Bạn đã bao giờ cảm thấy không rõ ai đang làm việc gì trong một dự án chưa?
Phản ứng mặc định sẽ là triệu tập một cuộc họp khẩn cấp và hy vọng mọi việc sẽ suôn sẻ. Khi mọi người cùng hướng tới một mục tiêu, trách nhiệm thường trở nên mờ nhạt. Sự mờ nhạt trong trách nhiệm, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp hoặc bất thường, dẫn đến sự chồng chéo trong việc sử dụng nguồn lực.
Giải pháp hoàn hảo cho tình trạng này là thỏa thuận làm việc nhóm.
Từ tính sẵn sàng đến tập trung nỗ lực cá nhân, các tài liệu này tạo ra sự tin tưởng và sự thống nhất về chiến lược.
Bạn muốn tạo ra một cấu trúc và tăng năng suất? Bài viết này giải thích tất cả những gì bạn cần biết về lý do tại sao bạn cần một thỏa thuận làm việc nhóm và cách tạo ra một thỏa thuận như vậy.
Thỏa thuận làm việc nhóm là gì?
Thỏa thuận công việc là một hợp đồng nhóm do người lãnh đạo tạo ra để xác định cách các thành viên sẽ hợp tác hiệu quả. Thỏa thuận này đặt ra các kỳ vọng về giao tiếp, ra quyết định và trách nhiệm.
Thỏa thuận làm việc nhóm hiệu quả đạt được các mục đích sau:
- Vạch ra các quy trình và thủ tục cụ thể mà nhóm sẽ tuân theo để đạt được các kết quả dự án, bao gồm mọi thứ từ giao thức liên lạc đến phương pháp ra quyết định
- Đảm bảo mọi người hiểu và đồng ý về mục tiêu, giá trị và cách tiếp cận công việc chung của nhóm
- Cung cấp một khuôn khổ để giải quyết các xung đột và thách thức tiềm ẩn trước khi chúng leo thang
Các thành phần chính của thỏa thuận làm việc nhóm
Sau khi đã nắm được những kiến thức cơ bản, dưới đây là các thành phần quan trọng của một thỏa thuận làm việc nhóm hiệu quả mà bạn có thể sử dụng để xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả và linh hoạt:
Vai trò và trách nhiệm
Khi phạm vi dự án đã được xác định, bước đầu tiên là xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án hoặc nhóm. Điều này đặc biệt hữu ích trong quá trình nhập môn, đảm bảo mọi người hiểu mục tiêu của mình và tránh nhầm lẫn hoặc trùng lặp giữa các thành viên cũ và mới.
Ngoài ra, hãy bao gồm quy trình phân công lại công việc hoặc hệ thống đại diện để sự sẵn sàng làm việc không ảnh hưởng đến hiệu suất.
Đọc thêm: Giải thích về các vai trò trong phương pháp Agile
Giao tiếp và quy trình công việc
Phần thứ hai của mọi thỏa thuận làm việc nhóm là thiết lập cách thức giao tiếp với nhau. Điều này bao gồm các kênh giao tiếp ưa thích, thời gian phản hồi và quy trình báo cáo lên cấp trên đối với các vấn đề khẩn cấp.
Thỏa thuận làm việc nhóm cũng phải có phần chi tiết về lịch làm việc, thời gian làm việc và kế hoạch nghỉ phép để giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực.
Thỏa thuận công việc nên quy định rõ hơn các quy tắc giao tiếp như giọng điệu và ngôn ngữ để các thành viên có cùng quan điểm về các giá trị của tổ chức.
Đọc thêm: Cách tránh hiểu lầm trong môi trường làm việc
Quy trình ra quyết định
Các nhóm dự án thường gặp phải những thay đổi trong quá trình tiến độ dự án: chi phí phải được phê duyệt, quy trình phải được điều chỉnh và nguồn lực phải được sắp xếp lại.
Để giải quyết những vấn đề này một cách suôn sẻ, thỏa thuận nhóm nêu rõ các phương pháp ra quyết định. Các phương pháp này có thể bao gồm phương pháp đồng thuận, bỏ phiếu đa số hoặc chỉ định người ra quyết định.
Nên xác định rõ quy trình xem xét lại quyết định nếu cần thiết. Ngoài ra, một thỏa thuận lý tưởng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tôn trọng quyết định cuối cùng, ngay cả khi có ý kiến trái chiều.
Giải quyết xung đột
Một trong những phần quan trọng nhất của thỏa thuận làm việc nhóm là quy trình giải quyết và xử lý xung đột. Điều này có thể bao gồm chỉ định người hòa giải, các kênh giao tiếp cởi mở hoặc các quy trình đã thiết lập để giảm căng thẳng.
Khuyến khích giải quyết xung đột sớm và trực tiếp. Tạo ra văn hóa tôn trọng, nơi các thành viên cũ và mới cảm thấy thoải mái khi bày tỏ quan ngại mà không sợ bị trả thù, để ngăn ngừa hiểu lầm.
Hướng dẫn cuộc họp
Không ai muốn tham gia một cuộc họp vô bổ. Thỏa thuận làm việc nhóm thiết lập cách thức tiến hành các cuộc họp nhóm, bao gồm tần suất, truyền đạt chương trình nghị sự, quản lý thời gian và quy tắc tham gia để đảm bảo các cuộc họp hiệu quả và tập trung.
Cân nhắc phân công các vai trò như người chấm công, người điều phối hoặc người ghi chú.
Đọc thêm: Quy tắc ứng xử trong cuộc họp Zoom
Cách tạo thỏa thuận làm việc nhóm
Dưới đây là hướng dẫn sáu bước để tạo thỏa thuận làm việc nhóm nhằm thúc đẩy sự hợp tác và sự hiểu biết chung về các quy tắc của nhóm. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu cách Giải pháp quản lý tài nguyên của ClickUp giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ.
Bước 1: Thu thập ý kiến
Để tạo thỏa thuận công việc, hãy bắt đầu bằng cách thu thập ý kiến từ tất cả các thành viên trong nhóm. Việc thu thập thông tin này giúp các quản lý nhóm xem xét quan điểm và mối quan tâm của mọi người và thúc đẩy ý thức quyền sở hữu.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên xem xét để tối ưu hóa quy trình:
- Phương pháp giao tiếp nào phù hợp nhất với mọi người?
- Giờ làm việc và thời gian làm việc ưu tiên là gì?
- Bạn có mong muốn gì cho dự án hoặc hồ sơ này không?
- Nhóm muốn xử lý xung đột hoặc bất đồng như thế nào?
- Quy trình ra quyết định nào được ưa chuộng?
- Các thành viên trong nhóm cần hỗ trợ gì từ nhau để đạt được mục tiêu của nhóm?
Các ý kiến đóng góp nên được thu thập thông qua trò chuyện trực tiếp hoặc biểu mẫu phản hồi. ClickUp cung cấp các công cụ nền tảng chuyên dụng để thực hiện việc này một cách dễ dàng.
ClickUp Chat là một nền tảng trò chuyện tuyệt vời giúp đơn giản hóa việc thu thập ý kiến từ các thành viên trong nhóm. Nếu bạn muốn có cái nhìn chi tiết hơn, hãy gắn thẻ người có liên quan và bắt đầu cuộc thảo luận ngay lập tức.
Bắt đầu một cuộc thảo luận nhóm hoặc tạo một nhiệm vụ theo dõi cũng rất dễ dàng trong Trò chuyện ClickUp, khiến nó trở thành công cụ lý tưởng để xem xét hoặc đàm phán các điều khoản cụ thể trong thỏa thuận làm việc.
Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng Nhận xét được chỉ định trong ClickUp để chia sẻ ý kiến của họ về các điều kiện hoặc nội dung cụ thể trong thỏa thuận. Sau đó, trưởng nhóm sẽ giải quyết vấn đề và xây dựng sự đồng thuận.
ClickUp Forms là sự lựa chọn lý tưởng cho các nhà quản lý muốn có thông tin đầu vào rõ ràng và đơn giản. Công cụ này cho phép bạn tạo biểu mẫu có thể chia sẻ với các câu hỏi chuẩn hóa. Điều này giúp việc thu thập dữ liệu trở nên tương đối đơn giản và giúp bạn hình dung thông tin đầu vào.
Công cụ này dễ sử dụng và hấp dẫn về mặt thị giác, giúp việc chia sẻ ý kiến trở thành một trải nghiệm thú vị cho tất cả mọi người.
Bước 2: Xác định kỳ vọng
Với những ý kiến thu thập được, bước tiếp theo là xác định rõ ràng những kỳ vọng.
Tại sao? Cài đặt ranh giới trong giao tiếp, hợp tác suôn sẻ hơn và hiệu suất giúp nhóm tập trung và đảm bảo nỗ lực của họ đóng góp vào mục tiêu chung.
Thông báo rõ ràng các kỳ vọng cho nhóm và giải thích lý do để xây dựng lòng tin và ngăn ngừa những hiểu lầm trong tương lai.
Ở giai đoạn này, sẽ rõ ràng liệu các mục tiêu kinh doanh có quá tải cho nhóm hay không. Kết hợp các đề xuất về kế hoạch nhân lực hoặc đào tạo bổ sung để trình lên các nhà ra quyết định cấp cao.
Bước này cũng bao gồm việc chuyển các kỳ vọng vào bản thảo thỏa thuận làm việc nhóm. Vì vậy, điều quan trọng là phải có sẵn một công cụ tài liệu hợp tác. Công cụ chuyên dụng của ClickUp thực hiện công việc này một cách dễ dàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm tính năng chỉnh sửa cộng tác, các tùy chọn định dạng phong phú và tài liệu toàn diện, ClickUp Docs là công cụ dành cho bạn.
Với ngôn ngữ markdown, ClickUp cho phép bạn tạo băng rôn, nhãn và văn bản được định dạng rõ ràng, giúp mỗi điều khoản trong thỏa thuận của bạn dễ hiểu. Sử dụng tính năng chỉnh sửa trực tiếp, lập bản đồ kỳ vọng cùng nhóm của bạn và làm việc hướng tới một tầm nhìn chung.
Nếu bạn có các điểm cần theo dõi, hãy chuyển ghi chú thành nhiệm vụ trong Nhiệm vụ ClickUp và phân công chúng. Ngoài ra, Tài liệu ClickUp cho phép bạn thêm các trang con trong cùng một tài liệu để giữ cho thỏa thuận làm việc cuối cùng của nhóm có cấu trúc và gọn gàng.
Nếu bạn thấy việc ghi chép kỳ vọng là dễ dàng nhưng muốn cải thiện kỹ năng viết, ClickUp cũng có tính năng công cụ AI chuyên dụng.
ClickUp Brain là trợ lý viết và chỉnh sửa AI tối ưu để soạn thảo thỏa thuận và tóm tắt. Công cụ này được tích hợp vào ClickUp Docs để giúp bạn tinh chỉnh kỳ vọng và ghi chú của mình.
AI còn chia sẻ thêm thông tin chi tiết về những công việc hoặc thành phần nào trong thỏa thuận nhóm của bạn đang chờ xử lý. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình theo dõi và giúp bạn phát hiện sớm các điểm nghẽn.
Bước 3: Ghi chép thỏa thuận
Với bản đồ kỳ vọng và bản thảo đã sẵn sàng, bước thứ ba là ghi chép thỏa thuận để xem xét và hoàn thiện.
Chia sẻ bản nháp với nhóm để xem xét và thảo luận. Cho phép nhóm của bạn đặt câu hỏi và cung cấp phản hồi. Nếu một số ý tưởng không khả thi, hãy giải thích lý do và đề xuất ngày xem xét lại, cho nhóm thấy rằng bạn đã ghi nhận mối quan tâm của họ.
Việc hoàn thiện thỏa thuận thành một văn bản chính thức sau quá trình xem xét thể hiện cam kết của bạn trong việc đáp ứng nhu cầu của tất cả các thành viên trong nhóm. Điều này cũng duy trì tính minh bạch và cấu trúc trong quá trình này.
ClickUp Docs cho phép bạn chia sẻ bản thảo thỏa thuận ngay lập tức bằng các liên kết an toàn và quyền truy cập tùy chỉnh. Hãy thoải mái xem xét và cập nhật nhiều lần cho đến khi đạt được sự đồng thuận tốt nhất có thể.
Tuy nhiên, việc tạo ra một tiêu chuẩn từ đầu là rất tẻ nhạt. ClickUp giúp bạn tiết kiệm thời gian với các mẫu thỏa thuận làm việc nhóm sẵn sàng sử dụng.
Mẫu Thỏa thuận công việc của ClickUp là một khung mẫu được thiết kế sẵn để tiết kiệm thời gian và tạo ra một thỏa thuận toàn diện. Mẫu này có các không gian sẵn sàng để điền, thể hiện một cách sáng tạo lịch trình làm việc, nguyện vọng nghề nghiệp và nhiều nội dung khác liên quan đến mục tiêu của nhóm.
Một điểm nổi bật khác là mẫu này có chú thích sẵn, giúp các thành viên mới trong nhóm dễ hiểu.
Khung công việc được thiết kế sẵn cũng có các trạng thái công việc tùy chỉnh và chế độ xem tùy chỉnh để đơn giản hóa việc hoàn thành công việc, sự phối hợp và hợp tác.
Bước 4: Xem xét và sửa đổi
Sau khi thỏa thuận công việc được hoàn thiện, hãy theo dõi để cải tiến liên tục. Việc thường xuyên xem xét lại thỏa thuận là rất quan trọng nếu nhóm của bạn có những vấn đề cần giải quyết hoặc nếu có những thay đổi trong động lực của nhóm hoặc lực lượng lao động.
Việc đánh giá giúp bạn nắm bắt nhu cầu của nhóm và đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Tiến hành các cuộc họp đánh giá thường xuyên để đảm bảo mọi việc diễn ra theo kế hoạch. Bạn có thể thiết lập một nhiệm vụ định kỳ trong ClickUp để đảm bảo việc này không bị bỏ sót trong guồng quay công việc hàng ngày.
Dưới đây là một số bước cần thực hiện trong các cuộc họp này để thúc đẩy cải tiến:
- Đặt ra chương trình làm việc rõ ràng và chia sẻ trước để các cuộc thảo luận tập trung vào vấn đề chính
- Giải quyết mọi vấn đề còn tồn đọng từ cuộc họp trước
- Thu thập phản hồi về những gì đang hiệu quả và những gì cần điều chỉnh
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến và đề xuất của họ
- Ghi lại các mục hành động và phân công trách nhiệm để đảm bảo trách nhiệm giải trình
Theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với thỏa thuận làm việc sau các cuộc họp đánh giá với sự trợ giúp của lịch sử phiên bản trong ClickUp Docs.
Bước 5: Giám sát việc tuân thủ
Giờ đây, khi thỏa thuận công việc đã sẵn sàng và cơ chế đánh giá đã được thiết lập, lợi ích thực sự sẽ đến từ việc theo dõi tác động và hiệu suất của nó.
Bước thứ năm tập trung vào việc thúc đẩy tuân thủ thỏa thuận công việc. Sử dụng bảng điều khiển để theo dõi tiến độ một cách trực quan và hiểu rõ hơn về hiệu suất của từng cá nhân và nhóm.
Ngoài ra, hãy thiết lập thông báo để thông báo cho toàn bộ nhóm về thời hạn và cập nhật. Việc giám sát cũng thúc đẩy sự tin cậy và quyền sở hữu chủ đề giữa các thành viên trong nhóm.
ClickUp cung cấp công cụ bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để nâng cao khả năng trực quan hóa và hợp lý hóa quá trình theo dõi.
ClickUp Dashboards là một công cụ trực quan hóa mạnh mẽ cho các nhóm theo dõi tiến độ và hiệu suất thời gian thực. Bản đồ các chỉ số chính với hình ảnh trực quan ấn tượng, giúp dễ dàng theo dõi các khía cạnh thiết yếu của thỏa thuận công việc.
Cùng với các biểu đồ và đồ thị có thể tùy chỉnh để giúp nhóm của bạn nhanh chóng nắm được tiến độ, Bảng điều khiển ClickUp nêu bật trách nhiệm và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Bước 6: Tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp
Bước cuối cùng trong một thỏa thuận làm việc nhóm hiệu quả là tạo điều kiện cho sự giao tiếp cởi mở.
Thực hiện điều này bằng cách khuyến khích các thành viên khác trong nhóm chia sẻ phản hồi và thảo luận về những thách thức thường xuyên. Nếu cần, hãy dành một khoảng thời gian cố định trong lịch hàng tuần.
Các công cụ cộng tác như ClickUp Comments và Mentions giúp mọi người cảm thấy được lắng nghe và tham gia vào quá trình cải tiến liên tục, đồng thời tạo ra một môi trường minh bạch.
Đọc thêm: Giao tiếp quá mức trong công việc
Lợi ích của thỏa thuận làm việc nhóm
Bây giờ bạn đã biết cách tạo thỏa thuận nhóm. Dưới đây là những lợi ích của việc thực hiện một thỏa thuận hiệu quả:
Tăng hiệu quả và năng suất
Như đã đề cập trước đó, thỏa thuận nhóm cung cấp những kỳ vọng rõ ràng và quy trình làm việc hợp lý. Làm rõ vai trò, trách nhiệm và phương thức giao tiếp ưa thích giúp giảm thiểu hiểu lầm và sự phân tâm để hợp tác hiệu quả.
Sự thống nhất này giúp tăng hiệu quả và đảm bảo mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung, từ đó nâng cao năng suất tổng thể.
Tăng cường sự tin tưởng và hợp tác
Các quy tắc cơ bản về giao tiếp và hợp tác tôn trọng khuyến khích đối thoại cởi mở trong nhóm. Bạn tạo niềm tin bằng cách làm rõ những gì các thành viên trong nhóm nên mong đợi từ nhau, thúc đẩy quá trình xây dựng nhóm.
Một tài liệu thỏa thuận công việc cũng thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau và tạo ra môi trường hỗ trợ, nơi mọi người đều cảm thấy được trân trọng.
Xem thêm: Xây dựng môi trường làm việc hợp tác
Tự chủ và quyền sở hữu cao hơn
Khi trách nhiệm được vạch ra trên bản đồ, mỗi thành viên trong nhóm sẽ được trao quyền sở hữu phạm vi công việc của mình. Bạn tạo ra sự tự chủ, dẫn đến tăng động lực và tư duy chủ động. Với các hướng dẫn rõ ràng, nhiều nhóm có thể hoạt động độc lập trong khi vẫn phù hợp với các mục tiêu chung.
Nâng cao hiệu suất
Ngoài quyền sở hữu và quyền tự chủ, nhu cầu quản lý vi mô cũng giảm bớt. Các tiêu chuẩn và kỳ vọng cụ thể cũng tạo ra các mục tiêu rõ ràng, xác định vai trò và tăng cường sự tập trung.
Khi những nỗ lực này được tập trung, các thành viên trong nhóm có thể hình dung được tác động của họ đối với kết quả chung. Kiến thức này khuyến khích mọi người làm việc hết sức mình, dẫn đến hiệu suất được cải thiện và động lực để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Đọc thêm: Cách xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả cao
Thúc đẩy sự hợp tác và thỏa thuận làm việc nhóm với ClickUp
Thỏa thuận làm việc nhóm hướng dẫn các nhóm linh hoạt hướng tới mục tiêu và hướng đi đúng đắn. Sự tập trung được cải thiện thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh, tính liên tục và năng suất của nhóm lên một tầm cao mới.
Mặc dù chúng tôi đã phác thảo các bước để tạo thỏa thuận làm việc, nhưng việc sử dụng các công cụ phù hợp cũng quan trọng không kém. Thỏa thuận làm việc nhóm phát triển nhờ sự hợp tác và giám sát, những lĩnh vực mà ClickUp rất xuất sắc.
Với các tính năng bao gồm quản lý công việc, tài liệu và hình ảnh trực quan ấn tượng, ClickUp sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và dẫn dắt nhóm của bạn đi theo hướng rõ ràng cho các thỏa thuận công việc!