Hãy tưởng tượng: bạn là thành viên của một nhóm phát triển phần mềm, báo cáo cho hai quản lý.
Một người xử lý các vấn đề cụ thể như tiếp thị, bán hàng hoặc kiến trúc dữ liệu, trong khi người kia tập trung vào thời hạn và mục tiêu dự án.
Mặc dù công việc của họ khác nhau, nhưng bạn biết rằng nếu thiếu cả hai, mọi thứ sẽ trở nên hỗn loạn.
Trong sự nghiệp của mình, bạn có thể sẽ làm việc với cả quản lý chức năng và quản lý dự án.
Mỗi người đều mang đến những kỹ năng quan trọng, nhưng điều gì khiến họ trở nên khác biệt? Họ xử lý việc đánh giá hiệu suất, phân bổ nguồn lực và các cột mốc quan trọng như thế nào? 📊
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét sự khác biệt giữa quản lý chức năng và quản lý dự án. Chúng ta cũng sẽ khám phá các kỹ năng của họ và tiết lộ cách các nhiệm vụ hàng ngày của họ đồng bộ để mọi thứ vận hành trơn tru. 🔄
Vai trò của quản lý chức năng và quản lý dự án
Quản lý chức năng là gì?
Hãy tưởng tượng bạn là thuyền trưởng của một con tàu, nhưng thay vì lái cả con tàu, bạn chỉ chịu trách nhiệm về một khu vực quan trọng, như phòng máy hoặc buồng lái.
Đó là việc cần làm của một quản lý chức năng!
Họ tập trung vào một lĩnh vực chức năng cụ thể trong công ty, chẳng hạn như tiếp thị hoặc nhân sự.
Công việc chính của một quản lý chức năng là đảm bảo bộ phận của họ hoạt động trơn tru và hiệu quả. Họ quản lý nhân sự, xử lý các hoạt động hàng ngày và làm việc để đạt được các mục tiêu dài hạn.
Quản lý chức năng chịu trách nhiệm tuyển dụng thành viên mới cho nhóm, đánh giá hiệu suất và đảm bảo mọi người đều có kỹ năng phù hợp để quản lý công việc hiệu quả.
Ảnh hưởng của họ rất quan trọng trong việc điều chỉnh nỗ lực của bộ phận mình với chiến lược tổng thể của tổ chức.
Quản lý dự án là gì?
Mặt khác, quản lý dự án giống như một thuyền trưởng tạm thời cho các mục tiêu khác nhau. Cho dù là giám sát việc ra mắt phần mềm hay lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty, công việc của họ là đưa dự án từ ý tưởng đến hoàn thành.
Từ phát triển sản phẩm mới đến giám sát việc triển khai nâng cấp hệ thống, quản lý dự án là những người hoàn thành công việc!
Họ chịu trách nhiệm giám sát các dự án cụ thể từ đầu đến cuối.
Quản lý dự án phối hợp với các nhóm khác nhau, quản lý tài nguyên và đảm bảo tiến độ dự án.
Nhưng đó chưa phải là tất cả.
Quản lý dự án cũng có nhiệm vụ quản lý rủi ro, phân bổ nguồn lực và đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và công việc của mình.
Để thành công trong vai trò này, quản lý dự án cần có các kỹ năng cứng và mềm, như giải quyết vấn đề và giao tiếp. Những khả năng này rất cần thiết để hướng dẫn nhóm của họ đi đến thành công và điều hướng sự phức tạp của từng dự án.
Đọc thêm: Điều gì làm nên một nhà quản lý dự án giỏi? 10 kỹ năng của nhà quản lý dự án
Sự khác biệt chính giữa quản lý chức năng và quản lý dự án
Nếu bạn muốn biết sự khác biệt giữa trưởng phòng chức năng và quản lý dự án, hãy tưởng tượng hai người quản lý trong một văn phòng bận rộn đang được cải tạo.
Người thứ nhất (trưởng bộ phận chức năng/quản lý chức năng) là giám đốc tài chính, quản lý ngân sách và tài chính. Người thứ hai (quản lý dự án) dẫn dắt việc cải tạo văn phòng và đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Cả hai đều rất quan trọng, nhưng họ tiếp cận công việc của mình theo những cách khác nhau.
Hãy cùng khám phá cách thức mà quyền hạn, trọng tâm, phân bổ nguồn lực và chiến lược quản lý nhóm của họ giúp họ trở nên khác biệt.
Quyền hạn và ra quyết định
Khi nói đến quyền hạn và ra quyết định, quản lý chức năng và quản lý dự án có cách nhìn hơi khác nhau.
Quản lý chức năng thường có quyền hạn lớn hơn đối với các nguồn lực và quyết định trong bộ phận của mình trong một cơ cấu tổ chức hoạt động. Họ xử lý các hoạt động hàng ngày và đảm bảo bộ phận của mình phù hợp với các mục tiêu dài hạn của công ty.
Mặt khác, quản lý dự án thường có nhiều quyền hạn hơn trong các cấu trúc hướng dự án. Điều này đặc biệt đúng trong các tổ chức ma trận mạnh, nơi họ quản lý các nguồn lực dự án và đưa ra các quyết định quan trọng để giữ dự án đi đúng hướng.
Ví dụ, trong một công ty phần mềm, một quản lý chức năng có thể có quyền tuyển dụng các nhà phát triển và phê duyệt ngân sách đào tạo. Ngược lại, quản lý dự án có thể phân bổ lại các nhà phát triển đó cho một dự án ưu tiên cao hơn.
Trong cấu trúc ma trận cân bằng, cả hai nhà quản lý đều chia sẻ quyền hạn, đòi hỏi sự hợp tác để phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Tập trung và mục tiêu
Quản lý chức năng và quản lý dự án có trọng tâm và mục tiêu khác nhau.
Quản lý chức năng tập trung vào việc cải thiện các lĩnh vực của mình, chẳng hạn như tiếp thị hoặc nhân sự. Họ làm việc để cải thiện bộ phận của mình và giúp công ty đạt được mục tiêu theo thời gian.
Ngược lại, quản lý dự án tập trung vào các dự án cụ thể với ngày bắt đầu và kết thúc xác định.
Mục tiêu chính của họ là đạt được các mục tiêu của dự án, quản lý dòng thời gian và đảm bảo hoàn thành thành công.
Tuy nhiên, quản lý chức năng và quản lý dự án thường sử dụng phần mềm và các mẫu sẵn có để đơn giản hóa công việc và theo dõi tiến độ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Lên lịch kiểm tra thường xuyên. Tổ chức các cuộc họp điều phối hai tuần một lần giữa các quản lý chức năng và quản lý dự án. Sử dụng các phiên này để xem xét tiến độ dự án, giải quyết các xung đột tiềm ẩn về nguồn lực và điều chỉnh dòng thời gian nếu cần. Điều này sẽ thúc đẩy tính minh bạch và giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin.
Phân bổ tài nguyên
Quản lý chức năng chịu trách nhiệm quản lý các nguồn lực trong bộ phận của mình.
Họ đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có kỹ năng phù hợp và có thể đóng góp hiệu quả vào các công việc thường ngày và dự án.
Ngoài ra, các quản lý chức năng thường giúp đỡ các thành viên trong nhóm đang làm việc trong các dự án.
Mặt khác, quản lý dự án tập trung vào việc phân bổ nguồn lực trong quản lý dự án. Họ chịu trách nhiệm giám sát nhóm dự án và xác định xem họ có đủ nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án hay không.
💡 Kho lưu trữ mẫu: Sử dụng các mẫu lập kế hoạch tài nguyên trong các nhóm của bạn có thể giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và quản lý ngân sách dự án hiệu quả hơn. Dưới đây là 10 mẫu lập kế hoạch tài nguyên miễn phí trong ClickUp và Excel để bạn bắt đầu.
Chiến lược quản lý nhóm
Quản lý chức năng thường lập kế hoạch dài hạn để quản lý nhóm của mình.
Ví dụ, nếu bộ phận tiếp thị của một công ty đang chuyển sang tiếp thị kỹ thuật số, người quản lý có thể tổ chức các hội thảo về SEO hoặc quảng cáo trên mạng xã hội cho nhóm của mình.
Các nhà quản lý này cũng sử dụng phần mềm quản lý kỹ năng và hệ thống đánh giá hiệu suất để cải thiện hiệu suất của nhóm.
Trong khi đó, quản lý dự án lập kế hoạch quản lý nhóm phù hợp với nhu cầu của dự án.
Hãy xem tình huống sau: một quản lý dự án dẫn dắt việc phát triển một nền tảng thương mại điện tử mới tập hợp một nhóm các nhà thiết kế, nhà phát triển và người kiểm tra.
Với thời hạn gấp rút, kế hoạch của anh ấy nhấn mạnh vào việc nhanh chóng xây dựng sự gắn kết trong nhóm, làm rõ vai trò của từng thành viên và đảm bảo giao tiếp thông suốt. Họ tổ chức các cuộc họp hàng ngày và đánh giá rủi ro thường xuyên để đảm bảo tiến độ và giải quyết vấn đề sớm.
Điều này giúp các quản lý dự án giữ cho nhóm của mình tập trung vào mục tiêu và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và thành công.
Đọc thêm: 15 mẫu quản lý dự án miễn phí 📝
Khi nào nên sử dụng quản lý chức năng và khi nào nên sử dụng quản lý dự án
Chọn đúng người quản lý có thể tạo ra sự khác biệt, cho dù mục tiêu là cải thiện bộ phận trong dài hạn hay quản lý một dự án phức tạp, nhạy cảm về thời gian.
Một số tình huống lý tưởng cho thấy mỗi nhà quản lý phát huy thế mạnh và chuyên môn đặc thù của mình.
Thời điểm tốt nhất để tiếp cận các nhà quản lý chức năng
Nếu bạn cần chuyên môn trong một lĩnh vực chức năng cụ thể, lựa chọn tốt nhất là tìm đến một quản lý chức năng. Quản lý chức năng là trưởng các bộ phận riêng lẻ, hướng dẫn nhóm của họ thực hiện các công việc hàng ngày và mục tiêu dài hạn.
Dưới đây là một số tình huống mà quản lý chức năng thể hiện sự xuất sắc:
- Các sáng kiến cải tiến liên tục: Quản lý chức năng là lựa chọn tốt nhất để cải thiện các quy trình trong một chức năng cụ thể, chẳng hạn như tiếp thị, bán hàng hoặc phát triển. Họ có kiến thức sâu rộng cần thiết để thực hiện những thay đổi lâu dài
- Phát triển kỹ năng: Quản lý chức năng rất giỏi trong việc xác định và nuôi dưỡng tài năng trong nhóm. Họ tiến hành đánh giá hiệu suất và giúp các thành viên trong nhóm phát triển chuyên môn trong các lĩnh vực chức năng cụ thể của họ
- Phân bổ nguồn lực cho các công việc đang thực hiện: Quản lý chức năng có cái nhìn sâu sắc để phân phối khối lượng công việc hiệu quả giữa các bộ phận trong khi quản lý nguồn lực cho các hoạt động hàng ngày
- Kế hoạch chiến lược dài hạn: Quản lý chức năng đóng vai trò quan trọng trong việc cài đặt và đạt được các mục tiêu dài hạn trong phạm vi chức năng cụ thể của họ
Thời điểm tốt nhất để tiếp cận quản lý dự án
Quản lý dự án tỏa sáng trong các tình huống đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ kỹ năng và ngành nghề khác nhau, đồng thời có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
Đây là những trường hợp bạn cần một quản lý dự án đứng đầu:
- Dự án liên chức năng: Quản lý dự án là nhân tố thiết yếu khi thực hiện các sáng kiến liên quan đến nhiều bộ phận, như phát triển phần mềm hoặc ra mắt sản phẩm mới. Họ điều phối nỗ lực của các nhóm để đạt được mục tiêu dự án
- Các sáng kiến nhạy cảm về thời gian: Quản lý dự án giỏi trong việc quản lý dòng thời gian của dự án và đảm bảo thời hạn được tuân thủ. Họ sử dụng phần mềm và mẫu quản lý dự án, cho phép họ giữ mọi thứ đi đúng hướng
- Phân bổ nguồn lực cho các dự án cụ thể: Họ cần cân bằng nguồn lực giữa các công việc khác nhau của dự án, quản lý dự án sử dụng kỹ năng phân bổ nguồn lực để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ
- Quản lý rủi ro: Quản lý dự án được đào tạo để xác định, đánh giá và quản lý rủi ro trong suốt vòng đời của dự án. Họ sử dụng các kỹ năng mềm để vượt qua thách thức và giữ cho nhóm dự án tập trung vào thành công
Sự tương tác giữa quản lý chức năng và quản lý dự án là rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Sự hợp tác giữa họ có thể cải thiện hiệu quả, mang lại các giải pháp sáng tạo và kết quả dự án thành công.
Đọc thêm: Cách tích lũy kinh nghiệm quản lý dự án trong công việc
Cách ClickUp hỗ trợ cả hai vai trò
Quản lý nhóm và liên tục cung cấp công việc chất lượng có thể là một việc khó khăn — chúng tôi hiểu điều đó.
Cho dù bạn là quản lý chức năng giám sát một bộ phận cụ thể hay quản lý dự án làm việc trên nhiều dự án, bạn cần một công cụ đáng tin cậy để hoàn thành công việc của mình.
Một công cụ được thiết kế để hợp tác và quản lý công việc.
Một cái gì đó giống như ClickUp!
Với ClickUp, bạn có thể truy cập hơn 100 mẫu, công cụ quản lý dự án, tính năng hữu ích, phân tích và hơn thế nữa!
Hãy cùng khám phá cách ClickUp có thể giúp bạn hoàn thành công việc xuất sắc.
Quản lý dự án và công việc
ClickUp cung cấp các tính năng hỗ trợ quản lý chức năng và quản lý dự án trong công việc hàng ngày. Dưới đây là những lợi ích mà nó mang lại:
- Chế độ xem có thể tùy chỉnh của ClickUp : Chọn từ danh sách, bảng, lịch hoặc biểu đồ Gantt của ClickUp để trực quan hóa các công việc và dự án của bạn theo cách phù hợp với phong cách quản lý của bạn
- Phụ thuộc nhiệm vụ ClickUp : Thiết lập mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trong ClickUp để đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ và phân bổ nguồn lực hợp lý trong các dự án của bạn
- Theo dõi thời gian ClickUp : Theo dõi thời gian thực hiện công việc bằng tính năng theo dõi thời gian của ClickUp — điều này giúp bạn cải thiện ước lượng và quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
- Mẫu ClickUp : Truy cập hơn 100 mẫu quản lý dự án miễn phí của ClickUp để khởi động dự án của bạn hoặc hợp lý hóa các công việc lặp lại
Báo cáo và phân tích
ClickUp cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, giúp các quản lý chức năng và quản lý dự án theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định sáng suốt. Cách thức hoạt động như sau:
- Bảng điều khiển ClickUp : Tạo bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp để theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho bộ phận hoặc dự án của bạn
- Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp : Hình dung sức chứa của nhóm trong ClickUp để đảm bảo phân bổ nguồn lực hợp lý và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức
- Ước lượng thời gian ClickUp so với thực tế: So sánh thời gian ước lượng với thời gian thực tế dành cho các công việc trong ClickUp để cải thiện kế hoạch trong tương lai
- Mục tiêu ClickUp : Sử dụng tính năng Mục tiêu của ClickUp để đặt và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu cụ thể (cho dù đó là mục tiêu của bộ phận hay dự án)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Quản lý chức năng và quản lý dự án có thể sử dụng ClickUp Goals để theo dõi các cột mốc của bộ phận hoặc dự án một cách hiệu quả. Bạn có thể đặt thời hạn, quản lý sprint trên dòng thời gian, theo dõi tiến độ thường xuyên và chia sẻ mục tiêu của mình trên ClickUp Goals với nhóm và các bên liên quan.
Hợp tác và giao tiếp
ClickUp giúp các nhà quản lý hợp tác với nhóm của họ trong thời gian thực và thúc đẩy giao tiếp trong suốt dự án. Dưới đây là một số tính năng giúp đạt được điều này:
- Nhận xét ClickUp (và @đề cập): Dễ dàng giao tiếp với các thành viên trong nhóm trong các nhiệm vụ trong ClickUp, giữ tất cả thông tin liên quan ở một nơi
- Tích hợp ClickUp : Kết nối ClickUp với các công cụ khác mà nhóm của bạn sử dụng, chẳng hạn như Slack hoặc Google Drive, để hợp lý hóa quy trình làm việc
- Không gian chia sẻ ClickUp : Tạo không gian trong ClickUp để các nhóm đa chức năng có thể hợp tác trong các dự án, thu hẹp khoảng cách giữa các bộ phận khác nhau
- Chiến lược quản lý nhóm của ClickUp: Áp dụng các phương pháp quản lý nhóm khác nhau bằng cách sử dụng cấu trúc linh hoạt và cài đặt quyền truy cập của ClickUp
Nếu bạn thấy những thông tin này hữu ích, hãy chờ đã—còn nhiều điều thú vị nữa!
Mẫu quản lý dự án ClickUp
Giới thiệu công cụ tối ưu giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho các quản lý chức năng và quản lý dự án — Mẫu quản lý dự án ClickUp.
Mẫu dễ dàng tùy chỉnh này giúp bạn quản lý các dự án phức tạp, giống như cuộc đua với thời gian khi bạn bị trói chân!
Chưa thuyết phục? Hãy xem mẫu này có thể giúp cuộc sống của hai loại quản lý này dễ dàng hơn như thế nào:
Đối với quản lý chức năng:
- Các trường tùy chỉnh của mẫu, như 'Bộ phận' và 'Nhóm giao hàng bắt buộc', có thể giúp theo dõi cách các hàm cụ thể phù hợp với bức tranh tổng thể của dự án
- Sử dụng trường 'OKR của công ty' để điều chỉnh công việc của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức
- Chế độ xem "Báo cáo trạng thái" cho phép người dùng nhanh chóng cập nhật tiến độ của nhóm cho cấp trên mà không bị lạc trong các chi tiết
Dành cho quản lý dự án:
- Các chế độ xem đa dạng (Tài liệu, Biểu mẫu, Danh sách) giúp hình dung và quản lý dự án theo cách phù hợp với các giai đoạn hoặc các bên liên quan khác nhau
- Trạng thái chi tiết như 'CẦN CẬP NHẬT' và 'CÓ RỦI RO' cho phép nhanh chóng đánh dấu các vấn đề và giữ dự án đi đúng hướng
- Các trường tùy chỉnh như 'Giai đoạn dự án' và 'Chỉ số thành công' giúp theo dõi tiến độ và chứng minh giá trị cho các bên liên quan
Cả hai vai trò này đều có thể hưởng lợi từ:
- Các trường 'Nhà tài trợ điều hành' và 'Các bên liên quan chính' để giữ cho giao tiếp rõ ràng và có mục tiêu
- Trường 'Loại mục PMO' được sử dụng để phân loại các khía cạnh khác nhau của dự án để dễ dàng sắp xếp và báo cáo
Quản lý dự án và hàm hiệu quả hơn với ClickUp
Giờ bạn đã biết công việc của quản lý dự án và quản lý chức năng, đã đến lúc tự hỏi bản thân: "Làm thế nào để làm việc hiệu quả hơn trong các dự án của mình?"
Phong cách làm việc của bạn giống với quản lý chức năng, nơi bạn tập trung cao độ vào một lĩnh vực hoặc chức năng? Hay bạn có xu hướng phải xoay xở giữa các nhóm, dòng thời gian và mục tiêu khác nhau như một quản lý dự án?
Bất kể phong cách làm việc của bạn là gì, ClickUp đều có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.
Cho dù bạn cần theo dõi hiệu suất cá nhân hay theo dõi thời hạn, các tính năng mạnh mẽ của ClickUp, chẳng hạn như phụ thuộc nhiệm vụ, theo dõi thời gian và mẫu, cho phép bạn quản lý công việc hàng ngày và mục tiêu tổng thể một cách liền mạch.
Ngoài ra, các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ của ClickUp cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt, trong khi các tính năng cộng tác như không gian chia sẻ và @đề cập đảm bảo mọi người luôn được cập nhật thông tin.
Sẵn sàng thử chưa? Đăng ký tại ClickUp và đạt mục tiêu năng suất của bạn. 🌟