Là một doanh nghiệp, bạn dựa vào tài liệu để triển khai dự án, quyết định sản phẩm cần giao và đưa ra các sản phẩm và dịch vụ mới phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Nhưng trước khi làm bất kỳ việc nào, bạn cần biết khách hàng đang tìm kiếm gì và tại sao họ quan tâm đến dịch vụ của bạn.
Cách tốt nhất để làm điều đó là tạo các biểu mẫu tiếp nhận tùy chỉnh bao gồm tất cả thông tin bạn cần để làm hài lòng khách hàng. Tuy nhiên, việc này có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn tạo các biểu mẫu tiếp nhận này theo cách thủ công. ⚠️
May mắn thay, có một cách tốt hơn! Các mẫu biểu mẫu tiếp nhận giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực mà vẫn đảm bảo câu trả lời chi tiết cho mọi thứ bạn cần biết về khách hàng. Mỗi mẫu đều có thể tùy chỉnh để bạn có thể thêm các trường và câu hỏi phù hợp với kinh doanh của mình.
Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn chín mẫu biểu mẫu tiếp nhận tốt nhất. Từ biểu mẫu liên hệ đơn giản và công cụ giới thiệu dễ sử dụng đến các yêu cầu nâng cao của khách hàng, luôn có một mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn.
Mẫu biểu mẫu tiếp nhận là gì?
Biểu mẫu tiếp nhận là tài liệu quản lý khách hàng mà các doanh nghiệp sử dụng để thu thập thông tin quan trọng từ khách hàng. Biểu mẫu này thường được sử dụng trong giai đoạn đầu của quy trình tiếp nhận khách hàng hoặc trong kỳ bán hàng khi khách hàng vẫn đang lựa chọn giữa các nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận thường thu thập thông tin liên hệ cơ bản cũng như lý do khách hàng mới cần dịch vụ của bạn và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào của họ. Một số biểu mẫu tiếp nhận có thể thu thập thông tin thanh toán và hầu hết có thể trả lời các câu hỏi liên quan đến mục tiêu của khách hàng và bất kỳ thách thức nào mà họ dự đoán. ✨
Bằng cách hiểu nhu cầu của khách hàng, bạn có thể xây dựng các kế hoạch giao tiếp vững chắc và quản lý nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Bạn sẽ tạo ra các quy trình hiệu quả và xây dựng các quy trình công việc đảm bảo thành công của dự án.
Mặc dù biểu mẫu tiếp nhận thường hướng đến khách hàng, nhưng chúng cũng có thể được sử dụng để giới thiệu thành viên mới trong nhóm và cho các mục đích nội bộ. Trong những trường hợp này, chúng chủ yếu được bộ phận nhân sự sử dụng để thiết lập quy trình trả lương, đào tạo công việc và các công việc cơ bản khác liên quan đến giới thiệu nhân viên mới.
Các mẫu biểu mẫu tiếp nhận được thiết kế để giúp quá trình này nhanh chóng và dễ dàng hơn. Chúng giúp loại bỏ công việc thủ công là tạo biểu mẫu cho từng khách hàng. Các mẫu biểu mẫu tiếp nhận tốt nhất có thể tùy chỉnh để bạn có thể thêm màu sắc, phông chữ và hình ảnh của thương hiệu. Chúng cũng cung cấp tính năng cộng tác thời gian thực và có các tính năng quản lý công việc.
Điều gì tạo nên một mẫu biểu mẫu tiếp nhận tốt?
Cho dù bạn thích làm việc trong công cụ quản lý dự án hay sử dụng trình xử lý văn bản như Tài liệu Google hoặc Microsoft Word, có hàng tá mẫu biểu mẫu tiếp nhận trên thị trường. Nhưng không phải tất cả chúng đều hiệu quả như nhau.
Dưới đây là những điều cần lưu ý khi chọn mẫu biểu mẫu tiếp nhận:
- Giao diện thân thiện với người dùng: Không có gì tệ hơn việc phải vật lộn với một biểu mẫu hoặc công cụ vì thiết kế kém. Chọn biểu mẫu tiếp nhận thông tin trực quan và dễ điều hướng
- Hỗ trợ đang theo dõi: Mẫu cung cấp tính năng theo dõi thay đổi cho phép bạn nhanh chóng xem khi nào có cập nhật
- Cảnh báo và thông báo: Luôn cập nhật các thay đổi với cảnh báo và thông báo cho thành viên nhóm khi có biểu mẫu mới hoặc biểu mẫu được cập nhật
- Xử lý vấn đề và quản lý công việc: Một số biểu mẫu tiếp nhận có tính năng kích hoạt để chuyển vấn đề lên cấp trên hoặc tự động phân công công việc cho các thành viên trong nhóm để giải quyết nhu cầu tiềm năng của khách hàng
- Trường tùy chỉnh: Nhận thông tin cần thiết — không phải câu trả lời chung chung — với các trường tùy chỉnh cho các thách thức, mục tiêu và thông tin liên hệ của khách hàng
- Tích hợp: Sử dụng biểu mẫu phù hợp với các công cụ bạn đang sử dụng
9 Mẫu biểu mẫu tiếp nhận miễn phí
Bạn đã sẵn sàng tìm các mẫu biểu mẫu tiếp nhận giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi kết nối với khách hàng mới chưa? Dưới đây là danh sách chín mẫu tốt nhất của chúng tôi. Từ biểu mẫu thông tin cơ bản đến các tài liệu chi tiết hơn nêu rõ nhu cầu của khách hàng, bạn sẽ tìm thấy những gì mình cần để phục vụ khách hàng.
1. Mẫu biểu mẫu tiếp nhận ClickUp
Mẫu biểu mẫu ClickUp là một bảng câu hỏi có thể tùy chỉnh, cung cấp một cách để thu thập thông tin khách hàng và hợp lý hóa quy trình tiếp nhận khách hàng. Sử dụng biểu mẫu này để tìm hiểu thêm về nhu cầu, mục tiêu và thách thức của khách hàng.
Giống như tất cả các chế độ xem Biểu mẫu của ClickUp, biểu mẫu này dễ dàng cho khách hàng hoàn thành và được thiết kế để kích hoạt các hành động nhằm thúc đẩy dự án. Sử dụng biểu mẫu để tự động chỉ định các công việc tiếp theo cho nhóm bán hàng hoặc tạo thông báo cho các giám đốc điều hành muốn biết khi có khách hàng mới.
Vì biểu mẫu có thể tùy chỉnh, nên có hàng tá trường hợp sử dụng. Các nhà cung cấp dịch vụ y tế có thể sử dụng biểu mẫu này làm biểu mẫu tiếp nhận bệnh nhân để thu thập thông tin bảo hiểm, câu trả lời của bệnh nhân trong bảng câu hỏi về sức khỏe tâm thần hoặc thông tin cần thiết về tiền sử bệnh cá nhân và gia đình. Các chuyên gia bất động sản có thể sử dụng biểu mẫu này để tìm hiểu khách hàng đang tìm kiếm điều gì ở một ngôi nhà mới.
2. Mẫu biểu mẫu ClickUp
Mẫu biểu mẫu ClickUp là một bảng câu hỏi có thể tùy chỉnh, cung cấp cách thu thập thông tin khách hàng và hợp lý hóa quy trình tiếp nhận khách hàng. Sử dụng biểu mẫu này để tìm hiểu thêm về nhu cầu, mục tiêu và thách thức của khách hàng.
Giống như tất cả các chế độ xem Biểu mẫu của ClickUp, biểu mẫu này dễ dàng cho khách hàng hoàn thành và được thiết kế để kích hoạt các hành động nhằm thúc đẩy dự án. Sử dụng biểu mẫu để tự động chỉ định các nhiệm vụ theo dõi cho nhóm bán hàng hoặc tạo thông báo cho các giám đốc điều hành muốn biết khi có khách hàng mới tham gia.
Vì biểu mẫu có thể tùy chỉnh, nên có hàng tá trường hợp sử dụng. Các nhà cung cấp dịch vụ y tế có thể sử dụng biểu mẫu này làm mẫu biểu mẫu tiếp nhận bệnh nhân để thu thập thông tin chi tiết về bảo hiểm, câu trả lời của bệnh nhân trong bảng câu hỏi về sức khỏe tâm thần hoặc thông tin cần thiết về tiền sử bệnh cá nhân và gia đình. Các chuyên gia bất động sản có thể sử dụng mẫu biểu mẫu này để tìm hiểu khách hàng đang tìm kiếm điều gì ở một ngôi nhà mới.
3. Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp
Bạn sẽ không biết khách hàng đang nghĩ gì nếu không thiết lập quy trình để nhận phản hồi thường xuyên từ họ. Sử dụng Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng từ ClickUp để giúp khách hàng dễ dàng liên hệ với bạn. Tùy chỉnh mẫu để khách hàng có thể báo cáo vấn đề, đặt câu hỏi hoặc nhận thông tin cập nhật về các sản phẩm và dịch vụ liên quan. ✍️
Để bắt đầu, hãy tạo biểu mẫu bằng cách sử dụng mẫu và thêm các trường tùy chỉnh nếu cần. Thêm logo và màu sắc công ty từ hướng dẫn phong cách thương hiệu để tài liệu trở thành một phần của bộ văn phòng phẩm thống nhất.
Thiết lập các công việc hàng tuần để xem xét các biểu mẫu và tự động hóa thông báo để nhắc nhở các thành viên trong nhóm giải quyết vấn đề, liên lạc với khách hàng và theo dõi. Thêm cờ ưu tiên để xác định các công việc cần được xử lý ngay hoặc có thể xử lý sau.
4. Mẫu biểu mẫu liên hệ ClickUp
Đôi khi, đặc biệt là trong giai đoạn đầu của quy trình bán hàng, bạn cần thu thập dữ liệu khách hàng đơn giản. Mẫu biểu mẫu liên hệ của ClickUp giúp bạn làm điều đó: thu thập thông tin liên hệ cơ bản để bạn có thể liên lạc và tìm hiểu thêm về những gì khách hàng tiềm năng đang tìm kiếm.
Trình tạo biểu mẫu bao gồm các phần đơn giản để khách hàng điền tên, phương thức liên hệ ưa thích, số điện thoại và địa chỉ email. Bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu để thêm thông tin khách hàng bổ sung như ngày sinh (nếu dịch vụ của bạn chỉ dành cho những người trên một độ tuổi nhất định) hoặc tiền sử bệnh nếu bạn là nhà cung cấp dịch vụ y tế.
Thêm thẻ tùy chỉnh như mối quan hệ khách hàng để xác định xem khách hàng mới được giới thiệu bởi khách hàng hiện tại hay nhân viên để nhận hoa hồng. Sử dụng biểu mẫu để kích hoạt các công việc trong quy trình làm việc của bạn để tiếp nhận khách hàng hoặc theo dõi để chốt giao dịch.
5. Mẫu thành công của khách hàng ClickUp
Biểu mẫu tiếp nhận khách hàng không giới hạn ở thông tin khách hàng mới trong quá trình giới thiệu. Các biểu mẫu này cũng hữu ích khi bạn muốn thu thập phản hồi từ khách hàng hiện tại khi họ dùng thử sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Mẫu Thành công của Khách hàng từ ClickUp cho bạn biết khách hàng muốn và cần gì trong một định dạng trực quan. ✅
Để bắt đầu, hãy yêu cầu khách hàng điền vào biểu mẫu kỹ thuật số trong quá trình giới thiệu. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy một thẻ nhiệm vụ trong ClickUp với thông tin liên quan từ các trường biểu mẫu. Sử dụng chế độ xem Bảng để lọc khách hàng dựa trên mức độ hỗ trợ, mức độ tương tác và mức độ hài lòng.
Với xếp hạng sao và mã màu, bạn có thể đánh dấu khách hàng hài lòng và khách hàng cần hỗ trợ thêm. Thêm cờ ưu tiên và kích hoạt thông báo khi nhu cầu của khách hàng không được đáp ứng.
6. Mẫu biểu mẫu yêu cầu ClickUp
Mẫu biểu mẫu yêu cầu của ClickUp tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời bằng cách cung cấp cho khách hàng và người dùng mới một không gian để yêu cầu các tính năng hoặc cập nhật mới. Thêm câu hỏi và trường vào biểu mẫu tiếp nhận trực tuyến để thu thập thông tin công ty của khách hàng, yêu cầu của họ và chi tiết liên hệ.
Sử dụng tính năng kéo và thả để di chuyển các trường để tạo bố cục luồng từ câu hỏi này sang câu hỏi tiếp theo. Quyết định xem bạn muốn người đọc chọn từ các câu trả lời trắc nghiệm hay chọn hộp trả lời ngắn để họ đóng góp thêm ý tưởng.
7. Mẫu biểu mẫu đăng ký ClickUp
Nhờ Mẫu biểu mẫu đăng ký ClickUp, bạn có thể đăng ký khách hàng và xếp họ vào danh sách chờ trong vài giây. Mẫu đơn giản này thu thập dữ liệu quý giá, bao gồm thông tin liên hệ, chi tiết thanh toán và nhu cầu của khách hàng, nhanh hơn bao giờ hết.
Không còn phải liên hệ thủ công để cập nhật thông tin chi tiết hoặc thông tin liên hệ từ khách hàng tiềm năng. Thay vào đó, chỉ cần gửi biểu mẫu đến khách hàng tiềm năng và theo dõi kết quả được gửi về. Sử dụng bốn tùy chọn chế độ xem khác nhau để hỗ trợ quản lý khách hàng và xây dựng quy trình công việc cho các dự án mới.
Với tùy chọn lưu trữ dữ liệu được mã hóa trong biểu mẫu tiếp nhận khách hàng mới, bạn có thể bảo vệ dữ liệu nhạy cảm nếu bạn làm việc cho công ty luật, cơ quan y tế hoặc nhà cung cấp dịch vụ tương tự.
8. Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp
Xây dựng công thức để nâng cao sự hài lòng của khách hàng với Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp. Từ tuyển dụng nhân sự đến bán hàng và thực hiện dự án, mọi việc trở nên dễ dàng hơn vì bạn tập trung vào sự thành công của khách hàng. ?
Mẫu này bao gồm biểu mẫu xác nhận khách hàng mới và quy trình xác nhận theo dõi các giai đoạn khác nhau cho từng khách hàng. Biểu mẫu sẽ ngay lập tức kích hoạt thẻ công việc mới cho từng khách hàng và bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh để theo dõi mức độ hài lòng.
Lên lịch các cuộc họp và theo dõi khách hàng để họ cảm thấy được lắng nghe và hỗ trợ nếu có vấn đề. Sử dụng cờ ưu tiên và các trường được mã hóa bằng màu sắc để đánh dấu thông tin quan trọng và chuyển công việc lên cấp trên khi cần thiết.
9. Mẫu biểu mẫu tiếp nhận dịch vụ Word của Template.net
Bạn đang tìm kiếm mẫu biểu mẫu tiếp nhận có thể tùy chỉnh theo thương hiệu? Mẫu này từ Template.net cho phép bạn thu thập thông tin về khách hàng, cho dù bạn chỉ cần thông tin cơ bản hay muốn biết chi tiết sâu hơn. Gửi biểu mẫu cho khách hàng dưới dạng kỹ thuật số hoặc in ra và mang theo đến cuộc họp nếu bạn muốn làm việc cùng nhau. ?
Phần trên cùng của biểu mẫu có trường để đặt logo công ty và bạn có thể thêm hoặc xóa các câu hỏi để điều chỉnh biểu mẫu cho phù hợp với nhu cầu của mình. Sử dụng bảng và biểu đồ để làm nổi bật các tính năng chính và yêu cầu phổ biến hoặc để chia sẻ thông tin chi tiết về các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Các công cụ AI mới cung cấp gợi ý về từ ngữ và kiểm tra chính tả và ngữ pháp nhanh chóng để đảm bảo tính chính xác. Trình chỉnh sửa tài liệu tích hợp sẵn giúp bạn định dạng tài liệu để tạo ấn tượng tốt nhất. Hơn hết, các công cụ thiết kế miễn phí cho phép bạn tùy chỉnh biểu mẫu tiếp nhận theo ý mình.
Mẫu này tương thích với Tài liệu Google, Microsoft Word và Apple Pages. Mẫu này không hỗ trợ chữ ký điện tử, vì vậy khách hàng của bạn sẽ cần in ra để ký trước khi gửi lại cho bạn.
Xây dựng quy trình làm việc với khách hàng tốt hơn với ClickUp
Cho dù bạn đang tìm cách đơn giản hóa quy trình tiếp nhận khách hàng mới, cải thiện trải nghiệm người dùng hay chia sẻ biểu mẫu đồng ý, các mẫu biểu mẫu tiếp nhận này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc. Sử dụng chúng để thu thập thông tin, thu thập yêu cầu tính năng và tiếp nhận khách hàng một cách dễ dàng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu thu thập dữ liệu khách hàng, tự động hóa quy trình làm việc và xây dựng các quy trình đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Từ dữ liệu được mã hóa đến sở thích của khách hàng, có một cách dễ dàng để thu thập thông tin chi tiết từ khách hàng và đưa họ vào hệ thống của bạn bằng các biểu mẫu tiếp nhận. ?