Bao nhiêu lần chúng ta nhìn chằm chằm vào con trỏ nhấp nháy, không biết bắt đầu một email quan trọng như thế nào?
Cho dù bạn đang soạn thảo một tin nhắn cho khách hàng, trả lời đồng nghiệp hay liên hệ với khách hàng tiềm năng, áp lực phải sử dụng giọng điệu phù hợp và truyền tải thông điệp thuyết phục có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn.
Giải pháp? Trí tuệ nhân tạo (AI) – người trợ lý thầm lặng đằng sau hậu trường.
AI đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta viết và tương tác với email hàng ngày.
Bạn còn nhớ tính năng dự đoán văn bản khi bạn bắt đầu gõ câu không? Câu nhắc thêm tệp đính kèm khi bạn quên? Hoặc nhắc nhở thêm dòng tiêu đề email trong trường hợp bạn quên? Hoặc khi một tin nhắn trên Teams bật lên và bạn thấy các tùy chọn trả lời ngay lập tức? Tất cả đó là công việc của AI.
Nhưng ngày nay, việc sử dụng AI trong email không chỉ giới hạn ở tự động hóa email, dự đoán văn bản, đề xuất và nhắc nhở. AI đã cho phép chúng ta khám phá cả một thế giới của các tính năng tiên tiến.
Giờ đây, bạn đã có các ứng dụng để quản lý công việc email, quản lý hộp thư đến và thậm chí cả các công cụ năng suất email để giảm thiểu thời gian viết và quản lý email!
Hãy tìm hiểu thêm về cách sử dụng AI trong email và phần mềm và công cụ nào để cải thiện quy trình gửi email của bạn.
Hiểu về AI cho email
Trước tiên, đối với những bạn chưa hiểu rõ về AI, đây là thuật ngữ dùng để chỉ các máy móc hoặc thuật toán có thể thực hiện các công việc thường yêu cầu trí tuệ của con người, chẳng hạn như hiểu ngôn ngữ tự nhiên và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Công nghệ AI trong email sử dụng các công nghệ tiên tiến như xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), học máy, thị giác máy tính và học sâu để giúp phần mềm hiểu và tạo ra các phản hồi giống như con người cho email của bạn.
Nó giống như một công cụ năng suất email siêu thông minh, có thể suy nghĩ và học hỏi như con người. Đối với email, AI giúp hiểu ngôn ngữ của chúng ta và đưa ra quyết định thông minh dựa trên dữ liệu chúng ta nhập vào.
AI có thể giúp chúng ta viết email nhanh hơn, sửa lỗi chính tả đáng xấu hổ và thậm chí cá nhân hóa tin nhắn cho từng người nhận. Ngoài ra, đây là một trợ lý siêu tổ chức, biết chính xác khi nào cần gửi email theo dõi và đoán dòng tiêu đề nào sẽ thu hút sự chú ý nhất.
Từ các đề xuất sản phẩm được cá nhân hóa đến các hoạt động theo dõi tự động, AI đã trở thành một trợ thủ đắc lực trong giao tiếp email hàng ngày. AI đang âm thầm cách mạng hóa cách chúng ta kết nối và tương tác qua email, cho dù đó là giúp bạn soạn thảo câu trả lời hoàn hảo, phân khúc đối tượng cho các chiến dịch mục tiêu hay dự đoán thời điểm tốt nhất để gửi tin nhắn theo dõi.
AI cũng có thể giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn. Bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, AI có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm bớt nỗ lực.
Đọc thêm: Nắm vững bí quyết tối ưu hóa năng suất trong phương pháp quản lý email — hộp thư đến trống rỗng.
Khi nói đến tiếp thị, email được hỗ trợ bởi AI có thể gửi các tin nhắn được cá nhân hóa, tạo cảm giác như được viết riêng cho bạn, từ đó tăng cường sự tương tác và thúc đẩy doanh số bán hàng. Thông tin chi tiết sẽ được trình bày ở phần sau của blog.
Cách sử dụng AI cho email
Chúng tôi đã viết một số trường hợp sử dụng để cho bạn thấy AI trong email có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực đồng thời tăng năng suất cá nhân và công việc.
Sử dụng AI để viết email tiếp cận cá nhân
Cho dù bạn là một freelancer đang tìm kiếm khách hàng mới, một ghostwriter muốn xuất bản blog của mình, hay một chuyên gia đang tìm kiếm việc làm, bạn có thể phải viết vô số email hàng ngày cho các nhà tuyển dụng, quản lý nhân sự, khách hàng tiềm năng và những người trong mạng lưới của bạn.
Viết một email mới và cá nhân hóa cho mỗi người là một việc khó khăn, và việc làm thủ công có thể mất rất nhiều thời gian.
Đây có lẽ là lý do tại sao gần 39% nhà tiếp thị được khảo sát trong Báo cáo tình hình email năm 2023 của Litmus cho biết họ sử dụng AI. Trong số này, khoảng 18% sử dụng AI chủ yếu để brainstorm email.
Dưới đây là một số cách mà các công cụ AI có thể giúp bạn viết email nhanh hơn và tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời.
1. Để soạn thảo email
Tiếp cận khách hàng tiềm năng — viết email cho những người không biết bạn và không mong đợi email của bạn — là một việc khó khăn. Hơn nữa, biết chính xác những gì bạn nên viết để thu hút sự chú ý của họ và hoàn thành công việc là một thách thức.
Chỉ với những thông tin đầu vào chính xác, các thuật toán AI có thể phân tích mục đích của email và người nhận, từ đó đề xuất nội dung phù hợp.
AI có thể cung cấp các mẫu, viết đoạn đầu và thậm chí tạo toàn bộ bản nháp email dựa trên các mẫu và sở thích mà nó có thể học được từ các tương tác trước đó của bạn.
Ngoài ra, nó còn có thể giúp cá nhân hóa từng email bằng cách kết hợp các chi tiết cụ thể của người nhận vào nội dung, chẳng hạn như tên, công ty hoặc bất kỳ thông tin nào khác dựa trên các tương tác gần đây của họ, để tạo ra nội dung hấp dẫn, phù hợp và dễ nhấp chuột hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để giao tiếp với nhóm hoặc khách hàng toàn cầu, bạn có thể sử dụng các công cụ dịch thuật dựa trên AI để soạn email bằng các ngôn ngữ khác nhau.
2. Để hoàn thiện ngôn ngữ
Bạn đã bao giờ cẩn thận soạn thảo một email, đọc lại hàng trăm lần và cuối cùng nhấn nút gửi chỉ để nhận ra rằng bạn đã viết "then" thay vì "than" hoặc "except" thay vì "accept" chưa?
Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn, bạn có thể gặp hoặc không gặp vấn đề này hiện nay. Các công cụ kiểm tra ngữ pháp dựa trên AI có thể xác định và sửa lỗi ngữ pháp, dấu câu và lỗi chính tả trong thời gian thực.
Hơn nữa, những công cụ này còn có thể giúp bạn cải thiện độ rõ ràng của thông điệp và giọng điệu trong văn bản, giúp bạn ghi chú chính xác mỗi khi soạn email.
AI cũng cung cấp các đề xuất để cải thiện phong cách và cấu trúc của email, đồng thời giúp bạn đảm bảo tính nhất quán và phù hợp dựa trên các yếu tố như giọng điệu thương hiệu của người gửi hoặc đối tượng mục tiêu của họ.
Sử dụng AI trong tiếp thị qua email
Các công cụ AI đã trở thành một phần không thể thiếu của các nhóm tiếp thị. Các công cụ như HubSpot, ClickUp và Jasper.ai là những công cụ tiếp thị AI phổ biến giúp các nhà tiếp thị giảm thời gian tạo và chạy chiến dịch, kiểm soát chi phí, cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng và hành vi người dùng. Nhìn chung, AI đang hợp lý hóa và tự động hóa công việc của họ theo nhiều cách.
Dưới đây là cách các nhà tiếp thị sử dụng AI trong email để:
1. Tối ưu hóa dòng tiêu đề email
Dòng tiêu đề email của bạn tạo ấn tượng đầu tiên với người đọc. Một dòng tiêu đề hay, dễ nhấp chuột sẽ đảm bảo email của bạn không bị lạc trong hàng trăm email mà khách hàng nhận được hàng ngày.
Bạn đã bao giờ thử A/B testing dòng tiêu đề hoặc nội dung email của mình chưa? Với AI, bạn có thể làm việc này trong vài phút!
Bằng cách phân tích các yếu tố như tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp chuột, thử nghiệm A/B giúp bạn xác định dòng tiêu đề hoặc tiêu đề nào phù hợp hơn với đối tượng của bạn. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp bạn dễ dàng viết dòng tiêu đề email hơn, từ đó mang lại kết quả thành công cho các chiến dịch tiếp thị qua email.
2. Phân tích người nhận
Trí tuệ nhân tạo có thể phân tích dữ liệu của người nhận email, chẳng hạn như nhân khẩu học, sở thích và tương tác trước đây với thương hiệu của bạn, để tạo ra những thông tin hữu ích về những gì họ thích và không thích. Điều này giúp các nhà tiếp thị điều chỉnh nội dung email cho phù hợp với sở thích của đối tượng mục tiêu, tăng mức độ liên quan và giữ cho khách hàng hài lòng.
3. Tự động hóa việc theo dõi
Đảm bảo liên lạc thường xuyên với khách hàng trong suốt cả năm. Với các công cụ tiếp thị email AI, bạn có thể tự động lên lịch và gửi email theo dõi bằng cách cài đặt các tiêu chí định sẵn, chẳng hạn như hành vi của người nhận hoặc thời gian phản hồi.
Tính năng này giúp các nhà tiếp thị thực hiện các chiến dịch nuôi dưỡng và theo dõi cùng một lúc, đồng thời lên lịch để chúng được gửi đi theo nhịp độ kịp thời. Bạn không cần phải đặt nhắc nhở để gửi thư theo dõi hàng tháng.
4. Tạo các chiến dịch nuôi dưỡng khách hàng cá nhân hóa
Bạn có cảm thấy vui khi thương hiệu yêu thích của bạn gửi cho bạn những đề xuất cá nhân hóa về những thứ bạn có thể thích hoặc email với các gợi ý dựa trên lịch sử mua hàng trước đây của bạn không?
Các thuật toán học máy phân tích dữ liệu người nhận, chẳng hạn như các tương tác trong quá khứ, sở thích và hành vi của họ với nội dung của bạn, để đề xuất nội dung email được cá nhân hóa. Điều này đảm bảo rằng mỗi email trong chiến dịch đều có liên quan cao và hấp dẫn đối với khách hàng của bạn.
Bạn có thể cá nhân hóa dòng tiêu đề, lời chào và ưu đãi dựa trên dữ liệu khách hàng thời gian thực bằng cách sử dụng tính năng tạo ngôn ngữ tự nhiên. Điều này bao gồm các đề xuất sản phẩm dựa trên lịch sử mua hàng trước đó, giảm giá hoặc ưu đãi phù hợp, hoặc các chi tiết cụ thể khác của khách hàng để khiến khách hàng cảm thấy được trân trọng hơn.
AI cũng có thể dự đoán thời điểm tối ưu để gửi các email nuôi dưỡng dựa trên thời gian mở email hoặc tỷ lệ phản hồi của người nhận. Sử dụng thông tin này, bạn có thể lên lịch gửi email cho từng khách hàng theo sự thuận tiện của họ.
Case study: Revolve x Cordial AI
Revolve, một thương hiệu thương mại điện tử, muốn nâng cao mức độ cá nhân hóa email của mình ngoài các đề xuất sản phẩm cơ bản trong các email hàng loạt. Sử dụng công nghệ AI của Cordial, họ đã tạo ra một chiến dịch email có tính cá nhân hóa cao, tận dụng 16 điểm dữ liệu khách hàng và kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như lịch sử duyệt web bị bỏ dở, danh mục yêu thích và sản phẩm bán chạy nhất trong khu vực.
Hệ thống AI đã tạo ra 32 đề xuất sản phẩm độc đáo cho mỗi người nhận, điều chỉnh nội dung email theo sở thích và mức độ tương tác của từng cá nhân. Để kiểm tra hiệu quả, Revolve đã tiến hành thử nghiệm A/B trong một cuối tuần, xen kẽ giữa email được cá nhân hóa và tin nhắn hàng loạt tiêu chuẩn của họ.
Kết quả rất ấn tượng: email được cá nhân hóa bằng AI có năng suất gấp đôi so với email tiêu chuẩn, với tỷ lệ nhấp để mở và nhấp để chuyển đổi cao hơn 65%. Thành công này đã giúp Revolve dự án tăng thêm hàng trăm nghìn đô la doanh thu từ việc gửi thường xuyên những email được cá nhân hóa cao này.
5. Chiến dịch email được phân khúc
Phân khúc là khóa trong tiếp thị mục tiêu. Các thuật toán AI có thể phân khúc danh sách email dựa trên nhân khẩu học, hành vi trong quá khứ, lịch sử mua hàng hoặc mức độ tương tác. Điều này đảm bảo rằng mỗi phân khúc nhận được nội dung mục tiêu và phù hợp.
AI có thể phân tích dữ liệu để nhận diện các mẫu, giúp bạn phân đoạn đối tượng dựa trên sở thích hoặc khả năng phản hồi với các ưu đãi cụ thể.
Bạn có thể tham khảo danh sách tổng hợp 10 công cụ tiếp thị email AI tốt nhất để tự động hóa việc gửi email vào năm 2024.
Sử dụng AI để viết email tiếp thị bán hàng
Một phần lớn thời gian trong ngày của nhân viên bán hàng là gửi email — email chào hàng cho khách hàng tiềm năng, email chăm sóc khách hàng hiện tại hoặc email bán thêm. Làm tất cả công việc này bằng tay có thể lặp đi lặp lại, tẻ nhạt và đôi khi gây frustrations.
Cũng giống như một công cụ AI giúp các nhà tiếp thị tạo ra các dòng tiêu đề hấp dẫn và nội dung được cá nhân hóa, nó cũng cho phép nhân viên bán hàng soạn thảo các email gửi đi chất lượng cao trong vài giây. Bạn không chỉ có thể tạo nhiều email được cá nhân hóa trong vài giây, mà còn có thể tự động hóa thời gian và cách thức gửi email dựa trên phân khúc và sở thích của đối tượng.
Sử dụng phần mềm AI cho email
Sẽ thật tuyệt vời nếu có một trợ lý email AI có thể viết nội dung email phù hợp, tạo tiêu đề hấp dẫn, cá nhân hóa nội dung cho từng đối tượng mục tiêu và tự động hóa các hoạt động theo dõi lặp đi lặp lại, phải không?
Có ngay tại đây.
ClickUp Brain
ClickUp Brain là mạng lưới AI trên công cụ quản lý dự án ClickUp, cho phép bạn tạo bản sao nhanh chóng cho tài liệu tiếp thị, viết email hàng ngày và trả lời công việc, đồng thời truy cập cơ sở kiến thức tổ chức của bạn tại một nơi.
Về cơ bản, ClickUp Brain là công cụ duy nhất được hỗ trợ bởi AI mà bạn cần để kết nối các dự án, con người và kiến thức trong tổ chức của mình.
Với AI Writer for Work của Clickup Brain, bạn sẽ có được:
- Trợ lý viết email AI để hỗ trợ bạn trong mọi nhu cầu viết lách
- Tự động trả lời nhanh tất cả các bình luận, công việc và email của bạn
- Trình chuyển đổi giọng nói thành văn bản tự động
- AI để ghi chép và trả lời các câu hỏi từ các cuộc họp và bản ghi màn hình qua ClickUp Clips
- Mẫu dễ tạo và sử dụng cho mọi trường hợp sử dụng — chiến dịch email, quảng cáo, tuyển dụng và hơn thế nữa
Mẫu email của ClickUp
Mẫu chiến dịch email của ClickUp
Mẫu chiến dịch email của ClickUp cung cấp một khuôn khổ để đáp ứng mong muốn của khách hàng — tiếp cận khách hàng mới, cung cấp hỗ trợ và chăm sóc nhất quán cho khách hàng hiện tại, cải thiện độ phủ sóng của thương hiệu, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và chốt giao dịch.
Với mẫu này, bạn có thể lập kế hoạch và tạo các chiến dịch email thành công, đồng thời theo dõi mức độ tương tác và tiến độ theo thời gian. Lưu các mẫu cho các chiến dịch email khác nhau giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, nỗ lực và tiền bạc cho các chiến dịch trong tương lai.
Bằng cách thêm Trường Tùy chỉnh, phân loại và thêm các thuộc tính như Liên kết Sao chép Email, Tỷ lệ Hoàn thành, Loại Email, Ngành Mục tiêu và Chủ đề để quản lý các chiến dịch email khác nhau.
Phân tích hiệu suất của các email trước đây và tối ưu hóa các email tiếp theo với sự trợ giúp của các báo cáo chi tiết. Bắt đầu gửi những email có khả năng tạo ra tác động tối đa.
Mẫu quảng cáo email của ClickUp
ClickUp cung cấp một mẫu email khác cho các nhà tiếp thị để tối ưu hóa đáng kể thời gian gửi chiến dịch: Mẫu quảng cáo email của ClickUp. Đây là mẫu sẵn sàng sử dụng để bạn tạo ra các quảng cáo email hấp dẫn về mặt thị giác.
Sử dụng mẫu để phác thảo email, tùy chỉnh nội dung dựa trên đối tượng mục tiêu và tạo quảng cáo đáng nhớ nhanh hơn. Bắt đầu với mẫu Tài liệu, xây dựng quy trình làm việc ClickUp cho mẫu quảng cáo trong chế độ xem Danh sách công việc, Gantt, Khối lượng công việc, Lịch hoặc bất kỳ chế độ xem nào bạn cảm thấy thoải mái nhất.
Và nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu cụ thể để giúp bạn thực hiện các chiến dịch tiếp thị qua email rộng hơn, ClickUp cũng có thể đáp ứng nhu cầu đó!
Mẫu tiếp thị qua email của ClickUp
Mẫu Email Marketing của ClickUp là một mẫu miễn phí và có thể tùy chỉnh cao khác dành cho các nhà tiếp thị bận rộn muốn giải phóng thời gian trong lịch trình của mình.
Mẫu này có thể giúp bạn tạo ra các quy trình nhất quán cho mọi loại chiến dịch tiếp thị và hợp lý hóa các nỗ lực của bạn.
Mẫu này:
- Tiết kiệm thời gian bằng cách cung cấp cấu trúc cho email của bạn
- Đảm bảo tính nhất quán trong các chiến dịch
- Tối ưu hóa thiết kế cho thiết bị di động
- Giúp theo dõi và phân tích hiệu suất chiến dịch dễ dàng hơn
Cho dù đó là chiến dịch bản tin hàng tháng, chiến dịch chăm sóc khách hàng thường xuyên, ưu đãi và giảm giá cho khách hàng mới hay bất kỳ chiến dịch tiếp thị qua email nào khác, Mẫu Tiếp thị qua Email của ClickUp có thể giúp bạn tối ưu hóa email cho mọi loại đối tượng.
Xây dựng giọng điệu thương hiệu nhất quán bằng cách thêm danh sách phân khúc, giọng điệu và các chi tiết cụ thể khác của thương hiệu để tổ chức giao tiếp kinh doanh của bạn.
Đừng để khối văn bản cản trở sự sáng tạo của bạn — sử dụng ClickUp Brain trong mẫu để nghĩ ra các chiến dịch tiếp thị hấp dẫn!
Nâng tầm kỹ năng viết email của bạn với AI và ClickUp
AI đang cách mạng hóa việc quản lý công việc và giao tiếp qua email, giúp việc viết email trở nên dễ dàng. Từ soạn thảo thư tiếp cận cá nhân hóa đến tối ưu hóa dòng tiêu đề và tự động hóa việc theo dõi, AI đang thay đổi cách chúng ta tương tác qua email.
Khám phá cách các công cụ như ClickUp Brain có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho chiến dịch tiếp thị qua email tiếp theo.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!