Smartsheet vs ClickUp: Công cụ quản lý dự án nào là tốt nhất?

Hãy hỏi bất kỳ chuyên gia nào, họ sẽ cho bạn biết rằng kỹ năng quản lý dự án là cần thiết để thành công trong công việc. Nhưng nó không đơn giản như trở thành một nhà chiến lược và quản lý nhóm giỏi. Có công cụ quản lý dự án phù hợp sẽ giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn.

Nếu bạn đã dành vô số thời gian để nghiên cứu và tìm kiếm phần mềm quản lý dự án tốt nhất để quản lý các dự án của mình, thì cuộc tìm kiếm của bạn đã kết thúc tại đây.

Smartsheet và ClickUp là những công cụ quản lý dự án hiệu quả. Nếu bạn chọn một trong hai công cụ này, nhóm của bạn sẽ cảm ơn bạn. Nhưng bạn không đến đây để tìm câu trả lời ngắn gọn.

Hãy phân tích từng công cụ và xem tổng quan, các tính năng tốt nhất và giá cả. Đến cuối bài viết, bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng về phần mềm tốt nhất cho nhu cầu quản lý thời gian của mình.

ClickUp là gì?

ClickUp là phần mềm quản lý dự án và công cụ cộng tác toàn diện, kết hợp tất cả các hoạt động của bạn trong một nền tảng. Tạo nhiệm vụ, quản lý quy trình công việc, mời thành viên nhóm, thêm người dùng không giới hạn để chia sẻ tệp, chuẩn bị Wiki bằng tài liệu, theo dõi tiến độ dự án trên bảng điều khiển thời gian thực và hơn thế nữa.

Hãy coi ClickUp như một trung tâm điều khiển để phân tích tất cả các quy trình công việc và đưa ra quyết định nhanh hơn mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ và ứng dụng của bên thứ ba.

Nếu bạn nghĩ rằng việc nhấn một vài phím để chuyển đổi công cụ — được gọi là " chuyển đổi ngữ cảnh" — không phải là một thách thức lớn, hãy suy nghĩ lại.

Mỗi thành viên trong nhóm của bạn có thể dành 4 giờ mỗi tuần để chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Tính năng của ClickUp

ClickUp là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ, được biết đến với phạm vi tính năng rộng. Chúng tôi đã giải thích ba tính năng phổ biến nhất của ClickUp mà các nhà quản lý dự án và doanh nghiệp nhỏ sử dụng hàng ngày:

Quản lý công việc

Quản lý công việc là cốt lõi của việc lập kế hoạch dự án. Tuy nhiên, việc theo dõi các công việc rất phức tạp. Nhiệm vụ ClickUp đơn giản hóa quá trình này bằng cách cho phép bạn sắp xếp và hiển thị các công việc theo ý muốn.

Hơn nữa, bạn có thể gán các mục hành động mới cho một công việc hiện có bằng cách thêm nhận xét và gắn thẻ thành viên nhóm.

Chế độ xem bảng

Chế độ xem bảng ClickUp là cách dễ nhất để trực quan hóa dữ liệu trong bất kỳ dự án nào. Nó sắp xếp tất cả dữ liệu theo định dạng bảng, giúp bạn dễ dàng quản lý ngân sách, hàng tồn kho hoặc thông tin khách hàng. Chỉnh sửa dữ liệu hàng loạt, thêm trường tùy chỉnh từ hơn 15 loại trường và ghim cột.

Khám phá các chế độ xem của ClickUp

Khi bảng của bạn đã sẵn sàng, hãy chia sẻ với khách hàng bằng liên kết có thể chia sẻ. Xuất dữ liệu trong chế độ xem bảng sang bảng tính để cập nhật cơ sở dữ liệu của bạn.

Mẫu bảng tính

Tải xuống mẫu này

Sử dụng hơn 1000 mẫu có thể tùy chỉnh của ClickUp để giảm bớt các mục nhập thủ công bằng cách nhập dữ liệu tự động, tạo công thức và phương trình tùy chỉnh, đồng thời theo dõi tiến độ bằng hình ảnh.

Kế hoạch giá của ClickUp

Smartsheet là gì?

Smartsheet là nền tảng quản lý công việc dành cho doanh nghiệp. Nó cung cấp giao diện bảng tính quen thuộc để ghi lại kế hoạch, tài nguyên và lịch trình. Chia sẻ công việc của bạn với các cộng tác viên nội bộ và bên ngoài ngay cả khi họ không phải là người dùng Smartsheet.

Nó cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu lịch sử dưới dạng biểu đồ để theo dõi xu hướng ở các định dạng như burndown, chuỗi cột và ảnh chụp nhanh.

Smartsheet kết hợp các chức năng quản lý dự án và Excel. Giao diện người dùng tương tự như định dạng bảng tính Excel và Google Trang tính.

Smartsheet giúp hợp tác nội dung dễ dàng hơn vì bạn có thể đặt cảnh báo để nhắc nhở cộng tác viên, cho phép nhà cung cấp xem nội dung mà không cần cấp quyền truy cập vào bảng dự án và khóa phiên bản cũ khi nội dung mới được tải lên.

Xem danh sách công việc của bạn trong biểu đồ Gantt để tạo các đường dẫn quan trọng, thiết lập các đường cơ sở và đánh dấu các công việc thiết yếu trong dòng thời gian dự án của bạn.

Các tính năng của Smartsheet

Smartsheet cung cấp các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ cho phép bạn quản lý dự án, sắp xếp công việc, hợp tác với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài, đồng thời theo dõi chặt chẽ từng giai đoạn trong vòng đời dự án của bạn.

Dưới đây là một số lựa chọn hàng đầu từ danh sách các tính năng của Smartsheet mà bạn không nên bỏ qua:

Bridge

Bridge là giao diện kéo và thả cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Thiết kế quy trình làm việc bằng logic phù hợp với luồng quy trình của bạn và đặt các kích hoạt dựa trên sự kiện hoặc lịch trình. Với các tích hợp sẵn có hoặc tùy chọn mã thấp, bạn cũng có thể sử dụng các lệnh API và JavaScript.

Biểu mẫu

Tạo biểu mẫu Smartsheet để thu thập dữ liệu từ bất kỳ ai. Với logic có điều kiện, câu hỏi của bạn sẽ luôn phù hợp với người điền biểu mẫu. Sử dụng các yếu tố thương hiệu như màu sắc nền, logo, GIF, văn bản và hình ảnh để cá nhân hóa biểu mẫu. Dữ liệu từ các biểu mẫu này được lưu trực tiếp vào bảng tính của bạn để giúp bạn thực hiện các hành động tiếp theo.

Tự động hóa quy trình làm việc

Tự động hóa quy trình làm việc là một trong những tính năng phổ biến nhất của Smartsheet. Phần hay nhất là thiết kế trực quan của Smartsheet giúp tối ưu hóa các quy trình lặp đi lặp lại và tốn thời gian trở nên dễ dàng.

Sử dụng biểu đồ bong bóng trực quan để tự động hóa quy trình làm việc của Smartsheet. Các tính năng hợp tác và có thể tùy chỉnh này là giải pháp thông minh giúp bạn nhanh chóng nắm được tổng quan về các công việc cần tự động hóa, cùng với các điều kiện kích hoạt và hậu quả.

Ngoài ra, bạn có thể đặt quy tắc cho các quy trình công việc song song để giúp tự động hóa các công việc ở bất kỳ giai đoạn nào, cho quản lý dự án cho các công ty tiếp thị, theo dõi lỗi cho các nhóm phát triển phần mềm hoặc lập hóa đơn mua hàng cho các nhóm chuỗi cung ứng.

Nhược điểm đáng chú ý nhất khi so sánh Smartsheet và ClickUp là tự động hóa quy trình làm việc trong Smartsheet yêu cầu bạn phải biết công cụ PM và không thân thiện với người mới bắt đầu.

Kế hoạch giá của Smartsheet

ClickUp và Smartsheet: So sánh các tính năng

Cả Smartsheet và ClickUp đều có thể giúp bạn thực hiện các công việc nặng nhọc, cho dù đó là quản lý quy trình, cộng tác thời gian thực, quản lý khối lượng công việc hay giao tiếp trong nhóm. Hơn nữa, cả hai đều cung cấp gói miễn phí, rất phù hợp để bạn thử nghiệm trước khi bắt đầu sử dụng bất kỳ công cụ đầy đủ tính năng nào.

Đã đến lúc đi sâu hơn vào phân tích các tính năng của từng công cụ và hiểu chúng khác nhau như thế nào.

Chúng tôi đã chia các tính năng thành sáu loại và so sánh trực tiếp Smartsheet và ClickUp.

Hiển thị dự án trong ClickUp

ClickUp cung cấp hơn 15 chế độ xem dự án tùy chỉnh, bao gồm Chế độ xem Lịch, Dòng thời gian, Bảng, Khối lượng công việc và Chế độ xem Biểu mẫu. Bản đồ Tư duy là lựa chọn tốt nhất để trình bày ý tưởng và quy trình công việc một cách trực quan. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp lại quy trình công việc, tạo các đường dẫn logic và chuyển đổi bản đồ tư duy thành các mục hành động.

Tương tự, chế độ xem Box là một lựa chọn tuyệt vời nếu nhiều nhóm làm việc cùng lúc trên một dự án. Chế độ này cho bạn biết mọi người đang làm gì, trạng thái công việc của họ và ai đang đảm nhận công việc gì. Bằng cách kéo và thả các công việc, bạn có thể phân công lại trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm và kiểm soát việc quản lý tài nguyên.

Hiển thị dự án trong Smartsheet

Smartsheet cung cấp bốn cách để hiển thị dữ liệu dự án: chế độ xem Lưới, Gantt, Thẻ và Lịch. Các tùy chọn tùy chỉnh bị giới hạn so với ClickUp, nhưng mỗi tùy chọn chế độ xem có thể đáp ứng nhu cầu quản lý dự án của bạn theo những cách khác nhau.

Các tính năng cộng tác trong ClickUp

Hợp tác nhóm và giao tiếp nhóm là nền tảng của hoạt động quản lý dự án thành công.

ClickUp là chuyên gia trong lĩnh vực này, với giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng trực quan cho phép bạn chia sẻ ý tưởng và làm việc với nhóm. Người dùng mới hầu như không cần thời gian học tập, điều này khiến ClickUp trở thành một trong những phần mềm quản lý dự án tốt nhất.

Bảng trắng ClickUp và Tài liệu ClickUp đáp ứng tất cả nhu cầu hợp tác của bạn.

Bảng trắng ClickUp là phòng họp ảo của bạn để hình dung ý tưởng và quy trình làm việc mới, động não và lập chiến lược cho các bước tiếp theo. Theo dõi hoạt động của các thành viên khác trong nhóm theo thời gian thực và chia sẻ suy nghĩ của bạn với họ dưới dạng ghi chú.

Phần hay nhất của việc sử dụng Bảng trắng là ý tưởng của nhóm bạn sẽ biến thành hành động phối hợp, có nghĩa là không có khoảng trễ trong quá trình thực hiện.

ClickUp Docs đáp ứng tất cả các yêu cầu về nội dung của bạn cho quản lý dự án. Sử dụng Docs để tạo tài liệu cộng tác dưới dạng Wiki hoặc lộ trình với tính năng chỉnh sửa thời gian thực, gán nhận xét làm mục hành động và thêm tài liệu hỗ trợ, PDF, bản trình bày và bảng làm điểm tham chiếu.

Chuyển đổi văn bản thành các công việc có thể thực hiện được và giao chúng cho các thành viên trong nhóm của bạn để đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.

Cuối cùng, tính năng Proofing của ClickUp cho phép bạn đánh dấu các nội dung trên tài liệu, chú thích PDF, vẽ các điểm đánh dấu trên bản thiết kế mô hình và hơn thế nữa.

Các tính năng cộng tác trong Smartsheet

Smartsheet có một số tính năng cộng tác thú vị thu hút những người dùng thích làm việc với phần mềm có chức năng giống bảng tính. Chia sẻ bảng tính với những người khác để cộng tác và bạn có thể cập nhật thông tin về những nội dung họ thêm vào nhờ tính năng theo dõi thời gian thực.

Các nhà cung cấp của bạn cũng có thể bình luận trên Smartsheet ngay cả khi họ không có quyền truy cập. Bạn có quyền kiểm soát các cấp quyền truy cập và chỉ định các loại người dùng để quy định những việc họ có thể và không thể làm với tài khoản Smartsheet của mình.

Các tính năng cộng tác của Smartsheet rất hữu ích, nhưng bị giới hạn. Các nhóm lớn hơn đang tìm kiếm khả năng cộng tác mạnh mẽ có thể sẽ không ấn tượng lắm.

Khả năng phân tích trong ClickUp

ClickUp nổi tiếng với khả năng báo cáo và phân tích thời gian thực.

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án của bạn và có thể tùy chỉnh, để bạn quyết định và ưu tiên những gì bạn muốn phân tích và theo dõi.

ClickUp cung cấp hơn 50 tiện ích để xây dựng bảng điều khiển của bạn, bao gồm quản lý Sprint, khối lượng công việc, theo dõi thời gian, bảng và biểu đồ tùy chỉnh.

Tạo báo cáo thời gian thực để kiểm tra ước lượng thời gian và những công việc mà nhóm của bạn đã hoàn thành trong ngày hôm nay.

Mục tiêu ClickUp bổ sung cho Bảng điều khiển tùy chỉnh của bạn. Tạo mục tiêu dự án với dòng thời gian và mục tiêu và tự động theo dõi tiến độ. Sắp xếp các mục tiêu của bạn vào các thư mục khác nhau theo chu kỳ Sprint, OKR hoặc thẻ điểm hàng tuần của nhân viên.

ClickUp Milestones đưa việc theo dõi mục tiêu lên một tầm cao mới bằng cách cho phép bạn thêm các cột mốc. Các cột mốc này xuất hiện dưới dạng biểu tượng kim cương, giúp bạn dễ dàng xác định các công việc quan trọng của dự án.

Khả năng phân tích trong Smartsheet

Phần mềm bảng tính của Smartsheet được biết đến với chức năng báo cáo mạnh mẽ. Báo cáo của bạn có thể là báo cáo hàng hoặc báo cáo tóm tắt trang tính.

Báo cáo hàng tổng hợp tất cả thông tin hàng từ nhiều trang tính. Báo cáo tóm tắt trang tính trình bày tóm tắt từ nhiều trang tính để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các dự án khác nhau ở một nơi.

Lọc dữ liệu trong các báo cáo này để giữ lại những thông tin có liên quan. Đây là một ý tưởng tuyệt vời để chia sẻ các báo cáo tùy chỉnh với các bên liên quan quan tâm đến việc quan sát các lĩnh vực cụ thể trong một dự án.

Hơn nữa, bảng điều khiển dự án trực quan cung cấp phân tích thời gian thực để tóm tắt danh mục đầu tư dự án và giải quyết xung đột.

Các tính năng tự động hóa của ClickUp

ClickUp AI là công cụ tự động hóa mạnh mẽ, một trợ thủ thông minh sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

ClickUp AI được thiết kế thủ công từ các vai trò và trường hợp sử dụng khác nhau. Tạo công việc con và mục hành động dựa trên mô tả, tóm tắt các chủ đề bình luận và viết cập nhật. Nâng cao kỹ năng viết của bạn để rõ ràng, súc tích và hấp dẫn hơn bằng cách sử dụng ClickUp AI làm trình chỉnh sửa thông minh.

ClickUp cũng có hơn 100 tùy chọn tự động hóa sẵn có cho các công việc lặp đi lặp lại. Sử dụng các tùy chọn tự động hóa này như hiện có hoặc tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn. Tự động phân công nhiệm vụ, đăng bình luận và chuyển trạng thái để tập trung vào các lĩnh vực quan trọng hơn.

Đặt kích hoạt cho tự động hóa và các điều kiện chính xác để kích hoạt, để mọi thứ chạy trơn tru, ngay cả trong chế độ tự động.

Các tính năng tự động hóa của Smartsheet

Smartsheet cung cấp quy trình tự động hóa không cần mã để loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian. Họ có một bộ sưu tập các mẫu được tạo sẵn để tạo yêu cầu trạng thái hàng tuần và ngày đáo hạn hoặc thiết lập quy trình làm việc tùy chỉnh.

Bạn có thể sử dụng các quy trình làm việc đơn lẻ hoặc kết hợp nhiều hành động và đường dẫn có điều kiện. Nếu bạn có kế hoạch sử dụng quy trình làm việc tùy chỉnh thường xuyên, hãy đánh dấu chúng là lặp lại.

Xem và trả lời yêu cầu phê duyệt từ ứng dụng di động Smartsheet, máy tính, email hoặc thậm chí Slack.

Cả Smartsheet và ClickUp đều ấn tượng về mặt tự động hóa. Tuy nhiên, sự sẵn có của AI trong ClickUp mang lại lợi thế cho nó.

Hỗ trợ khách hàng trong ClickUp

ClickUp có danh sách tài nguyên toàn diện trong Trung tâm Trợ giúp ClickUp nếu bạn gặp khó khăn. Truy cập Trung tâm Trợ giúp từ trình duyệt, không gian làm việc hoặc bất kỳ trang web ClickUp nào. Nếu bạn vẫn cần trợ giúp để tìm giải pháp, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ trực tiếp 24/7 để được hỗ trợ ưu tiên, dịch vụ này cũng có sẵn cho người dùng gói miễn phí của Clickup.

Ngoài hỗ trợ trực tiếp, ClickUp còn có năm tùy chọn hỗ trợ khác:

Hỗ trợ khách hàng trong Smartsheet

Cổng hỗ trợ khách hàng của Smartsheet phục vụ hai mục đích: cơ sở kiến thức tự phục vụ và địa điểm tập trung để mở và theo dõi các trường hợp hỗ trợ. Hỗ trợ qua điện thoại 24/7 dành cho người dùng trả phí đã chọn các loại kế hoạch và dịch vụ cụ thể.

Smartsheet cũng cung cấp hai gói hỗ trợ: Hỗ trợ tiêu chuẩn và Hỗ trợ chuyên nghiệp. Gói tiêu chuẩn miễn phí cho các gói Enterprise và bao gồm đào tạo liên tục với Smartsheet University và hỗ trợ điện thoại toàn cầu 24×7.

Gói chuyên nghiệp bao gồm tất cả các tính năng trong gói tiêu chuẩn và hơn thế nữa, còn cung cấp Pro Desk. Pro Desk là phiên huấn luyện một-một theo lịch trình với chuyên gia Smartsheet, người quản lý thành công khách hàng tận tâm của bạn.

Tích hợp với ClickUp

ClickUp tích hợp với hơn 1000 công cụ của bên thứ ba để tập trung tất cả thông tin vào một nơi, giúp các nhóm của bạn tránh phải chuyển đổi bối cảnh và dễ dàng hợp lý hóa các quy trình.

Tích hợp bên thứ ba với hệ thống CRM, giải pháp quản lý dự án, nền tảng quản lý tài nguyên và các ứng dụng kinh doanh khác giúp giảm lỗi và nhập dữ liệu thủ công trên các hệ thống khác nhau. Tiết kiệm thời gian và hiển thị hiệu suất kinh doanh rõ ràng hơn với ClickUp.

Dưới đây là danh sách các công cụ phổ biến nhất mà ClickUp tích hợp:

Tích hợp với Smartsheet

Tích hợp Smartsheet có khả năng tránh dữ liệu bị cô lập và trao quyền cho nhóm của bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đầy đủ hơn. Tích hợp này bao gồm các công cụ nhắn tin và giao tiếp, phần mềm cộng tác nội dung, và các giải pháp bảo mật và quản trị.

Dưới đây là danh sách các công cụ phổ biến nhất mà Smartsheet tích hợp:

ClickUp và Smartsheet trên Reddit

Chúng tôi đã truy cập Reddit để xem mọi người nghĩ gì về Smartsheet và ClickUp, công cụ nào tốt hơn. Nhìn chung, số phiếu ủng hộ ClickUp nhiều hơn. Dưới đây là một số đánh giá hỗ trợ kết quả của chúng tôi:

Người dùng này đã khen ngợi tiềm năng của ClickUp như một phần mềm quản lý công việc và các tính năng cộng tác của nó:

"ClickUp tốt hơn nhiều trong việc quản lý công việc, vì vậy nó rất phù hợp để theo dõi các sprint và các công việc xây dựng cấp thấp. Đây là công cụ mà nhóm phát triển của chúng tôi sử dụng và bảng điều khiển rất hữu ích cho việc xem xét trong các cuộc họp hàng ngày của chúng tôi. Nó tốt hơn nhiều cho sự hợp tác trong nhóm và khả năng tùy chỉnh danh sách rất rộng. Tuy nhiên, chế độ xem Gantt có hạn và tính năng theo dõi thời gian và quản lý ngân sách còn nhiều điều cần cải thiện. "

Người dùng này nhấn mạnh giá cả phải chăng của ClickUp và các bản cập nhật sản phẩm liên tục:

"ClickUp cũng có chu kỳ phát hành liên tục và không ngừng mở rộng khả năng của mình. Giá cả rất phải chăng. Cộng đồng nơi bạn có thể đặt câu hỏi, đề xuất tính năng, v.v. được nhóm của họ giám sát và tương tác tích cực. "

Công cụ quản lý dự án nào là tốt nhất cho các nhóm phần mềm?

Trong cuộc cạnh tranh giữa Smartsheet và ClickUp, ClickUp dẫn đầu là phần mềm quản lý dự án phù hợp.

Smartsheet là phần mềm quản lý dự án hiệu quả cao với nhiều khả năng tùy chỉnh và tích hợp. Tuy nhiên, nếu bạn thử hình dung nhóm phần mềm của mình sử dụng Smartsheet, nó sẽ không đáp ứng được kỳ vọng của bạn.

Giao diện giống bảng tính, tự động hóa hạn chế và tùy chọn báo cáo hạn chế sẽ không phù hợp với nhu cầu của các nhóm phần mềm hiện đại và các doanh nghiệp thế hệ mới.

Mặt khác, ClickUp lại vượt trội trong các lĩnh vực này và thành công trong hợp tác thời gian thực. ClickUp là công cụ lý tưởng cho các nhóm phần mềm, bao gồm cả các nhóm làm việc từ xa, để quản lý tài nguyên hiệu quả và xử lý nhiều dự án một cách dễ dàng.

ClickUp nhanh chóng thích ứng với kế hoạch và nhu cầu kinh doanh của bạn. ClickUp mở rộng quy mô với các tính năng, tích hợp và mẫu phát triển phần mềm mới khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Sẵn sàng đưa quản lý dự án lên một tầm cao mới? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!