{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Quản lý dự án thiết kế là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Quản lý dự án thiết kế là quá trình quản lý các dự án thiết kế, tạo và phân công công việc, giám sát nguồn lực và theo dõi dự án cho đến khi hoàn thành. " } } ] }
Nếu bạn muốn mô tả công việc hàng ngày của một quản lý dự án thiết kế trong vòng 30 giây, chỉ cần xem tập phim Friends khi Ross chuyển chiếc ghế sofa mới của mình lên lầu. Bạn biết cảnh đó rồi: "*Xoay! Xoay! Xoayyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy
Điều đó có vẻ hơi quá. Nhưng quản lý dự án thiết kế hiệu quả thực sự đòi hỏi mức độ linh hoạt cao — ngoài quy trình yêu cầu chi tiết, dòng thời gian rõ ràng và sự hợp tác cởi mở từ đầu đến cuối. Đó là bởi vì kế hoạch dự án phù hợp thường là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của một dự án thiết kế. 😯
Tuy nhiên, việc tạo ra kế hoạch hành động của riêng bạn không phải là điều dễ dàng — quản lý dự án thiết kế là một trong những công việc khó nhất, đòi hỏi sự hợp tác liên tục giữa khách hàng, các bộ phận khác, thành viên nhóm hoặc tất cả các bên trên.
Thêm vào đó, các yêu cầu thiết kế của bạn hiếm khi nằm trong cùng một phạm vi dự án. Một ngày bạn có thể đang tạo logo, ngày hôm sau bạn lại thiết kế lại toàn bộ trang web! Nó liên quan đến hầu hết mọi khía cạnh của kinh doanh, và chúng tôi ở đây để giúp bạn hiểu rõ tất cả. 🤓
Cho dù bạn đang hợp lý hóa quy trình quản lý dự án hiện tại hay bắt đầu từ đầu, hướng dẫn này là dành cho bạn. Chúng tôi đã phân tích các yếu tố cơ bản của quản lý dự án thiết kế và tóm tắt 10 mẹo hàng đầu để giúp trưởng nhóm thiết kế thành công.
Quản lý dự án thiết kế là gì?
Quản lý dự án thiết kế là quá trình quản lý các dự án thiết kế, tạo và phân công công việc, giám sát nguồn lực và theo dõi dự án cho đến khi hoàn thành.
Cho dù đó là thành viên khác trong tổ chức của bạn hay khách hàng, quản lý dự án thiết kế bắt đầu bằng một yêu cầu — giống như một nhiệm vụ sáng tạo nhỏ từ các bộ phận hoặc doanh nghiệp khác.
Từ đó, yêu cầu thường được đưa vào bản tóm tắt thiết kế để hướng dẫn các bước tiếp theo của dự án, và đây là lúc quản lý dự án sáng tạo phát huy tác dụng.
Mục đích không chỉ là củng cố quy trình thiết kế đồ họa hoặc giữ cho nhóm đi đúng hướng — mục tiêu chính của quản lý dự án thiết kế phù hợp là thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa nhóm thiết kế và người yêu cầu, cho dù đó là khách hàng hay bên liên quan nội bộ.
Ngoài ra, nhiều yêu cầu thiết kế đòi hỏi nhiều hơn một sản phẩm cho mỗi dự án, dẫn đến nhiều vòng phản hồi và sự hợp tác liên tục giữa các thành viên trong nhóm để cung cấp các tài sản theo mong đợi của người yêu cầu. Một ví dụ điển hình là chiến dịch quảng cáo hoặc tiếp thị bao gồm nhiều tài sản thiết kế từ các nhóm sáng tạo, mỗi nhóm chịu trách nhiệm về một sản phẩm khác nhau.
Điều này đòi hỏi người quản lý dự án thiết kế phải giám sát nhiều dòng thời gian, quy trình làm việc và phê duyệt để đảm bảo toàn bộ dự án được hoàn thành mà không có sự chậm trễ không lường trước.
Nghe có vẻ giống như có quá nhiều đầu bếp trong bếp, phải không? Đó là lý do tại sao quy trình quản lý dự án thiết kế phù hợp là một công cụ quan trọng như vậy!
Tại sao quản lý dự án thiết kế lại quan trọng?
Nói một cách nhẹ nhàng, quản lý dự án thiết kế có thể rất phức tạp. Mọi thứ có thể nhanh chóng trở nên căng thẳng vì mỗi yêu cầu đều rất riêng biệt. Nhiều quy trình quản lý dự án thường tuân theo một cấu trúc tương tự ngày này qua ngày khác, ngoại trừ một vài điều chỉnh nhỏ.
Tuy nhiên, trong thế giới sáng tạo, bạn có thể sẽ phải xử lý nhiều dự án thiết kế nhỏ hơn cho một yêu cầu duy nhất hoặc thường xuyên thay đổi cách tiếp cận để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong các ngành khác nhau.
Trong trường hợp này, tốt hơn là bạn nên nghĩ về kế hoạch quản lý dự án thiết kế của mình như những thanh chắn trên đường bowling — nó giữ cho toàn bộ nhóm đi đúng hướng trong khi vẫn để lại rất nhiều không gian để khám phá trong quá trình thực hiện. 🎳
Việc có một quy trình thiết kế sẽ giúp nhóm thiết kế của bạn có định hướng rõ ràng, ngay cả khi yêu cầu còn hơi mơ hồ. Nhưng điều này không chỉ mang lại lợi ích cho nhóm!
Quy trình quản lý dự án phù hợp giúp khách hàng của bạn yên tâm bằng cách đặt nền tảng cho mối quan hệ công việc cởi mở và trung thực. Điều này sẽ giúp họ suy nghĩ chín chắn về những gì họ yêu cầu, cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và truyền đạt những ý tưởng mà họ đã hình dung cho dự án.
Điều này giúp trưởng nhóm thiết kế có được mọi thứ họ cần từ khách hàng ngay từ đầu, để không có bất ngờ hay thất vọng trong quá trình thực hiện.
Quản lý dự án là chất kết dính cho quá trình thiết kế dự án
Trưởng dự án của bạn luôn phải đi trên một con đường hẹp để giữ cho nhóm thiết kế và khách hàng hài lòng. Điều quan trọng là đảm bảo cả hai bên đều hiểu nhau và cảm thấy có thể nói chuyện cởi mở. Rốt cuộc, tất cả các bạn đều đang làm việc vì cùng một mục tiêu!
Hãy nhớ rằng, vạch ra quy trình lý tưởng chỉ là một nửa của thành công. Nếu không có phần mềm quản lý dự án thiết kế phù hợp, bạn sẽ không thể gặt hái được những lợi ích tương tự hoặc thực hiện công việc một cách hiệu quả. Các công cụ quản lý dự án được thiết kế để hợp lý hóa quy trình của bạn và phát triển chúng hơn nữa với các tính năng:
- Quản lý khối lượng công việc của nhóm và đảm bảo công việc được phân phối đồng đều
- Theo dõi tiến độ ở cấp độ vĩ mô và vi mô để mang lại lợi ích cho nhóm và các bên liên quan
- Brainstorm và hợp tác về các ý tưởng thiết kế
- Hình dung và trình bày công việc dễ dàng trong các cuộc họp
- Tự động hóa các công việc thường ngày
Và còn nhiều hơn nữa!
Mỗi phần mềm quản lý dự án thiết kế đều có thế mạnh riêng, cho dù là chuyên về phương pháp quản lý dự án cụ thể, là công cụ thiết kế web, hỗ trợ các kỹ thuật ý tưởng khác nhau, cung cấp phạm vi mẫu quy trình làm việc rộng rãi, v.v. Vì vậy, nếu bạn chưa có phần mềm nào trong bộ công cụ công nghệ của mình, bạn chắc chắn sẽ tìm được phần mềm phù hợp nhất với nhóm của mình.
Khi đọc hướng dẫn này, hãy ghi chú trong đầu các tính năng khóa được đề cập ở đây, những tính năng này sẽ rất hữu ích cho nhu cầu cụ thể và trường hợp sử dụng của nhóm bạn.
Phương pháp quản lý dự án thiết kế
Không có hai dự án nào giống nhau, vì vậy không có phương pháp quản lý dự án thiết kế nào phù hợp cho tất cả. Hiểu bốn phương pháp quản lý dự án chính sẽ giúp bạn đặt nền tảng vững chắc hơn cho nhóm hoặc khách hàng của mình khi bắt đầu từ con số không.
Phương pháp Waterfall
Phương pháp thác nước theo một quy trình tuyến tính với các giai đoạn riêng biệt. Phương pháp này hoạt động hiệu quả nhất cho các dự án có yêu cầu và kỳ vọng được xác định rõ ràng ngay từ đầu, trong đó bạn làm việc theo một dòng thời gian đã định sẵn.
Phương pháp Agile
Phương pháp Agile tập trung vào các chu kỳ lặp đi lặp lại — chia nhỏ các thành phần của dự án thành các công việc nhỏ hơn để hoàn thành trong khoảng thời gian có thể quản lý được, thường là 4-6 tuần. Phương pháp này thúc đẩy sự hợp tác giữa tất cả các bên liên quan và phù hợp nhất khi phạm vi của dự án có thể thay đổi theo thời gian.
Phương pháp Kanban
Phương pháp Kanban dựa trên việc trực quan hóa quy trình làm việc của bạn — giới hạn số lượng công việc bạn thực hiện trong mỗi giai đoạn để đảm bảo bạn không đảm nhận quá nhiều công việc. Phong cách này phù hợp với các nhóm phụ thuộc vào các công việc hoặc tệp thiết kế phải qua nhiều người trước khi hoàn thành.
Phương pháp Scrum
Phương pháp Scrum là sự kết hợp giữa phương pháp thác nước và phương pháp linh hoạt, hoàn hảo cho các nhóm có dự án phức tạp, yêu cầu kiểm tra thường xuyên hơn để xác định các ưu tiên giữa các thời hạn. Phương pháp này cũng cung cấp cấu trúc chặt chẽ hơn so với các phương pháp linh hoạt truyền thống, đồng thời giữ cho nhóm đủ linh hoạt để xử lý các thay đổi.
Các giai đoạn của quy trình quản lý dự án thiết kế
Mỗi dự án thiết kế đều có những đặc thù riêng, nhưng cách tốt nhất để thực hiện chúng là chia nhỏ thành các giai đoạn quản lý dự án quan trọng, từ brainstorming đến thực hiện dự án. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm. 🤓
Giai đoạn 1: Brainstorming
Dự án thiết kế của bạn thường bắt đầu bằng một yêu cầu — đừng nhầm lẫn với lộ trình! Yêu cầu của bạn chỉ bao gồm những nội dung cơ bản của dự án, vì vậy nó không phải là kim chỉ nam mà là bàn đạp cho quá trình quản lý dự án của bạn. Yêu cầu là nền tảng cho bản tóm tắt thiết kế và là nguồn gốc của sự sáng tạo của nhóm.
Bản tóm tắt sáng tạo đi sâu vào chi tiết của yêu cầu, phác thảo các yêu cầu ban đầu của dự án, mục tiêu và những trở ngại tiềm ẩn. Bản tóm tắt này nên tập trung vào ai, cái gì, ở đâu, tại sao và như thế nào của dự án, đồng thời tập trung vào yêu cầu và mục tiêu tổng thể.
Khi bản tóm tắt thiết kế đã sẵn sàng, nhóm có thể bắt đầu động não ý tưởng, vẽ mô hình và hợp tác để tìm ra cách thực hiện yêu cầu. Việc này tốt nhất nên được thực hiện trong một phiên động não nhóm bằng cách sử dụng các kỹ thuật đã được chứng minh để khơi dậy sự sáng tạo trong khuôn khổ được vạch ra trong bản tóm tắt.
Công cụ quản lý dự án sáng tạo của bạn sẽ rất hữu ích ở đây, đặc biệt là các công cụ trực quan như phần mềm bảng trắng kỹ thuật số để tạo khung dây, phác thảo ý tưởng mới và cộng tác trên bảng tâm trạng cùng với nhóm.
MẸO CHUYÊN NGHIỆPGhi lại tất cả ý tưởng của bạn và thực hiện chúng nhanh hơn khi bạn brainstorming trên bảng trắng kỹ thuật số ClickUp! Bảng trắng trong ClickUp vừa sáng tạo vừa hợp tác, với con trỏ trực tiếp để phác thảo, chỉnh sửa và trình bày ý tưởng cho nhóm mà không bị chồng chéo, là tài nguyên lý tưởng để ghi lại ý tưởng của bạn ngay lập tức. Ngoài ra, bạn có thể truy cập hàng trăm mẫu dành riêng cho bảng trắng cho mọi thứ, từ bảng tầm nhìn đến kế hoạch hành động để thống nhất nhóm về các mục tiêu, kỳ vọng trước mắt và hơn thế nữa.
Sau khi thu thập được những ý tưởng hay nhất, có lẽ đã đến lúc chia sẻ chúng với khách hàng. Nếu bạn đang sử dụng công cụ bảng trắng hợp tác, bạn có thể trình bày bản phác thảo của mình trong cuộc họp ban đầu để truyền đạt thiết kế của mình một cách chính xác và hiệu quả nhất.
Cuộc họp đầu tiên của bạn rất quan trọng. Đó là cách các nhà quản lý dự án có thể đặt ra kỳ vọng về giao tiếp liên tục khi nói đến giọng điệu, tần suất và các kênh liên lạc giữa nhóm và khách hàng.
Đây cũng là cơ hội đầu tiên để khách hàng của bạn cung cấp phản hồi và cơ hội đầu tiên để nhóm áp dụng phản hồi đó — hai yếu tố sẽ đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ công việc của bạn trong tương lai. Khách hàng có thể đã có sẵn một hình dung về sản phẩm cuối cùng.
Giờ đây, các trưởng nhóm thiết kế phải sử dụng các công cụ trước mắt (ví dụ: yêu cầu, bản tóm tắt và ý tưởng ban đầu) để xác định chính xác ý tưởng đó và biến nó thành hiện thực.
Ngoài ra, điều quan trọng là khối lượng công việc cần thiết để hoàn thành yêu cầu phải phù hợp với ngân sách và mong đợi của khách hàng. Điều này có thể yêu cầu một số chỉnh sửa để cả hai bên đều hài lòng.
Tuy nhiên, việc cài đặt ranh giới chuyên nghiệp rõ ràng ngay từ đầu sẽ đảm bảo các thành viên và khách hàng có cùng quan điểm về những gì có thể hoàn thành với các nguồn lực hiện có. Và khi nhóm của bạn và các bên liên quan đã thống nhất, đã đến lúc lập kế hoạch dự án!
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch và chuẩn bị dự án
Giai đoạn lập kế hoạch kỹ lưỡng sẽ giúp nhóm của bạn thành công trong toàn bộ dự án. Đây là nơi bạn có thể đánh giá ý tưởng thiết kế của mình để phát hiện các điểm nghẽn hoặc trở ngại tiềm ẩn, đồng thời chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành.
Thông tin này rất cần thiết để xây dựng lộ trình dự án thiết kế và danh sách công việc cuối cùng của bạn! Và chúng tôi đang nói đến mọi công việc liên quan đến dự án, không chỉ những công việc tập trung vào thiết kế. Danh sách tổng thể chi tiết các công việc quan trọng nhất của bạn sẽ tiết lộ thông tin bổ sung như sự phụ thuộc giữa các công việc và thông báo thời hạn trong tương lai của bạn.
Từ đó, bạn có thể bắt đầu lên lịch các cuộc họp thường xuyên, đánh giá nguồn lực và cài đặt dòng thời gian dự án sơ bộ. Lúc này, lộ trình của bạn đã hình thành và bạn sẽ sớm sẵn sàng đưa dự án ra khỏi bảng trắng!
Với kế hoạch dự án cấp cao, bạn có thể tập trung vào các chi tiết để xác định các cột mốc của dự án, ngày đáo hạn quan trọng và bắt đầu phân công công việc để xây dựng quy trình làm việc! Sau khi phân công công việc, cài đặt cột mốc và tạo thời hạn, bạn sẽ sẵn sàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
MẸO CHUYÊN NGHIỆPNếu bạn đang sử dụng Bảng trắng trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các hình dạng trên bảng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện và bắt đầu thực hiện quy trình làm việc của mình trong vài giây. Các tính năng như nhiều người được giao nhiệm vụ, người theo dõi, nhận xét được gán và trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh sẽ giúp hiển thị tiến độ công việc của bạn rõ ràng hơn ngay từ đầu và giữ cho các thành viên luôn cập nhật tiến độ dự án.
Giai đoạn 3: Thực hiện kế hoạch của bạn
Đã đến phần thú vị nhất — bạn đã sẵn sàng để thực hiện! Lúc này, bạn chắc hẳn đang rất háo hức muốn bắt tay vào công việc. *Và một kế hoạch phù hợp sẽ giúp bạn thực hiện điều đó dễ dàng hơn rất nhiều.
Lộ trình của bạn về cơ bản là bản thiết kế cho dự án, nhưng khi nhóm thực hiện theo lộ trình đó, các chế độ xem dự án như biểu đồ Gantt, bảng Kanban và lịch sẽ giúp các nhà quản lý giám sát dòng thời gian trong thời gian thực và từ mọi cấp độ. Chúng cũng có thể giúp bạn dự đoán các sự kiện quan trọng của dự án như các cột mốc và các cuộc họp sắp tới với các bên liên quan!
Đảm bảo rằng bạn liên tục kiểm tra với khách hàng và tổ chức đủ các cuộc họp với nhóm và các bên liên quan bên ngoài để mọi người được thông báo về bất kỳ thay đổi quan trọng nào. Việc kiểm tra thường xuyên với nhóm không nên làm mất thời gian thiết kế quan trọng, nhưng một khối thời gian 10 phút mỗi tuần để liên lạc sẽ giúp bạn yên tâm khi báo cáo lại cho các bên liên quan.
Giai đoạn 4: Duy trì tiến độ
Khi dự án tiến độ, bạn sẽ nhận được ít nhất một đợt phản hồi quan trọng từ khách hàng. Tốt nhất là bạn đã kiểm tra thường xuyên trong quá trình thực hiện để đảm bảo không có bất ngờ lớn và chỉ cần chỉnh sửa nhỏ! Tuy nhiên, để đề phòng, bạn vẫn cần dành đủ thời gian để sửa chữa cho phù hợp.
Mặc dù ý tưởng về phản hồi và nhiều lần lặp lại có thể khiến bạn cảm thấy hơi mơ hồ trong lịch trình của mình, nhưng có rất nhiều cách để duy trì tiến độ và đi trước một bước khi thời hạn cuối cùng đến gần, chẳng hạn như:
- Tự động hóa công việc để loại bỏ công việc bận rộn khỏi danh sách công việc của nhóm bạn
- Giữ một thư mục thiết kế chung để tham khảo công việc trước đây, lưu trữ các thiết kế hiện tại và nói chung, giữ các công việc quan trọng của bạn ở cùng một nơi
- Tạo phương pháp chuẩn hóa để đặt tên và xuất công việc của bạn để không bao giờ mất thời gian tìm kiếm tài sản
MẸO CHUYÊN NG HIỆPBảng điều khiển ClickUp cung cấp cho người quản lý chế độ xem toàn cảnh có thể tùy chỉnh về tình trạng dự án để đảm bảo hiệu suất cao nhất. Bạn có thể theo dõi tiến độ hoàn thành dự án theo số cột mốc đã đạt được, tính thời gian dành cho các công việc, xem xét khối lượng công việc của nhóm và hơn thế nữa! Vì vậy, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy bất ngờ về lịch trình dự án của mình.
Giai đoạn 5: Kết thúc dự án và phản ánh
Dự án có thể sắp kết thúc, nhưng còn lâu mới kết thúc! Đặc biệt là khi nói đến mối quan hệ với khách hàng.
Trong giai đoạn này, bạn sẽ chuyển giao các sản phẩm đã được phê duyệt cho khách hàng hoặc các bên liên quan lần cuối cùng và đảm bảo rằng bạn đã đáp ứng mọi mong đợi của họ. Là người quản lý dự án, đây cũng là thời điểm để kiểm tra lại xem mọi công việc đã được đánh dấu là hoàn thành và các bản sao nội bộ hoặc tài sản của bạn đã được đặt tên và phân loại đúng chưa.
Giai đoạn cuối cùng của quy trình quản lý dự án có thể được sử dụng để liên hệ lại với khách hàng và phản ánh về trải nghiệm tổng thể. Hãy tận dụng cơ hội này để học hỏi từ những thất bại.
Có bất kỳ phần nào trong quy trình thiết kế của bạn không diễn ra theo kế hoạch không?
Hãy dành thời gian để xem xét những gì đã làm tốt và, nói một cách đơn giản, những gì không hiệu quả. Làm cho quá trình này trở nên dễ dàng hơn cho nhóm dự án của bạn với Mẫu tổng kết dự án ClickUp. Điều này sẽ giúp bạn tránh lặp lại những sai lầm tương tự và cuối cùng giúp bạn trở thành một nhà quản lý dự án giỏi hơn.
Ngoài ra, khách hàng của bạn sẽ đánh giá cao điều này và có khả năng sẽ quay lại với nhóm của bạn cho các dự án thiết kế khác trong tương lai!
10 mẹo cho nhà quản lý dự án thiết kế
Vì vậy, chúng tôi đã phác thảo các yếu tố thúc đẩy từng giai đoạn của quản lý dự án, nhưng bí mật được giữ kín nhất của quản lý dự án thiết kế nằm ở các chi tiết!
Trước cuộc họp khởi động tiếp theo, hãy xem qua những thủ thuật đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả này để nỗ lực của bạn mang lại hiệu quả hơn cho nhóm.
1. Tiếp tục lặp lại biểu mẫu yêu cầu thiết kế của bạn
Khi bạn đảm nhận nhiều dự án thiết kế hơn, hãy nghĩ ra những cách để tìm hiểu thông tin chính xác từ khách hàng ngay từ đầu. Hãy bao quát những kiến thức cơ bản nhưng cũng đi vào chi tiết, đặt câu hỏi và sử dụng phản hồi của khách hàng trước đó cùng với kinh nghiệm của bản thân để hoàn thiện quy trình tiếp nhận thông tin.
Chế độ xem biểu mẫu trong ClickUp sẽ giúp việc này trở nên đơn giản, dễ dàng và sẵn sàng trình bày với một URL đơn giản để chia sẻ với khách hàng. Sau khi hoàn tất, biểu mẫu của bạn sẽ tự động chuyển thành một nhiệm vụ có thể thực hiện trong ClickUp để nhóm không mất thời gian xem xét, brainstorming và tạo chiến lược dự án của bạn.
2. Hãy huy động toàn bộ nhóm tham gia
Trước khi xem xét việc đưa khách hàng vào dự án, hãy đảm bảo rằng toàn bộ nhóm của bạn đã kết nối và thống nhất với các tài sản cuối cùng. Yêu cầu nhóm xem xét dự án cuối cùng nội bộ để nêu ra bất kỳ lo ngại nào vào phút chót và giải quyết những chi tiết nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt cho khách hàng của bạn.
3. Xác định mục tiêu dự án rõ ràng
Bất kể loại mục tiêu hoặc kỳ vọng của dự án là gì, trong cuộc họp đầu tiên, bạn phải tránh những hiểu lầm và cuộc hội thoại khó xử với khách hàng. Cách tốt nhất để làm điều này là chuẩn bị trước các ghi chú cuộc họp hoặc mục tiêu dự án chi tiết để cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ.
4. Hãy tận dụng các công cụ hợp tác của bạn
Sự cô lập là nguyên nhân dẫn đến thất bại của bất kỳ dự án thiết kế tuyệt vời nào. Khuyến khích nhóm của bạn hợp tác và thường xuyên trao đổi thông tin. Nhưng chúng tôi hiểu rằng vấn đề thường xuất phát từ việc thông tin bị thất lạc trong email.
Điều đó không nhất thiết phải như vậy. Các công cụ như chế độ xem Trò chuyện trong ClickUp sẽ tập trung tất cả các cuộc hội thoại về dự án của bạn và bao gồm mọi thành viên trong nhóm mà không có áp lực từ các bên liên quan bên ngoài theo dõi từng động thái của bạn.
5. Tránh giao tiếp quá mức
Có một ranh giới mong manh, và bạn cần phải tuân thủ nó! Các nhà quản lý quá giao tiếp sẽ nhanh chóng tạo ra cảm giác "quản lý vi mô", ngay cả khi họ có ý tốt. Trạng thái công việc tùy chỉnh giúp nhà quản lý hiển thị tiến độ công việc của từng cá nhân và loại bỏ việc kiểm tra hàng ngày.
6. Trường Tùy chỉnh là bạn của bạn
Cung cấp nhiều thông tin hơn trong mỗi cái nhìn để tránh phải tìm kiếm trong một đống công việc để tìm thông tin cập nhật bạn đang tìm kiếm. Và nếu bạn đang sử dụng Trường Tùy chỉnh trong ClickUp, bạn thậm chí có thể theo dõi thời gian tính phí, ghi chú, các lần lặp lại và cập nhật mà không cần rời khỏi Danh sách công việc.
Bạn thậm chí có thể lọc và nhóm các công việc dựa trên Trường Tùy chỉnh để tìm kiếm công việc trong vài giây và làm việc hiệu quả hơn trên toàn bảng.
7. Hãy linh hoạt
Hãy cố gắng dành cho mình nhiều thời gian hơn bạn nghĩ. Khoảng thời gian dự phòng này sẽ giúp nhóm yên tâm và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, ngay cả khi có những thách thức bất ngờ phát sinh.
8. Tôn trọng ranh giới của nhóm
Đừng đặt cuộc họp vào thời gian tập trung của nhóm và đừng nhượng bộ tất cả các yêu cầu thêm vào phút chót của khách hàng về việc tổ chức cuộc họp bổ sung. Điều này cũng sẽ giúp nhóm của bạn tìm được sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống, dẫn đến thái độ tích cực hơn đối với dự án.
9. Ưu tiên sự sáng tạo và cấu trúc
Quản lý dự án thiết kế là một công việc cân bằng liên tục! Cung cấp cho các nhà thiết kế của bạn các tham số rõ ràng để thực hiện công việc sẽ đảm bảo họ phát huy sự sáng tạo của mình một cách hiệu quả nhất.
10. Nhận phản hồi từ nhóm
Giống như một buổi tổng kết nhóm, hãy hỏi các nhà thiết kế của bạn những gì đã diễn ra tốt và những gì gây ra vấn đề để bạn có thể cải thiện trải nghiệm công việc của họ. Tìm hiểu kỹ năng, phong cách làm việc, kênh giao tiếp ưa thích và điểm mạnh của họ.
Đừng ngại thực hiện một cuộc khảo sát khác — điều này có vẻ hơi sến sến nhưng nhóm của bạn sẽ thực sự đánh giá cao điều đó. Chế độ xem Khối lượng công việc trong ClickUp sẽ cho bạn biết ai đang làm việc quá sức, ai có thêm thời gian rảnh và tình hình khối lượng công việc chung của nhóm!
Phần mềm quản lý dự án thiết kế
Cách tốt nhất để giúp trưởng nhóm thiết kế thành công trong mọi dự án? Bắt đầu với các công cụ quản lý dự án sáng tạo phù hợp!
ClickUp là công cụ quản lý dự án duy nhất đủ mạnh để tập hợp tất cả công việc của bạn vào một nền tảng hợp tác và năng động. Với hàng nghìn mẫu có thể tùy chỉnh, hàng trăm tính năng phần mềm quản lý dự án và hơn 1.000 tích hợp, ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho bất kỳ nhóm thiết kế nào ở bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình quản lý dự án.
Tận dụng tối đa các mẹo chuyên nghiệp được ghi chú trong bài viết này và hợp lý hóa quy trình quản lý dự án của bạn khi đăng ký Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp — hoặc nâng cấp danh sách tính năng của bạn với chi phí chỉ 7 đô la!