Quản lý dự án là một công việc phức tạp đòi hỏi khả năng xử lý nhiều trách nhiệm cùng một lúc. Các nhà quản lý dự án thành công là những người thành thạo trong việc quản lý các bên liên quan, lên lịch hoạt động, giám sát nguồn lực và ngân sách, cũng như phân tích báo cáo để đảm bảo tiến độ dự án.
Tuy nhiên, với sự phức tạp ngày càng tăng của các dự án, khối lượng công việc trở nên quá tải. Việc điều phối nhiều dự án và công việc cùng lúc với một nhóm lớn có thể là một thách thức lớn, ngay cả đối với những nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm nhất.
Theo một báo cáo, hơn 52% các nhà quản lý dự án xử lý từ 2 đến 5 dự án cùng một lúc.
Hãy tưởng tượng một cuộc leo núi không ngừng nghỉ nhân với số lượng dự án bạn đang xử lý.
Bạn cần những công cụ phù hợp để công việc trở nên dễ dàng hơn và giúp bạn hoàn thành núi công việc. Một phần mềm quản lý dự án đám mây giàu tính năng có thể giúp bạn thực hiện những công việc nặng nhọc.
Nếu bạn đang băn khoăn không biết tính năng nào của phần mềm quản lý dự án là cần thiết nhất, chúng tôi đã hoàn thành công việc chuẩn bị cho bạn.
Dưới đây là những tính năng bạn nên tìm kiếm trong phần mềm quản lý dự án tốt nhất.
Chọn phần mềm quản lý dự án cho nhóm của bạn
Hiện nay, chỉ có 23% tổ chức sử dụng công cụ quản lý dự án. Phần còn lại vẫn dựa vào các công cụ cũ như bảng tính và Excel làm hệ thống quản lý dự án.
Điều gì sẽ xảy ra khi bạn quản lý dự án bằng bảng tính?
- Vì rất ít người có kỹ năng Excel trên mức trung bình, các bảng tính này bị bỏ quên trên ổ đĩa mạng và thông tin dự án rất khó quản lý và giải thích
- Quản lý dự án dựa trên bảng tính không cho phép các nhóm dự án lưu trữ tệp, cuộc hội thoại, chú thích và thông tin liên quan — một phần quan trọng trong hợp tác dự án
- Bảng tính cũ thiếu kiểm soát phiên bản và theo dõi kiểm tra để theo dõi cách thông tin và quy trình thay đổi theo thời gian
- Nếu không có tính năng chỉnh sửa thời gian thực và cho nhiều người dùng, bảng tính sẽ tạo ra các silo thông tin
Một giải pháp quản lý dự án với các tính năng tiên tiến có thể giúp nhóm của bạn tránh được những khó khăn và cải thiện công việc dự án.
Các lợi ích của phần mềm quản lý dự án bao gồm:
1. Tiêu chuẩn hóa quy trình công việc
Hệ thống quản lý dự án có các mẫu chuẩn làm bản thiết kế cho việc thực hiện dự án.
Các mẫu này phác thảo các bước mà thành viên nhóm phải tuân theo từ lập kế hoạch và thực hiện đến hoàn thành, đảm bảo cách tiếp cận có cấu trúc và thiết lập một khung tiêu chuẩn.
Nhóm của bạn có ý tưởng rõ ràng về cách thức công việc diễn ra, giúp các quy trình kinh doanh hiệu quả hơn.
2. Kiểm soát chất lượng tốt hơn
Với các công cụ quản lý dự án, việc kiểm soát chất lượng trở nên có hệ thống hơn.
Ví dụ, các nhà quản lý dự án có thể cài đặt dòng thời gian cho từng công việc và nhận thông báo khi thời hạn đến gần.
Mỗi thành viên trong nhóm đều biết mục tiêu, công việc và sự phụ thuộc chung, cũng như đồng nghiệp của mình.
Trưởng nhóm có thể theo dõi tiến độ dự án, xác định vấn đề sớm và giải quyết kịp thời.
Cách tiếp cận có hệ thống này đảm bảo rằng các sản phẩm giao hàng đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng. Kết quả là khách hàng và ban lãnh đạo cấp cao tin tưởng hơn, dẫn đến danh tiếng của tổ chức được củng cố.
3. Cải thiện giao tiếp trong nhóm
Không giống như bảng tính thiếu các công cụ giao tiếp nhóm, các tính năng của phần mềm quản lý dự án như nhắn tin thời gian thực, chia sẻ tệp và phân công công việc giúp mọi người luôn đồng bộ thông tin.
Ngoài ra, tất cả các thành viên trong nhóm đều biết vai trò, trách nhiệm và tiến độ công việc của mình. Sự minh bạch này mang lại sự rõ ràng, ngăn ngừa hiểu lầm và khuyến khích các thành viên trong nhóm hợp tác và phối hợp tốt hơn.
4. Tăng cường hợp tác
Các công cụ quản lý dự án cung cấp một nền tảng công việc tập trung có thể truy cập từ mọi nơi nếu bạn có kết nối internet. Tính năng này cho phép các nhóm ở các múi giờ khác nhau hợp tác liền mạch và di động.
Hầu hết các phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây miễn phí đều có không gian làm việc ảo, nơi người dùng có thể truy cập công việc, chia sẻ tài liệu và giao tiếp hiệu quả. Các hệ thống hợp tác như vậy đang trở nên ngày càng quan trọng khi lịch làm việc thay thế, nhóm làm việc từ xa và giao tiếp tại nơi làm việc kết hợp trở thành tiêu chuẩn.
5. Kết quả có thể đo lường và giảm chi phí
Các tính năng của phần mềm quản lý dự án như theo dõi tiến độ, cài đặt cột mốc và phân bổ nguồn lực cung cấp cho các nhóm và nhà quản lý thông tin chi tiết về hiệu suất dự án theo thời gian thực, giúp họ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Những thông tin chi tiết này giúp cải thiện hiệu quả và xác định các quy trình ảnh hưởng đến năng suất của nhóm, từ đó giảm chi phí hoạt động.
8 tính năng khóa cần tìm trong một công cụ quản lý dự án
1. Quản lý công việc
Khi bắt đầu một dự án mới, rất dễ bỏ qua quyền sở hữu và mức độ ưu tiên của công việc. Quản lý công việc cho phép bạn tổ chức, theo dõi và giám sát các công việc trong một dự án để đảm bảo chúng được hoàn thành hiệu quả và đúng thời hạn. Người dùng có thể tạo công việc, giao cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ công việc.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi tất cả các công việc của mình trong một trung tâm tập trung. Hợp lý hóa công việc của bạn bằng cách phân công công việc con, tạo danh sách kiểm tra và chỉ định các phụ thuộc của nhiệm vụ.
Các công cụ quản lý dự án tốt nhất còn cung cấp:
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên: Tính năng này cho phép bạn sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng
- Nhắc nhở công việc: Thiết lập thông báo và nhắc nhở tự động cho các thành viên trong nhóm về các công việc sắp đến hạn hoặc đã quá hạn
- Lọc và sắp xếp công việc: Tính năng này thường được hỗ trợ bằng thanh tìm kiếm hoặc thẻ cho phép bạn tìm kiếm các công việc cụ thể theo mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn hoặc thành viên nhóm được phân công để bạn không mất thời gian tìm kiếm thông tin quan trọng
- Mẫu công việc: Tạo mẫu quản lý công việc và sử dụng lại cho các công việc lặp lại. Bạn không cần phải tạo từ đầu; tất cả những gì bạn cần làm là nhập dữ liệu vào mẫu dự án và bắt đầu công việc
Các mẫu quản lý dự án của ClickUp được các nhà quản lý dự án sử dụng rộng rãi vì chúng được tích hợp các tính năng tự động hóa quy trình làm việc, quy trình làm việc được tạo sẵn và các tính năng linh hoạt để sắp xếp công việc, theo dõi kết quả dự án và tạo ra một hệ thống dễ quản lý hơn.
2. Khả năng Trí tuệ Nhân tạo (AI)
Là một nhà quản lý dự án, bạn có nhiều việc phải làm hàng ngày hơn là chỉ vận hành một công cụ quản lý dự án. Đây là lúc các tính năng AI phát huy tác dụng — chúng cho phép giải pháp của bạn chạy tự động.
Chọn một công cụ quản lý dự án có khả năng AI là rất quan trọng để đảm bảo đầu tư của bạn trong tương lai. Thị trường AI toàn cầu cho quản lý dự án được dự đoán sẽ tăng từ 2,5 tỷ đô la vào năm 2023 lên 5,7 tỷ đô la vào năm 2028, với tốc độ tăng trưởng hàng năm (CAGR) là 17,3% từ năm 2023.
Các tính năng AI quan trọng mà bạn nên mong đợi ở một công cụ quản lý dự án tốt bao gồm:
- Phân công công việc tự động: Trợ lý AI tích hợp sẵn phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dựa trên chuyên môn, khối lượng công việc và tình trạng sẵn sàng của họ
- Hỗ trợ viết và chỉnh sửa: Các công cụ AI dành cho quản lý dự án giúp tạo bản tóm tắt dự án, lập báo cáo dự án, soạn thảo email, hiệu đính báo cáo để tìm lỗi chính tả và tự động hóa việc tạo/lập bản tóm tắt dự án
- Phân tích dự đoán: AI phân tích dữ liệu dự án để dự đoán xu hướng, rủi ro và kết quả trong tương lai, giúp các nhà quản lý dự án đưa ra quyết định sáng suốt
- Lập lịch thông minh: Bằng cách xem xét các yếu tố phụ thuộc và sử dụng tài nguyên, AI tối ưu hóa lịch trình dự án để giảm thiểu sự chậm trễ và tối đa hóa hiệu quả
- Quản lý rủi ro: Dựa trên dữ liệu lịch sử và thông tin thời gian thực, trí tuệ nhân tạo (AI) xác định các rủi ro và đề xuất các chiến lược giảm thiểu rủi ro
- Tùy chỉnh: AI cho phép bạn xây dựng và tối ưu hóa các quy trình công việc có thể tùy chỉnh. Với các mẫu có thể tùy chỉnh, bất kỳ ai cũng có thể tạo ra các quy trình công việc có thể lặp lại, bất kể nền tảng kỹ thuật của họ
Không chỉ là một xu hướng trong quản lý dự án, các khả năng của AI tối đa hóa hiệu quả của nhóm, xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí và giúp tạo ra các quy trình công việc có thể lặp lại và tùy chỉnh để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.
Mẫu ChatGPT Prompts for Project Management của ClickUp có kho lưu trữ hơn 190 lời nhắc để giúp bạn tạo ra ý tưởng và chiến lược dự án để quản lý dự án thành công.
Ví dụ: "Tôi đang tìm kiếm các chiến lược để đảm bảo dự án được thực hiện thành công và giảm thiểu rủi ro liên quan đến dự án phát triển phần mềm. "
3. Lập kế hoạch và lên lịch dự án
Khi làm việc trong một dự án phức tạp với nhiều giai đoạn chồng chéo, bạn dễ bị lạc trong các chi tiết và không thể lên lịch các cuộc họp hoặc hoạt động phù hợp vào đúng thời điểm.
Việc phân công công việc, theo dõi tiến độ và thậm chí cả dòng thời gian của dự án có thể bị bỏ sót, và khi các thành viên trong nhóm phụ thuộc lẫn nhau, bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến sự hỗn loạn lớn.
Với kế hoạch dự án được xác định rõ ràng, bạn sẽ có lộ trình và hướng đi rõ ràng cho dự án, đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu chung của tổ chức. Mọi thành viên trong nhóm đều biết công việc của mình, mục tiêu tổng thể của dự án và phạm vi công việc, đồng thời giữ cho tiến độ dự án được trật tự.
Các công cụ quản lý dự án tốt nhất còn cung cấp:
- Tính năng lập ngân sách
- Khả năng đặt mục tiêu/mục đích
- Một công cụ lập kế hoạch giúp phác thảo các dự án bạn đang thực hiện và lên lịch cho các hoạt động mới một cách dễ dàng hơn
- Lịch chia sẻ rất quan trọng để tổ chức các cuộc họp và đảm bảo mọi người đều được thông báo về các cuộc họp đó
Sử dụng các mẫu kế hoạch dự án để giải quyết các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của bạn, cùng với các nguồn lực bổ sung, dòng thời gian và các hạn chế về ngân sách.
Tìm kiếm mẫu lập kế hoạch dự án tích hợp với phần mềm quản lý dự án của bạn, cho phép bạn nhập các cột mốc quan trọng, thời hạn, vai trò và trách nhiệm.
4. Báo cáo và theo dõi dự án
Có thể khó để có được chế độ xem toàn cảnh về cách các dự án phức tạp luồng từ giai đoạn này sang giai đoạn khác.
Báo cáo và theo dõi dự án giúp bạn giám sát sự phát triển của dự án trong thời gian thực và hình dung trạng thái dự án (thông qua biểu đồ Gantt, bảng Kanban và thanh phần trăm/tiến độ).
Nếu không có tính năng này, bạn sẽ không thể:
- Ngăn chặn rủi ro một cách chủ động trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Phát hiện và tránh các trì hoãn tiềm ẩn cũng như việc không đáp ứng thời hạn
- Xác định và giải quyết các điểm nghẽn ảnh hưởng đến hiệu quả dự án
- Đặt và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính để quản lý tiến độ hiệu quả
- Thông báo trạng thái dự án cho ban giám đốc, thành viên nhóm và các bên liên quan
- Theo dõi thời gian thực hiện các công việc cụ thể hoặc toàn bộ dự án và tối ưu hóa các dự án trong tương lai cho phù hợp
- Đảm bảo trách nhiệm và tính trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm bằng cách so sánh hiệu suất dự kiến với hiệu suất thực tế
Phần thưởng: Cẩm nang quản lý dự án quy mô lớn
5. Ưu tiên
Các nhà quản lý dự án biết công việc nào là quan trọng nhất và sẽ tạo ra sự thay đổi khi lập lịch trình dự án.
Tuy nhiên, việc truyền đạt thông tin này đến nhóm có thể là một thách thức nếu bạn làm thủ công, đặc biệt là đối với các dự án năng động cần phản ứng nhanh.
Các tính năng của phần mềm quản lý dự án bao gồm sắp xếp thứ tự ưu tiên, cho phép bạn phân công và xếp hạng các công việc dựa trên mức độ quan trọng của chúng để nhóm của bạn có thể hình dung và tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất trước tiên.
Tính năng sắp xếp thứ tự ưu tiên thường có dạng nhãn (ví dụ: Cao, Trung bình và Thấp) hiển thị nổi bật bên cạnh mỗi công việc. Người dùng cũng có thể thiết lập các tiêu chí tùy chỉnh để sắp xếp thứ tự ưu tiên, chẳng hạn như thời hạn, yêu cầu của khách hàng hoặc mối tương quan với các cột mốc của dự án.
Nếu các ưu tiên hoặc yêu cầu dự án thường xuyên thay đổi trong ngành của bạn, tính năng này cho phép các thành viên trong nhóm của bạn nhanh chóng thích ứng.
Để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc thành công, hãy tạo danh sách việc cần làm trong phần mềm quản lý dự án của bạn. Tính năng quản lý công việc thường cho phép bạn chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc phụ. Ví dụ: trong ClickUp, bạn có thể sắp xếp lại và chỉnh sửa các công việc phụ hàng loạt và thêm các mức ưu tiên từ khẩn cấp đến thấp.
6. Quản lý quy trình làm việc
Có một cái nhìn tổng quan về cách dự án sẽ diễn ra là một chuyện. Nhưng để thực hiện hiệu quả và không có lỗi, bạn cần một chuỗi công việc chi tiết, từng bước một.
Quản lý quy trình công việc bao gồm thiết kế, thực hiện và tối ưu hóa chuỗi các công việc. Mặc dù nghe có vẻ giống với quản lý công việc, lập kế hoạch dự án và sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhưng nó lại khác.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Kế hoạch dự án tập trung vào phần "cái gì" của phương trình (xác định các phần lớn của dự án như mục tiêu và dòng thời gian của dự án ), trong khi quản lý quy trình làm việc tập trung vào phần "cách thức" của phương trình (phác thảo các bước chi tiết cần thiết để hoàn thành từng giai đoạn của dự án)
- Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý công việc tập trung vào các công việc riêng lẻ, trong khi quản lý quy trình làm việc cho bạn cái nhìn tổng quan. Nó diễn ra theo trình tự và lặp đi lặp lại, giúp bạn hiểu các công việc được kết nối với nhau như thế nào và những việc cần làm tiếp theo
Nói cách khác, quản lý quy trình công việc giúp hình dung toàn bộ quá trình dự án, bao gồm tất cả các bước. Các công cụ quản lý dự án trực quan thường trình bày quy trình công việc dưới dạng sơ đồ trực quan hoặc biểu đồ, giúp bạn hiểu được trình tự các công việc và sự phụ thuộc lẫn nhau khi quản lý các dự án có độ phức tạp khác nhau.
7. Tích hợp với các nền tảng khác
Bạn phải chọn một công cụ hợp tác quản lý dự án có khả năng tích hợp để loại bỏ sự thất vọng và sự kém hiệu quả do sử dụng nhiều ứng dụng.
Một ngày bình thường trong cuộc sống của một quản lý dự án bao gồm quản lý nhiều ứng dụng để hợp tác và giao tiếp trong nhóm, báo cáo, tự động hóa quy trình làm việc và các công cụ công việc khác.
Để đơn giản hóa công việc, bạn cần một ứng dụng quản lý dự án duy nhất có thể kết nối với tất cả các công cụ khác trong hệ thống công nghệ của bạn, từ Zoom và Slack đến Google Drive, Jira và GitHub.
ClickUp tích hợp với hơn 1.000 công cụ để:
- Tạo điều kiện trao đổi thông tin giữa các hệ thống khác nhau mà không xảy ra lỗi,
- Loại bỏ lỗi truyền dữ liệu giữa các ứng dụng bị ngắt kết nối,
- Tập hợp tất cả dữ liệu của bạn vào một cơ sở dữ liệu duy nhất để cải thiện khả năng hiển thị và
- Tiết kiệm thời gian bằng cách thực hiện các công việc trong một hệ thống duy nhất thay vì phải xử lý nhiều nguồn khác nhau
8. Hỗ trợ cho các nhóm quản lý dự án Agile
Nếu nhóm của bạn sử dụng phương pháp quản lý linh hoạt để cải tiến sản phẩm liên tục thông qua một loạt các sprint, hãy tìm các tính năng sau:
- Lập kế hoạch sprint: Tạo và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, ước tính nỗ lực và xác định mục tiêu sprint
- Bảng Kanban: Để hiển thị trạng thái dự án
- Quản lý công việc tồn đọng: Đảm bảo nguồn công việc ổn định cho mỗi sprint
- Biểu đồ Burndown: Giúp bạn hình dung công việc còn lại so với thời gian để duy trì tiến độ
- Mẫu: Mẫu cuộc họp linh hoạt cho sự hợp tác giữa các nhóm đa chức năng và thúc đẩy tính minh bạch của dự án
Đảm bảo công cụ quản lý dự án của bạn tích hợp với phần mềm linh hoạt mà nhóm kỹ thuật của bạn sử dụng.
Ví dụ: tích hợp ClickUp Jira hợp lý hóa việc theo dõi vấn đề và theo dõi lỗi, tạo/lập nhiệm vụ và các quy trình làm việc nhanh nhẹn khác với đồng bộ hai chiều.
Ví dụ: Khi một vấn đề mới được tạo trong Jira với một thẻ cụ thể, một nhiệm vụ mới sẽ tự động được tạo trong ClickUp.
Tìm kiếm công cụ quản lý dự án tất cả trong một
Dưới đây là một số mẹo cần lưu ý khi chọn phần mềm quản lý dự án cho nhóm của bạn:
- Địa điểm của nhóm: Nếu các thành viên trong nhóm của bạn ở các múi giờ khác nhau, bạn sẽ cần các tính năng cộng tác mạnh mẽ và thời gian thực để mọi việc diễn ra suôn sẻ, chẳng hạn như trò chuyện tức thì trong ứng dụng, chỉnh sửa cộng tác, danh sách việc cần làm có thể tùy chỉnh và chia sẻ
- Khả năng mở rộng: Bạn muốn một công cụ có thể mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu của bạn, cho dù về tính năng hay số lượng thành viên trong nhóm. Một nền tảng hiệu quả phải có khả năng đáp ứng các đơn vị kinh doanh có kích thước khác nhau, mở rộng quy mô trên các bộ phận và duy trì tính dễ sử dụng và hiệu suất ổn định khi công ty của bạn mở rộng
- Tích hợp và dễ sử dụng: Khi đánh giá các tùy chọn khác nhau, hãy chú ý đến giao diện người dùng, tính dễ điều hướng và khả năng tích hợp với công nghệ mà nhóm của bạn đang sử dụng
- Giá cả: Cách tốt nhất để xác định một công cụ có chi phí ẩn hay không là đọc các đánh giá thực tế của người dùng trên G2, Capterra, Reddit và các trang đánh giá khác. Chi phí ẩn trong phần mềm quản lý dự án có thể bao gồm các khoản phí bổ sung cho các tính năng không được nêu rõ trong kế hoạch giá cả hoặc các khoản phí hỗ trợ kỹ thuật bất ngờ
- Hỗ trợ AI tích hợp: Mặc dù bạn có thể sử dụng các nền tảng AI khác như ChatGPT, Claude, Google Gemini, v.v., nhưng sẽ thuận tiện hơn nếu công cụ bạn chọn có AI tích hợp. Chọn một nền tảng quản lý dự án tận dụng sức mạnh của công cụ AI. Đây là một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý dự án hiện nay
ClickUp: Phần mềm quản lý dự án và công việc tốt nhất
Điều khiến ClickUp trở thành một trong những giải pháp quản lý dự án tốt nhất là nó được thiết kế để sử dụng cho các nhóm có kích thước khác nhau trong các ngành công nghiệp.
Hãy cùng xem các tính năng khóa của Giải pháp phần mềm quản lý dự án ClickUp mà mọi nhóm dự án đều yêu thích.
Tăng hiệu quả với khung phân cấp có thể mở rộng
ClickUp cung cấp khung phân cấp có thể mở rộng, có nghĩa là ngay cả những dự án phức tạp nhất cũng được sắp xếp gọn gàng thành các thư mục, công việc, công việc con và danh sách. Với hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh của ClickUp, bạn có thể điều chỉnh công việc của mình để phù hợp với phương pháp quản lý dự án và quy trình làm việc cá nhân.
Ví dụ: nếu nhóm của bạn sử dụng Biểu đồ Gantt cho dòng thời gian dự án để lập kế hoạch và thực hiện dự án, bạn có thể chọn Chế độ xem Biểu đồ Gantt để trực quan hóa và theo dõi tiến độ.
Kết hợp với hơn 50 tính năng tự động hóa công việc có thể tối ưu hóa bất kỳ quy trình quản lý dự án nào, bạn sẽ có một công cụ giúp hình dung các dự án phức tạp và tự động hóa chúng, từ đó tăng hiệu quả quản lý dự án.
ClickUp Brain cho quản lý dự án dựa trên AI
Hầu hết công việc hàng ngày của các nhóm dự án bao gồm các công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, tạo báo cáo hàng tuần, yêu cầu thông tin chi tiết từ nhóm sản phẩm và tiếp thị, tạo bản tóm tắt sản phẩm và các tài liệu khác, viết email và tóm tắt cuộc họp.
ClickUp Brain giúp nhóm của bạn tự động hóa các công việc nhàm chán nêu trên, cho phép họ dành nhiều thời gian hơn cho công việc chiến lược và có tác động lớn.
Trình quản lý kiến thức AI tích hợp của ClickUp cho phép bạn truy cập các câu trả lời nhanh chóng và chính xác từ bối cảnh của bất kỳ nhiệm vụ hoặc dự án nào trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Quản lý dự án tự động giúp bạn không cần phải hỏi các thành viên trong nhóm về các chi tiết cụ thể vì ClickUp Brain sẽ lấy chúng cho bạn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain như một trợ lý AI để tạo báo cáo dự án và trạng thái, tự động hóa việc lập kế hoạch công việc con và tự động điền dữ liệu. Nó có thể xử lý các công việc như lập bản tóm tắt dự án, viết email, tóm tắt ghi chú cuộc họp và tạo ý tưởng dự án.
Mẫu quản lý dự án
Mẫu Quản lý Dự án của ClickUp cung cấp các tính năng nâng cao được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu phức tạp và không gian làm việc có thể tùy chỉnh để phù hợp với bất kỳ dự án nào. Nó đặc biệt thuận tiện cho việc giám sát các dự án lớn, đa chức năng, giúp các nhà quản lý vượt qua các rào cản trong hợp tác và phối hợp.
Mẫu này cung cấp cho bạn các trạng thái tùy chỉnh như 'Đang tiến hành', 'Có rủi ro', 'Hoàn thành', v.v. Ngoài ra, bạn có thể xem thông tin của mình trong một phạm vi chế độ xem như bảng Kanban, Tài liệu, chế độ xem Biểu mẫu để thu thập ý kiến của các bên liên quan và chế độ xem Danh sách chi tiết.
Cải thiện sự hợp tác với chế độ xem trò chuyện ClickUp và tài liệu ClickUp
Điều cuối cùng bạn muốn là các nhóm làm việc riêng lẻ hoặc gặp khó khăn trong việc liên lạc giữa các kênh, đặc biệt là khi sự hợp tác giữa các bộ phận là chìa khóa thành công cho các dự án quy mô lớn.
Chế độ xem trò chuyện của ClickUp mang sự hợp tác trong nhóm vào trong ứng dụng, cho phép các thành viên nhóm gắn thẻ và chỉ định các mục hành động trong hệ thống quản lý dự án.
Thêm trang web, nhúng liên kết và bảng tính để dễ dàng truy cập và định dạng bất kỳ tin nhắn nào với các tính năng chỉnh sửa phong phú như khối mã và danh sách gạch đầu dòng.
Ngoài ra, ClickUp Docs là nguồn thông tin trung tâm, lưu trữ tất cả các tài liệu và chi tiết dự án của bạn. Cộng tác với các thành viên trong nhóm của bạn trong thời gian thực, thêm liên kết video, tệp PDF và bảng tính, đánh dấu các phần quan trọng bằng định dạng phong phú và kết nối các tài liệu với quy trình làm việc của bạn để nâng cao hiệu quả và sự cộng tác.
Quản lý công việc với các mẫu
ClickUp cung cấp các mẫu dự án để giúp bạn giám sát chi phí dự án, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực, theo dõi công việc và ngăn ngừa sự kém hiệu quả hoặc chi phí vượt quá ngân sách.
Ví dụ: Mẫu Ma trận tài nguyên dự án của ClickUp ước tính chi phí tài nguyên, như nhân công, chi phí chung và nguyên liệu thô, trực quan hóa sức chứa khối lượng công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc với các bên liên quan.
Tương tự, bạn có thể sử dụng Mẫu kết quả dự án của ClickUp để phân tích chi phí dự án theo kết quả để đảm bảo kết quả dự án thành công.
Mẫu có thể tùy chỉnh này giúp bạn theo dõi tất cả thông tin, hoạt động và kết quả của dự án. Sử dụng mẫu này để phân công và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, đồng thời theo dõi tiến độ của chúng.
Mẫu này cung cấp cho bạn tới sáu chế độ xem khác nhau. Bạn có thể sử dụng Chế độ xem danh sách để xem trạng thái, chủ sở hữu, ngày đáo hạn của từng công việc, v.v. và Chế độ xem bảng để xem các công việc được nhóm theo trạng thái. Các nhà quản lý dự án cũng sẽ được hưởng lợi từ chế độ xem Biểu đồ Gantt để có cái nhìn tổng quan về dự án.
Năng suất được nâng cao với Bảng trắng ClickUp
Để duy trì năng suất trong suốt dự án, cần phải thường xuyên tổ chức các buổi brainstorming, tối ưu hóa giao tiếp và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc. Cho dù bạn là thành viên của một nhóm ảo hay làm việc tại chỗ, Bảng trắng ClickUp sẽ là một khung vẽ kỹ thuật số sáng tạo, nơi bạn có thể brainstorming và hiện thực hóa ý tưởng.
Bảng trắng ClickUp tạo ra trải nghiệm công việc toàn diện hơn cho các bên liên quan, khách hàng và nhóm.
Sử dụng Bảng trắng trong ClickUp để ghi lại ý tưởng, kết nối chúng với quy trình làm việc và phân công các mục hành động cho các thành viên trong nhóm trên bảng trắng kỹ thuật số.
Tích hợp thành viên mới dễ dàng hơn
Chúng tôi sẽ giải thích tính năng này một cách khác với một ví dụ thực tế.
Nền tảng lập kế hoạch kinh doanh Pigment đã sử dụng ClickUp để xây dựng và mang đến trải nghiệm nhập môn tuyệt vời cho nhân viên.
Sau vòng gọi vốn Series B, tổ chức này đã tăng gấp ba lần số lượng nhân viên trong vòng 6 tháng. Các quy trình nhập việc cũ, bao gồm danh sách kiểm tra nhập việc của Notion và giao tiếp qua tin nhắn Slack và email, không hiệu quả và cần được cải tiến.
Hệ thống quản lý công việc của ClickUp tập trung sự hợp tác trong toàn tổ chức.
Các giải pháp của ClickUp để hợp lý hóa quá trình nhập học của Pigment:
- Cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận, với các nhóm sử dụng Chế độ xem Gantt để lên lịch, quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho mọi việc
- Phân công công việc nhanh chóng và dễ dàng với ClickUp Chat, trong đó các nhiệm vụ cũng có thể được giao cho nhiều người phụ trách, cho phép hợp tác tại một nơi
- Biểu mẫu ClickUp để thu thập thông tin về nhân viên mới và nhận phản hồi về quá trình nhập việc
- Các mẫu và tính năng tự động hóa của ClickUp cung cấp các tài nguyên cụ thể cho từng nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng trở thành những nhân viên đóng góp hiệu quả
Kết quả?
- 88% tăng hiệu quả đào tạo và triển khai
- Giảm 83% thời gian chu kỳ cho các lỗi
- Tăng 20% hiệu quả giao tiếp trong nhóm
Chúng tôi muốn đảm bảo rằng tất cả các nhóm khác nhau đều chia sẻ một nền tảng chung, nơi chúng tôi có thể làm việc cùng nhau và không có bất kỳ sai sót nào. Chúng tôi muốn duy trì hiệu quả cao trong các hoạt động hàng ngày khi mở rộng quy mô trong môi trường toàn cầu và ưu tiên làm việc từ xa.
Chúng tôi muốn đảm bảo rằng tất cả các nhóm khác nhau đều chia sẻ một nền tảng chung, nơi chúng tôi có thể làm việc cùng nhau và không có bất kỳ sai sót nào. Chúng tôi muốn duy trì hiệu quả cao trong các hoạt động hàng ngày khi mở rộng quy mô trong môi trường toàn cầu và ưu tiên làm việc từ xa.
Các tính năng quản lý dự án thiết yếu được đơn giản hóa
Các tính năng phù hợp của phần mềm quản lý dự án có thể cho phép nhóm của bạn quản lý nhiều dự án, bất kể mức độ phức tạp, đồng thời tránh được chi phí vượt dự toán và sự chậm trễ.
Giải pháp quản lý dự án của ClickUp cho phép bạn quản lý các dự án đơn giản và phức tạp một cách dễ dàng.
Các tính năng như ClickUp Brain, Chế độ xem trò chuyện ClickUp, Bảng trắng ClickUp và các mẫu có sẵn được thiết kế để giúp bạn hoàn thành cả những dự án khó nhất.
Nghe có vẻ hấp dẫn? Đăng ký ClickUp miễn phí để nâng cấp khả năng quản lý dự án của bạn.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Các tính năng trong phần mềm quản lý dự án là gì?
Các tính năng của phần mềm quản lý dự án đề cập đến các chức năng hoặc khả năng cụ thể mà một công cụ cung cấp để giúp lập kế hoạch, thực hiện và giám sát nhiều dự án một cách hiệu quả. Các tính năng này bao gồm quản lý công việc, lập lịch, công cụ cộng tác, báo cáo, theo dõi ngân sách và trình quản lý dự án AI tích hợp sẵn.
2. Ứng dụng quan trọng của phần mềm quản lý dự án là gì?
Một ứng dụng quan trọng của phần mềm quản lý dự án là hợp lý hóa quy trình làm việc của dự án và cải thiện năng suất của nhóm.
Ví dụ: nếu bạn đang dẫn dắt một dự án phát triển phần mềm, phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn phát triển lộ trình sản phẩm. Bạn có thể lập kế hoạch toàn bộ vòng đời phát triển phần mềm, từ lập kế hoạch đến quản lý tài nguyên, lập ngân sách, kế hoạch hành động, phân công công việc, theo dõi cột mốc, theo dõi kết quả và tiến độ, và bàn giao dự án.