Hãy để chúng tôi hỏi bạn một câu: Bạn quản lý dự án của mình như thế nào?
Các nhóm thực hiện việc này bằng nhiều cách khác nhau. Họ sử dụng email hoặc tài liệu để lập kế hoạch. Nhiều người sử dụng Bảng tính để theo dõi các công việc. Các công cụ dành cho doanh nghiệp như Google Suite có tính năng danh sách kiểm tra tích hợp sẵn mà một số nhóm sử dụng.
Mặc dù những cách sắp xếp này rất phổ biến, nhưng chúng thường không hiệu quả. Là một nhà quản lý dự án, bạn hiểu điều đó, và đó là lý do bạn đang đọc bài viết này!
Vì vậy, hãy bắt tay ngay vào việc và khám phá mười lợi ích của phần mềm quản lý dự án. Và cách bạn có thể tích hợp công cụ quản lý dự án tốt nhất vào các dự án của mình.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án là một công cụ kỹ thuật số để quản lý mọi khía cạnh của dự án, bao gồm công việc, thành viên nhóm, phân bổ nguồn lực, mục tiêu và bảng điều khiển báo cáo.
Những loại nhóm nào có thể hưởng lợi từ phần mềm quản lý dự án?
Các công cụ quản lý dự án tốt nhất có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ loại hoạt động hoặc nhóm nào. Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho tiệc cưới, cải tạo nhà bếp hay ra mắt một sản phẩm công nghệ phức tạp, các giải pháp quản lý dự án sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Hãy xem một số ví dụ tại nơi làm việc.
IT: Các dự án CNTT có tính kỹ thuật cao, với các thông số kỹ thuật phức tạp. Các công việc thường phụ thuộc lẫn nhau. Quản lý dự án đòi hỏi kế hoạch chi tiết và phức tạp, cùng với sự hợp tác giữa các bên liên quan đa chức năng, chẳng hạn như nhà phân tích kinh doanh, nhà phát triển, người kiểm tra, quản trị viên hệ thống và người dùng cuối.
Phần mềm quản lý dự án giúp các nhóm CNTT xác định yêu cầu, lập bản đồ dòng thời gian, đặt cột mốc, phân bổ tài nguyên, theo dõi tiến độ và trực quan hóa các phụ thuộc bằng các tính năng như biểu đồ Gantt.
Nguồn nhân lực: Bộ phận nhân sự có phạm vi trách nhiệm rộng, bao gồm tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, lương thưởng, quản lý hiệu suất, gắn kết nhân viên, chấm dứt hợp đồng, v.v.
Họ cần một phần mềm quản lý dự án để điều phối tất cả các hoạt động trong suốt vòng đời của nhân viên, từ đăng quảng cáo và lên lịch phỏng vấn đến lập kế hoạch giữ chân nhân viên và thanh toán cuối cùng.
Tiếp thị: Các nhóm tiếp thị quản lý nhiều chiến dịch, công việc sáng tạo, lặp lại và tối ưu hóa. Nền tảng quản lý dự án giúp các nhóm tiếp thị thu thập thông tin tóm tắt từ các bộ phận khác, đánh giá các ý tưởng sáng tạo, lặp lại bản sao quảng cáo và theo dõi thành công dựa trên các chỉ số như tỷ lệ tương tác, tạo khách hàng tiềm năng và ROI.
Bán hàng: Sau khi bộ phận tiếp thị tạo ra khách hàng tiềm năng, bộ phận bán hàng cần dễ dàng chuyển khách hàng tiềm năng này cho nhóm bán hàng để chốt đơn hàng.
Các nhóm bán hàng sử dụng phần mềm quản lý dự án để thiết lập các giai đoạn kênh, theo dõi trạng thái, xác định các điểm nghẽn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nỗ lực nhằm chuyển các khách hàng tiềm năng qua các giai đoạn một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể tích hợp với các hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) để phân tích chi tiết.
Xây dựng: Các dự án xây dựng liên quan đến nhiều nguyên liệu thô, máy móc, nguồn nhân lực có tay nghề cao và các tiêu chuẩn chất lượng. Phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp quản lý tất cả những yếu tố này, từ công việc nền tảng ban đầu đến kiểm tra cuối cùng, bao gồm cả các rủi ro về an toàn và tác động môi trường.
Hoạt động: Hoạt động tốt phụ thuộc vào quy trình làm việc rõ ràng và có thể lặp lại. Phần mềm quản lý dự án cho phép các nhóm hoạt động thiết kế, triển khai và giám sát quy trình làm việc của họ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng sơ đồ tư duy để thiết kế, công việc/công việc phụ để thiết lập chúng, danh sách kiểm tra để kiểm soát chất lượng, báo cáo để quản lý rủi ro, v.v.
Tài chính: Từ lập ngân sách đến kiểm toán, các nhóm tài chính quản lý nhiều dự án, giống như bộ phận nhân sự. Các công cụ quản lý dự án cung cấp các tính năng và mẫu được thiết kế riêng cho việc lập kế hoạch ngân sách, theo dõi chi phí, dự báo và giám sát tài chính của tổ chức.
Một số công cụ có thể tự động tạo báo cáo như báo cáo dòng tiền và phân loại các khoản chi phí.
Dù bạn thực hiện chức năng nào trong tổ chức của mình, phần mềm quản lý dự án tốt nhất có thể mang lại lợi ích to lớn. Dưới đây là cách thức.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án là gì?
Cái tên "phần mềm quản lý dự án" ẩn chứa vô số lợi ích mà công cụ này mang lại, từ hợp tác và giao tiếp trong nhóm đến giảm thiểu rủi ro. Hãy cùng xem mười lợi ích hàng đầu.
1. Hiển thị và kiểm soát
Không giống như bảng tính và email, phần mềm quản lý dự án cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát tốt hơn. Bạn có thể xem từng công việc, khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm, tiến độ dự án, các phụ thuộc và tắc nghẽn một cách chi tiết.
Điều này cho phép bạn điều chỉnh và tái định hướng nỗ lực của mình để luôn đi đúng hướng.
2. Sự rõ ràng
Về cơ bản, phần mềm quản lý dự án hợp nhất tất cả thông tin về một dự án vào một nơi. Nó cho phép người dùng tìm thấy những gì họ cần trong không gian làm việc của mình. Ví dụ: công việc của bạn có thể bao gồm mô tả, câu chuyện người dùng, tiêu chí chấp nhận, thời hạn và các phụ thuộc.
Điều này giúp mọi thành viên trong nhóm dự án có suy nghĩ và hành động rõ ràng.
3. Công việc từ xa hiệu quả
Phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây cho phép truy cập vào các tệp dự án và thông tin liên lạc mọi lúc, mọi nơi. Một công cụ có thể truy cập 24/7 đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau.
Điều này tạo ra một không gian làm việc chung và hợp tác trực tuyến cho các nhóm làm việc từ xa/kết hợp để làm việc hiệu quả.
4. Hỗ trợ năng suất
Phần mềm quản lý dự án là công cụ hỗ trợ năng suất tuyệt vời cho các nhóm của bạn. Ngoài việc tổ chức công việc dựa trên cấu trúc quản lý dự án, phần mềm này còn thúc đẩy các hành vi làm việc mong muốn tại nơi làm việc. Ví dụ:
- Các nhóm có xu hướng tuân thủ quy trình làm việc hơn khi quy trình đó hiển thị và sẵn sàng cho họ sử dụng
- Các tính năng như Tự động hóa ClickUp giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu và cập nhật trạng thái
- Tích hợp với các công cụ kinh doanh khác, chẳng hạn như ERP hoặc CRM, cho phép trao đổi dữ liệu tốt hơn
Điều này giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn của dự án, từ đó tăng năng suất tổng thể và giảm khả năng xảy ra lỗi do con người.
5. Hiệu quả
Để một dự án hoặc hoạt động hiệu quả, các nhóm cần biết:
- Việc cần làm: Mô tả công việc
- Cách thực hiện: Tiêu chí chấp nhận
- Khi nào cần làm: Thời hạn
- Ai sẽ thực hiện: Trách nhiệm và trách nhiệm giải trình
Một công cụ quản lý dự án cho phép tất cả những điều này và hơn thế nữa. Nó giúp các thành viên trong nhóm sẵn sàng trước khi bắt tay vào công việc. Nó giúp các nhóm sắp xếp công việc theo dòng thời gian và lập kế hoạch tốt. Nó giúp tối đa hóa sản lượng mà không tạo ra các tắc nghẽn không cần thiết. Theo thời gian, nó tạo ra các quy trình lặp lại giúp cải thiện hiệu quả một cách nhất quán.
6. Giảm thiểu tình trạng kiệt sức
Quản lý dự án tốt phụ thuộc vào việc phân công đúng người cho đúng công việc, không tạo gánh nặng quá lớn cho họ. Phần mềm cho phép bạn xem khối lượng công việc hiện tại và tình trạng sẵn sàng của từng người.
Phần mềm này cho phép các nhóm ước tính thời gian thực hiện một công việc và đặt giới hạn cho lượng công việc họ có thể làm. Điều này rất quan trọng để giảm tải công việc và tình trạng kiệt sức cho nhân viên.
7. Giảm thiểu rủi ro
Phần mềm quản lý dự án giúp xác định rủi ro tiềm ẩn sớm trong vòng đời dự án. Ví dụ: nếu bạn đã lên lịch thực hiện một dự án trong ba tháng, nhưng một trong các nhà phát triển của bạn nghỉ phép trong suốt tháng thứ hai, bạn sẽ biết trước rất lâu.
Điều này cho phép các nhóm phát triển các chiến lược để giảm thiểu rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề, tiết kiệm chi phí và giữ dự án đi đúng hướng.
8. Định vị
Việc các thành viên trong nhóm làm việc trong một dự án có nhiều hoạt động đôi khi mất dấu những việc cần làm là điều rất phổ biến. Điều này đặc biệt đúng khi thị trường phát triển và các ưu tiên thay đổi nhanh chóng.
Phần mềm quản lý dự án đóng vai trò như một điểm tựa cho nhóm. Người quản lý dự án có thể thực hiện các thay đổi và chỉ định các ưu tiên mới mà các nhóm có thể xem được trong thời gian thực.
Sau đó, thành viên trong nhóm có thể mở công cụ quản lý dự án của mình và biết rõ những việc cần hoàn thành mỗi ngày, tập trung vào những việc quan trọng.
9. Chia sẻ kiến thức
Trong thế giới công việc hiện đại, kỹ năng và kiến thức ngầm mà mỗi người sở hữu là tài sản lớn nhất của tổ chức. Chia sẻ kiến thức đó là nền tảng cho sự thành công của dự án.
Một công cụ quản lý dự án tốt sẽ ghi lại kiến thức này theo cách chủ động và thụ động. Ví dụ: hợp đồng, thỏa thuận và quy trình có thể được ghi lại một cách chủ động trong các tài liệu. Mặt khác, các cuộc trò chuyện, bình luận và hội thoại ghi lại kiến thức ngầm — cách làm việc không được ghi lại rõ ràng.
Với phần mềm quản lý dự án hiệu quả, giờ đây bạn có thể ghi lại kho tàng kiến thức quý giá mà trước đây bạn không thể có được.
10. Tầm nhìn xa
Bạn có thể nghĩ rằng phần mềm quản lý dự án chỉ đơn giản là ghi lại công việc khi nó diễn ra, vậy thì nó có liên quan gì đến khả năng dự đoán? Thực ra, nó có liên quan.
Khi sử dụng công cụ quản lý dự án, bạn sẽ tạo ra các tiêu chuẩn cho cách thức làm việc của mình, dựa trên một khoảng thời gian dài. Ví dụ, bạn sẽ biết:
- Thiết kế một cuốn sách điện tử mất bao lâu?
- Mất bao nhiêu ngày để xem xét mã
- Tỷ lệ lỗi cho mỗi 1000 dòng mã
- Thành viên nhóm có năng suất cao nhất và thấp nhất là ai
Tùy thuộc vào thông tin bạn cần, bạn cũng có thể theo dõi các chỉ số quan trọng đối với bạn. Dựa trên các chỉ số này, bạn có thể dự báo những gì cần thiết để thực hiện dự án tiếp theo một cách hiệu quả, mang lại cho bạn khả năng dự đoán chính xác. Từ đó, bạn có thể tạo mẫu kế hoạch dự án của riêng mình cho các quản lý mới.
Để tận dụng những lợi ích này, bạn cần có phần mềm quản lý dự án phù hợp. Dưới đây là cách bạn có thể chọn một phần mềm phù hợp.
Các tính năng cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý dự án
Các tính năng bạn phải có trong phần mềm quản lý dự án là những tính năng quan trọng nhất đối với bạn. Nếu bạn có các dự án dài hạn với số lượng sản phẩm phải giao hàng tuần, bạn cần tính năng quản lý công việc. Nếu bạn đang quản lý một dự án bán hàng, bạn cần tính năng CRM.
Tuy nhiên, bất kể nhu cầu cụ thể của bạn là gì, có một số tính năng rất quan trọng trong bất kỳ phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nào. Dưới đây là những tính năng đó.
Quản lý công việc chi tiết
Đầu tiên, khả năng chia nhỏ các dự án lớn và phức tạp thành các công việc nhỏ, dễ quản lý là một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý dự án.
Với các nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể chia nhỏ dự án thành danh sách công việc, nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra.
Không chỉ là công việc? Đừng lo lắng. Phân loại chúng thành cột mốc, tính năng, lỗi hoặc phản hồi.
Thêm mô tả, chỉ định người dùng và đặt thời hạn cho từng công việc hoặc công việc phụ. Liên kết các phụ thuộc để bạn có thể nhận thông báo khi có sự chậm trễ khiến nhiều công việc bị trì hoãn. Tự động hóa các công việc lặp lại như đánh giá hàng tuần hoặc ngày thanh toán.
Quản lý thời gian toàn diện
Hầu hết các dự án đều tuân theo mô hình tính phí theo thời gian và vật liệu, có nghĩa là thời gian là tiền bạc. Trong những trường hợp như vậy, hãy tìm một phần mềm cho phép bạn theo dõi thời gian một cách chính xác.
Quản lý thời gian của ClickUp bao gồm một số tính năng hữu ích.
- Trước khi lập đề xuất dự án, hãy ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc (và thiết lập trong chế độ xem công việc)
- Trong khi thực hiện công việc, theo dõi thời gian bằng bộ đếm thời gian bắt đầu và dừng hoặc chỉ cần thêm thời gian đã sử dụng
- Phân loại thời gian tính phí
- So sánh ước lượng với thời gian theo dõi và tối ưu hóa kế hoạch dự án trong tương lai
Cài đặt mục tiêu cho các chỉ số định hướng của bạn
Cài đặt mục tiêu và mục tiêu dự án rõ ràng giúp các nhóm có mục đích và hướng đi trong công việc hàng ngày. Công cụ quản lý dự án của bạn cần cho phép bạn đặt mục tiêu, lĩnh vực trách nhiệm chính (KRA) và chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho các nhóm và cá nhân.
ClickUp Goals được thiết kế linh hoạt để phù hợp với nhiều khung thiết lập mục tiêu. Theo dõi tiến độ dự án bằng các mục tiêu số, tiền, đúng/sai và nhiệm vụ. Nhóm bán hàng có thể đặt mục tiêu doanh thu, nhóm kỹ thuật có thể đặt mục tiêu sprint, nhóm tiếp thị có thể đặt mục tiêu tạo khách hàng tiềm năng, v.v.
Giao tiếp và hợp tác trong bối cảnh cụ thể
Để các nhóm có thể giao tiếp theo ngữ cảnh, họ cần một nơi làm việc ảo, và đó chính là vai trò của phần mềm quản lý dự án. Hãy tìm kiếm các tính năng giao tiếp và cộng tác phong phú.
Các tính năng giao tiếp toàn diện của ClickUp cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực hoặc không đồng bộ. Một số tính năng giao tiếp phổ biến bao gồm:
- Bình luận lồng nhau dưới các công việc
- Chế độ xem trò chuyện cho tất cả tin nhắn của bạn ở một nơi
- @đề cập trong wiki, tài liệu, bình luận và hơn thế nữa
- Nhúng trang web, bảng tính, video và các thành phần ClickUp
- Chỉnh sửa phong phú với lệnh /Slash
Tính năng phát hiện cộng tác của ClickUp giúp bạn xem ai đang trực tuyến. Cho dù bạn đang xem cùng một nhiệm vụ hay chỉnh sửa tài liệu ClickUp cùng nhau, ClickUp sẽ hiển thị người đang làm việc cùng bạn.
ClickUp Whiteboards cho phép bạn tập hợp lại và lập bản đồ các quy trình/công việc, brainstorm ý tưởng và thậm chí tạo bảng tâm trạng trước khi đưa ra quyết định thiết kế.
Đánh dấu người dùng hoặc phân công công việc ngay từ Bảng trắng để biến ý tưởng của bạn thành hành động.
Hiển thị được cá nhân hóa
Các nhà quản lý dự án cần xem dự án theo cách của họ. Bạn có thể muốn chế độ xem danh sách để xem mọi công việc sắp tới, chế độ xem Kanban để xem công việc theo trạng thái, chế độ xem lịch để lên lịch và chế độ xem dòng thời gian để theo dõi các công việc trùng lặp và phụ thuộc.
Khi chọn giải pháp phần mềm quản lý dự án, hãy đảm bảo rằng bạn có tất cả các chế độ xem cần thiết. Hơn 15 chế độ xem của ClickUp cho phép bạn theo dõi công việc từ mọi góc độ!
Theo dõi tiến độ chính xác
Làm thế nào để đo lường thành công của dự án? Đảm bảo rằng công cụ bạn chọn có tất cả các tính năng phân tích cần thiết để theo dõi tiến độ.
ClickUp Dashboards cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về các chỉ số mà bạn chọn. Tùy chỉnh bảng điều khiển để xem những gì quan trọng với bạn để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu nhằm đạt được mục tiêu quản lý dự án của bạn.
Khả năng tùy chỉnh
Phần mềm của bạn nên cho phép bạn tuân theo phương pháp quản lý dự án riêng của mình. ClickUp được thiết kế để linh hoạt.
- Chế độ xem ClickUp để xem các dự án theo cách bạn muốn
- Trường tùy chỉnh để thu thập thông tin bạn cần. Ví dụ: tạo trường tùy chỉnh cho 'ngày chấp nhận tính năng' để theo dõi thời gian khách hàng chấp nhận/phê duyệt giao hàng
- Trạng thái tùy chỉnh để thiết kế quy trình làm việc của riêng bạn. Ví dụ: thêm trạng thái 'tạm dừng', 'bị từ chối' hoặc 'danh sách mong muốn' để gác lại các công việc không quan trọng hoặc không khẩn cấp
Các tính năng quản lý dự án AI
Với khả năng tăng cường AI tạo ra trong các lĩnh vực, quản lý dự án không nên bị bỏ lại phía sau. Các công cụ quản lý dự án AI giúp cải thiện các khía cạnh khác nhau trong công việc của bạn.
ClickUp Brain hoạt động như trợ lý ảo 24/7, giúp bạn thực hiện các công việc hàng ngày khác nhau — tóm tắt ghi chú cuộc họp, hiệu đính tài liệu, đặt câu hỏi về quy trình và nhận đề xuất tối ưu hóa.
Mẫu quản lý dự án
Các quy trình có thể lặp lại là nền tảng của quản lý dự án tốt, đó là lý do tại sao công cụ của bạn phải cung cấp các mẫu phù hợp.
ClickUp bao gồm nhiều mẫu quản lý dự án miễn phí và mẫu tổng quan dự án cho các trường hợp sử dụng khác nhau.
Mẫu quản lý dự án ClickUp là một trong những mẫu phổ biến nhất. Với 25 trạng thái và năm chế độ xem khác nhau, cùng cấu trúc dự án toàn diện, mẫu này giúp quản lý các nhu cầu dự án phức tạp một cách dễ dàng.
Giá cả
Yếu tố quan trọng nhất cần xem xét khi chọn công cụ quản lý dự án là giá cả phải chăng. Chọn kế hoạch mang lại giá trị tối đa với giá tốt nhất.
ClickUp cung cấp các gói miễn phí và trả phí để phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Gói Miễn phí vĩnh viễn: Gói miễn phí
- Gói Không giới hạn: 7 USD/người dùng/tháng
- Gói Doanh nghiệp: 12 USD/người dùng/tháng
- Gói Enterprise: Liên hệ với ClickUp để biết giá tùy chỉnh
- ClickUp AI: Thêm vào bất kỳ kế hoạch nào với giá 5 USD cho mỗi thành viên không gian làm việc
Kiểm tra giá của ClickUp với danh sách chi tiết các tính năng của tất cả các gói.
Nâng cao khả năng quản lý dự án của bạn với ClickUp
Mọi người đều quản lý dự án của mình theo cách này hay cách khác. Các sự kiện lớn đã được lên kế hoạch và thực hiện chỉ với một cuốn sổ tay và một cây bút. Tuy nhiên, cách làm này cực kỳ kém hiệu quả và gây căng thẳng.
Các dự án chuyên nghiệp ngày nay cần nhiều hơn chỉ là 'quản lý'. Chúng cần được quản lý một cách rõ ràng, minh bạch, linh hoạt và hiệu quả. Điều này cần một phần mềm quản lý dự án được thiết kế chuyên dụng như ClickUp.
Với các tính năng có thể tùy chỉnh hoàn toàn, ClickUp hoạt động như một công cụ quản lý dự án tất cả trong một cho các nhóm hiện đại.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp về lợi ích của phần mềm quản lý dự án
1. Lợi ích của phần mềm quản lý dự án là gì?
Các lợi ích khác nhau của quản lý dự án là:
- Quản lý công việc xuất sắc
- Chất lượng công việc tốt hơn
- Tăng năng suất
- Cải thiện hợp tác
- Quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
- Quản lý rủi ro hiệu quả
- Cải thiện mối quan hệ và sự hài lòng của khách hàng
2. Mục đích chung của phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án giúp các cá nhân và nhóm tổ chức, quản lý và hợp lý hóa các công việc và giao tiếp liên quan đến dự án. Phần mềm này cung cấp các công cụ để lập kế hoạch, lên lịch, phân bổ nguồn lực, quản lý công việc, quản lý rủi ro và ra quyết định.