Quản lý dự án giống như chỉ huy dàn nhạc giao hưởng — và phần mềm quản lý dự án là người chỉ huy đảm bảo mọi nốt nhạc đều hài hòa.
Công cụ quản lý dự án giúp bạn hiển thị từng công việc, theo dõi tiến độ và dòng thời gian, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác. Tuy nhiên, không phải công cụ nào cũng phù hợp với mọi nhóm, vì vậy, việc đánh giá kỹ lưỡng phần mềm quản lý dự án là rất quan trọng trước khi đưa ra lựa chọn.
Đánh giá phần mềm quản lý dự án không chỉ là cân nhắc các tính năng và khả năng. Đó là đánh giá đa chức năng về tính khả dụng, khả năng ứng dụng và giá trị lâu dài của giải pháp phần mềm.
Trong ghi chú đó, chúng tôi xem xét hơn 10 tham số khóa để giúp đánh giá này dễ dàng hơn.
Tóm tắt 60 giây ⏰
Để lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp, bạn cần đánh giá các công cụ dựa trên các tiêu chí khóa, chẳng hạn như:
Giá cả: Hiệu quả chi phí cho ngân sách của bạnDễ sử dụng: Giao diện thân thiện với người dùng và ứng dụng di độngCộng tác: Các tính năng cho giao tiếp và làm việc nhóm liền mạchKhả năng: Tự động hóa, theo dõi thời gian thực, quản lý tài nguyên và phân tíchKhả năng tương thích: Tích hợp với các công cụ khác và khả năng mở rộng cho sự phát triển trong tương laiHỗ trợ: Các biện pháp bảo mật, hướng dẫn sử dụng và dịch vụ khách hàng nhanh nhạyCác công cụ quản lý dự án hàng đầu:ClickUp, Asana, Monday. com, Wrike và Trello nổi bật vì đáp ứng các tiêu chuẩn này.
Quy trình đánh giá:
- Xác định nhu cầu của bạn
- Danh sách và phân loại các tính năng thiết yếu
- Khám phá và lựa chọn các công cụ phù hợp
- Dùng thử các nền tảng và thu thập phản hồi của nhóm
- Phân tích kết quả để chọn giải pháp phù hợp nhất
Hiểu về phần mềm quản lý dự án
Hãy coi phần mềm quản lý dự án như trụ sở ảo của nhóm bạn. Đây là nơi bạn lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các dự án. Đây là trung tâm tập trung các công việc, dòng thời gian và tương tác, cho phép các thành viên trong nhóm làm việc thông minh hơn thay vì làm việc chăm chỉ hơn.
Các chức năng cốt lõi của bất kỳ công cụ quản lý dự án nào bao gồm quản lý công việc, quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và báo cáo.
Các công cụ quản lý dự án hiện đại cung cấp tính năng tự động hóa, cộng tác thời gian thực, khả năng AI và tích hợp liền mạch cho không gian làm việc kỹ thuật số linh hoạt.
➡️Đọc thêm: 10 loại phần mềm quản lý dự án khác nhau
Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý dự án
Lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp không chỉ là việc đánh dấu vào các ô trong danh sách công việc. Điều quan trọng là đảm bảo nhóm dự án của bạn có phương tiện và công cụ để giải quyết các vấn đề thực tế và triển khai kế hoạch trên quy mô lớn.
Dưới đây là các tiêu chí quan trọng cần xem xét:
Giá cả và hiệu quả chi phí
Các nhà quản lý dự án nên tập trung vào hiệu quả chi phí của phần mềm, không chỉ chi phí của nó. Họ nên đánh giá xem các tính năng của phần mềm có phù hợp với nhu cầu hiện tại và tương lai của nhóm hay không.
Tiếp theo, so sánh mức giá theo cấp và giá trị mà mỗi lựa chọn mang lại. Cuối cùng, xem xét mọi chi phí ẩn hoặc chi phí định kỳ, chẳng hạn như tích hợp cao cấp, đào tạo và triển khai, để đảm bảo không vượt quá ngân sách.
Ví dụ: Giả sử nhóm của bạn hiện tại còn nhỏ, nhưng bạn có kế hoạch nhân đôi kích thước trong hai năm. Hãy chọn một công cụ cung cấp khả năng mở rộng theo các cấp giá để bạn có thể nâng cấp liền mạch mà không phải chịu chi phí không cần thiết trước.
Khả năng sử dụng và thân thiện với người dùng
Khả năng sử dụng các tính năng của phần mềm quản lý dự án ảnh hưởng đến hiệu suất và năng suất của nhóm dự án của bạn.
Hãy tìm các công cụ quản lý dự án có các tính năng thân thiện với người dùng. Hãy nghĩ đến các chức năng kéo và thả, quy trình công việc có thể tùy chỉnh, trực quan hóa dữ liệu dự án thông qua biểu đồ Gantt và bảng Kanban, v.v.
Các công cụ thân thiện với người dùng mang lại giá trị ngay từ ngày đầu tiên, khiến nó trở thành phần mềm quản lý dự án tốt nhất trong mọi tình huống, từ các dự án cơ bản đến phức tạp!
Ví dụ: Hãy tưởng tượng nhóm của bạn đang chuẩn bị cho một dự án khẩn cấp của khách hàng. Một công cụ có sẵn các mẫu cho quy trình công việc và phân công công việc cho phép bạn thiết lập toàn bộ kế hoạch dự án trong vài phút, giúp nhóm có thể bắt tay ngay vào thực hiện mà không mất thời gian thiết lập thủ công.
Tương thích với ứng dụng di động
Các công cụ của bạn phải phù hợp với nhu cầu của các dự án phức tạp như xây dựng, bất động sản, bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe, giúp nâng cao năng suất ngoài văn phòng.
Hãy tìm một ứng dụng quản lý dự án đầy đủ tính năng cho thiết bị iOS và Android. Ứng dụng này phải cung cấp cập nhật thời gian thực, đánh giá tiến độ dự án và giao tiếp nhóm mọi lúc, mọi nơi.
Các tính năng và chức năng ngoại tuyến này tạo thành một sự kết hợp hoàn hảo, đặc biệt khi dự án của bạn liên quan đến công việc thực địa ở những khu vực có kết nối internet yếu hoặc không có kết nối.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý một dự án xây dựng với các công nhân tại công trường. Một ứng dụng di động cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực và chức năng ngoại tuyến đảm bảo việc theo dõi tiến độ, ngay cả ở những khu vực có kết nối giới hạn.
Kênh giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả giúp các nhóm dự án thống nhất với nhau. Phần mềm hàng đầu kết nối các thành viên thông qua các kênh khác nhau, chẳng hạn như trò chuyện thời gian thực, hội nghị video, ghi lại màn hình, bảng tin và bình luận.
Giao tiếp tập trung giúp giảm sự phụ thuộc vào các ứng dụng bên ngoài, giữ cho các cuộc thảo luận tập trung, thúc đẩy tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và tinh thần đồng đội, từ đó củng cố quản lý dự án.
Ví dụ: Giả sử một nhóm thiết kế chia sẻ thông tin cập nhật qua email trong khi nhóm phát triển sử dụng Slack. Một nền tảng tập trung như ClickUp giúp loại bỏ sự cô lập, cho phép mọi thành viên trong nhóm xem thông tin cập nhật theo ngữ cảnh trong các nhiệm vụ.
Tích hợp email
Mặc dù các công cụ quản lý dự án hỗ trợ giao tiếp đa kênh, nhưng chúng cũng nên tích hợp chức năng email.
Các công cụ quản lý dự án tích hợp email cho phép các nhóm chuyển đổi email thành công việc, chia sẻ cập nhật mà không cần chuyển đổi nền tảng và liên kết các chủ đề cuộc hội thoại với một công việc hoặc dự án cụ thể.
Việc này giúp tăng hiệu quả và ngăn ngừa các trường hợp hiểu lầm. Ngoài ra, việc sắp xếp các email cũng dễ dàng hơn nhiều. Việc hợp nhất này giúp cung cấp bối cảnh cho các quyết định quan trọng và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn nhận được email cập nhật về việc giao hàng bị trì hoãn từ nhà cung cấp. Với tính năng tích hợp email, bạn có thể gắn thẻ cập nhật trực tiếp vào công việc hậu cần của dự án, đảm bảo tất cả các bên liên quan có thể thấy ngay lập tức thay đổi này.
? Bạn có biết? 31% người giao tiếp với đồng nghiệp chủ yếu qua email.
Các biện pháp bảo mật
Bảo mật là yếu tố quan trọng, đặc biệt khi xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc bí mật.
Giải pháp quản lý dự án phải có các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố, Đăng nhập một lần, quyền truy cập có thể tùy chỉnh cho người dùng và quyền truy cập dựa trên tài khoản.
Ngoài ra, để duy trì và bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu, nền tảng quản lý dự án dựa trên đám mây phải tuân thủ các tiêu chuẩn ngành như GDPR hoặc SOC 2.
Quan trọng nhất, các nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án nên phát hành các bản cập nhật phần mềm và bản vá bảo mật thường xuyên để tăng cường sự an toàn cho dữ liệu dự án của bạn.
Ví dụ: Hãy nghĩ đến việc quản lý một dự án chăm sóc sức khỏe, nơi lưu trữ dữ liệu bệnh nhân. Một công cụ có mã hóa mạnh mẽ và quyền truy cập dựa trên vai trò sẽ đảm bảo thông tin nhạy cảm được bảo mật và chỉ có nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập.
Theo dõi tiến độ thời gian thực
Theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực giúp các nhà quản lý phân bổ nguồn lực, cập nhật thông tin cho các bên liên quan, can thiệp khi cần thiết và cải thiện kết quả.
Đây là lúc tính năng theo dõi tiến độ thời gian thực sẽ phát huy tác dụng.
Ngoài việc hiển thị trạng thái dự án theo thời gian thực, phần mềm này còn khuyến khích trách nhiệm giải trình và giải quyết vấn đề chủ động để biến các cột mốc thành thành công bền vững.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng một chiến dịch tiếp thị sắp ra mắt. Theo dõi thời gian thực giúp xác định sự chậm trễ trong việc giao tài sản, cho phép bạn phân bổ lại nguồn lực và tránh bỏ lỡ thời hạn.
Quản lý tài nguyên
Quản lý tài nguyên hiệu quả là chìa khóa để tránh tắc nghẽn và tối đa hóa năng suất. Các nhà quản lý dự án cần kiểm soát chi tiết việc quản lý tài nguyên, cho dù đó là nhân sự, thời gian, phần mềm hay vật liệu.
Chọn các công cụ quản lý tài nguyên để quản lý lịch, phân phối khối lượng công việc, hiển thị tình trạng sẵn sàng và tối ưu hóa nhiệm vụ trong thời gian thực. Cách tiếp cận này giúp tránh tình trạng sử dụng quá mức hoặc không đủ tài nguyên và tình trạng kiệt sức, đặc biệt là trong nhiều dự án.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý một công ty tổ chức sự kiện với nhiều sự kiện diễn ra đồng thời. Một công cụ giúp trực quan hóa việc phân bổ nguồn lực sẽ cho phép bạn phát hiện ra những nhiếp ảnh gia bị đặt lịch quá nhiều và phân công lại để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
? Bạn có biết? Khoảng 60% quản lý dự án xử lý từ hai đến năm dự án cùng một lúc!
Đào tạo và hướng dẫn sử dụng
Kinh nghiệm đào tạo và giới thiệu sẽ quyết định tốc độ nhóm của bạn làm quen với công cụ quản lý dự án.
Hãy tìm kiếm các hỗ trợ giới thiệu, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng, video hướng dẫn, giới thiệu sản phẩm trong ứng dụng, phiên đào tạo trực tiếp, hỗ trợ cộng đồng và hướng dẫn sử dụng.
Một số công cụ cung cấp nhóm hỗ trợ khách hàng và các mô-đun học tập tương tác để giúp nhóm của bạn nhanh chóng thích nghi với phần mềm quản lý dự án. Việc đào tạo thực hành như vậy trong quá trình giới thiệu giúp giảm sự kháng cự và trao quyền cho nhóm của bạn để tối đa hóa tiềm năng của công cụ.
Ví dụ: Giả sử nhóm của bạn có các freelancer không quen thuộc với quy trình của bạn. Một công cụ có hướng dẫn tương tác từng bước sẽ giúp họ nhanh chóng làm quen, giảm thiểu sự chậm trễ trong việc bắt đầu nhiệm vụ.
Hỗ trợ khách hàng
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ, đặc biệt là khi giải quyết các vấn đề quan trọng. Hãy tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 qua nhiều kênh, chẳng hạn như trò chuyện trực tiếp, email và điện thoại.
Ngoài ra, hãy khám phá diễn đàn cộng đồng và cơ sở kiến thức của công cụ để đánh giá khả năng tự phục vụ và khắc phục sự cố, đảm bảo hỗ trợ ở mọi giai đoạn.
Ví dụ: Giả sử một lỗi làm gián đoạn việc phân công công việc trong quá trình khởi động dự án. Việc truy cập ngay lập tức vào nhân viên trò chuyện trực tiếp sẽ giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và giữ cho dự án đi đúng hướng.
Khả năng tự động hóa
Tự động hóa giúp loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại, giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Hãy tìm phần mềm quản lý dự án hỗ trợ tạo/lập quy trình tự động hóa. Cho dù là sắp xếp thứ tự ưu tiên và lên lịch công việc hay gửi thông báo kịp thời, phần mềm này đảm bảo nhóm dự án của bạn luôn đi đúng hướng.
Một số phần mềm quản lý dự án tiên tiến với trợ lý AI đề xuất các công việc cần tự động hóa để nâng cao hiệu quả và khả năng ra quyết định.
Một cách khác để tự động hóa quản lý dự án là thông qua các mẫu quản lý dự án. Các khung công tác được xây dựng sẵn này cho phép nhóm của bạn bắt đầu dự án mà không cần xây dựng cấu trúc từ đầu. Tất cả những gì bạn cần làm là cấu hình một số giá trị và dự án đã sẵn sàng!
Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn tự động hóa một công việc lặp lại như gửi cập nhật trạng thái. Cài đặt tự động hóa để thông báo cho các bên liên quan hàng tuần sẽ giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc lặp đi lặp lại.
Tính năng cộng tác
Hợp tác là sự giao tiếp trong hành động.
Để đảm bảo hiệu quả làm việc của nhóm, phần mềm quản lý dự án nên bao gồm các công cụ cộng tác như không gian làm việc chung, chia sẻ tệp, chỉnh sửa thời gian thực, bình luận công việc, kiểm soát phiên bản, cuộc hội thoại theo chủ đề và @đề cập.
Ngoài ra, hãy sử dụng phần mềm cung cấp các tính năng nâng cao như phân công công việc, thông báo, đang theo dõi và lịch chia sẻ, giúp thúc đẩy trách nhiệm, minh bạch và sự thống nhất của nhóm trong việc đạt được các mục tiêu chung.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang phối hợp với một công ty thiết kế cho một dự án đổi thương hiệu. Một không gian làm việc chung với tính năng chỉnh sửa trực tiếp cho các tệp thiết kế giúp loại bỏ việc gửi email qua lại, đẩy nhanh tiến độ phê duyệt.
➡️Đọc thêm: 10 phần mềm hợp tác quản lý dự án cho nhóm
? Bạn có biết? Gần 40% nhóm dự án bao gồm từ sáu đến mười người!
Báo cáo và phân tích
Phần mềm quản lý dự án tốt có chức năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ để hỗ trợ các quyết định dựa trên dữ liệu. Phần mềm này cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, thông tin chi tiết theo thời gian thực và có thể hành động, cũng như báo cáo chi tiết về hiệu suất dự án.
Điều này giúp người quản lý dự án nắm quyền kiểm soát và đưa ra các quyết định chiến lược, thông minh hơn cho dự án.
Bạn cũng nên xem xét các tính năng quản lý dự án như biểu đồ Gantt, biểu đồ burndown, xu hướng hiệu suất, v.v., cho phép các nhà quản lý dự án đánh giá tiến độ, dự đoán các sự chậm trễ có thể xảy ra và giữ dự án đi đúng hướng.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng nhóm của bạn đang cố gắng cải thiện tốc độ sprint. Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh cho phép bạn so sánh dữ liệu sprint trong quá khứ, xác định các mẫu chậm trễ và triển khai các chiến lược để nâng cao hiệu suất.
Sức chứa mở rộng
Giá trị lâu dài là khóa quan trọng khi chọn phần mềm quản lý dự án. Vì vậy, hãy chọn một giải pháp phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp bạn.
Một số phần mềm quản lý dự án tốt nhất cung cấp khả năng mở rộng, cho phép các nhóm thích ứng với sự phức tạp ngày càng tăng của dự án, quy mô nhóm lớn hơn và khối lượng công việc nhiều hơn. Nếu cần, chúng thậm chí có thể xử lý nhiều dự án trong các ngành khác nhau.
Chọn một tùy chọn cung cấp các kế hoạch và tính năng linh hoạt với các tiện ích bổ sung mô-đun để đáp ứng các yêu cầu hiện tại và mở rộng trong tương lai. Điều này giúp bạn tránh phải chuyển đổi công cụ và nền tảng ở giai đoạn sau.
Ví dụ: Giả sử công ty khởi nghiệp của bạn bắt đầu quản lý các dự án cho khách hàng quốc tế. Một công cụ cung cấp giao diện đa ngôn ngữ và hỗ trợ toàn cầu sẽ mở rộng quy mô một cách liền mạch khi hoạt động của bạn mở rộng.
Khả năng tích hợp
Các công cụ không kết nối hoặc không tương thích sẽ dẫn đến sự kém hiệu quả, thiếu hụt kiến thức và lỗi, là một số thách thức nghiêm trọng trong quản lý dự án.
Bạn cần phần mềm có khả năng tích hợp mượt mà với các công cụ, nền tảng và hệ thống phổ biến. Tích hợp mượt mà giúp dữ liệu di chuyển tự do và thiết lập một nguồn thông tin duy nhất trên toàn tổ chức.
Cho dù bạn sử dụng Google Drive, OneDrive, Gmail, Outlook, Slack, Zoom, Zendesk, Calendly hay các ứng dụng khác, tích hợp sẽ kết nối không gian làm việc kỹ thuật số của bạn và tập trung tất cả các tài nguyên và dữ liệu.
Ngoài ra, nó còn cho phép các nhà quản lý dự án lựa chọn và thêm các công cụ và chức năng cụ thể vào môi trường dự án.
Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang thực hiện một chiến dịch dựa trên dữ liệu từ Salesforce và HubSpot. Một công cụ quản lý dự án như ClickUp tích hợp với cả hai nền tảng sẽ thu thập khách hàng tiềm năng, cập nhật công việc và phân tích, tạo ra một quy trình làm việc thống nhất.
5 công cụ phần mềm quản lý dự án hàng đầu năm 2024
Dựa trên các tiêu chí trên, chúng tôi đã chọn ra một số phần mềm quản lý dự án tốt nhất. Dưới đây là so sánh nhanh về các tính năng của chúng:
| Tiêu chí | ClickUp | Asana | Monday. com | Wrike | Trello |
|---|---|---|---|---|---|
| Dễ sử dụng | Dễ dàng tùy chỉnh, kéo và thả; có thể tùy chỉnh theo nhu cầu | Tối giản, thân thiện với người dùng | Rất trực quan và dễ sử dụng | Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh | Giao diện Kanban đơn giản |
| Ứng dụng di động | Đầy đủ tính năng, cập nhật thời gian thực | Chức năng, ít mạnh mẽ hơn | Quản lý công việc khi đang di chuyển | Cập nhật và đang theo dõi | Chức năng cơ bản |
| Giao tiếp | Tích hợp trò chuyện, tích hợp Slack/Zoom | Bình luận, chia sẻ tệp | Cập nhật và gắn thẻ theo thời gian thực | Chỉnh sửa trực tiếp | Nhận xét trong công việc |
| Tự động hóa | Quy trình làm việc nâng cao, đề xuất từ trí tuệ nhân tạo (AI) | Tự động hóa các công việc lặp lại | Mẫu có thể cấu hình | Tự động hóa quy trình làm việc và tài nguyên | Tự động hóa công việc cơ bản (Butler) |
| Phân tích & Báo cáo | Bảng điều khiển toàn diện, theo dõi thời gian | Giới hạn ở các gói cao cấp | Bảng điều khiển tùy chỉnh | Những phân tích chi tiết và sâu sắc | Báo cáo cơ bản thông qua các tính năng mở rộng |
| Tích hợp | Rộng rãi (Slack, Zoom, Drive, v.v.) | Các công cụ phổ biến được hỗ trợ | Tích hợp liền mạch với nhiều ứng dụng | hơn 400 tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba | Giới hạn nếu không trả phí nâng cấp |
| Khả năng mở rộng | Tính linh hoạt cao cho mọi kích thước nhóm | Tuyệt vời cho các công việc đơn giản đến trung bình | Phù hợp với nhiều ngành nghề | Tuyệt vời cho các dự án CNTT/sáng tạo | Tốt nhất cho các nhóm nhỏ hoặc dự án đơn giản |
| Điểm mạnh nổi bật | Các tính năng hỗ trợ AI, mẫu phong phú | Giao diện trực quan và tối giản | Hình ảnh sống động, tự động hóa mạnh mẽ | Theo dõi và báo cáo chi tiết | Hoàn hảo cho quản lý công việc trực quan |
| Giới hạn khóa | Đường cong học tập dốc, độ trễ trên thiết bị di động | Không theo dõi thời gian, báo cáo giới hạn | Dung lượng lưu trữ giới hạn ở các gói cấp thấp hơn | Kế hoạch miễn phí có hạn chế, quá trình khởi động | Các tính năng nâng cao cần có kế hoạch trả phí |
Cho dù bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý dự án miễn phí hay các giải pháp cao cấp, đây là một số lựa chọn hàng đầu:
1. ClickUp
ClickUp là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, mang lại sự linh hoạt tối đa trong lập kế hoạch và thực hiện dự án.
Công cụ này cải thiện quản lý dự án bằng cách kết hợp quản lý công việc, theo dõi mục tiêu, quản lý tài nguyên, tự động hóa quy trình làm việc và tích hợp. Nó cũng thích ứng với các nhóm có kích thước, ngành nghề và ứng dụng khác nhau.
Nó tự hào có ClickUp Brain, mô-đun AI thế hệ mới cho quản lý dự án. ClickUp Brain có thể tạo kho lưu trữ kiến thức và quản lý các công việc tự động.
Ngoài ra, bạn còn có quyền truy cập vào thư viện mẫu quản lý dự án phong phú, giúp bạn bắt đầu ngay từ đầu!
Đối với người mới bắt đầu, Mẫu quản lý dự án của ClickUp giúp đơn giản hóa việc tổ chức, theo dõi và quản lý các dự án, bất kể kích thước. Nó cho phép bạn dễ dàng phân chia công việc, đặt ưu tiên và theo dõi tiến độ. Mẫu này có tính năng chế độ xem tích hợp cho dòng thời gian, quy trình công việc và mục tiêu, giúp nhóm dự án luôn thống nhất và làm việc hiệu quả.
Tính năng chính
- Hình dung các dự án và công việc của bạn trên nhiều chế độ xem — bảng Kanban, biểu đồ Gantt, danh sách, lịch, v.v.
- Giám sát năng suất của nhóm và cá nhân trong thời gian thực với các tính năng theo dõi thời gian và Bảng điều khiển tương tác
- Tạo và sắp xếp tài liệu toàn diện và wiki thông tin dự án bằng ClickUp Docs và cộng tác trên đó
- Tự động hóa các quy trình công việc thường ngày và lặp đi lặp lại với tính năng tự động hóa mạnh mẽ
- Chuyển đổi ý tưởng trừu tượng thành sơ đồ hoặc brainstorming với nhóm của bạn bằng Bảng trắng ClickUp
- Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài bằng ClickUp Chat
- Tích hợp với các ứng dụng và nền tảng năng suất khác như Google Drive, Microsoft Outlook, Slack, Zoom, v.v.
Nghiên cứu điển hình: QubicaAMF hợp lý hóa hoạt động bằng ClickUp
QubicaAMF, công ty hàng đầu thế giới về giải pháp bowling và giải trí, gặp khó khăn trong việc quản lý các nhóm phân phối trải rộng trên 10.000 trung tâm bowling ở 90 quốc gia. Họ đã sử dụng ClickUp để hợp nhất hệ thống, điều phối và hợp tác nhóm, cũng như quản lý khối lượng công việc hiệu quả.
Các công cụ có thể tùy chỉnh và tính linh hoạt của ClickUp đã giúp QuibcaAMF duy trì sự linh hoạt, điều phối các nhóm trên toàn cầu, đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án và quản lý lượng dữ liệu quá tải. Điều này đã mang lại hiệu quả chuyển đổi cho các quy trình của họ, với kết quả như sau:
- tăng 35% tỷ lệ hoàn thành dự án đúng hạn
- tiết kiệm 40% thời gian mà nếu không có phần mềm này, bạn sẽ phải dành để tạo báo cáo và biểu đồ
- tăng 60% sự hợp tác giữa các nhóm trong toàn tổ chức
- Tích hợp hệ thống một cách liền mạch
Đọc thêm về cách QubicaAMF sử dụng ClickUp để tổ chức công việc và mở rộng quy mô hoạt động trong nghiên cứu điển hình chi tiết của chúng tôi.
Ưu điểm
- Giao diện trực quan, gọn gàng với chức năng kéo và thả dễ sử dụng
- Hỗ trợ gói miễn phí với nhiều tính năng, lý tưởng cho cá nhân, freelancer và nhóm nhỏ
- Cung cấp tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao, cho phép công cụ phát triển cùng với nhóm của bạn
- Tạo báo cáo có thể hành động dựa trên phân tích dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định hiệu quả
Giới hạn
- Các tính năng quản lý dự án phong phú có thể khiến quá trình học tập trở nên khó khăn
- Ứng dụng quản lý dự án có thể hơi chậm trên thiết bị di động khi xử lý các tập dữ liệu lớn
➡️ Đọc thêm: Cách sử dụng AI trong quản lý dự án (Các trường hợp sử dụng & Công cụ)
2. Asana
Asana là phần mềm quản lý dự án phổ biến, được biết đến với giao diện trực quan và tối giản. Được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác, Asana giúp các nhóm dự án thống nhất quan điểm với các tính năng tuyệt vời để trực quan hóa dòng thời gian dự án và các công việc phụ thuộc lẫn nhau.
Giao diện gọn gàng và tập trung vào sự rõ ràng của công việc khiến Asana phù hợp với các dự án đòi hỏi sự tập trung và giao tiếp rõ ràng.
Tính năng chính
- Quản lý dự án, công việc, cột mốc và các yếu tố phụ thuộc trong chế độ xem dòng thời gian
- Tự động hóa các công việc và quy trình công việc lặp lại bằng các công cụ tự động hóa dự án
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên và tổ chức công việc bằng thẻ tùy chỉnh
- Có được những thông tin chi tiết hữu ích với bảng điều khiển báo cáo nâng cao
Ưu điểm
- Giao diện thân thiện với người dùng giúp ngay cả người mới bắt đầu cũng có thể sử dụng công cụ quản lý dự án một cách dễ dàng
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác trong nhóm thông qua các tính năng như chia sẻ tệp, bình luận công việc, v.v.
- Cung cấp các mẫu dự án chi tiết cho các quy trình công việc phổ biến
Giới hạn
- Thiếu chức năng theo dõi thời gian bản địa
- Bảng điều khiển báo cáo chỉ có sẵn trong các gói cao cấp
- Cảm thấy quá đơn giản đối với các dự án có độ phức tạp cao
3. Monday. com
Monday.com là một hệ điều hành công việc đa năng, kết hợp quản lý dự án trực quan với tự động hóa mạnh mẽ để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.
Công cụ này có giao diện trực quan và sinh động, giúp quản lý công việc dễ dàng. Từ việc cung cấp thông tin trong nháy mắt đến hỗ trợ hợp tác nhóm, đây là một không gian làm việc ảo có cấu trúc để các nhóm hoàn thành công việc.
Tính năng chính
- Chế độ xem nội dung dự án và công việc trên bảng trực quan với các cột có thể tùy chỉnh
- Cấu hình các mẫu dự án để phù hợp với các yêu cầu cụ thể của ngành hoặc hàm nhóm
- Theo dõi năng suất và tạo hóa đơn chính xác với tiện ích theo dõi thời gian
- Thiết lập tự động hóa để đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại và thường xuyên
Ưu điểm
- Rất linh hoạt, phù hợp với các doanh nghiệp và nhóm khác nhau trong các ngành khác nhau
- Hỗ trợ hợp tác nhóm với cập nhật và gắn thẻ thời gian thực
- Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thông qua bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh
Giới hạn
- Bảng Monday.com có tính trực quan cao khiến môi trường quản lý dự án trở nên quá đơn giản
- Các tùy chọn lưu trữ bị giới hạn trong các gói cấp thấp hơn
- Không cung cấp hỗ trợ ngoại tuyến
➡️Đọc thêm: 20 công cụ phần mềm quản lý công việc tốt nhất để nâng cao hiệu quả công việc của bạn
4. Wrike
Wrike là công cụ quản lý dự án để theo dõi và báo cáo dự án chi tiết. Công cụ này nhấn mạnh vào năng suất và khả năng tùy chỉnh, lý tưởng cho các dự án CNTT, tiếp thị và sáng tạo.
Công cụ này tích hợp các tính năng quản lý công việc mạnh mẽ, chẳng hạn như phân bổ tài nguyên và theo dõi thời gian, giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và hiệu quả.
Tính năng chính
- Lập bản đồ công việc dựa trên mức độ ưu tiên, phụ thuộc và cột mốc
- Cộng tác với các thành viên khác trong nhóm theo thời gian thực với các tính năng như chỉnh sửa tài liệu trực tiếp
- Tùy chỉnh quy trình làm việc và quản lý tài nguyên tùy theo yêu cầu của nhóm
- Đưa ra quyết định thông minh hơn với bảng điều khiển và báo cáo trực quan, dựa trên dữ liệu
Ưu điểm
- Các quy trình quản lý dự án và công cụ báo cáo có thể tùy chỉnh cao theo yêu cầu của dự án
- Cung cấp môi trường an toàn với quyền truy cập mạnh mẽ và các quyền kiểm soát và truy cập dựa trên vai trò
- Hỗ trợ quản lý tệp tin và quy trình phê duyệt một cách trực quan và thuận tiện
Giới hạn
- Cơ cấu giá cả hạn chế đối với các nhóm nhỏ
- Yêu cầu người dùng mới phải trải qua quá trình làm quen khá dài
- Chức năng quản lý dự án trong gói miễn phí có nhiều hạn chế, đặc biệt là khi so sánh với các đối thủ cạnh tranh
? Bạn có biết? Một trong bốn tổ chức hiện đang sử dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý dự án.
5. Trello
Các tính năng quản lý công việc tập trung vào hình ảnh của Trello khiến nó trở thành phần mềm quản lý dự án phổ biến trong giới học bằng hình ảnh. Phần mềm này hoàn toàn dựa trên Bảng Kanban và phù hợp với các dự án nhỏ có yêu cầu quản lý công việc cơ bản.
Các tính năng nâng cao có sẵn trên Trello giúp tăng cường tính linh hoạt và khả năng tích hợp của nền tảng. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án tùy chỉnh quy trình làm việc và thêm các tính năng nâng cao khi cần thiết.
Tính năng chính
- Sắp xếp công việc thành các bảng, danh sách và thẻ trực quan để quản lý công việc hiệu quả
- Lập kế hoạch thời hạn trong chế độ xem lịch để lập kế hoạch chiến lược và triển khai theo dòng thời gian
- Sử dụng Butler để tự động hóa và hợp lý hóa quy trình làm việc của dự án
- Thêm các tính năng nâng cao để tích hợp với Slack, Google Drive, GitHub, v.v.
Ưu điểm
- Đơn giản và dễ sử dụng với chức năng kéo và thả
- Phiên bản miễn phí hỗ trợ bảng và thành viên nhóm không giới hạn
- Thích hợp để quản lý các dự án cá nhân và chuyên nghiệp
Giới hạn
- Không hỗ trợ các tính năng nâng cao cho báo cáo và phân tích
- Có những giới hạn khi quản lý các dự án phức tạp
- Các tính năng nâng cao chỉ có sẵn trong các gói trả phí để sử dụng đầy đủ các chức năng
Quy trình đánh giá phần mềm quản lý dự án: Hướng dẫn từng bước
Việc lựa chọn nền tảng quản lý dự án tốt nhất là một quá trình rất tốn thời gian. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp:
Bước 1: Xác định nhu cầu của bạn
Trước khi tìm hiểu về nhiều công cụ quản lý dự án, hãy ghi lại nhu cầu của bạn — loại dự án, kích thước và cấu trúc nhóm, mục tiêu kinh doanh và kỳ vọng cơ bản để xác định yêu cầu của bạn.
Ngoài ra, hãy xem xét các tính năng tích hợp, yêu cầu hệ thống và khả năng tương thích với thiết bị.
Bước 2: Lập danh sách và phân loại các tính năng
Khi đã xác định được nhu cầu của mình, hãy phân loại các tính năng thành các danh mục "phải có", "tốt nếu có" và "không cần thiết".
Ví dụ, các tính năng bắt buộc phải có bao gồm quản lý công việc, công cụ cộng tác, báo cáo và phân tích, và tích hợp. Tương tự, các tính năng nâng cao như tự động hóa có thể thuộc danh mục "tính năng bổ sung".
Tinh chỉnh danh sách này để ưu tiên những gì doanh nghiệp, dự án hoặc nhóm của bạn cần ngay lập tức, đồng thời giữ chỗ cho sự phát triển và cải tiến trong tương lai.
Bước 3: Khám phá các lựa chọn khác nhau
Bắt đầu bằng nghiên cứu trực tuyến hoặc kết nối với đồng nghiệp hoặc các nhóm trong ngành để tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Tập trung vào các công cụ quản lý dự án phù hợp với ngành và quy mô hoạt động của bạn.
Ví dụ: một doanh nghiệp lớn có thể cần các tính năng quản lý danh mục đầu tư, trong khi một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần quản lý công việc đơn giản. Vì vậy, hãy liệt kê từ năm đến mười công cụ quản lý dự án đáp ứng các tiêu chí ban đầu của bạn.
? Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các trang web đánh giá phần mềm của bên thứ ba như G2, Capterra, TrustPilot, v.v. để đọc các đánh giá và xếp hạng của người dùng phần mềm quản lý dự án để hiểu tác động và khả năng của công cụ ở cấp cơ sở.
Bước 4: Đánh giá các lựa chọn đã lọt vào danh sách rút gọn
So sánh các tính năng, giá cả, đánh giá của khách hàng, xếp hạng và khả năng mở rộng để hiểu rõ những gì họ cung cấp.
Khi bạn đã có một danh sách công việc ngắn hơn, hãy tự hỏi bản thân và nhóm của bạn những câu hỏi quan trọng như:
- Phần mềm quản lý dự án này đáp ứng các nhu cầu quan trọng nhất của chúng tôi như thế nào?
- Giải pháp quản lý dự án này có tích hợp với các công cụ khác của chúng tôi không?
- Có bất kỳ chi phí ẩn hoặc tiện ích bổ sung nào mà chúng tôi cần để sử dụng các chức năng cơ bản không?
- Tổng chi phí của phần mềm quản lý dự án có phù hợp với ngân sách của chúng tôi không?
- Nền tảng này có trực quan và dễ sử dụng cho nhóm của chúng tôi không?
- Nền tảng có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu trong tương lai của chúng tôi không?
Một đánh giá chi tiết như vậy sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi lựa chọn và xác định các giải pháp phù hợp với yêu cầu của bạn.
Bước 5: Dùng thử nền tảng quản lý dự án
Tại đây, bạn có thể tiến hành đánh giá thực tế nền tảng quản lý dự án.
Yêu cầu dùng thử miễn phí hoặc đặt lịch trình trình diễn để trải nghiệm giải pháp quản lý dự án. Kiểm tra tính dễ sử dụng, khả năng phản hồi và hiệu quả của phần mềm với các công việc thực tế, đồng thời đánh giá giao diện, khả năng xử lý quy trình kinh doanh và khả năng thích ứng của nhóm.
Ngoài việc kiểm tra các tính năng và chức năng, hãy đánh giá khả năng điện toán đám mây của phần mềm, tập trung vào khả năng mở rộng, khả năng truy cập và hiệu suất.
Kiểm tra các giải pháp đám mây đáng tin cậy, đảm bảo thời gian hoạt động, tính sẵn sàng của máy chủ toàn cầu, đồng bộ hóa thời gian thực, khả năng tương thích giữa các thiết bị và truy cập ngoại tuyến. Đảm bảo tuân thủ các quy định như GDPR/HIPAA và đánh giá các giao thức khắc phục thảm họa.
Cuối cùng, băng thông sử dụng và tốc độ cần được xem xét để đảm bảo hiệu suất trong thời gian tải cao điểm, hỗ trợ hoạt động liên tục và công việc kết hợp/từ xa.
Bước 6: Thu thập phản hồi của nhóm
Ngoài người quản lý dự án, nhóm là người dùng chính của phần mềm quản lý dự án. Do đó, ý kiến của họ rất quan trọng.
Vì vậy, hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm đã tham gia dùng thử chia sẻ ý kiến và đánh giá trung thực của họ về trải nghiệm sử dụng sản phẩm. Tập trung vào các khía cạnh như dễ sử dụng, cải thiện năng suất và bất kỳ thách thức nào mà họ gặp phải.
Bạn có thể nhờ nhóm CNTT phân tích khả năng đám mây của nền tảng và nhóm an ninh mạng đánh giá các tính năng bảo mật của nền tảng.
Nhận được phản hồi trực tiếp như vậy đảm bảo rằng giải pháp được chọn mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan.
? Mẹo chuyên nghiệp: Chọn từ 11 mẫu biểu mẫu phản hồi miễn phí của chúng tôi trên ClickUp để thu thập thông tin chi tiết có thể hành động từ nhóm dự án của bạn!
Bước 7: Phân tích kết quả
Giai đoạn cuối cùng của quá trình đánh giá phần mềm quản lý dự án là tổng hợp tất cả phản hồi và dữ liệu vào một tài liệu tập trung.
Sử dụng hệ thống chấm điểm hoặc phát triển ma trận có trọng số để so sánh các công cụ được lựa chọn với các yêu cầu ban đầu và kinh nghiệm sử dụng của bạn, đồng thời đánh giá khách quan mức độ đáp ứng nhu cầu của bạn của từng nền tảng.
Các tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý dự án được chia sẻ ở trên là những tham số hữu ích cho việc so sánh như vậy. Để có đánh giá cân bằng, hãy xem xét bất kỳ lợi ích lâu dài và nhược điểm tiềm ẩn nào.
Sau đó, mọi thứ đều phụ thuộc vào quyết định cuối cùng!
Triển khai phần mềm quản lý dự án trong tổ chức
Việc triển khai phần mềm quản lý dự án đòi hỏi kế hoạch chiến lược và thực thi để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và thành công lâu dài.
Dưới đây là một số thực hành tốt nhất để triển khai và áp dụng hiệu quả:
- Đảm bảo sự ủng hộ của lãnh đạo bằng cách nêu bật những lợi ích của phần mềm quản lý dự án. Sự hỗ trợ tích cực của họ ảnh hưởng đến sự chấp nhận và áp dụng của nhóm
- Ví dụ minh họa cách giải pháp quản lý dự án đơn giản hóa công việc và thúc đẩy năng suất để trung hòa mọi sự kháng cự đối với thay đổi
- Khởi động một dự án thí điểm với các nhóm nhỏ hơn để triển khai dần dần. Sau khi giải quyết các vấn đề thực hiện và giúp nhóm làm quen, hãy chuyển sang hoạt động toàn diện.
- Lập kế hoạch chiến lược chuyển dữ liệu theo từng giai đoạn để ngăn ngừa mất mát và giảm thiểu gián đoạn
- Cung cấp đào tạo toàn diện và hỗ trợ nhập môn thông qua các hướng dẫn, hướng dẫn sử dụng, hội thảo đào tạo, hội thảo thực hành và các tài nguyên khác để giải quyết các thách thức chung của nhóm bạn
- Xác định vai trò, trách nhiệm và quy trình làm việc trong phần mềm để đảm bảo tính minh bạch, giảm nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm tích cực phản hồi và điều chỉnh quy trình công việc dựa trên những ý kiến đóng góp đó để áp dụng các phương pháp làm việc mới
? Bạn có biết? Khoảng tám trong số mười dự án hiệu quả cao có văn phòng quản lý dự án.
Trở thành chuyên gia đánh giá phần mềm quản lý dự án
Đánh giá phần mềm quản lý dự án là rất quan trọng cho sự thành công và hiệu quả của nhóm. Xác định các tiêu chí rõ ràng đảm bảo bạn chọn đúng công cụ và tuân theo quy trình đánh giá có cấu trúc.
Trong số các nền tảng quản lý dự án khác nhau hiện có, ClickUp nổi bật nhờ khả năng đảm nhiệm nhiều vai trò.
Với các tính năng quản lý công việc mạnh mẽ, công cụ cộng tác nhóm và các chức năng nâng cao, ClickUp là giải pháp quản lý dự án hiệu quả, tất cả trong một.
Đăng ký ClickUp ngay bây giờ và trải nghiệm cách nó vượt trội so với các công cụ quản lý dự án khác!