Làm việc từ ghế sofa khi thời gian di chuyển quá lâu hoặc bạn cần tập trung trong không gian yên tĩnh. Đến văn phòng khi làm việc từ xa khiến bạn cảm thấy cô đơn hoặc nhàm chán. Môi trường làm việc kết hợp nghe có vẻ như là một giải pháp đôi bên cùng có lợi, phải không?
Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều hoàn hảo với cách thức làm việc này. Một trong những vấn đề hàng đầu là giao tiếp tại nơi làm việc kết hợp.
Giao tiếp trong môi trường làm việc kết hợp đề cập đến việc trao đổi thông tin và ý tưởng giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên làm việc tại văn phòng.
Trong môi trường làm việc kết hợp, khoảng cách vật lý tạo ra những rào cản cho sự hợp tác và hiểu biết.
Giao tiếp hiệu quả giúp thu hẹp khoảng cách này. Điều này rất quan trọng để duy trì năng suất, sự hợp tác và sự gắn kết của nhóm. Nó giảm thiểu sự hiểu lầm, củng cố mối quan hệ, dẫn đến các quyết định tốt hơn và giữ cho nhân viên làm việc từ xa luôn gắn bó.
Mô hình giao tiếp kết hợp có thể kết hợp các phương pháp giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ để đảm bảo mọi người đều cảm thấy được kết nối và cập nhật thông tin, bất kể địa điểm.
Nếu bạn tò mò muốn biết điều này diễn ra như thế nào, hãy cùng tìm hiểu cách thức hoạt động của nơi làm việc kết hợp, phát triển các chiến lược giao tiếp hiệu quả và vượt qua rào cản với một số công cụ hợp tác và giao tiếp tốt nhất!
Mô hình làm việc kết hợp: Tổng quan
Giao tiếp kết hợp là việc sử dụng các phương pháp giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ để kết nối hiệu quả với nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng trong một nơi làm việc.
Ví dụ: trong môi trường làm việc kết hợp, nhóm tiếp thị có thể sử dụng nền tảng hội nghị truyền hình cho cuộc họp ngắn buổi sáng để thảo luận về các cập nhật dự án (đồng bộ). Họ có thể cộng tác trên các tài liệu hoặc brainstorming ý tưởng trong suốt cả ngày bằng công cụ không gian làm việc được chia sẻ (không đồng bộ).
Điều này hoàn toàn khác biệt so với giao tiếp tại nơi làm việc truyền thống, nơi tất cả nhân viên thường làm việc trong cùng một tòa nhà và đôi khi thậm chí trong cùng một phòng. Bạn có thể đơn giản là đến gặp đồng nghiệp để thảo luận và tổ chức các cuộc họp trực tiếp mà không cần phụ thuộc vào công cụ hội nghị truyền hình.
Sự khác biệt giữa giao tiếp truyền thống trong môi trường làm việc và giao tiếp trong môi trường làm việc kết hợp
Dưới đây là những điểm khác biệt chính giữa giao tiếp tại nơi làm việc truyền thống và giao tiếp kết hợp:
| Tính năng | Giao tiếp truyền thống trong môi trường làm việc | Giao tiếp trong môi trường làm việc kết hợp |
| Địa điểm làm việc chủ yếu | Chủ yếu làm việc tại văn phòng | Sự kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa |
| Kênh giao tiếp | Chủ yếu là các cuộc họp trực tiếp và cuộc gọi điện thoại | Kết hợp tương tác trực tiếp với hội nghị truyền hình và các công cụ hợp tác |
| Luồng thông tin | Dựa vào sự hiện diện vật lý và các cuộc họp đã lên lịch | Có thể đồng bộ (thời gian thực) hoặc không đồng bộ (công việc không đồng thời) |
| Phong cách hợp tác | Chủ yếu là các phiên brainstorming trực tiếp với bảng trắng được chia sẻ | Sử dụng kết hợp các công cụ hợp tác trực tiếp và trực tuyến |
| Tính khả dụng | Giới hạn cho những người có mặt tại chỗ | Có thể bao gồm các nhóm phân tán về mặt địa lý |
Một trong những điểm khác biệt chính giữa giao tiếp truyền thống và giao tiếp hybrid là sự phụ thuộc vào công nghệ.
Môi trường làm việc hybrid sử dụng các công cụ kỹ thuật số để hỗ trợ giao tiếp và hợp tác thời gian thực giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên làm việc tại văn phòng, tạo điều kiện cho sự linh hoạt và nâng cao hiệu quả. Điều này đặc biệt hữu ích cho nhân viên làm việc từ xa không có quyền truy cập vào các tài nguyên tại văn phòng.
Tầm quan trọng của giao tiếp kết hợp trong công việc từ xa
Giao tiếp kết hợp không giới hạn rõ ràng trong công việc từ xa, nhưng nó trở nên rất quan trọng trong môi trường làm việc kết hợp vì một số lý do chính sau:
- Thu hẹp khoảng cách vật lý: Nhân viên làm việc từ xa bỏ lỡ những tương tác trực tiếp, tự nhiên giúp xây dựng sự hiểu biết. Giao tiếp kết hợp thu hẹp khoảng cách này thông qua hội nghị video, công cụ trò chuyện và tài liệu rõ ràng, giúp mọi người luôn được cập nhật và thống nhất
- Đảm bảo tính bao gồm: Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập và bị bỏ rơi nếu không có chiến lược giao tiếp có chủ ý. Các phương pháp giao tiếp kết hợp như tích cực kết nối những người tham gia từ xa vào các cuộc họp và thúc đẩy các kênh giao tiếp cởi mở sẽ đảm bảo mọi người đều cảm thấy được bao gồm, được đánh giá cao, tham gia và cam kết
- Chống lại sự hiểu lầm: Việc phụ thuộc quá nhiều vào email và tin nhắn trong môi trường lai có thể dẫn đến hiểu lầm do thiếu các tín hiệu phi ngôn ngữ. Giao tiếp giữa nhân viên trong môi trường làm việc lai phải rõ ràng và ngắn gọn, đồng thời có cơ hội làm rõ để giảm thiểu hiểu lầm và lãng phí thời gian
Bây giờ khi bạn đã hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp hybrid, hãy cùng tìm hiểu cách khắc phục khoảng cách giao tiếp trong môi trường làm việc này!
Khoảng cách giao tiếp trong môi trường làm việc kết hợp
Khoảng cách giao tiếp trong môi trường làm việc kết hợp là khi thông tin hoặc ý tưởng không được luồng thông suốt giữa các nhân viên. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm, giảm năng suất và sự cô lập cho nhân viên làm việc từ xa.
Ví dụ: nhóm tiếp thị của bạn đang brainstorming một chiến dịch tại văn phòng bằng cách sử dụng bảng trắng vật lý. Một thành viên nhóm từ xa có thể tham gia ảo nhưng có thể không nhìn rõ bảng và đóng góp ý tưởng.
Có một số yếu tố gây ra khoảng cách giao tiếp như thế này. Chúng có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến văn hóa công ty và năng suất của nhân viên.
Nguyên nhân và hậu quả của khoảng cách giao tiếp
Dưới đây là cách các khoảng cách giao tiếp phát sinh trong môi trường làm việc kết hợp và những hậu quả tiêu cực mà chúng mang lại:
1. Tương tác trực tiếp bị giới hạn
Nguyên nhân: Thiếu các cuộc hội thoại tự phát và thảo luận trong hành lang diễn ra tự nhiên ở văn phòng có thể cản trở việc chia sẻ thông tin và trao đổi ý tưởng giữa các nhóm làm việc từ xa và tại văn phòng.
Hiệu quả: Điều này có thể dẫn đến nỗ lực trùng lặp và cảm giác chung là bị bỏ rơi đối với nhân viên làm việc từ xa.
2. Sự không tương thích giữa các kênh giao tiếp
Nguyên nhân: Chỉ dựa vào email hoặc nền tảng nhắn tin có thể dẫn đến hiểu lầm do thiếu các tín hiệu phi ngôn ngữ. Các cuộc thảo luận tại văn phòng có thể không được ghi chép đầy đủ hoặc chia sẻ với các đồng nghiệp làm việc từ xa, dẫn đến sự cô lập thông tin.
Hiệu quả: Điều này có thể dẫn đến sự thất vọng, lãng phí thời gian để làm rõ các chi tiết và cuối cùng là bỏ lỡ cơ hội.
3. Chính sách giao tiếp không rõ ràng
Nguyên nhân: Không có hướng dẫn rõ ràng về công cụ giao tiếp, thời gian phản hồi và quy tắc cuộc họp, sự nhầm lẫn sẽ xảy ra. Nhân viên làm việc từ xa có thể không biết cách tốt nhất để liên lạc với đồng nghiệp hoặc ngại ngần khi xen vào cuộc thảo luận tại văn phòng.
Hiệu quả: Điều này dẫn đến một môi trường mà mọi người không chắc chắn về cách hợp tác tốt nhất, dẫn đến sự thờ ơ và suy giảm tinh thần đồng đội.
4. Sự cố công nghệ
Nguyên nhân: Khó khăn kỹ thuật trong hội nghị video hoặc các công cụ hợp tác hoạt động không hiệu quả có thể làm gián đoạn quy trình làm việc và khiến nhân viên làm việc từ xa cảm thấy bị loại trừ.
Hiệu quả: Điều này có thể dẫn đến việc bỏ sót thông tin hoặc quyết định, làm giảm sự tin tưởng và hợp tác trong nhóm.
Tin vui là: Mọi vấn đề đều có giải pháp, và những thách thức này có thể được giải quyết bằng các chiến lược giao tiếp đã được kiểm chứng qua thời gian!
Các chiến lược để vượt qua khoảng cách giao tiếp
Sử dụng các công cụ giao tiếp và hợp tác từ xa, đồng thời triển khai chiến lược chuyên biệt sẽ giúp bạn xây dựng môi trường làm việc kết hợp phát triển mạnh mẽ và tác động tích cực đến kết quả kinh doanh của công ty.
Dưới đây là một số cách để khắc phục khoảng cách giao tiếp mà bạn có thể gặp phải trong môi trường làm việc kết hợp:
1. Sử dụng kết hợp các công cụ giao tiếp
- Sử dụng các phương pháp giao tiếp đồng bộ như nền tảng hội nghị video cho các cuộc họp, thuyết trình và phiên brainstorming để tương tác thời gian thực và thúc đẩy cảm giác kết nối
- Sử dụng các phương pháp không đồng bộ như công cụ quản lý dự án, tài liệu chia sẻ và nền tảng nhắn tin tức thời để thảo luận liên tục, chia sẻ tài liệu và cập nhật công việc. Điều này giúp cho lịch làm việc linh hoạt và dễ dàng truy cập thông tin
2. Xây dựng các nguyên tắc giao tiếp rõ ràng
- Xác định kỳ vọng về thời gian phản hồi trên các kênh giao tiếp khác nhau (email, trò chuyện, v.v.)
- Đặt các quy tắc cho nghi thức hội nghị video (tắt micrô, bật camera, sử dụng trò chuyện để trao đổi riêng, v.v.)
- Khuyến khích viết email và tin nhắn rõ ràng, ngắn gọn để giảm thiểu hiểu lầm
3. Thúc đẩy sự hòa nhập trong các cuộc họp
- Khuyến khích sự tham gia tích cực của các thành viên nhóm từ xa bằng cách phân công vai trò trong các cuộc họp (trình bày, ghi chú), sử dụng các cuộc thăm dò ý kiến và phòng họp nhỏ, đồng thời dành đủ thời gian cho các câu hỏi và trả lời
- Chia sẻ chương trình làm việc trước, ghi lại cuộc họp để tham khảo sau và thử các tính năng như chia sẻ màn hình và phụ đề để đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập thông tin
4. Sử dụng công nghệ để hợp tác
- Sử dụng các công cụ hợp tác để chỉnh sửa tài liệu, động não và quản lý dự án. Điều này cho phép đồng sáng tạo trong thời gian thực và đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin mới nhất
- Sử dụng nền tảng giao tiếp nội bộ để chia sẻ tin tức công ty, thông báo và thành tích của nhóm. Điều này giúp tạo ra tinh thần cộng đồng đồng thời giữ cho mọi người luôn được cập nhật thông tin
5. Xóa bỏ khoảng cách vật lý
- Tổ chức các cuộc họp riêng hoặc họp nhóm (trực tiếp hoặc ảo) thường xuyên để thảo luận về tiến độ, giải quyết các vấn đề và duy trì kết nối
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở bằng cách tạo không gian an toàn cho nhân viên làm việc từ xa bày tỏ quan ngại hoặc đặt câu hỏi
Bạn biết cách vượt qua những thách thức khó khăn nhất trong giao tiếp tại nơi làm việc kết hợp. Và với sự giúp đỡ của đồng nghiệp, bạn sẽ cảm thấy được trao quyền và hỗ trợ để vượt qua chúng một cách dễ dàng!
Xây dựng kết nối trong môi trường làm việc kết hợp
Làm việc từ xa một nửa thời gian có thể tạo ra cảm giác gián đoạn, nhưng đồng nghiệp cũng có thể giúp xây dựng sự hỗ trợ xã hội.
Tầm quan trọng của hỗ trợ xã hội trong mô hình làm việc kết hợp
Hỗ trợ xã hội trong môi trường làm việc kết hợp tạo ra môi trường làm việc tích cực và năng suất cho cả nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng. Cách thực hiện như sau:
- Hỗ trợ xã hội giúp nuôi dưỡng cảm giác kết nối và thuộc về khi nhân viên làm việc từ xa cảm thấy bị cô lập và mất kết nối với đồng nghiệp do thiếu tương tác hàng ngày
- Các cuộc hội thoại thân mật và tương tác xã hội là nơi nuôi dưỡng sự chia sẻ kiến thức. Các hoạt động xã hội được lên kế hoạch và giờ nghỉ giải lao ảo có thể tạo ra không gian lành mạnh cho những tương tác này
- Cảm thấy được đánh giá cao và kết nối với đồng nghiệp giúp nhân viên gắn bó và có động lực làm việc. Hệ thống hỗ trợ xã hội tạo ra cảm giác cộng đồng và mục đích, dẫn đến môi trường làm việc tích cực hơn và có khả năng giảm tỷ lệ nhân viên rời bỏ công ty
- Công việc có thể gây căng thẳng, và kết nối xã hội mang lại sự hỗ trợ tinh thần quý giá. Biết rằng có những đồng nghiệp mà bạn có thể tâm sự, trút bầu tâm sự hoặc cùng ăn mừng thành công có thể tác động đáng kể đến sức khỏe tinh thần và sự hài lòng trong công việc
Và vì sự hỗ trợ xã hội là rất quan trọng trong mô hình làm việc kết hợp, bạn phải sử dụng các kỹ thuật cụ thể để đảm bảo nhân viên của bạn xây dựng kết nối tại nơi làm việc.
Các kỹ thuật để xây dựng kết nối và thúc đẩy quan hệ cố vấn
Cần có thời gian để xây dựng các kết nối hiệu quả và chương trình cố vấn có tác động. Tuy nhiên, sự đầu tư này sẽ thực sự xứng đáng với thời gian của bạn, và đây là cách bạn có thể giúp đỡ nhân viên của mình:
- Lên lịch trò chuyện cà phê ảo, ăn trưa nhóm (cả trực tiếp và ảo) hoặc các sự kiện xã hội trực tuyến để khuyến khích các cuộc hội thoại thân mật và xây dựng mối quan hệ
- Tích hợp các hoạt động làm quen hoặc xây dựng nhóm trực tuyến vào các cuộc họp ảo để tạo ra bầu không khí thoải mái hơn và khuyến khích sự tương tác
- Khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận hoặc nhóm khác nhau trong các dự án
- Tạo không gian cho nhân viên chia sẻ tin tức cá nhân, sở thích hoặc lãi suất trên nền tảng giao tiếp của công ty
- Phát triển chương trình cố vấn kết nối cố vấn (nhân viên có kinh nghiệm) với người được cố vấn (những người cần hướng dẫn) dựa trên sở thích, mục tiêu nghề nghiệp và kỹ năng chung
- Cung cấp đào tạo cho cả người hướng dẫn và người được hướng dẫn về giao tiếp hiệu quả, cài đặt mục tiêu và điều hướng mối quan hệ hướng dẫn
- Thiết lập mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng cho mối quan hệ cố vấn ngay từ đầu. Điều này có thể bao gồm các hướng dẫn về tần suất cuộc họp, các chủ đề cần thảo luận và kết quả mong muốn
Vai trò của nhóm ảo và các cuộc thảo luận nhóm tập trung trong việc xây dựng kết nối
Trong môi trường làm việc kết hợp, khoảng cách vật lý có thể tạo ra rào cản trong việc xây dựng kết nối giữa các nhân viên.
Các cuộc thảo luận nhóm ảo và nhóm tập trung là những công cụ hữu hiệu để thu hẹp khoảng cách này.
Tổ chức các cuộc thảo luận nhóm tập trung ảo định kỳ để thu thập phản hồi, hiểu biết và ý tưởng từ nhiều bộ phận khác nhau của nhân viên. Những cuộc thảo luận này có thể giúp các nhà lãnh đạo hiểu được nhu cầu, mối quan tâm và sở thích đang thay đổi của lực lượng lao động.
Họ tạo ra một nền tảng cho giao tiếp cởi mở, nơi nhân viên có thể bày tỏ ý kiến, đề xuất cải tiến và cảm thấy được lắng nghe.
Các phiên brainstorming và cập nhật dự án cung cấp một nền tảng để chia sẻ ý tưởng và giao tiếp cởi mở. Các thành viên nhóm từ xa có thể tham gia tích cực, đặt câu hỏi và đóng góp quan điểm của mình.
Tương tác hai chiều giúp xây dựng lòng tin và mối quan hệ, giống như những cuộc hội thoại bên máy nước uống trong văn phòng truyền thống. Thảo luận về các chủ đề liên quan đến lực lượng lao động kết hợp của bạn có thể khơi dậy sự đồng cảm và hiểu biết, đồng thời phát hiện ra những gợi ý và giải pháp có giá trị.
Cách duy trì kết nối và giữ kết nối cho nhân viên làm việc kết hợp
Duy trì kết nối trong môi trường làm việc kết hợp đòi hỏi sự chủ động, nhưng kết quả đạt được rất xứng đáng: lực lượng lao động gắn kết và năng suất hơn.
Sử dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp, nhắn tin tức thời để cập nhật nhanh và các công cụ quản lý dự án để hợp tác liên tục, phù hợp với các phong cách làm việc khác nhau. Đảm bảo rằng thông tin, quyết định và cập nhật quan trọng được chia sẻ nhất quán với cả nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng.
Tạo không gian cho nhân viên chia sẻ tin tức cá nhân, sở thích hoặc lãi suất. Điều này có thể khơi gợi cuộc hội thoại và xây dựng kết nối.
Lên lịch các cuộc họp nhóm trực tiếp định kỳ, chẳng hạn như cuộc họp ngoài văn phòng hàng quý hoặc hàng năm, để nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng có thể kết nối và hợp tác trực tiếp. Các cuộc họp trực tiếp này có thể củng cố mối quan hệ giữa các cá nhân, tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận sâu sắc hơn và củng cố mục tiêu và văn hóa chung của nhóm.
Sử dụng AI và các công cụ giao tiếp nhóm để chỉnh sửa tài liệu, động não và quản lý dự án. Điều này thúc đẩy tinh thần làm việc cùng nhau, ngay cả khi các thành viên ở xa nhau.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu một số thách thức phổ biến mà bạn phải chuẩn bị để đối mặt nếu chọn mô hình làm việc kết hợp cho công ty của mình!
Những thách thức phổ biến trong giao tiếp tại môi trường làm việc kết hợp
Khi bạn có một số nhân viên làm việc từ xa vĩnh viễn và những nhân viên khác đến văn phòng vài ngày một tuần, dòng thời gian, năng suất và thậm chí cả sự tích cực có thể bị đảo lộn. Hãy giải quyết những thách thức phổ biến nhất mà bạn sẽ gặp phải trong môi trường làm việc kết hợp:
- Thu hẹp khoảng cách vật lý: Việc thiếu các tương tác trực tiếp tự nhiên cản trở việc chia sẻ thông tin và trao đổi ý tưởng, vì nhân viên làm việc từ xa có thể bỏ lỡ các tín hiệu không lời và các cuộc hội thoại ngắn trong hành lang giúp xây dựng mối quan hệ
- Hiểu lầm: Việc phụ thuộc vào email và tin nhắn có thể dẫn đến hiểu lầm do thiếu ngữ điệu và ngôn ngữ cơ thể
- Truy cập thông tin không đồng đều: Nhân viên làm việc từ xa có thể không được tham gia vào các cuộc thảo luận trực tiếp hoặc không dễ dàng truy cập vào bảng trắng hoặc tài liệu vật lý, dẫn đến sự phân tán thông tin
- Sự cố kỹ thuật: Những khó khăn kỹ thuật trong hội nghị video hoặc sự cố của các công cụ hợp tác có thể làm gián đoạn quy trình làm việc và khiến nhân viên làm việc từ xa cảm thấy bị loại trừ
- Chính sách giao tiếp không rõ ràng: Nếu không có hướng dẫn rõ ràng về các kênh giao tiếp, thời gian phản hồi và quy tắc cuộc họp, sự nhầm lẫn có thể xảy ra. Điều này dẫn đến sự thất vọng và lãng phí thời gian để làm rõ các chi tiết
- Cách ly xã hội: Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy cô lập và mất kết nối với đồng nghiệp, ảnh hưởng đến tinh thần và sự hợp tác
- Khó xây dựng mối quan hệ: Xây dựng mối quan hệ công việc và niềm tin vững chắc có thể khó khăn hơn khi bị giới hạn trong các tương tác ảo
- Thông tin quá mức hay thiếu thông tin: Tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa việc giữ mọi người được thông tin đầy đủ và tránh quá tải thông tin có thể là một thách thức
- Thách thức về quản lý: Quản lý và động viên lực lượng lao động kết hợp một cách hiệu quả đòi hỏi các phương pháp khác với cài đặt văn phòng truyền thống
- Bảo tồn văn hóa doanh nghiệp: Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh có thể gặp nhiều khó khăn khi nhân viên làm việc ở các địa điểm khác nhau
Đừng nản lòng. Bạn có thể khắc phục những rào cản này bằng các công cụ giúp kết nối giao tiếp hoặc hợp tác.
Áp dụng các chiến lược giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc kết hợp
Bạn đang thắc mắc liệu có cần nhiều công cụ để giải quyết các vấn đề giao tiếp trong môi trường làm việc kết hợp? Không hẳn.
Hãy xem ClickUp như phần mềm quản lý dự án kết hợp hoặc từ xa của bạn! Đây là công cụ duy nhất bạn cần để giải quyết những thách thức trong giao tiếp tại nơi làm việc kết hợp và tạo ra chiến lược giao tiếp và hợp tác thành công.
1. Tập trung quản lý dự án để tương tác liền mạch
Sử dụng Phần mềm quản lý dự án từ xa của ClickUp để quản lý môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp. Dưới đây là phân tích chi tiết về tất cả các tính năng mà bạn có thể sử dụng để tạo ra môi trường làm việc năng động hoàn hảo cho nhóm của mình:
- Truy cập ClickUp từ mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi và thậm chí tạo phiên bản tùy chỉnh của ứng dụng ClickUp bằng API ClickUp
- Thúc đẩy công việc nhóm với Nhiệm vụ ClickUp. Phân công công việc hàng ngày, bình luận phản hồi và tạo quy trình làm việc tùy chỉnh để quản lý quy trình làm việc và khối lượng công việc một cách hiệu quả
- Sử dụng hơn 1000 tích hợp ClickUp để tích hợp các công cụ yêu thích của bạn về công việc, thanh toán, theo dõi thời gian và năng suất với ClickUp và giảm việc chuyển đổi bối cảnh giữa các nền tảng
- Giữ mọi người đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của họ với dòng thời gian rõ ràng, mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ tự động với ClickUp Goals
- Tạo ClickUp Automation không giới hạn để đơn giản hóa công việc thủ công như cài đặt nhắc nhở, theo dõi, thông báo, cuộc gọi công việc hoặc bất cứ điều gì bạn muốn
- Thảo luận với nhóm của bạn, bất kể bạn ở đâu, với Bảng trắng ClickUp trực quan, nơi mọi ý tưởng cũng có thể được chuyển đổi thành nhiệm vụ và giao cho nhóm
Công cụ hoàn hảo để trực quan hóa bất kỳ phiên brainstorming nào là Mẫu Bảng trắng Kế hoạch Truyền thông ClickUp. Sử dụng mẫu bảng trắng này để:
- Xác định đối tượng mục tiêu hoặc các bên liên quan đến giao tiếp, đặc điểm tâm lý và nhân khẩu học của họ
- Thiết lập các mục tiêu hoặc hành động mà bạn muốn kế hoạch này đạt được dựa trên đối tượng mục tiêu của bạn
- Tạo các nhóm nội dung và tin nhắn ở các định dạng khác nhau để thu hút đối tượng của bạn
- Xác định các kênh và phương tiện truyền thông bạn sẽ sử dụng để truyền tải thông điệp và ngân sách dự kiến
- Xác định tần suất gửi tin nhắn để biết chính xác số lượng nội dung sáng tạo bạn cần
2. Giao tiếp không đồng bộ mà không làm chậm tiến độ hoặc gây nhầm lẫn
Bạn muốn có một cách đơn giản, nhanh chóng để trò chuyện với các thành viên trong nhóm, dù họ đang ở văn phòng hay làm việc từ xa? Bạn không muốn làm phiền họ nhưng vẫn muốn công việc được hoàn thành. Và hơn hết, bạn muốn có một nền tảng chuyên nghiệp để không ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ.
Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp có thể giúp bạn. Giao tiếp đồng bộ hoặc thời gian thực trên một hoặc nhiều dự án mà không gặp khó khăn.
- Phân công công việc, bình luận về các chủ đề bằng cách gắn thẻ bất kỳ thành viên nào trong nhóm, chia sẻ phản hồi và giao tiếp tự do bằng cách loại bỏ các rào cản
- Nhúng video, tài liệu, biểu mẫu, liên kết, âm thanh và hơn thế nữa, đồng thời chia sẻ với các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng @đề cập
- Sử dụng các tính năng định dạng phong phú để đánh dấu, thay đổi phông chữ, sử dụng dấu đầu dòng và thêm biểu tượng cảm xúc để làm cho cuộc hội thoại trở nên chi tiết, rõ ràng và hấp dẫn
- Truy cập chi tiết vào từng cuộc trò chuyện và chỉ bao gồm những người có liên quan
Cần chia sẻ một lời giải thích hoặc hướng dẫn nhanh mà không thể truyền đạt qua văn bản thuần túy? Sử dụng ClickUp Clips, tính năng quay màn hình và nhắn tin video tiện lợi của ClickUp. Quay màn hình hoặc ghi lại một video ngắn trực tiếp trong ClickUp để cung cấp hướng dẫn hoặc cập nhật rõ ràng, ngay cả khi các thành viên trong nhóm đang ngoại tuyến.
Bạn có thể chia sẻ điều này trên trò chuyện hoặc gửi email liên kết video mà không cần rời khỏi ClickUp hoặc chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau.
Bonus: Xây dựng một phương pháp giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc kết hợp đòi hỏi thời gian, vì vậy chúng tôi đã thiết kế một giải pháp đơn giản.
Mẫu Báo cáo Ma trận Giao tiếp của ClickUp cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về các kênh giao tiếp của tổ chức, giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và hợp lý hóa các quy trình.
Dưới đây là những lợi ích của nó:
- Hợp lý hóa luồng giao tiếp bằng cách đảm bảo tin nhắn đến đúng người một cách nhanh chóng và chính xác, tránh chậm trễ và bỏ sót thông tin
- Thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng thông qua ma trận để loại bỏ sự nhầm lẫn và trao quyền cho các nhóm đưa ra quyết định sáng suốt nhanh hơn
- Xác định các lĩnh vực có thể thiếu giao tiếp. Đảm bảo mọi người đều hiểu nhau và các nhân vật quan trọng được thông báo đầy đủ
3. Hợp tác thời gian thực để thực thi nhanh chóng
Mặc dù giao tiếp không đồng bộ rất tuyệt vời, nhưng nó có thể không hiệu quả khi bạn phải hoàn thành công việc khẩn cấp và cần sự hợp tác. Trong những trường hợp như vậy, bạn có ClickUp Docs. Tài liệu giúp bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu với các thành viên trong nhóm của mình trong thời gian thực.
Sử dụng tính năng cộng tác mạnh mẽ này để:
- Tạo tài liệu hoặc wiki hoàn hảo với các trang lồng nhau và tùy chọn định dạng
- Nhúng dấu trang, thêm bảng và nhiều tính năng khác để định dạng tài liệu — từ lộ trình đến cơ sở kiến thức
- Chỉnh sửa cùng nhóm của bạn trong thời gian thực. Gắn thẻ người khác bằng nhận xét, giao cho họ các mục hành động và chuyển văn bản thành các công việc có thể theo dõi để luôn nắm bắt được các ý tưởng
- Truy cập tất cả công việc của bạn ở một nơi bằng cách liên kết các tài liệu và công việc với nhau
- Thêm tiện ích để cập nhật quy trình làm việc, thay đổi trạng thái dự án và phân công công việc — tất cả trong trình chỉnh sửa của bạn
- Phân loại tài liệu để dễ truy cập và tìm kiếm. Sắp xếp các tài nguyên quan trọng và wiki của công ty bằng cách thêm chúng vào bất kỳ phần nào của không gian làm việc của bạn
- Dễ dàng bảo vệ thông tin của bạn với các tính năng bảo mật và kiểm soát chỉnh sửa. Tạo liên kết có thể chia sẻ và quản lý quyền truy cập cho nhóm, khách hoặc công khai
Nếu bạn vẫn cần một kế hoạch giao tiếp toàn diện và hiệu quả, hãy thử Mẫu kế hoạch giao tiếp của ClickUp.
Loại bỏ những yếu tố gây nhiễu để xây dựng và thực hiện kế hoạch rõ ràng, khả thi, giúp củng cố giao tiếp nội bộ và ngoại bộ.
Mẫu này giúp đơn giản hóa quy trình bằng cách hỗ trợ bạn:
- Sắp xếp các mục tiêu giao tiếp, xác định dòng thời gian lý tưởng và xác định các bên liên quan quan trọng, đảm bảo mọi người đều thống nhất ngay từ đầu
- Thúc đẩy giao tiếp nhất quán giữa các nhóm khác nhau, phá vỡ rào cản và tạo môi trường làm việc hợp tác
- Hướng dẫn nhóm của bạn qua quá trình lập kế hoạch, giúp họ chuyển mục tiêu giao tiếp thành các bước hành động cụ thể
Vậy, tương lai của nơi làm việc kết hợp sẽ ra sao? Hãy đọc về những xu hướng trong tương lai và cách ClickUp có thể giúp bạn đạt được điều đó!
Tương lai của giao tiếp trong môi trường làm việc kết hợp
Tương lai của giao tiếp tại nơi làm việc kết hợp là thu hẹp khoảng cách giữa các nhóm làm việc trực tiếp và từ xa. Dưới đây là một số xu hướng chính và cách ClickUp có thể giúp nhóm của bạn đối phó với chúng:
Xu hướng 1: Sự trỗi dậy của giao tiếp không đồng bộ
- Thách thức: Cân bằng giữa tương tác thời gian thực với nhu cầu về lịch làm việc linh hoạt có thể dẫn đến quá tải thông tin trong các cuộc họp và khó liên lạc với đồng nghiệp ở các múi giờ khác nhau
- Giải pháp: Tài liệu, chế độ xem Trò chuyện và bình luận theo chủ đề trong nhiệm vụ của ClickUp cho phép giao tiếp không đồng bộ. Các nhóm có thể để lại ghi chú chi tiết, đặt câu hỏi và cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian của riêng họ, đảm bảo mọi người luôn có quyền truy cập thông tin và có thể đóng góp khi thuận tiện
Xu hướng 2: Tập trung vào hợp tác trực quan
- Thách thức: Nhân viên làm việc từ xa có thể bỏ lỡ các tín hiệu hình ảnh và các phiên brainstorming diễn ra tự nhiên trong môi trường văn phòng
- Giải pháp: Bảng trắng kỹ thuật số cung cấp không gian ảo để các nhóm brainstorming trực quan, phác thảo ý tưởng và cộng tác trong các dự án trong thời gian thực . Điều này tạo ra môi trường hấp dẫn và hòa nhập hơn cho tất cả các thành viên trong nhóm, bất kể địa điểm
Xu hướng 3: Sử dụng công cụ giao tiếp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
- Thách thức: Quá tải thông tin, áp lực phải hoàn thành công việc nhanh hơn và khó tìm kiếm thông tin liên quan trong các kênh giao tiếp có thể cản trở năng suất làm việc
- Giải pháp: ClickUp Brain là mạng lưới thần kinh đầu tiên trên thế giới kết nối các nhiệm vụ, tài liệu, con người và tất cả kiến thức của công ty bạn với AI. Điều này có ý nghĩa gì đối với bạn và nhóm của bạn? Tìm bất kỳ cuộc trò chuyện, email hoặc tài liệu nào mọi lúc, mọi nơi trong hệ thống. Bạn có thể tự động hóa bất kỳ công việc nào, cho dù đó là viết nội dung hay quản lý giao tiếp dự án
Xu hướng 4: Tập trung vào sức khỏe và tinh thần của nhân viên
- Thách thức: Ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân có thể dễ dàng bị xóa nhòa trong môi trường làm việc kết hợp, dẫn đến nguy cơ kiệt sức
- Giải pháp: Khả năng hợp lý hóa quy trình làm việc và cải thiện giao tiếp của ClickUp có thể giúp giảm căng thẳng và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên. Các tính năng như quản lý khối lượng công việc, theo dõi thời gian và mức độ ưu tiên có thể giúp các nhóm duy trì sự tổ chức và tránh cảm giác quá tải. Ngoài ra, bạn có thể tích hợp các ứng dụng chăm sóc sức khỏe với ClickUp để cung cấp cho nhân viên các tài nguyên và công cụ hỗ trợ sức khỏe tinh thần của họ
Giúp nhân viên làm việc hybrid giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp kết hợp hiệu quả không chỉ là gửi tin nhắn; đó là việc thúc đẩy lực lượng lao động kết nối và gắn kết, bất kể địa điểm.
Bằng cách áp dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ và hợp tác trực quan, đồng thời tập trung vào khả năng tiếp cận, bạn có thể thu hẹp khoảng cách vật lý và kỹ thuật số, giúp nhóm của bạn phát triển mạnh mẽ trong môi trường làm việc kết hợp.
ClickUp sẽ là người hỗ trợ đắc lực cho công việc giao tiếp và hợp tác của bạn. Bộ tính năng toàn diện của ClickUp giúp giải quyết các thách thức của công việc kết hợp hiện tại và trong tương lai, thúc đẩy sự minh bạch, hợp lý hóa quy trình làm việc và xây dựng văn hóa nhóm vững mạnh.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tự mình trải nghiệm!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Làm thế nào để giao tiếp trong mô hình làm việc kết hợp?
Giao tiếp trong mô hình làm việc kết hợp đòi hỏi sự chủ ý. Để duy trì kết nối, hãy sử dụng kết hợp các cuộc gọi video, tin nhắn tức thời và kiểm tra thường xuyên. Hãy lưu ý múi giờ và đảm bảo mọi người đều được tham gia, cho dù họ đang ở văn phòng hay làm việc từ xa.
2. Làm thế nào để xây dựng kết nối trong môi trường làm việc kết hợp?
Xây dựng kết nối trong môi trường làm việc kết hợp đòi hỏi nỗ lực. Lên lịch nghỉ giải lao ảo, tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm và khuyến khích các cuộc hội thoại thân mật. Tận dụng công nghệ để thúc đẩy tương tác xã hội và tạo cộng đồng, ngay cả khi các thành viên trong nhóm không ở cùng nhau.
3. Bạn giao tiếp như thế nào khi làm việc từ xa?
Giao tiếp từ xa hiệu quả phụ thuộc vào việc truyền tải thông điệp rõ ràng, ngắn gọn và chủ động. Để duy trì sự thống nhất, hãy sử dụng hội nghị video, nhắn tin tức thời và các công cụ quản lý dự án. Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên, đặt câu hỏi và phản hồi nhanh chóng để duy trì tính minh bạch và năng suất.