu hình ảnh quảng cáo trên mạng xã hội vì chúng được gửi đến trước.
Giải pháp: Xác định mức độ ưu tiên ngay từ giai đoạn phân loại dựa trên tác động đến hoạt động kinh doanh, thời hạn và các yếu tố phụ thuộc. Công bố các quy tắc này để người yêu cầu hiểu rõ thứ tự ưu tiên, và đánh giá lại mức độ ưu tiên khi yêu cầu thay đổi.
Chỉ đánh giá dựa trên việc bàn giao đúng hạn
Thực tế như thế nào: Các dự án được bàn giao đúng hạn vì nhóm làm việc cả cuối tuần, nhưng báo cáo bàn giao lại không phản ánh được những nỗ lực thêm đó.
Giải pháp: Theo dõi số giờ theo kế hoạch so với số giờ thực tế, các vòng đánh giá và thời gian chờ đợi cùng với các mốc thời gian bàn giao. Sử dụng các số liệu này để xác định xem vấn đề nằm ở phạm vi công việc, sức chứa hay các quyết định bị trì hoãn.
Bỏ qua bước lưu trữ
Tình huống cụ thể: Một nhà thiết kế phải thiết kế lại một băng rôn vì các tệp tin của năm ngoái vẫn nằm trên ổ đĩa của một nhà thầu cũ.
Giải pháp: Đặt “lưu trữ và đặt tên cho các tệp đã được phê duyệt” thành bước bắt buộc trước khi dự án đóng. Đảm bảo nhóm có thể truy cập được các tệp nguồn, tệp xuất, các hạn chế sử dụng và hồ sơ phê duyệt. Phần mềm hợp tác thiết kế tốt sẽ giữ các tệp đính kèm với công việc gốc của chúng.
Cách cài đặt dự án thiết kế trong ClickUp
ClickUp là giải pháp lý tưởng cho các nhóm thiết kế muốn tập trung các yêu cầu, bản tóm tắt, quá trình đánh giá và sức chứa tại một nơi duy nhất. Dưới đây là cách kết nối các giai đoạn này đồng thời đảm bảo ngân sách dành cho việc đánh giá luôn được hiển thị rõ ràng.
Ghi nhận yêu cầu và đang theo dõi các vòng đánh giá
Mẫu Biểu mẫu Yêu cầu Sáng tạo cung cấp biểu mẫu yêu cầu, chế độ xem Xem dạng danh sách và chế độ xem Quy trình làm việc cho nhóm. Các trường thông tin như "Người yêu cầu" và "Loại yêu cầu" giúp sắp xếp công việc đến, trong khi các trạng thái như "Đang chờ phê duyệt" và "Đang chờ chỉnh sửa" thể hiện giai đoạn hiện tại của công việc.
Theo dõi các vòng đánh giá riêng biệt với trạng thái. Thêm một Trường Tùy chỉnh số có tên Vòng đánh giá và cập nhật trường này khi một vòng mới bắt đầu. Việc di chuyển một công việc sang trạng thái "Để sửa đổi" cho thấy cần có sự thay đổi; hành động này không tự động tính số lượng vòng đánh giá đã diễn ra.
Đảm bảo bản tóm tắt dự án luôn kết nối với công việc
Viết bản tóm tắt yêu cầu trong ClickUp Docs và liên kết nó với các công việc của dự án, hoặc bắt đầu với Mẫu Bản tóm tắt Thiết kế. Ghi lại các sản phẩm đầu ra, tiêu chí chấp nhận, lịch trình đánh giá và người phê duyệt được chỉ định.
Giữ quyết định phê duyệt cùng với bản tóm tắt yêu cầu để các nhà thiết kế và người đánh giá có thể tham chiếu đến cùng một thỏa thuận. Nếu yêu cầu thay đổi, hãy cập nhật bản tóm tắt và ghi lại tác động đối với phạm vi công việc và thời hạn bàn giao.
Thu thập phản hồi về tài sản
Tính năng ClickUp Proofing cho phép người đánh giá thêm chú thích vào các hình ảnh, video và tệp PDF được hỗ trợ đính kèm với các công việc. Sử dụng những bình luận đó để xác định các phần cần chú ý, sau đó tổng hợp phản hồi thành danh sách chỉnh sửa đã thống nhất.
Khách cần có quyền bình luận hoặc quyền cao hơn để sử dụng Proofing. Quyền truy cập của khách hàng không tự động miễn phí: đối với các gói trả phí, chi phí phụ thuộc vào quyền truy cập của khách và số người dùng được cấp phép trong Không gian Làm việc. Hạn mức sử dụng Proofing là một giới hạn riêng biệt của kế hoạch.
Đính kèm các phiên bản được đặt tên rõ ràng và ghi lại phiên bản nào đã được phê duyệt. Mẫu Đánh giá Thiết kế có thể giúp ghi chép danh sách kiểm tra đánh giá và các quyết định.
Chuyển đổi phản hồi từ buổi đánh giá thành bản tóm tắt chỉnh sửa với ClickUp Brain
Một chủ đề thảo luận đánh giá có thể bao gồm các thay đổi đã thống nhất, các ý kiến trái chiều và các câu hỏi vẫn cần được giải đáp. Sử dụng ClickUp Brain để tổng hợp nội dung thảo luận về công việc và bản tóm tắt liên quan thành một danh sách kiểm tra sửa đổi, đồng thời giữ riêng các quyết định chưa được giải quyết.
Ví dụ, hãy hỏi: “Tóm tắt các ý kiến đánh giá về công việc này so với bản tóm tắt thiết kế được liên kết. Danh sách các sửa đổi đã thống nhất, các phản hồi mâu thuẫn và các yêu cầu có thể làm thay đổi phạm vi công việc. Liên kết từng mục với nguồn của nó và đánh dấu bất kỳ nội dung nào cần quyết định của người phê duyệt.”
Hãy kiểm tra bản tóm tắt trước khi chuyển cho nhà thiết kế. Yêu cầu về một bố cục mới có thể cần thảo luận về phạm vi công việc, trong khi việc điều chỉnh một yêu cầu đã được thống nhất thuộc về công việc hiện có. Brain có thể giúp sắp xếp thông tin đó; người phê duyệt được chỉ định sẽ quyết định những gì nhóm cần thực hiện.
Theo dõi các đánh giá xuất sắc với Super Agent
Khi có nhiều dự án thiết kế đang chờ phản hồi, hãy thiết lập một ClickUp Super Agent để kiểm tra hàng đợi đánh giá theo lịch trình. Cấp quyền truy cập cho nó vào Danh sách công việc liên quan và hướng dẫn đánh giá, đồng thời chỉ định các trạng thái, hạn chót phản hồi và trường người phê duyệt cần kiểm tra.
Ví dụ, bản cập nhật đánh giá hàng ngày có thể tạo danh sách công việc với các phản hồi quá hạn, các công việc chưa có người phê duyệt và các quyết định chưa được giải quyết được ghi lại trong phần bình luận. Yêu cầu nhân viên liên kết từng phát hiện với công việc tương ứng và gửi bản tóm tắt cho người quản lý dự án, người này sẽ quyết định những vấn đề nào cần theo dõi tiếp.
Giữ phạm vi công việc cụ thể: báo cáo thông tin thiếu sót và các quyết định bị trì hoãn mà không phê duyệt thiết kế, thay đổi phí dịch vụ hoặc coi sự im lặng là sự chấp thuận. Thử nghiệm các hướng dẫn trên một số công việc nhỏ trước khi mở rộng quy trình làm việc cho tất cả khách hàng.
Lập kế hoạch khối lượng công việc cho từng nhà thiết kế
Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc để so sánh khối lượng công việc được phân công với sức chứa của từng nhà thiết kế. Bạn có thể đo lường khối lượng công việc bằng cách sử dụng ước lượng thời gian, số lượng công việc, Điểm Sprint hoặc các Trường Tùy chỉnh được hỗ trợ.
Hãy tính toán nỗ lực dành cho thiết kế và chỉnh sửa vào ước tính công việc, đồng thời theo dõi riêng các mốc thời gian phản hồi. Việc chờ đợi hai ngày để được phê duyệt sẽ kéo dài tiến độ, nhưng không nhất thiết phải tiêu tốn hai ngày nỗ lực của nhà thiết kế.
Khả năng tùy chỉnh sức chứa theo ngày là một tính năng nâng cao có sẵn trên các gói Business Plus, Enterprise và Max. Hãy kiểm tra tính khả dụng và giới hạn của tính năng "Chế độ xem khối lượng công việc " trước khi xây dựng quy trình của bạn dựa trên các thiết lập này.
Lưu trữ các công việc thiết kế chi tiết trong công cụ phù hợp
ClickUp Proofing hỗ trợ hình ảnh, video và tệp PDF. Các nhóm làm việc trên Figma có thể lưu lại các nhận xét chi tiết về thiết kế ngay trên nền tảng này và sử dụng ClickUp để kết nối các giai đoạn tiếp nhận yêu cầu, lập lịch trình, hồ sơ phê duyệt và bàn giao.
ClickUp cũng cần được cấu hình. Một nhóm gồm hai người xử lý vài yêu cầu mỗi tuần có thể chỉ cần một biểu mẫu và Bảng đơn giản. Hãy thêm các trường thông tin và giai đoạn xem xét ở những nơi giúp nhóm đưa ra quyết định, thay vì liệt kê mọi bước có thể xảy ra.
Kiểm tra kế hoạch song song với công việc thiết kế
Một bản dự toán ngân sách giúp nhóm có cơ sở thống nhất để thảo luận về các công việc bổ sung. Khi phản hồi làm thay đổi hướng đi hoặc bổ sung yêu cầu mới, nhà thiết kế, người yêu cầu và người phê duyệt có thể đánh giá tác động của những thay đổi đó đối với phạm vi công việc, chi phí và thời hạn hoàn thành.
Bắt đầu với dự án tiếp theo của bạn. Thống nhất về các vòng đánh giá và thời hạn phản hồi, sau đó so sánh kế hoạch với kết quả thực tế. Sử dụng những điểm khác biệt này để cải thiện bản dự toán tiếp theo, đồng thời dành thời gian để giải quyết các vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng hoặc tính tiện dụng của thiết kế.
Các câu hỏi thường gặp về quản lý dự án thiết kế
Sự khác biệt giữa bản tóm tắt thiết kế và kế hoạch dự án là gì?
Bản tóm tắt thiết kế xác định vấn đề, đối tượng mục tiêu, kết quả mong muốn và tiêu chí chấp nhận. Kế hoạch dự án nêu rõ ai sẽ thực hiện công việc, vào thời điểm nào và trong phạm vi ngân sách nào. Hãy đảm bảo hai tài liệu này luôn có kết nối chặt chẽ với nhau để bất kỳ thay đổi nào trong bản tóm tắt thiết kế đều dẫn đến việc rà soát lại các công việc, chi phí và thời hạn.
Làm thế nào để ước tính ngân sách cho một dự án thiết kế?
Ước tính số giờ cần thiết cho các công đoạn nghiên cứu, thiết kế, chỉnh sửa, quản lý dự án và bàn giao, sau đó áp dụng mức phí tương ứng. Thêm các chi phí bên ngoài, chẳng hạn như tài sản có bản quyền hoặc phí sản xuất, cùng với khoản dự phòng đã thỏa thuận. Theo dõi riêng thời gian chờ phê duyệt: nó ảnh hưởng đến tiến độ nhưng không tự động được tính vào nỗ lực tính phí.
Các nhà quản lý dự án thiết kế cần những phần mềm nào để quản lý dự án?
Chọn phần mềm hỗ trợ các quy trình tiếp nhận yêu cầu, phân công công việc, lập lịch trình, phản hồi, phê duyệt và bàn giao tệp tin. Các công cụ thiết kế đảm nhận công việc sáng tạo, trong khi các công cụ quản lý dự án điều phối quá trình triển khai. Trước khi triển khai cho toàn nhóm, hãy thử nghiệm một tài liệu mẫu qua quy trình làm việc đề xuất, bao gồm cả việc đánh giá từ bên ngoài nếu khách hàng cần truy cập.
Việc cần làm cho các nhà quản lý dự án thiết kế là có kỹ năng thiết kế không?
Các nhà quản lý dự án thiết kế cần có đủ kiến thức về thiết kế để xác định phạm vi công việc, hiểu rõ các mối phụ thuộc và tổ chức các buổi đánh giá hiệu quả. Họ không cần phải tự tay tạo ra mọi sản phẩm đầu ra trừ khi vai trò của họ cũng bao gồm việc trực tiếp tham gia thiết kế. Đối với các dự án UX, việc am hiểu về nghiên cứu, mẫu thử nghiệm, khả năng tiếp cận và quá trình bàn giao cho nhà phát triển sẽ giúp họ xác định các yêu cầu còn thiếu và huy động đúng chuyên gia tham gia.
Quản lý dự án thiết kế có phải là công việc gây căng thẳng không?
Vai trò này có thể trở nên căng thẳng khi thời hạn cố định nhưng phạm vi công việc, nhân sự hoặc các thủ tục phê duyệt vẫn chưa được giải quyết. Việc xác định rõ các ưu tiên, ước tính sức chứa thực tế và chỉ định người chịu trách nhiệm ra quyết định sẽ giúp hiển thị những mâu thuẫn đó. Khi một dự án vượt quá thời gian hoặc nguồn lực có sẵn, người quản lý cần có phương án để thống nhất về những thay đổi liên quan đến phạm vi công việc, nhân sự hoặc thời hạn.