Quá nhiều nhóm lựa chọn phần mềm quản lý dự án dựa trên sự quảng cáo rầm rộ, lời khuyên từ người khác hoặc những ý kiến ồn ào trên LinkedIn.
Đó là cách bạn kết thúc việc phải trả một khoản phí lớn cho một công cụ đang bị bỏ xó.
Một startup với 5 thành viên cố gắng duy trì sự linh hoạt không cần cùng một thiết lập như một doanh nghiệp lớn phải quản lý 15 nhóm đa chức năng. Một studio thiết kế quản lý các bản sửa đổi của khách hàng có nhu cầu hoàn toàn khác so với một nhóm sản phẩm phát hành bản cập nhật mỗi hai tuần.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với kích thước nhóm, quy trình làm việc và mục tiêu của nhóm.
P.S. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các tùy chọn hàng đầu (bao gồm ClickUp!) để giúp bạn dễ dàng hơn. 💁
- Phần mềm quản lý dự án là gì?
- Tại sao việc chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp lại quan trọng
- Các yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý dự án
- Các tùy chọn phần mềm quản lý dự án phổ biến
- Phần mềm quản lý dự án cho các nhu cầu khác nhau của nhóm
- Những sai lầm thường gặp cần tránh khi chọn phần mềm quản lý dự án
- Mẹo bổ sung để chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp
- Câu hỏi thường gặp (FAQs)
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu Quản lý Dự án ClickUp được thiết kế để cung cấp cho các nhóm một khung làm việc sẵn sàng cho việc quản lý các dự án có kích thước bất kỳ. Với các thành phần đã được cấu hình sẵn như (25!) trạng thái, thẻ và Trường Tùy chỉnh, nó tạo nền tảng cho việc tổ chức dự án một cách hiệu quả và linh hoạt.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án (PM) là công cụ kỹ thuật số giúp các nhóm lập kế hoạch, thực hiện và giám sát dự án một cách hiệu quả. Nó tập trung các công việc, dòng thời gian thực hiện dự án, tài nguyên và giao tiếp để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn và trong phạm vi đã định.
Ngoài việc lập kế hoạch, các công cụ này tối ưu hóa giao tiếp bằng cách tích hợp thảo luận về công việc, chia sẻ tài liệu và phản hồi. Truy cập dữ liệu thời gian thực và phân tích hỗ trợ ra quyết định tốt hơn trong suốt vòng đời dự án.
📮 ClickUp Insight: 30% người lao động tin rằng tự động hóa có thể giúp họ tiết kiệm 1–2 giờ mỗi tuần, trong khi 19% ước tính nó có thể giải phóng 3–5 giờ cho công việc tập trung sâu.
Ngay cả những tiết kiệm thời gian nhỏ cũng tích lũy: chỉ hai giờ tiết kiệm mỗi tuần tương đương với hơn 100 giờ mỗi năm—thời gian có thể dành cho sáng tạo, tư duy chiến lược hoặc phát triển cá nhân. 💯
Với các Trợ lý AI và ClickUp Braincủa ClickUp, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc, tạo bản cập nhật dự án và chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các bước hành động tiếp theo—tất cả trong cùng một nền tảng. Không cần công cụ hoặc tích hợp bổ sung—ClickUp mang đến mọi thứ bạn cần để tự động hóa và tối ưu hóa ngày làm việc của mình trong một nơi duy nhất.
💫 Kết quả thực tế: RevPartners đã giảm 50% chi phí SaaS bằng cách hợp nhất ba công cụ vào ClickUp — có được một nền tảng thống nhất với nhiều tính năng hơn, hợp tác chặt chẽ hơn và một nguồn thông tin duy nhất dễ quản lý và mở rộng hơn.
Tại sao việc chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp lại quan trọng
Khi các nhóm bắt đầu tìm kiếm giải pháp quản lý dự án, dễ dàng bị mắc kẹt trong việc so sánh tính năng và phong cách giao diện người dùng.
Nhưng câu hỏi thực sự là: Liệu công cụ này có thực sự đáp ứng được tất cả các yêu cầu cụ thể của quy trình làm việc quản lý dự án của tôi hay không?
Dưới đây là lý do tại sao việc lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của bạn lại quan trọng. 👇
Tập trung các công việc và dự án để tăng cường khả năng hiển thị.
Phần mềm quản lý dự án tốt sẽ tập trung tất cả các dự án, tệp tin và cuộc hội thoại của bạn vào một nơi duy nhất. Nhóm của bạn luôn biết được tiến độ công việc, chẳng hạn như phản hồi marketing được liên kết với tài sản sáng tạo, hoặc các nhà phát triển đồng bộ trong quá trình đánh giá mã nguồn.
Các bảng điều khiển cho phép bạn tập trung vào các công việc hôm nay hoặc mở rộng hiển thị để theo dõi rủi ro xuyên dự án. Với tầm nhìn này, bạn có thể phát hiện các trễ hẹn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng và giảm bớt các cuộc họp đồng bộ hóa kiểu "Dự án này đang ở đâu?".
🔍 Bạn có biết? Được giới thiệu bởi các nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky vào năm 1979, "lỗi lập kế hoạch " đề cập đến xu hướng đánh giá thấp thời gian, chi phí và rủi ro của các hành động trong tương lai. Điều này xảy ra vì cá nhân tập trung vào kịch bản tốt nhất cho dự án và bỏ qua dữ liệu từ quá khứ.
Nâng cao sự hợp tác và trách nhiệm của nhóm.
Hệ thống quản lý dự án phù hợp giúp xác định rõ quyền sở hữu và hợp tác mượt mà. Các chế độ xem dựa trên vai trò và tin nhắn trong ứng dụng giúp các cuộc hội thoại luôn liên kết trực tiếp với các công việc.
Ví dụ, trong một công ty marketing, tính năng gắn thẻ thông minh có thể giúp bảo mật dữ liệu khách hàng, trong khi trong một nhóm tư vấn, các công việc quá hạn có thể tự động được chuyển lên quản lý. Như vậy, mọi người đều có thể theo dõi quy trình và trách nhiệm được xác định rõ ràng.
📖 Xem thêm: Cách quản lý các nhà quản lý dự án
Tăng cường năng suất thông qua tự động hóa
Cập nhật thủ công làm chậm tiến độ của nhóm. Các công cụ tốt nhất tự động hóa các bước thường xuyên, bao gồm công việc lặp lại, cập nhật phụ thuộc và thông báo.
Đặt các quy tắc đơn giản: khi một công việc được đánh dấu 'Sẵn sàng cho QA', nó sẽ tự động được chuyển đến người phụ trách QA với thẻ ưu tiên phù hợp. Các thiết lập nâng cao thậm chí sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý dự án để tạo các cuộc họp hàng ngày, đánh dấu công việc bị chặn và đề xuất các bước tiếp theo.
Hỗ trợ tối ưu hóa tài nguyên và dòng thời gian.
Ngay cả những kế hoạch thông minh cũng có thể thất bại nếu nhóm quá tải hoặc thời hạn không thực tế. Công cụ quản lý dự án phù hợp sẽ chỉ ra ai có sức chứa hạn chế, dự đoán tác động của sự chậm trễ đối với dòng thời gian và giúp tái phân công công việc hoặc điều chỉnh lịch trình.
Ví dụ, một công ty có thể nhận thấy rằng các nhà thiết kế đồ họa đã quá tải, chuyển các công việc cho một freelancer và điều chỉnh thời hạn dự án. Các tính năng như phân công công việc tự động hóa và ưu tiên hóa dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Dưới đây là một ví dụ:
🔍 Bạn có biết? Niềm tin vào khả năng của bản thân, điều mà nhà tâm lý học Albert Bandura gọi là tự hiệu quả, có ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tham vọng của mục tiêu và sự cam kết của bạn trong việc đạt được chúng. Càng cao mức độ tự hiệu quả, bạn càng có khả năng đặt ra những mục tiêu thách thức, kiên trì vượt qua khó khăn và phản ứng hiệu quả khi mọi việc không diễn ra như kế hoạch.
Các yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý dự án
Lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho nhóm của bạn là yếu tố quan trọng để nâng cao năng suất và thành công của dự án. Để đưa ra quyết định sáng suốt, hãy xem xét các tính năng sau của phần mềm quản lý dự án:
- Tính thân thiện với người dùng và trải nghiệm người dùng: Cung cấp giao diện trực quan và thân thiện với người dùng, giúp giảm thiểu thời gian học tập.
- Tùy chỉnh và linh hoạt: Cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc, bảng điều khiển và mẫu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án.
- Khả năng tích hợp: Tích hợp mượt mà với các công cụ và nền tảng hiện có của bạn, đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch giữa các hệ thống.
- Khả năng mở rộng: Phát triển cùng với tổ chức của bạn, hỗ trợ số người dùng và dự án ngày càng tăng mà không ảnh hưởng đến hiệu suất.
- Tính năng hợp tác: Hỗ trợ giao tiếp thời gian thực, chia sẻ tệp và hợp tác nhóm.
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ để theo dõi tiến độ dự án và các chỉ số hiệu suất.
🔍 Bạn có biết? Các nhà quản lý dự án thường coi mỗi dự án là duy nhất, dẫn đến sự tự tin quá mức và hiệu suất kém. Nhận thức được " sự thiên vị về tính duy nhất " này và áp dụng các kỹ thuật như dự báo lớp tham chiếu có thể cải thiện kết quả dự án.
Các tùy chọn phần mềm quản lý dự án phổ biến
Hãy cùng xem xét kỹ hơn một số công cụ quản lý dự án tốt nhất trên thị trường hiện nay, để bạn có thể tìm ra công cụ phù hợp nhất với quy trình làm việc và mục tiêu của nhóm. 🏁
1. ClickUp (Phù hợp nhất cho kế hoạch và thực thi dự án toàn diện)
Phần mềm quản lý dự án ClickUp kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm trong một nền tảng duy nhất — được thúc đẩy bởi tự động hóa AI thế hệ mới và công cụ tìm kiếm.
Mục tiêu? Loại bỏ tình trạng công việc phân tán, tức là các quy trình làm việc không liên kết và phân tán trên nhiều công cụ khác nhau.
Cấu trúc dự án của ClickUp (Spaces → Thư mục → Danh sách công việc → Công việc → Công việc con) đảm bảo các nhóm có thể mở rộng từ kế hoạch tổng thể đến thực thi chi tiết, với mỗi tầng được kết nối với tầng tiếp theo, trong một không gian làm việc thống nhất.
Phân chia các dự án lớn thành các thành phần nhỏ hơn
Giả sử có một nhóm phát triển phần mềm gồm tám người. Họ phát hành sản phẩm mỗi hai tuần, đang theo dõi lỗi, quản lý yêu cầu tính năng và thực hiện các chu kỳ đánh giá thiết kế. Đối với họ, quản lý công việc xoay quanh tính dự đoán, chuyển giao công việc và các mối quan hệ phụ thuộc.
Trong các nhóm như vậy, nhiệm vụ ClickUp trở thành nền tảng nơi mọi ý tưởng, sản phẩm đầu ra hoặc nhiệm vụ đều trở thành thứ có thể theo dõi. Các công việc có thể đại diện cho bất kỳ điều gì, từ yêu cầu thiết kế đến mục trong danh sách công việc sprint hoặc sản phẩm đầu ra cho khách hàng. Mỗi công việc có thể bao gồm mô tả, công việc con, danh sách kiểm tra, ngày đáo hạn, người được giao, bình luận, tệp tin và thậm chí mối quan hệ với các công việc khác.
Dưới đây là cách họ giúp bạn theo dõi các dự án diễn ra nhanh chóng:
- Trạng thái tùy chỉnh ClickUp để phản ánh quy trình làm việc của bạn, chẳng hạn như ‘Kiểm tra thiết kế’ hoặc ‘Bị chặn bởi hệ thống backend’
- Trường Tùy chỉnh ClickUp để thu thập dữ liệu quan trọng và lọc các công việc như 'ước tính nỗ lực' và 'điểm câu chuyện'.
- Nhiệm vụ ClickUp phụ thuộc để hiển thị mối quan hệ giữa các công việc, đảm bảo không ai bắt đầu công việc trước khi điều kiện tiên quyết được hoàn thành.
- Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để mọi người biết nên tập trung vào đâu và bắt đầu từ đâu.
Nhận sự hỗ trợ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) một cách chưa từng có.
ClickUp Brain tích hợp sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) trực tiếp vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Việc cần làm là hỏi, tự động hóa và hành động.
Nó kết nối các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và người dùng trong không gian làm việc của bạn để cung cấp câu trả lời tức thì, giàu ngữ cảnh và tự động xử lý các công việc lặp đi lặp lại.
Công cụ AI bối cảnh này tự động hóa các tác vụ quản lý dự án thường xuyên như soạn thảo bản cập nhật tiến độ, tạo tóm tắt cuộc họp đứng, hoặc thậm chí tạo công việc mới từ các lệnh bằng ngôn ngữ thông thường. Bạn có thể nói, ‘Tạo các công việc con cho kế hoạch sprint,’ và công cụ quản lý dự án AI sẽ thực hiện ngay lập tức với người được giao, hạn chót và các mối quan hệ phụ thuộc.
Nó cũng hoạt động như một trợ lý viết lách thông minh, được thiết kế dành cho công việc. Bạn có thể yêu cầu nó mô tả công việc, tóm tắt ghi chú cuộc họp và tạo công việc từ đó, hoặc viết tài liệu chi tiết.
Tự động hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian
Ai mà không từng mắc lỗi quản lý quá chi tiết từng công việc và lãng phí thời gian?
ClickUp Tự động hóa giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi nó tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
Các quy trình tự động hóa hoạt động dựa trên logic if-this-then-that đơn giản. Điều đó có nghĩa là bạn có thể cài đặt các điều kiện kích hoạt để di chuyển công việc giữa các Danh sách công việc, tái phân công công việc khi ưu tiên thay đổi hoặc thêm nhắc nhở khi công việc đạt đến các giai đoạn quan trọng.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Khi công việc đòi hỏi hơn cả các quy tắc cố định, các trợ lý AI Autopilot của ClickUp sẽ hỗ trợ. Sử dụng các trợ lý đã được xây dựng sẵn:
- Daily Report Agent hoặc Weekly Report Agent để tự động đăng cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần, tóm tắt các hoạt động và tiến độ quan trọng.
- Team StandUp Agent để tạo tóm tắt tự động bằng AI về tiến độ, các rào cản và các cập nhật quan trọng của nhóm.
- Auto-Answers Agent theo dõi các kênh của nhóm và trả lời các câu hỏi theo ngữ cảnh.
Tạo các Trợ lý Tự động Hóa Tùy chỉnh của riêng bạn để định nghĩa các điều kiện kích hoạt, điều kiện, hành động và nguồn kiến thức.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Quản lý tài liệu động: Cộng tác chỉnh sửa ClickUp Docs cho kế hoạch dự án, để lại bình luận trực tiếp trên các công việc và gắn thẻ đồng nghiệp trực tiếp trong các bản cập nhật.
- Brainstorm trực quan: Tạo Bảng trắng ClickUp để vẽ bản đồ phụ thuộc, brainstorm ý tưởng tính năng hoặc lập kế hoạch chiến dịch.
- Theo dõi thời gian và chi phí: Ghi lại giờ làm việc, cài đặt ước tính cho từng công việc và gắn thẻ cho công việc tính phí theo khách hàng hoặc bộ phận với ClickUp Time Tracking.
- Theo dõi tiến độ của các mục tiêu dài hạn: Theo dõi mục tiêu của công ty, nhóm hoặc cá nhân bằng cách chia nhỏ chúng thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đo lường được trong nhiệm vụ ClickUp.
Giới hạn của ClickUp
- Các tính năng quản lý dự án đa dạng của ClickUp khiến nó trở nên mạnh mẽ, nhưng cũng tạo ra một đường cong học tập dốc hơn cho người dùng mới.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.400 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.400+ đánh giá)
Dưới đây là chia sẻ của Andrea Park, Điều phối viên Hoạt động Kinh doanh tại Spekit, về ClickUp:
ClickUp là giải pháp tốt nhất cho chúng tôi vì nó kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án thành một. Từ Bản đồ Tư duy đến Tài liệu đến Sprints, ClickUp là công cụ linh hoạt để tổ chức nhu cầu quản lý công việc của bất kỳ bộ phận nào và hiển thị tầm nhìn toàn diện cho toàn công ty.
ClickUp là giải pháp tốt nhất cho chúng tôi vì nó kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án thành một. Từ Bản đồ Tư duy đến Tài liệu đến Sprints, ClickUp là công cụ linh hoạt để tổ chức nhu cầu quản lý công việc của bất kỳ bộ phận nào và hiển thị tầm nhìn toàn diện cho toàn công ty.
Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho quản lý dự án. 👇🏼
2. Asana (Phù hợp nhất cho quản lý dự án có cấu trúc và theo dõi công việc)
Asana là công cụ quản lý dự án nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý dự án phần mềm. Nó được thiết kế gọn gàng, loại bỏ các yếu tố rườm rà và chia thành các phần trực quan như Sidebar, Tiêu đề, Thanh trên, Main pane và Thanh công việc, giúp bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay mà không cần đào tạo. Công cụ này đặc biệt được ưa chuộng bởi các nhóm nhỏ, linh hoạt cần làm việc nhanh chóng nhưng vẫn duy trì sự tổ chức.
Bạn có thể theo dõi công việc trong một trung tâm duy nhất với các chế độ xem như Xem dạng danh sách, Dòng thời gian hoặc Lịch. Quản lý có thể hiển thị ai chịu trách nhiệm cho từng công việc, trong khi thành viên nhóm luôn biết công việc nào cần hoàn thành và tình trạng hiện tại của chúng. Và đúng vậy, những con kỳ lân và narwhal bay xuất hiện khi bạn hoàn thành một công việc là một phần thưởng vui nhộn giúp công việc trở nên nhẹ nhàng hơn.
Các tính năng nổi bật của Asana
- Giữ cho các thành viên trong nhóm luôn cập nhật thông tin với tab kiến thức chung dành cho câu hỏi thường gặp, thuật ngữ dự án và hướng dẫn thực hiện.
- Quản lý tài nguyên với Danh mục đầu tư và Bảng điều khiển hiển thị khối lượng công việc trên các bộ phận.
- Tự động hóa quy trình làm việc bằng cách sử dụng Biểu mẫu, Rules, Bundles và Mẫu.
- Sử dụng Asana Intelligence để có các tóm tắt do AI hỗ trợ, trường thông tin thông minh, trạng thái tự động hóa và câu trả lời tức thì.
Giới hạn của Asana
- Các công việc chỉ có thể có một người được giao nhiệm vụ, điều này làm chậm quá trình hợp tác khi nhiều thành viên trong nhóm cần chia sẻ quyền sở hữu.
- Việc cài đặt và duy trì cơ sở kiến thức không直觀, khiến việc tập trung tài liệu dự án trở nên khó khăn hơn.
- Asana Intelligence (tính năng AI) không được bao gồm trong phiên bản miễn phí.
Giá cả của Asana
- Miễn phí
- Gói Starter: $13.49/tháng cho mỗi người dùng
- Nâng cao: $30,49/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
- Enterprise+: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Asana
- G2: 4.4/5 (hơn 12.300 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (13.500+ đánh giá)
3. Trello (Phù hợp nhất cho quản lý công việc trực quan và quy trình làm việc đơn giản)
Dựa trên bảng Kanban truyền thống, Trello cho phép bạn kéo thả thẻ qua các giai đoạn như Backlog, In Progress hoặc Đã xong, giúp các điểm nghẽn không bao giờ bị ẩn đi.
Được sử dụng lý tưởng như một trợ lý AI cho năng suất, nó rất phù hợp cho danh sách công việc nhanh chóng nhưng có thể mở rộng với Power-Ups để có quy trình làm việc có cấu trúc hơn. Trello cũng tích hợp một lớp AI hữu ích. Thay vì áp đặt tự động hóa cứng nhắc, Butler lặng lẽ trích xuất danh sách công việc từ các cuộc thảo luận, dọn dẹp ghi chú và soạn thảo mô tả công việc rõ ràng.
Các tính năng nổi bật của Trello
- Sao chép Thẻ giữa các bảng để duy trì sự đồng bộ và cập nhật thông tin liên tục.
- Tự động hóa công việc lặp đi lặp lại với Butler để cài đặt quy tắc, trình kích hoạt và hành động ngày đáo hạn để xử lý các cập nhật công việc định kỳ.
- Kéo các mục từ Slack, email hoặc ghi chú cuộc họp và thêm trực tiếp vào danh sách kiểm tra.
- Chuyển tiếp email và để Trello Inbox tự động chuyển đổi chúng thành các tác vụ có thể thực hiện được, kèm theo người được giao nhiệm vụ và thời hạn.
- Mở rộng chức năng với Power-Ups, kết nối các công cụ như Zoho Dự án và Microsoft Dự án để đồng bộ hóa tệp tin và giao tiếp.
Giới hạn của Trello
- Không bao gồm tính năng theo dõi thời gian tích hợp cho dự án.
- Thiếu tính năng trò chuyện thời gian thực và thông báo thông minh để cập nhật nhanh hơn.
- Dựa trên hệ thống thẻ đơn giản có thể không phù hợp cho các dự án quy mô lớn.
Giá cả của Trello
- Miễn phí
- Gói Tiêu chuẩn: $6/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: $12.5/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Trello
- G2: 4.5/5 (13.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (23.600+ đánh giá)
🔍 Bạn có biết? Hiệu ứng Golem là hiện tượng tâm lý xảy ra khi đặt kỳ vọng thấp hơn đối với cá nhân, dẫn đến hiệu suất kém hơn. Đây là một biểu mẫu tiên tri tự ứng nghiệm, nhấn mạnh tác động của kỳ vọng đối với kết quả của nhóm.
4. monday. com (Tốt nhất cho tùy chỉnh quy trình làm việc linh hoạt, không cần mã nguồn)
monday.com là công cụ quản lý dự án linh hoạt cho phép bạn tự do xây dựng quy trình làm việc theo cách mà nhóm của bạn hoạt động. Bạn có thể bắt đầu với các mẫu dự án có sẵn, sau đó tùy chỉnh mọi thứ từ cột công việc đến các tiện ích trên bảng điều khiển.
Cần theo dõi các mối quan hệ phụ thuộc, quản lý nhà thầu hoặc trực quan hóa các chiến dịch tiếp thị? Monday.com giúp bạn dễ dàng thiết kế một hệ thống phát triển cùng với khối lượng công việc của bạn. Thậm chí tốt hơn, bạn có thể tạo các quy tắc không cần mã để xử lý công việc lặp đi lặp lại, tập trung giao tiếp trong các bản cập nhật công việc và sử dụng các bảng trực quan để đảm bảo mọi người đều đồng bộ.
Monday.com - Các tính năng nổi bật
- Hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc và tiến độ với biểu đồ Gantt, bảng Kanban và các chế độ xem dòng thời gian.
- Tùy chỉnh quy trình làm việc với hơn 30 loại cột và logic điều kiện nâng cao.
- Tạo bảng điều khiển tương tác với các tiện ích để báo cáo và phân tích thông minh hơn.
- Hợp tác hiệu quả trong các công việc với Bảng trắng và tài liệu nhúng.
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để thực thi dự án, tạo nội dung, tự động hóa quy trình và nhận đề xuất các bước tiếp theo.
Giới hạn của Monday.com
- Các bảng có hơn 10.000 mục có thể gặp phải tình trạng hoạt động chậm hơn.
- Chỉ các gói Enterprise mới hỗ trợ lên đến 100.000 mục trên mỗi bảng.
- Người dùng không thể xem tất cả các ghi chú liên quan đến một công việc mà không mở từng ghi chú riêng lẻ.
Giá cả của Monday.com
- Miễn phí
- Gói Cơ bản: $12/tháng cho mỗi người dùng
- Gói Tiêu chuẩn: $14/tháng cho mỗi người dùng
- Pro: $24/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Monday.com
- G2: 4.7/5 (hơn 14.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (5.500+ đánh giá)
5. Smartsheet (Phù hợp nhất cho quản lý dự án theo phong cách bảng tính và quy trình làm việc phức tạp)
Nếu nhóm của bạn yêu thích giao diện quen thuộc của Excel nhưng gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô công việc, theo dõi tiến độ và phối hợp quy trình làm việc, Smartsheet sẽ hỗ trợ bạn. Phần mềm này giữ nguyên giao diện lưới quen thuộc mà bạn đã sử dụng, đồng thời cung cấp bảng điều khiển, quy trình tự động hóa và theo dõi công việc.
Các chế độ xem tùy chỉnh, bộ lọc và công thức giúp nhóm của bạn nắm rõ tiến độ và hiệu suất, từ đó dễ dàng ưu tiên công việc và tránh tình trạng tắc nghẽn. Kết hợp với các tính năng như Bridge cho tự động hóa không cần lập trình và quản lý tài nguyên, các nhóm làm việc từ xa có thể mở rộng các dự án phức tạp đồng thời duy trì kiểm soát đối với việc phê duyệt và thực thi.
Các tính năng nổi bật của Smartsheet
- Quản lý nhiều dự án bằng cách sử dụng chế độ xem Portfolio để có cái nhìn tổng quan về tiến độ của các dự án.
- Tùy chỉnh bảng tính với các công thức quen thuộc, định dạng điều kiện và các mẫu có sẵn để thiết lập nhanh chóng.
- Chia sẻ bảng tính với quyền truy cập chi tiết để kiểm soát ai có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
- Hợp tác với tệp đính kèm, kiểm tra, cuộc hội thoại và thông báo.
Giới hạn của Smartsheet
- Bảng tính bị giới hạn ở 500.000 ô, 20.000 hàng và 400 cột, điều này có thể gây hạn chế cho việc quản lý dữ liệu quy mô lớn.
- Người dùng thường cho rằng các tùy chọn tùy chỉnh của Smartsheet bị giới hạn, đặc biệt khi cần tích hợp với các hệ thống phần mềm khác.
- Cung cấp một số tính năng tự động hóa, nhưng thiếu các khả năng mở rộng cần thiết cho các dự án quy mô lớn hoặc phức tạp.
Giá cả của Smartsheet
- Pro: $12/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $24/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
- Phần mềm quản lý công việc nâng cao: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Smartsheet
- G2: 4.5/5 (22.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.400+ đánh giá)
🚀 Lợi thế của ClickUp: Trí tuệ nhân tạo (AI) có thay thế quản lý dự án không? Không, nó hỗ trợ công việc của bạn. Ví dụ, với Brain MAX, bạn có thể:
- Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu từ các công cụ quản lý dự án khác, bao gồm Google Drive, Figma, GitHub, SharePoint và nhiều hơn nữa, phá vỡ các rào cản thông tin.
- Sử dụng Talk-to-Text để chuyển đổi ghi chú giọng nói hoặc cuộc thảo luận trong cuộc họp thành nội dung có thể tìm kiếm và thực thi.
- Sử dụng các mô hình AI tiên tiến như ChatGPT, Claude và Gemini để tóm tắt, phân tích và kết nối thông tin dự án.
- Lưu trữ và tái sử dụng các mẫu cho các quy trình làm việc lặp lại của Enterprise, đảm bảo tính nhất quán và tốc độ.
Phần mềm quản lý dự án cho các nhu cầu khác nhau của nhóm
Mỗi nhóm quản lý dự án theo cách riêng.
Một startup có thể ưu tiên tốc độ và sự đơn giản hơn là các báo cáo nâng cao, trong khi một doanh nghiệp cần các tính năng AI có khả năng mở rộng. Phần mềm quản lý dự án phù hợp sẽ linh hoạt theo nhu cầu của nhóm của bạn thay vì áp đặt một hệ thống "một kích cỡ phù hợp cho tất cả".
Hãy cùng phân tích chi tiết. 🚀
Khởi nghiệp và các nhóm nhỏ
Đối với các startup và nhóm nhỏ, phần mềm quản lý dự án phải đơn giản, tiết kiệm chi phí và dễ dàng áp dụng.
Các nhóm này thường thiếu nguồn lực để duy trì các hệ thống phức tạp và cần một công cụ cho phép thiết lập nhanh chóng, đào tạo tối thiểu và mang lại giá trị ngay lập tức.
Những gì họ cần:
- Thiết lập không gặp rắc rối để nhóm có thể bắt đầu sử dụng công cụ ngay trong ngày.
- Theo dõi công việc rõ ràng, đơn giản mà không cần cấu hình phức tạp.
- Giá cả phải chăng phù hợp với giai đoạn phát triển ban đầu.
- Chế độ xem nhẹ nhàng (Danh sách công việc, Bảng) không làm cho người dùng mới cảm thấy choáng ngợp.
- Mẫu để tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc lặp lại ngay lập tức
- Yêu cầu đào tạo tối thiểu để mọi thành viên trong nhóm có thể tự mình tham gia.
- Hiển thị nhanh các ưu tiên để giúp các nhóm nhỏ làm việc nhanh chóng mà không bị rối loạn.
Các công cụ như Xem dạng danh sách ClickUp cung cấp chính xác điều đó, giúp bạn theo dõi công việc, ưu tiên và hạn chót một cách đơn giản. Bạn có thể định dạng văn bản để tự động hiển thị dòng đầu tiên đầy đủ của tên công việc, giúp các công việc chi tiết dễ dàng nhận biết ngay lập tức.
Các mẫu quản lý dự án, như Mẫu Kế Hoạch Dự Án Khởi Nghiệp ClickUp, cung cấp định dạng này.
Phân chia các mục tiêu lớn thành các công việc có thể quản lý được, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Bạn có thể:
- Theo dõi mọi giai đoạn của quy trình làm việc với các trạng thái như Việc cần làm, Tiến độ và Hoàn thành.
- Lập kế hoạch chiến lược trong chế độ xem Tài liệu, sau đó chia nhỏ thành các công việc có thể thực hiện được trong chế độ xem Xem dạng danh sách
- Hiển thị khối lượng công việc và điểm nghẽn bằng cách sử dụng chế độ xem Bảng ClickUp cho quản lý công việc theo phong cách Kanban.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phát triển
Khi kinh doanh phát triển, các yếu tố phức tạp cũng tăng lên. Với nhiều bên liên quan, các yêu cầu nghiêm ngặt và các thành viên trong nhóm khác nhau, các quy trình lặp đi lặp lại có thể tiêu tốn thời gian quý báu.
Ví dụ, một nhóm marketing mở rộng từ 5 lên 20 nhân viên cần theo dõi nhiều chiến dịch, sản phẩm giao cho khách hàng và dự án nội bộ cùng lúc.
Phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp nhỏ cần tập trung các công việc, hạn chót và trách nhiệm mà không cần cấu hình phức tạp. Các nhóm này cũng cần các tính năng tự động hóa mạnh mẽ để giảm đáng kể lượng công việc lặp đi lặp lại.
Những gì họ cần:
- Quy trình làm việc có thể lặp lại với các tính năng tự động hóa đảm bảo tính nhất quán.
- Tính năng hiển thị xuyên dự án để theo dõi các chiến dịch, sản phẩm đầu ra và hoạt động vận hành trong một giao diện duy nhất.
- Công cụ lập kế hoạch tài nguyên để quản lý sức chứa của nhóm và tránh quá tải.
- Bảng điều khiển báo cáo để theo dõi hiệu suất và phát hiện các điểm nghẽn sớm.
- Tích hợp kết nối các công cụ tiếp thị, bán hàng, tài chính và sáng tạo.
- Tăng cường trách nhiệm thông qua quyền sở hữu, thời hạn và quy trình bàn giao tiêu chuẩn.
- Cấu trúc có khả năng mở rộng phát triển cùng với việc tuyển dụng nhân viên mới và mở rộng hoạt động.
Dưới đây là một quy trình làm việc lý tưởng đang được áp dụng. 👇🏼
Doanh nghiệp
Các doanh nghiệp hoạt động trên quy mô lớn và cần các khả năng quản lý dự án (PM) tiên tiến để hỗ trợ hợp tác giữa các bộ phận, bảo mật và báo cáo nâng cao.
Với hàng nghìn công việc, dự án và tài liệu đang được xử lý đồng thời, các doanh nghiệp phụ thuộc vào các trợ lý AI trong quản lý dự án để phá vỡ rào cản thông tin, tập trung thông tin quan trọng và nâng cao khả năng ra quyết định thông qua các phân tích thông minh.
Những gì họ cần:
- Quyền truy cập và kiểm soát truy cập mạnh mẽ để duy trì quản trị và bảo mật.
- Tầm nhìn cấp độ danh mục đầu tư để hiểu hiệu suất trên các chương trình và nhóm.
- Những phân tích được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) để phát hiện rủi ro, xu hướng và các mối đe dọa trên dòng thời gian một cách tự động.
- Sự đồng bộ giữa các bộ phận thông qua tài liệu chia sẻ, dữ liệu chia sẻ và giao tiếp tập trung.
- Báo cáo tiêu chuẩn cho lãnh đạo, tuân thủ và kiểm toán.
- Tự động hóa nâng cao để giảm thiểu công việc thủ công trên quy mô lớn.
- Hỗ trợ quy trình làm việc phức tạp cho các bộ phận sản phẩm, kỹ thuật, tiếp thị và vận hành.
Dưới đây là một ví dụ về cách thực hiện các sáng kiến chiến lược với phần mềm quản lý dự án AI:
Các công ty và tư vấn viên
Các công ty và tư vấn viên phát triển mạnh nhờ tính minh bạch. Khách hàng mong đợi sự hiển thị rõ ràng về lộ trình dự án, tiến độ, dòng thời gian và kết quả, trong khi mỗi dự án thường đòi hỏi quy trình làm việc riêng biệt.
Một công ty quan hệ công chúng có thể cung cấp cho khách hàng một bảng điều khiển dự án có thương hiệu, nơi họ có thể theo dõi tiến độ của các chiến dịch (số lượng liên hệ truyền thông đã tiếp cận, các vị trí đã xác nhận, ngày đăng tải), trong khi các chỉnh sửa qua lại và logistics lịch trình được giữ bí mật bên trong.
Những gì họ cần:
- Bảng điều khiển dành cho khách hàng giúp truyền đạt tiến độ mà không tiết lộ quy trình làm việc nội bộ.
- Cấu trúc dự án tùy chỉnh cho quy trình riêng biệt của từng khách hàng.
- Quy trình phê duyệt rõ ràng để tối ưu hóa việc chỉnh sửa, phản hồi và ký duyệt.
- Theo dõi thời gian & lập ngân sách được liên kết trực tiếp với các công việc và kết quả đầu ra.
- Tính năng hiển thị thông tin mà không cần chia sẻ quá mức thông qua quyền truy cập chi tiết.
- Tóm tắt tự động cho các bản cập nhật khách hàng, báo cáo và tóm tắt chiến dịch.
- Hỗ trợ nhanh chóng cho khách hàng và đối tác mới tham gia dự án giữa chừng.
Các công cụ như ClickUp Dashboards cho phép bạn hiển thị quy trình làm việc thông qua các bảng điều khiển tùy chỉnh với các thẻ cho dòng thời gian, ngân sách, tiến độ công việc hoặc các chỉ số cụ thể của khách hàng.
AI Cards nâng cao tính năng của mình bằng cách tự động tạo ra các tóm tắt, phân tích và báo cáo theo thời gian thực từ dữ liệu không gian làm việc của bạn. Ví dụ, bạn có thể thêm một AI Card vào:
- Tổng hợp trạng thái dự án hoặc kết quả chiến dịch để theo dõi hiệu suất và chia sẻ với khách hàng.
- Nổi bật các công việc quá hạn, hạn chót sắp tới hoặc các rào cản quan trọng mà không cần cập nhật thủ công.
- Phát hiện xu hướng hoặc bất thường trong sản phẩm giao cho khách hàng, ngân sách hoặc dòng thời gian thực hiện.
Những sai lầm thường gặp cần tránh khi chọn phần mềm quản lý dự án
Dưới đây là những điều cần lưu ý khi chọn phần mềm quản lý dự án:
- Bỏ qua ý kiến của nhóm: Việc lựa chọn công cụ mà không tham khảo ý kiến của nhóm có thể dẫn đến tỷ lệ áp dụng thấp và sử dụng kém hiệu quả.
- Bỏ qua nhu cầu tích hợp: Chọn phần mềm không tích hợp với các công cụ hiện có của bạn có thể tạo ra các silo dữ liệu và làm gián đoạn quy trình làm việc.
- Đánh giá thấp yêu cầu đào tạo: Triển khai công cụ mới mà không có đào tạo phù hợp dẫn đến sự nhầm lẫn và giảm năng suất.
- Bỏ qua khả năng mở rộng: Chọn phần mềm không thể phát triển cùng với kinh doanh của bạn có thể buộc bạn phải chuyển sang công cụ khác sau này.
- Tập trung quá mức vào tính năng: Ưu tiên các tính năng nâng cao hơn tính dễ sử dụng và nhu cầu của nhóm có thể dẫn đến một hệ thống phức tạp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Những nhà quản lý dự án có trí tuệ cảm xúc cao sẽ có khả năng xử lý stress, giải quyết xung đột và xây dựng mối quan hệ nhóm mạnh mẽ, những yếu tố quan trọng cho thành công của dự án.
Nhà cung cấp các khóa đào tạo tập trung vào trí tuệ cảm xúc (EI), chẳng hạn như các buổi workshop hoặc khóa học trực tuyến, đặc biệt về nhận thức bản thân, sự đồng cảm, lắng nghe tích cực, giải quyết xung đột và quản lý stress. Khung mô hình trí tuệ cảm xúc của Daniel Goleman hoặc các khóa học phát triển lãnh đạo được chứng nhận có thể rất hữu ích.
Mẹo bổ sung để chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp
Dưới đây là cách tối ưu hóa hiệu quả và tận dụng tối đa công cụ quản lý dự án của bạn:
Ưu tiên các quy trình làm việc mà bạn thực sự sử dụng
Thay vì áp dụng mọi tính năng mà công cụ cung cấp, hãy tập trung vào các quy trình làm việc cốt lõi quan trọng nhất. Xác định các quy trình quan trọng của bạn, như phân công công việc, chuỗi phê duyệt hoặc mẫu dự án lặp lại, và đảm bảo phần mềm hỗ trợ chúng một cách trơn tru.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Theo dõi thời gian thực hiện các công việc thông thường trong công cụ mới so với phương pháp cũ. Điều này giúp bạn nhận ra các quy trình làm việc cần điều chỉnh trước khi triển khai toàn bộ.
Thử nghiệm các tình huống thực tế trước khi commit.
Đừng chỉ dựa vào các bản demo hoặc tuyên bố tiếp thị. Hãy thực hiện một dự án thử nghiệm với các dự án và thời hạn thực tế để xem công cụ này xử lý các công việc quan trọng, mối phụ thuộc, thông báo và nhu cầu báo cáo như thế nào. Điều này sẽ cung cấp chế độ xem thực tế về cách công cụ này phù hợp với nhóm của bạn.
✅ Thử ngay: Tạo một dự án mô phỏng tình huống khẩn cấp bằng cách giả định rằng các thành viên quan trọng trong nhóm không thể tham gia hoặc một cột mốc bị trì hoãn. Sử dụng phần mềm quản lý dự án của bạn để phân công lại công việc, điều chỉnh các phụ thuộc và xem cách các cảnh báo tự động hóa và khả năng báo cáo xử lý các sự cố. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra những điểm yếu trong quy trình làm việc mà bạn có thể không nhận ra trong các dự án bình thường.
Đánh giá khả năng báo cáo và phân tích.
Báo cáo mạnh mẽ là yếu tố quan trọng để xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Hãy tìm kiếm các bảng điều khiển, theo dõi cột mốc và báo cáo tùy chỉnh. Thực hiện đánh giá phần mềm quản lý dự án để kiểm tra xem nền tảng có thể hiển thị các chỉ số mà nhóm của bạn thực sự cần mà không cần công việc thủ công hay không.
✅ Thử ngay: Sử dụng báo cáo "what-if" để giúp bạn phân bổ tài nguyên và ngân sách một cách hiệu quả. Tạo một dự án nơi giờ làm việc của tài nguyên được tăng lên một cách nhân tạo, thời hạn được rút ngắn hoặc chi phí được nhân đôi. Tạo báo cáo để xem phần mềm có phát hiện xung đột, rủi ro hoặc chi tiêu quá mức trước khi chúng thực sự xảy ra hay không.
Xem xét việc áp dụng lâu dài
Việc triển khai phần mềm quản lý dự án là một khoản đầu tư lâu dài. Hãy xem xét trải nghiệm người dùng, độ phức tạp khi học, tài nguyên hỗ trợ và các bản cập nhật. Một nền tảng có giao diện đơn giản hơn nhưng dễ duy trì thường mang lại ROI tốt hơn theo thời gian.
Ngoài ra, đảm bảo phần mềm hỗ trợ truy cập di động cho cả thiết bị iOS và Android. Thử nghiệm ứng dụng trên điện thoại và máy tính bảng để đảm bảo các thao tác cơ bản được thực hiện một cách trực quan và nhanh chóng.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Ngoài phí cấp phép, hãy cân nhắc khoản đầu tư tài chính liên quan đến các tiện ích bổ sung, tích hợp hoặc số lượng người dùng được cấp phép khi nhóm của bạn phát triển.
ClickUp là sự lựa chọn hoàn hảo (PM - Perfect Match) cho nhóm của bạn.
Việc tìm kiếm phần mềm quản lý dự án lý tưởng là một quá trình. Bạn cần tìm một công cụ có thể tích hợp mượt mà với nhịp độ làm việc tự nhiên của nhóm và giúp bạn phát huy tối đa tiềm năng hợp tác.
Như bạn đã thấy, nhiều công cụ hiện nay hứa hẹn nhiều điều, nhưng ít công cụ nào cung cấp sự linh hoạt và khả năng tùy chỉnh mà các nhóm hiện đại cần để phát triển mạnh mẽ trong mọi ngành nghề và kích thước.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, nổi bật vì được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu - từ startup đến doanh nghiệp lớn. Với các tính năng chính như ClickUp Brain giúp tổ chức công việc thông minh hơn và ClickUp Automations tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, bạn sẽ có một quy trình làm việc hoạt động liên tục ngay cả khi không can thiệp.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! 🤩
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Đúng vậy, các nền tảng quản lý dự án hiện đại, bao gồm ClickUp, hỗ trợ tích hợp rộng rãi với CRM, ứng dụng giao tiếp, lưu trữ tệp và nhiều hơn nữa. Các tích hợp này kết nối dữ liệu bán hàng, tiếp thị và dự án để cải thiện hợp tác nhóm.
Các nhóm nhỏ sẽ hưởng lợi nhiều nhất từ quản lý công việc cơ bản, theo dõi thời hạn, phân bổ tài nguyên, tính năng hợp tác (bình luận, chia sẻ tệp), báo cáo đơn giản và giao diện dễ sử dụng. Tùy chỉnh quy trình làm việc và các kế hoạch giá cả phải chăng cũng quan trọng cho sự phát triển và khả năng mở rộng.
Đúng vậy, ClickUp rất phù hợp cho doanh nghiệp. Đây là một trong những phần mềm quản lý dự án tốt nhất, cung cấp các tính năng có thể mở rộng để quản lý nhiều dự án, bao gồm hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh, công cụ hợp tác thời gian thực, tự động hóa đa dạng, theo dõi tài chính và tích hợp với hơn 1.000 ứng dụng.
Ngân sách phụ thuộc vào kích thước nhóm và các tính năng cần thiết. Các gói miễn phí thường cung cấp quản lý công việc cơ bản phù hợp cho các nhóm nhỏ. Các gói trả phí có phạm vi giá từ $5 đến $50+ mỗi tháng cho mỗi người dùng, bao gồm các tính năng hợp tác nâng cao, báo cáo và tùy chỉnh. Gói Enterprise với bảo mật và hỗ trợ nâng cao thường có giá từ $60 đến $100+ mỗi tháng cho mỗi người dùng.
ClickUp là phần mềm quản lý dự án dễ sử dụng nhất cho người mới bắt đầu nhờ giao diện trực quan, dễ sử dụng và đường cong học tập thấp. Phần mềm này có bảng công việc kéo và thả cùng quy trình thiết lập đơn giản, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho người mới bắt đầu.