Quản lý dự án phần mềm bao gồm tất cả mọi thứ, từ thu thập yêu cầu của khách hàng đến phát triển, thử nghiệm, lập tài liệu và giao phần mềm đúng hạn.
Và mặc dù đây là một vấn đề quan trọng, không phải ai cũng làm đúng mọi lúc.
Giống như hầu hết mọi người, bạn không thể sử dụng Mjolnir như Thor! 😜
Nhưng đừng lo lắng.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu quản lý dự án phần mềm là gì và tại sao nó lại quan trọng. Sau đó, chúng ta sẽ khám phá những yếu tố tạo nên một nhóm quản lý dự án phần mềm và các quy trình khác nhau liên quan.
Avengers tập hợp!
Quản lý dự án phần mềm là gì?
Quản lý dự án phần mềm là một nhánh của quản lý dự án truyền thống, giúp bạn lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi, kiểm soát và hoàn thành các dự án phần mềm.
Thông thường, quản lý dự án trong phát triển phần mềm bao gồm:
- Thu thập yêu cầu của khách hàng
- Xây dựng sản phẩm phần mềm
- Kiểm tra chức năng và khả năng sử dụng của chúng
- Chuẩn bị tài liệu
- Thực hiện sửa đổi sản phẩm dựa trên ý kiến của khách hàng
- Và nhiều hơn nữa
Nhưng biết Tony Stark, anh ta có thể đã bỏ qua một số quy trình này khi chế tạo J. A. R. V. I. S. 😵
Tại sao bạn cần quản lý dự án phần mềm
Cho dù đó là J. A. R. V. I. S. hay một ứng dụng iPhone cách mạng, việc tạo ra các giải pháp phần mềm không phải là công việc dễ dàng.
Đó là lúc quản lý dự án phần mềm phát huy tác dụng.
Nó giúp bạn:
- Tạo một kế hoạch chi tiết rõ ràng để thực hiện dự án phần mềm
- Tối đa hóa việc sử dụng các nguồn lực dự án có sẵn
- Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm
- Theo dõi, giám sát và kiểm soát tiến độ dự án
- Cung cấp các giải pháp phần mềm hoàn thành đúng thời hạn
- Đảm bảo các nỗ lực phát triển phần mềm nằm trong ngân sách
- Thực hiện quản lý các bên liên quan hiệu quả hơn
- Cung cấp sự hài lòng tốt hơn cho khách hàng
Bonus: Tham khảo các công cụ quản lý các bên liên quan
Vậy, có cách cố định nào để thực hiện quản lý dự án phần mềm không?
Không thực sự…
Hai loại quản lý dự án phần mềm phổ biến
Bạn có thể quản lý dự án phần mềm theo hai cách:
1. Quản lý dự án phần mềm theo mô hình thác nước
Quản lý dự án phần mềm Waterfalláp dụng phương pháp tuyến tính trong kỹ thuật phần mềm.
Bạn chỉ chuyển sang giai đoạn tiếp theo sau khi hoàn thành giai đoạn trước.
Tuy nhiên, điều này để lại rất ít không gian cho sự linh hoạt vì yêu cầu của khách hàng có thể thay đổi và làm ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch dự án phần mềm của bạn.
Vì vậy, trừ khi bạn là Doctor Strange, với kiến thức hoàn toàn về những khả năng trong tương lai, phương pháp thác nước có lẽ không phù hợp với bạn. ⏳
Muốn tìm hiểu thêm về những điểm hạn chế của quản lý dự án theo mô hình thác nước?
Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về quản lý dự án theo mô hình thác nước (và lý do tại sao nó có thể không phù hợp với nhóm của bạn) .
2. Quản lý dự án phần mềm Agile
Trong quản lý dự án linh hoạt, bạn thiết kế các giải pháp phần mềm theo từng bước.
Điều đó có nghĩa là gì?
Bạn chia các dự án linh hoạt của mình thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, mất từ hai đến bốn tuần để hoàn thành. Trong suốt quá trình này, bạn thu thập phản hồi từ các bên liên quan và thực hiện thay đổi thường xuyên để tạo ra các sản phẩm chất lượng cao. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng chế độ xem bảng/phương pháp quản lý dự án kanban như dưới đây:
Bạn còn nhớ J. A. R. V. I. S. ban đầu chỉ là một giao diện giọng nói khi Stark tạo ra nó, và sau đó nó phát triển thành Vision (người hiện có chương trình truyền hình riêng)?
Đó chính là quản lý linh hoạt! 😍
Muốn biết chi tiết hơn về agile và những việc nó có thể làm cho bạn?
Xem ngay hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về phát triển phần mềm linh hoạt .
Cấu trúc của một nhóm quản lý dự án phần mềm là gì?
Bạn sẽ cần một nhóm sáng tạo, xuất sắc để thực hiện dự án phần mềm một cách hiệu quả.
Để hoạt động hiệu quả, nhóm dự án của bạn sẽ cần một cấu trúc phù hợp.
Giống như trong phim Avengers, Nick Fury là người ra lệnh, Tony Stark phụ trách công nghệ, Natasha Romanova phụ trách giám sát và Hulk phụ trách, à, phá hủy. 💪
Nói chung, vai trò quan trọng nhất trong nhóm quản lý dự án phần mềm là quản lý dự án.
Một quản lý dự án sẽ:
- Phát triển kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án phần mềm
- Sắp xếp các nguồn lực cần thiết
- Bảo đảm giao tiếp nội bộ và ngoại bộ giữa các bên liên quan
- Theo dõi tiến độ dự án để bạn có thể hoàn thành công việc đúng hạn
Ngoài quản lý dự án phần mềm, một nhóm phần mềm còn bao gồm các vai trò khác như:
- Nhà phân tích kinh doanh: phân tích các yêu cầu kinh doanh và hướng dẫn các kỹ sư phần mềm xây dựng các giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh của khách hàng
- Nhà phát triển phần mềm backend: thiết kế và quản lý cơ sở dữ liệu, dịch vụ web và API
- Nhà phát triển phần mềm frontend: tạo ra giao diện người dùng đồ họa cho các trang web hoặc ứng dụng web của bạn. Nhà phát triển frontend xây dựng phần mà người dùng thực sự nhìn thấy và tương tác.
- Người kiểm tra: đảm bảo rằng các ứng dụng phần mềm được phát triển tuân thủ phạm vi công việc trong tài liệu và hướng dẫn của công ty
Các quy trình quản lý phần mềm khác nhau là gì?
Dưới đây là các quy trình khác nhau liên quan đến quản lý dự án phần mềm:
Hãy cùng tìm hiểu từng quy trình:
1. Lập kế hoạch dự án
Trước khi phát triển phần mềm, bạn cần lập kế hoạch thực hiện.
Lập kế hoạch dự án cung cấp một bản tóm tắt toàn diện về các bước và quy trình khác nhau của dự án mà bạn sẽ trải qua trong quá trình tạo ra các sản phẩm phần mềm.
Và trong khi lập kế hoạch cẩn thận cho một dự án phần mềm giúp bạn luôn tuân thủ thời hạn, nó còn cho phép bạn:
- Phân bổ các nguồn lực cần thiết
- Xác định mọi sự phụ thuộc
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
- Tạo ra các sản phẩm đầu ra một cách hiệu quả
- Và nhiều hơn nữa
May mắn thay, việc lập kế hoạch dự án phần mềm trở nên dễ dàng khi bạn sử dụng ClickUp, một trong những phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao nhất.
Với ClickUp, bạn sẽ có:
A. Tài liệu : soạn thảo, chỉnh sửa và quản lý kế hoạch quản lý dự án của bạn cùng với nhóm của bạn.
B. Mục tiêu : chia nhỏ dự án của bạn thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ đo lường và dễ quản lý hơn.
C. Chế độ xem dòng thời gian: trực quan hóa và sắp xếp các sự kiện và công việc khác nhau trong dự án phần mềm của bạn theo thứ tự thời gian, giống như các sự kiện trong Marvel Cinematic Universe.
D. Cột mốc : chia nhiều dự án thành các giai đoạn khác nhau bằng cách sử dụng Cột mốc và đánh dấu những tiến bộ quan trọng mà nhóm phát triển phần mềm của bạn đã đạt được.
E. Bản đồ Tư duy : tạo bản phác thảo trực quan từ đầu hoặc sử dụng các công việc hiện có để vạch ra quy trình làm việc của các dự án phức tạp. Giống như bản đồ 14 triệu khả năng của Dr. Strange.
2. Dự toán dự án
Các dự án phần mềm của bạn phải nằm trong ngân sách. Nhưng điều này là không thể nếu không có dự toán dự án thực tế.
Một ứng dụng quản lý dự án phù hợp sẽ có các công cụ ước tính để giúp bạn phân bổ các nguồn lực cần thiết để giải quyết các công việc của dự án. Điều này cho phép bạn thực hiện và quản lý các dự án phần mềm hiệu quả hơn.
Có một số cách để thực hiện ước tính dự án:
1. Ước tính kích thước phần mềm: đánh giá số điểm hàm trong giải pháp phần mềm của bạn hoặc Kilo Lines Of Code (KLOC) cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
2. Dự toán chi phí dự án: xác định chi phí phát triển một ứng dụng phần mềm cụ thể dựa trên yêu cầu phần cứng, nhu cầu kế hoạch đào tạo nhân viên, chi phí đi lại, giấy phép phần mềm, mức độ phức tạp, v.v.
3. Ước tính nỗ lực: xác định số giờ làm việc cần thiết để hoàn thành một dự án phần mềm cụ thể dựa trên dữ liệu lịch sử hoặc kinh nghiệm của người quản lý dự án.
Điều này có lẽ không áp dụng cho bạn nếu bạn là một tỷ phú như Tony Stark, người có thể sử dụng công nghệ hình ảnh ba chiều đắt tiền như B.A.R.F. để hồi tưởng lại những kỷ niệm xưa. 👀
Nhưng đối với những người khác, ClickUp là giải pháp quản lý dự án tối ưu để ước tính dự án.
Bạn có thể tận dụng sức mạnh và sự tiện lợi của:
A. Ước lượng thời gian : dự báo thời gian thực hiện một dự án phần mềm và phân chia thời gian ước lượng cho nhiều thành viên trong nhóm.
B. Biểu đồ tốc độ : tạo biểu đồ tốc độ tự động cho các dự án phần mềm của bạn và bổ sung chúng bằng các tiện ích như biểu đồ burnup, burndown và biểu đồ luồng tích lũy.
C. Story Points : tìm hiểu nỗ lực và thời gian cần thiết cho một công việc trong dự án phần mềm agile bằng cách tính Sprint Points. Sau tất cả, chúng ta không có sức mạnh siêu phàm như Hulk.
D. Báo cáo Trường Tùy chỉnh : đánh giá và giám sát số tiền cần thiết để hoàn thành dự án phần mềm một cách thích hợp
3. Lập lịch dự án
Lập kế hoạch dự án là việc tạo ra một lộ trình cho các công việc của dự án và phân bổ các khoảng thời gian cụ thể.
Điều này bao gồm:
- Chia dự án của bạn thành các phần nhỏ hơn dễ quản lý hơn
- Chỉ định đơn đặt hàng để hoàn thành công việc
- Xác định các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và tương quan giữa các công việc khác nhau
- Xác minh ước lượng thời gian cho từng công việc
- Tính toán lại và đảm bảo rằng ước lượng thời gian của bạn không quá xa so với dự báo
Lập lịch cho các dự án phần mềm của bạn trên hệ thống quản lý dự án ClickUp rất tiện lợi vì công cụ này cung cấp:
A. Chế độ xem biểu đồ Gantt : xem các công việc khác nhau trong dự án phụ thuộc lẫn nhau như thế nào và xác định các cột mốc quan trọng.
B. Nhiều người được giao nhiệm vụ : giao công việc cho nhiều người được giao nhiệm vụ hoặc một Nhóm để đẩy nhanh tiến độ dự án phần mềm của bạn. Rất hữu ích nếu bạn đang quản lý một nhóm doanh nghiệp lớn như Avengers!
C. Chế độ xem lịch : lên lịch các công việc của dự án bằng cách thêm ngày bắt đầu và ngày đáo hạn để giúp bạn tạo ra các sản phẩm phần mềm đúng hạn.
D. Ưu tiên : đặt mức độ ưu tiên cho các công việc trong dự án của bạn là khẩn cấp, cao, bình thường hoặc thấp dựa trên mức độ quan trọng của việc hoàn thành công việc đó đối với tiến độ dự án.
4. Cộng tác dự án
Quản lý dự án phần mềm cần sự hợp tác hiệu quả để ngăn chặn bất kỳ khoảng cách giao tiếp và trục trặc nào có thể phát sinh theo thời gian.
Bạn cần giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan luôn được cập nhật và gửi các thông tin cập nhật liên quan về những phát triển gần đây của dự án. Việc này đảm bảo rằng mọi người đều đồng nhất.
Với công cụ cộng tác như ClickUp, bạn sẽ được hưởng lợi từ một số tính năng như:
A. Bình luận : Gán bình luận cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn trong Không gian Làm việc, lồng các câu trả lời thành các bình luận theo chủ đề, thêm phản ứng và định dạng bình luận của bạn để truyền đạt càng nhiều thông tin càng tốt.
B. Phát hiện sự hợp tác : biết khi nào các thành viên khác trong nhóm xem, bình luận hoặc chỉnh sửa cùng một công việc với bạn.
C. Chế độ xem trò chuyện : cho dù bạn muốn thảo luận về các cập nhật dự án hay kế hoạch xem The Avengers, chế độ xem trò chuyện cung cấp không gian cho tất cả các loại cuộc hội thoại.
D. Email ClickApp : gửi và nhận email liên quan đến dự án trực tiếp trong các công việc.
E. Clip : tạo bản ghi màn hình với âm thanh từ bất kỳ đâu trong Không gian Làm việc của bạn để giải thích cho nhóm của bạn.
F. Tích hợp Slack : tạo và quản lý công việc trực tiếp từ các cuộc hội thoại Slack của bạn.
G. Tích hợp Zoom : tổ chức cuộc họp từ trong công việc của bạn và nhận thông báo về các cuộc họp sắp tới.
H. Chia sẻ công khai : chia sẻ Dòng thời gian, Bản đồ Tư duy, Bản đồ và hơn thế nữa với các thành viên nhóm ClickUp, các bên liên quan hoặc bất kỳ ai bên ngoài Không gian Làm việc của bạn.
5. Quản lý tài nguyên dự án
Bất kỳ thứ gì liên quan đến quá trình phát triển phần mềm đều có thể được coi là tài nguyên. Ví dụ: nguồn nhân lực, công cụ phát triển phần mềm, phần cứng, v.v.
Và điều quan trọng là phải quản lý tài nguyên dự án một cách hợp lý vì việc phân bổ tài nguyên không hợp lý có thể làm chậm tiến độ dự án và dẫn đến rất nhiều chi phí không cần thiết.
Hãy tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra nếu các Avengers không phân bổ tài nguyên một cách hợp lý khi cố gắng thu hồi các Viên đá Vô cực? 💎
Kết quả sẽ là sự kết thúc của thế giới, theo nghĩa đen.
Để quản lý tài nguyên dự án hiệu quả, có một số việc bạn có thể làm, chẳng hạn như:
- Xác định các nguồn lực cần thiết và đảm bảo chúng sẵn sàng để sử dụng
- Phân bổ công việc theo thời gian rảnh của thành viên trong nhóm, để mọi người đều có số lượng công việc phù hợp 🍽
- Thiết lập một hệ thống để tạo yêu cầu tài nguyên khi cần và hủy phân bổ khi nhu cầu đã được đáp ứng
May mắn thay, ClickUp có thể đơn giản hóa việc quản lý tài nguyên cho bạn.
Dưới đây là tổng quan về cách phần mềm quản lý công việc này giúp bạn quản lý tài nguyên:
A. Chế độ xem khối lượng công việc : có cái nhìn tổng quan về mức độ bận rộn của các thành viên trong nhóm và xem ai đang làm việc quá sức và ai có thời gian rảnh.
B. Chế độ xem Box : kéo và thả công việc giữa các tài nguyên khác nhau để quản lý nhóm hiệu quả hơn.
C. Hồ sơ : xem các công việc đã hoàn thành của thành viên nhóm, công việc họ đang thực hiện và công việc họ sẽ thực hiện sau đó.
6. Giám sát dự án
Việc liên tục theo dõi và giám sát tiến độ dự án phần mềm cho phép bạn chủ động xử lý các tắc nghẽn.
Điều này cũng giúp duy trì động lực của nhóm, cho bạn biết liệu bạn có thể hoàn thành dự án đúng thời hạn một cách thực tế hay không.
Việc theo dõi, giám sát và kiểm soát các dự án phần mềm trở nên vô cùng thuận tiện trong ClickUp với các tính năng như:
A. Bảng điều khiển : giám sát hiệu suất dự án với các tiện ích có thể tùy chỉnh, cung cấp thông tin chi tiết về nhân sự, dự án, trạng thái, sprint và hơn thế nữa.
B. Theo dõi thời gian : theo dõi thời gian hoàn thành một công việc cụ thể để bạn có thể phân tích hiệu suất của nhóm và đưa ra dự đoán tốt hơn cho các dự án trong tương lai.
C. Trạng thái tùy chỉnh : tạo và sử dụng các trạng thái dự án tùy chỉnh để nhanh chóng nắm bắt tiến độ dự án.
D. Pulse : có được cái nhìn tổng quan trực tiếp về mức độ hoạt động của các nhóm nội bộ hoặc từ xa trong ngày.
E. Tích hợp GitHub-ClickUp : tích hợp tất cả hoạt động GitHub của bạn vào ClickUp để nhanh chóng theo dõi lỗi và báo cáo vấn đề.
7. Quản lý danh mục đầu tư dự án
Trong quản lý danh mục đầu tư dự án , người quản lý dự án sẽ phân tích toàn bộ danh mục đầu tư dự án của công ty để đánh giá hiệu quả và hiệu suất của các quy trình dự án phần mềm.
Và điều này thường dẫn đến việc phân bổ lại nguồn lực hoặc điều chỉnh các quy trình dự án phần mềm.
May mắn thay, ClickUp là một ứng dụng quản lý dự án với chức năng giúp bạn quản lý danh mục đầu tư dự án.
Làm thế nào?
Chỉ cần thêm tiện ích danh mục đầu tư vào Bảng điều khiển của bạn!
Với tiện ích này, bạn sẽ có được chế độ xem Hawkeye về tất cả các sáng kiến dự án của mình, từ chiến lược dự án đến khi hoàn thành.
Sử dụng tiện ích danh mục đầu tư của ClickUp để:
- Tổ chức mục tiêu của nhóm: giám sát và quản lý việc phát hành sản phẩm, mục tiêu của công ty, chiến dịch tiếp thị và hơn thế nữa từ một nơi duy nhất
- Xây dựng chiến lược kinh doanh: thêm, lựa chọn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách công việc để phù hợp với mục tiêu của nhóm phần mềm của bạn
- Giữ mọi người trong vòng thông tin: chia sẻ danh mục đầu tư của bạn với các bên liên quan khác nhau để cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại
Mục tiêu cuối cùng 💥
Với quy mô rộng lớn của quản lý dự án phần mềm, ban đầu nó có thể trông rất khó.
Nhưng điều đó không sao.
Với một công cụ như ClickUp, quản lý dự án phần mềm trở nên thật dễ dàng!
Bạn có thể sử dụng Phân cấp để quản lý công việc hiệu quả, Ước lượng thời gian để dự đoán thời gian thực hiện một công việc trong dự án, Bảng điều khiển để phân tích trạng thái dự án và sử dụng hàng loạt các tính năng mạnh mẽ khác.
Hơn nữa, bạn có thể cộng tác trong số lượng dự án không giới hạn với nhóm của mình trong gói miễn phí!
Tăng cường sức mạnh với ClickUp miễn phí ngay hôm nay để hoàn thành xuất sắc các dự án phần mềm của bạn.
