Sẵn sàng hành động ngay lập tức: Hướng dẫn chi tiết về các nhóm Tiger

Chắc hẳn bạn đã từng nghe câu nói "Houston, chúng ta có vấn đề."

Nhưng còn các nhóm Tiger thì sao? 🐅

Được đặt tên trong bài báo năm 1964, Quản lý chương trình trong thiết kế và phát triển, các nhóm Tiger trở nên nổi tiếng nhờ NASA, cơ quan đã thành lập một nhóm để điều tra sự cố của Apollo 13 và đưa các phi hành gia về an toàn. 🌕

Nhóm công việc này đã giành được Huân chương Tự do của Tổng thống cho công việc của họ. Mặc dù chúng tôi không thể đảm bảo mức độ công nhận tương tự, nhưng chúng tôi chắc chắn có thể giúp bạn xây dựng phương pháp tiếp cận nhóm Tiger phù hợp với nhu cầu của tổ chức để bạn đạt được thành công.

Kể từ nhiệm vụ lên Mặt Trăng năm 1970, các cơ quan chính phủ và doanh nghiệp trên toàn thế giới đã triển khai các nhóm Tiger để duy trì hoạt động trơn tru. Phương pháp tiếp cận đa dạng và chuyên môn cao của nhóm Tiger được tạo ra với mục đích duy nhất là giải quyết một vấn đề cụ thể (và thường phức tạp) đang gây khó khăn cho tổ chức lớn hơn.

Giống như bất kỳ chiến lược đã được chứng minh nào, việc thành lập một nhóm Tiger hoàn hảo cũng là một nghệ thuật. Nhưng với các công cụ phù hợp, chúng tôi tin tưởng rằng bạn có thể sử dụng phương pháp này để mang lại lợi ích tối đa. Hãy theo dõi chúng tôi để khám phá mọi thứ bạn cần biết về các nhóm Tiger trước khi thành lập một nhóm trong tổ chức của mình.

Tìm hiểu xem chúng là gì, lợi ích của chúng, các phương pháp hay nhất và cách Phó chủ tịch tiếp thị của ClickUp sử dụng các nhóm Tiger để thúc đẩy thành công.

Nhóm Tiger là gì?

Nhóm Tiger là một nhóm nhỏ gồm các chuyên gia đa chức năng trong tổ chức của bạn, họ hợp sức để giải quyết một vấn đề phức tạp. Khác với nhóm giải quyết vấn đề thông thường, nhóm Tiger không chỉ tìm ra giải pháp mà còn phát triển các hệ thống để triển khai giải pháp một cách hiệu quả.

Các nhóm Tiger được thành lập theo một trong hai cách sau:

Cách tiếp cận bạn chọn phụ thuộc vào bản chất của mục tiêu và thời gian bạn có để đạt được mục tiêu đó. Có thể các thành viên trong nhóm Tiger của bạn họp thường xuyên trong một thời gian dài hoặc thường xuyên trong một khoảng thời gian giới hạn. Dù vậy, nhóm phải có khả năng thay đổi hướng đi và hành động nhanh chóng nếu cần.

Các nhóm Tiger nên bao gồm các thành viên từ các bộ phận hoặc nhánh khác nhau trong tổ chức của bạn để đóng góp một phạm vi rộng các kỹ năng. Mục tiêu là tạo ra một nhóm tư vấn đa dạng gồm các thành viên cấp cao, những người mang đến nhiều năm kinh nghiệm, chuyên môn và quan điểm cho bảng.

Điều này giúp nhóm Tiger của bạn có vị trí độc đáo để phát hiện các điểm nghẽn, lĩnh vực quan tâm và giải pháp mà nhóm bình thường có thể bỏ qua. Tất cả là về việc tận dụng các kỹ năng và kiến thức tập thể của các chuyên gia nội bộ để xác định các giải pháp sáng tạo và kế hoạch hành động cho các vấn đề mà doanh nghiệp của bạn đang gặp phải.

Nghe có vẻ đơn giản, phải không? Không hẳn—nhưng kết quả đạt được hoàn toàn xứng đáng.

Những thách thức và lợi ích đằng sau phương pháp tiếp cận nhóm Tiger

Các cấp trên của bạn sẽ là những người đầu tiên cho bạn biết rằng làm việc nhóm liên chức năng là một thách thức liên tục. Đây cũng là nền tảng của bất kỳ nhóm Tiger thành công nào.

Nếu được thực hiện đúng, sự hợp tác liên chức năng sẽ loại bỏ sự cô lập giữa các nhóm, khuyến khích sự sáng tạo, thúc đẩy mối quan hệ công việc lành mạnh và tăng năng suất. Nhưng khi không thành công, một nhóm liên chức năng có thể nhanh chóng cảm thấy như có quá nhiều đầu bếp trong bếp.

Amrita Mathur, Phó chủ tịch phụ trách tiếp thị tại ClickUp, biết tất cả về những thử thách, khó khăn và lợi ích đáng kể của các nhóm Tiger. Đây là một trong những chiến lược quan trọng mà cô ấy đã mang từ Superside sang ClickUp, nơi cô ấy đã phát triển công ty từ con số 0 lên 45 triệu đô la doanh thu thường niên (ARR) chỉ trong bốn năm.

Bí quyết của cô ấy là gì? Phân tích cuộc họp chiến lược để giữ cho mọi thành viên cần biết thông tin luôn được cập nhật, đồng thời duy trì văn hóa làm việc từ xa lành mạnh.

Phần thưởng: Đọc bài phỏng vấn của Amrita với Growth Sprints để biết chi tiết về các chiến lược họp và hợp tác hàng đầu đã giúp Superside phát triển.

Phá bỏ các rào cản trong nhóm hoặc doanh nghiệp của bạn không phải là việc làm một lần là xong, mà là một quá trình đòi hỏi sự kiên nhẫn, nhất quán và nỗ lực có chủ đích. Nếu không, các rào cản trong nhóm của bạn sẽ quay trở lại và thường ăn sâu hơn vào tổ chức của bạn.

Đảm bảo nhóm Tiger của bạn bao gồm các chuyên gia có kỹ năng và kinh nghiệm nhất là cách tốt nhất để đối phó với thách thức này. Nhóm kỹ thuật được lựa chọn sẽ có kinh nghiệm dày dặn trong công việc liên chức năng và có thể nhanh chóng xóa bỏ mọi rào cản giao tiếp để giải quyết các trở ngại mới ngay từ đầu.

Điều này cực kỳ quan trọng đối với lãnh đạo, đặc biệt trong cấu trúc làm việc từ xa không đồng bộ, khi tất cả mọi người có thể tập trung tại một nơi vào cùng một thời điểm mỗi tháng.

Bằng cách duy trì quy mô nhóm nhỏ gọn, nhóm có thể thực hiện các quyết định của mình càng nhanh càng tốt (mà không bị cản trở bởi các quy trình phức tạp hoặc sự phê duyệt của các bên liên quan). Các lợi ích chính khác của một nhóm Tiger hoạt động hiệu quả bao gồm:

Các nhóm Tiger hiệu quả cũng là một trong những cách hiệu quả nhất về chi phí để tối ưu hóa chiến lược nội bộ của bạn. Với hơn một nửa số giám đốc điều hành cho biết hiệu quả sử dụng tài nguyên là ưu tiên hàng đầu của họ trong một nghiên cứu gần đây của ClickUp, phong cách giải quyết vấn đề theo nhóm tập trung này có thể sẽ trở nên phổ biến hơn nữa trong các ngành công nghiệp.

Khi nào nên sử dụng nhóm Tiger

Các nhóm Tiger không xuất hiện hàng ngày. Và vì chúng được cấu trúc theo từng trường hợp cụ thể, rất có thể sẽ không có hai nhóm Tiger nào có cùng thành viên, ngay cả khi không có thay đổi về tổ chức.

Các lực lượng đặc nhiệm này được thành lập để nhắm vào các vấn đề quan trọng cản trở công ty đạt được mục tiêu lớn hơn hoặc hoàn thành dự án có tác động lớn, ví dụ như một lỗi cố chấp khiến khách hàng không thể sử dụng sản phẩm của bạn đúng cách, hoặc một sáng kiến quan trọng liên tục thất bại và bạn cần điều tra một kế hoạch mới để giải quyết vấn đề.

Trước khi bắt đầu áp dụng phương pháp nhóm Tiger, điều quan trọng là phải xem xét liệu chiến lược này có phải là lựa chọn tốt nhất cho tình huống của bạn hay không. Hãy tự hỏi bản thân:

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định liệu đã đến lúc thành lập một nhóm Tiger hay chưa, đồng thời khơi gợi những điểm thảo luận phù hợp để củng cố phạm vi dự án.

Ai là thành viên trong nhóm Tiger của bạn?

Không có quy tắc cứng nhắc nào về việc ai sẽ tham gia đội A của bạn, tất cả phụ thuộc vào phạm vi tổ chức, vấn đề và mục tiêu của bạn.

Các thành viên lý tưởng của bạn là những người dễ làm việc cùng, chủ động và không ngại phá vỡ các quy tắc hoặc thay đổi các phương pháp kinh doanh lâu đời vì lợi ích của công ty.

Tham khảo phần mềm biểu đồ tổ chức của bạn và nhìn xa hơn những nhân viên có thành tích xuất sắc để tìm kiếm những thành viên năng động với phạm vi kinh nghiệm chuyên môn phong phú (cả về kỹ thuật và phi kỹ thuật).

Hãy nhớ rằng các nhóm Tiger gồm hai hoặc ba thành viên là khá phổ biến, mặc dù các dự án phức tạp hơn có thể cần đến các nhóm gồm 10 thành viên trở lên. Tóm lại, một vị trí trong nhóm Tiger của bạn là vô cùng quý giá và những quyết định này cần được đưa ra một cách cẩn thận và cân nhắc kỹ lưỡng.

3 bước để xây dựng nhóm Tiger của bạn

Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với một bộ tiêu chí dựa trên vấn đề mà nhóm Tiger của bạn sẽ được giao và các kỹ năng cần thiết để giải quyết vấn đề đó. Mặc dù bạn muốn giữ quy mô nhóm nhỏ, nhưng đừng ngại suy nghĩ rộng rãi khi tìm kiếm các thành viên tiềm năng, đặc biệt là về chuyên môn của họ.

Thực hiện ba bước đơn giản sau để xây dựng nhóm Tiger với tất cả các thành viên phù hợp:

Bước 1: Xác định vấn đề

Xác định ai, cái gì, ở đâu, tại sao và làm thế nào của vấn đề bạn đang giải quyết trước khi bắt đầu xây dựng nhóm. Sử dụng các yếu tố này để xem xét nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và những gì có thể cần thiết để đạt được giải pháp.

Việc xác định rõ các đặc điểm này sẽ giúp bạn suy nghĩ thấu đáo về những nhóm nào bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi vấn đề này, nhu cầu của dự án và mức độ phức tạp tổng thể. Việc cài đặt các tham số rõ ràng về phạm vi dự án từ sớm sẽ giúp nhóm tập trung vào công việc khi công việc thực sự bắt đầu và tránh các kết quả không cần thiết chồng chất lên dự án, hay còn gọi là phạm vi dự án bị mở rộng.

Bước 2: Xác định các kỹ năng hàng đầu của nhân viên khóa

Một nhóm Tiger cân bằng và hiệu quả bao gồm các chuyên gia giàu kinh nghiệm, hiểu vấn đề từ mọi góc độ, bao gồm rủi ro, lợi ích và trở ngại. Với một vấn đề rõ ràng trong đầu, hãy tự hỏi bản thân:

Các dự án kỹ thuật hơn có thể cần sự hỗ trợ thêm từ nhóm kỹ sư hoặc sản phẩm của bạn, nhưng sự đa dạng là rất quan trọng.

Quá nhiều thành viên có chuyên môn quá giống nhau hoặc quá chuyên sâu sẽ làm chậm tiến độ, tạo ra những điểm mù trong logic của nhóm và có khả năng loại trừ những quan điểm quý giá khỏi cuộc hội thoại. Thay vào đó, hãy nhìn xa hơn tiêu đề công việc để thành lập một nhóm có nền tảng, thế mạnh và sự hiểu biết về vấn đề đa dạng.

Bước 3: Quyết định ai sẽ dẫn dắt

Khi các thành viên đã sẵn sàng, đã đến lúc chỉ định trưởng nhóm Tiger.

Người này sẽ đóng vai trò là người điều hành nhóm, phát ngôn viên và người tài trợ cho các nguồn lực bổ sung nếu cần. Nói một cách đơn giản, đây là một vai trò rất quan trọng và có thể là yếu tố quyết định đến việc nhóm Tiger của bạn có đạt được mục tiêu hay không.

Một nghiên cứu cho thấy 76% các nhóm đa chức năng thành công được khảo sát có một điểm chung: tiếng nói quản lý mạnh mẽ trong nhóm.

Trưởng nhóm Tiger có thể có quyền quyết định cuối cùng về các quyết định quan trọng của nhóm, nhưng họ cũng phải khuyến khích sự tham gia, trao đổi cởi mở và hợp tác của tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu không làm được điều này, kết quả có thể là các giải pháp bị bỏ sót hoặc vấn đề không được giải quyết.

Các phương pháp hay nhất và chiến lược của nhóm Tiger

Alexa, phát bài "Eye of the Tiger" của Survivor.

Bây giờ chúng ta đã tìm hiểu những kiến thức cơ bản và bối cảnh chung, hãy cùng đi sâu vào các chiến lược và phương pháp hay nhất để dẫn dắt nhóm Tiger của bạn đến chiến thắng:

Áp dụng các phương pháp này từ sớm sẽ đảm bảo nhóm Tiger của bạn duy trì định hướng chiến lược trong suốt quá trình giải quyết vấn đề và ngăn chặn phạm vi dự án bị mở rộng khiến nhóm lạc hướng, cũng như các sai lầm phổ biến khác. Tuy nhiên, nguồn lực lớn nhất cho một nhóm Tiger bất kể kích thước hay ngành nghề là đầu tư vào phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ để lưu trữ công việc của họ.

Phát triển nhóm Tiger của bạn hơn nữa với ClickUp

Đối với các nhóm làm việc hoàn toàn từ xa hoặc hoàn toàn không đồng bộ, điều quan trọng là phải dành một không gian cho các thành viên nhóm Tiger kết nối, hợp tác và thực hiện những ý tưởng tốt nhất của họ. Đề xuất của chúng tôi? ClickUp.

Các giải pháp quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp được trang bị đầy đủ các công cụ cần thiết để phát triển hiệu quả các giải pháp cho các vấn đề ở mọi quy mô. Với khả năng phân công các mục hành động, chỉnh sửa tài liệu, sắp xếp lịch trình, lập kế hoạch dòng thời gian và theo dõi tiến độ, ClickUp phản ánh sự sôi nổi và hiệu quả của các phiên brainstorming trực tiếp trong một nền tảng cộng tác duy nhất — và hơn thế nữa.

Các nhóm trong các ngành công nghiệp khác nhau tin tưởng vào ClickUp vì tính linh hoạt, bộ tính năng phong phú và phạm vi tích hợp để kết nối công việc của họ từ hầu hết mọi ứng dụng. Ngoài ra, Thư viện Mẫu phong phú giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh Không gian Làm việc và bắt tay ngay vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.

Nhưng đừng chỉ tin lời chúng tôi, hãy tự mình trải nghiệm khi đăng ký ClickUp ngay hôm nay.