Sự gắn kết nhóm: Chiến lược để thúc đẩy hiệu suất tại nơi làm việc

Một nhóm không phải là một tập hợp các cá nhân. Đúng vậy, một nhóm không chỉ là các thành viên của nó. Nó còn là hệ thống, kiến thức và kết nối giữa các thành viên.

Một nhóm nuôi dưỡng các hệ thống này, tích cực chia sẻ kiến thức và củng cố kết nối là một nhóm gắn kết và do đó, hiệu quả.

Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ thảo luận về sự gắn kết và cách bạn có thể xây dựng một nhóm gắn kết.

Đoàn kết nhóm là gì?

Sự gắn kết của nhóm là khả năng của nhóm hoạt động như một đơn vị duy nhất và làm việc cùng nhau. Đó là tổng thể các kết nối vô hình, mối quan hệ tích cực và sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm.

Sự gắn kết trong nhóm được đặc trưng bởi những yếu tố sau.

Không giống như các chỉ số thường được hiểu, chẳng hạn như hiệu quả hoặc năng suất, sự gắn kết nhóm là một khái niệm mới đang trở nên phổ biến, đặc biệt là trong các tổ chức dịch vụ. Dưới đây là lý do tại sao.

Tầm quan trọng của sự gắn kết nhóm

Khả năng làm việc gắn kết của một nhóm là nền tảng của thành công trong kinh doanh, đó là lý do tại sao nó rất quan trọng. Sự gắn kết trong nhóm cũng mang lại một số lợi ích khác.

Hiệu quả của nhóm

Một nhóm gắn kết là một nhóm có tổ chức và năng suất cao. Các thành viên trong nhóm tích cực loại bỏ sự trùng lặp và lãng phí thời gian hoặc nỗ lực. Họ tiết kiệm chi phí không cần thiết và tối ưu hóa hiệu quả của nhóm.

Định hướng mục tiêu

Sự gắn kết trong nhóm giúp đạt được mục tiêu cá nhân và tập thể. Họ hiểu vai trò và trách nhiệm của mình. Các thước đo thành công của họ được xác định rõ ràng và họ biết cách đạt được chúng. Với sự tập trung vào mục tiêu, các nhóm gắn kết sẽ cải thiện hiệu suất công việc.

Tự chủ của nhóm

Một nhóm gắn kết là một nhóm minh bạch, trao quyền cho mỗi thành viên trong nhóm để họ có thể tự chủ và sáng tạo. Do đó, toàn bộ nhóm có bối cảnh để giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.

Mặt khác, người quản lý chỉ đơn giản là đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ thay vì quản lý chi tiết. Điều này tạo ra văn hóa làm việc tích cực, đồng thời giải phóng thời gian quản lý trong quá trình này.

Sự tham gia của nhân viên

Khi một nhóm gắn kết, họ cũng tham gia tích cực hơn. Mỗi cá nhân cảm thấy có cảm giác thuộc về nhóm và công ty. Họ đồng nhất với mục đích của tổ chức và có động lực để làm việc hướng tới mục đích đó. Điều này giúp cải thiện hiệu suất của nhóm.

Môi trường làm việc lành mạnh

Sự gắn kết hỗ trợ sự hợp tác hiệu quả trong nhóm. Một nhóm gắn kết là một nhóm hỗ trợ lẫn nhau. Họ làm việc chặt chẽ hơn, giúp đỡ và tư vấn cho những người gặp khó khăn. Họ chịu trách nhiệm tập thể và hoàn thành công việc như một đơn vị.

Ngược lại, sự gắn kết nhóm kém có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực, như không đạt được mục tiêu, chậm trễ trong việc hoàn thành dự án, tỷ lệ nghỉ việc cao, mức độ hài lòng trong công việc thấp, v.v.

Để ngăn chặn sự thiếu gắn kết trong nhóm, trước tiên bạn cần học cách nhận diện nó. Dưới đây là một số gợi ý.

Cách xác định sự gắn kết kém trong nhóm

Nếu bạn lo lắng rằng nhóm của mình không làm việc gắn kết nhưng không chắc chắn vấn đề nằm ở đâu, dưới đây là một số dấu hiệu đáng chú ý cần lưu ý.

Xung đột chưa được giải quyết: Các thành viên trong nhóm có đang gặp phải những xung đột chưa được giải quyết một cách chuyên nghiệp không? Nếu những xung đột này trở thành oán giận hoặc cá nhân hóa, nhóm của bạn có sự gắn kết kém.

Thiếu minh bạch: Trong một nhóm thiếu sự gắn kết, các cá nhân có xu hướng nói không rõ ràng hoặc giấu thông tin. Khi các thành viên trong nhóm không chia sẻ thông tin một cách chủ động và cởi mở, có thể có một số bất an tiềm ẩn hoặc sự cạnh tranh không lành mạnh mà bạn cần giải quyết.

Đổ lỗi cho nhau: Một nhóm thiếu gắn kết có xu hướng đổ lỗi cho nhau khi gặp khó khăn. Các thành viên trong nhóm có thể không chịu trách nhiệm cá nhân khi có vấn đề xảy ra.

Thành viên nhóm thiếu gắn kết: Bạn sẽ nhận thấy trong các cuộc họp rằng các thành viên trong nhóm không đưa ra ý tưởng tốt nhất hoặc chỉ làm việc tối thiểu. Họ có thể không có động lực hợp tác hoặc đổi mới.

Thiếu niềm tin: Một nhóm không gắn kết luôn cảnh giác với các vấn đề và cảm thấy cần phải bảo vệ bản thân.

Sự gắn kết mạnh mẽ trong nhóm trông hoàn toàn ngược lại.

Dấu hiệu của sự gắn kết nhóm mạnh mẽ

Không phải mọi nhóm gắn kết đều phải là nhóm hùng mạnh. Nhưng họ cần thể hiện những dấu hiệu của sự hợp tác hiệu quả trong công việc. Dưới đây là một số dấu hiệu bạn cần lưu ý.

Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp rõ ràng và tích cực là nền tảng của sự gắn kết nhóm. Điều này thể hiện qua nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như các thành viên trong nhóm:

Giải quyết xung đột nhanh chóng

Các nhóm gắn kết không phải là không có xung đột; họ chỉ giải quyết xung đột một cách nhanh chóng và lành mạnh. Họ hoan nghênh các ý kiến và sự bất đồng khác nhau. Khi một cuộc tranh luận biến thành xung đột, họ giải quyết xung đột đó giữa các thành viên và vượt qua nó.

Cam kết thực hiện quyết định

"Không đồng ý nhưng cam kết" là phương châm quan trọng của một nhóm gắn kết. Khi một hoặc hai thành viên trong nhóm không đồng ý với một quyết định, họ sẽ cam kết thực hiện quyết định đó, không vội vàng nói "Tôi đã nói rồi" hoặc làm chậm tiến độ sau này.

Chia sẻ trách nhiệm

Một nhóm gắn kết sẽ cùng nhau chịu trách nhiệm cho tất cả những thành công và thất bại. Các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm lẫn nhau mà không đổ lỗi cho nhau một cách vô ích. Họ chủ động thông báo cho đồng nghiệp nếu gặp khó khăn và tìm kiếm sự giúp đỡ. Những người mắc lỗi sẽ nhận lỗi và cam kết sửa chữa.

Để tạo ra một môi trường làm việc có mức độ gắn kết nhóm như vậy, cần có sự suy nghĩ có ý thức và nỗ lực bền bỉ. Dưới đây là mười chiến lược bạn có thể sử dụng để thiết lập một nền tảng vững chắc.

10 chiến lược để cải thiện sự gắn kết trong nhóm

Xây dựng sự gắn kết trong nhóm không phải là hoạt động một lần. Đây là hoạt động liên tục mà mọi trưởng nhóm và quản lý phải thực hiện. Đây là thói quen hành vi mà mọi người phải thực hiện.

Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng những hành vi này vào thực tế với bất kỳ công cụ quản lý dự án tốt nhất nào. Dưới đây là một số chiến lược và cách bạn có thể sử dụng các công cụ phù hợp để thực hiện chúng.

1. Xác định sứ mệnh của bạn

Một nhóm hiểu rõ sứ mệnh sẽ đoàn kết để đạt được mục tiêu. Để cải thiện sự gắn kết trong nhóm, hãy làm rõ tầm nhìn của bạn cho tương lai thông qua một sứ mệnh có thể thực hiện được và có mục đích.

"Tổ chức thông tin thế giới và làm cho nó có thể truy cập và hữu ích cho mọi người" là sứ mệnh của Google đối với sản phẩm tìm kiếm của họ. Sứ mệnh này mang tính bối cảnh, phù hợp, lâu dài và có mục đích. Đây là sứ mệnh mà nhân viên có thể hướng tới, không chỉ trong giờ làm việc mà còn trong cuộc sống của họ.

Sau khi đã thiết lập sứ mệnh, hãy công bố rộng rãi. Đăng lên bảng trắng kỹ thuật số hoặc wiki của công ty để mọi người có thể dễ dàng xem và thường xuyên cập nhật.

2. Đặt mục tiêu SMART cho nhóm

Nếu sứ mệnh xác định "những gì" của nhóm bạn, thì mục tiêu của bạn cho thấy "cách thức". Đặt ra mục tiêu từ sứ mệnh của bạn. Đặt ra mục tiêu cho cả nhóm cũng như từng thành viên trong nhóm. Đặt ra các mục tiêu SMART, tức là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn.

Để đảm bảo rằng nhóm luôn tập trung vào mục tiêu của mình, bạn cần làm cho mục tiêu dễ tiếp cận và theo dõi tiến độ trong suốt quá trình thực hiện. Một công cụ quản lý dự án tốt sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân cũng như mục tiêu của nhóm.

Mục tiêu ClickUp được thiết kế để hiển thị và dễ dàng truy cập cho nhóm mọi lúc. Để cải thiện sự gắn kết của nhóm, hãy sử dụng Mục tiêu ClickUp để có những cuộc hội thoại chi tiết với từng thành viên trong nhóm để đảm bảo họ hiểu mục tiêu của mình.

Loại bỏ sự mơ hồ. Thảo luận về các mối quan hệ phụ thuộc và mối quan hệ để mọi người rõ ràng về trách nhiệm của mình.

3. Tăng cường quản lý dự án

Một nhóm gắn kết cần một không gian hợp tác. Văn phòng thường đóng vai trò này, nhưng điều đó là chưa đủ. Điều này còn đúng hơn đối với các nhóm hỗn hợp. Để cải thiện sự gắn kết của nhóm, hãy tạo ra các hệ thống giao tiếp mạnh mẽ.

Tổ chức dự án: Thiết lập một công cụ quản lý dự án toàn diện như ClickUp cho tất cả các hoạt động giao tiếp của nhóm. Chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra để các thành viên trong nhóm hiểu được các hoạt động hàng ngày của họ đóng góp như thế nào vào mục tiêu kinh doanh. Truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng và thước đo thành công cho từng nhiệm vụ.

Tùy chỉnh: Sử dụng ClickUp để tạo quy trình làm việc tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Thêm trường tùy chỉnh, thẻ và người được giao. Lưu bộ lọc của bạn. Tự động hóa các nhiệm vụ/sự kiện lặp lại như cuộc họp đứng. Đặt thông báo thông minh. Giải thích mã ngay trong ClickUp.

Quản lý dự án của bạn theo cách phù hợp với bạn bằng tính năng quản lý dự án tùy chỉnh của ClickUp.

Giao tiếp trong nhóm: Cho phép các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi và thảo luận lành mạnh thông qua các bình luận lồng nhau và Chế độ xem trò chuyện của ClickUp.

Cộng tác thời gian thực: Còn gì nữa? Giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang với tính năng phát hiện cộng tác của ClickUp. Cho các thành viên trong nhóm biết khi người khác đang gõ để họ có thể chỉnh sửa tài liệu cùng nhau trong thời gian thực.

Nếu bạn mới làm quen với lĩnh vực này, hãy thử các mẫu quản lý dự án của ClickUp để bắt đầu. Tùy chỉnh theo nhu cầu và biến chúng thành của riêng bạn!

4. Chia sẻ kiến thức

Để một nhóm hoạt động gắn kết, mỗi thành viên trong nhóm phải có đầy đủ kiến thức và hiểu rõ bối cảnh mọi lúc. Tuy nhiên, trong sự hối hả của một dự án tiến triển nhanh, thông tin rất dễ bị bỏ sót.

Sử dụng công cụ hợp tác dự án như ClickUp để chia sẻ kiến thức, tạo wiki và kết nối chúng với quy trình làm việc.

Các trang lồng nhau, tùy chọn kiểu dáng, dấu trang nhúng và nhiều tính năng khác của ClickUp Docs cho phép bạn tạo và chia sẻ kiến thức trong toàn nhóm. Họ cũng có thể chỉnh sửa các tài liệu này, gắn thẻ người dùng, thêm nhận xét và cộng tác hiệu quả trong thời gian thực, giúp kiến thức của tổ chức luôn được cập nhật.

5. Brainstorm cùng nhau

Để "không đồng ý nhưng cam kết" trong công việc, các thành viên trong nhóm phải tham gia vào quá trình ra quyết định ngay từ đầu. Họ cần nhìn thấy vấn đề, các giải pháp khả thi và quá trình suy nghĩ đằng sau lựa chọn cuối cùng.

Cách tốt nhất để làm điều này là tập hợp nhóm lại để cùng nhau động não. Bảng trắng ClickUp cho phép bạn vẽ, thêm hình dạng, viết văn bản, chèn ghi chú dán, gắn thẻ người dùng và hơn thế nữa, tất cả chỉ trong một nơi.

Cho dù bạn đang động não ý tưởng, xây dựng chiến lược kinh doanh, lập bản đồ quy trình công việc hay sắp xếp công việc, hãy sử dụng bảng trắng để tạo sự minh bạch. Mời mọi người đóng góp ý kiến và xây dựng sự đồng thuận.

6. Xây dựng niềm tin

Để minh bạch, các thành viên trong nhóm cần tin tưởng lẫn nhau. Họ phải tin rằng những thách thức và thiếu sót của mình sẽ không bị sử dụng để chống lại họ. Tạo văn hóa tin tưởng — dẫn dắt bằng ví dụ.

Tiến hành các cuộc tổng kết cởi mở và trung thực. Thừa nhận sai lầm của bản thân. Ghi chú lại những điều rút ra từ các cuộc tổng kết này để cho thấy rằng sai lầm là điều bình thường, miễn là chúng ta học hỏi được từ đó.

Khuyến khích các thành viên trong nhóm cũng thành thật thừa nhận sai lầm của mình. Khi họ làm vậy, hãy đánh giá cao họ và giúp họ sửa chữa sai lầm.

7. Kỷ niệm những thành công

Sự củng cố tích cực đến từ việc tôn vinh công việc đã hoàn thành tốt. Bất cứ khi nào bạn hoàn thành một sprint hoặc giải quyết một vấn đề, hãy cùng nhau ăn mừng thành công của cả nhóm. Tập hợp toàn bộ nhóm lại với nhau.

Lên lịch các hoạt động xây dựng nhóm để giúp họ hiểu nhau hơn. Trong các hoạt động này:

Bảng điều khiển ClickUp có thể giúp bạn thực hiện điều này bằng cách cung cấp tổng quan cấp cao và thông tin chi tiết sâu sắc với các báo cáo có thể tùy chỉnh hoàn toàn.

8. Phân quyền ra quyết định

Một trong những thách thức lớn nhất đối với sự gắn kết nhóm là sự tập trung quyền lực. Các nhà quản lý thường trở thành chất keo gắn kết nhóm, tự mình đưa ra tất cả các quyết định.

Điều này có thể gây hại cho sự tham gia và tính tự chủ, những yếu tố cần thiết cho sự gắn kết của nhóm. Nó cũng có thể cản trở hiệu quả của quy trình.

Để tránh điều này, hãy tích cực phân cấp quyền ra quyết định. Phân công các vấn đề và khuyến khích các thành viên trong nhóm tìm giải pháp. Hỏi ý kiến của họ về các quyết định (trong phạm vi hợp lý).

Đào tạo và huấn luyện các thành viên trong nhóm để họ có thể tự quản lý bản thân. Dành riêng ngân sách tùy ý cho các nhóm để chi tiêu cho các công cụ cần thiết.

9. Khuyến khích xung đột mang tính xây dựng

Trong công việc tri thức, các quan điểm đa dạng có ý nghĩa rất quan trọng. Cho dù là xây dựng phần mềm hay kiến trúc, tất cả công việc đều được củng cố nhờ đóng góp và phản hồi của các thành viên trong nhóm.

Trong quá trình thảo luận các ý tưởng đa dạng, chắc chắn sẽ nảy sinh những bất đồng. Trách nhiệm của người quản lý là khuyến khích các thành viên trong nhóm có ý kiến trái chiều thảo luận một cách lành mạnh để giải quyết xung đột.

Lắng nghe tích cực những gì mỗi người nói. Đặt câu hỏi sâu sắc về lý do của họ. Hướng cuộc hội thoại đến giải pháp thay vì tập trung vào ai đúng ai sai.

Điều này không có nghĩa là người quản lý phải đóng vai trò hòa giải trong mọi xung đột. Thay vào đó, người quản lý phải tạo ra một văn hóa nơi các thành viên trong nhóm có thể cởi mở trao đổi với nhau và tự giải quyết xung đột. Các bài tập xây dựng nhóm được thiết kế để quản lý xung đột là một cách tuyệt vời để thực hiện điều này.

10. Tuyển dụng để tăng cường sự gắn kết trong nhóm

Trước hết, hãy luôn ghi nhớ sự gắn kết của nhóm khi tuyển dụng. Điều đó không có nghĩa là bạn nên tuyển dụng những người có quan điểm giống nhau. Ngược lại, đã có nhiều bằng chứng cho thấy các nhóm đa dạng sẽ tốt hơn cho kinh doanh.

Tuy nhiên, động lực của nhóm thay đổi mỗi khi có thành viên mới gia nhập. Để tạo ra một nhóm gắn kết, nhà quản lý phải đảm bảo rằng thành viên mới không gây xáo trộn. Tìm kiếm các ứng viên có:

Quan trọng hơn, hãy tuyển dụng và trả lương công bằng. Bất bình đẳng và cảm giác bất công sẽ ảnh hưởng đến sự gắn kết của nhóm.

Xây dựng nhóm gắn kết với các công cụ hợp tác của ClickUp

Để một nhóm có sự gắn kết, cần có sự giao tiếp chu đáo, văn hóa cởi mở và không gian làm việc hợp tác. ClickUp Teams giúp bạn đạt được tất cả những điều này và hơn thế nữa.

Phần mềm quản lý dự án ClickUp được thiết kế để trở thành ứng dụng duy nhất đáp ứng mọi nhu cầu kinh doanh, bất kể loại công việc. Các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ giúp sắp xếp đơn đặt hàng trong dự án, tạo sự rõ ràng.

Các bình luận giúp thúc đẩy các cuộc hội thoại cởi mở. Bảng trắng và Bản đồ Tư duy giúp giải quyết vấn đề và động não một cách hợp tác.

ClickUp Docs tập trung thông tin liên quan đến dự án và giúp mọi thành viên trong nhóm có thể truy cập. Mục tiêu và bảng điều khiển cung cấp cho mọi người khả năng hiển thị cần thiết để thúc đẩy dự án tiến lên. Xây dựng một nhóm gắn kết với ClickUp. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay.