Từ hỗn loạn đến rõ ràng: Hướng dẫn thực thi dự án dựa trên AI dành cho nhà quản lý dự án

Sau ba tháng thực hiện một dự án quan trọng về giá cả và đóng gói, tôi thấy mình chìm ngập trong Tài liệu Google, các chủ đề email và các cuộc hội thoại Slack rải rác trên các kênh khác nhau. Nghe có vẻ quen thuộc phải không?

Là một quản lý chương trình, tôi đã trải qua sự hỗn loạn của các công cụ quản lý dự án truyền thống, làm chậm quá trình thực hiện dự án và làm giảm động lực của nhóm — nơi mà "cập nhật dự án" có nghĩa là lục lọi hộp thư đến email, theo đuổi các bên liên quan ở các múi giờ khác nhau và dành nhiều thời gian quản lý quy trình hơn là thực sự thúc đẩy kết quả.

Hôm nay, tôi muốn chia sẻ cách AI đã thay đổi cơ bản không chỉ cách tôi quản lý dự án mà còn cả tốc độ thực hiện các sáng kiến chiến lược có tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của chúng tôi.

Thực tế của quản lý dự án hiện đại

Với vai trò của mình tại Văn phòng COO, tôi chịu trách nhiệm thực hiện các dự án liên chức năng bao gồm tất cả các nhóm tại ClickUp — sản phẩm, tiếp thị, vòng đời, hệ thống, CNTT, hỗ trợ, các nhóm tiếp xúc với khách hàng và đôi khi cả bảo mật và pháp lý khi chúng tôi xử lý các tính năng AI.

Đây không phải là những sáng kiến đơn giản của một nhóm duy nhất. Chúng đòi hỏi sự phân bổ nguồn lực chặt chẽ, giao tiếp liên chức năng và dòng thời gian dự án chính xác để thành công. Khi chúng tôi ra mắt giá mới và gói tính năng hoặc tiện ích bổ sung, thành công phụ thuộc vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, các múi giờ khác nhau và các ưu tiên cạnh tranh.

Rủi ro rất cao: Tôi chịu trách nhiệm về các chỉ số liên quan đến tăng trưởng giữ chân khách hàng, mức độ sử dụng tính năng, mức độ tương tác và tỷ lệ chuyển đổi. Khi dự án bị đình trệ hoặc thất bại, không chỉ là vấn đề về thời hạn bị lỡ, mà còn là cơ hội doanh thu bị mất và vị trí trên thị trường.

Chi phí ẩn của quản lý dự án truyền thống

Trước khi áp dụng thực thi dự án dựa trên AI, quy trình làm việc của tôi trông rất quen thuộc với hầu hết các nhà quản lý dự án:

Vòng xoáy tài liệu: Tạo kế hoạch dự án trong Tài liệu Google, gửi email cho các bên liên quan, chờ phản hồi kèm theo thông tin bối cảnh bị thiếu từ các cuộc họp mà tôi không tham gia, sau đó cố gắng ghép nối những gì thực sự đã xảy ra trong các cuộc hội thoại đó.

Trò chơi đuổi bắt: Dành cả ngày để theo dõi: "Bạn đã làm đến đâu rồi?" "Bạn có thấy email của tôi tuần trước không?" "Bạn có thể cập nhật trạng thái cho tôi không?" Thay vì thúc đẩy tiến độ, tôi liên tục phải chạy theo để bắt kịp.

Cơn ác mộng về múi giờ: Trong một công ty toàn cầu, việc chờ đợi email trả lời những câu hỏi đơn giản về trạng thái khiến các dự án bị trì hoãn. Khi tôi nhận được câu trả lời từ nhóm ở Mỹ, nhóm ở châu Âu đã ngừng làm việc.

Gánh nặng tinh thần: Ghi nhớ ai cần gì, khi nào, theo dõi thông tin phân tán và liên tục chuyển đổi giữa các công cụ. Chi phí quản lý hành chính — như cập nhật thủ công và giao tiếp trùng lặp — làm mất thời gian có thể dành cho lập kế hoạch chiến lược và thành công của dự án.

Cách AI biến đổi việc thực thi dự án

Việc chuyển sang quản lý dự án dựa trên AI không chỉ là về hiệu quả — mà còn là về việc thay đổi cơ bản những gì có thể thực hiện được khi các nhóm có thể tập trung vào kết quả thay vì quy trình.

Trí tuệ tự động hóa, không chỉ là tự động hóa

Dưới đây là quy trình làm việc hiện tại của tôi:

Tóm tắt dự án trong vài giây: Sau cuộc họp khám phá, tôi sử dụng AI của ClickUp để tự động điền tóm tắt dự án từ ghi chú cuộc họp. Công việc sao chép, dán và định dạng trước đây mất 30-45 phút giờ chỉ còn vài giây. Tôi vẫn kiểm tra lại mọi thứ, nhưng công việc nặng nhọc đã hoàn thành.

Thông tin trạng thái thời gian thực: Thay vì theo dõi các bản cập nhật, tôi sử dụng các trường tùy chỉnh AI để tự động hiển thị trạng thái của từng công việc trong dự án, đồng thời hiển thị ngay các xu hướng, rủi ro và sự chậm trễ của dự án. AI sẽ cảnh báo rủi ro, đánh dấu các công việc chưa được thực hiện và xác định các điểm nghẽn, mà tôi không cần phải nhấp vào từng công việc riêng lẻ.

Tóm tắt báo cáo theo yêu cầu: Để cập nhật hàng tuần cho ban lãnh đạo, tôi chỉ cần yêu cầu AI xem xét toàn bộ danh sách dự án và cung cấp bản tóm tắt kết quả và tiến độ dự án. Thay vì mất một giờ để lập bảng tiến độ của nhiều công việc, tôi có thể nhận được bản tóm tắt báo cáo toàn diện chỉ trong vài giây.

Sức mạnh của hợp tác tập trung

Yếu tố thay đổi cuộc chơi lớn nhất là loại bỏ chi phí chuyển đổi công cụ và tập trung hợp tác nhóm vào một không gian làm việc thống nhất:

Giao tiếp theo ngữ cảnh: Sử dụng tính năng trò chuyện của ClickUp trực tiếp trong các dự án có nghĩa là khi ai đó nói, "Bạn có thể thêm điều này vào phạm vi không?", tôi có thể tạo một nhiệm vụ với đầy đủ ngữ cảnh chỉ bằng một cú nhấp chuột. Không còn phải chuyển đổi giữa Slack và các công cụ dự án, mất chủ đề và ngữ cảnh của cuộc hội thoại.

Hiển thị đa chức năng: Tôi đã tạo các mẫu để các bên liên quan từ các nhóm khác nhau có thể làm việc trong chế độ xem ưa thích của họ trong khi tôi theo dõi mọi thứ trong định dạng quản lý dự án của mình. Nhóm phát triển không phải thay đổi cách làm việc, nhưng tôi vẫn có thể xem tiến độ của họ trong thời gian thực.

Tự động hóa trách nhiệm: Các tác nhân AI có thể tự động theo dõi khi đến ngày đáo hạn mà không có kết quả, gửi nhắc nhở theo ngữ cảnh và chỉ báo cáo lên cấp trên khi thực sự cần sự can thiệp của con người.

Tác động thực tế: Ba tính năng đã thay đổi mọi thứ

Sau khi triển khai thực hiện dự án dựa trên AI, ba tính năng cụ thể đã có tác động lớn nhất đến công việc hàng ngày của tôi:

1. Trò chuyện tích hợp với tạo/lập công việc bằng AI

Trước đây: Các cuộc hội thoại về những thay đổi của dự án diễn ra trên Slack, sau đó tôi phải tạo công việc thủ công trong công cụ dự án của chúng tôi, rồi quay lại Slack để xác nhận. Nhiều công cụ, mất bối cảnh, lãng phí thời gian.

Hiện tại: Các cuộc hội thoại diễn ra trực tiếp trong bối cảnh dự án. AI có thể tự động tạo công việc từ tin nhắn trò chuyện với đầy đủ bối cảnh, hoặc tôi có thể làm việc đó chỉ với một cú nhấp chuột. Khi chúng tôi phải làm việc với nhiều múi giờ, việc chuyển giao công việc liền mạch này là rất quan trọng.

2. Công việc trong nhiều danh sách

Đây có thể là tính năng bị đánh giá thấp nhất trong quản lý dự án. Các nhóm khác nhau cần làm việc theo cách khác nhau — bộ phận tiếp thị có quy trình công việc riêng, bộ phận phát triển có quy trình riêng, bộ phận hỗ trợ có quy trình riêng. Nhưng tôi cần theo dõi mọi thứ trong một chế độ xem dự án thống nhất.

Với các công việc xuất hiện trong nhiều danh sách, mỗi nhóm có thể duy trì quy trình làm việc ưa thích của mình trong khi tôi có thể hiển thị toàn bộ dự án. Không ai phải thay đổi cách làm việc, nhưng tôi vẫn có thể quản lý các phụ thuộc và dòng thời gian giữa tất cả các nhóm.

3. Báo cáo AI hàng ngày

Tôi sử dụng công cụ này để cập nhật hàng tuần cho Văn phòng Giám đốc điều hành. Công việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trước đây mất 30 phút, giờ chỉ còn 5 phút. AI tạo báo cáo hàng ngày dựa trên công việc thực tế của tôi, tôi chỉ cần xem lại và sao chép dán vào bản tóm tắt hàng tuần. Đơn giản vậy thôi.

Xây dựng đà phát triển thay vì quản lý hỗn loạn

Sự thay đổi quan trọng nhất không chỉ là hiệu quả—mà là sự chuyển đổi từ quản lý phản ứng sang thực thi chủ động.

Trước khi có AI: Tôi dành phần lớn thời gian để tìm kiếm thông tin, quản lý chi phí quá trình và cố gắng duy trì hiển thị trên các hệ thống phân tán.

Với AI: Tôi có thể tập trung vào việc giải quyết các trở ngại của nhóm, xác định rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề và đảm bảo rằng chúng tôi đang thực hiện theo các kết quả chiến lược thay vì chỉ hoàn thành công việc.

Ví dụ thực tế: Dự án định giá và đóng gói

Tôi đã tạo một mẫu trong ClickUp để hướng dẫn các dự án định giá và đóng gói từ khâu phát hiện đến thực hiện và kết thúc. Dưới đây là cách AI cải thiện từng giai đoạn:

Khám phá: Ghi chú cuộc họp tự động điền vào bản tóm tắt dự án với các yêu cầu của các bên liên quan, dòng thời gian và chỉ số thành công.

Phân bổ nguồn lực: Danh sách các bên liên quan được xác định trước với các định nghĩa vai trò, nhưng AI giúp tối ưu hóa dòng thời gian dựa trên sức chứa và sự phụ thuộc của nhóm.

Thực thi: Hiển thị tiến độ của tất cả các nhóm theo thời gian thực, với AI tự động báo hiệu rủi ro và tắc nghẽn.

Báo cáo: Tóm tắt báo cáo tự động cung cấp cho lãnh đạo chính xác những gì họ cần mà tôi không phải mất hàng giờ để tổng hợp thông tin.

Kết thúc: AI giúp tổng hợp thông tin chi tiết và dữ liệu hiệu suất để tối ưu hóa các dự án trong tương lai.

Lợi thế cạnh tranh của việc thực thi dự án được hỗ trợ bởi AI

Thực tế là: trong khi các đối thủ cạnh tranh vẫn đang quản lý dự án bằng bảng tính và chuỗi email, chúng tôi đang thực hiện nhanh hơn, thích ứng nhanh hơn và học hỏi từ các mẫu của mình trong thời gian thực.

Tốc độ: Các dự án từng mất hàng tuần để điều phối giờ đây diễn ra suôn sẻ hơn nhờ thông tin dự đoán, theo dõi tự động và quản lý rủi ro được tối ưu hóa

Chất lượng: Với AI xử lý các công việc thường ngày và cung cấp thông tin chi tiết thông minh, tôi có thể tập trung vào những thách thức chiến lược thực sự cần đến phán đoán của con người

Quy mô: Khi tổ chức của chúng tôi phát triển, AI giúp chúng tôi duy trì chất lượng thực thi mà không cần tăng tỷ lệ chi phí quản lý.

Điều này có ý nghĩa gì đối với các nhà quản lý dự án

Nếu bạn vẫn đang quản lý dự án bằng các công cụ không kết nối, báo cáo thủ công và theo dõi liên tục, bạn không chỉ làm việc kém hiệu quả mà còn đang cạnh tranh với máy đánh chữ trong thế giới máy tính.

Các nhà quản lý dự án sẽ thành công trong thập kỷ tới là những người có thể tận dụng AI để:

Xem AI Project Execution trong thực tế

Nếu điều này phù hợp với kinh nghiệm của bạn với tư cách là nhà quản lý dự án, tôi khuyến khích bạn tham gia sự kiện ảo sắp tới của chúng tôi: Thực thi dự án trong thời đại AI vào ngày 23 tháng 7 lúc 12:00 PM PST.

Bạn sẽ thấy chính xác cách chúng tôi sử dụng AI để tập trung, tự động hóa và đẩy nhanh việc thực thi dự án trong các sáng kiến phức tạp, liên chức năng. Tôi sẽ trình bày các mẫu và quy trình công việc thực tế mà chúng tôi sử dụng tại ClickUp, bao gồm:

Bạn sẽ nhận được:

Sự khác biệt giữa nhà quản lý dự án giỏi và nhà quản lý dự án xuất sắc không chỉ nằm ở khả năng tổ chức, mà còn ở khả năng thúc đẩy tiến độ để đạt được kết quả trong khi làm cho quá trình này trở nên dễ dàng cho tất cả mọi người tham gia.

Tham gia cùng chúng tôi và xem AI có thể biến đổi việc thực thi dự án của bạn như thế nào →

Đừng dành thêm một quý nữa để chiến đấu với các công cụ thay vì thúc đẩy kết quả. Tương lai của quản lý dự án đã đến, và nó được hỗ trợ bởi tự động hóa thông minh giúp tăng cường năng lực con người thay vì thay thế nó.

Jacqui Tripoli là Giám đốc Chương trình tại Văn phòng COO của ClickUp, nơi cô dẫn dắt việc thực thi đa chức năng cho các sáng kiến về định giá, đóng gói và chiến lược. Cô chuyên xây dựng các quy trình có thể mở rộng, tận dụng AI để thúc đẩy kết quả kinh doanh trên các nhóm toàn cầu.