ClickUp vs. Trello: Công cụ quản lý dự án nào phù hợp với quy trình làm việc của bạn?

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao nhóm của bạn vẫn thường xuyên trễ hạn, ngay cả khi quy trình trên giấy tờ trông có vẻ chặt chẽ?

Trong nhiều trường hợp, công việc thường bị phân tán. Các công việc nằm rải rác trong các bảng tính. Các cập nhật bị chôn vùi trong các chủ đề email dài. Các tệp tin nằm rải rác trên các ổ đĩa khác nhau. Các cuộc hội thoại biến mất trong các chủ đề trò chuyện dài.

Nhóm của bạn không hề chậm chạp. Họ chỉ đơn giản là phải chuyển đổi ngữ cảnh quá thường xuyên, khiến họ cảm thấy kiệt sức.

Một công cụ quản lý dự án tốt được thiết kế để giải quyết vấn đề này. Nó cung cấp cho bạn một hệ thống trung tâm nơi công việc, cập nhật, tệp tin và các cuộc hội thoại được tập trung tại một nơi.

Đó chính là lý do tại sao các nhóm chuyển từ việc sử dụng các công cụ rời rạc sang một Không gian Làm việc AI tích hợp — bởi vì tình trạng phân tán công việc không chỉ gây phiền toái, mà còn là nguyên nhân khiến thời hạn bị trễ ngay cả khi quy trình trông có vẻ chặt chẽ.

Nếu bạn đang phân vân giữa ClickUp và Trello, hướng dẫn này sẽ giúp bạn chọn được giải pháp phù hợp nhất.

Bảng so sánh ClickUp và Trello

Dưới đây là chế độ xem trực tiếp về những điểm khác biệt giữa ClickUp và Trello trong các lĩnh vực mà hầu hết các nhóm quan tâm.

ClickUp là gì?

ClickUp là ứng dụng toàn diện cho công việc — kết hợp dự án, nhiệm vụ, tài liệu, trò chuyện, tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) trên một nền tảng duy nhất. Thay vì phải chuyển đổi giữa các công cụ, các nhóm có thể lập kế hoạch, theo dõi, hợp tác và ghi chép công việc trong một không gian làm việc kết nối duy nhất.

Nó thích ứng với quy trình làm việc của bạn, dù bạn là một startup nhỏ hay một doanh nghiệp lớn với quy trình phê duyệt phức tạp.

Với ClickUp, các nhóm có thể quản lý công việc, tạo tài liệu, tự động hóa quy trình làm việc và theo dõi dự án. ClickUp Brain còn cung cấp các bản tóm tắt AI, thông tin chi tiết và đề xuất các bước tiếp theo bên cạnh những tính năng đó.

Các tính năng của ClickUp

ClickUp cung cấp bộ tính năng mạnh mẽ và có khả năng mở rộng. Phần mềm này hỗ trợ cả việc quản lý công việc đơn giản lẫn việc thực hiện các dự án phức tạp.

Tính năng #1: Quản lý dự án và công việc

Giải pháp quản lý dự án của ClickUp mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện. Bạn có thể xem cả tình trạng tổng quan của dự án lẫn chi tiết của các công việc nhỏ nhất. Bạn có thể chia công việc thành các công việc, công việc con và danh sách kiểm tra. Bạn có thể theo dõi các mối phụ thuộc, đặt các cột mốc quan trọng và xem mọi thứ được cập nhật ngay lập tức trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.

Dưới đây là cách các tính năng này hoạt động cùng nhau:

Với nhiệm vụ ClickUp, ngay cả hành động nhỏ nhất cũng trở thành một phần của hệ thống dự án có cấu trúc. Nó kết nối mục tiêu, thời hạn, tài liệu và giao tiếp trong nhóm tại một nơi duy nhất. Điều này cũng cung cấp cho ClickUp Brain bối cảnh cần thiết để trả lời câu hỏi và tạo ra các bản tóm tắt.

Dưới đây là cách các tính năng quản lý dự án của ClickUp kết hợp với nhau:

Tính năng #2: Tự động hóa trong ClickUp

Với ClickUp Automations, bạn có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như phân công công việc, cập nhật trạng thái hoặc gửi nhắc nhở — và để AI xử lý những công việc lặt vặt mà nhóm của bạn thường phải làm thủ công. Bạn cũng có thể xây dựng các quy trình làm việc nâng cao với các điều kiện phân tầng và thậm chí kết nối các hành động giữa các dự án khác nhau.

Ví dụ: Khi công việc “Cần thiết kế” được đánh dấu là đã hoàn thành, ClickUp có thể tự động tạo một công việc mới cho nhóm thiết kế, phân công công việc, đặt ngày đáo hạn và thông báo cho người phụ trách dự án.

Bạn có thể mở rộng các tính năng tự động hóa này sang các công cụ như Slack, email và Dropbox, đồng thời lựa chọn từ hơn 100 mẫu có sẵn để cài đặt nhanh chóng.

Với ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn, bạn có thể tạo bản tóm tắt dự án và cuộc hội thoại, nhận cập nhật dự án theo thời gian thực và đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên về công việc của mình.

Tất cả điều này diễn ra ngay trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Trí tuệ nhân tạo (AI) luôn nhận biết bối cảnh và sử dụng các công việc, tài liệu (Docs) và cuộc hội thoại của bạn làm nguồn dữ liệu, chứ không phải dữ liệu ngẫu nhiên trên web.

ClickUp Brain MAX giúp nhóm làm việc nhanh hơn bằng cách cho phép bạn ghi lại ý tưởng, ghi chú hoặc các công việc cần thực hiện và tự động chuyển chúng thành các công việc có cấu trúc hoặc tài liệu. Thay vì để các quyết định bị lạc trong các cuộc họp hoặc chuỗi chủ đề trò chuyện, tính năng Talk to Text ghi lại bối cảnh ngay khi nó được nói ra và đặt nó ngay vào quy trình làm việc của bạn. Đây là cách nhanh nhất để duy trì tiến độ dự án mà không cần gõ lại thủ công hay ghi chú rải rác.

ClickUp Agents đưa tự động hóa lên một tầm cao mới. Chúng hoạt động như những đồng đội luôn sẵn sàng, theo dõi quy trình làm việc của bạn, giám sát các thay đổi trong dự án và thúc đẩy công việc tiến triển mà không cần chờ đợi các cập nhật thủ công. Chúng theo dõi các công việc bị đình trệ, phát hiện các rào cản, chia sẻ bản tóm tắt tiến độ và tự động kích hoạt các bước tiếp theo. Đó là sự phối hợp dự án chủ động, không bao giờ bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.

Tính năng #3: Chế độ xem Bảng trong ClickUp

Bảng Kanban của ClickUp giúp các nhà quản lý dự án kiểm soát và hiển thị quy trình làm việc của mình. Khi kết hợp với AI, nó trở thành một bản tóm tắt tiến độ trực tiếp và tự động cập nhật.

Bạn có thể kéo và thả các công việc để cập nhật trạng thái hoặc mức độ ưu tiên. Bạn có thể xem tiến độ ngay lập tức và sắp xếp công việc theo nhu cầu của nhóm. Bạn có thể sử dụng Trường Tùy chỉnh, màu sắc hoặc các công việc con lồng nhau, tùy thuộc vào cách nào giúp công việc dễ theo dõi nhất.

Đối với một nhà quản lý dự án, điều này có nghĩa là ít phải cập nhật thủ công hơn, các ưu tiên rõ ràng hơn, tóm tắt các thay đổi bằng AI và việc theo dõi ai đang làm gì trở nên dễ dàng hơn.

Các bảng (Boards) của ClickUp nổi bật so với các công cụ Kanban cơ bản nhờ các tính năng bổ sung giúp quản lý các dự án phức tạp trở nên dễ dàng hơn, chẳng hạn như:

Giá của ClickUp

[bảng giá]

Trello là gì?

Trello, hiện là một phần của Atlassian, là một công cụ đơn giản theo phong cách Kanban để theo dõi công việc trực quan. Bảng, Danh sách công việc và Thẻ là cốt lõi của hệ thống. Điều này giúp cá nhân và các nhóm nhỏ dễ dàng tổ chức công việc mà không cần nhiều thiết lập hay đào tạo.

Nó trực quan, gọn nhẹ và dễ sử dụng, nhưng ưu tiên sự đơn giản hơn là tính chuyên sâu.

Các tính năng của Trello

Trello là một công cụ quản lý dự án đơn giản dành cho các nhóm muốn quản lý nhiều dự án với quy trình thiết lập tối thiểu. Công cụ này có đường cong học tập dễ dàng, nên ngay cả người dùng mới cũng có thể bắt đầu sử dụng chỉ trong vài phút.

Dưới đây là một số tính năng chính bạn nên xem xét khi lựa chọn giữa ClickUp và Trello:

Tính năng #1: Tự động hóa Butler

Tính năng tự động hóa Butler của Trello cho phép bạn tạo quy tắc, nút và lệnh được lên lịch để tự động hóa các tác vụ thường xuyên trên các bảng của bạn.

Với Butler, bạn có thể kích hoạt các quy trình tự động hóa khi:

Butler cũng tích hợp với các công cụ như Slack, Jira và email, giúp nó trở nên hữu ích cho các chuỗi tự động hóa đơn giản.

Butler hoạt động hiệu quả nhất với các công việc đơn giản, đặc biệt là trong một bảng duy nhất.

Tính năng #2: Hộp thư đến của Trello

Trello Inbox hoạt động như một không gian trung tâm để thu thập các công việc, ghi chú và ý tưởng từ email, Slack hoặc Microsoft Teams của bạn. Hoặc bạn có thể đơn giản ghi lại ý tưởng ngay khi nó nảy ra mà không cần bất kỳ thiết lập nào.

Bạn có thể ghi lại những ý tưởng sơ bộ trong hộp thư đến (Inbox) và sắp xếp chúng sau bằng cách kéo từng mục vào Bảng hoặc Danh sách công việc phù hợp. Đây là công cụ hữu ích cho các nhóm làm việc nhịp độ nhanh, cần một cách nhanh chóng để ghi lại công việc mà không làm gián đoạn luồng làm việc.

Đối với các việc cần làm nhỏ, hộp thư đến cho phép bạn đánh dấu công việc là “Đã xong” trực tiếp, giúp các việc cần làm nhỏ không bị dồn đống một cách không cần thiết.

Hộp thư đến là một công cụ ghi chú tiện lợi dành cho các nhóm ưa chuộng quy trình làm việc đơn giản, ít yêu cầu thiết lập.

Tính năng #3: Trình lập kế hoạch

Kết nối Lịch Google hoặc Microsoft của bạn với Trello Planner để dễ dàng lên kế hoạch cho ngày làm việc. Chỉ cần kéo và thả các công việc từ hộp thư đến (Inbox) hoặc bảng (boards) trên Trello vào Planner. Ghi lại và sắp xếp các kế hoạch của bạn, dù bạn đang ở bàn làm việc hay đang di chuyển. Giờ đây, hãy dành thời gian tập trung và hoàn thành các mốc thời gian với tư cách là người quản lý dự án.

Planner phù hợp nhất cho việc lập lịch cá nhân hoặc các dòng thời gian đơn giản.

Giá cả của Trello

ClickUp vs. Trello: So sánh tính năng

Cả ClickUp và Trello đều là phần mềm quản lý dự án giúp bạn lập kế hoạch dự án, quản lý công việc và hợp tác với nhóm của mình. Mặc dù có nhiều điểm tương đồng về chức năng cốt lõi, nhưng hai nền tảng này được phát triển với những ưu tiên khác nhau.

Hãy cùng xem xét kỹ hơn sự khác biệt giữa hai nền tảng này, vượt ra ngoài những nhận định thông thường như “Trello đơn giản” và “ClickUp có nhiều tính năng hơn”, bằng cách so sánh các tính năng ở mức chi tiết.

Quản lý công việc

ClickUp hoạt động theo thứ tự phân cấp: Không gian Làm việc → Không gian → Thư mục → Danh sách công việc → Công việc → Công việc con → Danh sách kiểm tra.

Trong ClickUp, bạn có thể chia nhỏ các đầu ra phức tạp thành các công việc con và danh sách kiểm tra lồng nhau. Bạn có thể thiết lập các mối quan hệ phụ thuộc để xác định thứ tự thực hiện công việc. Bạn cũng có thể áp dụng các Trường Tùy chỉnh để theo dõi các chi tiết như ngân sách hoặc tên khách hàng. ClickUp còn cung cấp các mẫu công việc có sẵn, giúp bạn mở rộng quy mô các quy trình làm việc lặp lại.

Ngược lại, Trello tuân theo một cấu trúc đơn giản hơn nhiều: Bảng → Danh sách công việc → Thẻ → Danh sách kiểm tra.

Mỗi thẻ Trello hoạt động như một công việc. Bạn có thể thêm mô tả, danh sách kiểm tra, ngày đáo hạn, tệp đính kèm và bình luận. Sự đơn giản này rất phù hợp với các quy trình làm việc cơ bản. Tuy nhiên, bạn không thể thiết lập các mối quan hệ phụ thuộc hoặc thêm Trường Tùy chỉnh nếu không có Power-Ups. Trello cũng không hỗ trợ tính năng ước lượng thời gian cho các dự án phức tạp.

Các chế độ xem dự án và tính linh hoạt

Trong ClickUp, bạn có thể hiển thị các dự án của mình qua hơn 15 chế độ xem và chuyển đổi giữa chúng để truy cập cả chế độ xem tổng quan lẫn chi tiết. Sự linh hoạt này cho phép bạn quản lý các công việc hàng ngày và kế hoạch dài hạn tại một nơi duy nhất.

Tuy nhiên, Trello chỉ cung cấp chế độ xem Bảng Kanban làm tính năng cốt lõi. Mặc dù bạn có thể thêm chế độ xem Lịch, Dòng thời gian, Bảng hoặc Bảng điều khiển, nhưng hầu hết các chế độ này đều yêu cầu Power-Up, và gói miễn phí chỉ cho phép sử dụng một Power-Up. Bên cạnh đó, việc chuyển đổi chế độ xem trong Trello không mượt mà như Power-Up, vì nó hoạt động như một lớp riêng biệt.

Hợp tác nhóm

Tính năng hợp tác nhóm được tích hợp sâu vào ClickUp. Bạn có thể cùng chỉnh sửa tài liệu (Docs) theo thời gian thực, thảo luận ý tưởng trên Bảng trắng ClickUp (Whiteboards), gán bình luận cho đồng nghiệp và để ClickUp Brain ghi lại các quyết định trong cuộc họp và tự động chuyển đổi chúng thành các công việc có thể thực hiện được.

ClickUp Calendar, công cụ lập lịch tích hợp sẵn, mang lại một lớp phối hợp thêm. Giống như Lịch Google hay Outlook, nó giúp bạn quản lý các cuộc họp và sự kiện, nhưng với lợi thế bổ sung là được tích hợp trong hệ sinh thái quản lý công việc của bạn. Bạn có thể tạo, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu, wiki và công việc tất cả tại một nơi.

Mặt khác, Trello hỗ trợ hợp tác thông qua bình luận, đề cập, danh sách kiểm tra và tệp đính kèm ở cấp độ thẻ, giúp dễ dàng theo dõi hoạt động trên từng công việc. Tuy nhiên, Trello thiếu tính năng trò chuyện tích hợp và chỉnh sửa tài liệu thời gian thực, thay vào đó phải dựa vào các công cụ và tích hợp bên ngoài để tăng cường sự hợp tác trong nhóm.

Trợ giúp và hỗ trợ

ClickUp cung cấp phạm vi rộng của các tùy chọn hỗ trợ. Điều này bao gồm tính năng trò chuyện trực tuyến 24/7 cho tất cả người dùng (đúng vậy, kể cả người dùng miễn phí), Trung tâm Trợ giúp chi tiết, hướng dẫn từng bước trong ứng dụng, hội thảo trực tuyến và ClickUp University, nơi cung cấp các video đào tạo miễn phí.

Các gói Enterprise và Doanh nghiệp có chuyên viên hỗ trợ khách hàng riêng.

Tuy nhiên, Trello cung cấp Trung tâm Trợ giúp có thể tìm kiếm, diễn đàn cộng đồng và hệ thống hỗ trợ dựa trên phiếu yêu cầu. Hỗ trợ trực tiếp chỉ dành cho người dùng gói Premium và Gói Enterprise.

Báo cáo và phân tích

ClickUp cung cấp các báo cáo và phân tích nâng cao thông qua các Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, với ClickUp Brain tạo ra các bản tóm tắt bằng tiếng Anh đơn giản dựa trên các số. Bạn có thể theo dõi tiến độ, khối lượng công việc của nhóm, trạng thái công việc, thời gian, ngân sách, v.v. Với hơn 50 tiện ích, bạn có thể tạo các báo cáo trực quan chi tiết và theo thời gian thực bằng cách lọc dữ liệu trên các Không gian, Danh sách công việc và Trường Tùy chỉnh.

Ngược lại, Trello có tính năng báo cáo tích hợp giới hạn. Để truy cập các tính năng phân tích như theo dõi thời gian hoặc thông tin về Khối lượng công việc, bạn sẽ cần phải dựa vào các Power-Up hoặc công cụ của bên thứ ba, thường yêu cầu thiết lập thêm hoặc các kế hoạch trả phí.

Trí tuệ nhân tạo

ClickUp Brain là bộ công cụ AI tích hợp sẵn của ClickUp, kết nối các tác vụ, tài liệu, thành viên và kiến thức trong không gian làm việc thành một lớp suy luận duy nhất, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trên toàn bộ nền tảng. Nó có thể tóm tắt các chủ đề bình luận, tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, trích xuất các mục cần thực hiện, tạo công việc và trả lời các câu hỏi về các dự án nội bộ hoặc tài liệu của bạn, bằng cách sử dụng nội dung trong không gian làm việc làm nguồn thông tin chính xác.

Mặt khác, Trello cung cấp các tính năng AI thông qua Atlassian Intelligence, một nền tảng vẫn đang trong quá trình phát triển. Nó cung cấp các đề xuất thông minh, tóm tắt và thông tin chi tiết tự động hóa trên các công cụ của Atlassian, bao gồm cả Trello—nhưng hiện tại nó vẫn mang tính tổng quát hơn và cung cấp ít khả năng chuyên sâu, cụ thể cho từng công việc và nhận biết quy trình làm việc hơn so với ClickUp Brain.

ClickUp vs. Trello trên Reddit

Để kết thúc cuộc tranh luận, chúng tôi đã đưa vấn đề này lên Reddit. Mặc dù không có chủ đề cụ thể nào, nhưng đây là một số ý kiến của người dùng về cả hai công cụ.

Theo một người dùng ClickUp, Trello sẽ là lựa chọn phù hợp hơn để quản lý các công việc cá nhân.

Tôi muốn bổ sung yếu tố đơn giản vào danh sách công việc này, điều này có thể rất hữu ích khi hướng dẫn khách hàng hoặc thành viên mới trong nhóm. Tôi sử dụng ClickUp cho công việc kinh doanh, và vì vậy tôi cũng dùng nó cho các công việc cá nhân. Nếu tôi chỉ tìm kiếm một công cụ để quản lý các công việc cá nhân, có lẽ tôi sẽ chọn Trello vì sự đơn giản và ổn định của nó.

Tuy nhiên, nếu tích hợp sẵn là công cụ thiết yếu đối với bạn, thì người dùng này, người đã chuyển từ Trello sang ClickUp, là người mà bạn nên lắng nghe.

Trello là lựa chọn tốt nhất cho chế độ xem kanban/bảng, nhưng đó là tất cả những gì bạn nhận được. Họ không bổ sung bất kỳ tính năng mới đáng kể nào trong những năm qua. Hầu hết các plugin tốt đều là của bên thứ ba và phải trả phí, trong khi với ClickUp, những tính năng này đã được tích hợp sẵn. Chúng tôi vừa chuyển từ Trello sang ClickUp, và toàn bộ nhóm đều hoàn toàn hài lòng với sự thay đổi này.

Về khả năng mở rộng, ClickUp dường như là một lựa chọn tốt hơn so với Trello, theo bình luận này của một người dùng Reddit.

Sau khi đã sử dụng cả Trello và ClickUp, tôi chọn ClickUp. Nếu công việc phụ của bạn phát triển, ClickUp sẽ phát triển cùng với nó. Theo tôi, Trello là bước khởi đầu trong quản lý dự án, và đó là nơi tôi bắt đầu, nhưng thành thật mà nói, tôi cần nhiều hơn một bảng, nên tôi đã nhanh chóng vượt qua giới hạn của nó.

Tôi sẽ chọn ClickUp vì bạn có thể tạo một Danh sách cho mỗi dự án (theo thuật ngữ của ClickUp) và sau đó tổng hợp tất cả các Danh sách đó ở cấp độ Không gian hoặc Thư mục, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về mọi thứ. Điều này thực sự hữu ích khi công việc phụ của tôi là làm freelancer phát triển và tôi nhận thêm nhiều khách hàng!

Chủ đề chính trên Reddit rất rõ ràng: Trello hoạt động tốt cho đến khi công việc của bạn bắt đầu mở rộng quy mô. ClickUp được thiết kế dành cho giai đoạn tiếp theo.

Công cụ quản lý dự án nào là số một?

Kết luận cuối cùng: ClickUp chiến thắng 🏆

Trello rất phù hợp cho các quy trình làm việc đơn giản, cá nhân hoặc nhẹ nhàng của nhóm. Tuy nhiên, khi dự án của bạn phát triển—hoặc nhóm của bạn mở rộng—bạn sẽ nhanh chóng gặp phải giới hạn của nó.

ClickUp cung cấp cho bạn tất cả những gì Trello có, cộng thêm độ sâu, tính năng tự động hóa, báo cáo, trí tuệ nhân tạo (AI) và khả năng mở rộng mà các nhóm hiện đại cần. Phần mềm này được thiết kế dành cho các nhóm muốn làm việc nhanh hơn, hợp tác hiệu quả hơn và quản lý dự án mà không cần phải ghép nối các công cụ lại với nhau một cách chắp vá.

Dùng thử ClickUp miễn phí và trải nghiệm việc quản lý công việc, tài liệu và hợp tác trong một không gian làm việc duy nhất.