ClickUp vs. Trello: Công cụ quản lý dự án nào phù hợp với quy trình làm việc của bạn?

Trello là cách nhanh nhất để đưa công việc của nhóm lên bảng. ClickUp được thiết kế dành cho trường hợp một bảng không còn đủ để đáp ứng nhu cầu.

Bạn thường có thể nhận ra khi nào mình đã đến mức đó: các công việc nằm trong bảng tính, các cập nhật bị chôn vùi trong các chủ đề email, và các tệp tin của bạn nằm rải rác trên các ổ đĩa. Mỗi lần chuyển đổi giữa các công cụ đó đều tốn thời gian, và thời hạn bị trễ ngay cả khi quy trình trông có vẻ chặt chẽ trên giấy tờ.

Vậy câu hỏi quyết định là công việc của bạn cần mức độ cấu trúc như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Bảng so sánh ClickUp và Trello

Dưới đây là so sánh giữa ClickUp và Trello về các tính năng mà bạn có khả năng sẽ xem xét đầu tiên.

Đánh giá ClickUp: Điểm mạnh, giới hạn và đối tượng phù hợp

ClickUp tích hợp quản lý dự án, Tài liệu, Trò chuyện, tự động hóa và AI vào một không gian làm việc duy nhất.

Thay vì lưu trữ các công việc, cập nhật và tài liệu của từng dự án ở những nơi riêng biệt, bạn có thể tập trung công việc, các cuộc hội thoại liên quan và quyết định đằng sau chúng vào một nơi duy nhất. Thanh điều hướng toàn cầu (Global Navigation) và Thanh bên Trang chủ (Home Sidebar) của ClickUp tập hợp các công việc, Tài liệu (Docs), Trò chuyện (Chat), Lập kế hoạch (Planner) và các công cụ AI vào một nơi, giúp bạn tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các tab.

ClickUp hoạt động trên nền web, với các ứng dụng máy tính dành cho macOS, Windows và Linux. Hãy tưởng tượng một nhóm tiếp thị thực hiện một chiến dịch từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi ra mắt: bản tóm tắt được lưu trong một tài liệu (Doc), các công việc tuân theo dòng thời gian, và khi trạng thái thay đổi, người phụ trách tiếp theo sẽ được chỉ định mà không cần ai phải sao chép thông tin vào một công cụ theo dõi khác.

ClickUp được thiết kế dành cho ai

ClickUp phù hợp với các nhà quản lý dự án, trưởng bộ phận vận hành, đội ngũ tiếp thị và đội ngũ sản phẩm đang điều hành nhiều dự án cùng lúc. Một PMO có thể tập trung các yêu cầu, công việc, mối quan hệ phụ thuộc, tài liệu và chế độ xem tiến độ tại một nơi duy nhất.

Nếu bạn làm việc với khách hàng hoặc các bên liên quan khác, bạn có thể chia sẻ các công việc cụ thể hoặc tài liệu (Docs) với họ dưới tư cách khách và sử dụng Trường Tùy chỉnh (Custom Fields) để theo dõi ngân sách, khách hàng, mức độ ưu tiên hoặc chi tiết bản phát hành. Một nhóm nhỏ có thể bắt đầu với một Danh sách công việc đơn giản hoặc Bảng và thêm các chế độ xem (views) và quy trình làm việc (workflows) khi quy trình phát triển. Điểm cần cân nhắc: ai đó phải quyết định những tính năng nào nhóm của bạn sẽ cần và thiết lập không gian làm việc.

ClickUp có những việc cần làm gì?

Giá cả của ClickUp

Đánh giá và nhận xét về ClickUp

Dưới đây là nhận xét của một người đánh giá trên G2:

Điều tôi thích nhất ở ClickUp là sự cân bằng giữa khả năng tùy chỉnh và tính dễ sử dụng. Có rất nhiều công cụ quản lý dự án mang lại sự linh hoạt, nhưng sự linh hoạt đó đôi khi có thể khiến nền tảng trở nên quá phức tạp hoặc khó duy trì. Với ClickUp, tôi nhận thấy rằng mình có thể tùy chỉnh quy trình làm việc, trạng thái, chế độ xem, trường, tự động hóa và bảng điều khiển theo cách làm việc thực tế của nhóm mà vẫn giữ được trải nghiệm hàng ngày một cách trực quan. Tôi cũng rất thích việc nó có thể hỗ trợ các loại nhóm và dự án khác nhau mà không bắt buộc mọi người phải tuân theo cùng một quy trình làm việc. Tôi đã từng sử dụng các công cụ như Trello, Monday.com và Asana, và mặc dù mỗi công cụ đều có những điểm mạnh riêng, nhưng ClickUp cho tôi cảm giác linh hoạt hơn trong việc quản lý nhiều dự án, các bên liên quan khác nhau và các mức độ phức tạp khác nhau tại một nơi duy nhất.

Những điểm yếu của ClickUp

ClickUp cung cấp cho bạn rất nhiều tùy chọn, vì vậy bạn cần đưa ra một số quyết định thiết lập ngay từ đầu. Nếu bạn bỏ qua việc chọn trạng thái, cài đặt mặc định và chế độ xem, bạn có thể sẽ phải dành thời gian quản lý không gian làm việc thay vì tập trung vào công việc. Hãy bắt đầu từ những điều cơ bản: thiết lập hệ thống phân cấp nhiệm vụ, sử dụng chế độ xem Bảng (Board) nếu nhóm của bạn đã quen thuộc với nó, và thêm các chế độ xem lập kế hoạch và báo cáo khi cần thiết.

Gói Miễn phí vĩnh viễn có một số giới hạn, bao gồm 60MB dung lượng lưu trữ và 1.000 tin nhắn trò chuyện trên toàn Không gian Làm việc. Một số chế độ xem nâng cao bị giới hạn sử dụng hoặc là tính năng dùng thử trên các gói thấp hơn. Brain², Enterprise Search, Super Agents, AI Notetaker và Artifacts sử dụng hạn mức của gói hoặc AI Credits.

Đánh giá Trello: Điểm mạnh, giới hạn và đối tượng phù hợp

Trello, thuộc sở hữu của Atlassian từ năm 2017, sắp xếp công việc thành các bảng, danh sách công việc và thẻ. Phần mềm này hoạt động trên web, máy tính để bàn và thiết bị di động, và các bản cập nhật gần đây đã bổ sung các tính năng Hộp thư đến và Planner bên cạnh các bảng của bạn.

Công cụ này vẫn giữ nguyên thiết kế lấy bảng làm trung tâm khi bổ sung các cách mới để ghi nhận và lập kế hoạch công việc. Ví dụ, một người phụ trách nội dung có thể đưa ý tưởng vào Hộp thư đến (Inbox), sau đó chuyển nó sang bảng biên tập và sử dụng Planner để dành thời gian tập trung vào các ngày đáo hạn. Cách làm này rất hiệu quả khi công việc của bạn trải qua các giai đoạn rõ ràng và bạn không muốn triển khai quy mô lớn.

Trello được thiết kế dành cho ai

Trello rất phù hợp cho các freelancer, đội ngũ tiếp thị nhỏ, studio sáng tạo và bất kỳ nhóm nào theo dõi công việc theo từng giai đoạn. Gói miễn phí hỗ trợ tối đa 10 người cộng tác và 10 bảng, trong khi gói Standard loại bỏ giới hạn về số lượng bảng và bổ sung các Trường Tùy chỉnh cùng danh sách kiểm tra nâng cao (Advanced Checklists). Các bảng trên Trello rất dễ giải thích cho khách hàng, những người cộng tác không thường xuyên và nhân viên mới. Trello không phải là lựa chọn phù hợp nhất cho một PMO cần quản lý mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, theo dõi thời gian hoặc lập kế hoạch sức chứa trên nhiều dự án mà không cần sử dụng các tiện ích bổ sung.

Trello có những việc cần làm gì?

Giá của Trello

Đánh giá và nhận xét về Trello

Dưới đây là nhận xét của một người đánh giá trên G2:

Điều tôi thích nhất ở Trello là nó rất dễ sử dụng, và tôi thích tính năng kéo và thả vì nó giúp chúng tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, đồng thời nhóm của tôi không cần phải đào tạo gì cả. Hiệu suất rất tốt; nó không bao giờ bị giật, ngay cả trên điện thoại. Tôi cũng thích các tính năng tích hợp, nhờ đó chúng tôi có thể kết nối Slack, Google Drive và Gmail một cách dễ dàng mà không tốn thêm chi phí, và kế hoạch miễn phí là đủ để chúng tôi bắt đầu. ROI ban đầu rất tốt; hỗ trợ và quá trình làm quen cũng rất đơn giản. Chúng tôi đã cài đặt bảng đầu tiên trong vòng 10 phút bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn.

Những điểm yếu của Trello

Sự đơn giản của Trello cũng chính là giới hạn của nó. Các bảng, danh sách công việc và thẻ rất dễ theo dõi, nhưng Trello không có tính năng quản lý phụ thuộc tích hợp sẵn, theo dõi thời gian hoặc chế độ xem Khối lượng công việc trên các dự án. Gói Premium bổ sung chế độ xem Lịch làm việc và Bảng trên các bảng, cùng với chế độ xem Bảng điều khiển và Dòng thời gian cho từng bảng. Để lập kế hoạch sức chứa chi tiết hoặc báo cáo sâu hơn, bạn sẽ cần một Power-Up hoặc công cụ khác.

Khi số lượng bảng vượt quá 10 hoặc số người cộng tác vượt quá 10, bạn sẽ cần nâng cấp, và một số tiện ích mở rộng (Power-Ups) của đối tác sẽ yêu cầu gói đăng ký riêng. Một chương trình quy mô lớn với nhiều phụ thuộc, báo cáo và quy tắc truy cập thường cần nhiều hơn một bảng.

ClickUp và Trello so sánh như thế nào về thiết lập, tích hợp, AI, báo cáo và bảo mật?

ClickUp mang lại cho bạn sự tổ chức và kiểm soát tốt hơn trên các dự án. Trello giúp bạn quản lý công việc trên một bảng trực quan duy nhất. Sự khác biệt này thể hiện rõ nhất khi bạn triển khai công cụ, kết nối với các ứng dụng khác và cần theo dõi tiến độ trên nhiều dự án.

Thiết lập và việc áp dụng trong nhóm

Các bảng, danh sách, thẻ và Hộp thư đến của Trello rất dễ sử dụng đối với một nhóm nhỏ. Người đánh giá trên G2 chấm điểm 9,0/10 cho mức độ dễ sử dụng của Trello, so với 8,5/10 của ClickUp. ClickUp có nhiều tùy chọn hơn, vì vậy hãy quyết định cấu trúc phân cấp và tên trạng thái trước khi bật các chế độ xem bổ sung.

Một nhóm thiết kế gồm 6 người quản lý một lịch nội dung có thể sẽ bắt đầu nhanh hơn với Trello. Một nhóm PMO gồm 12 người điều phối các đợt ra mắt sản phẩm giữa các bộ phận sẽ tận dụng được nhiều hơn từ ClickUp vì cấu trúc công việc duy nhất có thể hỗ trợ các chế độ xem và người phụ trách khác nhau.

Tích hợp và tìm kiếm

ClickUp cung cấp hơn 1.000 tích hợp, và tính năng Enterprise Search cho phép bạn tìm kiếm các ứng dụng được kết nối cùng với các công việc, tài liệu (Docs) và cuộc trò chuyện (Chat) của mình. Trello kết nối với hơn 200 ứng dụng và công cụ thông qua Power-Ups, giúp bạn dễ dàng mở rộng từng bảng một. ClickUp liên kết dữ liệu được kết nối đó trở lại với chính công việc, do đó một tệp tin hoặc phiếu yêu cầu từ ứng dụng khác có thể được đặt ngay trên công việc liên quan đến nó.

Các tính năng AI

Brain² của ClickUp hoạt động trên các công việc, Tài liệu, Trò chuyện và các ứng dụng được kết nối, giúp bạn có thể đặt câu hỏi hoặc bắt đầu một công việc nhiều bước bằng cách tận dụng bối cảnh sẵn có trong Không gian Làm việc của mình. Super Agents đảm nhận toàn bộ quy trình làm việc, còn AI Notetaker chuyển đổi các cuộc họp thành ghi chú và tác vụ. Việc sử dụng phụ thuộc vào kế hoạch và số dư AI Credits.

Trí tuệ nhân tạo (AI) của Trello tập trung vào công việc trên bảng: tạo bảng từ một lời nhắc, hợp nhất các thẻ trùng lặp, tạo danh sách kiểm tra, đề xuất thời gian tập trung trong Planner và viết hoặc tóm tắt văn bản thẻ bằng Rovo. Các tính năng này có sẵn trong các gói trả phí của Trello, và máy chủ Trello MCP cho phép các trợ lý AI bên ngoài làm việc với các bảng trên bất kỳ kế hoạch nào.

Báo cáo trên các dự án

Bảng điều khiển (Dashboard) của ClickUp tổng hợp dữ liệu công việc theo thời gian thực vào một giao diện duy nhất, giúp bạn theo dõi trạng thái, Khối lượng công việc và thời gian trên các dự án. Nếu bạn đã sử dụng các công cụ hợp tác dự án của ClickUp, các báo cáo của bạn sẽ được gắn liền với công việc. Trello Premium bổ sung chế độ xem Bảng điều khiển (Dashboard) cho các chỉ số bảng và chế độ xem Không gian Làm việc (Workspace) trên các bảng được lựa chọn, mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan trực quan về danh mục dự án. Để báo cáo khối lượng công việc hoặc thời gian trong Trello, bạn sẽ cần một Power-Up.

Bảo mật và hỗ trợ

ClickUp sở hữu các chứng nhận SOC 2 Loại 2, ISO 27001 và ISO 42001 (quản lý AI). Tính năng đăng nhập một lần (SSO) của Google có sẵn từ gói Business trở lên, trong khi SSO của Microsoft, Okta và SAML có sẵn từ gói Enterprise trở lên. Các tính năng AI tuân theo quyền truy cập của Không gian Làm việc Workspace, và các đối tác AI của ClickUp không được phép đào tạo mô hình dựa trên dữ liệu khách hàng.

Trello đã được chứng nhận SOC 2 Loại 2 và ISO 27001, và phiên bản Trello Enterprise tích hợp tính năng đăng nhập một lần (SSO) qua SAML thông qua Atlassian Guard. ClickUp cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7 cho mọi kế hoạch, trong khi dịch vụ hỗ trợ quản trị viên 24/7 của Trello chỉ có sẵn trong Gói Enterprise.

Cách lựa chọn giữa ClickUp và Trello

Hãy bắt đầu bằng cách xem xét cách nhóm của bạn đang thực hiện công việc hiện nay.

Hãy chọn ClickUp nếu

Hãy chọn Trello nếu

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn, hãy thử chạy một dự án thực tế trên mỗi công cụ trước khi chuyển toàn bộ công việc sang đó. Và nếu một bảng Kanban là tất cả những gì quy trình của bạn cần, một bảng Kanban miễn phí tốt có thể là đủ.

ClickUp và Trello trên Reddit

Dưới đây là ý kiến của những người dùng Reddit đã thử cả hai công cụ này.

Một người dùng ClickUp sẽ chọn Trello cho các công việc cá nhân:

Tôi muốn bổ sung yếu tố "đơn giản" vào danh sách công việc này, vì điều này có thể mang lại lợi ích rất lớn khi hướng dẫn khách hàng hoặc thành viên mới trong nhóm. Tôi sử dụng ClickUp cho công việc kinh doanh, và do đó tôi cũng dùng nó cho các nhiệm vụ cá nhân. Nếu tôi chỉ đang tìm kiếm một công cụ để quản lý các nhiệm vụ cá nhân, có lẽ tôi sẽ chọn Trello vì sự đơn giản và tính ổn định của nó.

Một người dùng khác, người có nhóm đã chuyển từ Trello sang ClickUp, đánh giá cao giá trị của việc có các tích hợp sẵn:

Trello là lựa chọn tốt nhất cho chế độ xem kanban/bảng, nhưng đó là tất cả những gì bạn nhận được. Trong nhiều năm qua, họ không bổ sung thêm bất kỳ tính năng mới đáng kể nào. Hầu hết các plugin tốt đều là của bên thứ ba và phải trả phí, trong khi với ClickUp, những tính năng này đã được tích hợp sẵn hoàn toàn. Chúng tôi vừa chuyển từ Trello sang ClickUp, và toàn bộ nhóm đều hoàn toàn hài lòng với sự thay đổi này.

Một người dùng thứ ba nhận thấy rằng ClickUp vẫn đáp ứng được nhu cầu khi công việc tự do của họ ngày càng phát triển:

Sau khi đã sử dụng cả Trello và ClickUp, tôi chọn ClickUp. Nếu công việc phụ của bạn phát triển, ClickUp cũng sẽ phát triển cùng với nó. Theo tôi, Trello là bước khởi đầu trong quản lý dự án, và đó cũng là nơi tôi bắt đầu, nhưng thành thật mà nói, tôi cần nhiều hơn một bảng, nên tôi đã nhanh chóng cảm thấy nó không còn phù hợp nữa.

Tôi sẽ chọn ClickUp vì bạn có thể tạo một Danh sách (List) cho từng dự án (theo thuật ngữ của ClickUp) và sau đó tổng hợp tất cả các Danh sách đó ở cấp độ Không gian (Space) hoặc Thư mục (Folder), nhờ đó bạn có thể có cái nhìn tổng quan về mọi thứ. Điều này thực sự rất hữu ích khi công việc làm thêm của tôi với tư cách là freelancer phát triển và tôi nhận thêm nhiều khách hàng hơn!

Qua các bình luận này, người dùng thường chọn Trello cho các công việc đơn giản hoặc cá nhân và chuyển sang ClickUp khi cần sử dụng nhiều bảng hơn.

Công cụ nào phù hợp với nhóm của bạn? Kết luận cuối cùng

Kết luận cuối cùng: ClickUp là lựa chọn tốt nhất khi công việc liên quan đến nhiều nhóm, dự án và thông tin kết nối.

Trello vẫn là một lựa chọn đáng tin cậy cho các quy trình làm việc cá nhân, nhóm nhỏ và bảng công việc đơn giản. Các tính năng hộp thư đến và Planner giúp bạn dễ dàng ghi nhận và lên lịch công việc xung quanh các thẻ của mình.

ClickUp mang đến cho bạn chế độ xem bảng quen thuộc mà người dùng Trello đã biết, cùng với hệ thống phân cấp công việc sâu hơn, tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn, tài liệu (Docs) và trò chuyện (Chat) được liên kết với các công việc, báo cáo tùy chỉnh và Brain². Phần mềm này đòi hỏi nhiều công đoạn thiết lập hơn, nhưng sẽ mang lại hiệu quả khi nhóm của bạn sử dụng cấu trúc đó hàng ngày.

Các câu hỏi thường gặp về ClickUp và Trello

Kế hoạch miễn phí của Trello bao gồm những gì?

Phiên bản Trello Miễn phí bao gồm số lượng thẻ không giới hạn, tối đa 10 bảng và 10 người cộng tác trên mỗi Không gian Làm việc, số lượng Power-Ups không giới hạn, 250 lần tự động hóa mỗi tháng và giới hạn 10MB cho mỗi tệp. Tính năng hộp thư đến được bao gồm, trong khi quyền truy cập đầy đủ vào Planner và các chế độ xem bổ sung yêu cầu kế hoạch trả phí. Xem các kế hoạch hiện tại của Trello.

Trello có thể xử lý các dự án có mối quan hệ phụ thuộc không?

Trello có thể theo dõi các công việc thông qua thẻ, danh sách kiểm tra, ngày đáo hạn và tự động hóa, nhưng không cung cấp mô hình phụ thuộc giữa các công việc tích hợp sẵn trong các gói cơ bản. Các nhóm cần lập bản đồ phụ thuộc, lập kế hoạch khối lượng công việc và báo cáo danh mục dự án có thể cần sử dụng Power-Up hoặc cấu trúc dự án khác.

Trello có tích hợp AI không?

Đúng vậy, nhưng các tính năng phụ thuộc vào kế hoạch. Gói Standard hỗ trợ tóm tắt thẻ bằng AI; các gói Premium và Enterprise bổ sung tính năng viết và chỉnh sửa bằng AI cho mô tả thẻ và bình luận, trong khi công cụ AI Board Builder có sẵn trên các gói Standard, Premium và Enterprise khi tính năng AI được kích hoạt. Hiện tại, Board Builder chỉ hoạt động trên web và máy tính để bàn, chưa hỗ trợ trên thiết bị di động.

Làm thế nào để nhập các bảng Trello vào ClickUp?

Trong ClickUp, mở Cài đặt, chọn Nhập/Xuất, chọn Bắt đầu nhập và chọn Trello. Cấp quyền truy cập, chọn các bảng, ánh xạ chúng vào đích, và xem lại các công việc và trường đã nhập trước khi thay đổi nguồn dữ liệu chính thức của nhóm. Hướng dẫn nhập dữ liệu từ Trello của ClickUp liệt kê luồng hiện tại.

ClickUp có tính năng theo dõi thời gian không?

ClickUp tích hợp sẵn tính năng theo dõi thời gian trong các gói trả phí, với quyền truy cập tính năng và báo cáo khác nhau tùy theo từng gói. Trello không tích hợp sẵn tính năng theo dõi thời gian trong các gói cơ bản, do đó các nhóm thường phải thêm một tiện ích bổ sung hoặc sử dụng một công cụ kết nối khác.

ClickUp có thể thay thế cả phần mềm quản lý dự án và ứng dụng trò chuyện nhóm không?

ClickUp tích hợp các tính năng Nhiệm vụ, Tài liệu, Trò chuyện và SyncUps, giúp nhóm có thể duy trì nhiều cuộc hội thoại liên quan đến dự án song song với công việc. Việc phần mềm này có thể thay thế các công cụ trò chuyện hoặc tài liệu độc lập hay không phụ thuộc vào giới hạn tin nhắn, thời gian lưu trữ, khả năng tích hợp và các tính năng mà nhóm đang sử dụng. Trong Gói Miễn phí vĩnh viễn, tính năng Trò chuyện có giới hạn tin nhắn trong Không gian Làm việc ClickUp và lịch sử tin nhắn được lưu trữ trong 90 ngày; các gói trả phí có lịch sử tin nhắn Không giới hạn.

ClickUp có phù hợp với một nhóm nhỏ không?

Đúng vậy, đặc biệt khi nhóm cần kết nối các dự án, tài liệu, thời gian và báo cáo. Một nhóm nhỏ chỉ cần bảng nhiệm vụ trực quan có thể đạt được năng suất làm việc nhanh hơn với Trello; ClickUp là lựa chọn tốt hơn cho nhóm nhỏ khi có người có thể duy trì thiết lập và cấu trúc bổ sung giúp giải quyết vấn đề phối hợp thực tế.