Các giải pháp thay thế và đối thủ cạnh tranh tốt nhất của Monday.com vào năm 2026

Người dùng không ngừng sử dụng Monday.com chỉ vì một tính năng nào đó. Trong hầu hết các trường hợp, họ ngừng sử dụng vì chi phí tăng nhanh hơn tốc độ phát triển của nhóm.

Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tiến hành thử nghiệm kỹ lưỡng năm giải pháp thay thế hàng đầu cho Monday.com. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết từng giải pháp và giúp bạn lựa chọn phương án phù hợp nhất dựa trên nhu cầu của mình.

ClickUp là lựa chọn thay thế tương đương nhất và là nền tảng miễn phí duy nhất trong danh sách này không giới hạn số người dùng được cấp phép, giúp nhóm đang phát triển không bao giờ gặp phải rào cản. Trello sở hữu giao diện bảng làm việc gọn gàng nhất trong danh sách và giúp người dùng mới bắt đầu sử dụng chỉ trong vài phút. Asana mang lại cấu trúc công việc tốt hơn bất kỳ nền tảng nào khác nhờ công cụ Workflow Builder. Smartsheet là lựa chọn dễ tiếp cận nhất nếu nhóm của bạn đã quen với việc làm việc với hàng và công thức. Còn Airtable mô phỏng các mối quan hệ một cách độc đáo, vượt trội so với bất kỳ nền tảng nào khác trong danh sách này.

Chúng tôi đã thử nghiệm trên các nhóm có kích thước khác nhau, tổng hợp các đánh giá gốc từ G2 và Capterra, đồng thời chỉ ra những điểm hạn chế của từng công cụ, bao gồm cả công cụ của chúng tôi. Nếu bạn cần giải pháp cho một vấn đề cụ thể, hãy tham khảo mục lục (ToC) ở bên phải.

Tổng quan về các giải pháp thay thế Monday.com

Mỗi công cụ trong bảng dưới đây đều được đánh giá chi tiết ở phần sau. Giá niêm yết tại thời điểm viết bài, được tính theo năm và thường xuyên thay đổi, vì vậy hãy xác nhận trên trang giá của từng nhà cung cấp trước khi commit.

Tìm kiếm nhanh

Tại sao các nhóm đang rời bỏ monday.com vào năm 2026

monday.com áp dụng mô hình định giá theo số người dùng được cấp phép: 9 USD/người dùng được cấp phép cho gói Basic, 12 USD/người dùng được cấp phép cho gói Standard, 19 USD/người dùng được cấp phép cho gói Pro, tất cả đều được thanh toán hàng năm, với số lượng người dùng được cấp phép tối thiểu là 3 người cho mỗi kế hoạch trả phí. Điểm mà hầu hết các nhóm thường không tính đến là vị trí thực tế của các tính năng mà họ cần.

Ví dụ, các tính năng tự động hóa và tích hợp có sẵn từ kế hoạch Standard; trong khi tính năng theo dõi thời gian, tự động điều chỉnh các mối phụ thuộc và bảng riêng tư chỉ có sẵn từ kế hoạch Pro. Vì vậy, so sánh thực sự chỉ bắt đầu khi giá dao động từ 12 đến 19 USD mỗi người dùng được cấp phép, khi quy trình làm việc của bạn cần nhiều hơn một bảng chia sẻ.

Chúng tôi đã thử nghiệm năm công cụ trong suốt 14 ngày công việc thực tế trên các dự án: lịch nội dung, ra mắt sản phẩm và quy trình dịch vụ khách hàng, tất cả đều được triển khai song song. Chúng tôi đã theo dõi thời gian thiết lập, độ tin cậy của tính năng tự động hóa, khả năng sử dụng trên thiết bị di động và tổng chi phí khi mở rộng quy mô cho các nhóm gồm 5, 15 và 50 thành viên.

Không có giải pháp nào là hoàn hảo cho mọi trường hợp, chỉ có lựa chọn phù hợp nhất với tình huống của bạn, và hướng dẫn này sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp đó trong vòng chưa đầy mười phút.

Cách sử dụng hướng dẫn này

Hướng dẫn này được thiết kế để đọc lướt. Mỗi phần trả lời một câu hỏi cụ thể, và chỉ mục các tình huống dưới đây sẽ cho bạn biết chính xác những phần nào cần đọc:

Chỉ mục Kịch bản

“monday.com trở nên quá đắt ngay khi chúng tôi thêm người dùng được cấp phép thứ 11.”

Đọc Danh mục 1. ClickUp Miễn phí là gói dịch vụ duy nhất không giới hạn số người dùng trong bài đánh giá này, do đó số lượng người dùng sẽ không còn ảnh hưởng đến hóa đơn. Trello Miễn phí là lựa chọn sao lưu đơn giản hơn nếu số lượng cộng tác viên của bạn dưới 10 người.

“Các quy trình tự động hóa của chúng tôi liên tục gặp sự cố, hoặc chúng tôi đã vượt quá giới hạn số lần thực hiện trên gói Standard.”

Đọc Danh mục 2. ClickUp mang lại hiệu quả tự động hóa cao nhất so với chi phí; các quy tắc của Asana hoạt động ổn định nhất nếu độ tin cậy là vấn đề thực sự.

“Chúng tôi đã vượt quá khả năng của Trello, nhưng Monday.com lại có vẻ quá phức tạp.”

Hãy đọc Danh mục 2. Asana là lựa chọn phù hợp; công cụ Workflow Builder của nó giúp tạo cấu trúc mà không gây ra gánh nặng thiết lập như trên Monday.com.

“Nhóm của chúng tôi sẽ không áp dụng bất cứ điều gì phức tạp.”

Đọc Danh mục 3. Trello giúp người dùng mới có năng suất cao chỉ trong chưa đầy năm phút. Asana là bước tiếp theo khi bạn cần một hệ thống tổ chức chặt chẽ hơn.

“Ban lãnh đạo muốn có báo cáo thực sự xuyên suốt các dự án, chứ không chỉ là các bảng thông tin.”

Đọc Danh mục 4. ClickUp tổng hợp công việc từ khắp không gian làm việc vào một bảng điều khiển quản lý; Smartsheet là lựa chọn phù hợp nếu nguồn dữ liệu chính của bạn đã được lưu trữ trong bảng tính.

“Chúng ta cần quản lý dữ liệu dựa trên các mối quan hệ, giống như một mô hình kết hợp giữa CRM và quy trình nội dung.”

Đọc Danh mục 5. Airtable là cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự duy nhất trong bài kiểm tra. ClickUp đáp ứng hơn một nửa nhu cầu đó nếu bạn cũng cần tính năng quản lý công việc tiêu chuẩn tại cùng một nơi.

Phân tích chi tiết các danh mục cho các giải pháp thay thế Monday

Mỗi danh mục dưới đây xếp hạng ba công cụ hàng đầu trong số năm công cụ của chúng tôi dành cho một công việc cụ thể, giải thích thứ tự xếp hạng và kết thúc bằng việc công bố công cụ chiến thắng trong danh mục đó. Một công cụ không có mặt trong top ba có nghĩa là nó đã thua kém ở khía cạnh đó, điều này không nói lên chất lượng của nó ở các khía cạnh khác.

Danh mục 1: Gói miễn phí tốt nhất dành cho các nhóm đang phát triển

Mặc dù phù hợp cho bảng công việc cá nhân, monday.com lại có nhiều hạn chế đối với nhóm đang mở rộng quy mô. Dưới đây là những lựa chọn thay thế hàng đầu cung cấp cho bạn gói miễn phí thực sự hữu ích.

1. ClickUp: Lựa chọn tốt nhất cho các nhóm muốn có một không gian làm việc miễn phí

Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp được xây dựng dựa trên một cam kết hiếm có: không giới hạn số lượng thành viên, vì vậy mọi thành viên bạn thêm vào đều được sử dụng miễn phí. Bạn sẽ có số lượng công việc không giới hạn và số lượng thành viên gói miễn phí không giới hạn, kèm theo 60 MB dung lượng lưu trữ chia sẻ.

Bộ công cụ cốt lõi rất phong phú đối với một gói miễn phí, bao gồm Docs, bảng Kanban, chế độ xem Lịch và Bảng, 3 Bảng trắng, quản lý sprint, quay video trong ứng dụng, xác thực hai yếu tố và hỗ trợ 24/7. Các công cụ lập kế hoạch và báo cáo nặng hơn được tính theo mức sử dụng thay vì bị khóa. Bạn sẽ nhận được một hạn mức cố định để sử dụng Gantt, dòng thời gian và bảng điều khiển, cùng với 100 hành động tự động hóa mỗi tháng, trước khi các giới hạn được áp dụng.

Lý do nổi bật: Đây là gói miễn phí duy nhất trong danh sách này không có giới hạn số người dùng được cấp phép. Một nhóm 30 người có thể sử dụng ClickUp Free vô thời hạn, miễn là không gian làm việc vẫn nằm trong giới hạn dung lượng lưu trữ và giới hạn sử dụng theo mét. Đối với một nhóm đang phát triển, điều này khiến gói “miễn phí” trở thành một giải pháp mở rộng theo quy mô nhân sự thay vì buộc bạn phải trả phí ngay khi thêm người.

Hạn chế: Dung lượng 60MB được chia sẻ cho toàn bộ không gian làm việc, do đó sẽ nhanh chóng bị lấp đầy khi mọi người tải lên video, tệp thiết kế hoặc tài liệu của khách hàng. Các công cụ tính phí theo mức sử dụng tạo thành một giới hạn thứ hai, và một nhóm bận rộn có thể tiêu hết hạn mức Gantt, bảng điều khiển hoặc tự động hóa sớm hơn dự kiến. Cả hai giới hạn này đều dẫn đến cùng một gói nâng cấp: Gói Không giới hạn sẽ loại bỏ chúng với mức giá 7 USD/người dùng/tháng, thanh toán hàng năm.

Đánh giá và nhận xét:

Một người dùng G2 chia sẻ những tính năng mà họ nhận được từ gói miễn phí của ClickUp:

Điều tuyệt vời nhất mà tôi nhận thấy ở ClickUp trong năm qua là công cụ này đã hỗ trợ rất nhiều cho việc quản lý dự án của nhóm chúng tôi. Tôi có thể dễ dàng cập nhật công việc và phân công thành viên trong nhóm thực hiện các việc cần làm, giúp mọi thứ luôn được tổ chức và rõ ràng. Và việc tôi có thể làm điều này mà không cần đăng ký, chỉ bằng cách sử dụng gói Miễn phí, là một điểm cộng lớn. Tích hợp các liên kết bên ngoài, hiệu suất tốt và việc làm quen với ứng dụng rất dễ dàng, vì có hướng dẫn cho các thao tác cơ bản. Ngoài ra, còn có AI tích hợp sẵn để hỗ trợ tổ chức và giám sát. Giao diện mượt mà và thân thiện với người dùng.

2. Trello: Phù hợp nhất cho các nhóm nhỏ chỉ cần phương pháp Kanban

Trello Miễn phí cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản của một bảng làm việc mà không rườm rà. Bạn có thể tạo số lượng thẻ không giới hạn trên tối đa 10 bảng trong mỗi Không gian Làm việc, sử dụng không giới hạn các Power-Ups trên mỗi bảng và mời tối đa 10 người cộng tác. Dung lượng lưu trữ tổng thể là không giới hạn, với giới hạn 10MB cho mỗi tệp.

Kế hoạch này còn bao gồm người được giao nhiệm vụ, ngày đáo hạn, nhật ký hoạt động không giới hạn, xác thực hai yếu tố và 250 lần tự động hóa Không gian Làm việc mỗi tháng thông qua Butler.

Tại sao nó lại nổi bật: Quá trình thiết lập gần như không gặp trở ngại. Người dùng mới có thể nắm bắt bảng làm việc chỉ trong vài phút và kéo thả các thẻ theo luồng “việc cần làm → đang làm → đã hoàn thành” mà không cần đào tạo. Đối với một nhóm nhỏ chỉ cần có khả năng hiển thị chung về ai đang phụ trách công việc nào, tốc độ này chính là điểm thu hút lớn nhất.

Hạn chế: Có hai điểm giới hạn. Giới hạn 10 bảng và 10 cộng tác viên sẽ cản trở sự phát triển của nhóm ngay từ sớm, và 250 lần chạy Butler sẽ cạn kiệt rất nhanh ngay khi một vài quy tắc được áp dụng. Gói Standard loại bỏ giới hạn số bảng và nâng mức tự động hóa lên 1.000 lần chạy với giá 5 USD/người dùng/tháng, trong khi gói Premium cung cấp chế độ xem và báo cáo xuyên bảng thực sự với giá 10 USD/người dùng/tháng, thanh toán hàng năm.

3. Asana: Phù hợp nhất cho nhóm hai người muốn có cấu trúc dự án tích hợp sẵn

Gói Personal của Asana hỗ trợ tối đa 2 người dùng với số lượng công việc và dự án không giới hạn. Gói này bao gồm các chế độ xem Danh sách, Bảng và Lịch, cho phép một nhóm nhỏ theo dõi công việc theo nhiều cách khác nhau mà không phải trả phí. Ngay cả với gói miễn phí, Asana vẫn mang lại cảm giác giống một hệ thống quản lý dự án nhẹ nhàng hơn là một bảng công việc đơn thuần.

Tại sao nó lại nổi bật: Đây là gói miễn phí đơn giản nhất trong danh sách này dành cho những cặp đôi muốn có một cấu trúc rõ ràng ngay từ ngày đầu tiên. Các công việc, chế độ xem và cách tổ chức cơ bản đã được sắp xếp gọn gàng, giúp tiết kiệm thời gian cài đặt ban đầu.

Hạn chế: Giới hạn 2 người dùng là rào cản. Thêm người thứ ba, bạn sẽ phải chuyển sang gói Starter với giá 10,99 USD/người dùng/tháng, thanh toán hàng năm. Danh mục này tập trung vào các gói miễn phí có thể đáp ứng nhu cầu khi nhóm phát triển. Asana thua kém ClickUp vì gói miễn phí của nó giới hạn số người dùng ở mức 2, và nó cũng thua kém Trello vì gói miễn phí của Trello hỗ trợ tối đa 10 người cộng tác. Asana là công cụ miễn phí có cấu trúc tốt hơn, nhưng nó ngừng là một gói dành cho nhóm sớm hơn nhiều.

Danh mục 2: Tốt nhất cho quy trình làm việc tùy chỉnh và tự động hóa

Trình tạo quy trình tự động hóa của monday.com rất dễ sử dụng, nhưng kế hoạch Standard giới hạn bạn ở mức 250 hành động tự động hóa mỗi tháng. Điều đó có nghĩa là chỉ cần một vài quy tắc đang hoạt động cũng sẽ nhanh chóng làm cạn kiệt hạn mức này. Ba công cụ dưới đây đều vượt qua giới hạn đó theo những cách khác nhau.

1. ClickUp: Lựa chọn tốt nhất cho các nhóm muốn có phạm vi tự động hóa rộng nhất trong một không gian làm việc duy nhất

Trình tạo tự động hóa của ClickUp hoạt động dựa trên cấu trúc "kích hoạt - điều kiện - hành động", và phạm vi ứng dụng rộng rãi của nó chính là điểm thu hút. Chỉ với một thay đổi trạng thái duy nhất, hệ thống có thể phân công lại công việc, đăng bình luận, điều chỉnh ngày đáo hạn và kích hoạt webhook đến một ứng dụng bên ngoài.

Với tiện ích bổ sung ClickUp Brain, công cụ tự động hóa AI này cho phép bất kỳ ai cũng có thể tạo các quy trình tự động hóa bằng cách viết các lệnh "nếu-thì" đơn giản bằng tiếng Anh thông thường. Gói Doanh nghiệp bao gồm 25.000 lần thực thi tự động hóa mỗi tháng, cùng với webhooks và các tích hợp gốc giúp giảm bớt sự phụ thuộc vào các công cụ trung gian kiểu Zapier.

Lý do nổi bật: Tính năng tự động hóa mở rộng theo quy mô của bạn ở mọi gói dịch vụ, điều này rất quan trọng đối với một nhóm đang phát triển. Gói Miễn phí đã bao gồm 5 quy trình tự động hóa đang hoạt động và 100 lần thực thi mỗi tháng, với nhiều hành động cho mỗi quy tắc. Gói Không giới hạn tăng lên 500 quy trình tự động hóa đang hoạt động và 1.000 lần thực thi, vẫn thấp hơn mức giá khởi điểm của Asana. Nâng cấp lên gói cao hơn, số lần thực thi sẽ tăng lên đến hàng chục nghìn.

Hạn chế: Phạm vi đó đi kèm với chi phí thiết lập. Người dùng mới thường xây dựng quá nhiều quá nhanh, và việc gỡ lỗi một quy tắc hoạt động không đúng yêu cầu đòi hỏi sự kiên nhẫn. Các điều kiện và giới hạn thực thi cao nhất chỉ có sẵn trong Gói Doanh nghiệp.

Một người dùng G2 khác chia sẻ cách ClickUp đã giúp họ quản lý hơn 600 dự án khách hàng:

Với ClickUp, chúng tôi đã xây dựng các quy trình làm việc riêng biệt cho việc lập hóa đơn và quản lý chiến dịch. Ví dụ, chúng tôi đã tạo các quy trình tự động hóa để nhắc nhở về thanh toán, theo dõi tiến độ và thông báo về các hợp đồng khách hàng sắp hết hạn, giúp nhóm của chúng tôi tiết kiệm rất nhiều công việc thủ công lặp đi lặp lại mỗi tuần. Chúng tôi cũng sử dụng bảng điều khiển và trạng thái tùy chỉnh để xem ngay lập tức những khách hàng nào đang trực tuyến, đang chuẩn bị, tạm dừng hoặc sắp đến ngày kết thúc hợp đồng. Một điều khác mà tôi thực sự thích là các quy trình có thể được điều chỉnh nhanh chóng mà không cần phải xây dựng lại mọi thứ từ đầu. Khi công ty chúng tôi phát triển, các quy trình làm việc của chúng tôi đã thay đổi rất nhiều, và ClickUp đã giúp chúng tôi dễ dàng cải thiện và mở rộng thiết lập liên tục. Hiệu suất hoạt động cũng rất ổn định đối với chúng tôi, ngay cả khi có một số lượng lớn các dự án, quy trình tự động hóa và quy trình làm việc đang hoạt động cùng lúc. Vì chúng tôi quản lý hơn 600 khách hàng trên ClickUp, việc có một hệ thống ổn định và nhanh chóng là cực kỳ quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của chúng tôi.

2. Asana: Phù hợp nhất cho các nhóm muốn có hệ thống tự động hóa có cấu trúc mà người không phải quản trị viên cũng có thể vận hành

Asana biến một quy trình lặp lại thành một bộ quy tắc mà người dùng không phải quản trị viên cũng có thể tạo và hiểu được. Trong Workflow Builder, bạn có thể thiết kế toàn bộ luồng trên một giao diện duy nhất. Một biểu mẫu thu thập thông tin sẽ tạo ra công việc. Một quy tắc sẽ phân công công việc dựa trên giá trị trường dữ liệu. Các thay đổi trạng thái sẽ di chuyển công việc qua các giai đoạn, và mỗi lần chuyển giao sẽ tự động thông báo cho người phụ trách tiếp theo (không cần viết kịch bản). Một nhóm marketing có thể tự động định tuyến một bản tóm tắt từ giai đoạn thu thập thông tin đến thiết kế, nội dung và phê duyệt, theo cùng một quy trình mỗi lần.

Starter là nơi bắt đầu, đi kèm với các tính năng như Trường Tùy chỉnh, Biểu mẫu, Mẫu tùy chỉnh, Dòng thời gian và Biểu đồ Gantt.

Lý do nổi bật: Mô hình quy trình làm việc của Asana là dễ hiểu và dễ duy trì nhất đối với người dùng không phải quản trị viên. Asana còn cung cấp tính năng tự động hóa không giới hạn ngay từ gói Starter, phù hợp với các nhóm thường xuyên lặp lại cùng một quy trình. Ứng dụng này linh hoạt hơn Airtable và gọn gàng hơn ClickUp, đồng thời mang lại sự ổn định hơn so với cả hai nền tảng này.

Giới hạn: Ứng dụng này xếp thứ hai vì để đạt được lợi ích này, người dùng phải trả mức phí ban đầu cao hơn. Gói Starter có giá cao hơn Gói Không giới hạn của ClickUp, và các tính năng quản lý quy trình làm việc nâng cao còn nằm ở các gói có mức giá cao hơn nữa. Các tính năng như công thức tính toán, quy trình phê duyệt, quản lý khối lượng công việc, danh mục đầu tư và biểu mẫu phân nhánh đều chỉ có sẵn trong gói Advanced đắt tiền hơn.

Đánh giá và nhận xét:

Một người dùng G2 chia sẻ về hiệu quả của Trình tạo quy trình làm việc (Workflow Builder) của Asana:

Công cụ xây dựng quy trình làm việc tự động hóa rất nhiều công việc tẻ nhạt mà thông thường phải hoàn thành thủ công (điều này thực sự giúp nó vượt trội so với bất kỳ ứng dụng tương tự nào khác).

3. Airtable: Phù hợp nhất cho các nhóm dựa trên dữ liệu cần tự động hóa liên kết với các bản ghi

Các quy trình tự động hóa của Airtable được kích hoạt khi có thay đổi trong bản ghi, bài nộp/gửi biểu mẫu, lịch trình và các webhook đến. Kế hoạch Team bao gồm 25.000 lần chạy tự động hóa mỗi tháng, cùng với các hành động kịch bản bằng JavaScript. Khi quy trình làm việc của bạn dựa vào các bản ghi liên kết, tra cứu và tổng hợp, đây chính là công cụ tự động hóa mạnh mẽ nhất trong phân khúc này.

Tại sao nó lại nổi bật: Đây là công cụ duy nhất trong danh sách này cho phép nhóm chèn trực tiếp một hành động JavaScript vào quy trình tự động hóa, điều này trở nên quan trọng khi khối lượng công việc thực sự lớn.

Giới hạn: Ứng dụng này xếp thứ ba vì chính điểm mạnh đó cũng là điểm yếu của nó. Đối với các hoạt động hàng ngày như xử lý công việc, phê duyệt và bàn giao công việc, Airtable có vẻ quá phức tạp so với nhu cầu thực tế.

Danh mục 3: Phù hợp nhất cho các nhóm ưu tiên phương pháp trực quan/Kanban

Chế độ xem bảng của monday.com khá dễ sử dụng, nhưng không phải là lựa chọn tối ưu nhất cho những nhóm làm việc theo phương pháp thẻ và cột. Khi Kanban là quy trình làm việc chính, ba công cụ này sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.

1. Trello: Phù hợp nhất cho các nhóm muốn sử dụng bảng Kanban

Trello được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Các thẻ (card) có thể chứa tệp đính kèm, danh sách kiểm tra, ngày đáo hạn, nhãn, bình luận và, trên các kế hoạch trả phí, Trường Tùy chỉnh. Các tiện ích mở rộng (Power-Ups) bổ sung các tính năng nâng cao: chế độ xem lịch, bỏ phiếu, theo dõi thời gian, báo cáo và tích hợp.

Tại sao nó lại nổi bật: Đây vẫn là trải nghiệm Kanban gọn gàng nhất trong danh sách công việc này. Tính năng kéo và thả rất đơn giản, bảng Kanban dễ dàng nắm bắt chỉ trong nháy mắt và gần như không tốn thời gian thiết lập.

Giới hạn: Trello trở nên hạn chế khi bạn cần báo cáo trên nhiều bảng. Gói Premium của Trello bổ sung các chế độ xem Bảng điều khiển, Dòng thời gian, Bảng, Lịch, Bản đồ và Không gian Làm việc, nhưng tính năng báo cáo này vẫn chưa đầy đủ so với những gì các công cụ quản lý công việc toàn diện cung cấp.

Đánh giá và nhận xét:

Một người dùng G2 chia sẻ cách tiếp cận "Kanban là ưu tiên hàng đầu" của Trello đã giúp họ như thế nào:

Điều tôi thích nhất ở Trello chính là sự đơn giản và giao diện trực quan của nó. Các bảng theo phong cách Kanban giúp việc hình dung các công việc và di chuyển chúng qua các giai đoạn khác nhau của dự án trở nên rất dễ dàng. Ứng dụng này cài đặt nhanh chóng, dễ dàng cho các nhóm làm quen và hoạt động rất hiệu quả trong việc quản lý các quy trình làm việc đơn giản cũng như theo dõi công việc.

2. ClickUp: Lựa chọn tốt nhất cho các nhóm muốn sử dụng Kanban cùng với tất cả các tính năng khác

Chế độ xem Bảng (Board View) của ClickUp hỗ trợ trạng thái tùy chỉnh, giới hạn công việc đang thực hiện (WIP), bộ lọc, nhóm con và Trường Tùy chỉnh trên các thẻ. Cùng một công việc có thể chuyển đổi linh hoạt giữa các chế độ xem Bảng, Danh sách công việc, Gantt, Dòng thời gian, Lịch, Bảng và Bảng điều khiển mà không cần thiết lập lại.

Tại sao nó lại nổi bật: Đây là lựa chọn tốt hơn khi Kanban chỉ là một chế độ hoạt động chứ không phải toàn bộ hệ thống. Một nhóm có thể bắt đầu với một bảng Kanban, sau đó bổ sung các tính năng báo cáo, mối quan hệ phụ thuộc, tài liệu, mục tiêu và các đợt sprint trong cùng một không gian làm việc sau này.

Giới hạn: Chế độ xem Bảng (Board View) có phạm vi cài đặt lớn hơn so với Trello. Mặc dù phạm vi cài đặt này sẽ mang lại lợi ích lâu dài, nhưng nó khiến quá trình thiết lập ban đầu trở nên phức tạp hơn.

3. Asana: Phù hợp nhất cho các nhóm đang chuyển đổi từ cách làm việc dựa trên danh sách công việc

Chế độ xem Bảng (Board) của Asana có giao diện gọn gàng và dễ sử dụng. Chế độ này hoạt động như một phần trong hệ thống quản lý công việc tổng thể, và các nhóm có thể chuyển đổi linh hoạt giữa các chế độ xem Danh sách công việc (List), Bảng (Board), Lịch (Calendar), Dòng thời gian (Timeline) và Biểu đồ Gantt tùy theo cách họ muốn lập kế hoạch.

Tại sao nó lại nổi bật: Ứng dụng này phù hợp với các nhóm thường xuyên làm việc với danh sách công việc nhưng vẫn muốn có một Bảng để theo dõi các giai đoạn quy trình làm việc, quy trình biên tập hoặc theo dõi chiến dịch.

Hạn chế: Người dùng Trello thành thạo có thể cảm thấy bị giới hạn. Asana có các tính năng tích hợp và Trường Tùy chỉnh, nhưng không có hệ sinh thái Power-Up theo phong cách Trello để mở rộng các bảng riêng lẻ.

Danh mục 4: Tốt nhất cho báo cáo, bảng điều khiển và các chế độ xem dành cho lãnh đạo

Các bảng điều khiển của monday.com rất đáng tin cậy, nhưng ghi chú rằng giới hạn của gói dịch vụ cấp thấp hơn dựa trên tổng hợp bảng, chứ không phải số lượng tiện ích. Bảng điều khiển tiêu chuẩn lấy dữ liệu từ tối đa 5 bảng, còn gói Pro nâng con số này lên 20. Khi ban lãnh đạo cần báo cáo thực sự xuyên suốt các dự án, ba công cụ này sẽ làm tốt hơn.

1. ClickUp: Phù hợp nhất cho các báo cáo tổng hợp trên toàn không gian làm việc và bảng điều khiển dành cho lãnh đạo

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp đa dạng các loại thẻ: Khối lượng công việc, theo dõi thời gian, mức độ ưu tiên, biểu đồ tiến độ sprint, tốc độ sprint, thời gian chu kỳ, thời gian dẫn, tính toán, biểu đồ và thẻ nhúng tùy chỉnh. Gói Doanh nghiệp cho phép sử dụng bảng điều khiển không giới hạn và các thẻ nâng cao. Thêm ClickUp Brain (có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung trả phí hoặc thông qua tín dụng AI) và các thẻ AI sẽ tóm tắt dữ liệu bảng điều khiển, cảnh báo rủi ro trên các dự án và trả lời các câu hỏi bằng ngôn ngữ thông thường về công việc.

Tại sao nó lại nổi bật: Đây là công cụ báo cáo linh hoạt nhất trong danh sách này. Bạn có thể tổng hợp công việc từ Danh sách công việc, Thư mục, Không gian Làm việc và các chế độ xem cấp Không gian Làm việc vào một bảng điều khiển quản lý duy nhất. Sau đó, bạn có thể tích hợp thêm các mục tiêu, mức độ ưu tiên, dữ liệu sprint, theo dõi thời gian và khối lượng công việc.

Giới hạn: Trình chỉnh sửa Bảng điều khiển cần thời gian thiết lập. Người dùng không có kiến thức kỹ thuật thường cần một mẫu sẵn có hoặc một bảng điều khiển do quản trị viên tạo ra trước khi có thể tận dụng tối đa công cụ này.

2. Smartsheet: Phù hợp nhất cho các nhóm quen thuộc với bảng tính và cần các bảng điều khiển chứa nhiều dữ liệu

Các bảng điều khiển của Smartsheet được liên kết trực tiếp với các bảng tính và báo cáo thông qua biểu đồ, chỉ số, văn bản định dạng phong phú, hình ảnh và các tiện ích nội dung web. Các báo cáo có thể tổng hợp các hàng hoặc tóm tắt bảng tính từ nhiều bảng tính khác nhau, giúp Smartsheet trở thành công cụ mạnh mẽ cho việc tổng hợp trạng thái theo kiểu danh mục đầu tư.

Công nghệ AI của ứng dụng này hỗ trợ giải quyết vấn đề báo cáo ngay từ nguồn gốc là dữ liệu: tạo công thức, tóm tắt văn bản và chuyển đổi dữ liệu trên bảng tính thành biểu đồ hoặc chỉ số.

Tại sao nó lại nổi bật: Đây là lựa chọn phù hợp nhất khi nguồn dữ liệu chính đã được trình bày dưới dạng hàng và cột. Việc tạo báo cáo giống như một phần mở rộng của bảng tính hơn là một lớp riêng biệt.

Giới hạn: Ứng dụng này xếp thứ hai vì kết quả hiển thị trông giống một cổng thông tin báo cáo nội bộ hơn là một chế độ xem sẵn sàng cho lãnh đạo. Ngoài ra, ứng dụng này ưu tiên các nhóm đã biết cách cấu trúc bảng tính, báo cáo và các trường tóm tắt. Gói báo cáo của ứng dụng này cũng có chi phí cao hơn so với ClickUp.

Đánh giá và nhận xét:

Một người dùng G2 chia sẻ:

Bảng điều khiển dự án và bảng nhiệm vụ cung cấp một không gian làm việc tuyệt vời với các bảng được cấu trúc hợp lý và tổ chức rõ ràng. Tôi cũng rất vui khi thấy Smartsheet liên tục cập nhật cả nền tảng lẫn các bảng điều khiển.

3. Asana: Phù hợp nhất để báo cáo trạng thái rõ ràng mà không cần nhiều bước thiết lập

Hệ thống báo cáo của Asana là hoàn thiện nhất ngay từ khi cài đặt. Bảng điều khiển dự án, bảng điều khiển danh mục dự án và hệ thống báo cáo tổng hợp bao quát tình trạng dự án, mục tiêu, các rào cản và tiến độ. Trí tuệ nhân tạo (AI) của Asana tập trung chính xác vào điều này: soạn thảo các bản cập nhật trạng thái dự án, danh mục dự án và mục tiêu, giúp việc lập báo cáo hàng tuần không còn phải thực hiện thủ công.

Tại sao nó lại nổi bật: Công cụ này phát huy hiệu quả khi ban lãnh đạo mong muốn hiển thị trạng thái công việc rõ ràng, trong khi không ai trong nhóm muốn phải tự xây dựng bảng điều khiển. Các biểu đồ có thể tùy chỉnh, nhưng trải nghiệm báo cáo mặc định dễ đọc hơn so với ClickUp hay Smartsheet.

Giới hạn: Ứng dụng này kém linh hoạt hơn ClickUp khi xử lý các bảng điều khiển phức tạp với nhiều nguồn dữ liệu, và kém tự nhiên hơn Smartsheet khi thực hiện báo cáo dựa trên bảng tính.

Danh mục 5: Phù hợp nhất cho các quy trình làm việc dựa trên cơ sở dữ liệu và dữ liệu tùy chỉnh

Monday.com có thể mô phỏng công việc có cấu trúc, nhưng đây không phải là lựa chọn tối ưu khi quy trình làm việc dựa trên dữ liệu. Đối với lịch nội dung có siêu dữ liệu, hệ thống quản lý hàng tồn kho, quy trình theo kiểu CRM hoặc dữ liệu chiến dịch được kết nối, bạn sẽ cần một giải pháp gần giống với cơ sở dữ liệu thực sự hơn.

1. Airtable: Phù hợp nhất cho các nhóm coi trọng mô hình dữ liệu hơn danh sách công việc

Airtable là công cụ kiểu cơ sở dữ liệu mạnh mẽ nhất trong danh sách này. Các tính năng như bản ghi liên kết, tra cứu, tổng hợp, trường đếm và công thức cho phép các nhóm mô hình hóa các mối quan hệ một-một, một-nhiều và nhiều-nhiều. Do dữ liệu được cấu trúc sẵn, hệ thống AI của Airtable có thể xử lý các đầu vào thô như ghi chú cuộc họp hoặc phản hồi của khách hàng thành các bản ghi rõ ràng và tạo dữ liệu ở cấp độ ô.

Tại sao nó lại nổi trội: Nếu bạn cần một nội dung được liên kết với tác giả, chiến dịch, sản phẩm đầu ra, tài nguyên, kênh và hồ sơ phê duyệt, Airtable sẽ xử lý điều đó một cách gọn gàng. Không có công cụ nào khác ở đây mô hình hóa các mối quan hệ tốt như vậy.

Giới hạn: Chi phí tăng theo số lượng trình chỉnh sửa. Điều này đáng giá khi mô hình dữ liệu chính là công việc, nhưng khó có thể biện minh khi nhóm chỉ cần theo dõi công việc.

Đánh giá và nhận xét:

Một người dùng G2 cho biết Airtable là một hệ thống cơ sở dữ liệu không quá phức tạp. Theo lời họ:

Tôi thích Airtable vì đây là một cơ sở dữ liệu nhẹ, không phức tạp như SQL nhưng lại rất đa năng. Giao diện người dùng (UI) đẹp mắt là điểm nổi bật, cho phép hiển thị dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, giúp dữ liệu trở nên hấp dẫn và dễ hiểu hơn. Tôi đánh giá cao khả năng thay đổi chế độ xem để phù hợp với các nhu cầu khác nhau, cũng như tính năng cộng tác dễ dàng mà nó mang lại thông qua tích hợp với các nền tảng tự động hóa mà tôi đang sử dụng. Các bộ lọc và tính năng tùy chỉnh, như thêm công thức regex, giúp việc xử lý dữ liệu trở nên linh hoạt và hữu ích. Giao diện người dùng đơn giản và trải nghiệm người dùng tốt của Airtable rất phù hợp ngay cả với những người dùng không có kiến thức kỹ thuật, giúp nhóm của tôi dễ dàng điều hướng và làm quen với nền tảng này.

2. ClickUp: Tốt nhất cho các tính năng cơ sở dữ liệu cơ bản trong công cụ theo dõi công việc

Các trường tùy chỉnh, trường công thức, trường mối quan hệ và trường tổng hợp của ClickUp hỗ trợ nhiều quy trình làm việc nhẹ nhàng theo phong cách cơ sở dữ liệu. Các nhóm có thể kết nối các công việc liên quan, hiển thị dữ liệu liên kết trong Xem dạng danh sách và thêm các phép tính mà không cần rời khỏi không gian làm việc của dự án.

Tại sao nó lại nổi bật: Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí khi bạn cần một số tính năng quản lý cơ sở dữ liệu nhưng vẫn muốn sử dụng các công cụ quản lý dự án tiêu chuẩn: công việc, tài liệu, bảng điều khiển, tự động hóa, mục tiêu và chế độ xem, tất cả đều được tập trung tại một nơi.

Giới hạn: Đây không phải là một cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự. Các mối quan hệ và tính năng tổng hợp có thể hỗ trợ, nhưng chúng không thể sánh được với tính linh hoạt toàn diện về cấu trúc của Airtable. Đối với các mô hình phức tạp có kết nối, bạn sẽ cảm thấy bị giới hạn.

3. Smartsheet: Phù hợp nhất cho các nhóm có cơ sở dữ liệu là bảng tính lớn

Smartsheet xử lý tốt các bảng dữ liệu lớn, tham chiếu giữa các trang tính, công thức, báo cáo và bảng điều khiển. Tính năng liên kết ô và công thức giữa các trang tính giúp kết nối dữ liệu giữa các trang tính, và điều này vẫn hoạt động hiệu quả miễn là mô hình vẫn giữ dạng bảng tính.

Trí tuệ nhân tạo (AI) của công cụ này rất hữu ích cho nhóm người dùng này, giúp tạo công thức và tóm tắt dữ liệu trên bảng tính để giảm bớt công việc thủ công vốn khiến việc xử lý các bảng tính lớn trở nên vất vả.

Tại sao nó lại là lựa chọn hàng đầu: Nếu dữ liệu của bạn đã được lưu trữ trong Excel và nhóm của bạn quen với cách suy nghĩ theo hàng, cột và công thức, đây chính là phương án chuyển đổi dễ dàng nhất.

Giới hạn: Ứng dụng này ưu tiên bảng tính chứ không phải cơ sở dữ liệu quan hệ. Nó có thể liên kết các trang tính và tổng hợp dữ liệu, nhưng không có tính năng tương đương với mô hình bản ghi liên kết gọn gàng của Airtable hay trải nghiệm xây dựng ứng dụng của Airtable.

Bạn đang xây dựng cơ sở dữ liệu dự án lần đầu tiên? Hãy xem video này để bắt đầu nhanh chóng.

Quyết định trong 60 giây

Cách nhanh nhất để tìm ra câu trả lời là đặt ra một câu hỏi: Công việc của bạn có dạng cơ sở dữ liệu, bảng tính hay danh sách công việc?

Điều gì tạo nên một phần mềm quản lý dự án xuất sắc vào năm 2026

Nếu bạn đang đánh giá các công cụ ngoài danh sách công việc này, đây là tiêu chí đánh giá mà chúng tôi đã sử dụng. Hãy chấm điểm từng ứng viên dựa trên bảy tiêu chí này.

Một công cụ đạt điểm cao ở năm trong bảy tiêu chí thường là lựa chọn đúng đắn. Hãy ưu tiên sự phù hợp hơn là một bảng điểm hoàn hảo.

Bạn đang tìm kiếm thêm các lựa chọn khác? Video này sẽ giới thiệu chi tiết 10 công cụ quản lý dự án AI hàng đầu dành cho bạn.

4 sai lầm cần tránh khi chuyển từ Monday sang nền tảng khác

Hầu hết các quá trình di chuyển thất bại đều do một trong bốn lý do sau đây. Hãy đọc kỹ trước khi commit.

1. Chọn công cụ trước khi lập bản đồ quy trình làm việc

Đây là cách làm phổ biến nhất. Nhóm thường chọn “ClickUp” hoặc “Asana” từ một bài viết liệt kê, rồi điều chỉnh quy trình làm việc của mình để phù hợp với công cụ đó. Hãy đảo ngược thứ tự: vạch ra quy trình làm việc hiện tại của bạn, liệt kê năm vấn đề nan giải hàng đầu, sau đó chọn công cụ giải quyết cụ thể những vấn đề đó. Một công cụ không thể khắc phục một quy trình mà bạn chưa xác định rõ, và việc chuyển đổi một quy trình làm việc không hiệu quả chỉ khiến tình trạng lộn xộn đó lặp lại ở một nơi khác mà thôi.

2. Chuyển đổi toàn bộ hệ thống ngay từ ngày đầu tiên

Đừng nhập tất cả các dự án cùng một lúc. Hãy chọn một nhóm và một quy trình làm việc để thử nghiệm trong hai tuần. Hầu hết các công cụ (ClickUp, Asana) đều cung cấp trình nhập dữ liệu từ monday.com tích hợp sẵn, nhưng các trình nhập này vẫn giữ nguyên cấu trúc của monday.com – điều mà thường chính là vấn đề bạn đang cố gắng khắc phục. Hãy bắt đầu từ đầu với một dự án, kiểm chứng hiệu quả, rồi mới mở rộng quy mô.

3. Đánh giá thấp việc quản lý thay đổi

Sự thành công hay thất bại của việc thay đổi công cụ phụ thuộc vào con người, chứ không phải phần mềm. Hãy dành từ bốn đến sáu giờ cho mỗi thành viên trong nhóm để đào tạo, cùng với một người phụ trách được chỉ định để giải đáp thắc mắc trong 30 ngày đầu tiên. Nếu bỏ qua bước này, nhóm của bạn sẽ tiếp tục làm việc trên monday.com trong đầu trong khi chỉ lướt qua công cụ mới.

4. Chỉ dựa vào giá để lựa chọn

Dịch vụ miễn phí nghe có vẻ hấp dẫn cho đến khi nhóm của bạn cần các tính năng như số lượt xem, tự động hóa hoặc lưu trữ chỉ có sẵn trong kế hoạch trả phí. Hãy tính toán tổng chi phí trong hai năm, bao gồm cả các kế hoạch nâng cấp mà bạn thực tế sẽ phải sử dụng. Công cụ rẻ nhất trong tháng đầu tiên thường không còn là lựa chọn rẻ nhất vào tháng thứ 24.

Chi phí của năm giải pháp thay thế Monday khi triển khai trên quy mô lớn

Giá niêm yết theo số lượng người dùng được cấp phép che giấu chi phí thực tế. Dưới đây là chi phí hàng năm cho 5, 15 và 50 người dùng, với mỗi công cụ được tính theo gói trả phí rẻ nhất, lấy monday.com làm chuẩn so sánh. Cột “Miễn phí” là yếu tố quan trọng nhất: đó là kích thước người dùng mà công cụ đó không tốn phí.

Dự luật nằm ở hạ lưu của Fit

Không có giải pháp thay thế Monday.com nào là tốt nhất, chỉ có giải pháp phù hợp với lý do bạn muốn rời bỏ nền tảng này. Nếu vấn đề nằm ở chi phí theo số người dùng được cấp phép, ClickUp Miễn phí là lựa chọn duy nhất không giới hạn số người dùng được cấp phép ở đây. Nếu nhóm của bạn không thể chấp nhận thời gian làm quen với công cụ mới, Trello sẽ giúp họ bắt đầu làm việc chỉ trong năm phút. Nếu công việc thực sự mang tính chất bảng tính, Smartsheet là lựa chọn tối ưu nhất. Và nếu dữ liệu của bạn có các mối quan hệ thực sự, Airtable là công cụ duy nhất ở đây có thể mô hình hóa chúng mà không cần các giải pháp thay thế.

Dù bạn chọn giải pháp nào, có hai điều luôn đúng. Hãy lập bản đồ quy trình làm việc trước khi chuyển đổi, vì một công cụ không thể khắc phục một quy trình mà bạn chưa xác định rõ. Và hãy chuyển đổi từng nhóm một, vì việc nhập tất cả dữ liệu ngay từ ngày đầu tiên chỉ đơn thuần là tái tạo lại cấu trúc của Monday.com ở một nơi mới – chính xác là điều bạn đang cố gắng tránh.

Nhưng nếu bạn không muốn phải sử dụng một công cụ để quản lý bảng công việc và một công cụ khác để báo cáo, hãy chọn ClickUp. Đây là giải pháp thay thế gần giống nhất với monday.com, có mức giá phải chăng ở mọi gói trả phí, đồng thời tập trung các công việc, tài liệu, bảng điều khiển, AI và tự động hóa trong một không gian làm việc duy nhất, miễn phí cho số lượng người dùng không giới hạn.

Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí và chuyển sang nền tảng này ngay tại nơi bạn đang thực hiện công việc.

Câu hỏi thường gặp về các giải pháp thay thế cho Monday

Giải pháp thay thế Monday.com nào là tốt nhất cho một nhóm đang phát triển mà không muốn trả phí theo số người dùng được cấp phép?

ClickUp là lựa chọn phù hợp nhất cho các nhóm đang phát triển và quan tâm đến chi phí tính theo người dùng được cấp phép. Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp là gói duy nhất được thử nghiệm không có giới hạn số người dùng được cấp phép, do đó một nhóm 30 người có thể sử dụng gói này vô thời hạn, miễn là tuân thủ các giới hạn về lưu trữ và mức sử dụng tính phí. Khi bạn vượt quá giới hạn của gói Miễn phí, gói Không giới hạn có giá 7 USD/người dùng/tháng, thấp hơn so với các gói cơ bản của Asana và Smartsheet. Ngược lại, monday.com tính phí theo số lượng người dùng được cấp phép với mức tối thiểu là 3 người dùng cho mọi kế hoạch trả phí.

Giải pháp thay thế miễn phí nào là tốt nhất cho Monday.com?

Điều này phụ thuộc vào kích thước nhóm và những gì bạn đang theo dõi. Trello Free là lựa chọn tốt nhất cho các nhóm nhỏ chỉ cần Kanban, miễn phí cho tối đa 10 người cộng tác. ClickUp Free là gói duy nhất được thử nghiệm không có giới hạn số người dùng được cấp phép, do đó phù hợp với các nhóm đang phát triển. Airtable Free phù hợp với công việc liên quan nhiều đến dữ liệu, hỗ trợ tối đa 5 trình chỉnh sửa. Kế hoạch miễn phí của monday.com chỉ hỗ trợ tối đa 2 người dùng được cấp phép, giới hạn tương tự như của Asana.

Giải pháp thay thế Monday.com nào dễ học nhất?

Trello là công cụ dễ học nhất. Người dùng mới chỉ cần xem qua Bảng và bắt đầu di chuyển các thẻ trong vòng chưa đầy năm phút mà không cần đào tạo, đó là lý do tại sao nó được ưa chuộng trong các nhóm không chuyên về kỹ thuật. Asana là lựa chọn tiếp theo khi bạn cần cấu trúc rõ ràng mà không cần nhiều bước thiết lập. Các công cụ có bộ tính năng phong phú hơn, bao gồm ClickUp và Smartsheet, đánh đổi sự đơn giản để có độ sâu chức năng và mất nhiều thời gian hơn để làm quen.

Giải pháp thay thế Monday.com nào là tốt nhất cho các nhóm thường xuyên làm việc với bảng tính?

Smartsheet là lựa chọn phù hợp nhất khi công việc của bạn đã được tổ chức dưới dạng các hàng, công thức và mối quan hệ phụ thuộc. Ứng dụng này hỗ trợ biểu đồ Gantt gốc và tham chiếu chéo giữa các trang tính trên một lưới quen thuộc, đồng thời các báo cáo được tạo trực tiếp từ các trang tính. Ứng dụng này không có gói miễn phí và có mức giá khởi điểm là 9 USD/thành viên/tháng với số lượng thành viên tối thiểu là 3 người cho gói Business, vì vậy nó chỉ thực sự đáng giá khi bảng tính thực sự là nguồn thông tin chính xác nhất.

Monday.com có biểu đồ Gantt thực sự không?

Biểu đồ Gantt và tính năng phụ thuộc của Monday khá hữu ích, nhưng tính năng tự động hóa điều chỉnh phụ thuộc chỉ có sẵn ở các gói cao cấp hơn. Nếu việc lập lịch với nhiều mối phụ thuộc là yếu tố then chốt, Smartsheet cung cấp biểu đồ Gantt và hỗ trợ phụ thuộc tích hợp sẵn ngay trong bảng làm việc, còn ClickUp có chế độ xem Gantt trong các gói trả phí. Cả hai đều xử lý logic phụ thuộc hiệu quả hơn.

Việc chuyển đổi khỏi monday.com mất bao lâu?

Hãy lập kế hoạch 2–4 tuần giảm năng suất một phần cho nhóm 10–25 người, và thời gian dài hơn đối với các tổ chức lớn hơn. ClickUp, Asana và Smartsheet đều cung cấp các công cụ nhập dữ liệu tích hợp sẵn từ monday.com, giúp chuyển đổi các công việc và cấu trúc cơ bản, nhưng các quy trình tự động hóa, bảng điều khiển và tích hợp tùy chỉnh phải được xây dựng lại thủ công. Việc di chuyển một quy trình làm việc trước tiên, sau đó mở rộng dần, sẽ giúp hạn chế tối đa sự gián đoạn.