Là người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm, bạn biết rằng sự hợp tác, giao tiếp và hiệu quả là những yếu tố nền tảng của sự thành công trong công việc nhóm. Nhưng làm thế nào để áp dụng những phương pháp đó một cách hiệu quả để mang lại thành công cho nhóm?
Đó là lúc bản điều lệ nhóm phát huy tác dụng.
Đây không chỉ là một công cụ hữu ích giúp bạn và toàn bộ nhóm đặt ra mục tiêu, mà bản điều lệ nhóm còn đóng vai trò như một ngôi sao Bắc Đẩu cho tất cả các hoạt động và trách nhiệm của bạn. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ đi sâu vào chi tiết về cách tạo bản điều lệ nhóm hiệu quả. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các ví dụ về bản điều lệ nhóm và các phương pháp hay nhất mà mọi trưởng nhóm nên biết.
Điều lệ nhóm là gì?
Hiến chương nhóm là một thỏa thuận được lập thành văn bản, nêu rõ mục đích, mục tiêu và hướng dẫn cho một nhóm làm việc trong một dự án. Hiến chương này làm rõ vai trò và trách nhiệm, thiết lập mục tiêu rõ ràng và đặt ra kỳ vọng cho các thành viên trong nhóm.
Hãy coi đó như một lộ trình dự án, hướng dẫn nhóm của bạn vượt qua những khó khăn và thách thức trong bất kỳ dự án nào.
Tại sao bạn cần bản điều lệ nhóm?
Một nhóm dự án cần có bản điều lệ nhóm vì nó cung cấp một khung và nền tảng rõ ràng cho công việc của nhóm. Bản điều lệ là tài liệu quan trọng giúp thiết lập mục đích, mục tiêu, vai trò và hướng dẫn hợp tác của nhóm.
Bản điều lệ giảm thiểu sự mơ hồ bằng cách nêu rõ vai trò của các thành viên trong nhóm. Mọi người đều biết trách nhiệm cụ thể của mình, từ đó giảm thiểu sự trùng lặp và xung đột tiềm ẩn.
Bản điều lệ nhóm đóng vai trò như một lộ trình dẫn đến thành công, đảm bảo mọi người đều thống nhất và được trang bị đầy đủ để hợp tác hướng tới mục tiêu chung. Bản điều lệ giúp ngăn ngừa hiểu lầm, thúc đẩy trách nhiệm và giúp duy trì sự tập trung và hiệu quả trong suốt vòng đời dự án.
Lợi ích của việc sử dụng bản điều lệ nhóm
Bạn đang tự hỏi tại sao bản điều lệ nhóm lại quan trọng đối với các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm? Dưới đây là một số lý do thuyết phục tại sao bản điều lệ nhóm lại quan trọng trong môi trường làm việc:
- Cải thiện giao tiếp: Điều lệ nhóm đảm bảo rằng tất cả các thành viên hiện tại và mới của nhóm đều có chung quan điểm, giảm thiểu hiểu lầm và thúc đẩy đối thoại cởi mở
- Tăng hiệu quả của nhóm: Loại bỏ mọi trở ngại, tắc nghẽn hoặc lãng phí thời gian bằng cách ghi chép các quy trình và hoạt động hàng ngày để nhóm của bạn không lãng phí thời gian và năng lượng
- Nâng cao trách nhiệm: Khi vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng, các thành viên trong nhóm sẽ biết những gì được mong đợi từ họ và có thể chịu trách nhiệm về kỳ vọng cá nhân cũng như hiệu suất tổng thể. Điều này giúp tránh tình trạng trốn tránh trách nhiệm và cung cấp một tiêu chuẩn rõ ràng cho tất cả mọi người phụ trách
- Giảm xung đột có thể xảy ra: Bằng cách thiết lập các nguyên tắc ra quyết định và giải quyết xung đột, bản điều lệ nhóm giúp tập trung vào dự án. Đây là cách tuyệt vời để ngăn chặn tranh chấp và duy trì hướng đi chung của nhóm vì mọi người đều biết vai trò của mình và ai chịu trách nhiệm về việc gì
- Đảm bảo sự thống nhất: Một bản điều lệ nhóm được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ giúp thống nhất trọng tâm và nỗ lực của nhóm với các mục tiêu tổng thể của dự án, từ đó tăng khả năng đạt được mục tiêu của bạn.
Hiến chương nhóm và hiến chương dự án
Hiến chương nhóm và hiến chương dự án đều là những tài liệu cơ bản hướng dẫn nhóm hoặc dự án, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau và tập trung vào các khía cạnh riêng biệt của sự hợp tác và quản lý. Dưới đây là phân tích chi tiết về những điểm khác biệt chính giữa hai loại hiến chương này:
Bản điều lệ nhóm tập trung vào việc xác định cách thức nhóm sẽ làm việc cùng nhau, bao gồm các quy tắc, vai trò và động lực của nhóm. Bản điều lệ này thiết lập sự hiểu biết chung về các kỳ vọng về hành vi và phương pháp hợp tác.
Mặt khác, bản điều lệ dự án tập trung vào việc xác định phạm vi, mục tiêu, kết quả mong đợi và các hạn chế của dự án. Bản điều lệ này cung cấp sự cho phép chính thức để dự án bắt đầu và cài đặt khung quản lý dự án.
Mặc dù cả hai tài liệu này đều cần thiết cho sự thành công của dự án, bản điều lệ nhóm tập trung vào cách thức hoạt động của nhóm, còn bản điều lệ dự án tập trung vào những mục tiêu mà dự án muốn đạt được. Cả hai tài liệu này cùng nhau đảm bảo sự thống nhất giữa sự hợp tác của nhóm và việc thực hiện dự án.
| Aspect | Hiến chương nhóm | Điều lệ dự án |
|---|---|---|
| Tập trung | Động lực và sự hợp tác trong nhóm | Mục tiêu và kết quả dự án |
| Đối tượng | Thành viên nhóm | Nhà tài trợ, các bên liên quan và nhóm |
| Nội dung | Vai trò, quy tắc, giao tiếp | Phạm vi, mục tiêu, dòng thời gian |
| Thời gian | Khi thành lập nhóm | Khi bắt đầu dự án |
| Chủ sở hữu | Nhóm | Quản lý dự án/nhà tài trợ |
| Mức độ trang trọng | Thông tin không chính thức | Chính thức |
Rủi ro khi hoạt động mà không có điều lệ nhóm
Mặc dù có rất nhiều lợi ích khi có bản điều lệ nhóm, nhưng cũng có những rủi ro liên quan đến việc không có bản điều lệ này. Một số vấn đề thường gặp do thiếu bản điều lệ nhóm bao gồm:
- Sự nhầm lẫn và hiểu lầm: Nếu không có hướng dẫn và kỳ vọng rõ ràng, các thành viên trong nhóm có thể có những hiểu biết khác nhau về vai trò và trách nhiệm của mình, dẫn đến xung đột và chậm trễ.
- Thiếu tập trung: Nếu không có mục đích và mục tiêu rõ ràng, các thành viên trong nhóm có thể mất đi tầm nhìn tổng thể và bị sa lầy vào những công việc không quan trọng.
- Hiệu quả giảm sút: Thiếu quy trình rõ ràng và hướng dẫn ra quyết định có thể dẫn đến lãng phí thời gian, trùng lặp nỗ lực hoặc thậm chí là thất bại dự án.
- Khó khăn trong quản lý xung đột: Nếu không có phương pháp giải quyết xung đột đã được thiết lập, những bất đồng có thể leo thang và gây tổn hại đến sự gắn kết của nhóm và thành công của dự án.
Đọc thêm: Hướng dẫn về các thỏa thuận làm việc nhóm hiệu quả
6 yếu tố chính của bản điều lệ nhóm dự án
⭐ Mẫu tính năng
Bạn cảm thấy quá tải với việc lập kế hoạch dự án? Giữ mục tiêu, vai trò và dòng thời gian rõ ràng với Mẫu điều lệ dự án miễn phí của ClickUp. Hãy thử ngay bây giờ!
Bản điều lệ nhóm bao gồm những nội dung cụ thể nào và làm thế nào để biết bản điều lệ đó có hiệu quả? Đừng lo lắng! Dưới đây là danh sách công việc chính để tạo bản điều lệ nhóm thành công:
1. Mục đích và mục tiêu của nhóm
Xác định rõ mục đích của dự án và phác thảo các mục tiêu mà nhóm của bạn đang hướng tới. Hãy nhớ phải cụ thể — các mục tiêu mơ hồ như "cải thiện sự hài lòng của khách hàng" sẽ không phù hợp khi đặt ra các mục tiêu thực tế và có thể đạt được cho nhóm.
Thay vào đó, hãy chọn các mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan, Có thời hạn), chẳng hạn như "tăng 20% mức độ hài lòng của khách hàng trong vòng sáu tháng". Điều này cung cấp cho nhóm dự án của bạn một con số cụ thể để theo dõi cũng như dòng thời gian rõ ràng để đạt được mục tiêu. Giờ đây, bạn đã có thứ mà nhóm của mình có thể làm việc cùng nhau! 💪
2. Thành viên nhóm và vai trò
Mọi người nên biết mục đích của nhóm mình. Đó là lý do tại sao bạn phải liệt kê từng thành viên trong nhóm và phân công vai trò và trách nhiệm của họ. Điều lệ nhóm của bạn đảm bảo mọi người đều biết những gì được mong đợi và ngăn chặn các công việc bị bỏ sót.
Các loại bản điều lệ dự án này cũng giúp các bên liên quan chính có chung hiểu biết về trách nhiệm của mình, từ đó quá trình hợp tác luôn cởi mở và thông suốt.
3. Hướng dẫn giao tiếp
Đặt ra các nguyên tắc rõ ràng về cách thức giao tiếp của nhóm, bao gồm các kênh ưa thích, thời gian phản hồi mong đợi và lịch trình cho các cuộc họp quan trọng của nhóm. Ví dụ: bạn có thể quyết định rằng các thành viên trong nhóm phải trả lời email trong vòng 24 giờ và tổ chức các cuộc họp kiểm tra hàng tuần qua hội nghị video.
Chi tiết cuối cùng là do bạn quyết định. Điều quan trọng là những chi tiết đó cần được nêu rõ ràng bằng văn bản để thiết lập các quy tắc cơ bản cho tất cả các giao tiếp trong nhóm và cài đặt nhóm.
4. Quy trình ra quyết định
Nhóm của bạn sẽ tuân theo quy trình nào khi đưa ra quyết định? Phác thảo cách thức thực hiện cho một dự án cụ thể. Cho dù đó là bằng sự đồng thuận, bỏ phiếu đa số hay dựa vào quyết định của người quản lý dự án, đó là điều mà nhóm của bạn không nên bỏ qua.
Tại sao? Đây là một bước quan trọng để ngăn ngừa mọi hiểu lầm có thể xảy ra và đảm bảo mọi người đều đồng tình với quyết định cuối cùng. Ý kiến của mọi người đều quý giá, nhưng khi đến lúc quyết định, vẫn cần phải đưa ra quyết định.
5. Chiến lược giải quyết xung đột
Sự bất đồng là không thể tránh khỏi, nhưng một bản điều lệ nhóm được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ cung cấp các chiến lược để giải quyết xung đột một cách mang tính xây dựng. Cuối cùng, bạn muốn có một môi trường làm việc tích cực vì điều đó sẽ luôn dẫn đến một nhóm làm việc hiệu quả.
Cân nhắc việc bao gồm các hướng dẫn và tài nguyên để giao tiếp cởi mở, lắng nghe tích cực và tìm kiếm sự hòa giải. Bạn càng chủ động trong việc nêu chi tiết các chiến lược giải quyết có thể xảy ra, bạn sẽ càng dễ dàng đối phó khi vấn đề phát sinh.
6. Chỉ số hiệu suất và đánh giá
Xác định các chỉ số mà nhóm của bạn sẽ sử dụng để đánh giá hiệu suất và theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu. Điều này có thể bao gồm các KPI (Chỉ số hiệu suất chính) khác nhau, chẳng hạn như:
- Tỷ lệ hoàn thành dự án: Tỷ lệ phần trăm dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi dự án
- Tuân thủ ngân sách: Tỷ lệ phần trăm dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách và nguồn lực được phân bổ
- Tần suất thay đổi phạm vi: Số lần thay đổi phạm vi cho mỗi dự án, cho biết mức độ rõ ràng và ổn định của các yêu cầu dự án
- Sự hài lòng của các bên liên quan: Một thước đo định tính về mức độ hài lòng của các bên liên quan, bao gồm khách hàng và thành viên nhóm, thường bằng cách đánh giá hiệu suất thông qua các cuộc khảo sát hoặc phiên phản hồi
- Sử dụng tài nguyên: Phân bổ tài nguyên hiệu quả, chẳng hạn như thời gian của các thành viên trong nhóm và tài nguyên vật liệu hoặc ngân sách của dự án
- Năng suất của nhóm: Kết quả hoặc sản phẩm dự án hoàn thành bởi các nhóm dự án, được đo lường dựa trên các mục tiêu đã đặt ra để đánh giá thành công một cách hiệu quả
Cách viết tài liệu điều lệ nhóm trong 10 bước
Sẵn sàng tạo bản điều lệ nhóm của riêng bạn? Thực hiện theo các bước sau để tạo bản điều lệ nhóm:
1. Bắt đầu với mẫu điều lệ nhóm có thể tùy chỉnh
Tin tốt là bạn không cần phải tạo bản điều lệ nhóm từ đầu. Mỗi trưởng nhóm cần có sẵn một bản điều lệ nhóm có thể tùy chỉnh để sử dụng.
Cho dù bạn đang tạo bản điều lệ chung cho nhóm hay soạn thảo bản điều lệ riêng cho một bộ phận, chẳng hạn như nhóm tiếp thị, Mẫu điều lệ dự án ClickUp sẽ giúp các nhóm duy trì sự tổ chức bằng tài liệu ClickUp dễ chia sẻ để mọi người cùng hiểu rõ. Mẫu điều lệ nhóm miễn phí gọn gàng và cực kỳ hữu ích này sẽ giúp bạn bắt đầu ngay lập tức.
2. Tập hợp nhóm
Sau khi bắt đầu mẫu điều lệ nhóm, hãy tập hợp tất cả các thành viên sẽ tham gia vào quá trình lập kế hoạch hoặc thực hiện dự án. Điều này bao gồm những người chịu trách nhiệm thực hiện công việc, cũng như các bên liên quan có lợi ích trong sự thành công của dự án.
Bằng cách thu hút mọi người tham gia ngay từ đầu, bạn sẽ đảm bảo rằng tất cả các quan điểm đều được xem xét và thúc đẩy tinh thần quyền sở hữu và cam kết đối với bản điều lệ.
3. Xác định mục đích và mục tiêu của nhóm
Hợp tác với nhóm của bạn để thiết lập mục đích và mục tiêu của nhóm cho dự án. Bước này rất quan trọng vì nó đặt nền tảng cho mọi thứ khác trong bản điều lệ nhóm.
Bắt đầu bằng cách xác định và viết ra mục đích tổng thể của dự án. Ví dụ: nếu nhóm dự án của bạn đang phát triển một chiến dịch tiếp thị mới, mục đích có thể là tăng nhận thức về thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Tiếp theo, chia mục đích thành các mục tiêu SMART nhỏ hơn, chẳng hạn như:
- Tăng lưu lượng truy cập website lên 20% trong vòng ba tháng tới
- Tăng lượng người theo dõi trên mạng xã hội lên 15% trong vòng sáu tháng
- Tăng 10% số lượng khách hàng tiềm năng trong quý tới
Đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều hiểu và đồng ý với quy trình, mục tiêu và hướng đi của dự án. Sự thống nhất này sẽ đặt ra các quy tắc cơ bản để giữ cho nhóm tập trung và duy trì động lực trong suốt dự án.
4. Xác định thành viên nhóm và phân công vai trò
Làm việc với các nhóm của bạn để xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án. Đây là cơ hội tuyệt vời để tận dụng các kỹ năng và lĩnh vực chuyên môn của từng cá nhân.
Bằng cách phân công vai trò dựa trên điểm mạnh và lãi suất, bạn sẽ tạo ra các nhóm toàn diện, sẵn sàng cho công việc. Ngoài ra, bất kỳ lỗ hổng nào về kỹ năng cũng có thể được xác định dễ dàng hơn sau khi hoàn thành việc này, cho phép bạn giải quyết chúng một cách chủ động.
Ví dụ: nếu dự án của bạn liên quan đến việc triển khai phần mềm quản lý dự án trong một tổ chức, vai trò và trách nhiệm có thể như sau:
- Quản lý dự án: Chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ dự án, đảm bảo các cột mốc được hoàn thành, rủi ro được quản lý và công việc của nhóm được hoàn thành
- Chuyên viên CNTT: Chịu trách nhiệm đánh giá yêu cầu kỹ thuật, cấu hình phần mềm và tích hợp với các hệ thống hiện có
- Điều phối viên đào tạo: Có nhiệm vụ phát triển chương trình đào tạo cho các thành viên hiện tại và mới của nhóm để họ có thể học cách sử dụng phần mềm
- Chuyên gia Quản lý Thay đổi: Phát triển chiến lược để giải quyết sự kháng cự đối với thay đổi và đảm bảo quá trình chuyển đổi sang hệ thống mới diễn ra suôn sẻ
- Trưởng bộ phận truyền thông: Lập kế hoạch truyền thông để thông báo cho mọi thành viên trong nhóm về tiến độ dự án và giải quyết mọi vấn đề phát sinh
5. Xác lập các nguyên tắc giao tiếp
Phối hợp với nhóm của bạn, tạo các hướng dẫn trong bản điều lệ nhóm để giao tiếp hiệu quả, giảm thiểu hiểu lầm. Chủ động giải quyết yếu tố này sẽ giúp bạn duy trì đà dự án trong trường hợp gặp sự cố.
Hãy tính đến một số yếu tố khóa khi viết hướng dẫn giao tiếp của bạn:
- Kênh liên lạc ưa thích: Thảo luận về kênh nào phù hợp nhất với nhóm của bạn, có thể là email, tin nhắn tức thời hoặc nền tảng quản lý dự án. Ví dụ: bạn có thể quyết định sử dụng email cho các bản cập nhật chính thức và tin nhắn tức thời cho các câu hỏi nhanh hoặc phiên brainstorming.
- Lịch họp: Đặt lịch họp thường xuyên để mọi người luôn đi đúng hướng và giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Đây có thể là cuộc họp cập nhật trạng thái hàng tuần, kiểm tra hai tuần một lần hoặc đánh giá tiến độ hàng tháng. Hãy nhớ tôn trọng thời gian của mọi người và giữ cho cuộc họp tập trung và hiệu quả.
- Thời gian phản hồi dự kiến: Thiết lập kỳ vọng về thời gian phản hồi, có tính đến mức độ khẩn cấp của vấn đề và khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm. Ví dụ: bạn có thể đồng ý rằng email phải được trả lời trong vòng 24 giờ, trong khi tin nhắn tức thời phải được trả lời trong vòng 2 giờ, nếu có thể.
- Chia sẻ thông tin: Xác định cách thức và thời điểm chia sẻ các bản cập nhật dự án, tài liệu và các tài nguyên khác giữa các thành viên trong nhóm. Điều này có thể bao gồm cài đặt ổ đĩa dùng chung, sử dụng công cụ quản lý dự án hoặc gửi báo cáo tiến độ thường xuyên.
6. Xác định quy trình ra quyết định
Cùng với nhóm của bạn, thảo luận và thống nhất về các quy trình ra quyết định mà bạn sẽ tuân theo trong suốt dự án. Việc thiết lập một quy trình rõ ràng trong bản điều lệ dự án không chỉ giúp ngăn ngừa xung đột mà còn đảm bảo rằng mọi người đều được lắng nghe ý kiến của mình.
Xem xét các yếu tố sau khi xác định quy trình ra quyết định của bạn:
- Mô hình ra quyết định: Quyết định mô hình phù hợp nhất với nhóm của bạn, chẳng hạn như đồng thuận, bỏ phiếu đa số hoặc chỉ định người ra quyết định. Ví dụ: bạn có thể chọn đồng thuận cho các quyết định dự án quan trọng và bỏ phiếu đa số cho các lựa chọn nhỏ hơn, ít quan trọng hơn.
- Quy trình báo cáo lên cấp trên: Vạch ra một quy trình báo cáo lên cấp trên rõ ràng để áp dụng khi có bất đồng hoặc trở ngại. Điều này có thể bao gồm việc mời một bên thứ ba trung lập hoặc báo cáo vấn đề lên cấp quản lý cao hơn trong tổ chức.
- Cấu trúc cuộc họp: Thiết lập cấu trúc cho các cuộc họp ra quyết định nhằm khuyến khích thảo luận cởi mở và ra quyết định hiệu quả. Điều này có thể bao gồm cài đặt chương trình nghị sự, chỉ định người điều hành và tạo quy trình để ghi lại và theo dõi các quyết định.
- Tính bao gồm và sự tham gia: Khuyến khích tất cả thành viên trong nhóm tích cực tham gia vào quá trình ra quyết định, đảm bảo rằng các quan điểm đa dạng được xem xét. Điều này có thể bao gồm việc thu thập ý kiến từ các thành viên nhóm ít nói hoặc tạo kênh phản hồi ẩn danh.
7. Tạo và ghi chép các chiến lược giải quyết xung đột
Có một kế hoạch sẵn sàng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xử lý các tình huống khó khăn và duy trì sự năng động tích cực trong nhóm — một yếu tố khóa để dự án thành công.
Bắt đầu bằng cách thảo luận về các loại xung đột thường xảy ra trong dự án. Bất đồng về ưu tiên của dự án, ý kiến khác nhau về cách tiếp cận công việc hoặc xung đột trong phong cách giao tiếp chỉ là một số ví dụ. Sau đó, khám phá các giải pháp và chiến lược tiềm năng để giải quyết những xung đột này.
Ví dụ: bạn có thể đồng ý sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực và giao tiếp cởi mở làm bước đầu tiên trong việc giải quyết xung đột. Khuyến khích các thành viên trong nhóm bày tỏ cảm xúc và ý kiến của mình một cách cởi mở, đồng thời sẵn sàng tiếp thu quan điểm của người khác.
Một chiến lược khác có thể là sử dụng một người hòa giải trung lập, từ trong nhóm hoặc bên ngoài, để giúp điều phối các cuộc thảo luận và hướng dẫn nhóm đi đến một giải pháp mà tất cả các bên đều có thể chấp nhận. Vai trò của người hòa giải là đảm bảo mọi người đều được lắng nghe và thúc đẩy quá trình ra quyết định công bằng và cân bằng.
Đảm bảo ghi lại các chiến lược giải quyết xung đột trong bản điều lệ nhóm để mọi người đều biết cách xử lý xung đột đã được thống nhất.
📮 ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng phải sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
8. Đặt chỉ số hiệu suất và tiêu chí đánh giá
Làm việc chặt chẽ với nhóm của bạn, thống nhất các chỉ số sẽ được sử dụng để đo lường tiến độ và đánh giá hiệu suất. 📈
Bắt đầu bằng cách xem xét mục đích và mục tiêu của dự án, sau đó xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) phù hợp với các mục tiêu đó. Ví dụ: nếu một trong các mục tiêu của dự án là cải thiện sự hài lòng của khách hàng, bạn có thể chọn các chỉ số như xếp hạng của khách hàng, Net Promoter Score hoặc số lượng phiếu hỗ trợ được giải quyết trong một khung thời gian cụ thể.
Sau khi thiết lập KPI, hãy thảo luận với nhóm về cách theo dõi và đo lường tiến độ. Bạn có thể quyết định sử dụng công cụ quản lý dự án có tính năng theo dõi như ClickUp hoặc tạo bảng điều khiển tùy chỉnh hiển thị các chỉ số quan trọng nhất.
Hãy nhớ rằng, hiển thị là khóa — đảm bảo mọi người trong nhóm đều có quyền truy cập thông tin này và hiểu công việc của họ đóng góp như thế nào cho dự án tổng thể.
Cuối cùng, hãy đặt các khoảng thời gian định kỳ để đánh giá hiệu suất của nhóm, chẳng hạn như đánh giá hàng tháng hoặc hàng quý. Điều này cho phép bạn theo dõi tiến độ, điều chỉnh khi cần thiết và ăn mừng thành tích của nhóm.
9. Bao gồm các tài nguyên và công cụ
Xác định các công cụ và tài nguyên mà nhóm sẽ sử dụng để hợp tác và thực hiện công việc. Cung cấp hướng dẫn để truy cập các công cụ này.
Ví dụ: đối với nhóm thiết kế trang web, danh sách công cụ và tài nguyên có thể bao gồm:
- Phần mềm thiết kế (ví dụ: Figma, Adobe XD)
- Công cụ quản lý dự án (ví dụ: ClickUp)
- Công cụ giao tiếp (ví dụ: Zoom)
10. Xem lại và hoàn thiện bản điều lệ nhóm
Bây giờ, việc cần làm là chia sẻ bản thảo điều lệ với tất cả các thành viên trong nhóm để họ xem xét. Thu thập phản hồi của họ và đưa những đề xuất hợp lý vào bản thảo. Hoàn thiện tài liệu và đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm ký tên để thể hiện cam kết của họ.
Đọc thêm: Mở khóa sức mạnh của nhóm: Chiến lược cải thiện hiệu suất
Ví dụ về bản điều lệ nhóm
Để minh họa các khái niệm đã thảo luận, hãy xem ví dụ về bản điều lệ nhóm giả định cho một nhóm thiết kế trang web.
- Mục đích của nhóm: Cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng doanh số bán hàng trực tuyến thông qua thiết kế lại trang web.
- Mục tiêu: Tăng tỷ lệ chuyển đổi trang web lên 15% và giảm tỷ lệ thoát trang xuống 10% trong vòng ba tháng.
- Thành viên nhóm và vai trò Quản lý dự án: Giám sát các dự án và điều phối nỗ lực của nhóm Nhà thiết kế web: Tạo thiết kế trực quan và bố cục của trang web Nhà phát triển web: Thực hiện thiết kế và chức năng của trang web Người viết nội dung: Phát triển nội dung hấp dẫn cho mỗi trang web Chuyên gia UX: Tiến hành thử nghiệm người dùng và cung cấp các khuyến nghị để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
- Quản lý dự án: Giám sát các dự án và điều phối nỗ lực của nhóm
- Nhà thiết kế web: Tạo thiết kế trực quan và bố cục của trang web
- Nhà phát triển web: Thực hiện các thiết kế và chức năng của trang web
- Người viết nội dung: Phát triển nội dung hấp dẫn cho từng trang web
- Chuyên gia UX: Tiến hành thử nghiệm người dùng và đưa ra các khuyến nghị để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
- Hướng dẫn cuộc họp: Cuộc họp hội nghị video hàng tuần, cập nhật hàng ngày qua Slack và email cho các thông tin không khẩn cấp. Quy trình ra quyết định: Các quyết định được đưa ra dựa trên sự đồng thuận, với người quản lý dự án có quyền quyết định cuối cùng trong trường hợp có bất đồng. Chiến lược giải quyết xung đột: Giao tiếp cởi mở, lắng nghe tích cực và hòa giải khi cần thiết. Chỉ số hiệu suất: Tỷ lệ chuyển đổi trang web, tỷ lệ thoát trang và điểm hài lòng của người dùng từ các cuộc khảo sát sau khi ra mắt.
- Quản lý dự án: Giám sát các dự án và điều phối nỗ lực của nhóm
- Nhà thiết kế web: Tạo thiết kế trực quan và bố cục của trang web
- Nhà phát triển web: Thực hiện các thiết kế và chức năng của trang web
- Người viết nội dung: Phát triển nội dung hấp dẫn cho từng trang web
- Chuyên gia UX: Tiến hành thử nghiệm người dùng và đưa ra các khuyến nghị để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
Mẫu điều lệ nhóm
Mẫu điều lệ nhóm là các khung hoặc dàn ý được cấu trúc sẵn giúp các nhóm dễ dàng tạo điều lệ nhóm với tất cả các phần và nội dung cần thiết. Các mẫu này đảm bảo tính nhất quán, tiết kiệm thời gian và giúp các nhóm dễ dàng tập trung vào việc điền các chi tiết liên quan thay vì bắt đầu từ đầu.
Dưới đây là một số ví dụ về mẫu điều lệ nhóm mà bạn có thể sử dụng.
Điều lệ dự án nhóm ClickUp
Bản điều lệ dự án nhóm ClickUp là mẫu thân thiện với người mới bắt đầu, giúp bạn thiết lập mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của nhóm. Việc tạo bản điều lệ nhóm quản lý dự án bằng mẫu này có thể cải thiện đáng kể hướng đi của nhóm.
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu toàn diện, thân thiện với người dùng để tạo điều lệ nhóm và giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng, đây sẽ là mẫu lý tưởng cho bạn.
Mẫu kế hoạch quản lý nhóm ClickUp
Có một nhóm được quản lý tốt là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Với Mẫu Kế hoạch Quản lý Nhóm của ClickUp, bạn có thể dễ dàng giữ cho nhóm của mình có tổ chức và tập trung vào mục tiêu của họ.
Sử dụng mẫu điều lệ nhóm này với nhóm đa chức năng của bạn để biết những người khác đang làm gì và cập nhật tiến độ của họ. Điều này cũng giúp quản lý lực lượng lao động từ xa trở nên dễ dàng hơn.
Mẫu nhóm quản lý dự án của ClickUp
Nếu bạn đang quản lý một nhóm lớn, đa chức năng, Mẫu nhóm quản lý dự án của ClickUp sẽ giúp bạn cấu trúc vai trò và trách nhiệm để thực hiện chương trình của mình.
Mẫu điều lệ nhóm nâng cao có các điều khoản để ghi lại các chi tiết cụ thể như bộ phận, chỉ số thành công, các bên liên quan chính, v.v.
Mẹo để triển khai và duy trì bản điều lệ nhóm
Sau khi đã soạn thảo bản điều lệ nhóm, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bản điều lệ này luôn là một tài liệu sống động, hướng dẫn nhóm của bạn trong suốt dự án. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn thực hiện việc này:
- Đảm bảo sự đồng thuận của các thành viên trong nhóm: Đảm bảo mọi thành viên trong nhóm hiểu và hỗ trợ bản điều lệ nhóm. Khuyến khích đối thoại cởi mở và giải quyết mọi lo ngại hoặc thắc mắc phát sinh.
- Giữ cho bản điều lệ đơn giản: Tập trung vào sự rõ ràng và ngắn gọn để bản điều lệ dễ tham khảo. Đồng thời, đừng ngần ngại tùy chỉnh bản điều lệ theo nhu cầu của nhóm bạn
- Thường xuyên xem xét và cập nhật bản điều lệ: Khi dự án tiến độ, điều quan trọng là phải xem xét bản điều lệ nhóm định kỳ để đảm bảo tính phù hợp của nó. Cập nhật tài liệu khi cần thiết để phản ánh những thay đổi trong phạm vi, mục tiêu hoặc thành phần nhóm của dự án.
- Tham khảo bản điều lệ của nhóm: Khuyến khích nhóm tham khảo bản điều lệ trong suốt dự án, đặc biệt là trong những thời điểm không chắc chắn hoặc có bất đồng. Điều này sẽ giúp duy trì sự thống nhất với các mục tiêu của dự án và đảm bảo mọi người làm việc cùng nhau hiệu quả.
- Khuyến khích giao tiếp và phản hồi miễn phí: Tạo văn hóa giao tiếp cởi mở trong nhóm, nơi các thành viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ và lo lắng của mình về dự án. Điều này không chỉ giúp giải quyết các vấn đề phát sinh mà còn tạo ra môi trường tin tưởng và hợp tác.
Tạo bản điều lệ nhóm hiệu quả với ClickUp
Phát triển một bản điều lệ nhóm hiệu quả là bước quan trọng để đảm bảo thành công của nhóm. Bằng cách cung cấp lộ trình rõ ràng, nêu rõ vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng, bản điều lệ nhóm được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ cải thiện đáng kể giao tiếp, hợp tác và kết quả dự án.
Sử dụng ClickUp Docs để tạo bản điều lệ nhóm toàn diện hoặc xây dựng bảng điều lệ nhóm trong Bảng trắng để có biểu diễn trực quan hơn hoặc dòng thời gian. Hãy để ClickUp hướng dẫn bạn tạo điều lệ nhóm của riêng bạn và chứng kiến tác động tích cực của nó đối với hiệu suất của nhóm và thành công chung của dự án.