Cách giải quyết xung đột trong nhóm một cách chuyên nghiệp tại nơi làm việc

Hầu hết các nhà lãnh đạo cho rằng xung đột là điều sai trái — họ tránh né và cảm thấy không thoải mái khi đối mặt với xung đột. Khi biết về xung đột trong nhóm, họ có thể bỏ qua hoặc nói: "Hãy giải quyết riêng tư. "

Điều quan trọng cần nhận ra là xung đột là một phần của cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta. Với lực lượng lao động ngày càng đa dạng, bao gồm nhiều thế hệ, giới tính, chủng tộc và văn hóa, xung đột trong nhóm là điều không thể tránh khỏi.

Nhưng xung đột trong nhóm chính xác là gì?

Xung đột được định nghĩa là sự va chạm giữa các ý tưởng, quan điểm hoặc tính cách trong một nhóm cá nhân làm việc cùng nhau. Xung đột có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như tranh cãi về thời hạn hoàn thành công việc, bất đồng về quy trình làm việc hoặc mâu thuẫn do đạo đức cá nhân.

Theo báo cáo Xung đột tại nơi làm việc, các nhà quản lý dành hơn 4 giờ mỗi tuần để quản lý và giải quyết xung đột tại nơi làm việc. Điều này dẫn đến sự sụt giảm năng suất của toàn bộ lực lượng lao động.

Vì vậy, cho dù bạn là quản lý cấp cơ sở hay cấp cao, hiểu cách quản lý xung đột hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công của nhân viên và tổ chức.

Bài đăng trên blog này sẽ hướng dẫn bạn cách giải quyết xung đột tại nơi làm việc và tiết lộ các chiến lược giao tiếp và kỹ năng quản lý xung đột cần thiết để giải quyết xung đột thành công.

Các loại xung đột trong nhóm

Các tác động tiêu cực của xung đột trong nhóm dẫn đến gián đoạn công việc, dự án thất bại, năng suất giảm và tinh thần nhóm xuống thấp, đó là lý do tại sao không nên bỏ qua xung đột. Các loại xung đột phổ biến tại nơi làm việc bao gồm:

1. Thói quen làm việc mâu thuẫn

Mỗi nhân viên có một phong cách làm việc khác nhau. Trong khi hầu hết thích hợp tác với đồng nghiệp và làm việc theo nhóm, một số người lại thích làm việc một mình.

Một số nhân viên rất đúng giờ và hoàn thành công việc đúng hạn, trong khi những người khác lại chờ đến phút chót mới bắt đầu. Những khác biệt này có thể gây ra mâu thuẫn trong động lực của nhóm, đặc biệt là khi có mục tiêu chung phải hoàn thành trong thời gian nhất định.

2. Xung đột tính cách

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao bạn không thích làm việc với một số người, dù bạn đã cố gắng rất nhiều? Bạn không thích họ và thường tránh xa họ. Tính cách là sự kết hợp của các phẩm chất hoặc đặc điểm tạo nên nét đặc trưng của một cá nhân.

Xung đột vì lý do này rất phổ biến ở nơi làm việc và xảy ra khi hai hoặc nhiều nhân viên có thái độ, nền tảng kinh tế xã hội hoặc quan điểm sống không tương thích.

3. Giao tiếp kém

Vấn đề giao tiếp xảy ra khi có sự khác biệt giữa những gì được nghe hoặc nói, cho dù đó là giữa các thành viên trong nhóm, giữa nhân viên hoặc giữa quản lý. Ví dụ, bạn có thể đặt thời hạn cho nhóm của mình nộp báo cáo hàng tháng vào thứ Sáu để bạn có thể xem xét và gửi tiếp.

Tuy nhiên, một số nhân viên có thể nghĩ rằng họ có thời gian đến tận đêm khuya để hoàn thành công việc, dẫn đến việc trì hoãn công việc. Sự không phù hợp về thời hạn này bắt nguồn từ việc giao tiếp kém.

Đôi khi, xung đột giữa nhân viên và quản lý có thể phát sinh do sự không ưa nhau thực sự. Điều này có thể khiến người đó không tuân theo hướng dẫn hoặc không đưa ra đơn đặt hàng rõ ràng, dẫn đến giao tiếp kém.

4. Sự khác biệt trong lãnh đạo

Mỗi người có cách lãnh đạo nhóm riêng. Một số nhà lãnh đạo có uy quyền, trong khi những người khác khuyến khích giao tiếp cởi mở và rất hòa đồng. Không phải tất cả các phong cách lãnh đạo đều phù hợp với từng thành viên trong nhóm.

Ví dụ, trong các doanh nghiệp sản xuất có rủi ro tài chính và hoạt động cao, một nhà lãnh đạo thoải mái về thời hạn cuộc họp có thể gây ra sự hỗn loạn trong nhân viên và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

Mặt khác, một nhà lãnh đạo chỉ huy một công ty tiếp thị, nơi giao tiếp cởi mở là điều tối quan trọng, có thể tạo ra một môi trường làm việc hạn chế. Điều này có thể làm nản lòng việc phản hồi, hợp tác nhóm và tự do sáng tạo, làm giảm tinh thần và chất lượng công việc.

5. Bạo lực và quấy rối

Mặc dù nhận thức ngày càng tăng, phân biệt đối xử tại nơi làm việc dựa trên tuổi tác, chủng tộc, tôn giáo, quan điểm chính trị, khuyết tật và đặc điểm thể chất vẫn còn tồn tại rất phổ biến.

Các thành viên trong nhóm hoặc quản lý quấy rối hoặc bắt nạt đồng nghiệp hoặc cấp dưới vì những lý do này gây ra xung đột và không khí tiêu cực.

Các phương pháp hay nhất để giải quyết xung đột trong nhóm

Khi có mâu thuẫn tại nơi làm việc, mọi người đều bị ảnh hưởng. Đồng thời, câu nói cổ "sắt mài sắt" thể hiện mặt tích cực của tình huống này.

Khi được xử lý một cách xây dựng, xung đột tại nơi làm việc sẽ mang lại kết quả là tình đồng nghiệp lành mạnh, cải tiến quy trình và sự đổi mới. Sử dụng năm chiến lược quản lý xung đột sau đây để giải quyết vấn đề tại nơi làm việc tốt hơn và nhanh hơn.

1. Thừa nhận xung đột và cho nhóm của bạn biết

Bạn có biết hai đồng nghiệp đã cãi nhau về một công việc cụ thể trong vài tuần qua không? Vấn đề này có thể tự giải quyết. Nhưng nếu điều đó không xảy ra và bạn thấy nó ảnh hưởng đến tiến độ dự án và các thành viên khác trong nhóm, thì đã đến lúc bạn cần phải hành động.

Hãy cho mọi người biết rằng bạn nhận thức được sự tồn tại của mâu thuẫn hoặc căng thẳng và rằng đây là một vấn đề cần được giải quyết một cách hợp tác, không phải là một cuộc chiến để giành chiến thắng.

2. Xác định vấn đề cơ bản và thực hành lắng nghe tích cực

Tìm hiểu nguyên nhân gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên. Có sự xung đột về phong cách làm việc? Họ đang tranh cãi về một khách hàng mới? Có phải là trường hợp quấy rối hoặc phân biệt đối xử tại nơi làm việc?

Lắng nghe cả hai bên để hiểu sơ bộ vấn đề cốt lõi. Sau đó, gặp riêng từng nhân viên và hỏi họ điều gì đang làm họ khó chịu, liệu họ có bằng chứng nào cho thấy người kia có lỗi hay không, và giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề là gì.

Bạn cũng phải nhớ rằng cả hai nhân viên có thể có nhận thức khác nhau về xung đột. Đó là lý do tại sao chúng ta phải đối xử với xung đột một cách khách quan và không đưa ra giả định, đặc biệt là khi có tin đồn lan truyền.

3. Thực hiện điều tra và tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi

Khi bạn đã nghe cả hai bên và ghi chú về xung đột, hãy tự mình điều tra tình hình. Tránh đưa ra phán đoán vội vàng dựa trên cuộc hội thoại ban đầu và loại bỏ thành kiến cá nhân.

Để giải quyết vấn đề một cách khách quan, hãy xem lại các chính sách của công ty trong sổ tay nhân viên. Tuân thủ các quy tắc chung mà mọi nhân viên phải tuân theo mọi lúc để bạn có thể giải quyết vấn đề mà không có sự chủ quan.

Ví dụ, nếu cẩm nang khuyên nên bắt đầu giao tiếp trực tiếp giữa các nhân viên đang mâu thuẫn, hãy lên lịch một cuộc họp hòa giải ngắn.

Đặt ra một chương trình làm việc rõ ràng để giải quyết xung đột về lịch trình và khuyến khích cả hai nhân viên bày tỏ mối quan ngại của mình và lắng nghe nhau.

Nếu họ đang tranh cãi về việc sắp xếp ca làm việc trùng với thời hạn quan trọng của dự án, hòa giải có thể giúp họ tìm ra giải pháp thỏa hiệp, chẳng hạn như thay đổi thứ tự ưu tiên để điều chỉnh dòng thời gian.

Xin lưu ý rằng bạn không phải lúc nào cũng cần một cuốn cẩm nang để giải quyết xung đột và có thể tự nhiên áp dụng các kỹ năng giải quyết xung đột của mình.

4. Ghi chép lại sự việc và theo dõi định kỳ

Ngay cả khi cả hai nhân viên đã đồng ý về một giải pháp, vẫn còn một vài bước nữa trước khi công việc của bạn hoàn thành. Hãy kiểm tra với họ trong vòng một hoặc hai tuần để xem tình hình đã tiến triển như thế nào. Điều này cho thấy bạn đã đầu tư vào việc giám sát vấn đề cho đến khi kết thúc.

Điều này cũng cho mọi người biết rằng những bất đồng trong nhóm sẽ không leo thang hoặc bị che giấu. Điều này cho phép họ thực hiện một số biện pháp phòng ngừa và xây dựng mối quan hệ công việc thân thiện hơn với đồng nghiệp.

Điều quan trọng hơn, hãy ghi chép lại xung đột cụ thể. Hãy xem xét việc ghi lại thông tin sự kiện, chẳng hạn như:

Việc này rất quan trọng để cung cấp cơ sở thực tế cho việc giải quyết, đảm bảo sự công bằng cho cả hai bên và bảo vệ trách nhiệm pháp lý. Nó cũng giúp xác định các mẫu hành vi, cải thiện chính sách nơi làm việc và hỗ trợ việc ra quyết định kỷ luật để tránh xung đột trong tương lai.

5. Đặt ra kỳ vọng và minh bạch bằng cách chủ động giao tiếp

Xây dựng văn hóa nhân viên gắn bó, tôn trọng lẫn nhau và làm việc hiệu quả là ưu tiên hàng đầu của một nhà lãnh đạo. Tạo ra bầu không khí đồng cảm, nơi mọi người cảm thấy được thấu hiểu và trân trọng, ngay cả khi có bất đồng.

Để làm được điều đó, bạn phải quản lý kỳ vọng về những gì bạn mong đợi từ người khác và những gì họ mong đợi từ bạn. Nêu rõ những gì bạn cần từ nhóm của mình hoặc ngược lại. Phần mềm quản lý dự án trả phí hoặc miễn phí có thể giúp ích đáng kể trong vấn đề này.

Phần mềm quản lý dự án ClickUp, ví dụ, cho phép lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên dễ dàng, đồng thời hiển thị tất cả chi tiết dự án và cách chúng phù hợp với mục tiêu của công ty.

Tự động tạo công việc con dựa trên mô tả nhiệm vụ, tóm tắt các chủ đề bình luận bằng ClickUp Brain và viết cập nhật một cách tự động.

Tạo và cộng tác trong các nhiệm vụ với ClickUp Docs và chia sẻ cập nhật với mọi người hoặc riêng tư qua Chế độ xem trò chuyện ClickUp. Bằng cách đó, bạn có thể nhanh chóng đạt được sự đồng thuận và tiến độ trong các dự án của mình với sự rõ ràng giữa tất cả các thành viên trong nhóm.

Khi mọi thứ được công khai trên một nền tảng duy nhất, bạn và nhóm sẽ dễ dàng giao tiếp cởi mở và tự do hơn, giải quyết xung đột ngay khi phát sinh, hoàn thành công việc đúng hạn và kết thúc dự án nhanh chóng.

Vai trò của văn hóa tổ chức trong giải quyết xung đột

Văn hóa tổ chức đề cập đến các giá trị, niềm tin, hành vi và thực tiễn chung hướng dẫn và định hướng hành động của lực lượng lao động.

Nó ảnh hưởng đến những hành vi và kết quả nào được chấp nhận trong công ty và xác định cách nhân viên xử lý xung đột.

Ví dụ, một số nền văn hóa có thể hỗ trợ phong cách thỏa hiệp hoặc thương lượng, trong đó nhân viên thực hiện các sự đánh đổi để đạt được điểm chung. Ngược lại, những nền văn hóa khác có thể sử dụng phong cách nhượng bộ, trong đó một bên nhượng bộ yêu cầu của bên kia vì lo lắng.

Văn hóa tổ chức cũng cho biết những vấn đề hoặc tình huống nào có khả năng gây ra xung đột và cách phân loại chúng.

Ví dụ, một số nền văn hóa có thể nhấn mạnh các xung đột hướng đến mối quan hệ, như xung đột về giá trị hoặc cảm xúc, trong khi những nền văn hóa khác có thể xem bất đồng về tài nguyên, phương pháp hoặc ưu tiên cạnh tranh là xung đột.

Tác động đến tuyển dụng và việc làm

Một văn hóa vững chắc và lành mạnh là động lực thực thi của công ty, khiến nó trở thành tài sản quý giá nhất. Điều này được hỗ trợ bởi thực tế là 65% nhân viên coi văn hóa tổ chức là một trong những lý do chính khiến họ tiếp tục làm việc tại công ty.

Đương nhiên, quá trình tuyển dụng là cơ hội quan trọng để củng cố hoặc dần dần phát triển văn hóa tổ chức bằng cách lựa chọn những cá nhân thể hiện giá trị hiện tại hoặc mang đến những quan điểm mới mong muốn.

Xung đột có thể là kết quả của sự không phù hợp giữa giá trị của nhân viên tiềm năng và giá trị của công ty, cũng như sự thiếu rõ ràng trong truyền đạt các kỳ vọng về văn hóa trong quá trình tuyển dụng.

Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả trong quản lý xung đột nhóm

Giao tiếp trong quản lý xung đột đóng vai trò là biện pháp phòng ngừa sự leo thang và là công cụ để giải quyết vấn đề.

Nó giúp bạn buộc các bên xung đột làm rõ những hiểu lầm, truyền đạt quan điểm của mình và đạt được điểm chung, từ đó mang lại kết quả là sự hợp tác hiệu quả tại nơi làm việc.

Dưới đây là các kỹ thuật và mẹo phổ biến mà bạn có thể áp dụng để giải quyết xung đột trong nhóm của mình:

Kỹ năng lãnh đạo trong giải quyết xung đột nhóm

Học cách giải quyết xung đột là điều cần thiết bất kể vị trí của bạn trong công việc. Là một nhà lãnh đạo, bạn được kỳ vọng sẽ đóng vai trò hòa giải và tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận để tất cả các bên có thể bày tỏ quan điểm của mình mà không sợ bị trả thù.

Do đó, bạn phải phát triển và hoàn thiện một bộ năng lực rộng rãi. Dưới đây là cách thực hiện:

Xung đột trong nhóm là điều tự nhiên, vì vậy bạn là người quản lý/trưởng nhóm cũng phải giải quyết xung đột một cách tự nhiên

Không ai thích sự căng thẳng và khó chịu khi đồng nghiệp xung đột với nhau. Những xung đột như vậy làm giảm năng suất, chất lượng công việc và gây căng thẳng trong cuộc sống văn phòng hàng ngày.

Cuối cùng, sự tận tâm của bạn trong việc giải quyết xung đột đóng vai trò quan trọng. Tranh chấp trong nhóm sẽ chỉ tồn tại nếu có sự can thiệp tích cực từ các nhà quản lý hoặc trưởng nhóm và sự quan tâm thực sự đến việc xây dựng môi trường làm việc hòa thuận.

Chìa khóa là xắn tay áo lên và áp dụng cách tiếp cận thân thiện và thực tế để giải quyết xung đột.

Hơn nữa, việc sử dụng các mẫu kế hoạch giao tiếp và công cụ cộng tác từ xa của ClickUp có thể giúp duy trì sự thống nhất và ngăn ngừa những hiểu lầm liên quan đến công việc.

Bắt đầu với ClickUp. Đăng ký miễn phí và giảm thiểu khả năng xảy ra xung đột trong nhóm.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Làm thế nào để giải quyết xung đột trong nhóm?

Là một nhà lãnh đạo, bạn có thể giải quyết xung đột hiệu quả bằng cách thực hiện năm bước sau:

2. Những chiến lược giải quyết xung đột nào là quan trọng nhất?

Năm chiến lược giải quyết xung đột bao gồm:

3. Công cụ quản lý xung đột nào là tốt nhất?

Phần mềm quản lý dự án ClickUp giúp các nhóm luôn đồng bộ, cho phép họ làm việc hướng tới cùng một mục tiêu mà không có xích mích. Khi có sự giao tiếp hiệu quả trong nhóm và bạn có công cụ để quản lý công việc của mọi người, xung đột sẽ được ngăn chặn hoặc xuất hiện ít hơn đáng kể.